ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM PELAYANAN KONSUMEN BERBASIS MULTIMEDIA PADA PT.SMARTINDO SINAR MULIA YOGYAKARTA. Naskah Publikasi

Transkripsi

1 ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM PELAYANAN KONSUMEN BERBASIS MULTIMEDIA PADA PT.SMARTINDO SINAR MULIA YOGYAKARTA Naskah Publikasi Disusun oleh Muhammad Reza kepada SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA 2011

2 i

3 ANALYSIS AND DESIGN OF MULTIMEDIA BASED CUSTOMER SERVICE SYSTEM IN PT.SMARTINDO SINAR MULIA YOGYAKARTA ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM PELAYANAN KONSUMEN BERBASIS MULTIMEDIA PADA PT.SMARTINDO SINAR MULIA YOGYAKARTA Muhammad Reza Jurusan Sistem Informasi STMIK AMIKOM YOGYAKARTA ABSTRACT During this process in the delivery of promotional information objects and the location of the customer data collection activities of the tour at the PT. Sinar Mulia Smartindo Yogyakarta done manually and the information is fragmentary data in the form of brochures and notebooks, making it less constraint factor supporting detailed information about the location of the tour will be promoted to local and foreign tourists. In addition, consumers are not flexible in choosing the information about anything they want. While on the other hand the results of multimedia-based customer service information can be used by PT. Sinar Mulia Smartindo Yogyakarta as one form of service improvement, which effectiveness and time required to inform the activities of the tour to the customer does not require a relatively long time as the manual method that has been implemented by PT. Sinar Mulia Smartindo Yogyakarta. Need to develop an interactive software so that information can be expected for server in the form of the running application can be more absorbed by the user or users of information,, so that consumers can picture a more real and complete and accurate information. ii

4 1. Pendahuluan PT. Smartindo Sinar Mulia Yogyakarta adalah perusahaan yang bergerak dalam bidang pelayanan jasa, antara lain airlines ticketing, tour package, hotel voucher, MICE (Meeting, Incentive, Convention, Exhibition), sewa bus dan mobil yang berada di Yogyakarta. Seiring dengan perkembangan usaha, paket tour yang mempunyai kontribusi 40% terhadap omset perusahaan juga semakin meningkat. Selama ini proses dalam penyampaian informasi promosi obyek-obyek lokasi dan pendataan pelanggan kegiatan tour pada PT. Smartindo Sinar Mulia Yogyakarta dilakukan secara manual dan terpisah-pisah data informasinya yaitu berupa brosur dan buku tulis, menjadikan faktor kendala yang kurang mendukung informasi secara detail mengenai lokasi kegiatan tour yang akan di promosikan kepada para wisatawan lokal maupun mancanegara. Selain itu juga para konsumen tidak leluasa dalam memilih informasi-informasi tentang apa saja yang diinginkan. Sedangkan disisi lain hasil informasi pelayanan konsumen berbasis multimedia ini dapat digunakan oleh PT. Smartindo Sinar Mulia Yogyakarta sebagai salah satu bentuk peningkatan pelayanan, yang mana efektifitas dan waktu yang diperlukan untuk menginformasikan kegiatan tour kepada konsumen tidak memerlukan waktu yang relatif lama sebagaimana cara manual yang selama ini diterapkan oleh PT. Smartindo Sinar Mulia Yogyakarta. Perlu dikembangkan perangkat lunak yang interaktif sehingga diharapkan agar informasi tersebut dapat tersajikan dalam bentuk aplikasi yang dijalankan dapat lebih diserap oleh pemakai atau pengguna informasi, sehingga para konsumen dapat gambaran yang lebih nyata dan informasi yang lengkap dan akurat. Informasi tentang kegiatan tour pada PT. Smartindo Sinar Mulia Yogyakarta akan sangat menarik apabila ditampilkan dalam bentuk teks, gambar diam (foto) dan gambar bergerak (animasi) audio, sehingga dapat mempermudah dalam penyajian informasi yang dapat disesuaikan permintaan konsumen dan kualitas pelayanan perusahaan juga semakin meningkat. 2. Landasaran Teori 2.1. Konsep Dasar Multimedia Multimedia adalah pemanfaatan komputer untuk membuat dan menggambar teks, grafik, audio, gambar gerak (video animasi) dengan menggabungkan link dan 3

