KAJIAN SISTEM DISTRIBUSI DAN TRANSPORTASI ROKOK SIGARET KRETEK TANGAN DI PT. HM. SAMPOERNA, Tbk.

Transkripsi

1 KAJIAN SISTEM DISTRIBUSI DAN TRANSPORTASI ROKOK SIGARET KRETEK TANGAN DI PT. HM. SAMPOERNA, Tbk. Ir. F. Rooslan Edy Santosa, MMT ABSTRAK PT. HM. Sampoerna, Tbk merupakan salah satu perusahaan rokok sigaret kretek tangan yang mempunyai pasar di seluruh pelosok Indonesia. Pelanggan sangat mengharapkan pengiriman rokok dapat dilakukan tepat waktu. Penelitian ini bertujuan untuk menentukan bagaimana peramalan permintaan rokok sigaret kretek tangan Dji Sam Soe dan Sampoerna di tingkat distributor tunggal wilayah dan distributor serta kajian tentang sistem distribusi yang ada selama ini untuk mencari alternatif perbaikan sistem distribusi dari distributor tunggal ke distributor tunggal wilayah dan dari distributor tunggal wilayah ke distrbutor yang dapat meminimumkan lead time dengan menggunakan metode penugasan (assignment). Peramalan untuk meramalkan volume permintaan rokok sigaret kretek tangan setiap triwulan dalam satu tahun kiranya perlu terus dilakukan oleh PT. HM. Sampoerna, Tbk. agar tingkat keakuratan dalam memproduksi rokok sigaret kretek tangan Dji Sam Soe dan Sampoerna sesuai dengan tingkat permintaan setiap triwulan dan dapat terus terjaga terutama apabila terjadi lonjakan permintaan yang tiba-tiba. Rute pengiriman yang optimal untuk mendistribusikan rokok sigaret kretek tangan Dji Sam Soe dan Sampoerna dari distributor tunggal di Surabaya ke masing-masing distributor tunggal wilayah dan distributor adalah dengan menggunakan alternatif transportasi ketiga dimana terdapat distributor tunggal wilayah yang berfungsi sebagai tempat transit dan stock barang untuk distributor-distributor yang ada dalam wilayahnya. Dengan pemilihan alternatif ketiga ini juga akan memberikan dampak positif bagi pasar rokok sigaret kretek tangan Dji Sam Soe dan Sampoerna, mengingat kondisi pasar yang cukup fluktuatif dan cenderung untuk terus meningkat, juga untuk mempertahankan service level sesuai yang diharapkan. Kata Kunci: Rute, Peramalan, Lead Time, Assignment Model PENDAHULUAN Latar Belakang Masalah jumlah pengiriman rokok sigaret kretek tangan dan sigaret kretek mesin dengan kuantitas yang optimal dan lead time pengiriman yang tepat dari distributor tunggal ke distributor tunggal wilayah dan distributor harus ditangani dengan baik karena dalam industri rokok kedua aspek tersebut sangat berperan dalam mendukung tingkat pemasaran sehingga harus tetap menjadi perhatian yang utama. Alasan inilah yang mendorong PT. HM. Sampoerna, Tbk. untuk selalu memperbaiki kinerjanya dalam rangka memenuhi kebutuhan konsumen akan rokok sigaret kretek tangan dan sigaret kretek mesin. Di mana dalam suatu industri yang menghasilkan produk dengan perputaran cepat di pasaran, perusahaan dituntut untuk melakukan distribusi produknya secara cepat untuk mengantisipasi permintaan konsumen. Selama ini di PT. HM. Sampoerna, Tbk. belum pernah dilakukan pengkajian terhadap sistem distribusi rokok sigaret kretek tangan dan sigaret kretek

