BAB I PENDAHULUAN. mencakup tiga aspek pengembangan yaitu: tata kelola, sistem aplikasi, dan

Transkripsi

1 BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belaka ng Departemen Keuangan telah mulai menyusun strategi pengembangan teknologi informasi dan komunikasi di lingkungan Departemen Keuangan yang mencakup tiga aspek pengembangan yaitu: tata kelola, sistem aplikasi, dan infrastruktur teknologi informasi dan komunikasi. Dalam aspek tata kelola, pada tahun 2005 dokumen cetak biru pengembangan teknologi informasi dan komunikasidepartemen Keuangan yang terintegrasi telah disusun dengan tema "Optimalisasi Pemanfaatan Information and Comunication Technology (ICT) di Departemen Keuangan". Dalam aspek sistem aplikasi, beber apa unit eselon-i telah m ulai merencanakan pengembangan sistem aplikasi yang terintegrasi, seperti Sistem Perben daharaan dan Anggaran Negara ( SPAN) di Departem en Keuangan. Sistem Perbendaharaan dan Anggaran Negara (SPAN) merupakan sistem pengelolaan keuangan Negara yan g terintegrasi berbasis IT yang salin g keterkaitan infrastruktur, aplikasi, service desk dan security awareness. DJA sebagai salah satu unit eselon 1 Kementrian Keuangan sedang mengembangkan sistem anggaran dengan nama SPAN. SPAN (Sistem Perbendaharaan dan Anggaran Negara) yaitu sistem pengelolaan keuangan Negar a yan g terintegrasi ber basis IT. Pengem bangan SPAN ini dilakuk an oleh team terpadu yang meliputi Ditjen Perbendaharaan, Ditjen Anggaran dan 1

2 Pusintek. SPAN bertujuan untuk menyatukan seluruh operasional penganggaran dan per ben dah araan Negara dalam sat u sistem. Dalam implementasi SP AN (Sistem Perbendaharaan dan Anggaran Negara) ini sistem yang sedang dikembangkan berbasis ERP System (Enterprise Resource Planning). Direktorat Jenderal Anggaran memahami kebutuhan ERP tersebut untuk meningkatkan pelayanannya kepada masyarakat, terutama kaitannya dalam penyusunan anggaran. Untuk itulah sistem yang sedang dibangun ini diharapkan dapat memberikan informasi yang terintegrasi, efektif dan effisien. Kesuksesan proyek juga tergantung dari jaminan mut u dari proyek tersebut yang berdampak kepada sistem yang dibangun mempunyai kualitas yang baik, untuk itulah Quality Assu rance m em punyai peranan dalam im plementasi dim ana QA akan memberikan suatu jaminan mutu dari manajemen perusahaan yang memadai bahwa produk atau jasa dapat memenuhi suat u persyaratan tertentu sehingga dapat berfungsi sesuai dengan yang diinginkan serta dapat digunakan dan disamping itu pelaksanaan proy ek dapat ber jalan efektif sesuai dengan yan g direncanakan. Hal ini sangatlah penting dilakukan oleh DJA dalam mengimplementasikan SPAN, dimana kendala yang dihadapi bahwa Project Timeline mengalami beberapa perubah an dan kem un duran untuk p elak san aan Go Live, seperti p ada gam bar ber ikut : 2

3 Gambar 1.1 SPAN High Level Schedule 2011 Sumber : Material RPPN Gambar 1.2 SPAN Schedule 2012 Custom W eb Sumber : Material RPPN Kualitas m em punyai bagian terpenting dalam rencana bisnis, ketika suatu organisasi mempunyai kualitas yang baik, maka produk atau jasa yang dihasilkan dapat digunakan untuk jangka panjang dan mem ber ikan kepuasan terhadap penggunanya. Sayangnya dalam SPAN ini terjadi ham batan untuk menjalankan

