2. Tempat dan Tanggal Pelaksanaan Tempat : UI Boulevard, Kampus Baru Universitas Indonesia, Depok Tanggal : Minggu, 5 Juni 2011

Transkripsi

1

2 1. Tujuan Acara Berawal dari kepedulian kami akan pendidikan dan kesehatan, kami berinisiatif membuat acara yang dapat membantu pendidikan di Indonesia dan juga melestarikan budaya bersepeda yang saat ini sedang tumbuh di tengah masyarakat. Untuk menggalang dana demi membantu sekolahsekolah di Jabodetabek yang masih membutuhkan bantuan. Kami mencoba merangkul komunitas-komunitas sepeda di Jabodetabek, siswa SMA, mahasiswa Universitas Indonesia, dan masyarakat di kawasan Jabodetabek untuk dapat berpartisipasi dalam acara ini. Dengan dukungan seluruh elemen tersebut, kami berharap dapat mengumpulkan dana untuk membantu sekolah-sekolah yang masih membutuhkan bantuan dan melestarikan serta menyebarkan budaya bersepeda kepada masyarakat Indonesia, khususnya masyarakat di Jabodetabek. 2. Tempat dan Tanggal Pelaksanaan Tempat : UI Boulevard, Kampus Baru Universitas Indonesia, Depok Tanggal : Minggu, 5 Juni Tema dan Judul Acara Acara kami ini mengangkat tema Donasi Oentoek Edoekasi, Bersepeda Oentoek Paroe-Paroe Kota dengan judul Fiets Dag.

3 4. Sasaran Peserta Sasaran acara kami adalah komunitas-komunitas sepeda di Jabodetabek, siswa-siswi SMA di Jabodetabek, mahasiswa-mahasiswi Universitas Indonesia, dan masyarakat di Jabodetabek yang berjumlah sekitar 400 orang. Kami juga mengundang Pejabat Pemerintah Kota Depok, para dosen Universitas Indonesia, Dekan seluruh fakultas di Universitas Indonesia dan Rektor Universitas Indonesia untuk turut serta dalam acara ini. 5. Konsep Acara Acara terdiri dari beberapa bagian : 1. Funbike. Bertujuan untuk memperkenalkan budaya bersepeda sebagai cara menjaga kelestarian lingkungan juga sebagai cara hidup sehat di masa modern sekarang ini. 2. Bazaar. Dalam acara ini, setiap komunitas sepeda yang ikut berpartisipasi, bisa menjual sepeda ataupun suku cadang sepeda mereka. 3. Acara Hiburan. Pada sesi ini, akan ada penampilan dari setiap komunitas sepeda yang ikut serta. Ada juga band dan tarian yang akan disuguhkan untuk menghibur para peserta maupun pengunjung.

4 6. Susunan Panitia Penanggung Jawab Ketua Panitia Wakil Ketua Panitia Sekretaris Bendahara Humas Perlengkapan Peralatan Transportasi Acara Keamanan Konsumsi Dokumentasi Kesehatan Kebersihan Dana : Dr. Bambang Wibawarta (Dekan FIB UI) R. Ahmad Sunjayadi, M. Hum (Ketua Program Studi Belanda FIB UI) : Ryan Ade Pratama : Miranty Puspita Wardhana : Sakinah Rakhma : Herviana : Raden Bayu Baskoro : Hasta Dwi Pradana : Meivy Boneta : Faizal Yusuf Abdulgani : Donny D.P : Ahmad Fauzi : Fathima Dzata : Zulkifli : Mutia Fadlina : Dimas Bramantyo : Gabriela

5 7. Susunan Acara No Waktu Acara Keterangan Daftar Ulang Peserta Pembukaan Rektor UI Dekan FIB UI Funbike Pembagian Snack Dance KBTR Dance Doorprize 1 Frame Sepeda Fixie Trick X Comunnity Pengumuman Jumlah Donasi, Penutupan Doorprize 2 White Shoes & The Couples Company* Nb : (*) dalam konfirmasi 2 Unit Blackberry Gemini 8. Estimasi Biaya Pemasukan : Dana Kemahasiswaan : Rp Sponsor : Rp Jumlah : Rp

