Sistem Informasi Perusahaan 9. The Acquisition/Payment Business Process. Ratih Dyah Kusumastuti Source: Dunn et al. (2006)

Transkripsi

1 Sistem Informasi Perusahaan 9. The Acquisition/Payment Business Process Ratih Dyah Kusumastuti Source: Dunn et al. (2006)

2 Outline Pengantar Proses bisnis akuisisi/pembayaran pada sistem nilai & rantai nilai perusahaan Model REA tingkatan proses bisnis dari proses akuisisi/pembayaran Kebutuhan informasi dan ukuran pada proses akuisisi/pembayaran Relationship queries pada proses akuisisi/pembayaran 2

3 Pengantar Proses bisnis akuisisi/pembayaran kadang disebut juga sebagai: Expenditure transaction cycle (siklus transaksi pengeluaran/pembelanjaan) Pembelian untuk membayar mega-process Untuk mengidentifikasi proses ini pada suatu perusahaan, harus dilihat substansinya 3

4 Proses akuisisi/pembayaran Siklus transakasi akuisisi/pembayaran mencakup segala aktivitas yang berkaitan dengan pembayaran, perawatan (maintaining) dan pembayaran untuk barang/jasa yang dibutuhkan perusahaan Pembelian bahan mentah, component part Pembelian/pembayaran utilities, supplies, asuransi, perbaikan, perawatan, penelitian & pengembangan, professional & legal services, properti, pabrik, peralatan Proses yang merupakan kasus khusus dari proses akuisisi/pembayaran tetapi biasanya dianggap sebagai proses terpisah: Human resources business process (akuisisi dan pembayaran tenaga kerja) Financing business process (akuisisi dan pembayaran modal finansial) 4

5 Proses akuisisi/pembayaran pada sistem nilai perusahaan Pada tingkatan ini, proses akuisisi/pembayaran adalah titik kontak antara perusahaan dan pemasok-pemasoknya (vendors). 5

6 Proses akuisisi/pembayaran pada rantai nilai perusahaan (1) Tingkatan rantai nilai menjelaskan tentang interface antara proses akuisisi/pembayaran dengan proses bisnis lainnya Tujuan utama dari proses akuisisi/ pembayaran adalah untuk menyediakan berbagai resources yang dibutuhkan prosesproses bisnis lainnya pada saat mereka membutuhkannya 6

7 Proses akuisisi/pembayaran pada rantai nilai perusahaan (2) Tujuan utama dapat dipecah lagi menjadi beberapa sasaran: Membeli barang/jasa dari reliable vendors Membeli barang/jasa dengan kualitas tinggi atau paling tidak dengan kualitas yang diinginkan Membeli barang/jasa dengan harga terbaik Hanya membeli barang/jasa yang legal Menyediakan resources pada saat perusahaan membutuhkannya Hanya menerima barang yang dipesan saja Memonitor barang yang diterima agar tidak hilang, dicuri dan rusak Membayar barang yang diterima sesuai jadwal & tujuan penerimaannya 7

8 Proses akuisisi/pembayaran pada rantai nilai perusahaan (3) Rantai nilai parsial untuk suatu produsen (manufacturer) Rantai nilai parsial untuk suatu distributor 8

9 REA Acquisition/Payment Business Process Level Pattern 9

10 REA Acquisition/Payment Business Process Level Pattern: Operating Assets 10

11 Instigation Events pada Pengeluaran/ Pembelanjaan (Expenditures) Biasanya dimulai secara internal; dipicu oleh suatu kebutuhan Mungkin pula dipicu secara eksternal, contoh: kebutuhan baru dirasakan setelah adanya kunjungan pemasok Agen internal yang terlibat dalam instigation events pada siklus akuisisi biasanya adalah department supervisors (yang meng-identifikasi adanya kebutuhan dan mengotorisasi pengeluaran/pembelanjaan) dan purchasing agent (yang memproses daftar permintaan) Agen eksternal yang terlibat dalam instigation events pada siklus akuisisi biasanya adalah pemasok Untuk tujuan instigation events, biasanya tidak diperlukan identifikasi suatu barang/jasa secara spesifik; informasi tentang tipe barang/jasa yang dipromosikan biasanya sudah cukup 11

12 Purchase/Requisition Event Adalah suatu instigation event yang secara keseluruhan bersifat internal; biasanya melibatkan seorang department supervisor yang mengidentifikasi suatu kebutuhan akan barang/jasa dan mengkomunikasikan kebutuhan tersebut pada purchasing department Biasanya dilambangkan dengan dokumen daftar permintaan pembelian (purchase requisition document) atau layar data entry yang merangkum infromasi tentang event ini (contoh: department supervisor dan purchasing agent mana yang berpartisipasi, tanggal permintaan, tanggal dibutuhkannya barang/jasa, barang/jasa apa yang dibutuhkan, sumber/pemasok yang direkomendasikan, dst) 12

13 Purchase Requisition 13

14 Relational Tables Encompassing Purchase Requisition Event 14

15 Mutual Commitment Events pada Proses Akuisisi/Pembayaran Melibatkan suatu perusahaan dan mitra bisnis eksternalnya yang bersama-sama menyetujui pertukaran resources pada suatu waktu tertentu di masa depan Tidak selalu terjadi pada suatu waktu diskrit; sering melibatkan serangkaian aktivitas Agen internal yang terlibat biasanya adalah purchasing agents Agen eksternal yang terlibat biasanya adalah pemasok Untuk tujuan mutual commitment events, biasanya tidak diperlukan identifikasi suatu barang/jasa secara spesifik; informasi tentang tipe barang/jasa yang dipromosikan biasanya sudah cukup Idealnya, perusahaan ingin dapat melacak mutual commitment events dan instigation events yang memicunya 15

