Evaluasi Sistem InformasiPerpustakaan Politeknik Negeri Sriwijaya Menggunakan Framework Cobit

Transkripsi

1 Evaluasi Sistem IformasiPerpustakaa Politekik Negeri Sriwijaya Megguaka Framework Cobit Meidya Permata Putri Sistem Iformasi STMIK PalComTech Jl. Basuki Rahmat No. 05, Palembag 30129, Idoesia Abstrak Tujua peelitia ii adalah megetahui apakah sistem iformasi perpustakaa telah sesuai dega stadar COBIT 4.1. Peelitia ii dilakuka dega pedekata survey berupa pegukura Maturity level dega Framework COBIT sehigga bisa didapat posisi saat ii yag kemudia dapat diguaka utuk meetuka target yag igi dicapai. Hasil dari peelitia ii yaitu maturity leveldega megguaka Framework COBITpada DomaiPlaig/Orgaisatio(PO) berada pada level 2.54 yaitu Defie Process,Acquisitio ad Implemetatio(AI) berada pada level 2.55 yaitu Defie Process, Delivery/Support(DS) berada pada level yaitu Defie Process Moitorig Ad Evaluate(ME) berada pada level 2.54 yaitu Defie Process Kata Kuci Evaluasi, Framework Cobit, Maturity Level I. PENDAHULUAN Dewasa ii, peraa sistem iformasi di duia pedidika pergurua tiggi sudah mejadi tulag puggug operasioal kegiata sehari-hari.dalam perkembagaya, sistem ii membagu media komuikasi atara lembaga pedidika dega mahasiswa, pegajar dega lembaga pedidika pegajar dega mahasiswa.perpustakaa Politekik Negeri Sriwijaya merupaka suatu lembaga yag memafaatka tekologi iformasi, agar dapat memberika pelayaa yag prima kepada civitas Politekik Negeri Sriwijaya. Meskipu sudah membagu sistem iformasi perpustakaa dalam beberapa kasus, pemafaata sistem belum dirasaka optimal. Berbagai faktor yag meetuka tigkat pemafaatasystem yag berupa kadugaiformasi kemudaha akses yag serigkali belum sesuai dega keigia peggua. Evaluasi sistem meliputi evaluasi efektivitas sistem efesiesi sistem. Megacu pada kierja sistem secara tekis misalya kecepata akses data, waktu dowlie, itegritas data sejeisya, segka evaluasi efektifitas megukur sejauh maa sistem dapat memeuhi kebutuha orgaisasi. Evaluasi merupaka salah satu aspek petig yag diperluka utuk meetuka keberhasila implemetasi suatu sistem iformasi. Melalui evaluasi kita aka memperoleh iformasi megeai sejauh maa keberhasila pecapaia tujua sistem tersebut juga umpa balik utuk meigkatka kualitas sistem dimasa yag aka datag. Utuk mejaga agar sistemtersebut dapat diadalka dapat dipercaya, maka perlu iformasi perpustakaa utuk meghasilka iformasi yag releva, tepat waktu,akurat, legkap. Dalam melakuka evaluasi, diperluka sebuah stadar yag bisa membatu agar terjadi pegukura yag valid reliable. Dalam peelitia ii, stadar yag diguaka adalah Cobit 4.1 ( Cotrol Objectives For Iformatio ad Related Techology ). Cobit diracag agar dapat mejadi alat batu yag dapat memecahka permasalaha pada maajeme tekologi iformasi perpustakaadalam memahami megelola resiko serta keutuga atau kebaika yag berhubuga dega sumber daya iformasi. Dalam stadar cobit juga terdapat perhituga ilai Maturity Level yag mempersetasika tigkat keselarasa tujua tekologi iformasi tujua orgaisasi. Peelitia evaluasisistem iformasi maajeme koperasi Swadharma megguaka model maturity level pada Frameworkcobit perah dilakuka oleh Darwas (2010) utuk melihat gambara kodisi perusahaa saat ii di masa yag aka datag, diperoleh kesimpula bahwa pera sistem iformasi pada Koperasi Swadharma dalam skala maturity model adalah skala 3 (defied process). Hal ii meujukka bahwa belum aya stadar operasioal prosedur yag jelas utuk melaksaaka kegiata di ligkuga Koperasi Swadharma[1]. II. METODE PENELITIAN A. COBIT Cobit(Cotrol Objective for Iformatio ad related Techology) merupaka sekumpula dokumetasi padua utuk megimplemetasika IT Goverace, Frameworkyag membatu auditor, maajeme, peggua (user) utuk mejembatai pemisah (gap) atara risiko bisis, kebutuha kotrol, permasalahapermasalaha tekis. COBIT dikembagka oleh IT Goverace Istitute (ITGI) yag merupaka bagia dari Iformatio Systems Audit ad Cotrol Associatio (ISACA). 133 Copyright 2013 SESINDO COBIT sudah megalami evaluasi yag cukup pajag utuk semaki baik mejadi Framework yag bisa diguaka dalam meerapka Goverace of Eterprise IT[2]. Di jelaska Framework Cobit 4.1 pada Gambar 1 [3]. Coferece o Iformatio Techology, Iformatio System ad Electrical Egieerig 222

