KAS (Cash) Sifat Kas dan Pentingnya Pengendalian terhadap kas (Nature of Cash and the importance of Controls Over Cash)

Transkripsi

1 KAS (Cash) Sifat Kas dan Pentingnya Pengendalian terhadap kas (Nature of Cash and the importance of Controls Over Cash) Cash meliputi koin, uang kertas, checks, kiriman uang (money order), uang yang disimpan di bank yang dapat ditarik tanpa pembatasan dari bank. Dalam hal ini diasumsikan bahwa perusahaan hanya memiliki satu bank account yang diwakili dengan ledger yaitu Cash Karena Cash merupakan assets yang mudah diselewengkan oleh karyawan maka perusahaan harus membuat rancangan dan pengendalian untuk mengamankan Cash. Penerimaan atas penerimaan Kas (Control of Cash Receipts) Untuk melindungi Cash dari pencurian dan penyalahgunaan, perusahaan harus mengendalikan Cash mulai dari diterima hingga disetorkannya ke bank. Prosedur ini disebut Preventive Control. Sedangkan prosedur yang dirancang untuk mendeteksi pencurian atau penyalahgunaan Cash disebut Detective Control. Pengendalian kas yang diterima dari penjualan tunai (Controlling Cash Receipt From Cash Sales ) Salah satu alat pengendalian untuk mengamankan Cash yang diterima di Counter sales yaitu Cash Register. Cash register merupakan alat pengendali untuk memastikan bahwa kasir membebankan jumlah yang tepat. Adanya kesalahan dalam pencatatan penjualan tunai atau dalam memberikan uang kembalian bisa menyebabkan uang yang ada berbeda dari yang seharusnya. Perbedaan ini dicatat pada perkiraan Cash Short and Over. Contoh: ayat jurnal berikut membukukan penjualan tunai sebesar Rp yang dilakukan oleh seorang petugas sedangkan cash yang dihasilkan hanya Rp Cash Cash Short and Over 200 Sales Pada akhir periode akuntansi, saldo debit pada perkiraan Cash Short and Over dimasukkan ke Miscellaneous Administrative Expense pada income statement. Saldo credit dimasukkan ke bagian Other Income.

2 Pengendalian Kas yang diterima melalui kiriman pos (Controlling Cash received in the Mail) Ada kalanya pelanggan mengirimkan pembayaran melalui pos. Cash ini umumnya berupa Check dan money orders. Invoices dirancangan sedemikian rupa sehingga customers mengembalikan sobekan dari invoice tersebut yang disebut slip pembayaran (remittance advice), bersama-sama dengan pembayaran yang dilakukan. Remittance advice juga berfungsi sebagai catatan atas cash yang diterima. Sebagai preventive control, karyawan yang membuka kiriman pos lazimnya juga mencap semua checks dan money order* dengan tanda Tidak Diuangkan, sehingga check dan money order hanya boleh dimasukkan ke bank account perusahaan. * Monye order = Surat yang memuat perintah dari satu kantor lain, agen suatu bank, kantor pos, atau lembaga keuangan untuk membayar sejumlah uang kepada penerima pembayaran, yang ditunjuk didalam SPP (Surat Perintah Pembayaran). Pengendalian Internal atas pembayaran kas (Internal Control of cash payments) Internal control of cash payments harus memberikan jaminan yang memadai bahwa: 1. Pembayaran yang dilakukan hanya untuk transaksi yang diotorisasi 2. Cash yang digunakan secara efisien. Gambaran Dasar dari Sistem Voucher (Basic Features of the Voucher System) Voucher System merupakan serangkaian prosedur untuk mengotorisasi dan membukukan liabilities serta cash payment. Sistem voucher lazimnya memakai: 1. Voucher (vouchers) 2. Arsip untuk voucher yang belum dibayar (a file for unpaid vouchers) 3. Arsip untuk voucher yang sudah dibayar. (a file for paid vouchers) Voucher merupakan dokumen yang berfungsi sebagai bukti otorisasi untuk pembayaran Cash. Setiap voucher mencantumkan nomor faktur kreditor (supplier) dan jumlah serta syarat faktur tersebut. Perkiraan Bank: Sifat dan Penggunaan sebagai Pengendalian terhadap Kas (Bank Accounts: Their Nature and Use as a Control Over Cash) Perkiraan Bank Perusahaan (Business Bank Account) Perusahaan mungkin mempunyai beberapa perkiraan bank. Formulir-formulir yang digunakan yang berhubungan dengan perkiraan bank yaitu: A Signature card, Deposit Ticket, Check dan record of checks drawn. Kartu spesimen tanda tangan (A signature card) Digunakan untuk memeriksa tanda tangan pada cek yang diserahkan untuk dibayar Formulir setoran (deposit ticket) Mencantumkan rincian setoran ke bank