16 Purchase Order Event Adalah suatu mutual commitment event dimana pemasok sepakat untuk menyediakan barang bagi perusahaan, dan perusahaan sepakat untuk membayar barang tersebut dengan harga tertentu Biasanya dilambangkan dengan suatu dokumen pesanan pembelian (purchase order document) or layar data entry yang merangkum informasi tentang event ini (contoh: tanggal pemesanan,tanggal pengiriman yang dijanjikan, cara pembayaran, jumlah uang, pemasok dan purchasing agent mana yang berpartisipasi, produk mana yang dipesan, dst.) 16

17 Rental Order Event Adalah suatu mutual commitment event, dimana pemasok sepakat untuk mentransfer kepemilikan atas suatu barang untuk suatu jangka waktu tertentu dan memberikan hak pada perusahaan untuk menggunakan barang untuk tujuan tertentu; sebagai imbalannya perusahaan sepakat untuk membayar pada harga yang ditentukan Biasanya dilambangkan dengan suatu rental contract document yang merangkum informasi tentang kesepakatan tersebut (contoh: tanggal kontrak, jumlah uang, barang yang disewakan, periode sewa, cara pembayaran, pemasok dan purchasing agent yang berpartisipasi, dst.) 17

18 Service Order Event Adalah suatu mutual commitment event, dimana pemasok sepakat untuk melakukan satu atau lebih jasa untuk suatu perusahaan selama jangka waktu yang disetujui dan dibayar oleh perusahaan dengan harga yang disepakati Biasanya dilambangkan dengan suatu service contract document yang merangkum informasi tentang kesepakatan tersebut (contoh: tanggal kontrak, jumlah uang, jasa yang akan diberikan oleh pemasok, jangka waktu pelaksanaan, cara pembayaran, purchasing agent dan pemasok mana yang berpartisipasi, dst.) 18

19 Purchase Order 19

20 Relational Tables Encompassing Purchase Order Event 20

21 Economic Increment Events pada Siklus Akuisisi Merepresentasikan penerimaan barang atau jasa oleh perusahaan sebagai imbalan atas pemberian resource lain (biasanya uang) Tidak selalu terjadi pada suatu waktu diskrit; dapat melibatkan serangkaian aktivitas aliran kerja Resources dapat berbeda untuk berbagai jenis bisnis yang berbeda Inventory (Inventory type dapat menggantikan Inventory), Jasa (Tipe Jasa bisa menggantikan Jasa, penggunaan asset secara sementara (seperti pada kasus penyewaan)) Agen internal yang terlibat biasanya adalah purchasing agents dan receiving clerks Agen eksternal yang terllibat biasanya adalah pemasok atau vendors 21

22 Purchase (aka Acquisition) Event Adalah suatu economic increment event, dimana kepemilikan atas satu atau lebih barang ditransfer dari suatu pemasok ke perusahaan. Transfer dapat terjadi secara langsung (purchasing agent pergi membeli kertas ke toko peralatan kantor) atau dengan cara dikirim (pemasok mengirimkan barang pada perusahaan) Biasanya dilambangkan dengan suatu receiving report document atau layar data entry yang merangkum informasi tentang transfer kepemilikan (contoh: tanggal, jumlah uang, barang yang ditransfer kepemilikannya, cara pembayaran, purchase agent dan pemasok mana yang berpartisipasi, dst. Informasi tentang supplier invoice juga dapat disertakan, tetapi tidak boleh digunakan sebagai representasi eksklusif dari event ini (karena biasanya terdapat perbedaan waktu antara transfer dan penerimaan supplier invoice) 22

23 Rental Acquisition Event Adalah economic increment event, dimana kepemilikan atas barang ditransfer oleh pemasok kepada perusahaan untuk jangka waktu, dan maksud serta harga yang disepakati Biasanya terjadi untuk suatu jangka waktu tertentu Biasanya dilambangkan dengan dokumen atau layar data entry yang merangkkum informasi tentang transfer kepemilikian barang dari pemasok ke perusahaan dan juga pengembalian barang kepada pemasok (contoh: tanggal, waktu, nama barang, pemasok dan karyawan yang terlibat, dst.) 23

24 Service Acquisition Event Adalah economic increment event, dimana suatu pemasok melakukan satu atau beberapa jenis jasa untuk perusahaan Dapat untuk jangka waktu atau suatu waktu tertentu Biasanya dilambangkan dengan dokumen yang mengindikasikan penerimaan jasa (atau yang ekivalen dengan layar data entry) yang merangkum informasinya (contoh: tanggal, waktu, jenis jasa yang disediakan, pemasok dan karyawan yang terlibat, mungkin pula beberapa catatan tentang mutu jasa yang diberikan, dst.) 24

