PERENCANAAN STRATEGI SISTEM DAN TEKNOLOGI INFORMASI PADA PT. TAMBANG BATUBARA BUKIT ASAM (PERSERO) TBK

Transkripsi

1 PERENCANAAN STRATEGI SISTEM DAN TEKNOLOGI INFORMASI PADA PT. TAMBANG BATUBARA BUKIT ASAM (PERSERO) TBK Aledo Renaldy Perum Dan Mogot Arcadia Blok C8 No.28 Tangerang Banten, Indonesia Feby Nurcahyadi Pinang Griya Permai Ciledug Tangerang, Banten, Indonesia Febri Adi Yusra JL. Persatuan Amal Mulia 039 Jakarta Barat DKI Jakarta, Indonesia Taufik Hidayat (Dosen Pembimbing)

2 ABSTRACT The objective of this research is to create a strategic system planning and information technology to achieving transparency, effectiveness, efficiency and to optimize the use of technology in order to support the company's future business. The research method is using literature, interview and observation data search through the internet connections. All the data we received from the company, later on- we will analyze it to find the problem. After discovering the problem occurs, then we formulate the right solution. These results form it self is the application portfolio for company s future. Keywords: Strategic Planning and Information Technology Systems, Transparency, Effectiveness, Efficiency, Optimization ABSTRAK Tujuan penelitian skripsi ini adalah untuk membuat perencanaan strategi sistem dan teknologi informasi dalam mewujudkan transparansi, efektifitas dan efisiensi serta mengoptimalisasikan penggunaan teknologi dalam rangka menunjang proses bisnis perusahaan kedepannya. Adapun metode penelitian yang digunakan adalah studi pustaka, wawancara dan observasi pencarian data melalui internet. Data-data yang kami terima, nantinya kami analisa untuk menemukan permasalahan yang terjadi. Setelah menemukan permasalahan yang terjadi, barulah kami merumuskan solusi yang tepat. Hasil tersebut berupa portfolio aplikasi untuk masa kedepannya. Kata Kunci : Perencanaan Strategi Sistem dan Teknologi Informasi, Transparasi, Efektifitas, Efisiensi, Optimalisasi

3 PENDAHULUAN Berkembang pesatnya ilmu pengetahuan dan teknologi sangat medukung dan membantu individu maupun organisasi dalam menjalankan aktifitas pekerjaannya, SI/TI membawa suatu perubahan besar bagi perusahaan karena mampu mengatasi berbagai masalah yang dihadapi seiring semakin kompetitifnya persaingan bisnis. Sejarah pertambangan batubara di Tanjung Enim dimuali sejak zaman Kolonial Belanda tahun 1919 dengan mengunakan metode penambangan terbuka (open pit mining) diwilayah operasi pertama, yaitu di Tambang Air Laya. Selanjutnya mulai 1923 beroperasi dengan metode penambangan bawah tanah (underground maining) hingga 1940 sedangkan produksi untuk kepentingan komersial dimulai pada Seiring dengan berakhirnya kekuasaan kolonial Belanda di tanah air, para karyawan Indonesia berjuang menuntut perubahan status tambang menjadi pertambangan nasional. Pada 1950, pemerintah RI kemudian mengesahkan pembentukan Perusahaan Negara Tambang Arang Bukit Asam (PN TABA). Pada 1981,PN TABA kemudian berubah status menjadi Perseroan Terbatas dengan nama PT. Tambang Batubara Bukit Asam (Persero), yang selanjunya disebut Perseroan. Dalam rangka meningkatkan pengembangan industri batubara di Indonesia, pada 1990 Pemerintah menetapkan penggabungan Perum Tambang Batubara dengan Perseroan. Sesuai dengan program pengembangan ketahan energi Nasional, pada 1993 Pemerintah menugaskan Perseroan untuk mengembangkan usaha briket batubara. Pada 23 Desember 2002, Perseroan mencatatkan diri sebagai Perusahaan Publik di Bursa Efek Indonesia dengan kode PTBA Peran sistem dan teknologi informasi yang palig besar pada PN. PTBA adalah menghubungkan antara kantor pusat dengan kantor cabang yang tersebar. Selain itu, sistem dan teknologi juga membantu dalam mengolah data menjadi informasi yang kemudian disusun menjadi laporan-laporan. Dan berbagai peran lainnya. Beberapa permasalahan yang diketahui terjadi pada PT. Bukit Asam adalah terjadinya ketidaktransparanan pada proses bisnis pengadaan barang yang memungkinkan terjadinya penyalahgunaan pada penentuan pemenang tender. Selain itu kurangnya efektifitas dalam fungsi bisnis di setiap divisi yang terlibat.