2 NEUTRON, VOL.9, NO., AGUSTUS 009: -5 mesin untuk mengetahui apakah sistem yang dipakai sekarang sudah dapat menghasilkan waktu pengiriman yang optimal. Permasalahan Dari latar belakang yang telah diuraikan, maka masalahnya dapat dirumuskan sebagai berikut:. Bagaimanakah menentukan peramalan permintaan rokok sigaret kretek tangan di tingkat distributor tunggal wilayah dan distributor.. Bagaimanakah rute pengiriman untuk mendistribusikan rokok sigaret kretek tangan ke masing-masing distributor tunggal wilayah dan distributor yang dapat meminimasi lead time. LANDASAN TEORI Metode-metode Peramalan Secara umum metode peramalan dapat diklasifikasikan dalam dua kategori utama, yaitu:. Metode Kualitatif: adalah suatu metode peramalan yang pengembangannya berdasarkan estimasi subyektif atau opini para ahli. Contoh metode peramalan kualitatif adalah metode subyektif/pendapat ahli, estimasi survey dan metode Delphi.. Metode Kuantitatif: adalah motode peramalan yang berdasarkan perhitungan matematis dan statistik. Terdapat tiga kondisi yang harus dipenuhi dalam menggunakan metode kuantitatif, yaitu: tersedianya informasi tentang masa lalu, informasi tersebut dapat dikuantitatifkan dalam bentuk data numerik dan diasumsikan bahwa beberapa pola masa lalu akan terus berlanjut. Metode kuantitatif terbagi atas dua metode, yaitu metode deret berkala (time series) dan metode kausal. Yang termasuk dalam metode deret berkala adalah Moving Average, Dekomposisi, Pemulusan Eksponensial (Exponential Smoothing) dan ARIMA (Autoregresive Integrated Moving Average). Sedang yang termasuk metode kausal adalah metode Ekonometrika, Analisa Regresi dan Input-output (Mason and Lind, 999). Dasar Transportasi Transportasi biasanya menunjukkan salah satu elemen terpenting dalam biaya logistik di seluruh perusahaan. Perpindahan yang signifikan akan berpengaruh terhadap total biaya logistik. Pada Gambar. menunjukkan bahwa dalam pelayanan konsumen yang fokusnya meliputi produk, pelayanan logistik maupun proses pemesanan dan sistem informasi mulai dari perencanaan, pengorganisasian dan pengawasan diperlukan sinergi antara strategi persediaan dan strategi transportasi. Di mana dalam strategi persediaan hal-hal pokok yang perlu diperhatikan adalah peramalan permintaan, kebijakan persediaan, kebijakan pembelian dan perencanaan penyimpanan. Sedangkan hal-hal yang perlu diperhatikan dalam strategi transportasi adalah dasar-dasar transportasi dan kebijakannya. Kedua hal pokok tersebut di atas akan sangat berpengaruh terhadap strategi pemilihan lokasi yang meliputi kebijakan pemilihan lokasi dan perencanaan proses jaringan kerja (Ballou, 99). Sistem Transportasi yang Efektif Efektivitas dan mahalnya suatu sistem transportasi memberikan kontribusi yang sangat besar terhadap kompetisi dalam pemasaran, skala ekonomi dalam produksi dan pengurangan biaya produksi (Ballou, 99).

3 Kompetisi Dalam rangka mendorong kompetisi secara langsung, biaya yang murah dan kualitas transportasi yang tinggi juga merupakan tambahan dari kompetisi dengan membuat barang yang cocok di pasaran. Penjualan dapat ditingkatkan dengan penetrasi pasar yang normal yang tidak tersedia pada beberapa produk tertentu. Barang dari luar wilayah dapat distabilkan pada biaya dengan produk yang serupa di pasaran. Gambar : Transport Decision Sumber: Taylor (996) Skala Ekonomi Pasar yang luas dapat berakibat pada pengurangan biaya produksi. Dengan volume yang besar yang disediakan oleh pasar, utilitas yang lebih dapat dibuat dengan fasilitas produksi dan biasanya tenaga kerja juga termasuk. Biaya transportasi yang murah juga mengijinkan decoupling dari pasar dan tempat produksi. Hal ini dapat menjadikan kebebasan untuk memilih tempat produksi yang secara geografis/wilayah dapat menguntungkan. Pengurangan Biaya Biaya transportasi yang murah juga berakibat pada pengurangan harga produksi. Ini terjadi tidak hanya karena bertambahnya kompetisi di pasar tetapi juga karena transportasi juga merupakan komponen biaya dari produksi, penjualan dan biaya distribusi yang membuat biaya agregat produk meningkat. Dengan efisiennya sistem transportasi, seperti peningkatan performansi, akan bermanfaat pada standar hidup. Assignment Model Assignment model merupakan model khusus dari suatu model program linear yang serupa dengan model transportasi. Perbedaannya adalah dalam model penugasan penawaran pada tiap sumber dan permintaan di tiap tempat tujuan dibatasi sebanyak satu unit barang apa saja (Taylor III, 996). TAHAP PENGUMPULAN, PENGOLAHAN, IMPLEMENTASI DAN ANALISIS DATA Data yang dibutuhkan untuk membuat suatu rancangan sistem distribusi dan tranportasi adalah sebagai berikut:

4 NEUTRON, VOL.9, NO., AGUSTUS 009: -5. Data Lead Time dari Distributor Tunggal ke Distributor Tunggal Wilayah dan dari Distributor Tunggal Wilayah ke Distributor.. Data Distributor Tunggal, Distributor Tunggal Wilayah dan Distributor.. Jumlah permintaan untuk sigaret kretek tangan Dji Sam Soe dan Sampoerna masing-masing Distributor Tunggal Wilayah dan Distributor.. Data biaya tranportasi. 5. Data biaya penyimpanan. 6. Kemampuan/kapasitas masing-masing gudang Distributor Tunggal, Distributor Tunggal Wilayah dan Distributor. Dalam penelitian ini tahap pengolahan data meliputi:. Peramalan (forecasting) tingkat permintaan untuk delapan triwulan atau dua tahun ke depan dengan menggunakan metode-metode peramalan (forecasting) yang ada. Untuk peramalan ini akan digunakan software Minitab Release.0, yaitu sebuah software yang mudah dalam pengoperasiannya namun sangat akurat dalam meramalkan tingkat permintaan yang akan datang.. Memperkirakan jumlah permintaan rokok sigaret kretek tangan Dji Sam Soe dan Sampoerna dari distributor.. Menentukan bagaimana rute pengiriman yang optimal untuk mendistribusikan rokok sigaret kretek tangan Dji Sam Soe dan Sampoerna ke masing-masing distributor tunggal wilayah dan distributor. Setelah model perbaikan sistem distribusi dibuat, maka langkah selanjutnya adalah menjalankan simulasi untuk mendapatkan hasil yang terbaik, kemudian dilanjutkan penyelesaian model dengan menggunakan software Lingo 6.0 dan dilakukan analisa terhadap model yang telah dibuat tersebut. Penyelesaian Problem dengan Lingo 6.0 Dalam penyelesaian permasalahan model assignment untuk distribusi ini akan digunakan Software Lingo 6.0. Software Lingo 6.0 adalah software yang sudah banyak digunakan karena simpel dalam pengoperasiannya, interaktif dan user friendly. Disamping itu software Lingo 6.0 juga dapat mendukung sistem pengambilan keputusan yang berisi berbagai model dari sains manajemen dan manajemen operasional. Pemilihan Alternatif Terbaik Tahap ini merupakan tahap pemilihan alternatif terbaik dari tiga alternatif yang ada. Yang menjadi prioritas utama dalam pemilihan aternatif ini adalah alternatif yang memberikan nilai terkecil dalam hal lead time, kemudian pilihan alternatif lead time yang diperoleh akan dibandingkan dengan biaya transportasi yang harus dikeluarkan oleh perusahaan apakah juga akan memberikan nilai yang lebih kecil. HASIL DAN PEMBAHASAN Data Permintaan Rokok Sigaret Kretek Tangan Dji Sam Soe dan Sampoerna Sebagai contoh data permintaan rokok sigaret kretek tangan Dji Sam Soe dan Sampoerna untuk distributor tunggal wilayah Jakarta dari tahun 996 hingga 006 dapat dilihat pada Tabel. di bawah ini. Pemilihan Metode Peramalan Untuk melakukan pemilihan metode peramalan yang akan dijadikan alternatif pilihan, maka yang harus dilakukan terlebih dahulu adalah penggambaran karakteristik dari data histori sebelumnya. Salah satu cara untuk dapat menggambarkan data adalah dengan melakukan plotting data. Plotting data merupakan hal yang sangat penting dan

5 5 cukup efektif untuk mereduksi alternatif metode peramalan meskipun proses yang lebih penting adalah proses interpretasi terhadap grafik yang muncul. Tabel : Data Permintaan Rokok Sigaret Kretek Tangan Dji Sam Soe dan Sampoerna untuk Distributor Tunggal Wilayah Jakarta Periode (Slof) Tahun / Triwulan D i s t r i b u t o r Jakarta Dji Sam Soe Sampoerna Bogor Total Dji Sam Soe Sampoerna Serang Total Dji Sam Soe Sampoerna Pontianak Total Dji Sam Soe Sampoerna Total Sumber: internal PT. HM Sampoerna Tbk Sebagai contoh hasil plotting data dari penjualan rokok sigaret kretek tangan Dji Sam Soe dan Sampoerna untuk distributor tunggal wilayah Jakarta periode dapat dilihat pada Gambar. Berdasarkan plotting data di atas, maka dapat dilihat bahwa semua data memiliki kecenderungan yang hampir sama. Semua data menganut pola trend naik pada setiap periodenya. Kesamaan yang lain adalah data permintaan tersebut juga menganut pola

6 6 NEUTRON, VOL.9, NO., AGUSTUS 009: -5 seasonal, hanya belum dapat diputuskan apakah semua data memiliki kecenderungan periode seasonal yang sama dan teratur. Distributor Tunggal Wilayah Jakarta n a l a u j n e -p d n a m e d )f o ls ( Gambar. Hasil Plotting Data Penjualan Rokok Sigaret Kretek Tangan Dji Sam Soe dan Sampoerna pada Distributor Tunggal Wilayah Jakarta Periode Sumber: data olahan Dari tujuh metode tersebut, sebenarnya semua metode memiliki kelemahan yang tidak mampu mengcover karakteristik data dengan sempurna. Metode trend analysis misalnya, tidak dapat mengakomodir terjadinya seasonal pada data, dan hanya cenderung mengamati trend naik, turun atau konstan sesuai dengan pendekatan yang dilakukan baik linear, eksponensial ataupun quadratic. Hal ini juga dialami untuk metode double exponential smoothing yang sedikit lebih maju, hanya saja tidak bisa mengakomodir aspek seasonal. Metode moving average, hampir sama dengan trend linear, juga sulit untuk mengakomodir terjadinya seasonal, bahkan untuk trend sekalipun, mengingat moving average hanya merata-rata beberapa data histori yang ada. Pendekatan yang lebih baik sebenarnya adalah metode Winter s ataupun time series decomposition. Mengingat metode tersebut mengakomodir kedua jenis pergerakan trend ataupun seasonal. Hanya saja yang menjadi perhatian adalah ketika kita gagal melakukan pendekatan terhadap nilai pembobotan trend seasonal yang baik, maka yang terjadi justru penyimpangan yang sangat besar. Berdasarkan pertimbangan itulah, maka tujuh metode tersebut diikutsertakan dalam perhitungan peramalan sebagai alternatif terpilih. Hal ini dirasa jauh lebih optimal mengingat pemilihan metode terbaik bukan didasarkan pada interpretasi subyektif data, melainkan dengan parameter-parameter yang ditetapkan. Terpilihnya metode time series decomposition menjadi metode peramalan terbaik pada lebih dari 60 % data demand yang ada memperlihatkan bahwa pola demand untuk produk rokok terutama rokok Dji Sam Soe, cenderung menganut pola