25 Receiving Report 25

26 Vendor (Supplier) Invoice 26

27 Relational Tables Encompassing Purchase Event 27

28 Economic Decrement Events pada Siklus Akuisisi Hampir selalu merupakan Cash Disbursement Event Adalah suatu economic decrement event, dimana perusahaan mentransfer kepemilikan atas uang (atau yang ekivalen) pada pemasok Biasanya dilambangkan dengan suatu cek atau dokumen disbursement voucher atau layar data entry yang merangkum informasi tentang tentang event ini (contoh: tanggal, jumlah uang, pemasok yang menerima uang, karyawan yang melakukan otorisasi pembayaran, akuisisi atau event lain dimana terjadi cash disbursement, dst.) Resource biasanya adalah uang (type-level resource biasanya adalah suatu daftar cash accounts yang dimiliki perusahaan) Agen internal yang terlibat biasanya asalah kasir, accounts payable clerks, atau karyawan keuangan lainnya Agen eksternal yang terlibat biasanya adalah pemasok atau vendors 28

29 Disbursement Voucher 29

30 Relational Tables Encompassing Cash Disbursement Event 30

31 Economic Increment Reversal Events Adalah suatu events dimana economic increment events yang terjadi sebelumnya dibalikkan atau ditiadakan Walaupun mekanismena serupa, events tersebut secara inheren berbeda dengan economic decrement events Mengembalikan sesuatu yang diharapkan dapat memenuhi suatu kebutuhan, walaupun sebagai gantinya kita akan menerima kembali sesuatu yang kita serahkan sebelumnya, tidak sama dengan menyerahkan sesuatu sebagai ganti atas sesuatu yang lebih diinginkan Resources, agen eksternal dan agen internal yang terlibat sama seperti pada economic increment events 31

32 Purchase Return Event Adalah suatu economic event, dimana kepemilikan atas barang yang sebelumnya ditransfer dari pemasok ke perusahaan, dikembalikan dari perusahaan ke pemasok Walaupun suatu resource (atau resource type) akan turun, karakteristik purchase returns berbeda dari economic decrement events lainnya. Substansi event ini adalah peniadaan economic increment event orisinalnya. Events seperti ini disebut sebagai economic increment-reversal events Biasanya dilambangkan dengan authorized request to return, packing list, dan dokumen debit memorandum atau layar data entry yang merangkum informasi tentang event ini (contoh: tanggal, kuantitas barang yang dikembalikan ke pemasok, jumlah uang, dst.) 32

33 Request to Return 33

34 Packing List 34

35 Debit Memorandum 35

36 Relational Tables Encompassing Purchase Return Event 36

37 Berbagai Relasi pada Proses Akuisisi/Pembayaran (1) Fulfillment relationships Antara Purchase Requisition & Purchase Order events Antara Purchase Order event & Purchase/ Rental / Service Acquisition events Duality relationships Antara Purchase/Rentall/Service Acquisition & Cash Disbursement event (atau Disbursement of Bartered Goods/Services event) Reversal relationships Antara Purchase & Purchase Return events Participation relationships Antara tiap event dan tiap agen internal dan eksternal 37

38 Berbagai Relasi pada Proses Akuisisi/Pembayaran (2) Proposition relationships Antara Purchase Requisition event dan Inventory (atau Inventory Type atau Service Type) Reservation relationships Antara Purchase Order, Rental Contract, atau Service Contract dan Inventory (atau Inventory Type atau Service Type) Juga antara Purchase Order, Rental Contract, atau Service Contract dan Cash Stockflow relationships Antara Purchase (atau Rental atau Service Acquisition) dan Inventory (atau Inventory Type atau Service Type) Antara Purchase Return dan Inventory (atau Inventory Type) Antara Cash dan Cash Disbursement 38

39 Resource Query Types Informasi terinci tentang status pada suatu waktu atau beberapa waktu untuk tiap resource instance Informasi terinci tentang status pada suatu waktu atau beberapa waktu untuk resource instances yang memenuhi kriteria tertentu Rangkuman informasi tentang status pada suatu waktu atau beberapa waktu untuk semua resource instances Rangkuman informasi tentang status pada suatu waktu atau beberapa waktu untuk resources instances yang memenuhi kriteria tertentu 39

40 Acquisition Cycle Resource Queries Daftar untuk tiap inventory item atau item types yang biasa disimpan oleh suatu perusahaan Daftar untuk semua inventory item atau item type yang memiliki karakteristik tertentu Quantity on hand dari suatu inventory item type pada suatu waktu Nilai biaya total dari inventory on hand pada suatu waktu Daftar semua cash accounts yang dimiliki perusahaan pada suatu waktu Saldo dari cash accoun tertentu pada suatu waktu Saldo total dari semua cash accounts pada suatu waktu Daftar dari pasokan umum dan administratif serta service types yang data deskriptifnya disimpan perusahaan Daftar untuk semua aset tetao yang dimiliki perusahaan Nilai buku dari aset tetap terdepresiasi yang dimiliki perusahaan pada suatu waktu Umur rata-rata dari tiap mesin yang dimiliki perusahaan pada suatu waktu 40