2 TABEL I. PENDEFINISIAN TAHAP FRAMEWORK COBIT NO Perecaaa Orgaisasi (Plaig ad Orgaizatio) 1 PO1 Medefiisika recaa Strategis TI 2 PO2 Medefiisika arsitektur Iformasi 3 PO3 Meetuka araha tekologi 4 PO4 Medifiisika proses TI, orgaisasi keterbutuhaya 5 PO6 Megkomuikasika tujua araha maajeme 6 PO7 Megelola sumber daya TI 7 PO8 Magelola kualitas 8 PO9 Meaksir megelola resiko TI Gambar 1. Framework Cobit 4.1 Peelitia ii megguaka framework Cobit 4.1dega domai Plaig ad Orgaisatio(PO), Acquisitio ad Implemetatio(AI), Delivery/Support(DS) Moitorig Ad Evaluate(ME). Tahapa pedefiisia domai yag diguaka dapat dilihat pada Tabel 1. Pegadaa Implemetasi (Acquisitio ad NO Implemetatio) 1 AI1 Megidetifikasika solusi otomatis 2 AI2 Memperoleh memelihara peragkat luak aplikasi 3 AI3 Memperoleh memelihara ifrastruktur tekologi 4 AI4 Memugkika operasioal pegguaa 5 AI5 Memeuhi sumber daya TI 6 AI6 Megelola perubaha 7 AI7 Istalasi akreditasi solusi beserta perubahaya NO Peyeraha Pedukug (Delivery ad Support) 1 DS1 Medefiisika megelola tigkat layaa 2 DS3 Megelola kierja kapasitas 3 DS4 Memastika layaa yag berkelajuta 4 DS5 Memastika keamaa sistem 5 DS7 Medidik melatih peggua 6 DS10 Megelola permasalaha 7 DS12 Megelola ligkuga fisik 8 DS13 Megelola operasi NO Pemataua (Moitorig Ad Evaluate) 1 ME1 Megawasi megevaluasi kierja TI Megawasi megevaluasi kotrol 2 ME2 iteral 3 ME4 Meyediaka Tata Kelola TI ii meliputi beberapa bagia proses tekologi iformasi yag perlu diilai secara teratur agar kualitas kelegkapaya berdasarka pada syarat kotrol. Coferece o Iformatio Techology, Iformatio System ad Electrical Egieerig 223