6 Pengeluaran No Seksi Rincian Kuantitas Harga Satuan Jumlah Keterangan Cetak 1 Kesekretariatan Proposal 20 Rp 100,000 Rp 2,000,000 Stempel 2 Rp 25,000 Rp 50,000 Cetak Kop Surat 1 rim Rp 100,000 Rp 100,000 Jumlah Rp 2,150,000 2 Publikasi Spanduk 5 Rp 150,000 Rp 750,000 Poster 4 rim Rp 700,000 Rp 2,800,000 Spoke Card 1 rim Rp 600,000 Rp 600,000 Baliho 2 Rp 450,000 Rp 900,000 Backdrop 1 Rp 850,000 Rp 850,000 Jumlah Rp 5,900,000 3 Perlengkapan Kaos Panitia 100 Rp 30,000 Rp 3,000,000 Kaos Peserta 400 Rp 30,000 Rp 12,000,000 Kaos Undangan 100 Rp 30,000 Rp 3,000,000 Walkie Talkie 6 unit Rp 250, Tiket Peserta lembar Rp 1,000,000 Tali Rafia 5 buah Rp 20,000 Rp 100,000 Bambu 30 Rp 20,000 Rp 600,000 Trash Bag 5 paket Rp 20,000 Rp 100,000 Jumlah Rp 20,050,000 4 Peralatan Sound System Rp 5,000,000 Rp 5,000,000 Panggung Rp 5,000,000 Rp 5,000,000 5 Transportasi Tenda Kerucut 20 unit Rp 500,000 Rp 10,000,000 40x3 meter Rp 4,000,000 Tenda Plafon Genset 1 unit Rp 2,000,000 Rp 2,000,000 Toilet Box 1 unit Rp 1,000,000 Rp 1,000,000 Jumlah Rp 27,000,000 Sewa Pick Up 2 hari Rp 500,000 Rp 1,000,000 Tol Rp 200,000

7 Bensin Rp 300,000 Jumlah Rp 1,500,000 6 Acara Master Ceremony Rp 2,000,000 White Shoes & The Couples Company* Rp 5,000,000 Fixie Trick Rp 500,000 KBTR Dance Rp 500,000 Door Prize : Frame Sepeda 1 unit Rp 1,000,000 Rp 1,000,000 Blackberry Gemini 2 unit Rp 2,400,000 Rp 4,800,000 Jumlah Rp 13,800,000 7 Konsumsi Panitia : Makan Pagi 100 Rp 10,000 Rp 1,000,000 Makan Siang 100 Rp 10,000 Rp 1,000,000 Snack Peserta 400 Rp 5,000 Rp 2,000,000 Makan Undangan 100 Rp 15,000 Rp 1,500,000 Jumlah Rp 5,500,000 8 Keamanan Rp 500,000 Jumlah Rp 500,000 9 Dokumentasi Rp 500,000 Jumlah Rp 500, Kesehatan Tim Medis Rp 1,000,000 Jumlah Rp 1,000, Kebersihan Rp 500,000 Jumlah Rp 500,000 JUMLAH TOTAL Rp 78,400,000 Nb : (*) dalam konfirmasi