41 Example Resource Tables InventoryType Cash ItemID Description UnitOfMeasur Standard Cost List Price CashAccountID AccountType Location DateAccountEstablished BIS1 Big Stuff Each $20.00 $50.00 Ca Checking 1st Local Bank Thursday, April 01, 2010 HUS1 Huge Stuff Each $30.00 $70.00 Ca Petty Onsite - Thursday, April 01, 2010 LIS1 Little Stuff Box of 6 $36.00 $72.00 Ca Petty Onsite - CEO Thursday, April 15, 2010 MIN1 Miniature Stuff Box of 24 $56.00 $ Ca Savings Assistant's 1st Local Bank File Thursday, April 22, 2010 TIS1 Tiny Stuff Box of 12 $48.00 $96.00 Ca Imprest checking 1st Local Bank Thursday, April 01, 2010 TTP12 Tiara Each $10.00 $25.00 Operating Assets Asset TagID Description Acquisition Date Acquisition Cost Asset Category Estimated LifeYrs Estimated Salvage IRSListed Property OA1 Building- 4/1/2010 $200, Buildings 40 $20, No OA10 Manager task chair 4/10/2010 $ Furniture 7 $50.00 No OA11 Task chair 4/10/2010 $ Furniture 7 $25.00 No OA12 Task chair 4/10/2010 $ Furniture 7 $25.00 No OA13 Task chair 4/10/2010 $ Furniture 7 $25.00 No OA14 Task chair 4/10/2010 $ Furniture 7 $25.00 No OA15 Toshiba tecra notebook 4/15/2010 $3, Computers 5 $ Yes OA16 Dell optima desktop 4/15/2010 $2, Computers 5 $ Yes OA17 Dell optima desktop 4/15/2010 $2, Computers 5 $ Yes OA18 Dell optima desktop 4/15/2010 $2, Computers 5 $ Yes OA19 Warehouse shelving 4/16/2010 $10, Fixtures 40 $0.00 No OA2 Property 4/1/2010 $300, Land 0 $0.00 No OA20 Fax machine 4/17/2010 $ Communication 3 $0.00 Yes OA3 Executive desk 4/10/2010 $2, sequipment Furniture 10 $ No OA4 Manager desk 4/10/2010 $1, Furniture 10 $ No OA5 Manager desk 4/10/2010 $1, Furniture 10 $ No OA6 Administrator desk 4/10/2010 $1, Furniture 10 $ No OA7 Administrator desk 4/10/2010 $1, Furniture 10 $ No OA8 Executive desk chair 4/10/2010 $ Furniture 7 $50.00 No OA9 Manager task chair 4/10/2010 $ Furniture 7 $50.00 No 41

42 Query to list each operating assets owned on a specific date 42

43 Query to list each operating assets owned on a specific date 43

44 Query to identify computers owned on a specified date 44

45 Event Query Types Informasi terinci tentang tiap event instance Contoh: apa yang terjadi, kapan dan dimana terjadinya, dst. Informasi terinci tentang tiap event instance yang memenuhi kriteria tertentu Contoh: even tipe tertentu yang terjadi selama periode waktu tertentu di lokasi tertentu Rangkuman informasi untuk semua instances dari suatu event tipe tertentu pada suatu periode waktu tertentu Contoh: total dari event instances selama periode waktu tertentu Rangkuman informasi untuk instances dari even tipe tertentu untuk suatu periode waktu tertentu yang memenuhi kriteria tertentu Contoh: rata-rata nilai uang dari event instances untuk suatu lokasi selama periode waktu tertentu 45

46 Acquisition Cycle Event Queries Jumlah total purchase orders yang dilakukan selama periode waktu tertentu Jumlah total uang untuk suatu purchase order tertentu, akuisisi pasokan dan jasa umum dan administratif, akuisisi aset operasi, akuisisi inventory cash disbursement, atau purchase return Rata-rata atau total jumlah uang dari semua events akuisisi/ pembayaran tipe tertentu untuk suatu atau beberapa periode waktu tertentu Seller s tracking number untuk suatu expected purchase event Tanggal terjadinya suatu purchase event 46

47 Contoh: Tabel-tabel Events Purchase Requisition (Instigation) Event Purch Maximum Budget Date Purch Recommended ReqID Date FK FK for this purchase Needed SuperID AgentID SupplierID FK R17 4/22/2010 $30,000 5/2/2010 E5 E12 V7 R18 5/5/2010 5/23/2010 E5 E12 V14 R19 5/6/2010 5/20/2010 E5 E12 V7 R20 5/15/2010 5/25/2010 E5 E12 R21 5/18/2010 5/26/2010 E5 E12 V7 Purchase Order (Mutual Commitment) Event Purchase OrderID OrderDate DateNeeded DollarTotal Purchase ReqID FK Purchase AgentID FK Supplier ID FK PO16 4/24/2010 5/2/2010 $28, R17 E12 V7 PO17 5/5/2010 5/8/2010 R18 E12 V14 PO18 5/5/2010 5/12/2010 R18 E12 V90 PO19 5/6/2010 5/10/2010 R19 E12 V14 PO20 5/6/2010 5/24/2010 R19 E12 V7 PO21 5/16/2010 5/24/2010 R20 E12 V14 Purchase (Economic Increment) Event Receiving Dollar Receiving Vendor Invoice# Invoice Cash DisbID FK ReportID Date Amount ClerkID FK FK SupplierID Amount RR18 4/30/2010 $28, E111 V7 VI4167 $28, RR19 5/8/2010 $1, E111 V $1, RR21 5/10/2010 $3, E111 V $3, RR22 5/12/2010 $2, E111 V7 VI5213 $2, RR25 5/12/2010 $ E111 V $ Cash Disbursement (Economic Decrement) Event DisbVoucherID VoucherDate DollarAmount CheckNbr CashAcctID FK APClerkID FK PayeeID FK 39 5/15/2010 $ Ca E36 E /25/2010 $28, Ca E36 V7 41 5/29/2010 $ Ca E36 E41 Purchase Return (Economic Increment Reversal) Event Purchase Dollar Packing Debit Receiving Dept Shipping ReturnID Date Amount Slip# Memo# ReportID FK SupplierID FK FK SuperID ClerkID FK PR3 5/17/2010 $ RR25 V90 E5 E41 47