4 METODE PENELITIAN Metodologi yang digunakan pada penelitian ini yaitu : 1. Studi Pustaka Studi pustaka dilakukan dengan menggunakan beberapa sumber yang ada seperti: artikel dan buku. Studi Literatur ini berguna untuk mengetahui landasan teori serta pengetahuan dan informasi mengenai lingkungan internal dan eksternal. 2. Metode Pengumpulan Data Teknik yang dilakukan yaitu : a) Wawancara Teknik wawancara dilakukan dengan melakukan tanya jawab secara langsung kepada pihak-pihak yang terlibat untuk memperoleh informasi strategis mengenai PT. Bukit Asam. b) Observasi Teknik observasi dilakukan dengan mengamati situasi dan kondisi secara langsung pada PT. Bukit Asam. Teknik ini dilakukan agar dapat mengetahui proses bisnis yang sedang berjalan dan informasi yang diperlukan serta SI/TI yang sedang dipakai oleh perusahaan. c) Pencarian informasi melalui media internet Mencari perkembangan dunia bisnis dan SI/TI yang digunakan dalam melengkapi penulisan skripsi. 3. Metode Analisis Metode analisis dan perancangan yang di gunakan dalam penulisan laporan skripsi ini adalah sebagai berikut : Analisis Enterprise Architecture dalam buku An Introduction to Enterprise Architecture menurut Scott A. Bernard, 2005.

5 HASIL DAN BAHASAN Berdasarkan analisis yang dilakukan dalam mengidentifikasi lingkungan SI/TI di dalam perusahaan, di dapatkan bahwa aplikasi yang telah ada di dalam perusahaan harus mampu untuk dikembangkan dengan lebih baik agar dapat mendukung proses bisnis perusahaan dengan lebih maksimal serta penambahan aplikasi yang mampu mengoptimalkan kinerja perusahaan. Perkembangan aplikasi diharapkan agar lebih user friendly dan real time sehingga dapat memberikan dampak yang baik dalam penggunaannya untuk meningkatkan kinerja operasional ditiap divisi dalam perusahaan. Berikut adalah aplikasi yang dapat menunjang kinerja perusahaan agar lebih maksimal : Integrated Transaction Process System Mengintegrasikan seluruh sistem yang ada didalam proses bisnis pengadaan barang. Sistem ini dibutuhkan dalam setiap bagian yang terlibat dalam proses bisnis pengadaan sehingga kinerja bisnis dapat ditingkatkan. Web-Site Web-site ini digunakan dalam perusahaan untuk mengenalkan dan memasarkan produk. Supply Chain Management Sistem ini berguna bagi perusahaan untuk meningkatkan kinerja jangka panjang perusahaan dan pasokan rantai secara keseluruhan. Sehingga dapat disimpulkan bahwa proses peningkatan strategi SI/TI perusahaan harus memaksimalkan pemanfaatan aplikasi yang telah ada secara lebih maksimal dan penambahan aplikasi yang menunjang kinerja perusahaan, dan untuk usulan Strategi SI/TI penulis mengusulkan beberapa usulan yang mencakup : 1. Update Stategic Goal and Initiative 2. Improved Product and Service 3. Enchaced Data and Information Flow 4. Integrated Data and Information 5. Optimized Networks and Insfratructure 6. Security 7. Standards 8. Workface Pengukuran Kinerja Pengadaan Barang Pengukuran kinerja merupakan suatu hal penting bagi sebuah unit bisnis. Ini dikarenakan pengukuran kinerja dapat digunakan untuk menilai keberhasilan suatu Perusahaan. Selama ini pengukuran kinerja yang sering digunakan hanya mengukur kinerja keuangan, tidak dapat mengambarkan kinerja proses bisnis secara keseluruan. Pengukuran kinerja keuangan hanya