5 tool yang memungkinkan pemakai melakukan navigasi, berinteraksi dan berkomunikasi. 2.2 Siklus Pengembangan Multimedia Menurut Raymond McLeod. Jr ada beberapa langkah-langkah yang perlu diperhatikan dalam mengembangkan sistem multimedia. Berikut adalah gambar proses pengembangan sistem multimedia 1 : Bagan Proses Pengembangan Sistem Multimedia Gambar 2.1 Siklus Pengembangan Sistem Multimedia 1 Raymond McLeod Jr, Sistem Informasi Manajemen II, PT.Prenhallindo, Jakarta, 1995, hal 140 4

6 2.3. Teknik Penyajian Multimedia Dalam teknologi multimedia terdapat dua cara penyajian yang dapat dirancang, yaitu sistem interaktif dan sistem looping. 1. Sistem Interaktif Merupakan suatu sistem informasi yang dikemas dengan model sistem menu. Dengan sistem ini pengguna dapat berinteraksi langsung dengan komputer untuk memperoleh informasi yang digunakan dengan menggunakan berbagai cara, yaitu layar sentuh (touch screen), gerakan sentuh, maupun penekanan tombol keyboard/mouse. Tiga komponen dari sistem ini adalah: a. Media penayangan Media yang digunakan adalah komputer multimedia lengkap dengan CD ROM, sound system, monitor layar sentuh. Dan apabila diperlukan tayangan sistem ini dapat dilakukan ke large screen proyektor atau layar televisi. b. Media penyimpanan Media yang digunakan adalah hasil pengolahan data angka, teks, gambar, animasi, dan suara atau narasi yang sudah berupa suatu sistem informasi multimedia, selain dapat disimpan di hardisk, juga dapat dikonversikan ke dalam CD. c. Lokasi penayangan Aplikasi dari sistem ini sangat tepat apabila ditayangkan di pusat-pusat layanan informasi. 2. Sistem looping atau presentasi Sistem informasi ini penyampainnya menggunakan metode satu arah yaitu kepada pengguna secara terus menerus dan berulang ulang. a. Media penayangan Media yang digunakan selama seperangkat komputer multimedia juga dapat memanfaatkan saluran televisi, radio, atau vcd player, atau kios informasi juga dapat dilakukan ke layar lebar untuk penyampaian presentasi atau acara eksibisi. b. Media penyimpanan 5

7 Dapat disimpan dalam media penyimpanan hardisk dan CD tetapi dapat juga dikonversikan ke dalam VCD dan pita kaset. c. Lokasi Penayangan selain melalui televisi, juga dapat dilakukan ke layar lebar untuk penyampaian presentasi. 2.4 Jenis Basis Data Lingo adalah bahasa pemrograman Director yang berguna untuk menciptakan interaksi antara pemakai dengan movie istilah populernya disebut movie interaktif. lingo dapat mengkontrol movie agar memberikan respon dari suatu kondisi dan kejadian tertentu. Sebagai contoh, Lingo dapat membuat tombol navigasi untuk berpindah antar halaman presentasi atau movie dengan mudah, menggerakkan objek, mengontrol volume suara, dan masih banyak lagi. 3. Analisis 3.1. Analisis PIECES Untuk menemukan permasalahan pada sistem lama, maka harus analisis terhadap kinerja, informasi, ekonomi, keamanan aplikasi, efisiensi dan pelayanan. Kemudian berdasarkan analisis ini nantinya dapat direncanakan usulan-usulan untuk diterapkan dalam sistem baru Analisis Kebutuhan Sistem Untuk mempermudah analisis sistem dalam menentukan keseluruhan kebutuhan secara lengkap, maka analis membagi kebutuhan sistem ke dalam dua jenis. Jenis pertama adalah kebutuhan fungsional. Kebutuhan fungsional adalah jenis kebutuhan yang berisi proses-proses apa saja yang nantinya dilakukan oleh sistem, berisi informasi-informasi apa saja yang harus ada dan dihasilkan oleh sistem. Jenis kedua adalah kebutuhan non fungsional, merupakan tipe kebutuhan yang berisi properti perilaku yang dimiliki oleh sistem Kebutuhan Informasi Informasi-informasi yang di butuhkan oleh PT. Smartindo Sinar Mulia adalah sebagai berikut: 6