4 kualitas baik dari sistem ataupun manajemen, seperti yang telah dijelaskan di atas telah terjadi kemunduran dalam implementasi SPAN, dokumentasi yang tidak detail, pelaksanaan Unit Test, Integration Test dan bahkan UAT SPAN itu mengalami beberapa kali kem unduran, padahal dalam pelaksanaan test ini menjadi ujun g tombak dar i proses masukny a tahapan Go Live. Aplikasi mengalami beberapa kali perubahan dan terjadi proses yang berulang-ulang baik dari requirement, pembangunan sistem, bahkan proses-proses dalam melakukan solusi dari permasalahan sistem yang dibangun. Selain it u ketidak percayaan user terhadap aplikasi SPAN ini yang anggap tidak m am pu unt uk m enggantikan proses Peny usun an An ggaran Pen dap atan dan Belanja Negara (APBN) merupakan aplikasi yang kurang handal hal ini kem un gkinan disebabkan adanya ketidak pahaman dev eloper dalam memaham i bisnis proses sehin gga dalam pem ban gunan tidak sesuai den gan bisnis pro ses dan kebutuhan user. Dan disamping itu kecintaan pengguna dengan excel tidak dapat dilepaskan. Hal ini dapat dilihat dari data hasil pelaksanaan unit test yang dilakukan beberapa kali dan mengalami banyak sekali defect (cacat) dalam aplikasi SPAN tersebut terkait dengan kepuasan pengguna. Adanya keterlambatan dalam memberikan informasi baik dari pengguna kepada IT dep artemen selak u key user ataupun dengan pembangun sistem, sehingga seringkali terjadi penyampaian informasi yang tidak akurat. Perubah an schedule project mempunyai dampak pada kelan gsun gan proyek dalam implementasi SPAN. Tercatat kemunduran-kemunduran yang terjadi disebabkan karena aplikasi tersebut mengalami beberapa kemunduran dalam pelaksanaan test. Dalam aplikasi yang dibangun tersebut seringkali pengguna 4

5 merasakan dalam ham batan dalam menjalankan setiap proses dalam melak ukan exercisedalam menjalankan aplikasi tersebut. Disamping itu mundurnya schedule dimana target Go Live selalu mengalami kemunduran, seringkali juga terjadi dari sisi Project Managem entyang sering terjadi adalah kendala dalam berkomunikasi disemua lini, yang berdampak kepada informasi yang disampaikan atau yang dimaksud sering tidak sampai. Berikut adalah gambaran keterlam batan dari schedule yang telah direncanakan : Gambar 1.3 Kemunduran Proyek 1.2 Profile Perusahaan Direktorat Jenderal Anggaran adalah salah satu unit eselon I yang melaksanakan sebagian f ungsi dari Kementerian Keuangan. Sentra dari p eran Direktorat Jen deral An ggaran tersebut terletak pada tugasnya untuk m er umuskan serta m elak sanakan kebijakan dan stan dar disasi teknis di bidang pen gan ggaran. Sesuai dengan Rencana Pembangunan Jangka Menengah (RPJM), kebijakan di bidang fiskal diarahkan pada keseim bangan antara peningkatan alokasi anggaran dengan upaya untuk memantapkan kesinam bungan fiskal melalui pengingkatan penerimaan negara dan efisiensi belanja negara, serta dengan tetap mengupayakan penurunan defisit anggaran. Berikut adalah struktur organisasi Direktorat Jenderal 5

6 Anggaran (DJA). Gambar 1.4 Struktur Organisasi Direktorat Jenderal Anggaran (DJA) Sumber : Tuga Pokok Sesuai den gan Perat uran Menteri Keuangan, DJA mempunyai t ugas merum uskan serta m elak sanakan kebijakan dan stan dar disasi teknis di bidan g penganggaran sesuai dengan kebijakan yang ditetapkan oleh Menteri Keuangan, dan ber dasarkan perat uran perun dan gun dan gan y ang berlak u.sedan gkan untuk fun gsi sebagai ber ikut: 1. Perumusan kebijakan dibidang penganggaran 2. Pelaksanaan kebijakan di bidang penganggaran 3. Penyusunan norma, standard, prosedur dan kriteria di bidan g penganggaran 4. Pem berian bimbin gan teknis dan evaluasi di bidang pen gan ggaran Pelaksanaan administrasi Direktorat Jenderal Anggaran 6