6 menilai kinerja untuk jangka pendek dan tidak memperhitungkan harta-harta tak nampak yang dimiliki PT.Bukit Asam. Dengan adanya kekurangan tersebut, maka diciptakan suatu metode pengukuran kinerja yang mempertimbangkan aspek keuangan dan non-keuangan. Pengukuran Kinerja dalam proses bisnis pengadaan barang dapat dirumuskan di dalam tabel sebagai berikut: Tabel Pengukuran Kinerja Pengadaan Barang PT. Bukit Asam Perspektif Tujuan Strategi Ukuran Srategi(KPI) Bobot Target Actual Score Inisiatif/ program/kebijakan Keuangan Pemasok Bisnis Internal Inovasi dan pertumbuh an Meningkatkan efisiensi pembelian Meningkatkan kepercayaan supplier Meningkatkan hubungan baik dengan supplier Mengintregasi proses bisnis Meminimalisir kesalahan Memaksimalka n penggunaan SI/TI Meningkatkan Kinerja SI/TI Efisiensi pembelian Jumlah supplier rekanan Kecepatan waktu yang dibutuhkan untuk setiap transaksi Proses bisnis berjalan dengan lancar Kuantitas teknologi Kualitas Teknologi 25% 80% Mengurangi pemborosan hal hal yang tidak perlu Memaksimalkan proses bisnis Melakukan Pembelian yang sesuai dengan kebutuhan 20% 80% Meningkatkan kerja samadengan pemasok 15% 10% 15% 15% Total 100% 100% 90% 100% 100% Menjaga loyalitas Menggunakan SI/TI dengan maksimal Mempercepat proses transaksi Menambah penggunaan SI/TI pada perusahaan Merubah Kinerja SI/TI menjadi lebih baik

7 Penjelasan Pengukuran Kinerja pada PT. Bukit Asam : Perspektif Financial Financial merupakan bagian penting bagi perusahaan dimana perusahaan dapat melihat apakah perusahaan tersebut makin maju atau tidak. PT.Bukit Asam memiliki financial objective yaitu, meningkatkan efisiensi pembelian barang, sehingga barang yang dibeli benar-benar sesuai dengan kebutuhan. Perspektif Pemasok Meningkatkan hubungan baik dengan pemasok dan meningkatkan rasa kepercayaan pemasok terhadap perusahaan dapat dilakukan dengan meningkatkan loyalitas dan meningkatkan kerjasama dengan pemasok, sehingga dapat menambah kepercayaan pemasok terhadap perusahaan. Perspektif Proses Bisnis Internal Proses bisnis internal menjadi kunci bagaimana perusahaan dapat memaksimalkan proses bisnis yang ada dalam perusahaan. Proses bisnis internal perusahaan dapat ditingkatkan dengan cara mengintegrasikan seluruh sistem di tiap divisi yang terlibat didalam proses bisnis pengadaan barang, sehingga kesalahan dapat diminimalisir. Perspektif Learning and Growth Proses pembelajaran dan pertumbuhan di dalam perusahaan juga sanggat penting untuk di perhatikan. Perusahaan harus dapat mengikuti teknologi yang sedang berkembang. Salah satu cara nya dengan memaksimalkan dukungan SI/TI di dalam perusahaan dan meningkatkan kinerja SI/TI menjadi lebih baik. Rekomendasi Jadwal Pelaksanaan EA Program Berikut ini merupakan tabel rencana implementasi strategi bisnis SI, strategi management SI/TI, dan strategi TI yang kami usulkan dalam kurun waktu 2 tahun: Tabel Rekomendasi Jadwal Implementasi Timeline Funsi Area Aplikasi SDM Development Q Q Q Q Q Q 3 IT Development - I ntegrated - Syste m Analyst

8 Channel Development Promotion Business Process Development TPS - Progra mmer - Databa se Administrator - Netwo rk Administrator - Traine r - e /SCM - W ebsite - I ntegrated TPS - Syste m Analyst - Web Design & Web Programmer - Progra mmer - Databa se Administrator Tabel Rekomendasi Jadwal Training, Maintenance dan Monitoring Timeline Funsi Area Aplikasi Penjadwalan Q Q Q Q Q Q 3 IT Development Channel Development Promotion Business Process Development - I ntegrated TPS - e /SCM - W ebsite - I ntegrated TPS - Traini ng - Mainte nance - Monit oring - Traini ng - Mainte nance - Monit oring - Traini ng - Mainte nance - Monit oring