8 Menampilkan Profil tentang PT. Smartindo Sinar Mulia Yogyakarta Menampilkan Produk-produk yang ditawarkan PT. Smartindo Sinar Mulia Yogyakarta Menampilkan Obyek wisata dan Fasilitas Menampilkan Data Pelanggan Kebutuhan perangkat keras (hardware) Perangkat keras untuk melengkapi kegiatan memasukkan data, memproses data dan keluaran data. Untuk mendukung aplikasi ini, user harus memiliki satu unit komputer dengan spesifikasi minimal yang harus dimiliki pihak PT. Smartindo Sinar Mulia Yogyakarta adalah Tabel 3.1 Daftar Spesifikasi hardware Spesifikasi Hardware Prosesor Intel Core 2 Duo E4500, 2.20GHz Mainbord Gigabyte GA-945GCMX-S2 VGA Power Color Ati HD 2600, 512 MB, 128bit DDR3 RAM Visipro 2Gb/6400 Monitor 17 Inci Samsung DVD RW Samsung Casing ERSYS 480 W biasa Mouse, keybord Komic Hardisk Samsung 160 Gb Kebutuhan perangkat lunak (software) Perangkat lunak (software) yang digunakan untuk pengembangan sistem ini Adalah: 7

9 Tabel 3.2 Daftar perangkat lunak software Nama barang Microsoft Windows XP 2 Adobe Photoshop CS 3 Adobe Flash CS 3 Cool Edit Pro Macromedia Director MX Kebutuhan Sumber daya manusia (Brainware) Aspek ini meliputi individu atau organisasi yang akan terlibat langsung dalam pembuatan aplikasi. Dilihat dari kebutuhan brainware dikelompokan menjadi 3 level, yaitu: a. Brainware sebagai operator Adalah orang yang bertugas untuk memantau sistem informasi serta jika terjadi error atau kesalahan guna memastikan aplikasi berjalan dengan baik. b. Brainware sebagai karyawan Adalah pengguna yang menginformasi tentang profil dan produk yang ditawarkan PT. Smartindo Sinar Mulia Yogyakarta. c. Brainware sebagai sistem analis dan desainer. Seorang analis dan desainer sistem informasi berbasis multimedia nantinya Analisis Kelayakan Sistem Penilaian kelayakan merupakan sebuah proses yang mempelajari atau menganalisa sistem baru yang akan diterapkan. Tujuannya yaitu menganalisa apakah sistem baru yang akan diterapkan sebagai pengembangan sistem lama layak untuk diterapkan atau tidak. Analisis kelayakan merupakan proses yang mempelajari atau menganalisa permasalahan yang telah ditentukan sesuai dengan tujuan akhir yang akan dicapai. Tujuan dari analisis kelayakan adalah untuk menguji apakah sistem yang baru yang akan diterapkan sebagai pengembangan dari sistem 8

10 lama yang sudah layak dipakai atau tidak. Dalam tahap ini diperlukan pertimbangan ketika menentukan seberapa banyak keuntungan yang diperoleh dan biaya yang dibutuhkan dari sistem yang baru tersebut. 4. Hasil Penelitian dan Pembahasan 4.1 Memproduksi sistem Tahapan ini adalah tahapan merealisasikan sistem yang baru di buat untuk membangun dan mengembangkan aplikasi sesuai naskah yang sudah dibuat. Kegiatannya meliputi pembuatan grafik yang mendukung semua dialog. Membuat animasi yang sesuai dengan tema, membuat teks sebagai penyampaian pesan. Dan semua digabungkan dalam Macromedia Director MX Pada tahapan ini akan dilakukan proses pembuatan elemen-elemen yang diperlukan dan juga melakukan penggabungan dari beberapa software yang digunakan. 4.2 Proses pengintegrasian dengan Macromedia Director MX 2004 Tahapan pengintegrasian adalah proses yang menghasilkan sebuah aplikasi yang direncanakan. Pembuatanya adalah dengan menyatukan semua komponen yang sudah dipersiapkan diantaranya proses penyatuan grafik, teks, animasi dan suara sehingga menghasilkan file yang dapat di eksekusi. Dalam tahapan memulai untuk menjalankan Macromedia Director MX 2004 hardware yang dibutuhkan tidak terlalu berat. Berikut langkah-langkah untuk menjalankan macromedia director MX 2004 : a. Klik start menu program Macromedia Director MX 2004 Pilih create new Director file, Maka akan tampil tampilan layar kerja (user interface) Membuat bidang movie 1. Dalam tahapan ini Saat membuka Macromedia Director MX 2004 atur tampilan agar lebih sederhana dan efisien. Bila belum merubahnya klik menu windows Panel Sets Director 8 2. Mengatur ukuran pada Bidang kerja atau stage yang masih berwarna latar belakang putih menjadi 1024 x 768 pixel dengan cara sebagai berikut : Klik Stage tersebut 9