8 9. Naskah Kontraprestasi Sponsorship Keuntungan bagi perusahaan atau badan usaha : a. Citra Baik Perusahaan atau Badan Usaha Citra baik perusahaan atau badan usaha Anda akan terangkat dan dikenal masyarakat umum maupun masyarakat kampus, khususnya kalangan civitas academica Universitas Indonesia, sebagai suatu perusahaan yang aktif, mempunyai kredibilitas tinggi, dan profesional. b. Promosi Langsung yang Meluas Perusahaan atau badan usaha Anda dapat melakukan promosi langsung secara meluas kepada publik yang meliputi mahasiswa, pelajar, dosen, dan semua pihak yang bersentuhan baik secara langsung maupun tidak langsung dengan kegiatan ini yang merupakan pangsa pasar potensial bagi perusahaan atau badan usaha Anda di masa mendatang. c. Tanggung Jawab Sosial Perusahaan atau badan usaha Anda dapat ikut serta melaksanakan tanggung jawab sosial dengan baik terhadap pendidikan maupun kesehatan, sehingga perusahaan atau badan usaha Anda turut memberikan andil dalam dunia pendidikan dan kesehatan. d. Kerjasama yang Menguntungkan Perusahaan atau badan usaha Anda dapat melaksanakan suatu kerjasama strategis yang menguntungkan. e. Media Promosi Seluruh materi didesain dan diproduksi oleh panitia, namun panitia tidak menutup kemungkinan bagi sponsor untuk memproduksi sendiri materi

9 iklan tersebut jika pihak perusahaaan atau badan usaha ingin menambah iklan atau media promosi tertentu dengan memberitahukan kepada panitia terlebih dahulu. 10. Sponsorship Paket KONTRAPRESTASI UTAMA PENDUKUNG I PENDUKUNG II Logo pada 5 buah spanduk Logo pada 2 buah baliho Logo pada 3 rim poster Logo pada 1 rim spoke card Logo pada 400 kaos peserta Logo pada 100 kaos panitia Logo pada 100 kaos undangan Logo pada 400 tiket acara Logo pada backdrop panggung Pemasangan spanduk perusahaan Penyebutan produk saat acara Pemasangan jingle - - Ada produk sejenis - Promosi produk sponsor - - (pembagian sampel produk) Biaya sponsorship 80%* 60%* 40%* *dari total anggaran biaya

10 Non Paket Pemutaran jingle sponsor Rp 8,000,000 Space logo perusahaan pada 1 (satu) baliho Rp 10,000,000 Space logo perusahaan pada poster Rp 9,000,000 Space logo perusahaan pada flyer Rp 7,000,000 Space logo perusahaan pada spanduk Rp 8,000,000 Space logo perusahaan pada kaos peserta Rp 10,000,000 Space logo perusahaan pada kaos panitia Rp 8,000,000 Space logo perusahaan pada backdrop panggung Rp 5,000,000 1 (satu) spanduk sponsor Rp 4,000, Materi Design t-shirt baliho 4 x 4 m tiket 5 x 13 cm Backdrop 6 x 4 m spanduk 1.1 x 6 m

11 12. Sponsor In-Kind Kontraprestasi sponsor In-Kind diberikan oleh panitia sesuai dengan nilai nominal yang diberikan oleh pihak sponsor. Bentuk sponsor In-Kind dapat berupa pemberian materi yang dibutuhkan oleh panitia atau penggantian ongkos produksi bagi materi yang bersangkutan dimana bentuknya dapat disesuaikan dengan kesepakatan kedua belah pihak. 13. Kontraprestasi Untuk Media Partner a. Sponsor Media Cetak (Surat Kabar) Memberikan space iklan kegiatan ukuran seperempat Koran selama 7 (tujuh) hari berturut-turut sebelum waktu kegiatan (H-7). b. Sponsor Media Cetak (Majalah dan Tabloid) Memberikan space iklan sebesar 1 (satu) halaman sebanyak 2 (dua) kali masa terbit. c. Sponsor Media Radio Memberikan blocking time selama 30 (tiga puluh) menit dan menyediakan ad-lib sebanyak 2 (dua) kali sehari selama seminggu sebelum waktu kegiatan (H-7). d. Sponsor Media Televisi Memberikan iklan selama 2 (dua) kali sehari selama seminggu sebelum waktu kegiatan (H-7). e. Sponsor Media Internet Memberikan space banner kegiatan ini di halaman depan.