3 B. Maturity Level Maturity level dapat digambarka sebagai suatu sets of atomic statemet dimaa masig-masig deskripsi level of maturity berisi statemet-statemet atau peryataa yag dapat bemilai sesuai atau tidak sesuai, sebagia sesuai atau sebagia tidak sesuai. Descriptio of maturity level terdiri atas eam level (0 sampai 5) yag meggambarka tigkat kehadala aktivitas-aktivitas pegedalia sistem iformasi yag diragkum oleh ISACA dari kosesus berbagai pedapat ahli praktik-praktik terbaik di big tekologi iformasi yag bersifat geerik telah dijadika sebagai stadar iterasioal dapat dilihat pada tabel 2 [4]. TABEL II. LEVEL MATURITY LEVEL. Gambar 2. Keragka Pemikira Framework Cobit 4.1 Utuk mecapai tujua maajeme yag berhasil, tujua tersebut haruslah didukug oleh aktivitas pelaksaaa taggug jawab.berikut gambara keterkaita kompoe COBIT dega keragka pemikira dapat dilihat pada Gambar 3. PROSES ACTIVITY KPI/ KGI DOCUMENT EXCECUTION (Pelaksaaa) RESPONSIBILITY (Taggug Jawab) Gambar 3. keragka pemikira aktivitas Dari aktivitas pada Gambar 3 dapat dilihat proses keterhubuga dari aktivitas yag dilakuka berupa pelaksaaa taggug jawab dapat dilihat dega model hubuga dega maturity level. III. PEMBAHASAN A. Aalisa Data COBIT 4.1 Hasil perhitugailai tiap peryataa dikelompoka dalam tabulasi kuisioer, peryataa kemataga utuk tiaptiap proses tekologi iformasi tigkata secara umum legkap,dapat dilihat pada Tabel 3 berdasakahasil perhituga maturity level[5]. Tabel 3. Hasil perhituga maturity level pada tabel domai Plaig/Orgaisatio(PO), Acquisitio ad Implemetatio(AI),Delivery/Support(DS) Moitorig Ad Evaluate(ME). C. Keragka Berpikir Sistem Iformasi Pegaruh Evaluasi terhadap Sistem Iformasi merupaka pegedalia/pegawasa terhadap sistem iformasi (aplikasi) yag telah ada mejadi baha evaluasi/rekomedasi perbaika utuk efektifitas layaa,adapu Framework Cobit 4.1 pada peelitia ii dapat dilihat pada Gambar 2. PO1 No. Process COBIT Medefiisi ka recaa Strategis TI Kemataga Tigkat Kematag a PO2 Medefiisi ka Coferece o Iformatio Techology, Iformatio System ad Electrical Egieerig 224

4 arsitektur Iformasi pegguaa PO3 Meetuka araha tekologi AI5 Memeuhi sumber daya TI PO4 PO6 PO7 PO8 PO9 Medifiisik a proses TI, orgaisasi keterbutuha ya Megkomu ikasika tujua araha maajeme Megelola sumber daya TI Magelola kualitas Meaksir megelola resiko TI AI6 AI7 DS1 DS3 Megelola perubaha Istalasi akreditasi solusi beserta perubahay a Kemataga Medefiisi ka megelola tigkat layaa Megelola kierja kapasitas AI1 Kemataga Megidetifi kasika solusi otomatis 2.54 DS4 DS5 Memastika layaa yag berkelajuta Memastika keamaa sistem AI2 AI3 AI4 Memperoleh memelihara peragkat luak aplikasi Memperoleh memelihara ifrastruktur tekologi Memugki ka operasioal 2.62 DS7 DS10 DS12 DS13 Medidik melatih peggua Megelola permasalaha Megelola ligkuga fisik Megelola operasi 2.58 Coferece o Iformatio Techology, Iformatio System ad Electrical Egieerig 225