11 Perhatikan Panel Property Inspector, Parameter untuk mengatur luas (pixel) movie dan warna latar, dapat diatur disini Mengimport File Dalam tahapan proses pengintegrasian ini menggunakan software Macromedia Director MX 2004 yang akan digunakan selesai dibuat dari file gambar, suara dan animasi maka tahap selanjutnya yaitu proses penggabungan elemen elemen tersebut. Pada langkahnya sebagai berikut : a. Pada Macromedia Director MX 2004 pilih file menu import, Kemudian cari file yang akan di import pilih add kemudian import. Data-data yang sudah di import otomatis akan masuk ke dalam Cast Member. Cast member berfungsi untuk menyimpan data yang akan dipakai atau ditampilkan pada movie Menyusun Menu Utama Dalam tahapan ini setelah semua bahan yang akan digunakan selesai dibuat dari file gambar, suara dan animasi maka tahap selanjutnya yaitu proses penggabungan elemen elemen tersebut. Pada langkahnya sebagai berikut : 1. Klik file kemudian import kemudian folder gambar kemudian masukan background diletakkan pada bagian atas. 2. Klik file kemudian import kemudian folder header bahan SWF gambar kemudian masukan header diletakkan pada bagian atas. 3. Klik file kemudian import kemudian folder tombol bahan SWF gambar kemudian masukan button digunakan sebagai tombol navigasi Pemberian Action Script Dalam tahapan ini Setelah langkah penggabungan dari beberapa elemen sudah selesai maka, aplikasi membutuhkan perintah perintah yang akan menghubungkan dari beberapa interface ke interface lain. Sehingga aplikasi ini dapat digunakan pengguna, dan berjalan baik. Adapun pemberian action script pada aplikasi tersebut sebagai berikut: 10

12 4.3 Pengetesan Sistem Dalam tahapan ini Tujuan utama dari pengetesan sistem ini adalah untuk memastikan bahwa elemen-elemen atau komponen-komponen dari sistem telah berfungsi sesuai dengan yang diharapkan. Pengetesan perlu dilakukan untuk mencari kelemahan-kelemahan atau kesalahan-kesalahan yang mungkin terjadi. Penerapan pengetesan yang digunakan yaitu pengujian dilakukan pada komputer dengan spesifikasi hardware sebagai berikut : Prosesor Intel Pentium IV Mainbord intel 845 PERL VGA Power Color Ati HD 9550, 128 MB, 128bit RAM 512 Monitor 17 Inci IBM DVD RW LG Casing Simbada biasa Mouse, keybord Komic Hardisk seagat 40GB Kemudian pengetesan dilakukan dengan cara membuka file menu utama dan mencoba menjalankan aplikasi tersebut. Adapun langkah-langkah pengetesan adalah sebagai berikut : 1. Hidupkan komputer yang sudah ada sistem operasi. 2. Instal software pendukung seperti Macromedia Director MX Kemudian klik icon PT.Smartindo Sinar Mulia Yogyakarta yang terdapat pada desktop komputer. 4. Jika aplikasi berjalan baik maka aplikasi tesebut secara umum dikatakan sukses. 5. Akhiri pengetesan Aplikasi dengan Ctrl+Alt+Delete. Kemudian matikan Komputer dengan cara klik start turn off komputer turn off 4.4 Menggunakan Sistem Informasi Multimedia Dalam pengoperasian Sistem Informasi Multimedia ini ada beberapa langkah yang harus diperhatikan antara lain : 1. Hidupkan Komputer. 2. Klik file projector yang sudah dibuat. 11