7 7 seasonal terhadap periode tahunan ( triwulan). Hal ini juga didukung dengan terpilihnya metode Winter s sebagai alternatif pilihan pada permintaan di Kota Palembang. Bobot kecenderungan seasonal yang lebih besar terlihat pada permintaan produk rokok yang memilih metode decomposition, ataupun Winter s sebagai metode terpilih. Aspek seasonal ini terlihat dari pola kenaikan dan penurunan yang membentuk siklus yang hampir sama pada setiap tahunnya. Sedangkan pada permintaan-permintaan yang menggunakan pendekatan trend quadratic ataupun linear sebagai alternatif terbaik memperlihatkan bahwa aspek seasonal tidak memberikan pengaruh yang berarti dalam permintaan akan rokok Sampoerna. Meskipun pola kenaikan dan penurunan permintaan terlihat sangat jelas namun tidak memperlihatkan kecenderungan yang sama pada tiap tahunnya. Hasil Peramalan Permintaan Berdasarkan metode terpilih untuk peramalan permintaan pada tiap-tiap distributor tunggal wilayah, dibuat peramalan untuk delapan triwulan atau tahun kedepan. Pertimbangan dilakukannya peramalan sebanyak periode tersebut adalah bahwa hasil peramalan dapat digunakan dan mencerminkan kondisi yang akan dihadapi perusahaan pada tahun 008, sedangkan karena data yang didapatkan hanya sampai pada tahun 006, maka peramalan dilakukan untuk 8 periode (8 triwulan) atau dengan kata lain untuk tahun 007 dan 008 berdasarkan metode yang terpilih. Sama dengan kondisi sebelumnya, hasil peramalan menunjukkan kecenderungan produk yang mengalami peningkatan demand setiap periodenya terutama untuk produkproduk yang memiliki metode trend quadratic pada alternatif peramalan terbaiknya. Distribusi Produk ke Distributor Tunggal Wilayah Kondisi Eksisting Seperti yang sudah dijelaskan sebelumnya, saat ini PT. HM. Sampoerna, Tbk. menggunakan pola distribusi langsung, di mana semua produk langsung dikirim dari distributor tunggal (Surabaya) ke seluruh distributor yang ada di seluruh penjuru Indonesia. Fungsi distributor tunggal wilayah tidak lagi untuk menjalankan aktivitas transit produk sebelum didistribusikan ke distributor, melainkan hanya sebagai fungsi administratif saja. Kondisi seperti ini tentunya membuat PT. HM. Sampoerna, Tbk. kurang fleksibel terhadap terjadinya fluktuasi permintaan pasar, mengingat waktu lead time distribusi yang sangat besar karena setiap permintaan harus dipenuhi langsung dari Surabaya. Belum lagi kontrol terhadap proses pengiriman itu sendiri yang kurang bisa dilakukan secara intensif dan besarnya resiko adanya keterlambatan pengiriman maupun barang rusak akibat jarak pengiriman yang sangat jauh dan waktu yang tidak sedikit. Hal ini tercermin misalnya pada lead time untuk pengiriman produk rokok Sampoerna dari distributor tunggal Surabaya ke distributor Ambon yang mencapai kurang lebih hari ( minggu). Lonjakan permintaan rokok Sampoerna yang terjadi dengan tiba-tiba dan gagal untuk diidentifikasi sebelumnya oleh distributor Ambon tidak akan dapat dipenuhi dengan baik dan menyebabkan terjadinya lost sales / loss opportunity. Dengan lead time yang besar untuk distribusi dari distributor tunggal ke distributor, rokok Sampoerna menjadi kurang kompetitif dalam persaingan pasar yang semakin sensitif terhadap kecepatan delivery produk sampai ke tujuan setelah dipesan.

