BAB 3 GAMBARAN SISTEM YANG SEDANG BERJALAN. selatan. Penyelenggaraan tugas BMPT dilakukan oleh :

Transkripsi

1 BAB 3 GAMBARAN SISTEM YANG SEDANG BERJALAN 3.1 Latar Belakang Perusahaan PT Pertani (Persero) merupakan kelanjutan dari Badan Perusahaan Produksi Bahan Makanan dan Pembukaan Tanah (BMPT) yang didirikan sejak tahun 1959 berdasarkan Undang-Undang Darurat No. 1 tahun Sebagai Perusahaan dengan status Badan Hukum yang terletak di Jl Pertani No 1-7 Duren Tiga Pancoran, Jakarta selatan. Penyelenggaraan tugas BMPT dilakukan oleh : 1. Bagian Perusahaan Padi Sentra, bergerak dalam sektor Produksi Padi untuk mensukseskan swasembada beras. 2. Perusahaan Tanah Kering dan Pembukaan Tanah, bertugas melaksanakan pembukaan tanah di lahan kering dengan menggunakan peralatan pertanian modern (traktor). 3. Bagian Perusahaan Pembukaan Tanah Pasang Surut, yang melaksanakan pembukaan tanah pertanian di daerah pasang surut di luar jawa. Dalam rangka pelaksanaan Peraturan Pemerintah Pengganti Undang-Undang No. 19/1960, BMPT berubah menjadi Badan Pimpinan Umum Perusahaan Pertanian Negara disingkat menjadi BPU Pertani. Selanjutnya BPU Pertani berdasarkan PP No. 12/1963 berubah menjadi Perusahaan Pertanian Negara disingkat PN Pertani. Pada tahun 1973 PN Pertani menjadi Perusahaan Perseroan berdasarkan Peraturan Pemerintah No. 21 tahun 1973 dan Akte Notaris Kartini Mulyadi, SH No. 46 tanggal 11 Januari 1974 dan Akte Perusahaan No. 136 tanggal 24 April 1974 dan Akte 75

2 76 Perubahan yang dibuat Notaris Imas Fatimah, SH Nomor 45 tanggal 6 Februari 1984 menjadi PT Pertani (Persero). Untuk menyesuaikan dengan Undang-Undang Perseroan Terbatas No. 1 tahun 1965 dan Peraturan Pemerintah No. 12 Tahun 1988, Anggaran Dasar PT Pertani (Persero) disesuaikan dengan Akte Perubahan No. 81 tanggal 27 Maret 1998 yang dibuat oleh Notaris Imas Fatimah, SH dan terakhir dengan Perubahan No. 1 tanggal 2 Mei 2002 yang dibuat oleh Notaris Mintarsih Natamihardja, SH. PT Pertani (Persero) merupakan BUMN yang memenuhi kebutuhan domestik maupun ekspor, mengintensifkan pertanian dalam rangka membangun ekonomi nasional yang kuat dan kokoh. Untuk mewujudkan tujuan, visi dan misi perusahaan maka perusahaan memegang teguh Falsafah Perusahaan yang meliputi Disiplin, Loyalitas dan Kepedulian Sosial. Tujuan dari PT Pertani (Persero) adalah turut melaksanakan dan menunjang Kebijaksanaan dan Program Pemerintah di bidang Ekonomi dan Pembangunan Nasional pada umumnya, serta Pembangunan di bidang Pertanian pada khususnya dengan menerapkan prinsip-prinsip Perseroan Terbatas. 3.2 Bidang Kegiatan/Usaha Perusahaan Bisnis Inti 1. Distribusi pupuk 2. Produksi dan distribusi beras 3. Produksi dan distribusi benih padi dan palawija Distribusi Pupuk PT Pertani (Persero) adalah distributor utama pupuk di Indonesia. Distribusi pupuk mencapai ton per tahun (produksi dalam negeri maupun impor) jenis pupuk yang didistribusikan antara lain Ure, ZE, TSP, Sp-36, Rock Phospat, DAP, KCL, NPK.

3 77 Produksi Beras Produksi beras mencapai ton per tahun yang meliputi beras aromatic (beras wangi), beras kualitas dan beras medium yang diproduksi oleh 17 UPP (Unit Penggilingan Padi) yang tersebar di Pulau Jawa, Bali, Sulawesi Selatan dan Lampung. Produksi Benih Padi dan Kedele Produksi benih padi mencapai ton per tahun, sedang produksi benih kedele mencapai ton per tahun yang diproduksi oleh 28 UPB (Unit Produksi Benih) yang tersebar di seluruh Indonesia. Benih padi yang diproduksi berlabel biru (kelas ES), label ungu (kelas SS) dan label putih (kelas FS) dengan bermacam-macam varietas, sedang benih kedele yang diproduksi label merah jambu (benih bina) dan label biru (kelas ES). Bisnis Lainnya 1. Distribusi pestisida dan bahan kimia pertanian lainnya (ZPT, PPC, Vaksin, inokulum rhizobium) 2. Distribusi benih/bibit dan hasil holtikultura (buah-buahan, sayuran dan lain-lain) 3. Distribusi alat dan mesin pertanian 4. Perdagangan hasil bumi (jagung, kedelai, biji mede) 5. Jasa gudang, angkutan dan pengolahan lahan 3.3 Visi dan Misi Perusahaan Visi Perusahaan Perusahaan Agribisnis terpercaya, pendukung ketahanan pangan nasional Misi Perusahaan 1. Menghasilkan sarana produksi dan komoditi pertanian serta jasa yang bermutu dan berdaya.