7 1.2.2 Visi Dalam mengem ban t ugas dan fungsi. Direktorat Jenderal Anggaran mempunyai Visi sebagai berik ut: Menjadi pengelo la an ggaran Negara yan g professiona l, kredibel, transp aran dan ak untabel Misi Untuk m ewujudkan visi ter sebut, Direktorat Jenderal An ggaran (DJA) mempunyai Misi sebagai berik ut : 1. Mewujudkan perencanaan kebijakan APBN yang sehat, kredibel dan berkelanjutan 2. Mewujudkan pen geluaran Negara dan pengamanan keuan gan Negar a yan g ef ektif dan efisien 3. Mewujudkan penerimaan Negara bukan pajak yan g optimal dengan tetap menjaga pelayanan kepada masyarakat. 4. Mewujudkan norma dan sistem penganggarn yang kredibel, transparan dan akuntabel. Mewujudkan sumber daya manusia yang profesiional dan sumber daya lainnya yang berkualitas, efektif dan efisien. 7

8 1.3 Profile Sistem Perbendaharaan dan Anggaran Negara (SPAN) SPAN adalah pro gram transform asi ber skala besar y ang m enempatkan Direktorat Jenderal Perbendaharaan, Direktorat Jenderal Anggaran dan P usat Sistem Informasi dan Teknologi Keuangan sebagai Leading Institutions, meliputi pembangunan sistem perbendaharaan dan anggaran negara,serta didukung oleh sistem inform asi yang modern, baik yang terkait den gan sof t ware maupun hard ware. SPANm elibatkan dan m engh ubungk an sistem informasi perben dahar aan dan anggaran di beber apa eselon I di Kementerian Keuan gan, lima kementerian/lembaga di pusat, DPR, seluruh KPPN, dan institusi pemerintah lainnya yang ditetapkan. Pengembangan SPAN berfokus pada penyempurnaan Proses Bisnis, pemanfaatan Teknologi Informasi yang terintegrasi dan Manajemen Perubah an. Untuk reformasi sistem manajemen keuangan meliputi kegiatan-kegiatan yang akan dilakukan terkait dengan Direktorat Jenderal Anggaran (DJA) dari sisi persiapan anggaran (Budget Preparation) dan Direktorat Jender al Per ben dahar aan (DJPB) dari sisi pelaksanaan anggaran dan pertanggungjawaban akuntansi (Budget Execution and Responsibility Accounting). SPAN menjadi program transformasi berskala besar di bidang keuangan negara yang bertujuan meningkatkan efisiensi, efektivitas, akuntabilitas dan transparansi dalam pengelolaan anggaran dan perbendaharaan negara melalui penyempurnaan proses bisnis dan pemanfaatan teknologi informasi yang terintegrasi. 8

9 SPAN akan menyempurnakan pengelolaan keuangan negara melalui integrasi sistem manajemen keuangan negara, penerapan akuntansi akrual, penyatuan database pengelolaan keuan gan negar a, dan kem udahan akses bagi pengguna. SP AN akan meningkatkan efektivitas, efisiensi, akuntabilitas, dan transparansi dalam pengelolaan keuangan negara. Gambar 1.5 Lingkup SPAN Sumber : Direktorat Jenderal Anggaran (DJA) merupakan salah satu unit eselon I dari Kementrian Keuangan RI, yang tugasnya adalah melaksanakan sebagian fungsi dar i Kementrian Keuan gan untuk merum usk an dan m enjalankan k ebijakan dibidang penganggaran yang sesuai dengan Rencana Pembangunan Jangka menengah (RPJM). Direktorat Jenderal Anggaran memahami kebutuhan ERP tersebut untuk meningkatkan pelayanannya kepada masyarakat, terutama kaitannya dalam penyusunan an ggaran. Untuk itulah system yan g sedan g diban gun in i diharapkan dapat memberikan informasi yang terintegrasi, efektif dan effisien. 9