3 Cek (check) Dokumen tertulis yang ditandatangani oleh deposan yang memerintahkan bank untuk membayar sejumlah uang tertentu kepada perorangan atau banda usaha. Pihak-pihak yang terkait pada suatu cek yaitu: Drawer yaitu orang yang menandatangani cek, yang memerintahkan bank untuk melakukan pembayaran. Drawee yaitu bank atas mana cek tersebut ditarik Payee yaitu pihak yang mendapat pembayaran atas cek tersebut. Laporan Bank (Bank Statement) Bank biasanya membuat catatan atas semua transaksi yang berkaitan dengan suatu perkiraan atau rekening. Catatan tersebut disebut Bank Statement, yang dikirimkan kepada deposan setiap bulan. Bank statement menunjukkan saldo awal, penambahan, pengurangan dan saldo akhir periode. Debit Memorandums yang diterbitkan oleh bank merupakan pengurangan terhadap saldo perkiraan deposan seperti untuk: Pembebanan biaya jasa bank Cek setoran yang dikembalikan akibat dana yang tidak memadai. Sedangkan Credit Memorandums merupakan penambahan saldo perkiraan deposan seperti: Penagihan wesel tagih untuk deposan Pemberian pinjaman kepada deposan Perolehan bunga untuk saldo dana deposan dalam perkiraan yang bersangkutan. Perkiraan Bank sebagai Pengendali terhadap Kas (Bank Accounts as a Control Over Cash) Salah satu tools pengendalian untuk Cash adalah laporan bank (Bank Account). Dalam pengendalian ini, setiap cash receipt harus disetorkan ke bank dan semua cash payment harus menggunakan check yang ditarik dari bank account. Jika sistem ini dipakai, maka ada double pencatatan Cash yaitu oleh perusahaan dan bank. Business dapat memakai bank statement untuk membandingkan transaksi cash yang dicatat dalam catatan akuntansi dengan yang dicatat oleh bank. Saldo cash pada bank statement biasanya berbeda dari saldo cash menurut catatan akuntansi. Penyebab perbedaan-perbedaan pada pokoknya terdiri dari 2 hal yaitu: 1. Keterlambatan / Penundaan pencatatan baik oleh pihak perusahaan maupun pihak bank 2. Kesalahan pencatatan, baik oleh pihak perusahaan maupun pihak bank Keterlambatan pencatatan 1. Pihak bank telah memberikan bunga (pendapatan jasa giro) Pihak bank telah mengkreditkan saldo perusahaan dari pendapatan jasa giro yang mengakibatkan saldo perusahaan bertambah, sedangkan pengkreditan ini belum dilaporkan kepada pihak perusahaan. 2. Pihak bank telah membebani perusahaan dengan biaya-biaya jasa bank. Pihak bank telah mendebet saldo perusahaan karena adanya biaya jasa bank yang mengakibatkan saldo perusahaan berkurang, sedangkan pendebetan ini belum dilaporkan kepada pihak perusahaan. 3. Setoran dalam perjalanan (Deposit In Transit) Pihak perusahaan telah menyetorkan giro ke bank, mungkin karena selisih waktu (terlambat), maka giro tersebut dapat dicairkan pada hari berikutnya. 4. Cek yang masih beredar (Outsanding Cek)

