LAPORAN IMPLEMENTASI PROGRAM HIBAH KOMPETISI PENINGKATAN KUALITAS PENDIDIKAN DOKTER (PHK PKPD) Tahun 2011

Transkripsi

1 Skema: Skema A, Skema B, Skema C Jens Laporan: Tengah Tahunan, Tahunan LAPORAN IMPLEMENTASI PROGRAM HIBAH KOMPETISI PENINGKATAN KUALITAS PENDIDIKAN DOKTER (PHK PKPD) Tahun 2011 UNIVERSITAS SYIAH KUALA DIREKTORAT JENDERAL PENDIDIKAN TINGGI DEPARTEMEN PENDIDIKAN NASIONAL 2011

2 LEMBAR PENGESAHAN LAPORAN IMPLEMENTASI PHK-PKPD Perode Anggaran Tahun Nama Perguruan Tngg : Unverstas Syah Kuala 2. Fakultas : Kedokteran 3. Penanggung Jawab : Prof. Dr. Darn M. Daud, MA 4. Drektur Eksekutf N a m a Alamat Telepon Kantor : Telepon Cellular : Fax : : Dr. dr. Znatul Hayat, M.Kes., Sp.MK (K) : Fakultas Kedokteran Unsyah Gedung E Lt.2 Darussalam Banda Aceh e-mal : hayatkarml@gmal.com 4. Skema : Skema A, Skema B, Skema C 5. Jens Laporan Tengah Tahunan, Tahunan Menyetuju, Dekan Fakultas Kedokteran Unverstas Syah Kuala Banda Aceh, 12 Agustus 2011 Mengesahkan, Drektur Eksekutf PHK-PKPD dr. Syahrul, Sp.S (K) Dr. dr. Znatul Hayat, M.Kes., Sp.MK (K) NIP NIP

3 RINGKASAN EKSEKUTIF Penyusunan Laporan Tengah Tahun PHK-PKPD HPEQ n pentng dlakukan guna mengevaluas kemajuan Rencana Implementas Program (RIP) selama setengah tahun agar segera dapat dtemukan ttk permasalahan untuk segera dperbak. Rancangan global Program Hbah Kompets n keseluruhannya dsusun guna menngkatkan kompetens lulusan sehngga menghaslkan lulusan yang berkualtas dan profesonal d bdang kedokteran. Sasaran pokok yang ngn dcapa dalam PHK-PKPD HPEQ n antara lan adalah penguatan kurkulum KBK dengan metode PBL, penngkatan akredtas program stud oleh BAN PT dar akredtas B menjad akredtas A, tnggnya angka kelulusan uj kompetens, tercapanya penguatan peneltan dan pengabdan masyarakat dalam bdang Tropcal Medcne guna mencapa kompetens tngg lulusan dalam bdang tersebut serta tercapanya penguatan kurkulum penddkan manajemen bencana. Untuk pelaksanaan program n PSPD FK Unsyah telah mengusulkan anggaran pada tahun I sebesar Rp ,00 yang terdr dar dana hbah sebesar Rp ,00 dan dana pendampng dar nsttus sebesar Rp ,00. Perjalanan Program Hbah Kompets Penngkatan Kualtas Penddkan Dokter (PHK-PKPD) yang ddana dar Proyek HPEQ tdak terasa sudah berada pada pertengahan tahun pertama. Pengelolaan program PHK n merupakan pengalaman tersendr yang tdak dperoleh dar unsur tr dharma perguruan tngg. Pengelola dtuntut untuk berperan dalam manajemen pengelolaan program. D sampng tu pengalaman dalam menyusun perencanaan bak perencanaan kegatan maupun keuangan merupakan unsur yang sangat pentng dalam pengembangan kapastas pengelola program. Dalam perjalanan setengah tahun proyek n telah drasakan banyak permasalahan walaupun secara perlahan tap past semua permasalahan dapat datas. Permasalahan keuangan yang pertama sekal drasakan adalah dana manajemen program dan honor tm mplementas yang tak kunjung car. Beberapa kebutuhan manajemen program terpaksa harus dtanggulang dengan dana prbad Drektur Eksekutf sedangkan honor tm mplementas dperkrakan akan car pada awal September. Hambatan dalam kegatan DNDT pada awalnya adalah permntaan baya fee nsttus dar unverstas terkemuka yang melebh pagu sehngga perlu waktu yang lebh lama untuk negosas harga. Sementara untuk kegatan DT terhambat karena tnggnya baya SPP yang dmnta oleh nsttus penddkan terakredtas (beasswa PHK PKPD danggap sama dengan baya mandr yang mana SPP yang harus dbayar jauh lebh tngg dar beasswa BPPS DIKTI). D sampng tu juga dkenakan baya pendaftaran yang cukup tngg. Beberapa kendala lan yang dhadap pada tahun pertama n adalah lambatnya pengesahan DIPA, lambatnya persetujuan TOR oleh CPCU, lambatnya pemberan NOL dar WB, rumtnya admnstras dalam pencaran dana karena belum berpengalamannya task force dan staf pendukung serta kurang kuatnya rangkulan dar unverstas dalam menyatukan vs bak dengan P2T maupun dengan Bro Keuangan unverstas. Status Indkator Knerja Utama dan Indkator Knerja Antara hngga perode 31 Jul 2011 beberapa dantaranya sudah mencapa target sepert nla uj kompetens dan IPK mahasswa. Status kemajuan fsk untuk DT dperkrakan mash 15%. Dar 11 peserta S3 yang drencanakan baru 4 orang yang telah memlk surat penermaan dar unverstas tujuan, sementara tu ada 3 peserta lag yang akan mengkut test masuk pada bulan Agustus. Untuk Program S2, ada 2 orang peserta tranng yang telah memlk surat penermaan dar unverstas tujuan, 1 peserta lag telah mengkut test masuk namun