12 Catatan: Sifat dari penawaran sponsorship ini fleksibel sesuai dengan kesepakatan kedua belah pihak. 14. Hal-Hal Yang Disediakan Panitia a. Peletakan logo sebesar 20 % dari luas space media partner pada 5 (lima) buah spanduk yang akan dipasang di kampus UI Depok. b. Peletakan logo sebesar 20 % dari luas space media partner pada 1 (satu) buah baliho yang akan dipasang di kampus UI Depok. c. Peletakan logo sebesar 20 % dari luas space media partner pada 1 (satu) buah backdrop. d. Peletakan logo sebesar 20 % dari luas space media partner para 1000 (seribu) lembar poster dan 1000 (seribu) lembar flyer yang akan dipasang dan disebarkan di wilayah Jabodetabek. Batas konfirmasi perusahaan atau badan usaha kepada panitia pada tanggal 1 Mei Demikianlah penawaran dari kami, semoga penawaran ini dapat menguntungkan semua pihak. Paket-paket sponsorship di atas dapat dinegosiasikan dan bersifat fleksibel sesuai dengan kesepakatan. Apabila pihak sponsor menghendaki kerjasama dalam bentuk lain yang saling menguntungkan dan bentuknya tidak ada dalam paket sponsorship yang ditawarkan, maka hal tersebut dapat dibicarakan lebih lanjut. Sponsor harus melakukan pembayaran sebesar 70 % dari total nilai kontrak satu minggu setelah penandatanganan kontraprestasi dan 30 % sisanya satu minggu sebelum hari pelaksanaan.

13 15. Ketentuan Kontraprestasi 1. Pengaturan dan penempatan materi merupakan wewenang pihak panitia. 2. Perjanjian kerjasama sponsorship disahkan dengan penandatanganan kontrak oleh panitia dengan pihak yang bersangkutan. 3. Lembar kontrak disediakan oleh panitia. 4. Dana sponsorship dapat dilunasi secara langsung atau dalam 2 (dua) tahap sebagai berikut: a. 70 % dari nilai kontrak dilunasi satu minggu sebelum hari pelaksanaan. b. 30 % sisanya dilunasi paling lambat satu minggu sebelum hari pelaksanaan. i. Pihak perusahaan menyerahkan logo perusahaan pada saat penandatangan kontrak. ii. Materi spanduk sponsor dan profil perusahaan diserahkan paling lambat 2 (dua) minggu sebelum rangkaian acara dimulai. iii. Pihak sponsor diharapkan tidak mengubah konsep acara yang telah ditentukan oleh panitia. iv. Tanda bukti penerimaan diberikan sesuai jumlah uang yang telah diberikan kepada pihak panitia baik tunai maupun melalui bank. v. Dana sponsorship dapat diserahkan secara langsung pada panitia atau dikirim melalui bank: a. Atas nama : Herviana b. Bank : BNI cabang Margonda Depok

14 c. No. rekening : Pembatalan kerjasama: a. Pembatalan dari pihak panitia pelaksana akan dikembalikan sebesar jumlah yang diterima oleh pihak panitia pelaksana. b. Pembatalan dari pihak sponsor setelah kontrak ditandatangani oleh kedua belah pihak, maka pihak sponsor dikenakan biaya ganti rugi kepada panitia pelaksana sebesar 50 % dari seluruh nilai sponsorship yang dibatalkan. c. Lain-lain: i. Apabila pihak sponsor menghendaki kerjasama dalam bentuk lain yang saling menguntungkan selain bentuk yang ditawarkan, dapat dibicarakan lebih lanjut dengan pihak panitia pelaksana. ii. Informasi dapat disampaikan kepada panitia melalui : a. Ryan Ade Pratama : b. Herviana : c. R. Bayu Baskoro :

15 16. Penutup Acara ini merupakan suatu bentuk kepedulian kami terhadap pendidikan dan kesehatan di Indonesia. Besar harapan kami acara ini dapat berjalan dengan baik. Akhirnya dengan mengucap syukur kepada Tuhan Yang Maha Esa, kami dari pihak panitia mengharap bantuan dari pihak yang terkait,sehingga acara Fiets Dag ini dapat terlaksana dengan baik. Atas perhatian dan kerjasama anda kami ucapkan terimakasih.

16

17