13 3. Kemudian akan tampil halaman intro (pembuka). 4. Pilih tombol-tombol yang diinginkan (menggunakan mouse ) untuk mendapatkan informasi yang diinginkan. Langkah-langkah menggunakan program : 1. Klik dua kali icon Gambar 4.1 Icon pelayanan konsumen 2. Setelah aplikasi multimedia pelayanan konsumen terbuka tunggu hingga animasi opening selesai, maka dalam beberapa waktu akan masuk kehalaman menu utama. Gambar 4.2 Tampilan Intro 12

14 Gambar 4.3 Tampilan Menu Utama Gambar 4.4 Tampilan Menu Profil 13

15 Gambar 4.5 Tampilan Menu Log In Gambar 4.6 Tampilan Menu setelah Log In 14

16 Gambar 4.7 Tampilan Menu Halaman Produk Gambar 4.8 Tampilan Sub menu paket tour domestik 15

17 Gambar 4.9 Tampilan Sub menu paket tour International Gambar 4.10 Tampilan Sub menu paket tour Domestik Bali 16

18 Gambar 4.11 Tampilan Sub menu paket tour Internasional Hongkong 4.5 Pemeliharaan Sistem Informasi Multimedia Dalam tahapan ini setelah sistem digunakan maka sistem akan di evaluasi oleh pemakai dan spesialis informasi multimedia untuk menentukan apakah sistem yang baru tersebut sesuai dengan tujuan semula dan diputuskan apakah ada revisi atau modifikasi. Pada pemeliharaan sistem tersebut ada beberapa unsur yang harus diperhatikan dalam pemeliharaan, diantaranya : a. Software a. Harus memiliki duplikat dari aplikasi secara keseluruhan, duplikat dapat dilakukan dengan cara mengcopy keseluruhan file Aplikasi pelayanan konsumen ke dalam CD untuk mengantisipasi terdapat kesalahan atau error pada aplikasi informasi multimedia yang dibuat. b. Selalu mencatat permasalahan-permasalahan yang muncul dalam aplikasi ketika digunakan oleh user, untuk dijadikan acuan bila sewaktu-waktu terjadi permasalahan yang sama maka bisa dilakukan update. c. Bisa juga di simpan di dalam hardisk, Sehingga software multimedia aplikasi pelayanan konsumen bisa dijalankan lebih ringan, karena sudah terletak pada hardisk. 17

19 KESIMPULAN Dari penjelasan dan pembahasan hasil aplikasi pelayanan konsumen pada PT. Smartindo Sinar Mulia Yogyakarta dapat diambil kesimpulan, sebagai berikut: 1. Aplikasi sistem informasi pelayanan konsumen berbasis multimedia dapat dipakai sebagai salah satu alternatif untuk meningkatkan pelayanan pada konsumen mengenai PT.Smartindo Sinar Mulia Yogyakarta. 2. Dengan menggunakan Aplikasi sistem informasi pelayanan konsumen berbasis multimedia ini dapat meningkatkan kualitas layananan penyampaian informasi pada konsumen karena konsumen tidak perlu lama-lama mambaca brosur. 3. Sistem informasi pelayanan konsumen PT. Smartindo Sinar Mulia Yogyakarta yang dikemas dalam bentuk aplikasi multimedia interaktif lebih efektif dan efisien dibandingkan dengan menggunakan brosur, maupun media lainnya, kerena aplikasi multimedia dapat menghilangkan kejenuhan dengan visualisasi, efekefek dan animasi serta didukung audio yang mampu memberikan kesan lebih hidup. 4. Dengan adanya sistem informasi berbasis multimedia sarana penyampaian informasi pada PT.Smartindo Sinar Mulia Yogyakarta akan lebih interaktif, informative, dan tentunya akan lebih user friendly dengan sistem baru ini. DAFTAR PUSTAKA Al Fatta, Hanif Analisis & Perancangan Sistem Informasi. Yogyakarta: Andi Offest. BI( 12 april 2011 jam Hendratman, Hendi The Magic Of Macromedia Director. Bandung: Informatika. Mc Leod, Raymond Sistem Informasi Manajemen II. Jakarta: PT. Prenhallindo. Suyanto, M Multimedia Alat untuk Meningkatkan Keunggulan Bersaing. Yogyakarta: Andi Offest. 18

20 Lemay, Laura, Duff, M.Jon, Mohler, L.James Desain Grafik dan Halaman Web. Jakarta: PT. Elex Media Komputindo. Yoeti, Oka A Tours and Travel Marketing. Jakarta: PT. Pradnya Paramita. 19