4 belum ada pengumuman penermaan, 1 orang lannya akan mengkut test masuk pada bulan Agustus, sedangkan 1 orang lannya telah dterma dengan beasswa BPPS DIKTI. Status kemajuan fsk kegatan DNDT adalah 16,5%. Dar 11 peserta yang drencanakan mengkut DNDT, 5 orang dantaranya telah menyelesakan kegatannya. Sementara tu 1 orang peserta yang sudah terjadwal untuk mengkut tranng E-learnng ke ITB pada bulan Jul, terpaksa dtunda hngga bulan September karena baya kegatan belum dapat dcarkan. Status kemajuan fsk kegatan pengadaan barang dperkrakan mash 29%. Untuk kegatan pengadaan barang NCB sudah mendapat Nol dar WB namun ketka akan dlelang harga yang ada dalam dokumen lelang sudah tdak sesua lag karena beberapa alat mankn sudah mengalam kenakan harga yang sgnfkan. Walaupun demkan P2T unverstas akan segera melakukan pengumuman lelang yang djadwalkan tanggal 18 Agustus. Untuk pengadaan frst pror hngga saat n belum mendapat NOL hngga kegatan yang lannya kut terhambat untuk dlaksanakan. Pengadaan jasa hngga saat n belum dapat dlakukan karena sultnya mencar konsultas yang non PNS. Kegatan Lokakarya baru terlaksana 1 kegatan, sementara tu 1 kegatan lag drencanakan akan dlaksanakan pada tanggal September 2011, sedangkan 2 kegatan lokakarya lannya sedang dalam proses mencar narasumber. Kegatan polcy study yang dapat dlaksanakan hanya 1 kegatan dar 3 yang drencanakan. Hal n dsebabkan karena adanya kesalahan dalam menyusunan mata anggaran dalam RKAKL. Walaupun perubahan mata anggaran sudah dlakukan oleh Kanwl Keuangan namun belum dperoleh RKAKL perubahan. Kegatan Hbah Peneltan hngga saat n sudah berjalan dengan kemajuan fsk sektar 30%. Dar 21 proposal yang masuk telah dsahkan pemenang sebanyak 6 judul. Sementara tu kegatan Hbah Pengajaran hngga saat n sudah berjalan dengan kemajuan fsk sektar 14%. Alokas anggaran dalam RKAKL yang terseda untuk Hbah Pengajaran adalah sebanyak 5 judul, dengan demkan proposal yang harus dterma untuk memenuh 3:1 adalah sebanyak 15 proposal. Namun proposal yang dterma awalnya hanya 5 proposal sehngga dlakukan penambahan waktu sebanyak 2 kal, sehngga proposal yang masuk mencapa 9 judul. Saat n proses seleks sudah dlakukan dan segera akan memnta pengesahan CPCU untuk dsetuju pelaksanaan 4 judul hbah n. Mnmnya jumlah proposal yang masuk dsebabkan antara lan adalah karena kurang pahamnya staf pengajar tentang model yang akan dbuat untuk Hbah Pengajaran. Persyaratan yang ada dalam Panduan Hbah Pengajaran dar CPCU yang mengharuskan hbah n dusul oleh Koordnator Blok merupakan kendala tersendr karena jumlah blok yang ada dalam kurkulum hanya 21 buah (sudah termasuk blok proposal dan skrps). Sekranya setap pember kulah pakar dperbolehkan untuk mengusulkan proposal n tentu akan membuka peluang lebh besar untuk penermaan proposal yang lebh banyak. Status penyerapan keuangan hngga 31 Jul 2011 baru 2 %. Serapan keuangan n terjad pada kegatan DNDT, lokakarya dan manajemen program. Beberapa kegatan yang telah dlaksanakan namun belum dapat drealsaskan keuangan dsebabkan karena pembuatan kontrak dan kelengkapan admnstras pencaran dana yang belum selesa. Pengalaman mengelola PHK bak PHK PKPD n atapun PHK sebelumnya, telah menjad modal untuk menngkatkan knerja SDM bak d tngkat fakultas maupun unverstas. Dampak yang dharapkan dar program n adalah perubahan paradgma pengelolaan nsttus. Beberapa good practce dar aktvtas-aktvtas yang dlaksanakan dalam hbah n telah menjad lesson learnt dan mula dkembangkan secara lebh luas sebaga

5 kegatan unverstas. Staf Pengajar semakn memaham bahwa setap kegatan yang akan dlakukan yang bermplkas pada keuangan yang dkeluarkan, harus melalu suatu perencanaan yang sesua dengan aturan perundangan yang berlaku. Rencana pengeluaran anggaran sampa Desember 2011 dperkrakan akan sesua dengan perencanaan. Beberapa komponen baya yang dkhawatrkan tdak terserap dantaranya adalah pengadaan jasa, polcy study dan sebagan kegatan pengembangan staf (S3) dengan total dana berjumlah Rp Apabla kegatan tersebut tdak mampu dlaksanakan maka dperkrakan serapan anggaran sampa akhr Desember 2011 dar total anggaran Rp ,- akan mencapa 84%. Pada bulan Agustus drencanakan akan dlakukan pengumuman lelang untuk pengadaan barang NCB. Rencana realsas keuangan pada bulan Agustus juga belum ada karena beberapa kontrak dan kelengkapannya baru dapat dselesakan pada awal Agustus sehngga membutuhkan waktu hngga September untuk pencaran dana. Beberapa kegatan pengembangan staf bergelar akan mengkut test masuk pada bulan Agustus, sedangkan kegatan non degree belum ada yang akan dlaksanakan pada bulan Agustus karena berkenaan dengan berlangsungnya bulan puasa Ramadhan. Demkan pula halnya dengan lokakarya. Pencapaan target ndkator knerja drencanakan akan terpenuh pada bulan Desember 2011 kecual pencapaan akredtas prod oleh BAN PT. Upaya-upaya yang telah dlakukan guna mempercepat pencapaan ndcator knerja antara lan adalah Sosalsas Kegatan PHK-PKPD HPEQ bag seluruh tenaga pengajar d Fakultas Kedokteran Unverstas Syah Kuala pada tanggal 20 Januar D sampng tu juga dlakukan kegatan reguler dalam penyamaan perseps tutor untuk satu skenaro melalu berbaga kegatan sepert breefng. Penngkatan kualtas modul dan skenaro dlakukan oleh Koordnator Blok melalu revs modul dan skenaro secara perodk. Penngkatan kapastas Koordnator Blok dalam membuat modul dan menyusun skenaro telah dlaksanakan melalu pengrman staf pengajar tetap untuk mengkut penddkan tdak bergelar. Untuk menngkatkan ndkator knerja terhadap jumlah peneltan staf maka pada tanggal 26 maret 2011 telah dselenggarakan Pelathan Penyusunan Proposal Research Grant PHK-PKPD HPEQ FK Unsyah bag seluruh staf pengajar tetap.