4 Cek yang sudah diterbitkan oleh perusahaan, tapi oleh pemegang cek terlambat dicairkan. 5. Penolakan cek atau cek kosong (non suffecience fund) oleh pihak bank. Penolakan ini yang belum dilaporkan ke pihak perusahaan 6. Pengkreditan oleh pihak bank karena penerimaan pengiriman dari pihak tertentu yang belum dilaporkan ke pihak perusahaan Kesalahan Pencatatan 1. Kesalahan pencatatan oleh pihak perusahaan Kesalahan pencatatan ini bisa terjadi baik kesalahan pencatatan penerimaan maupun pengeluaran 2. Kesalahan pencatatan oleh pihak bank Kesalahan pencatatan ini bisa terjadi baik kesalahan pencatatan pengkreditan maupun pendebetan Rekonsiliasi Bank (Bank Reconciliation) Apabila perusahaan memakai pengendalian khusus dengan Bank Account, maka tidaklah heran jika saldo akhir antara catatan perusahaan dengan saldo akhir rekening koran yang diterima dari bank terdapat perbedaan. Jika terdapat perbedaan, maka perusahaan harus membuat bank reconsiliation guna menganalisis perbedaan-perbedaan yang terjadi. Dengan kata lain bank rekonsiliation yaitu suatu analisis yang dilakukan untuk mengetahui perbedaan antara saldo akhir perusahaan dengan saldo rekening koran. Prosedur yang dipakai untuk menemukan pos-pos reconciling dan untuk menentukan balance of cash yang disesuaikan adalah sebagai berikut: 1. Bandingkan setiap setoran (deposit) yang tercantum dalam bank statement dengan deposits yang belum dicatat pada reconciliation sebelumnya dan dengan bukti deposit atau bukti deposits lainnya. Tambahkan deposits yang belum dicatat oleh pihak bank ke saldo menurut bank statement. 2. Bandingkan Check yang telah dikeluarkan (untuk pembayaran) dengan outstanding check dari rekonsiliasi sebelumnya dan dengan recorded checks. Kurangkan checks outstanding yang belum dibayar oleh bank dari saldo menurut bank statement. 3. Bandingkan Bank Credit Memorandum dengan ayat-ayat yang terdapat pada jurnal. Tambahkan credit memorandums yang belum dicatat ke saldo menurut depositor s records. 4. Bandingkan bank debit memorandum dengan ayat-ayat yang telah dicatat pada cash payments. Kurangkan debit memorandum yang belum dicatat dari salda menurut depositor s records. 5. Teliti kesalahan-kesalahan yang terdapat pada langkah-langkah di atas. Contoh: Kesalahan pencatatan cek yang dikeluarkan oleh depositor Cek sebesar Rp dicatat sebesar Rp (kekurangan) Maka jumlah kesalahan sebesar Rp harus dikurangkan dari saldo menurut catatan depositor (perusahaan) Cek sebesar Rp dicatat sebesar Rp (kelebihan) Maka jumlah kesalahan sebesar Rp harus ditambahkan dari saldo menurut catatan depositor (perusahaan) Kesalahan pencatatan cek yang diterima oleh depositor Cek sebesar Rp dicatat sebesar Rp (kekurangan) Maka jumlah kesalahan sebesar Rp harus ditambahkan dari saldo menurut catatan depositor (perusahaan) Cek sebesar Rp dicatat sebesar Rp (kelebihan)

5 Maka jumlah kesalahan sebesar Rp harus dikurangkan dari saldo menurut catatan depositor (perusahaan) Kesalahan yang dilakukan oleh pihak bank, prinsipnya sama dengan diatas. Contoh Bank Reconciliation Bank Berikut di bawah ini adalah transaksi yang mempengaruhi kas untuk PT ABC selama bulan maret tahun berjalan: Perkiraan kas di bank Saldo per 1 maret Cash Receipt Journal: Total lajur debet kas di bank untuk bulan maret Tembusan bukti setoran: Tanggal dan jumlah setoran untuk bulan maret: Tanggal No Cek Jumlah Tanggal No Cek Jumlah 03 Maret Maret Maret Maret Maret Maret Register Cek Nomor dan jumlah cek yang dikeluarkan bulan Maret: No Cek Jumlah No Cek Jumlah Total jumlah cek yang dikeluarkan bulan Maret Saldo per 31 Maret

6 Rekening Koran bank bulan Maret: Saldo per 1 maret Setoran dan nota kredit lainnya Cek dan nota debet lainnya Saldo per 31 maret Tanggal dan jumlah setoran bulan Maret: Tanggal No cek Jumlah Tanggal No Cek Jumlah 04 Maret Maret Maret Maret Maret Cek yang terlampir pada rekening koran bulan maret: No cek Jumlah No cek Jumlah Nota bank terlampir pada rekening koran, bulan maret: Tanggal Uraian Jumlah 09 /03 Nota kredit dari pencairan wesel tagih /03 Nota debet bank untuk beban administrasi /03 Nota Kredit bank untuk pend. Jasa giro NB: untuk no cek 842, kesalahan pencatatan dilakukan oleh pihak perusahaan.

