PERANCANGAN DAN PEMBUATAN APLIKASI PENJADWALAN PENGIRIMAN BARANG PADA PERUSAHAAN DISTRIBUSI ROKOK PT. X DENGAN METODE STEPPING STONE

Transkripsi

1 PERANCANGAN DAN PEMBUATAN APLIKASI PENJADWALAN PENGIRIMAN BARANG PADA PERUSAHAAN DISTRIBUSI ROKOK PT. X DENGAN METODE STEPPING STONE Yulia 1, Andreas Handojo 2, Mira Karina Soesetio 3 1,2 Dosen tetap Fakultas Teknologi Industri, jurusan Teknik Informatika, Universitas Kristen Petra 3 Alumni Fakultas Teknologi Industri, jurusan Teknik Informatika, Universitas Kristen Petra Jl. Siwalankerto Surabaya 1,2 { yulia, handojo}@peter.petra.ac.id ABSTRAK PT. X merupakan salah satu perusahaan di Surabaya yang bergerak di bidang logistik dan transportasi yang menangani pendistribusian rokok dari PT. Y, suatu perusahaan yang bergerak di bidang pemasaran..pendistribusian dilakukan melalui area serta depot logistik (depo) yang berada di berbagai kota di Indonesia. Jadwal pendistribusian tersebut yang dilakukan secara manual oleh seorang karyawan membuat sering terjadi kesalahan dalam penjadwalan serta perhitungan jumlah rokok yang harus dikirimkan, yang mengakibatkan terjadinya out of stock di beberapa lokasi serta kerugian materi dan waktu. Dengan melihat permasalahan tersebut, perlu dibuat suatu aplikasi sistem informasi yang mampu menangani penjadwalan pendistribusian rokok. Pada aplikasi ini akan dicatat mengenai data permintaan, produksi, brand, Mitra Produksi Sigaret (MPS), kendaraan, jadwal pelabuhan dan rute kendaraan. Dari data-data tersebut dilakukan proses penentuan secara optimal tujuan pengiriman, brand, jumlah rokok, jenis, serta jumlah yang akan dikirimkan ke depo, jumlah dan jenis kendaraan serta jalur. Aplikasi ini akan menggunakan metode Stepping Stone karena metode ini memperhitungkan faktor supply dan demand, yang sesuai dengan kebutuhan penjadwalan di PT.X dimana rokok bisa dikirim dari banyak sumber dan dikirim ke banyak tujuan pula.hasil dari aplikasi yang akan dibuat adalah berupa Rencana Pengiriman Harian, stok, draft, dan rute perjalanan. Aplikasi ini dapat digunakan sebagai alat bantu dalam melakukan akitivitas penjadualan distribusi rokok yang dilakukan tiap hari sehingga dapat meningkatkan kinerja perusahaan serta dapat meminimalkan kesalahan yang terjadi dalam penjawalan pendistribusian rokok. Kata kunci : Penjawalan, Stepping Stone, Rencana Pengiriman Harian 1. PENDAHULUAN PT. Z bergerak pada bidang industri rokok. PT. Z memproduksi berbagai brand rokoknya di berbagai MPS yang terletak di berbagai kota di pulau Jawa. PT. Y bergerak pada bidang pemasaran, bertugas untuk memasarkan produk dari PT. Z ke berbagai kota di Indonesia. PT. X bergerak pada bidang logistik dan transportasi, menangani pendistribusian produk dari PT. Z. Pendistribusian produksi rokok tersebut dilakukan melalui area serta Depo (Depot Logistik) yang berada di berbagai kota di Indonesia. Jadwal pendistribusian tersebut saat ini masih dilakukan secara manual oleh karyawan PT. X, sehingga terkadang terjadi kesalahan penjadwalan serta perhitungan jumlah rokok yang harus dikirimkan, yang dapat mengakibatkan terjadinya Out Of Stock di beberapa lokasi. Dengan melihat permasalahan di atas, maka PT. X memerlukan aplikasi sistem Perancangan dan Pembuatan Sistem 61