48 Query untuk mengetahui tanggal dan jumlah uang dari Purchase Order #18 Tabel mana yang dibutuhkan? Purchase Order (Mutual Commitment) Event Purchase OrderID OrderDate DateNeeded DollarTotal Purchase ReqID FK Purchase AgentID FK PO16 4/24/2010 5/2/2010 $28, R17 E12 V7 Supplier ID FK PO17 5/5/2010 5/8/2010 R18 E12 V14 PO18 5/5/2010 5/12/2010 R18 E12 V90 PO19 5/6/2010 5/10/2010 R19 E12 V14 PO20 5/6/2010 5/24/2010 R19 E12 V7 PO21 5/16/2010 5/24/2010 R20 E12 V14 Seperti apa Access QBE-nya? Operator relational algebra mana yang dipakai? Project, Select Bagaimana SQL statement-nya? SELECT PurchaseOrderID, OrderDate, DollarTotal FROM PurchaseOrder WHERE PurchaseOrderID=18; Bagaimana hasilnya? 48

49 Agent Queries Informasi terinci tentang status tiap agent instance pada suatu atau beberapa titik waktu Informasi terinci tentang status semua agent instances yang memenuhi kriteria tertentu pada suatu atau beberapa titik waktu Rangkuman informasi status semua agent instances suatu atau beberapa titik waktu Rangkuman informasi status agent instances yang memenuhi kriteria tertentu suatu atau beberapa titik waktu 49

50 Acquisition Cycle Agent Queries Daftar semua purchase agents, accounts payable clerks, inventory clerks, atau supervisors dari suatu perusahaan Daftar karyawan yang memiliki karakteristik tertentu (contoh: semua accounts payable clerks yang memiliki minimum fidelity bond tertentu Daftar karyawan yang tinggal di kota atau provinsi tertentu Daftar semua nama dan telepon karyawan untuk suatu pohon telepon darurat 50

51 Contoh Tabel-tabel Agen Shipping Clerk (Internal Agent) ShippingClerkID Name Address Telephone DateOfBirth E41 Amy Milano 8892 Eddy Ave January 3, 1964 Department Supervisor (Internal Agent) DeptSupervisorID Name Address Telephone DateOfBirth E5 Patrick Wellesley Fenton Dr March 4, 1958 Accounts Payable Clerk (Internal Agent) APClerkID Name Address Telephone DateOfBirth E36 Diane Bowersox 9115 Wolfgang Ct September 15, 1963 Receiving Clerk (Internal Agent) ClerkID Name Address Telephone DateOfBirth E247 Kenneth Barki 4312 Monticello Dr April 14, 1945 E251 Rita Barki 4312 Monticello Dr May 22, 1948 Supplier (External Agent) SupplierID Name Address Telephone PerformanceRating V7 Joe s Favorite Vendor Ransom Hwy Excellent V14 Reliable Rudy s Michigan Ave Very Good V90 Trina s Trinkets 1612 Myway Rd Very Good 51

52 Carilah Suppliers dengan Performance Rating Very Good Tabel mana yang dibutuhkan? Supplier (External Agent) SupplierID Name Address Telephone PerformanceRating V7 Joe s Favorite Vendor Ransom Hwy Excellent V14 Reliable Rudy s Michigan Ave Very Good V90 Trina s Trinkets 1612 Myway Rd Very Good Seperti apa Access QBE-nya? Operator relational algebra mana yang dipakai? Select Bagaimana SQL statement-nya? SELECT * FROM Supplier WHERE PerformanceRating= Very Good ; Bagimana hasilnya? 52

53 Duality Relationship Query Types Identifikasi apakah suatu exchange tertentu telah selesai dilakukan Identifikasi exchanges yang telah selesai dilakukan pada periode waktu tertentu Identifikasi exchange yang belum selesai dilakukan pada suatu periode waktu tertentu Kalkulasi jumlah claim, contoh: prepaid expenses, payables, unearned revenues, atau receivables, secara total ataupun untuk suatu exchange event tertentu Kalkulasi rata-rata atau total jeda waktu antar events yang terlibat dalam satu atau lebih exchanges 53

54 Acquisition Cycle Duality Queries Kalkulasi outstanding payable balance untuk suatu purchase Kalkulasi total accounts payable pada suatu waktu Kalkulasi prepaid expenses pada suatu waktu Jangka waktu accounts payable Kalkulasi rata-rata jumlah hari yang dibutuhkan untuk membayar vendor invoices 54

55 Contoh Tabel Relasi Duality & Reversal Purchase (Economic Increment) Event Receiving Dollar Receiving ReportID Date Amount ClerkID FK Vendor FK SupplierID Invoice# Invoice Cash Amount DisbID FK RR18 4/30/2010 $28, E111 V7 VI4167 $28, RR19 5/8/2010 $1, E111 V $1, RR21 5/10/2010 $3, E111 V $3, RR22 5/12/2010 $2, E111 V7 VI5213 $2, RR25 5/12/2010 $ E111 V $ Cash Disbursement (Economic Decrement) Event DisbVoucherID VoucherDate DollarAmount CheckNbr CashAcctID FK APClerkID FK PayeeID FK 39 5/15/2010 $ Ca E36 E /25/2010 $28, Ca E36 V7 41 5/29/2010 $ Ca E36 E41 Purchase Return (Economic Increment Reversal) Event Purchase Dollar Packing Debit Receiving Dept Shipping ReturnID Date Amount Slip# Memo# ReportID FK SupplierID FK FK SuperID ClerkID FK PR3 5/17/2010 $ RR25 V90 E5 E41 55