10 1.3.1 Tujuan SPAN Program reformasi SPAN dilaksanakan melalui tiga komponen utama yaitu: reformasi proses bisnis, reformasi sistem teknologi informasi, dan tata kelola perubahan. Reformasi Proses Bisnis dikembangkan melalui beberapa modul yaitu perencanaan anggaran (Budget Preparation), Manajemen DIPA (Management of Spending Au thority), Manajemen Komitmen (Comm itment Managem ent), Manajemen Pembayaran (Payment Management), Manajemen Kas (Cash Management), Akuntansi (General Ledger and Chart of Account), dan Pelaporan (Reporting). Tujuan dilaksanakan Program Reformasi Sistem Perbendaharaan dan Anggaran Negara sesuai dengan PMK Nomor 276 tahun 2008, adalah : Mengendalikan Anggaran Negara, asset, dan kewajiban Pemerintah Pusat Menyediakan informasi yang komprehensif, dapat dipercaya Tersedianya sistem pelaporan manajerial tentang tentang operasi keuangan pemerintah yang komprehensif, dapat diandalkan dan realtime Terwujudnya tahapan transisi penerapan sistem akuntansi dari berbasis k as ke ber basis akr ual Terlaksananya pelayanan kepada publik yang lebih efisien. Dengan adanya kejelasan tujuan, sasaran dan manfaat dari pelaksanaan reformasi pengelolaan keuangan Negara melalui SPAN, diharapkan program SPAN men ghasilk an outp ut ber upa sistem pen gelolaan keuan gan Negara yan g 10

11 profesional, transparan, dan akuntabel sebagaimana amanat Undang-Undang Keuan gan Negara Visi dan Misi SPAN Visi SP AN adalah Terwujudnya pengelolaan dan pertanggungjawaban keuangan Negara yang transparan dan akuntabel, aman dan mudah diterapkan dengan dukungan sistem informasi manajemen keuangan yang terintegrasi. Untuk mewujudk an visi tersebut, SPAN mempunyai Misi. Misi SPAN adalah sebagai ber ikut : 1. Mengembangkan proses bisnis secara berkelanjutan dengan mendasarkan pada praktek penyelenggaraan yang sesuai dan terbaik.system yang aman, akurat dan handal. 2. Menerapkan paket solusi yan g terintegrasi untuk m en duk ung sy stem yang am an, ak urat dan han dal. 3. Memastikan diterimanya perubahan oleh pemangku kepentingan dan memberikan solusi lengkap terhadap dampak perubahan Lingkup Pekerjaan Implementasi SPAN Dalam implementasi SPAN lingkup pekerjaan mencakup semua fungsi dari penyusunan an ggaran dalam hal ini ap likasi SPAN y ang terdapat di Direktorat Jen der al Anggaran ter diri dari Custom Web dan Hyperion.Custom Web merupakan aplikasi anggaran unt uk semua Kementrian Lembaga yang meliputi dar i kegiatan upload data, dipa approval, download ADK, report, sedan gkan Hyperion untuk Penyusunan Anggaran dan Pendapatan Belanja Negara (PAPBN). 11

12 1.4 P erum usan Ma salah Melihat latar belakang dan beragamnya permasalahan dalam implementasi SPAN tersebut di atas,dan dilihat dari sisi kualitasnya baik dari sistem maupun manajemen terdapat permasalahan yang dihadapidalam implementasi SPAN: 1. Adanya ketidakpuasan pengguna terhadap aplikasi SPAN yang diban gun. 2. Terjadi kemunduran yang menyebabkanketerlambatan dalam Implementasi SPAN (Im plementasi tidak tepat waktu). 1.5 Tuj uan Ada beberapa t ujuan dari penulisan tesis ini, yaitu : Untuk Mengetahui sistem tersebut apakah sudah memenuhi ekspektasi penggun a atau tidak. Untuk Men gevaluasi pro ses yan g dilak ukan dalam im plem entasi ter sebut sudah sesuai dengan m etodolo gi implem entasi ( Best Practice). 1.6 Manfaat Manfaat yang diperoleh dari penulisan tesis ini, adalah : Untuk m emberikan m asukan dalam mengatasi k enapa terjadi ketidakp uasan pen gguna terhadap sistem yan g sedan g diban gun. Untuk manyajikan dan menguraikan permasalahan serta mengidentifikasi permasalahan, terutama mencari penyebab keterlambatan implementasi SPAN dalam penyusunan anggaran, sehingga solusi yang diberikan penulis dapat mempercepat proses serta meningkatkan efisiensi dalam penyusunan anggaran sehingga aplikasi SPAN dapat digunakan. 12

13 1.7 Ruang Lingkup Ruang lingkup dari penulisan ini Pelaksanaan tesis dilakukan di Direktorat Jenderal Anggaran (DJA) Untuk membahas penyebab keterlambatan implementasi SPAN, yang dilihat dari sisi kualitas dan mutu pelaksanaan implementasi SPAN, baik kualitas sistem ataupun manajemen proyek. 13