8 8 NEUTRON, VOL.9, NO., AGUSTUS 009: -5 Atas dasar itulah maka perlunya dilakukan evaluasi terhadap sistem distribusi yang saat ini telah dilakukan oleh PT. HM. Sampoerna, Tbk. dalam pelaksanaan operasionalnya sehari-hari, termasuk berusaha untuk menggenerate alternatif baru ataupun hanya sebatas melakukan restrukturisasi atau klastering terhadap penggolongan distributor tunggal wilayah yang sudah ada. Skenario Perbaikan Berdasarkan kondisi di atas, maka perlu dilakukan evaluasi terhadap proses distribusi rokok yang selama ini telah dilakukan dan mencari alternatif perbaikan yang lebih baik. Adapun dalam proses untuk menggenerate alternatif baru dasar yang digunakan bertujuan untuk meminimasi lead time dari pemesanan sampai pada barang sampai di tujuan (distributor). Hal ini dilakukan selain karena dua produk tersebut merupakan produk rokok sigaret kretek tangan PT. HM. Sampoerna, Tbk. yang paling laku di pasaran, aspek biaya transportasi tidak memegang peranan yang cukup penting dari total biaya yang harus dikeluarkan untuk produk. Biaya transportasi sendiri hanya memakan biaya tidak lebih dari % harga produk untuk barang yang paling jauh sekalipun. Sedangkan rata-rata biaya yang harus dikeluarkan hanya 5 %. Banyak alternatif yang dapat digunakan untuk melakukan perbaikan sistem distribusi rokok sigaret kretek tangan di PT. HM. Sampoerna, Tbk. tetapi berdasarkan kondisi riil yang ada hanya ada (tiga) alternatif yang dapat dievaluasi, hal ini disebabkan:. Sistem distribusi yang digunakan saat ini sudah berlangsung dalam jangka waktu yang cukup panjang, sehingga apabila dilakukan perbaikan sistem distribusi tidak dapat dilakukan secara besar-besaran tetapi hanya merupakan perbaikan dari sistem yang sudah ada.. Tidak semua distributor yang ada memiliki persyaratan untuk dapat digunakan sebagai distributor tunggal wilayah terutama karena faktor lokasi dan kondisi kapasitas gudang yang ada.. Pengalaman menunjukkan bahwa permasalahan yang ada pada sistem distribusi rokok sigaret kretek di PT. HM. Sampoerna, Tbk. adalah ketidaktepatan waktu pengiriman, sehingga alternatif perbaikan sistem distribusinyapun lebih banyak ditujukan untuk meningkatkan ketepatan waktu pengiriman. Alternatif Alternatif pertama untuk perbaikan sistem distribusi rokok sigaret kretek tangan ke distributor adalah dengan pola distribusi yang telah dilakukan oleh PT. HM. Sampoerna, Tbk. selama ini. Di mana dalam pola distribusi yang telah dilakukan, distributor tunggal wilayah (Surabaya, Bandung, Jakarta, Palembang, Medan dan Makasar) hanya berfungsi sebagai distributor tunggal wilayah secara administratif saja, sedangkan semua pasokan rokok ke distributor dilakukan secara langsung dari distributor tunggal di Surabaya. Alternatif Alternatif kedua untuk penyelesaian sistem distribusi produk ke distributor adalah dengan menggunakan distributor tunggal wilayah sebagai tempat transit produk dari distributor tunggal (Surabaya) dengan distributor yang tersebar di seluruh Indonesia. Pemilihan alternatif kedua ini dilakukan untuk memotong jalur distribusi yang terlalu panjang jika produk dikirim langsung dari distributor tunggal Surabaya. Dengan harapan ketika terjadi fluktuasi pasar, distributor dapat langsung

9 9 menginformasikan ke distributor tunggal wilayahnya dan dapat segera menerima barang yang diinginkan dengan lebih cepat, karena barang sudah tersedia terlebih dahulu di gudang distributor tunggal wilayah yang terdekat. Untuk penentuan distributor tunggal wilayah, pada alternatif ini digunakan klastering yang telah dilakukan oleh PT. HM. Sampoerna, Tbk. di mana penggolongannya seperti yang sudah dijelaskan sebelumnya. Hanya saja fungsi distributor tunggal wilayah tidak hanya berfungsi secara administratif, tetapi juga berfungsi sebagai supply untuk distributor-distributor yang ada di wilayahnya. Supply suatu distributor tidak dapat dilakukan secara bersama-sama dari satu distributor tunggal wilayah atau distributor tunggal, tetapi hanya dapat dilakukan oleh satu distributor tunggal wilayah saja. Alternatif Alasan pemilihan alternatif ketiga pada dasarnya hampir sama dengan alternatif kedua, hanya saja akan dilakukan evaluasi apakah penggolongan distributor tunggal terhadap distributor wilayahnya sudah sesuai dangan prinsip minimasi lead time ataukah belum. Kemungkinan yang akan terjadi adalah adanya usulan restrukturisasi atau klastering pembagian wilayah yang baru sehingga lead time yang dihasilkan lebih minimum. Restrukturisasi/klastering ini akan dilakukan setelah mengevaluasi hasil pengolahan data yang didapatkan. Penentuan Distibutor Tunggal Wilayah Untuk penentuan ini tidak semua distributor dapat menjadi distributor tunggal wilayah. Hal ini disebabkan kapasitas gudang dan sarana prasarana yang kurang mencukupi pada gudang-gudang distributor lokal. Untuk itu yang dapat dijadikan sebagai alternatif distributor tunggal wilayah adalah ke enam kota yang memang menjadi atau sudah pernah menjadi distributor tunggal wilayah, baik sebagai tempat transit ataupun hanya sebagai fungsi administratif. Lead Time Untuk dapat menyelesaikan problem restrukturisasi/klastering pembagian wilayah pada alternatif ketiga, maka terlebih dahulu dilakukan pendataan lead time yang sebelumnya tidak terakomodir oleh proses yang ada saat ini. Untuk mendapatkan lead time pada daerah-daerah yang belum tercatat sebelumnya, dilakukan beberapa pendekatan, yang pertama adalah dengan mendapatkan data yang sebenarnya berapa waktu distribusi yang dibutuhkan, ataupun dengan menggunakan pendekatan jarak terhadap waktu lead time dengan membuat persamaan yang bisa mencerminkan hubungan antara lead time dan jarak sehingga penentuan besarnya lead time dilakukan dengan persamaan tersebut. Pada penentuan persamaan ini dilakukan pendekatan regresi, di mana pendekatan ini dipandang layak setelah didapatkan bahwa tingkat kebenaran yang tercermin pada nilai R squarenya selalu diatas 95 % bahkan hampir ada yang mencapai 99 %. Pada data lead time yang didapatkan, ada beberapa kolom matriks yang seharusnya terisi penuh tetapi tidak terisi oleh data lead time. Hal ini dilakukan mengingat tidak semua solusi yang ditawarkan (jalur alternatif pengiriman) tersedia. Hal ini berlaku terutama untuk tempat-tempat yang pengirimannya harus dilakukan melalui laut. Sedangkan untuk yang ada di darat, beberapa kolom yang kosong diakibatkan karena alternatif solusi yang akan muncul jelas-jelas tidak akan terpilih sebagai alternatif terbaik karena memang memiliki jarak yang sangat jauh dibandingkan distributor tunggal wilayah yang lain.

