ANALISA PERENCANAAN DAN PENGENDALIAN PERSEDIAAN ATK REGULAR PADA PT. PLN (PERSERO) UDIKLAT JAKARTA PERIODE

Transkripsi

1 ANALISA PERENCANAAN DAN PENGENDALIAN PERSEDIAAN ATK REGULAR PADA PT. PLN (PERSERO) UDIKLAT JAKARTA PERIODE Angeline Williany BINUS University Jl. Kebon Jeruk Raya, Kebon Jeruk, Jakarta Barat, Telp. (021) Abstract Inventory is assets of the company as one of the key supporting to execute the activities and productivity of the company. The fact that inventories is asset, proceed of planning and controlling over the supplies is highly needed. By quantitative analysis, planning should be conducted as forecasting and some methods of procuring supplies. The theory of forecasting applied are seasonal methods (additive, multiplicative, and no trend), time series methods (moving average, and weighted average), and Monte Carlo simulation. Meanwhile, in procuring supplies applied the theory such as Q-Model, P-Model, Min-Max Inventory, and Lot for Lot Inventory method. Those methods are analyzed one by one in order to compare and ensure the most suitable method that gives effectiveness and efficiency according to the condition of the company. Keywords : Planning and Controlling, Inventory, Forecasting, Q-Model, P-Model, Min-Max Inventory, Lot for Lot, Seasonal, Time Series Abstrak Persediaan adalah asset perusahaan sebagai penunjang kelancaran aktivitas dan kunci dalam produktivitas perusahaan. Fakta bahwa persediaan merupakan asset, menuntut perencanaan dan pengendalian terhadap pengadaan maupun pengelolaan persediaan. Perencanaan dilakukan dengan analisa kuantitatif, seperti peramalan dan metode pengadaan persediaan. Teori peramalan yang diaplikasikan yakni

2 menggunakan metode seasonal (Additive, Multiplicative, dan No Trend), peramalan Time Series (Moving Average, Weighted Moving Average), serta simulasi Monte Carlo. Sedangkan dalam pengadaan persediaan, diaplikasikan teori Q-Model, P-Model, Min-Max Inventory, dan Lot for Lot. Metode-metode tersebut dianalisa satu persatu guna mengetahui metode yang paling cocok dan memberikan keefektifan dan keefisiensian sesuai kondisi perusahaan. Keywords : Perencanaan dan Pengendalian, Persediaan, Peramalan, Q-Model, P-Model, Min-Max Inventory, Lot for Lot, Seasonal, Time Series PENDAHULUAN Persediaan di perusahaan jasa pun merupakan asset perusahaan. Kenyataan bahwa persediaan merupakan asset perusahaan, menuntut adanya perencanaan dan pengendalian terhadap persediaan, kunci penting dalam peran menumbuhkan produktivitas dan competitive advantage perusahaan. Adapun perencanaan dan pengendalian merupakan salah satu bagian dari ilmu manajemen dan teknik industri yang cukup memiliki andil dalam mewujudkan daya saing atau nilai tambah kompetitif dengan pengaturan proses bisnis secara efektif dan efisien, yang berarti, dengan sumber daya yang tersedia, perusahaan dapat memperoleh hasil maksimal, baik dari segi kualitas maupun kuantitas. Observasi di PT. PLN (Persero) Udiklat Jakarta ini bertujuan untuk menciptakan suatu metode pengelolaan yang tepat untuk perencanaan dan pengendalian persediaan Alat Tulis Kantor (ATK) di PT. PLN (Persero) Udiklat Jakarta. Adapun ATK yang akan diteliti dalam penulisan ini adalah ATK regular, yang didistribusikan kepada peserta pendidikan atau diklat untuk menunjang aktivitas pembelajaran. Masalah yang terjadi pada pengelolaan persediaan adalah ketidaksesuaian persediaan ATK Regular terhadap jumlah peserta diklat. Ketidaksesuaian ini dapat terjadi karena beberapa hal, seperti peserta diklat yang tidak datang, atau peserta yang datang justru jauh melebihi jumlah yang direncanakan. Dan hal lain yang memicu ketidaksesuaian pengadaan persediaan adalah adanya diklat-diklat yang tidak direncanakan, tetapi pada kenyataannya disisipkan atau diadakan pada periode berjalan. Akibatnya antara lain, pemesanan yang tidak terencana, tidak terkontrolnya penyebaran ATK, dan ketidaktersediaan stock. Oleh karena itu, metode pengadaan persediaan yang mencakup perhitungan pembelian optimal, re-order point, safety stock, peramalan, simulasi, dan perbandingan biaya yang keluar sebelum dan sesudah perencanaan dan