2 informasi yang dapat menangani penjadwalan pendistribusian rokok. Oleh karena itu, dalam penelitian ini akan dibuat suatu aplikasi untuk mempermudah penjadwalan pengiriman distribusi barang (rokok) yang terjadi di PT. X. Sehingga akan meminimalkan waktu pemrosesan data serta menghasilkan data yang lebih akurat, dan dapat mengurangi kesalahan dapat yang terjadi. Aplikasi yang dibuat menggunakan metode stepping stone karena dalam metode stepping stone memperhitungkan faktor supply dan demand selain itu variabel dapat didefinisikan sesuai dengan keadaan dari suatu perusahaan. 2. DASAR TEORI 2.1. Kegiatan Logistik Council of Logistics Management (CLM), sebuah organisasi profesional yang beranggotakan manajer, praktisi dan pendidik dalam bidang logistik, mendefinisikan logistik sebagai proses perencanaan, pengimplementasian, pengontrol aliran serta penyimpanan barang, jasa dan informasi dari lokasi asal hingga ke lokasi tujuan, sehingga menjadi efektif dan efisien serta dapat memenuhi kebutuhan pelanggan [1]. Aktifitas logistik tersebut meliputi penyimpanan di gudang, transportasi, kontrol inventori, pembelian, penjadwalan produksi, layanan pelanggan, dan perencanaan jangka panjang. Kegiatan logistik tersebut dapat berjalan baik bila terdapat sistem yang terpadu dalam perusahaan Persoalan Transportasi Persoalan transportasi membahas masalah pendistribusian suatu komoditas atau produk dari sejumlah sumber (supply) kepada sejumlah tujuan (destination, demand), dengan tujuan meminimumkan ongkos pengangkutan yang terjadi [2]. Ciri-ciri khusus persoalan transportasi adalah [2]: - Terdapat sejumlah sumber dan sejumlah tujuan tertentu - Kuantitas komoditas atau barang yang di distribusikan dari setiap sumber dan yang diminta oleh setiap tujuan, besarnya tertentu - Komoditas yang dikirim atau diangkut dari suatu sumber ke suatu tujuan, besarnya sesuai dengan permintaan atau kapasitas sumber - Ongkos pengangkutan komoditas dari suatu sumber ke suatu tujuan besarnya tertentu. Untuk menyelesaikan persoalan transportasi, dilakukan langkah-langkah sebagai berikut : 1. Tentukan solusi fisibel basis awal. Untuk menentukan solusi fisibel baris awal ini digunakan metode pendekatan Vogel (Vogel s approximation method, VAM). 2. Tentukan entering variable dari veriabelvariabel nonbasis. Bila semua variabel sudah memenuhi kondisi optimum, STOP. Bila belum, lanjutkan ke langkah Tentukan leaving variable di antara variabelvariabel basis yang ada, kemudian hitung solusi yang baru. Kemudian kembali ke langkah 2. Penentuan entering dan leaving variable ini menggunakan metode stepping stone Stepping Stone Langkah-langkah penyelesaian persoalan transportasi dengan metode stepping stone[3]: 1. Dibuat suatu loop tertutup bagi setiap variabel non basis, loop tersebut berawal dan berakhir pada variabel non basis tadi, dimana setiap sudut loop haruslah merupakan titik-titik yang ditempati oleh variabel-variabel basis dalam tabel transportasi. 2. Dalam hal ini loop digunakan untuk memeriksa apakah bisa diperoleh penurunan ongkos jika variabel non basis dimasukan menjadi basis. Entering variable dapat ditentukan dengan cara memeriksa semua variabel non basis yang terdapat pada suatu iterasi. 3. Pada tiap sudut loop akan ditandai dengan (+) yang merupakan pertambahan nilai variabel serta (-) merupakan pengurangan nilai variabel. 4. Dipilih variabel non basis yang menyebabkan penurunan ongkos terbesar sebagai entering variable. 5. Leaving variable dipilih dari variabelvariabel sudut loop yang bertanda (-) 62 Perancangan dan Pembuatan Sistem