6 DAFTAR ISI Halaman LEMBAR PENGESAHAN... RINGKASAN EKSEKUTIF... DAFTAR ISI... v BAB I PENDAHULUAN Penguatan Implementas KBK dengan Metode PBL untuk Mencapa Penngkatan Kualtas Belajar Mengajar Dalam Sstem Tutoral Penngkatan Akses Sumber Belajar bag Mahasswa dan Penguatan Unt Penunjang Penddkan Penngkatan Kemampuan Clncal Sklls Mahasswa untuk Menngkatkan Daya Sang Lulusan Penguatan Manajemen Clncal Sklls Laboratory Penngkatan Kelulusan OSCE Mahasswa pada Ujan Pertama dan Penngkatan Kualtas Belajar Mandr Penguatan Peneltan dan Pengabdan Masyarakat dalam Bdang Tropcal Medcne Penguatan Peneltan dan Publkas Staf Pengajar Dalam Bdang... Tropcal Med 3.2 Penngkatan Pengabdan Kepada Masyarakat Staf Pengajar Dalam Bdang Tropcal Medcne Penngkatan Kemampuan Lulusan dalam Bdang Dsaster Management Pengembangan Penddkan Manajemen Bencana Secara... Interprofesso 4.2 Pengembangan Penddkan Manajemen Bencana Berbass Masyarakat (Communty-Based Educaton)... 2 BAB II IMPLEMENTASI DAN PENGELOLAAN PROGRAM Organsas pelaksana kegatan serta keterkatannya dengan Struktur Organsas Perguruan Tngg yang berlaku saat n Mekansme kerja antar pelaksana kegatan dalam struktur organsas perguruan tngg, termasuk keterlbatan dar para penanggungjawab unt-unt penerma hbah Pengembangan Kapastas Pengelola Program agar terjad proses konsoldas yang lancar Sstem dan Prosedur Pengelolaan Program Khususnya menyangkut Pengelolaan Keuagan dan Pengadaan Hambatan dan kendala serta Kat-kat dalam mengatas permasalahan yang dhadap serta best practces yang dperoleh... 4

7 BAB III HASIL YANG DICAPAI Status Indkator Knerja Utama dan Indkator Knerja Antara serta analss Status Kemajuan Fsk untuk semua komponen baya Status Penyerapan Keuangan untuk Pelaksanaan Aktvtas Analss Capaan Knerja Program, Pengadaan dan Keuagan hngga 31 Jul Analss Capaan Kualtatf untuk masng-masng aktvtas sepert good practces, perubahan budaya kerja, budaya organsas, pola pkr dll... 9 BAB IV RENCANA SELANJUTNYA Rencana Pengeluaran Anggaran sampa Desember 2011 (form 3) Rencana Implementas Program, pengadaan dan keuangan untuk perode Agustus ngá Desember Rencana pencapaan target ndkator knerja antara hnggá Desember BAB V EVALUASI TERHADAP DESAIN DAN IMPLEMENTASI AKTIVITAS... 11

8 BAB I. PENDAHULUAN Perjalanan Program Hbah Kompets Penngkatan Kualtas Penddkan Dokter (PHK-PKPD) yang ddana dar Proyek HPEQ hngga saat n sudah berada pada pertengahan tahun pertama. Selama kurun waktu setengah tahun mplementas program n, banyak hal yang menjad catatan yang harus dtuangkan dalam laporan n bak dukungan maupun kendala. Oleh karena tu penyusunan Laporan Tengah Tahun PHK-PKPD HPEQ n pentng dlakukan guna mengevaluas kemajuan Rencana Implementas Program (RIP) selama setengah tahun agar segera dapat dtemukan ttk permasalahan untuk segera dperbak. Rancangan global Program Hbah Kompets n keseluruhannya dsusun guna menngkatkan kompetens lulusan sehngga menghaslkan lulusan yang berkualtas dan profesonal d bdang kedokteran. Insttus penddkan kedokteran sebaga tempat menddk para calon dokter harus mengkut perkembangan terkn dar paradgma penddkan dokter yang menuntut banyak perubahan. Salah satu perubahan yang palng mendasar adalah pergantan kurkulum dar KIPDI II ke KIPDI III. Dengan dberlakukannya KIPDI III maka PSPD FK Unsyah sejak tahun 2006 telah menggant kurkulum dar konvensonal ke KBK dengan metode PBL. Sasaran pokok yang ngn dcapa dalam PHK- PKPD HPEQ n antara lan adalah penguatan kurkulum tersebut. Untuk mencapa Standar Kompetens Dokter Indonesa, clncal sklls merupakan salah satu kompetens yang harus dmlk oleh setap lulusan dokter d Indonesa. Sebaga konsekuensnya seluruh Fakultas Kedokteran d Indonesa harus menjabarkan kompetens tersebut ke dalam kurkulum. Pembentukan Clncal Sklls Laboratory d FK Unsyah telah dlakukan sejak awal mplementas KBK dengan metode PBL. Pelaksanaan peneltan dan pengabdan masyarakat oleh staf pengajar merupakan unsur tr dharma perguruan tngg yang harus dpenuh oleh suatu nsttus penddkan termasuk ddalamnya adalah terbtnya publkas lmah dar staf pengajar. Hal n juga terkat dengan penlaan akredtas dan reputas suatu lembaga penddkan. Oleh karena tu penguatan peneltan dan pengabdan masyarakat oleh staf pengajar merupakan sasaran pokok lannya dalam program n. Program pengembangan yang d rancang pada tahun pertama d PSPD FK Unsyah dtuang dalam 4 aktvtas utama yatu: 1. Penguatan Implementas KBK dengan Metode PBL untuk Mencapa Kompetens Standar Lulusan. Aktvtas n dlakukan melalu 3 subaktvtas yatu: 1.1 Penngkatan Kualtas Belajar Mengajar Dalam Sstem Tutoral, 1.2 Penngkatan Akses Sumber Belajar bag Mahasswa dan 1.3 Penguatan Unt Penunjang Penddkan. 2 Penngkatan Kemampuan Clncal Sklls Mahasswa untuk Menngkatkan Daya Sang Lulusan. Aktvtas kedua juga akan dlakukan melalu 3 subaktvtas yatu: 2.1 Penguatan Manajemen Clncal Sklls Laboratory; 2.2 Penngkatan Kelulusan OSCE Mahasswa pada Ujan Pertama dan 2.3 Penngkatan Kualtas Belajar Mandr. 3 Penguatan Peneltan dan Pengabdan Masyarakat dalam Bdang Tropcal Medcne. Aktvtas ketga dlakukan melalu 3 subaktvtas yatu:

9 3.1 Penguatan Peneltan dan Publkas Staf Pengajar Dalam Bdang Tropcal Medcne dan 3.2 Penngkatan Pengabdan Kepada Masyarakat Staf Pengajar Dalam Bdang Tropcal Medcne. 4 Penngkatan Kemampuan Lulusan dalam Bdang Dsaster Management. Aktvtas n dlakukan melalu 3 subaktvtas yatu: 4.1 Pengembangan Penddkan Manajemen Bencana Secara Interprofessonal Educaton dan 4.2 Pengembangan Penddkan Manajemen Bencana Berbass Masyarakat (Communty-Based Educaton). Apabla keempat aktvtas d atas dapat tercapa dengan bak maka muaranya yang dharapkan adalah adanya penngkatan akredtas program stud oleh BAN PT dar akredtas B menjad akredtas A, tercapanya penngkatan kualtas lulusan yang tercermn dar tnggnya angka kelulusan uj kompetens, tercapanya penguatan peneltan dan pengabdan masyarakat dalam bdang Tropcal Medcne guna mencapa kompetens tngg lulusan dalam bdang tersebut serta tercapanya penguatan kurkulum penddkan manajemen bencana. Untuk pelaksanaan program n PSPD FK Unsyah telah mengusulkan anggaran pada tahun I sebesar Rp ,00 yang terdr dar dana hbah sebesar Rp ,00 dan dana pendampng dar nsttus sebesar Rp ,00. BAB II. IMPLEMENTASI DAN PENGELOLAAN PROGRAM 1. Organsas pelaksana kegatan serta keterkatannya dengan Struktur Organsas Perguruan Tngg yang belaku saat n. Struktur Organsas dbuat sedemkan rupa sehngga melbatkan pejabat d tngkat rektorat dan tngkat fakultas dengan tujuan untuk dapat mengelola proyek secara efektf. Selan tu juga menyertakan staf pengajar yang memlk kapastas dan pengalaman terkat dan merekrut staf pendukung yang bekerja full tme. Dalam pelaksanaan kegatan PHK-PKPD tahun 2011, Rektor berfungs sebaga Penanggung Jawab dan Wakl Rektor I sebaga Pengarah/Pembna Program. Selanjutnya Dekan Fakultas Kedokteran berperan sebaga Ketua Pelaksana. Untuk mengelola kegatan haran pelaksanaan proyek dtempatkan satu orang Drektur Eksekutf yang bertanggung jawab langsung kepada Ketua Pelaksana. Drektur Eksekutf dsn juga merupakan pejabat d tngkat fakultas yatu Pembantu Dekan Bdang Kerjasama. Hal n dapat memudahkan koordnas ke atas dan pemberan nstruks ke bawah. Dalam pengelolaan proyek, Drektur Eksekutf dbantu oleh 4 orang koordnator yatu Koordnator Program, Koordnator Keuangan, Koordnator Pengadaan serta Koordnator Kesekretaratan, sedangkan pelaksanaan aktvtas-aktvtas dkelola oleh 4 (empat) orang person n charge (PIC). Semua SDM yang dtempatkan sebaga koordnator dan PIC adalah merupakan staf pengajar kecual Koordnator Kesekretaratan adalah Kepala Tata Usaha Fakultas. Untuk memudahkan koordnas dengan Bro Keuangan Unsyah maka Kepala Bro Keuangan dtempatkan sebaga narasumber dalam struktur organsas. Untuk memudahkan koordnas d tngkat fakultas maka semua Pembantu Dekan bak Bdang Akademk,

10 Bdang Admnstras dan Keuangan maupun Bdang Kemahasswaan juga dtempatkan sebaga narasumber. 2. Mekansme kerja antar pelaksana kegatan dalam struktur organsas perguruan tngg, termasuk keterlbatan dar para penanggungjawab unt-unt penerma hbah. Untuk kelancaran pelaksanaan program n, maka Project Implementaton Unt (PIU) PHK PKPD FK Unsyah telah dberkan satu ruangan khusus sebaga sekretarat perkantoran. Semua koordnator dan PIC dwajbkan hadr setap har ke kantor walau hanya 1-2 jam saja. Sedangkan untuk urusan admnstras dlaksanakan oleh 4 orang staf pendukung yang bekerja full tme. Selan tu secara rutn dlaksanakan rapat mngguan pada setap har Jumat Pukul WIB sampa selesa. Absen haran dan absen rapat dberlakukan bak untuk task force maupun staf pendukung. Drektur Eksekutf secara berkala memantau dan mengevaluas absens tersebut. Drektur Eksekutf melakukan koordnas pelaksanaan aktvtas dengan semua koordnator dan PIC dar tap aktvtas. Dalam pelaksanaan kegatan, Drektur Eksekutf dbantu oleh Koordnator Program berkoordnas dengan Para Staf Pengajar, Ketua Unt, Kepala Bagan dan Koordnator Penddkan dengan memnta masukan dar Para Nara Sumber PIU. Drektur Eksekutf secara rutn memnta persetujuan semua kegatan kepada Ketua Pelaksana (Dekan). Selanjutnya Drektur Eksekutf bersama-sama dengan Koordnator Program dan PIC melakukan eksekus tap-tap sub aktvtas. Menyangkut surat-menyurat, arsp dan admnstras lannya staf pendukung berkoordnas dengan Koordnator Kesekretaratan. Untuk memudahkan dalam pengelolaan setap komponen dar sub aktvtas maka setap PIC dber tugas untuk mengelola satu komponen kegatan hngga tuntas. Msalnya pengelolaan Hbah peneltan dkawal oleh 1 orang PIC yang harus bertanggung jawab mula dar membuat panduan, sosalsas panduan, undangan penermaan proposal, penentuan Tm Revewer, undangan presentas proposal, penlaan Tm Revewer, permohonan pengesahan pemenang ke CPCU, pengumuman pemenang, monev Tm Revewer, permntaan laporan hngga semnar hasl peneltan. Demkan pula untuk komponen kegatan lannya bak Hbah Pengajaran, tranng degree, tranng non degree dan lokakarya. Pengelolaan proyek akan dlakukan dengan memenuh prnsp-prnsp keterbukaan dan transparans. Hal n melput pelaporan secara rutn atas pelaksanaan proyek kepada pmpnan unverstas dan pmpnan fakultas, serta para stakeholder. Pelaporan tersebut akan dlakukan oleh Tm Monev-nt setap tga bulan sekal dan juga dbuat laporan tahunan pada akhr tahun. 3. Pengembangan Kapastas Pengelola Program agar terjad proses konsoldas yang lancar Pengelolaan program PHK merupakan pengalaman tersendr yang tdak dperoleh dar unsur tr dharma perguruan tngg. Dsn pengelola dtuntut untuk berperan dalam manajemen pengelolaan program. D sampng tu pengalaman dalam menyusun perencanaan bak perencanaan kegatan maupun keuangan merupakan unsur yang sangat pentng dalam pengembangan kapastas pengelola program. Hal n akan memudahkan dalam mengaplkaskan penyusunan perencanaan fakultas oleh Tm SP4

