1. Prosedur Penerimaan Berkas Perkara Dan Surat Masuk

Transkripsi

1 STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR ( SOP ) URUSAN UMUM PENGADILAN NEGERI TANAH GROGOT I. TATA PERSURATAN PENGADILAN TINGGI SAMARINDA PENGADILAN NEGERI TANAH GROGOT Jalan Jenderal Sudirman 19 Telp. & Fax. : Prosedur Penerimaan Berkas Perkara Dan Surat Masuk Bagian umum menerima surat, membuka surat ( kecuali surat yang sifatnya rahasia ) 2. Mencatat semua surat masuk ke dalam register induk / buku surat masuk. 3. Menaikkan surat masuk kepada Ketua Pengadilan Negeri TANAH GROGOT agar di disposisi oleh Ketua Pengadilan Negeri TANAH GROGOT. 4. Setelah didisposisi oleh Ketua Pengadilan Negeri TANAH GROGOT kemudian surat dikembalikan ke bagian umum untuk ditelaah dan dilihat disposisi ke mana selanjutnya misalnya ke Wakil Ketua atau Panitera / Sekretaris. 5. Panitera / Sekretaris mendisposisi surat surat yang berhubungan dengan kepaniteraan maupun kesekretariatan. 6. Setelah surat didisposisi oleh Panitera / Sekretaris dikembalikan ke bagian umum untuk dilihat disposisi ke mana selanjutnya ke Wakil Panitera ( surat yang berhubungan dengan kepaniteraan ) atau ke Wakil Sekretaris ( surat yang berhubungan dengan kesekretariatan ). 7. Surat dikembalikan ke bagian umum untuk dicatat ke dalam buku klasifikasi surat dan mendistribusikan ke bagian masing masing ( perdata, pidana, hukum, kepegawaian, keuangan, umum ) untuk mendapatkan proses selanjutnya. 3 menit Untuk 1 surat Untuk 1 surat 2. Prosedur Pengiriman Berkas Perkara Dan Surat Keluar Bagian umum menerima berkas perkara dan surat keluar dari masing masing bagian ( perdata, pidana, hukum, kepegawaian, keuangan ). 2. Bagian umum memberi penomoran dan meregister ke buku induk surat keluar. 3. Bagian umum mengirim surat ke kantor pos atau mengirim langsung apabila surat keluar ditujukan masih dalam wilayah Kota TANAH GROGOT dan mencatat semua surat keluar dalam buku ekspedisi surat keluar. II. PENGADAAN 20 menit Pengadaan Sarana Dan Prasarana Kaur Umum menerima permintaan kebutuhan kantor dari masingmasing ruangan 2. Setelah ditetapkan seluruh kebutuhan sehari-hari perkantoran yang akan diadakan sesuai permintaan dicatat oleh petugas. 3. Kemudian dicatat seluruh Sarana dan Prasarana tersebut,lalu dibeli oleh Staf Urusan Umum sesuai dengan petunjuk dari Kaur Umum dan data data tersebut diinputkan dalam aplikasi persediaan. 4. Setelah barang barang tersebut dibeli dan diinput, kemudian barang barang tersebut didistribusikan ke masing masing bagian sesuai kebutuhan permintaan. 1 S O P P E N G A D I L A N N E G E R I T A N A H G R O G O T 15 menit 20 menit 120 menit.