56 Querying for Accounts Payable Secara konseptual Nilai uang dari akuisisi barang dan jasa (kecuali tenaga kerja) yang belum lunas dibayar Secara praktis Total akuisisi hingga tanggal neraca tertentu dikurangi total cash disbursements hingga tanggal neraca tersebut. Juga dikurangi dengan purchase returns/discounts hingga tanggal neraca tersebut Hanya mengikutsertakan ending date constraint (merefleksikan data kumulatif dari awal berdirinya perusahaan hingga tanggal neraca) Gunakan tanggal akuisisi untuk menentukan akuisisi mana yang akan disertakan Gunakan tanggal cash disbursement dan relasi duality untuk menentukan cash disbursements mana yang akan disertakan. Pastikan untuk mengagregasikan cash disbursements yang sesuai dengan purchase sebelum mengurangkannya dari purchase amount Catatan: Akuisisi Cash disbursements dari Vendors tidak dapat diterima karena kurang bermakna dibandingkan dengan menggungakan relasi duality Mungkin akan dibutuhkan operator outer join dan fungsi Nz dari Access (untuk akuisisi tanpa cash disbursements yang sesuai) 56

57 Accounts Payable Query Steps 57

58 Accounts Payable Query Steps 58

59 Accounts Payable Query Steps 59

60 Accounts Payable Query Steps 60

61 Accounts Payable Query Steps with Nz 61

62 Accounts Payable Query Steps with Nz 62

63 Stockflow Relationship Query Types Resources apa dan jenis mana yang dinaikkan atau diturunkan oleh suatu economic event? Berapa kuantitas resource atau resource type yang dinaikkan atau diturunkan oleh suatu economic event? Berapa nilai uang dari suatu resource atau resource type yang dinaikkan atau diturunkan oleh suatu economic event? Kapan suatu event menaikkan atau menurunkan resource atau resource type? Dimana suatu event menaikkan atau menurunkan resource atau resource type? 63

64 Acquisition Cycle Stockflow Queries Inventory tipe apa yang dinaikkan oleh suatu purchase event? Berapa kuantitas dari tiap inventory type yang dinaikkan oleh suatu purchase event? Inventory tipe mana yang diturunkan oleh suatu purchase return event? Berapa kuantitas dari tiap inventory type yang diturunkan oleh suatu purchase return event? Berapa biaya per unit yang ditagihkan untuk suatu inventory type pada suatu purchase event? Berapa biaya per unit yang diberikan sebagai kredit untuk suatu inventory type pada suatu purchase return event? Berapa nilai uang total dari purchases untuk suatu periode waktu? (catatan: Bila nilai total purchase disimpan dalam tabel purchase event, maka relasi stockflow tidak perlu digunakan untuk memenuhi kebutuhan informasi ini) Berapa nilai rata-rata uang pada purchases untuk suatu inventory type pada suatu periode waktu? 64

65 Querying for Inventory Weighted Average Unit Cost Tabel yang dipakai: Purchase (Economic Increment) Event Receiving Dollar Receiving ReportID Date Amount ClerkID FK SupplierID FK Vendor Invoice# Invoice Cash Amount DisbID FK RR18 4/30/2010 $28, E111 V7 VI4167 $28, RR19 5/8/2010 $1, E111 V $1, RR21 5/10/2010 $3, E111 V $3, RR22 5/12/2010 $2, E111 V7 VI5213 $2, RR25 5/12/2010 $ E111 V $ Stockflow1 Relationship (Purchase Inventory Type) PurchaseID ItemID PurchaseQuantity ActualUnitCost RR18 BIS1 100 $20.00 RR18 LIS1 200 $35.50 RR18 HUS1 150 $29.00 RR18 TIS1 300 $50.00 RR19 MIN1 20 $55.00 RR21 MIN1 60 $54.00 RR22 BIS1 100 $20.00 RR25 TTP12 48 $10.00 InventoryType ItemID Description UnitOfMeasur Standard Cost List Price BIS1 Big Stuff Each e $20.00 $50.00 HUS1 Huge Stuff Each $30.00 $70.00 LIS1 Little Stuff Box of 6 $36.00 $72.00 MIN1 Miniature Stuff Box of 24 $56.00 $ TIS1 Tiny Stuff Box of 12 $48.00 $96.00 TTP12 Tiara Each $10.00 $

66 Querying for Inventory Weighted Average Unit Cost 66

67 Querying for Inventory Weighted Average Unit Cost 67

68 Querying for Inventory Weighted Average Unit Cost 68

69 Fulfillment Relationship Query Types Identifikasi commitment events atau instigation events yang belum dipenuhi Identifikasi commitment events atau instigation events yang sudah dipenuhi Identifikasi dari commitment events yang tidak didahului oleh instigation events, atau identifikasi economic events yang tidak didahului oleh commitment events Kalkulasi lama jeda antara instigation & commitment events atau antara commitment & economic events Identifikasi penyebab commitments events dan/atau economic events Identifikasi hasil instigations events dan/atau commitment events 69