10 0 NEUTRON, VOL.9, NO., AGUSTUS 009: -5 Misalkan, alternatif pengiriman dari Bandung ke Banda Aceh, dapat dikatakan tidak mungkin menghasilkan solusi yang optimal. Hal ini dikarenakan perjalanan dari Bandung ke Banda Aceh dan daerah-daerah lain yang ada di Sumatera harus dilalui dengan melewati kota Jakarta terlebih dahulu sehingga sudah pasti, lead time antara Bandung Banda Aceh lebih besar dari Jakarta Banda Aceh. Perhitungan Biaya Distribusi Untuk dapat membandingkan alternatif-alternatif tersebut, tentunya parameter lead time saja tidak cukup. Meskipun biaya transportasi tidak terlalu sensitif terhadap perubahan biaya total yang dikeluarkan, namun faktor biaya pengiriman tetap akan berpengaruh pada total biaya yang harus dikeluarkan. Sehingga faktor ini memang harus diperhitungkan dengan teliti. Jangan sampai kita dapat merestrukturisasi pola distribusi dengan penghematan lead time mencapai 50% tapi dengan biaya distribusi yang berlipat ganda sehingga dapat mengurangi keuntungan yang didapat dengan hasil yang belum tentu signifikan. Adapun rumusan yang biasa digunakan sebagai dasar perhitungan biaya transportasi di PT. HM. Sampoerna, Tbk. adalah sebagai berikut: Biaya transportasi Alternatif : transportasi dari DT ke D + biaya gudang di D + biaya distribusi. Sebagai contoh biaya transportasi rokok sigaret kretek tangan per slof untuk distributor Malang adalah sebagai berikut: Rp. 00,- + Rp. 00,- + Rp..000,- Rp..600,Biaya transportasi Alternatif dan : transportasi dari DT ke DTW + transportasi dari DTW ke D + biaya gudang di DTW + biaya gudang di D + biaya distribusi Sebagai contoh biaya transportasi rokok sigaret kretek tangan per slof untuk distributor Malang adalah sebagi berikut: Rp.50,- + Rp.50,- + Rp.00,- + Rp.00,- + Rp..000,- Rp..700,Pencarian Solusi Optimal Untuk dapat memecahkan assignment problem dan pembagian wilayah yang optimal akan digunakan software Lingo 6.0. Maka, selain masalah lead time yang juga harus didapatkan adalah constrain masalah kapasitas gudang yang tersedia pada tiaptiap calon distributor tunggal wilayah. Berdasarkan data yang sudah ada maka dapat dibuat persamaan yang digunakan untuk assignment problem minimasi lead time sebagai berikut (contoh periode dari rokok Sampoerna): m n Min Z Lij.Xij i j Subject to: m Xij, j,,, n i Artinya bahwa setiap distributor j (destination j) hanya boleh disupply oleh satu sumber i (distributor tunggal wilayah i). n Dj.Xij Cpi i,,, m j

11 Artinya bahwa jumlah pengiriman dari distributor tunggal wilayah i ke distributor j (destination j) + jumlah pengiriman ke distributor j (destination j) + jumlah pengiriman ke distributor j (destination j) n harus lebih kecil atau sama dengan kapasitas gudang di distributor tunggal wilayah i (Cpi) dimana : i j m n Lij Dj Cpi Xij Distributor Tunggal Wilayah i, i,,,, 5, 6 Distributor j, j,,,, Jumlah distributor tunggal wilayah Jumlah distributor Lead Time dari Distributor Tunggal Wilayah i ke Distributor j Jumlah demand di distributor j Kapasitas gudang di Distributor Tunggal Wilayah i 0 atau 0 jika permintaan distributor j tidak dipenuhi oleh distributor tunggal wilayah i, atau jika permintaan distributor j dipenuhi oleh distributor tunggal wilayah i. Min : X. + X. + 8X. + 7X. + 0X5. + 0X X X X X X5. + 6X6. Subject to : X. + X. + X. + X. + X5. + X6.... X. + X. + X. + X. + X5. + X X X X. + 75X. + 7X X X. + 50X X X X X. + 75X. + 7X X X. + 50X X X X X. + 75X. + 7X X X. + 50X X X X X. + 75X. + 7X X X X X X X. + 75X. + 7X X X. + 50X X X X X. + 75X. + 7X X X X. 570