2 5. Untuk proses Opname Fisik Barang Persediaan akan dilakukan disetiap akhir bulan 6. Setelah dilakukan Opname Fisik Barang Persediaan, kernudian hasil Opname Fisik tersebut dilaporkan 2. Pengadaan Inventaris Kantor/ Bmn Kaur Umum membuat daftar rancangan kebutuhan barang inventaris dan dibantu oleh staf bag.umum. 2. Setelah dirancang kemudian daftar barang/rancangan anggaran belanja (RAB) diserahkan ke Pengguna Anggaran / KPA 3. Lalu dilakukan pengadaan barang barang tersebut oleh Pengadaan Barang dan Jasa, dan setelah diterima oleh bagian Umum maka data data tersebut dinputkan ke SIMAK BMN. 4. Setiap akhir bulan dilakukan rekonsiliasi ke KPPN dengan petugas SAKPA 5. Setelah dilakukan rekonsiliasi ke KPPN dengan petugas SAKPA, maka dilakukan Rekonsiliasi dengan KPKNL dan menyampaikan laporan BMN ke Korwil setiap akhir semesternya. 2 hari kerja 2 hari kerja III. PEMELIHARAAN Pemeliharaan Bangunan Kaur Umum membuat rencana kegiatan pemeliharaan bangunan 2. Kemudian rencana tersebut diajukan kepada Pembuat Komitmen untuk disetujui. 3. Setelah itu diajukan ke Kuasa Pengguna Anggaran untuk diperiksa dan apabila disetujui untuk ditanda tangani. 4. Setelah disetujui dan ditandatangani, kemudian untuk perawatan dan perbaikkan bangunan oleh Pihak Ketiga. 5. Kemudian Kwitansi pembayaran diminta dari toko tempat pembelian bahan bahan dan diteruskan kebagian Keuangan. jangka waktu sesuai dengan kegiatan 6. Setelah itu surat surat permintaan perawatan dan perbaikan bangunan serta kwitansi diarsipkan. 2. Pemeliharaan Kendaraan Kasub Umum membuat rencana perawatan/perbaikan kendaraan 2. Kemudian rencana tersebut diajukan kepada Pembuat Komitmen untuk disetujui. 3. Setelah itu diajukan ke Kuasa Pengguna Anggaran untuk ditanda tangani. 4. Setelah disetujui dan ditandatangani, kemudian untuk Perawatan dan perbaikkan kendaraan tersebut dilakukan oleh Kaur Umum 5. Kemudian Kwitansi pembayaran diminta dari toko atau bengkel tempat pembelian alat atau perawatan dan diteruskan kebagian Keuangan. 6. Untuk kwitansi pembayaran perawatan / perbaikan kendaraan diarsipkan oleh Kaur Umum 5 menit 2 S O P P E N G A D I L A N N E G E R I T A N A H G R O G O T

3 7. Setiap sekali setahun sesuai waktunya pembayaran pajak dan pengurusan perpanjangan pajak yang telah habis masa berlakunya, dilakukan oleh Kaur Umum. 180 menit IV. PERPUSTAKAAN 2. Kaur Umum merencanakan Pengelolaan Perpustakaan Setelah direncanakan, maka pengelola pustaka mengelola isi buku induk Perpustakaan berdasarkan buku buku yang ada. 3. Setelah itu memberikan nomor pada buku dan membuat catalog buku Kemudian data buku tersebut dicatat dalam buku induk label, maka buku-buku ditata pada rak sesuai dengan klarifikasinya Apabila ada yang meminjam buku, maka daftar peminjam diberikan oleh petugas perpustakaan kepada peminjam buku untuk diisi. Buku yang telah dipinjam dikembalikan lagi atau diperpanjang masa peminjamannya oleh petugas perpustakaan, apabila tidak diperpanjang lagi maka dicatat dalam buku pengembalian oleh petugas. 15 menit. 15 menit. V. PENGHAPUSAN BARANG MILIK NEGARA ( BMN ) Kaur dibantu oleh staf bagian umum mengumpulkan data dokumen barang barang yang akan dihapus. 2. Setelah dokumen barang barang tersebut dikumpulkan maka dibentuk panitia penghapusan dan diterbitkan SK yang dikerjakan oleh bagian kepegawaian. 3. Kemudian SK tersebut diajukan kepada KPN untuk ditanda tangani 4. Setelah SK dibuat, maka panitia menghubungi KPKNL dengan tembusan kepada KPT untuk mendapatkan rekomendasi penghapusan. 5. Lalu setelah mendapatkan rekomendasi, maka panitia mengajukan permohonan penghapusan ke Mahkamah Agung/ Pengadilan Tinggi SAMARINDA. 6. Setelah permohonan penghapusan disetujui maka panitia membuat permohonan untuk membuat jadwal pelelangan KPKNL. 7. Hasil pelelangan dilaporkan kepada pimpinan beserta bukti risalah pelelangan ke Pengadilan Tinggi SAMARINDA dan Mahkamah Agung 4 hari kerja Dalam jangka waktu 3 (tiga) bulan. VI. KEBERSIHAN Kaur Umum membagi tugas masing-masing petugas kebersihan.. 2. Kaur Umum menyerahkan pembagian tugas kebersihan kepada masing-masing staf urusan umum dan mengkoordinir serta mengawasi pekerjaan seluruh pekerjaan kebersihan. 3. Masing masing petugas kebersihan mengerjakan tugasnya sesuai pembagian tugas masing masing. VII. SECURITY/ KEAMANAN 3 S O P P E N G A D I L A N N E G E R I T A N A H G R O G O T