70 Acquisition Cycle Fulfillment Queries Identifikasi purchase orders yang belum terpenuhi Idnetifikasi purchase requisitions yang sudah dipenuhi (atau purchase requisitions yang menghasilkan purchase orders) Kalkulasi jumlah rata-rata hari yang dibutuhkan perusahaan untuk memenuhi purchase requisitions untuk suatu periode waktu tertentu Identifikasi purchase order yang berkaitan dengan suatu purchase 70

71 Calculation of Average Number of Days to Fulfill Purchase Requisition Tabel yang dibutuhkan Purchase Requisition PurchReqID Date MaxBudget DateNeeded SupervisorID PurchaseAgentID RecommendedSupplier R17 4/22/2010 $30, /2/2010 E5 E12 V7 R18 5/5/2010 $1, /23/2010 E5 E12 V14 R19 5/6/2010 $5, /20/2010 E5 E12 V7 R20 5/15/2010 $ /25/2010 E5 E12 R21 5/18/2010 $7, /26/2010 E5 E12 V7 Purchase Order PurchaseOrderID OrderDate DateNeeded DollarTotal PurchaseReqID PurchAgentID SupplierID PO16 4/24/2010 5/2/2010 $28, R17 E12 V7 PO17 5/5/2010 5/8/2010 $1, R18 E12 V14 PO18 5/5/2010 5/12/2010 $ R18 E12 V90 PO19 5/6/2010 5/10/2010 $3, R19 E12 V14 PO20 5/6/2010 5/24/2010 $2, R19 E12 V7 PO21 5/16/2010 5/24/2010 $ R20 E12 V14 71

72 Calculation of Average Number of Days to Fulfill Purchase Requisition 72

73 Proposition Relationship Query Types Resources apa atau resource types mana yang di-propose oleh instigation event untuk dinaikkan atau diturunkan? Berapa kuantitas dari suatu resource or resource type yang di-propose suatu instigation event untuk dinaikkan atau diturunkan? Kapan suatu instigation event mem-propose untuk menaikkan atau menurunkan suatu resource or resource type tertentu? 73

74 Acquisition Cycle Proposition Queries Inventory type mana yang dibutuhkan seperti yang tertera pada suatu purchase requisition event? Berapa biaya per unit yang diestimasi untuk suatu inventory type pada suatu purchase requisition even tertentu? Berapa kali suatu inventory type tertentu diminta selama periode waktu tertentu? Berapa tipe inventory yang diminta pada suatu purchase requisition even tertentu? 74

75 Query to calculate number of times an item has been requisitioned during a time period Tabel yang dibutuhkan: Purchase Requisition PurchReqID Date MaxBudget DateNeeded SupervisorID PurchaseAgentID RecommendedSupplier R17 4/22/2010 $30, /2/2010 E5 E12 V7 R18 5/5/2010 $1, /23/2010 E5 E12 V14 R19 5/6/2010 $5, /20/2010 E5 E12 V7 R20 5/15/2010 $ /25/2010 E5 E12 R21 5/18/2010 $7, /26/2010 E5 E12 V7 PropositionPurchaseRequisitionInventoryType PurchRequistionID ItemID QuantityNeeded EstimatedUnitCost R17 BIS1 100 $20.00 R17 HUS1 150 $30.00 R17 LIS1 200 $36.00 R17 TIS1 300 $48.00 R18 MIN1 20 $56.00 R18 TTP12 20 $10.00 R19 BIS1 100 $20.00 R19 MIN1 60 $56.00 R20 TTP12 20 $10.00 R21 LIS1 200 $36.00 InventoryType ItemID Description UnitOfMeasur Standard Cost List Price BIS1 Big Stuff Each e $20.00 $50.00 HUS1 Huge Stuff Each $30.00 $70.00 LIS1 Little Stuff Box of 6 $36.00 $72.00 MIN1 Miniature Stuff Box of 24 $56.00 $ TIS1 Tiny Stuff Box of 12 $48.00 $96.00 TTP12 Tiara Each $10.00 $

76 Query to calculate number of times an item has been requisitioned during a time period 76

77 Reservation Relationship Query Types Resources apa atau resource types mana yang disetujui untuk dinaikkan atau diturunkan oleh suatu commitment event? Berapa kuantitas suatu resource atau resource type yang disetujui untuk dinaikkan atau diturunkan oleh suatu commitment event? Berapa nilai uang dari suatu resource atau resource type yang disetujui untuk dinaikkan atau diturunkan oleh suatu commitment event? Kapan suatu event setuju untuk menaikkan atau menurunkan suatu resource atau resource type tertentu? Dimana suatu event setuju untuk menaikkan atau menurunkan suatu resource atau resource type tertentu? 77

78 Acquisition Cycle Reservation Queries Inventory type mana yang disetujui oleh suatu commitment even tertentu untuk dinaikkan? Berapa jumlah tiap inventory type yang disetujui oleh suatu commitment event untuk dinaikkan? Berapa biaya per unit yang dikenakan untuk tiap inventory type pada suatu commitment even tertentu? Berapa nilai uang total dari purchase orders untuk suatu periode waktu tertentu? (Catatan: bila jumlah uang total disimpan dalam tabel purchase order event, maka tidak perlu menggunakan relasi reservation untuk memenuhi kebutuhan informasi ini) Berapa rata-rata nilai uang dari purchase orders untuk suatu inventory type tertentu pada suatu periode waktu tertentu? 78