3 pengendalian persediaan dilakukan untuk menjaga efektivitas serta efisiensi pengadaan persediaan ATK regular di PT. PLN (Persero) Udiklat Jakarta. METODE PENELITIAN Metode penelitian yang digunakan oleh penulis adalah penelitian kuantitatif. Teknik pengumpulan data dilakukan dengan cara observasi langsung di lapangan, yakni bagian gudang PT. PLN (Persero) Udiklat Jakarta, dan wawancara kepada staff bagian sarana dan pra-sarana serta staff di bagian manajemen pengajaran. Metode yang digunakan dalam analisa kuantitatif ini adalah dengan melakukan metode pengadaan persediaan Q-Model, P-Model, Min-Max Inventory. Lalu dilakukan perbandingan peramalan seasonal: no trend, additive, dan multiplicative,dan peramalan time series: moving average, weighted moving average.dan dilanjutkan simulasi pengadaan persediaan untuk satu periode berikutnya untuk membandingkan total biaya. HASIL DAN BAHASAN Data Penggunaan ATK Regular PT. PLN (Persero) Udiklat Jakarta tahun Periode Pen & Notes Goodie Bag Ransel

4 Variable yang digunakan dalam pengolahan data persediaan ATK Regular: Jenis ATK Variabel Pen Notes Goodie Bag Ransel Bulan (n) 24 bulan 24 bulan 24 bulan 24 bulan Lead time (L) 1 hari 1 hari 1 hari 1 hari Standar deviasi (s) 297,13 297,13 224,88 156,66 Total Permintaan (D) unit unit unit unit Rata2 Permintaan (d) 631 unit 631 unit 412 unit 165 unit Biaya Pesan (S) Rp Rp Rp Rp Harga barang (C) Rp Rp Rp Rp Biaya simpan (H) Rp 60 Rp 240 Rp 500 Rp 1.900

5 Service Level 99% 99% 99% 99% Perbandingan hasil biaya metode pengadaan persediaan : Perbandingan Biaya Pen Notes Goodie Bag Ransel Q Model Rp Rp Rp Rp P Model Rp Rp Rp Rp Min-Max Inventory Rp Rp Rp Rp Spesifikasi metode yang tepat untuk tiap jenis ATK Regular adalah sebagai berikut : Q Model Pen Notes Goodie Bag Ransel Safety Stock (SS) 126 unit 126 unit 96 unit 67 unit Reorder Point (R) unit unit 592 unit 72 unit Kuantitas Pembelian (Q) unit unit 994 unit 457 unit Frekuensi pembelian (f)/2th 7 kali 13 kali 19 kali 9 kali Metode peramalan yang tepat untuk Pen dan Notes Peramalan MAD MSE MAPE Additive 203, ,68 0,39% Multiplicative 143, ,24 0,24% Tanpa Trend 166, ,98 0,27% Peramalan metode seasonal multiplicative ini digunakan untuk memperkirakan besarnya penggunaan ATK regular jenis pen dan notes untuk periode 1 tahun berikutnya. Periode Quarter Y Seasonal Factor Forecast ,46 0, unit

6 ,49 0, unit ,52 1, unit ,55 1, unit ,58 1, unit ,61 1, unit ,64 1, unit ,67 0, unit ,7 0, unit ,73 0, unit ,76 1, unit ,79 0, unit Metode peramalan yang tepat untuk Goodie Bag PERAMALAN MAD MSE MAPE Moving Average (4) 184, ,48 0,68 Weighted MA (4) 188, ,90 0,69 No Trend 110, ,77 0,31 Dengan ditentukannya peramalan metode seasonal tanpa trend, maka peramalan untuk 12 bulan ke depan adalah sebagai berikut : Periode Forecast

7 Metode peramalan yang tepat untuk ransel PERAMALAN MAD MSE MAPE Moving Average (6) 132, ,05 0,91 Weighted MA (6) 146, ,26 0,98 No Trend 75, ,83 1,03 Demand yang telah dikelaskan, dihitung frekuensi terjadinya pada periode pengambilan data. Besarnya frekuensi dapat menentukan probabilitas terjadinya suatu jumlah demand dengan rumus frek prob =. n Untuk estimasi penggunaan ransel selama 12 bulan kedepan, variable acak ditentukan dengan fungsi =rand() pada Microsoft Excel, diperoleh hasil sebagai berikut : Periode Random Numb. Demand 25 0, unit 26 0, unit 27 0, unit 28 0, unit 29 0, unit 30 0, unit