4 Kaur Umum membagi tugas masing masing security. 2. Kaur Umum menyerahkan pembagian tugas security, mengkoordinir dan mengawasi pekerjaan seluruh security. 3. Masing masing security mengerjakan tugasnya sesuai pembagian tugas masing masing, security piket selama 24 jam secara bergantian. VIII. DRIVER ( SOPIR ) Kaur Umum membagi tugas masing masing sopir. 2. Kaur Umum menyerahkan pembagian tugas sopir, mengkoordinir dan mengawasi pekerjaan seluruh sopir. 3 Masing masing Sopir mengerjakan tugasnya sesuai pembagian tugas masing masing. IX. LAPORAN- LAPORAN Laporan Bulanan Meminta data tentang seluruh kegiatan kepada masing masing Urusan / Kepaniteraan pada tanggal 2 setiap bulan 2. Merekap seluruh data dari masing masing Kesekretariatan dan 4 jam Kepaniteraan untuk disusun dalam suatu laporan sesuai dengan format yang telah ada; 3 Pembuatan Laporan bulanan yang mencakup seluruh kegiatan kantor 1 jam yang meliputi seluruh Kesekretariatan dan Kepaniteraan; 4 Menyampaikan hasil penyusunan kepada pimpinan untuk dimintakan persetujuan; 3 jam 5 Pengiriman laporan bulanan ke Pengadilan Tinggi SAMARINDA 10 Menit 2. Laporan Tahunan Meminta data tentang seluruh kegiatan kepada masing masing Urusan / Kepaniteraan pada minggu pertama setiap awal tahun ; Merekap seluruh data dari masing masing Kesekretariatan dan 2. Kepaniteraan untuk disusun dalam suatu laporan sesuai dengan format yang telah ada; Pembuatan Laporan Tahunan yang mencakup seluruh kegiatan kantor 3 yang meliputi seluruh Kesekretariatan dan Kepaniteraan; Menyampaikan hasil penyusunan kepada pimpinan untuk dimintakan 4 persetujuan; Pengiriman laporan bulanan ke Pengadilan Tinggi SAMARINDA 5 4 jam 2 jam 3 jam X. INFORMASI TEKNOLOGI Pengelolaan Website Mengedit, mengupdate berita / informasi terbaru 3 Jam 4 S O P P E N G A D I L A N N E G E R I T A N A H G R O G O T

5 2. Mendokumentasikan kegiatan kedinasan untuk dapat dipublikasikan di website 2. Pengelolaan server SIPP / CTS 2 Jam Membackup data aplikasi SIPP ke flasdisk/cd 1 Jam Setiap hari Mengsinkronkan data aplikasi SIPP dari lokal server ke server SIPP BADILUM. Mengsinkronkan data aplikasi SIPP dari lokal server ke server website PN 15 menit Setiap hari 15 menit Setiap hari 5 S O P P E N G A D I L A N N E G E R I T A N A H G R O G O T