79 Participation Relationship Query Types Agen-agen mana yang berpartisipasi pada suatu event? Berapa events dari tipe tertentu, dimana seorang agen tertentu ikut berpartisipasi? Berapa nilai uang total dari events tipe tertentu, dimana seorang agen tertentu ikut berpartisipasi untuk suatu periode waktu tertentu Kapan suatu even tertentu, dimana seorang agen tertentu ikut berpartisipasi, terjadi? Dimana suatu even tertentu, dimana seorang agen tertentu ikut berpartisipasi, terjadi? 79

80 Acquisition Cycle Participation Queries Pada supplier yang mana, suatu purchase tertentu dilakukan? Oleh purchase agent yang mana suatu purchase order dilakukan? Berapa purchase orders yang dilakukan oleh seorang purchase agen tertentu pada periode waktu tertentu? Berapa jumlah uang total (atau rata-rata) dari purchases yang dilakukan oleh tiap purchasing agent selama periode waktu tertentu? Kapan suatu purchase diterima, dan oleh receiving clerk yang mana (sertakan nomor identifikasi, nama, dan nomor telepon)? Pada supplier yang mana sebagian besar purchase returns dilakukan? 80

81 Query for date and receiving clerk associated with specific purchase Tabel yang dibutuhkan: Purchase ReceivingReportID Date DollarAmount ReceivingClerkID SupplierID VendorInvoice InvoiceAmount CashDis RR18 4/30/2010 $28, E247 V7 VI4167 $28, RR19 5/8/2010 $1, E247 V $1, RR21 5/10/2010 $3, E247 V $3, RR22 5/12/2010 $2, E251 V7 VI5213 $2, RR25 5/12/2010 $ E247 V $ Receiving Clerk ReceivingClerkID Name Address Telephone DateOfBirth E247 Kenneth Barki /14/1945 E251 Rita Barki /22/

82 Query for date and receiving clerk associated with specific purchase 82

83 Multiple-Relationship Acquisition Cycle Queries Purchase orders mana yang sudah sebagian dipenuhi? Membutuhkan relasi stockflow, reservation, dan fulfillment-purchaseorder-purchase Berapa nilai uang total dari accounts payable untuk suatu supplier tertentu pada suatu waktu? Membutuhkan relasi duality, participation-supplierpurchase, dan participation-supplier-cash disbursement Pada requisition yang mana, suatu vendor tertentu direkomendasikan sebagai recommended supplier? Membutuhkan relasi proposition dan participationpurchaserequisition-supplier 83

84 Multiple-Relationship Acquisition Cycle Queries Purchase agent yang mana yang memesan suatu inventory type tertentu dari supplier tertentu? Membutuhkan relasi reservation, participationsupplier-purchaseorder, dan participation- purchaseagent-purchaseorder Berapa nilai uang total dari purchases untuk suatu inventory type tertentu yang dilakukan pada suppliers tertentu di daerah tertentu? Membutuhkan relasi stockflow-purchaseinventory dan participation-supplier-purchase 84

85 Accounts Payable per Supplier Tabel yang dibutuhkan: Purchase ReceivingReportID Date DollarAmount ReceivingClerkID SupplierID VendorInvoice InvoiceAmount CashDis RR18 4/30/2010 $28, E247 V7 VI4167 $28, RR19 5/8/2010 $1, E247 V $1, RR21 5/10/2010 $3, E247 V $3, RR22 5/12/2010 $2, E251 V7 VI5213 $2, RR25 5/12/2010 $ E247 V $ Cash Disbursement DisbVoucherID VoucherDate DollarAmount CheckNumber CashAccountI APClerkID PayeeID 39 5/15/2010 $ Ca E36 E /25/2010 $28, Ca E36 V7 41 5/29/2010 $ Ca E36 E41 Purchase Return Purch Date ReturnID PR3 5/17/201 0 Dollar Amount Packing Slip# Debit Memo# Receiving Report# SupplierID Dept SupervisorID Shipping ClerkID $ RR25 V90 E5 E41 85

86 Accounts Payable per Supplier Batasi purchase date dan jumlahkan purchase dollar amount untuk tiap supplier 86

87 Accounts Payable per Supplier Gabungkan (join) tabel purchase dan cash disbursement dan batasi cash disbursement date 87

88 Accounts Payable per Supplier Jumlahkan cash disbursements untuk tiap supplier 88

89 Accounts Payable per Supplier Gabungkan (join) tabel purchase dan purchase return; Batasi purchase return date 89

90 Accounts Payable per Supplier Jumlahkan purchase returns untuk tiap supplier 90

91 Accounts Payable per Supplier Gabungkan purchases dan purchase returns untuk tiap supplier untuk mendapatkan unreturned purchases 91

92 Accounts Payable per Supplier Gabungkan unreturned purchases dan cash disbursements untuk tiap supplier untuk mendapatkan unpaid purchases Hasil untuk 31 Mei

93 Rangkuman Telah dibahas: Proses akuisisi/pembayaran dan bagaimana proses tersebut pada tingkatan sistem nilai dan rantai nilai Pola extended REA pada tingkatan proses bisnis Dokumen-dokumen yang biasanya digunakan untuk merepresentasikan events serta resources and agen yang terkait Contoh-contoh tabel relational database untuk siklus akuisisi dan input data untuk berbagai tabel tersebut Tipe-tipe queries untu proses akuisisi/pembayaran yang mungkin dibutuhkan untuk mendukung pengambil keputusan pada berbagai area fungsional Contoh-contoh queries dari berbagai tipe 93