3 6. Dengan membandingkan solusi tersebut dengan menggunakan entering dan leaving variable yang berbeda. 7. Pilih solusi dengan cost yang terendah. 3. METODE PENELITIAN 3.1. Analisis Sistem Lama Pada saat ini kegiatan yang dilakukan oleh PT. X sehubungan dengan kegiatan distribusi tersebut adalah sebagai berikut: - Setiap minggu PT. X menerima LPSP (Laporan Posisi Stok & Penjualan) yang berisikan laporan posisi stok pada minggu tersebut pada tiap-tiap area serta depo dari semua brand. LPSP ini dibuat oleh PT. Z. - Setiap dua minggu pada minggu genap PT. X menerima SF (Sales Forecast) yang berisikan prediksi penjualan dalam 13 minggu kedepan. SF ini dibuat oleh PT. Z. - Berdasarkan SF dan LPSP yang telah diterima maka tiap minggunya PT. X akan akan membuat SIDS (Stock in Distribution System), SIDS berisi data dari pengiriman yang sebelumnya per brand di setiap area / depo, data tersebut meliputi stok awal, penjualan, stok akhir, stok in transit (masih dalam perjalanan), serta ratio stok. Ratio stok ini digunakan untuk mengetahui sisa stok yang ada di area / depo tersebut dapat memenuhi permintaan pasar selema berapa hari tanpa adanya pengiriman. - Berdasarkan SIDS maka dibuat WPR (Weekly Product Request), WPR berisi permintaan barang kepada PT. Y berdasarkan kebutuhan pasar yang harus terpenuhi. - Berdasarkan WPR maka PT. Y akan membuat dan memberikan WPP (Weekly Production Planning) yang berisi tentang jumlah yang akan diproduksi minggu mendatang. - Berdasarkan WPP serta SIDS maka PT. X membuat SA (Shipping Advise) yang berisikan jumlah barang yang harus di kirimkan dalam minggu ini ke depo atau area tertentu agar dapat memenuhi kebutuhan penjualan di depo atau area tersebut sehingga tidak terjadi out of stock. - Setelah membuat SA maka tiap harinya PT. X akan membuat RPH (Rencana Pengiriman Harian) yang berisi jadwal keberangkatan alat transportasi (dapat berupa tronton, CBU, Engkel) yang memiliki kapasitas yang berbeda-beda beserta jumlah, rute dan tujuan pengirimannya. Pada saat ini RPH masih dibuat secara manual Entity Relationship Diagram Gambar 1 berikut ini menunjukkan Conceptual Data Model (CDM) untuk mendeskripsikan relasi antar entity secara konseptual. Gambar 1. Perhitungan Permintaan Produksi Perancangan dan Pembuatan Sistem 63

4 4. IMPLEMENTASI Setelah semua data master seperti permintaan, produksi, produk, MPS, area, jadwal kapal, rute perjalanan, rute kendaraan, maka dilakukan perhitungan untuk penjadualan pengiriman. Pertama dipilih periode perhitungan serta brand. Kemudian sistem akan memilih permintaan dari area dan produksi dari MPS yang ada pada periode tersebut. Setelah data-data permintaan dan produksi tersedia, dilakukan proses seperti pada gambar 2. Proses tersebut antara lain: - menentukan biaya - hitung penalty yang menghasilkan solusi visibel basis awal dengan vogel - menentukan entering variable dan leaving variable dengan stepping stone - menghitung total biaya dalam matriks transportasi Setelah semua proses ini dilakukan akan dihasilkan hasil akhir dari brand yang dimasukkan, yaitu kebutuhan atau permintaan Gambar 2. Hasil Perhitungan Permintaan Produksi Gambar 3. Laporan Rencana Pengiriman Harian 64 Perancangan dan Pembuatan Sistem

5 suatu area akan dipenuhi sejumlah berapa dari MPS mana. Proses ini dilakukan untuk semua brand. Setelah itu akan dibuat laporan Rencana Pengiriman Harian (RPH) seperti gambar KESIMPULAN Dari hasil perancangan dan pembuatan aplikasi pengiriman barang pada PT. X ini, dapat diambil beberapa kesimpulan sebagai berikut : a. Sistem dapat melakukan proses pencatatan data permintaan, produksi, brand, area / depo, MPS, pelabuhan, jadwal kapal, rute kendaraan, rute perjalanan. b. Sistem dapat mencetak laporan-laporan, seperti laporan RPH (Rencana Pengiriman Harian), laporan draft, laporan stock, dan laporan rute perjalanan. c. Sistem yang dibuat dapat membatasi hak user sesuai dengan login-nya, sehingga user dengan hak akses tertentu hanya bisa mengakses program ini sesuai dengan bagiannya. d. Sistem ini mempermudah user dalam pembuatan penjadwalan pengiriman barang yang sebelumnya dilakukan secara manual. e. Sistem yang dibuat dapat mengalokasikan jumlah barang yang akan dikirim dalam truk tetapi tidak mengoptimalisasikan. f. Sistem ini mempunyai kelemahan dalam hal perhitungan jumlah kendaraan, karena tidak ada pengalokasian order muatan dalam kendaraan yang yang lebih sesuai dengan ukuran kendaraan. 6. DAFTAR PUSTAKA Buku: [1] Coyle, John J., Edward J. Bardi & C. John Langley Jr., The Management Of Business Logistic A Supply Chain Perspective. New York: South Western, [2] Dimyati, Tjutju Tarliah & Ahmad Dimyati. Operation Research. Bandung: Sinar Baru Algensindo, [3] Taha, Hamdy A. Operation Research an Introduction Fifth Edition. New Jersey: Prentice-Hall Inc., Perancangan dan Pembuatan Sistem 65