12 NEUTRON, VOL.9, NO., AGUSTUS 009: -5 ANALISA DAN INTERPRETASI SOLUSI Dari perhitungan solusi optimal assignment problem dengan software Lingo 6.0 di atas didapatkan hasil sebagai berikut (untuk salah satu periode saja) : Global optimal solution found at step: 5 Objective value: E+08 Variable Value Reduced Cost KAPASITASGUDANG(DTW) KAPASITASGUDANG(DTW) KAPASITASGUDANG(DTW) KAPASITASGUDANG(DTW) KAPASITASGUDANG(DTW5) KAPASITASGUDANG(DTW6) PERMINTAANYGDILAYANI(DTW, D) PERMINTAANYGDILAYANI(DTW, D8) PERMINTAANYGDILAYANI(DTW, D7) PERMINTAANYGDILAYANI(DTW, D) PERMINTAANYGDILAYANI(DTW5, D5) PERMINTAANYGDILAYANI(DTW6, D) Berdasarkan hasil dari perhitungan sofware Lingo 6.0 terlihat bahwa untuk mendapatkan lead time yang minimum perlu dilakukan perubahan untuk 5 kota yang ada yaitu Semarang, Yogyakarta dan Solo, yang sebelumnya ada pada DTW Bandung, seharusnya langsung berada pada kontrol DTW Surabaya. Sedangkan untuk kota Padang dan Pekanbaru yang sebelumnya ada pada DTW Medan menjadi tanggung jawab DTW Palembang. Penentuan Alternatif Terbaik Berdasarkan Lead Time Dari tiga alternatif yang diperoleh dapat dilihat kemampuan alternatif transportasi yang ada untuk melayani permintaan konsumen yang digambarkan dalam lead time yang minimum. Dari alternatif alternatif yang ada, yang memiliki lead time yang paling minimum adalah alternatif ketiga. Hal ini terjadi setelah dilakukannya restrukturisasi pada alokasi jalur transportasi dari alternatif kedua. Terlihat bahwa

13 perbedaan yang terjadi hanyalah pada kelima kota yang mengalami pengalihan supplier (distributor tunggal wilayah). Walaupun alternatif ketiga merupakan prioritas utama dalam pemilihan alternatif terbaik masalah lead time, tetapi perlu juga dibandingkan dengan biaya transportasi yang harus dikeluarkan oleh perusahaan. Alternatif Terbaik Lead Time Dibandingkan dengan Biaya Berdasarkan ketiga alternatif, alternatif ketiga menunjukkan bahwa biaya yang harus dikeluarkan paling kecil dibandingkan dengan alternatif yang lain. Penghematan yang dilakukan dengan menggunakan alternatif ketiga sebesar Rp ,untuk produk Rokok Dji Sam Soe dan sekitar Rp ,- untuk produk Rokok Sampoerna atau total sebesar Rp ,- untuk setiap tahunnya. Untuk alternatif kedua biaya transportasi lebih besar dari alternatif pertama, peningkatan biaya yang terjadi semata-mata disebabkan karena adanya biaya inventory yang harus dibayar akibat produk harus disimpan di dalam gudang distributor tunggal wilayah terlebih dahulu sebelum dikirimkan ke distributor-distributor yang ada. Selain itu juga diakibatkan biaya transportasi yang membengkak akibat pengiriman yang dulunya dilakukan hanya dengan satu kali pengiriman ( truk) langsung ke tujuan sekarang menjadi dua kali pengiriman ( truk) dengan biaya yang lebih mahal tentunya. Perbedaan antara biaya yang harus dikeluarkan untuk alternatif kedua dan ketiga secara umum tidak jauh berbeda dikarenakan hanya terjadi sedikit restrukturisasi pada 5 distributor saja. Penentuan Alternatif Terbaik Dari parameter lead time yang digunakan untuk menentukan alternatif mana yang menjadi alternatif terbaik, maka alternatif ketiga merupakan pilihan alternatif terbaik, karena alternatif ketiga dapat meminimasi lead time secara total sampai dengan 6,% dari kondisi yang ada pada saat ini. Di samping itu juga terjadi penghematan biaya transportasi yang cukup besar (walaupun tidak signifikan). Berdasarkan kondisi di atas, maka yang seharusnya menjadi pilihan perusahaan untuk alternatif distribusinya adalah alternatif yang ketiga. Di mana alternatif ini memiliki lead time yang paling minimum dibandingkan alternatif pertama dan kedua. Juga dari segi biaya alternatif ini memberikan nilai yang paling kecil dibandingkan dengan alternatif yang lain. Hal ini juga sangat menguntungkan dari segi pasar, mengingat kondisi dari pasar yang cukup fluktuatif dan cenderung untuk terus meningkat, kemungkinan terjadinya error peramalan akan sangat besar. Hal ini didukung dengan tingkat error yang dilambangkan dengan MAD, MSD atau MAPE tidak sedikit yang berarti masih banyak terjadi error dalam peramalan. Secara umum dengan memilih alternatif ketiga sebagai solusi untuk meningkatkan service level perusahan dengan meminimasi lead time dan biaya. KESIMPULAN DAN SARAN Kesimpulan Berdasarkan hasil penelitian yang telah dilakukan, maka dapat diambil kesimpulan sebagai berikut:. Dari tujuh metode peramalan yang digunakan yaitu: metode trend analysis (linier, quadratic dan eksponensial), moving average, double exponential smoothing, winter s dan time series decomposition. Ternyata hasil peramalan