5 ME1 ME2 ME4 Kemataga Megawasi megevaluas i kierja TI Megawasi megevaluas i kotrol iteral Meyediaka Tata Kelola TI Kemataga Dapat dilihat proses IT COBIT utuk tiap-tiap proses tigkat kemataga rata-rata medekati ilai 3 Defied Process (sudah memiliki prosedur yag distadarka, terdokumetasi, dikomuikasika melalui pelatiha tetapi masih bergatug pada implemetasi idividu, apakah mau megikuti prosedur tersebut atau tidak)[6]. Bila dipetaka dalam grafik maka hasil tigkat kemataga pada UPT.Perpustakaa Negeri Sriwijaya, dapat di lihat pada Gambar 4 [7]. telah distadarisasika, dokumetasi, aya komuikasi melalui pelatiha atau pada saat pegelolaa masalah, tetapi pada level ii implemetasi masih bergatug pada karyawa, apakah mereka mau megikuti prosedur yag ada atau tidak. Prosedur yag telah dibuat tersebut bersifat tidak rumit, haya merupaka formalisasi kegiata yag telah berjala. Walaupu masih bayak hal yag harus diperbaiki oleh maajeme UPT. Perpustakaa Politekik Negeri Sriwijaya, utuk pelaksaaa IT Goverace. IV. KESIMPULAN DAN SARAN A. KESIMPULAN Berdasarka hasil pembahasa sebelumya dapat disimpulka: 1. UPT. Perpustakaa Politekik Negeri Sriwijaya Palembag berada pada maturity level skala 3 yaitu seluruh proses telah didokumetasika dikomuikasika, serta dilaksaaka berdasarka metode pegembaga sistem komputerisasi yag baik, amu belum ada proses evaluasi terhadap sistem tersebut yag telah diimplemetasika. 2. Sitem iformasi yag mecakup peetua perecaaa strategis, resiko, sumber daya tekologi iformasi, kierja berdasarka kebijaka peratura yag ada, utuk mecapai pegelolaa tekologi iformasi yag baik. B. SARAN Berdasarka kesimpula maka peeliti memberika sara sebagai berikut : 1. Dapat dilakuka perbaika melalui peelusura hasil pegukura maturity level yag meujukka proses-proses yag masih berada dibawah harapa. 2. Perlu dilakuka evaluasi secara periodik terhadap sistem iformasimiimal 3 tahu sekali utuk megatisipasi perubaha tekologi, sehigga mafaatya dapat dirasaka oleh peggua. 3. Hasil pegukura maturity level meujukka bahwa maajeme orgaisasi harus melakuka pegedalia secara meyeluruh. REFERENSI Gambar 4.Kemataga Sistem Iformasi Pada gambar 4 dapat di lihat bahwa tigkat kemataga utuk setiap proses COBIT masih labil atau aik turu. Tigkat kemataga proses COBIT medekati ilai 3 dalam skala COBIT Framework ii meujukka bahwa pelaksaaa sistem iformasi berjala cukup baik sudah berada pada suatu proses ke lebih baik. Aya prosedur yag [1] R. Darwas, "Evaluasi Pera Sistem Iformasi Maajeme Koperasi Swadharma dega Megguaka Model Maturity Level pada Keragka Kerja COBIT pada Domai Pla ad Orgaise," Program Magister, Sistem Iformasi Akutasi, Uiversitas Guadarma, Jakarta, [2] F. Adikara, "Implemetasi Tata Kelola Tekologi Iformasi Pergurua Tiggi Berdasarka COBIT 5 pada Laboratorium Rekayasa Peragkat Luak Uiversitas Esa Uggul," SESINDO 2013, [3] K. Brad ad H. Booe, IT Goverace based o CobiT 4.1-A Maagemet Guide: Va Hare, [4] A. Setiawa, "Pegaruh Kemataga, Kierja Perkembaga Tekologi Iformasi di Pergurua Tiggi Swasta Yogyakarta dega Model COBIT Framework," i Semiar Nasioal Iformatika (SEMNASIF), [5] A. S. Barkah ad M. Diaigrum, "Evaluasi Peerapa Sistem Iformasi Da Tekologi Iformasi Megguaka Cobit Framework Di Stmik Amikom Purwokerto," Pro Bisis, vol. 8, Coferece o Iformatio Techology, Iformatio System ad Electrical Egieerig 226

6 [6] A. P. Utomo ad N. Mariaa, "Aalisis Tata Kelola Tekologi Iformasi (It Goverace) pada Big Akademik dega Cobit Frame Work Studi Kasus pada Uiversitas Stikubak Semarag," Diamik-Jural Tekologi Iformasi, vol. 16, [7] B. Supradoo, "Tigkat Kemataga Tata Kelola Tekologi Iformasi (IT Goverace) Pada Layaa Dukuga Tekologi Iformasi (kasus: Pergurua Tiggi Swasta di Kota Semarag)," Sematik, vol. 1, Coferece o Iformatio Techology, Iformatio System ad Electrical Egieerig 227