7 PT ABC Bank Reconciliation 31 Maret 19xx Cash balance accourding to bank stastement Increase: - Deposit In transit (no cek 886) Decrease: - Outstanding Check (no cek 115,116) ( ) Adjusted Balance Cash Balance accordingto depositor records Increase: - Pencairan wesel tagih Pendapatan jasa giro Decrease: - Beban administrasi bank Salah catat (no cek 842) ( ) Adjusted Balance Journal Entries: Cash Notes Receivable Interest Revenue Miscellaneous Adm. Expense Account Receivable Cash Penjelasan rekonsiliasi bank: 1. Deposit in Transit Jumlah cek yang disetorkan ke bank sebanyak 6 lembar cek. Sedangkan yang sudah tercatat ke dalam rekening koran sebanyak 5 lembar. No cek 886 sebesar Rp belum terdapat dalam rekening koran. Cek yang sudah disetorkan ke bank tapi belum terdapat dalam catatan rekening koran di sebut setoran dalam perjalanan (Deposit in Transit) Penyesuaian yang dilakukan adalah saldo rekening koran ditambah sebesar Rp Outstanding Check Jumlah penarikan cek yang dilakukan oleh perusahaan sebanyak 6 lembar cek. Sedangkan yang telah tercatat dalam rekening koran sebanyak 4 lembar. No Cek 115 sebesar Rp dan No cek 116 sebesar Rp belum terdapat catatan rekening koran. Cek yang sudah dikeluarkan, tapi oleh pemegang cek belum dicairkan disebut cek yang masih beredar. Penyesuaian yang dilakukan adalah saldo rekening koran dikurangi sebesar Rp ( ) 3. Pencairan wesel tagih Bank telah mencatat pencairan wesel tagih milik perusahaan ke dalam rekening perusahaan sebesar Rp Transaksi ini mengakibatkan saldo rekening perusahaan bertambah. Hal ini belum dilaporkan ke pihak perusahaan. Akibatnya perusahaan belum mencatat transaksi tersebut. Penyesuaian yang dilakukan adalah saldo perusahaan ditambah sebesar Rp

8 4. Pendapatan jasa giro. Bank telah mengkreditkan rekening perusahaan sebesar Rp Transaksi ini mengakibatkan bertambahnya saldo rekening perusahaan. Tapi hal ini belum dilaporkan ke pihak perusahaan. Penyesuaian yang dilakukan adalah saldo perusahaan di tambah sebesar Rp Beban administrasi bank Bank telah mendebet rekening perusahaan sebesar Rp Transaksi ini mengakibatkan saldo perusahaan di bank berkurang. Pendebetan ini belum dilaporkan ke perusahaan. Penyesuaian yang dilakukan adalah saldo perusahaan di kurangi sebesar Rp Salah catat oleh pihak perusahaan Perusahaan telah melakukan kesalahan dalam pencatatan cek yang disetorkan. Cek sebesar Rp dicatat sebesar Rp Transaksi ini mengakibatkan saldo perusahaan yang dilaporkan terlalu tinggi. Penyesuaian yang dilakukan adalah saldo perusahaan dikurangi sebesar Rp ( = ) Atau jika dibuat soal ringkasan adalah sebagai berikut: Perkiraan Cash in Bank untuk PT ABC pada tanggal 31 Maret 19xx tahun berjalan menunjukkan saldo sebesar Rp Sedangkan menurut rekening koran yang di terima dari bank menunjukkan saldo sebesar Rp Perbedaan-perbedaan tersebut disebabkan karena: 1. Setoran sebesar Rp belum terdapat dalam catatan rekening koran. (Deposit in Transit) 2. Penarikan cek perusahaan yang belum dibukukan dalam rekening koran sebesar Rp (Outstanding Check) 3. Perusahaan telah salah mencatat setoran cek, cek sebesar Rp di catat sebesar Rp Bank telah mengkredit rekening perusahaan atas pendapatan jasa giro sebesar Rp Bank telah mendebet rekening perusahaan atas beban administrasi bank sebesar Rp Bank telah menerima pencairan wesel tagih PT ABC sebesar Rp , tapi jumlah ini belum dilaporkan ke perusahaan.