9 Tabel Rekomendasi Estimasi Biaya Project Integrated TPS Lama waktu (year) 1 tahun 4 bulan Total Harga (dlm 1jt) Timeline 2014 (dlm 1jt) 2015 (dlm 1jt) Q1 Q2 Q3 Q1 Q2 Q e/scm 1 tahun Website 8 bulan Total 55 SIMPULAN DAN SARAN Simpulan Berdasarkan hasil analisis perancangan strategi sistem dan teknologi informasi pada PT. Bukit Asam, maka dapat ditarik kesimpulan sebagai berikut : 1. PT. Bukit Asam perlu memiliki sistem informasi terintegrasi yang didukung oleh infrastuktur yang baik. Sehingga dengan adanya aplikasi tersebut dapat mencapai strategi dan tujuan perusahaan. Saran Agar sistem dapat mencapai kinerja yang lebih baik dan teknologi dapat dimanfaatkan dengan maksimal, maka ada beberapa saran antara lain : 1. Menggunakan Sistem Keamanan yang optimal (Anti-Virus dan Firewall) agar dapat menghindari penyalahgunaan oleh pihak-pihak yang tidak bertanggung jawab. 2. Memberikan standar kualifikasi personal SI/TI yang berkualitas dan bertanggung jawab sesuai dengan kebutuhan perusahaan.

10 REFERENSI Bernard, Scott A (2005). An Introduction to Enterprise Archtecture 2nd Edition. International Edition, Bloomington, IN, USA. Robson, Wendy. (1997). Strategic management and information systems : an integrated approach. 2nd edition. Financial Times. Hunger & Wheelen (2004), Strategic Management and Business Policy. New Jersey : Pearson Prentice Hall. O'brien, James A. (2005). Introduction to Information Sistem. (12th) edition. Mcgraw hill, Higher Education, New York. McLeod, Raymond Jr. (2001). Sistem Informasi Manajemen. Jilid 1. Terjemahan Hendra Teguh PT. Prenhallindo, Jakarta. McLeod, Raymond Jr. (2004). Sistem Informasi Manajemen. Edisi 8. Indeks, Jakarta. O Brien, James A., Marakas, George M. (2006). Management Information Systems. 7 th edition. McGraw Hill. New York. Ward, John, Peppard, Joe. (2002). Strategic Planing for Information Sistem. Third Edition. John Wiley & Sons, Buffin Lane, Chichester. Rangkuti, Freddy. (2006). Analisis SWOT Teknik Membedah Kasus Bisnis. PT. Gramedia Pustaka Utama, Jakarta. Porter, M, E (1998). Competitive Strategy. The Free Press A Division of Macmillan, Inc, New York. Porter, Michael E. (1993). Competitive Advantage: Creating and Sustaining Superior Performance. 2 nd edition. Gelora Aksara Pratama, Jakarta. Marakas, George M. & O Brien, James A. (2008). Management Information Systems, 8 th Edition. New York : McGraw-Hill Companies, Inc. Kumar, Anil & Palvia, Prashant (2001). "Key data management issues in a global executive information system", Industrial Management & Data Systems, Vol. 101 Iss: 4

11 RIWAYAT PENULIS Aledo Renaldy lahir di kota Bontang pada tanggal 27 Juni Penulis menamatkan pendidikan S1 di Universitas Bina Nusantara dalam bidang ilmu Komputer jurusan Sistem Informasi pada tahun Feby Nurcahyadi lahir di kota Tanjung Enim pada tanggal 19 Februari Penulis menamatkan pendidikan S1 di Universitas Bina Nusantara dalam bidang ilmu Komputer jurusan Sistem Informasi pada tahun Febri Adi Yusra lahir di kota Jakarta pada tanggal 1 Februari Penulis menamatkan pendidikan S1 di Universitas Bina Nusantara dalam bidang ilmu Komputer jurusan Sistem Informasi pada tahun 2013.