11 yang dlakukan secara rutn yang selama n mash belum dapat dpaham dengan bak. Oleh karena tu saat n sepertnya tr dharma perguruan tngg sebaga tugas dosen sudah tdak relevan lag melankan harus dtambah satu lag yatu fungs perencanaan. Pengelolaan program PHK menyta banyak waktu, pkran, tenaga bahkan mater dar pengelola khususnya yang berstatus staf pengajar. Oleh karena tu sudah selayaknya untuk fungs n DIKTI dapat memberkan penghargaan yang lebh dalam penghtungan angka kredt kepangkatan dosen. 4. Sstem dan Prosedur Pengelolaan Program Khususnya menyangkut Pengelolaan Keuangan dan Pengadaan Menyangkut masalah keuangan, Drektur Eksekutf bersama dengan Koordnator Keuangan berkoordnas dengan Pembantu Dekan II dalam hal pencaran dana d unverstas. Namun hal n serng tdak efektf sehngga terkadang harus dtempuh jalan pntas dengan menyurat Pembantu Rektor I atau II untuk memnta UP terhadap kegatan yang harus segera dlaksanakan sepert DNDT dan lokakarya. Mekansme pengelolaan keuangan yang dperoleh dar dana hbah PHK-PKPD dan dana pendampng dar PNBP FK Unsyah yang telah dalokaskan ke dalam DIPA Unverstas Syah Kuala dlakukan sesua dengan peraturan perundangan yang berlaku. Pencaran dana kegatan dlakukan sesua kebutuhan dan waktu pelaksanaan dengan merujuk kepada TOR kegatan. Setap pencaran dan penggunaan dana dpertanggungjawabkan dengan bukt yang berlaku. Semuanya akan dmasukkan ke dalam laporan kegatan tahunan untuk dapat dperksa oleh phak audtor. Untuk urusan pengadaan khususnya barang, Koordnator Pengadaan secara ntens berkoordnas dengan Pejabat Pembuat Komtmen Proyek Pengembangan Penddkan Tngg (P2T) Unverstas Syah Kuala. Dalam pelaksanaannya akan mengacu kepada pedoman pengadaan barang dan jasa yang berlaku serta mengacu pada Project Management Manual (PMM). Kesesuaan hasl pengadaan barang dan jasa dengan spesfkas pekerjaan yang telah dusulkan akan dverfkas oleh pengguna pada saat dserahtermakan. 5. Hambatan dan kendala serta Kta-kat dalam mengatas permasalahan yang dhadap serta best practces yang dperoleh Beberapa permasalahan yang drasakan, pada akhrnya dapat teratas walaupun dengan sedkt terseok-seok. Permasalahan keuangan untuk manajemen proyek dan honor tm mplementas merupakan masalah yang pertama sekal drasakan. Sekretarat PIU telah dbuka sejak bulan November 2010 namun hngga pertengahan tahun 2011 dana manajemen proyek yang hanya berjumlah sektar 50 juta rupah belum juga bsa dtark. Sementara untuk menjalankan sekretarat dbutuhkan banyak sumber daya sepert peralatan kantor, ATK, konsums rapat, cleanng servce dan lan-lan. Beberapa peralatan modal dan ATK dapat datas oleh fakultas, namun dana segar yang dbutuhkan untuk konsums rapat, pengrman berkas ke CPCU, gaj cleanng servce, kurr dan lanlan terpaksa harus dtanggulang dengan dana prbad Drektur Eksekutf. Dana yang dpnjamkan semuanya tercatat dan dkelola oleh seorang staf pendukung. Ketka pada tanggal 10 bulan Me lalu UP dana manajemen proyek dapat dcarkan 50%, maka penggunaan dana prbad telah dtutup. Untuk honor tm mplementas hngga saat n