14 NEUTRON, VOL.9, NO., AGUSTUS 009: -5 terbaik didominasi oleh metode time series decomposition dan trend quadratic. Hasil metode peramalan terbaik rokok sigaret kretek tangan Dji Sam Soe untuk masing-masing distributor didominasi Metode Decomposition. Sedangkan hasil metode peramalan terbaik rokok sigaret kretek tangan Sampoerna untuk masingmasing distributor didominasi Metode Decomposition dan Quadratic.. Rute pengiriman yang optimal untuk mendistribusikan rokok sigaret kretek tangan (Rokok Dji Sam Soe dan Sampoerna) ke masing-masing distributor tunggal wilayah dan distributor adalah dengan menggunakan alternatif transportasi ketiga di mana terdapat distributor tunggal wilayah yang berfungsi sebagai tempat transit dan stok barang untuk distributor-distributor yang ada dalam wilayahnya.. Terjadi perubahan pembagian distributor dalam distributor tunggal wilayah sebagai berikut: Distributor Semarang, Yogyakarta dan Solo yang sebelumnya masuk dalam distributor tunggal wilayah Bandung setelah restrukturisasi masuk dalam distributor tunggal wilayah Surabaya (baik untuk distribusi rokok sigaret kretek tangan Dji Sam Soe dan Sampoerna). Distributor Padang dan Pekanbaru yang sebelumnya masuk dalam distributor tunggal wilayah Medan setelah restrukturisasi masuk dalam distributor tunggal wilayah Palembang (baik untuk distribusi rokok sigaret kretek tangan Dji Sam Soe dan Sampoerna). Saran Berdasarkan analisis data, maka saran yang dapat diberikan pada perusahaan dalam penelitian ini adalah:. Peramalan untuk meramalkan volume permintaan setiap triwulan dalam satu tahun kiranya perlu terus dilakukan oleh PT. HM. Sampoerna agar tingkat keakuratan dalam memproduksi rokok sigaret kretek tangan Dji Sam Soe dan Sampoerna sesuai dengan tingkat permintaan setiap triwulan dan dapat terus terjaga terutama apabila terjadi lonjakan permintaan yang tiba-tiba. Untuk memperoleh hasil peramalan yang lebih teliti dan akurat maka penggunaan metode ARIMA (Autoregresive Integrated Moving Average) perlu untuk dipertimbangkan penggunaannya dalam peramalan permintaan.. Alternatif distribusi yang sebaiknya digunakan adalah alternatif ketiga, di mana alternatif ini memiliki lead time yang paling minimum dibandingkan dengan alternatif pertama dan kedua. Di samping itu alternatif ketiga juga memberikan kontribusi penghematan biaya transportasi yang cukup siginifikan yaitu sebesar Rp ,- setiap tahunnya. Dengan pemilihan alternatif ketiga ini juga akan memberikan dampak positif bagi pasar rokok sigaret kretek tangan Dji Sam Soe dan Sampoerna, mengingat kondisi pasar yang cukup fluktuatif dan cenderung untuk terus meningkat, juga untuk mempertahankan service level sesuai yang diharapkan. DAFTAR PUSTAKA Ballou, R.H (99), Business Logistics/Supply Chain Management, Planning, Organizing, and Controlling the Supply Chai, 5th Edition, Prentice Hall. Chase, R.B; Aquilano, J.N; Jacobs F.R (998), Production and Operations Management, Manufacturing and Service, 8th Edition, New York: Irwin McGraw Hill.

15 5 Lambert, D.N; Stock J.R dan Ellram, L.M (998), Fundamentals of Logistic Management, New York, San Fransisco: Irwin Mc. Graw Hill, Boston. Makridakis, S; Wheelwrigt, dan McGee (98), Forecasting: Methods and Apllications, nd, John Willey & Sons, Inc. Mason, R.D dan Lind, D.A (999), Teknik Statistika untuk Bisnis dan Ekonomi, Jakarta: Penerbit Erlangga. Taylor III, B.W (996), Sains Manajemen (Pendekatan Matematika untuk Bisnis). Edisi Indonesia. Simon & Schuster (Asia) Pte. Ltd. Tersine, J.R (99). Principles of Inventory and Materials Management, th Edition, The University of Oklahoma, Prentice Hall International, Inc.