9 Kas Kecil (Petty Cash) Hampir setiap transaksi yang dilakukan perusahaan banyak yang melibatkan kas baik dalam jumlah kecil maupun dalam jumlah besar. Banyak perusahaan memisahkan transaksi kas yang jumlahnya besar dengan transaksi kas yang jumlahnya relatif kecil. Untuk pengeluaran kas yang jumlahnya relatif kecil, banyak perusahaan membentuk dana kas kecil. Pembentukan dana kas kecil ini untuk memudahkan perusahaan dalam pengontrolan pengeluaran kas. Ada 2 sistem dana kas kecil yaitu: 1. Sistem Dana Tetap (IMPREST SYSTEM) 2. Sistem Dana Berubah-ubah (FLUCTUATION SYSTEM) Imprest System Dalam sistem ini jumlah petty cash yang dibentuk nilainya selalu tetap sebesar jumlah dana yang diterima pada saat permulaan pembentukan. Setiap kali terjadi transaksi yang mengharuskan mengeluaran Cash, maka petugas petty Cash (kasir) harus melakukan pembayaran dan kemudian menerima bukti-bukti pengeluaran yang mendukung. Setiap periodik petugas Petty Cash membuat report mengenai pengeluaran petty cash dan dilampirkan juga bukti-bukti pendukung pengeluaran petty cash untuk diajukan ke kas pusat guna memperoleh penggantian uang petty cash sebesar jumlah yang dikeluarkan. Dalam sistem ini, setiap kali terjadi transaksi pengeluaran petty cash, tidak selalu dibuat jurnal pengeluaran petty cash tapi bukti-bukti pendukung pengeluaran petty cash disimpan sampai diajukannya pengganti uang petty cash. Pada saat permintaan pengisian kembali petty cash atau penggantian uang petty cash, barulah dibuat journal. Saat pengisian kembali petty cash, perkiraan yang dikredit bukanlah petty cash, tapi perkiraan Cash. Maka dalam sistem ini, buku besar petty Cash saldonya tidak berubah atau nilainya tetap. Contoh: PT SINAR ABADI pada tanggal 1 Desember 1994 telah membentuk dana petty cash sebesar Rp ,-. Sampai tanggal 15 Desember telah diterima laporan dari petugas petty cash mengenai pengeluaran yang telah dilakukan dengan perincian sebagai berikut: - Wages Expense ,- - Office Supplies Expense ,- - Telephone Expense Electrice Expense ,- - Repairs Expense , ,- Selanjutnya pada tanggal 15 desember kas kecil diisi lagi sebesar Rp Pengeluaran dari tanggal 16 Desember sampai 31 Desember antara lain: - Office Supplies Expense ,- - Wages Expense ,- - Postage Expense ,-

10 Jurnal untuk transaksi di atas yaitu: Date Description P/R Debit Credit Des 01 Petty Cash Cash Des 15 Wages Expense Office Supplies Expense Telephone Expense Electrice Expense Repairs Expense Cash Des 31 Office Supplies Expense Wages Expense Postage Expense Cash Jumlah dana kas kecil yang ditentukan dapat saja berubah tergantung kebijaksanaan pimpinan perusahaan. Misalnya pada akhir tahun yaitu 31 desember 1994 menyimpulkan bahwa jumlah tersebut terlalu besar dan perlu diturunkan sebesar Rp , maka jurnal untuk penurunan itu adalah: Des 31 Cash Petty Cash Sebaliknya jika terlalu kecil, dan dianggap perlu dinaikkan (misal ), maka jurnal untuk menaikkan kas kecil itu adalah: Des 31 Petty Cash Cash Fluctuation System Dalam metode ini jumlah dana petty cash selalu berubah sesuai dengan jumlah pengisian kembali dan jumlah pengeluaran dari petty cash. Dalam sistem ini, setiap kali terjadi pengeluaran petty cash, petugas petty cash mencatat dalam petty cash payment journal, dan setiap kali pengisian kembali petty cash dari kantor pusat, jumlah yang diisi boleh berubah dan tidak harus seperti awal pembentukan petty cash. Contoh: 1994 April 01 Dana Petty Cash di bentuk Rp Dibeli tunai Office Supplies Rp Dibayar Rent untuk bulan april Rp Telah dibayar Wages minggu 1 Rp Dibayar Repair Expense minggu 2 Rp Dana Petty Cash diisi kembali Rp

11 Journal Date Description P/R Debit Credit 01 Apr Petty Cash Cash Office Supplies Petty Cash Rent Expense Petty Cash Wages Expense Petty Cash Repair Expense Petty Cash Petty Cash Kas