12 belum dapat dcarkan, hal n dsebabkan karena terlambatnya pengesahan struktur tarf oleh Rektor (baru dsahkan pada bulan Jun 2011). Hambatan dalam kegatan DNDT pada awalnya adalah permntaan baya fee nsttus dar unverstas terkemuka yang sangat tngg. Baya yang dmnta nsttus terkat tdak sesua/melebh pagu yang drencanakan sehngga perlu waktu yang lebh lama untuk negosas harga atau bahkan mencar nsttus lan yang setuju dengan pagu yang danggarkan. Sementara untuk kegatan DT terhambat karena tnggnya baya SPP yang dmnta oleh nsttus penddkan terakredtas (beasswa PHK PKPD danggap sama dengan baya mandr yang mana SPP yang harus dbayar jauh lebh tngg dar beasswa BPPS DIKTI). D sampng tu juga dkenakan baya pendaftaran yang cukup tngg (d UI mencapa 25 juta rupah). Beberapa peserta yang sudah drencanakan mendapat beasswa PHK PKPD beralh untuk memperoleh beasswa BPPS, sedangkan yang tetap mengambl beasswa PHK PKPD terpaksa harus membayar sendr baya yang tdak tercover dalam PHK PKPD. Kendala yang lan adalah persyaratan umur yang dtetapkan menjad terbatasnya dalam mencar calon peserta. Beberapa kendala yang dhadap pada tahun pertama n adalah: a. Lambatnya pengesahan DIPA, awalnya drencanakan bulan Januar namun baru dsahkan pada bulan Aprl. b. Lambatnya persetujuan TOR oleh CPCU sehngga kegatan baru dapat dmula pada bulan Me-Jun. c. Lambatnya pemberan NOL dar WB. Setelah NOL dperoleh ternyata mash ada masalah juga. Harga dalam dokumen lelang sudah tdak sesua lag dengan keadaan sekarang karena harga tersebut kam buat pada akhr d. Rumtnya admnstras dalam pencaran dana. Hal n juga dsebabkan karena belum berpengalamannya task force dan staf pendukung dalam membuat kontrak dan kelengkapannya dengan P2T unverstas sehngga untuk membuat satu kontrak saja bsa salah dan memperbak berulang-ulang. Padahal kontrak yang harus dbuat cukup banyak dan semuanya dalam keadaan urgen. e. Kurang kuatnya rangkulan dar unverstas dalam menyatukan vs bak dengan P2T maupun dengan Bro Keuangan. Serng sekal task force telah berupaya sekuat tenaga untuk merealsaskan kegatan tap menjad mentah kembal ketka sampa d Rektorat. Task force serng patah semangat ketka harus berhadapan dengan Bro Keuangan. Satu kegatan DNDT (E-learnng) yang sudah terjadwal untuk berangkat ke ITB terpaksa batal karena tdak mendapat UP dar Bro Keuangan, padahal LoA sudah ada, jadwal kegatan sudah ternc dkrm dar ITB, persetujuan TOR sudah ada, hanya sedkt lag masalah kontrak yang belum selesa. Kejadan sepert n membuat task force menjad malu dengan nsttus yang mengundang sebab mereka telah menyusun pertemuan-pertemuan dan tmnya telah mengalokaskan waktu. Oleh karena tu kam menjad lebh berhat-hat dalam memnta jadwal dar phak kedua sebelum ada kejelasan keuangan. BAB III. HASIL YANG DICAPAI 1. Status Indkator Knerja Utama dan Indkator Knerja Antara serta analss Status Indkator Knerja Utama dan Indkator Knerja Antara hngga perode 31 Jul 2011 dapat dlhat pada Tabel 1 d bawah.

13 Tabel 1. Status Indkator Knerja Utama dan Indkator Knerja Antara No Keterangan Baselne Target Capaan Target Capaan A. Indkator Knerja Utama 1 Pelaksanaan kurkulum berbass kompetens (%) Kelulusan uj kompetens pada ujan pertama (%) 53, Nla rata-rata uj kompetens lulusan 50, Nla rata-rata UN mahasswa baru 50,12 52 NA Nla rata-rata SNMPTN mahasswa baru 87,18 89 NA Akredtas Program Stud oleh BAN PT B A B A A 7 IPK lulusan > 3.0 (%) 30, IPK rata-rata lulusan 2,85 3,0 3,03 3,2 3,2 9 Rata-rata lama masa stud tahap akademk (tahun, bulan) 3,9 3,8 3,9 3,7 3,7 10 Skor TOEFL lulusan 450 (%) 83, B. Indkator Knerja Antara I. Penguatan Implementas KBK dengan Metode PBL untuk Mencapa Kompetens Standar Lulusan 1 Persentase kehadran tutor ahl 44,5 50 NA Tngkat kepuasan mahasswa NA terhadap proses tutoral 3 Nla A dalam sstem tutoral 3,5 3,5 2,32 2,7 NA (%) II. Penngkatan Kemampuan Clncal Sklls Mahasswa untuk Menngkatkan Daya Sang Lulusan 1 Kehadran nstruktur ahl (%) NA Mahasswa yang mengkut 36, NA remedal OSCE (%) 3 Tngkat kepuasan mahasswa 48, terhadap kegatan clncal sklls NA (%) 4 Jumlah panduan elektronk clncal sklls III. Penguatan Peneltan dan Pengabdan Masyarakat dalam Bdang Tropcal Medcne 1 Nla A mahasswa blok Tropcal 1, Medcne (%) NA 2 Jumlah peneltan staf pengajar per tahun

14 3 Jumlah publkas dosen pada majalah terakredtas Nasonal per tahun 4 Jumlah publkas dosen pada majalah nternasonal 5 Jumlah paper yang dpresentaskan pada semnar nasonal per tahun 6 Jumlah paper yang dpresentaskan pada semnar nternasonal 7 Jumlah Pengabdan Masyarakat melalu LPM IV. Penngkatan Kemampuan Lulusan dalam Bdang Dsaster Management 1 Nla A mahasswa Blok Dssasster Management (%) 2 Tersedanya modul smulas bencana d laboratorum lapangan 3 Tersedanya skenaro yang mencakup Communty-Based Educaton on Dsaster Management 4 Jumlah skenaro yang melbatkan stakeholder dalam penyusunannya 5 Jumlah rset d bdang Dssasster Management 6 Jumlah publkas dosen dalam bdang Dssasster Management ,7 5 NA Indkator knerja utama hngga perode 31 Jul banyak yang belum ada data, khususnya mengena penermaan mahasswa baru. Hal n dsebabkan karena beberapa data tentang ujan masuk, data tentang mahasswa baru belum dapat dakses. Implementas KBK dengan metode PBL dalam kurkulum sudah dterapkan mencapa 90%, hanya tnggal beberapa orang mahasswa angkatan sebelum 2006 yang mash terssa dengan kurkulum konvensonal. Akredtas Program Stud sudah dlakukan pada awal tahun lalu namun mash pada Krtera B. Hal n dapat dpaham karena memang belum banyak dampak dar proyek PHK n pada awal tahun pertama yang dapat mendongkrak penngkatan akredtas PS. 2. Status Kemajuan Fsk untuk semua komponen baya Status kemajuan fsk untuk tap-tap komponen baya secara rnc dapat dlhat pada Lampran 3a. Status kemajuan fsk untuk Degree Tranng per 31 Jul 2011 dperkrakan mash 15%. Dar 11 peserta S3 yang drencanakan baru 4 orang yang telah