8 31 0, unit 32 0, unit 33 0, unit 34 0, unit 35 0, unit 36 0, unit Simulasi Total Biaya Pengadaan Persediaan Periode Berikutnya Perhitungan total biaya pengadaan persediaan untuk periode selanjutnya adalah sebagai berikut : Pen Q Model Period Demand Order Stock Order Stock

9 TOTAL unit unit unit Notes Q Model Period Demand Order Stock Order Stock TOTAL unit unit unit Total Cost

10 Pen = (8.988x3.000) + (4x10.000) + (8.988x60) = = Rp = (8.754x3.000) + (6x10.000) + (8.754x60) = = Rp Notes = (7.861x12.000) + (6x10.000) + (7.861x240) = = Rp = (8.754x12.000) + (12 x10.000) + (8.754x240) = = Rp Goodie Bag Q Model Period Demand Order Stock Order Stock

11 TOTAL unit unit unit Total Cost Goodie Bag = (4.970x25.000) + (5x25.000) + (4.970x500) = = Rp = (4.986x25.000) + (12 x25.000) + (4.986x500) = = Rp Ransel Q-Model Period Random Demand Order Stock Order Stock , , , , , , , ,

12 33 0, , , , TOTAL unit unit unit Total Cost Ransel Q Model Q Model Q Model = (3.199x95.000) + (7x50.000) + (3.199x1.900) = = Rp = (3.058x95.000) + (12 * ) + (3.058x1.900) = = Rp SIMPULAN DAN SARAN Metode pengadaan persediaan yang tepat untuk jenis-jenis ATK Regular pada PT. PLN (Persero) Udiklat Jakarta : Pen menggunakan metode Lot for Lot dengan jumlah optimum pemesanan dan frekuensi pembelian disesuaikan dengan stock dan penggunaannya oleh seluruh peserta diklat pada periode berjalan. Notes menggunakan metode Q-Model dengan jumlah optimum pembelian sebesar unit. Frekuensi pembelian notes sebanyak 13 kali dalam 2 tahun dengan ROP sebesar unit Goodie bag menggunakan metode Q-Model dengan jumlah optimum setiap pembelian sebesar 994 unit. Frekuensi pembelian goodie bag adalah sebanyak 19 kali dalam 2 tahun, dengan reorder point sebesar 592 unit.

13 Ransel menggunakan metode Lot for Lot seperti yang telah digunakan oleh perusahaan pada periode berjalan, dengan jumlah pemesanan dan frekuensi disesuaikan. Saran yang dapat diberikan penulis kepada PT. PLN (Persero) Udiklat Jakarta setelah melakukan observasi pada bagian persediaan ATK Regular, adalah : - Perusahaan dapat melakukan forecast seperti peramalan atau simulasi Monte Carlo untuk 1 periode setelah periode berjalan untuk mengetahui estimasi pengeluaran dan kuantitas ATK yang akan digunakan - Meningkatkan koordinasi antar divisi pada manajemen PT. PLN (Persero) Udiklat Jakarta, terutama yang berhubungan langsung dengan para peserta diklat, seperti divisi Sarana & Prasarana dan Manajemen Pengajaran. REFERENSI Associates, R. (1994). Retrieved July 17, 2013, from Astuti, H. K. (2006). Analisis Tentang Pengendalian Persediaan dalam Perusahaan. Jurnal Ekonomi dan Manajemen, 8. Bachtiar S. Abbasr, Hudiarto, Lily Vianty. (2008). Sistem Pendukung Keputusan Perencanaan Produksi PT. PQR dengan Pendekatan Simulasi. Piranti Warta, 17. Berry Render, J. H. (2001). Prinsip-Prinsip Manajemen Operasi. Jakarta: Salemba Empat. Drs. Zulian Yamit, M. (2005). Manajemen Persediaan. Yogyakarta: EKONISIA. Herliansyah, M. (2005). Deterministic Models Period Based with Safety Inventory untuk Optimasi Biaya Inventory Kaoas Rayon Berdasarkan Peramalan Permintaan Produk. Jurnal Mesin dan Industri. Jacobs, Chase, Aquilano. (2001). Operational Management for Competitive Advantage. New York: McGraw- Hill. RIWAYAT PENULIS Angeline Williany lahir di kota Jakarta pada 30 Oktober Penulis menamatkan pendidikan S1 di BINUS University dalam bidang ilmu Manajemen dan Teknik Industri pada tahun Saat ini bekerja sebagai karyawan swasta di PT. TWINK INDONESIA.