15 memlk surat penermaan dar unverstas tujuan, sementara tu ada 3 peserta lag yang akan mengkut test masuk pada bulan Agustus sedangkan 4 orang lannya belum merencanakan. Untuk peserta S2, ada 2 orang peserta tranng yang telah memlk surat penermaan dar unverstas tujuan, 1 peserta lag telah mengkut test masuk namun belum ada pengumuman penermaan, 1 orang lannya akan mengkut test masuk pada bulan Agustus, sedangkan 1 orang lannya telah dterma dengan beasswa BPPS DIKTI. Permasalahan kegatan Degree Tranng adalah karena baya yang dtetapkan oleh semua unverstas pelaksana penddkan terhadap beasswa PHK PKPD sama dengan jalur mandr yang mana baya SPP sangat tngg dan dtambah baya masuk. Kelebhan baya yang tdak tercover dalam RKAKL tentu saja peserta tranng harus menanggung dengan baya prbad. D sampng tu baya yang dsetuju CPCU lebh rendah dar beasswa BPPS. Status kemajuan fsk kegatan Penddkan tdak bergelar d dalam neger (Domestc Non Degree Tranng/DNDT) adalah 16,5%. Dar 11 peserta yang drencanakan mengkut DNDT, 5 orang dantaranya telah menyelesakan kegatannya (Tabel 2). Sementara tu 1 orang peserta yang sudah terjadwal untuk mengkut tranng E-learnng ke ITB pada bulan Jul namun terpaksa dtunda hngga bulan September karena baya kegatan belum dapat dcarkan. Bagan keuangan Unsyah tdak mau mengeluarkan UP karena 5 peserta sebelumnya sudah dkeluarkan UP sebanyak 40 juta rupah dan pertanggungjawaban belum dapat dberkan karena tranng saat tu mash berlangsung. Lma orang peserta lannya hngga saat n belum mendapatkan surat penermaan dar nsttus tujuan namun telah drencanakan 2 peserta akan mengkut tranng ke PT. Bofarma Bandung, 2 orang ke UNPAD dan 1 orang lag drencanakan ke UNHAS Makasar. Tabel 2. Kegatan DNDT yang telah selesa dlaksanakan No. Nama Judul Pelathan Unverstas Status tujuan 1 dr Tta Menawat Penguatan Pelaksanaan FK UGM Selesa Lansyah OSCE Clncal Sklls 2 dr Soraya Rezek manajemen pasen smulas FK UGM Selesa 3 penyusunan modul dalam FK UNAIR Selesa dr Juwta kurkulum berbass kompetens 4 Pembuatan skenaro dalam FK UNAIR selesa dr Hdayaturrahm kurkulum berbass kompetens 5 dr Teuku Rom pelathan operasonal dan FK UGM Selesa Imansyah Putra perawatan alat dan bahan Status kemajuan fsk kegatan pengadaan barang dperkrakan mash 29%. Untuk kegatan pengadaan barang NCB sudah mendapat Nol dar WB namun ketka akan dlelang harga yang ada dalam dokumen lelang sudah tdak sesua lag karena beberapa alat mankn sudah mengalam kenakan harga yang sgnfkan. Walaupun demkan P2T unverstas akan segera melakukan pengumuman lelang yang djadwalkan tanggal 18 Agustus. Untuk pengadaan frst pror hngga saat n belum mendapat NOL hngga kegatan yang lannya kut terhambat untuk dlaksanakan. Pengadaan jasa hngga saat n belum dapat dlakukan karena sultnya mencar konsultas yang non PNS. Kegatan Lokakarya hngga saat n baru terlaksana 1 kegatan, sementara tu 1 kegatan lag drencanakan akan dlaksanakan pada tanggal September 2011,

16 sedangkan 2 kegatan lokakarya lannya sedang dalam proses mencar narasumber. Kegatan polcy study yang dapat dlaksanakan hanya 1 kegatan dar 3 yang drencakan. Hal n dsebabkan karena adanya kesalahan dalam menyusunan mata anggaran dalam RKAKL. Walaupun perubahan mata anggaran sudah dlakukan oleh Kanwl Keuangan namun belum dperoleh RKAKL perubahan. Kegatan Hbah Peneltan hngga saat n sudah berjalan dengan kemajuan fsk sektar 30%. Dar 21 proposal yang masuk telah lolos seleks sebanyak 6 judul. Rncan kegatan yang telah dlaksanakan adalah persetujuan TOR dan panduan hbah, SK Tm Revewer, penermaan proposal, evaluas proposal, pengesahan pemenang dar CPCU dan kontrak. Sementara tu kegatan Hbah Pengajaran hngga saat n sudah berjalan dengan kemajuan fsk sektar 14%. Alokas anggaran yang terseda untuk Hbah Pengajaran dapat mendana 5 judul sehngga proposal yang harus dterma untuk memenuh 3:1 harusnya sebanyak 15 proposal. Namun demkan proposal yang dterma awalnya hanya 5 proposal sehngga dlakukan penambahan waktu 1 mnggu. Setelah dlakukan penambahan waktu, jumlah proposal hanya bertambah 1 sehngga dlakukan lag penambahan waktu. Setelah dlakukan 2 kal penambahan waktu, total proposal yang masuk hanya 9 judul. Saat n proses seleks sudah dlakukan dan segera akan memnta pengesahan CPCU untuk dsetuju pelaksanaan 4 judul hbah n. Mnmnya jumlah proposal yang masuk dsebabkan antara lan adalah karena kurang pahamnya staf pengajar tentang model yang akan dbuat untuk Hbah Pengajaran. Persyaratan yang ada dalam Panduan Hbah Pengajaran dar CPCU yang mengharuskan hbah n dusul oleh Koordnator Blok merupakan kendala tersendr karena jumlah blok yang ada dalam kurkulum hanya 21 buah (sudah termasuk blok proposal dan skrps). Sekranya setap pember kulah pakar dperbolehkan untuk mengusulkan proposal n tentu akan membuka peluang lebh besar untuk penermaan proposal yang lebh banyak. 3. Status Penyerapan Keuangan untuk Pelaksanaan Aktvtas Status penyerapan keuangan hngga 31 Jul 2011 baru 2 % (Lampran 4). Serapan keuangan n terjad pada kegatan DNDT, lokakarya dan manajemen program. Beberapa kegatan yang telah dlaksanakan namun belum dapat drealsaskan keuangan dsebabkan karena pembuatan kontrak dan kelengkapan admnstras pencaran dana yang belum selesa. Walaupun phak P2T Unsyah telah memberkan contoh kontrak dar PHK yang lannya namun kontrak yang telah dbuat oleh PIU berkal-kal harus dperbak oleh P2T Unsyah karena PIU belum berpengalaman dalam penyusunan naskah kontrak, Dperkrakan pada akhr Agustus atau awal September pencaran dana untuk kegatan yang telah dlaksanakan dapat drealsaskan. 4. Analss Capaan Knerja Program, Pengadaan dan Keuangan hngga 31 Jul 2011 Empat aktvtas yang dusul dalam PHK PKPD Unsyah belum berjalan sesua dengan harapan. Rendahnya capaan kneja per 31 Jul 2011 bak fsk maupun keuangan dsebabkan karena banyak faktor. 5. Analss Capaan Kualtatf untuk masng-masng aktvtas sepert good practces, perubahan budaya kerja, budaya organsas, pola pkr dll.

17 Pengalaman mengelola PHK bak PHK PKPD n atapun PHK sebelumnya, telah menjad modal untuk menngkatkan knerja SDM bak d tngkat fakultas maupun unverstas. Sebagan personl yang pernah terlbat dalam manajemen PHK sebelumnya maupun task force ada yang telah dangkat menjad unsur pmpnan d tngkat fakultas dan ada yang telah dtunjuk untuk memmpn lembaga-lembaga strategs d Unsyah. Dampak yang dharapkan dar penunjukan n adalah perubahan paradgma pengelolaan nsttus. Beberapa good practce dar aktvtas-aktvtas yang dlaksanakan dalam hbah n telah menjad lesson learnt dan mula dkembangkan secara lebh luas sebaga kegatan unverstas. Staf Pengajar semakn memaham bahwa setap kegatan yang akan dlakukan yang bermplkas pada keuangan yang dkeluarkan, harus melalu suatu perencanaan yang sesua dengan aturan perundangan yang berlaku. BAB IV. RENCANA SELANJUTNYA 1. Rencana Pengeluaran Anggaran sampa Desember 2011 (Form 3) Rencana pengeluaran anggaran sampa Desember 2011 dperkrakan akan sesua dengan perencanaan. Beberapa komponen baya yang dkhawatrkan tdak terserap dantaranya adalah pengadaan jasa (Rp ), 2 kegatan polcy study (Rp ) dan 4 kegatan pengembangan staf (S3) (Rp ) sehngga keseluruhannya berjumlah Rp Apabla kegatan tersebut tdak mampu dlaksanakan maka dperkrakan serapan anggaran sampa akhr Desember 2011 dar total anggaran Rp ,- akan mencapa 84%. 2. Rencana mplementas program, pengadaan dan keuangan untuk perode Agustus hngga Desember 2011 Pada bulan Agustus drencanakan akan dlakukan pengumuman lelang untuk pengadaan barang NCB. Rencana realsas keuangan pada bulan Agustus juga belum ada karena beberapa kontrak dan kelengkapannya baru dapat dselesakan pada awal Agustus sehngga membutuhkan waktu hngga September untuk pencaran dana. Beberapa kegatan pengembangan staf bergelar akan mengkut test masuk pada bulan Agustus, sedangkan kegatan non degree belum ada yang akan dlaksanakan pada bulan Agustus karena berkenaan dengan berlangsungnya bulan puasa Ramadhan. Demkan pula halnya dengan lokakarya. Adapun rencana selanjutnya adalah mengusahakan agar ssa program kegatan terutama DNDT dapat dlaksanakan (mash ada 6 program DNDT yang belum dlaksanakan ) dengan cara memnta para peserta yang sudah terplh untuk tetap proaktf d dalam mencar nformas pada nsttus tujuannya. Untuk program penddkan non gelar ke luar neger (ONDT) saat n belum ada perkembangan dkarenakan belum ada jawaban dar phak nsttus yang dtuju. Untuk program penddkan bergelar dalam neger S2 dan S3 saat n mash menunggu namanama peserta yang sudah mengkut ujan masuk namun belum ada pengumuman kelulusan sedangkan untuk para peserta yang sudah memperoleh kelulusan ujan masuk sedang dalam pengurusan surat tugas belajar dalam rangka untuk memenuh kelengkapan admnstras yang akan dkrm ke CPCU.

18 3. Rencana pencapaan target ndkator knerja antara hngga Desember 2011 Pencapaan target ndkator knerja drencanakan akan terpenuh pada bulan Desember 2011 namun untuk beberapa ndkator belum dapat dpenuh sepert pencapaan akredtas prod oleh BAN PT. Upaya-upaya yang telah dlakukan guna mempercepat pencapaan ndcator knerja antara lan adalah Sosalsas Kegatan PHK- PKPD HPEQ bag seluruh tenaga pengajar d Fakultas Kedokteran Unverstas Syah Kuala pada tanggal 20 Januar D sampng tu juga dlakukan kegatan reguler dalam penyamaan perseps tutor untuk satu skenaro melalu berbaga kegatan sepert breefng. Penngkatan kualtas modul dan skenaro dlakukan oleh Koordnator Blok melalu revs modul dan skenaro secara perodk. Penngkatan kapastas Koordnator Blok dalam membuat modul dan menyusun skenaro telah dlaksanakan melalu pengrman staf pengajar tetap untuk mengkut penddkan tdak bergelar domestk. Penguatan kualtas belajar mengajar dalam tutoral yang akan dfokuskan melalu penngkatan kemampuan dalam merancang modul dan skenaro, untuk tu telah dlakukan kompets hbah pengajaran dan hbah peneltan. Oleh karena tu pada tanggal 26 maret 2011 telah dselenggarakan Pelathan Penyusunan Proposal Research Grant PHK-PKPD HPEQ FK Unsyah bag seluruh staf pengajar tetap. BAB V. EVALUASI TERHADAP DESAIN DAN IMPLEMENTASI AKTIVITAS Sejauh n desan terhadap perencanaan program yang telah dlakukan sudah cukup bak dan sesua dengan kebutuhan namun dalam pelaksanaan d lapangan terdapat beberapa kendala sepert proses brokras yang memakan waktu lama, kurangnya pemahaman phak terkat lannya terhadap pentngnya pelaksanaan aktvtas n, terbatasnya sumber daya manusa yang hendak djadkan peserta program akbat ada pembatasan msal umur, status kepegawaan, terlambatnya jawaban dar phak nsttus yang dtuju akbat padatnya jadwal nsttus tersebut akan kegatan-kegatannya serta proses pencaran dana yang berjalan agak terhambat.