4 78 2. Memasarkan sarana produksi dan komoditi pertanian serta jasa dengan pelayanan prima 3. Mendukung peningkatan kesejahteraan petani dan kelestarian lingkungan untuk menghasilkan produksi yang tinggi serta berperan aktif dalam ketahanan pangan nasional 3.4 Struktur Organisasi dan Uraian Tugas Struktur Organisasi Perusahaan merupakan sarana dan tempat untuk menjalankan suatu kegiatan, dimana dalam aktivitasnya dibutuhkan sebuah struktur organisasi yang menjalankan proses bisnis yang ada. Setiap perusahaan pasti memiliki struktur organisasinya sendiri, disesuaikan dengan kebutuhan dari perusahaan. Semakin besarnya perusahaan akan menambah beban dalam kegiatan pengawasan. Oleh karena itu secara bertahap harus dilakukannya evaluasi atas struktur organisasi, dimaksudkan agar struktur organisasi yang ada dapat dengan efektif mendukung proses bisnis perusahaan untuk mencapai visi dan misi yang diharapkan. Adapun gambar struktur organisasi yang diterapkan PT. Pertani menerapkan struktur organisasi garis, yaitu arus wewenang mengalir dari atasan kepada bawahan dan dari bawahan ke tingkat manajemen yang lebih rendah.

5 Struktur Organisasi PT. Pertani Berikut ini adalah bagan struktur organisasi yang ada pada PT. Pertani : Struktur Organisasi PT. Pertani DIREKTUR UTAMA DIREKTUR INDUSTRI AGRO DIREKTUR PEMASARAN DIREKTUR KEUANGAN DIVISI P ERBENIHAN DIVISI PENGADAAN SAPROTAN DIVISI KEUANGAN SATUAN P ENGAWASAN INTERN DIVISI P ERGUDANGAN DIVISI P EMASARAN DIVISI SDM & ASSET DIVISI PENGEMBANGAN SBU PERBERASAN AREA MANAJER P EMASARAN DIVISI PERENCANAAN SEKRETARIS PERUSAHAAN Sumber : PT. Pertani Tahun : 2008 Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT. Pertani

6 Uraian Tugas dan Tanggung jawab A. Kantor Pusat, terdiri dari : I. Direktur Utama, membawahi : 1. Divisi Pengembangan, membawahi : 1) Bagian Teknologi Informasi Sub Bagian Pengembangan Produk Teknologi Informasi Sub Bagian Bantuan Teknis Teknologi Informasi 2) Bagian Penelitian Peneliti 2. Satuan Pengawasan Intern (SPI), membawahi : 1) Sekretaris Satuan Pengawasan Intern (SPI) 2) Pengawas II. Direktur Industri Agro, membawahi : 1. Divisi Perbenihan, membawahi : 1) Bagian Benih Padi 2) Bagian Benih Jagung & Palawija 2. Divisi Pergudangan, membawahi : 1) Bagian Pengelolaan Sewa Gudang 2) Bagian Pengelolaan Resi Gudang Kepala Unit Pengelolaan Resi Gudang 3. SBU Perberasan, membawahi : 1) Bagian Keuangan / Umum Sub Bagian Keuangan Sub Bagian Umum

7 81 2) Bagian Operasional Sub Bagian Produksi Sub Bagian Pemasaran 3) Cabang Pemasaran Beras Unit Penggilingan Padi 4. Langsung dibawah Direktur Industri Agro 1) Bagian Monitoring & Evaluasi Agro III. Direktur Pemasaran, membawahi : 5. Divisi Pemasaran Ritel 1) Bagian Pemasaran Ritel 2) Bagian Pemasaran Proyek Pemerintah 3) Bagian Pemasaran Kebun & Industri 6. Divisi Pengadaan Saprotan, membawahi : 1) Bagian Pengadaan Pupuk 2) Bagian Pengadaan Pestisida & Saprotan Lainnya IV. Direktur Keuangan, membawahi : 7. Divisi Keuangan, membawahi : 1) Bagian Keuangan Sub Bagian Pendapatan & Pembiayaan Sub Bagian Hubungan Keuangan Pusat & Daerah 2) Bagian Perpajakan Sub Bagian Pajak 3) Bagian Penyelesaian Piutang Penagih Piutang Daerah

8 82 8. Divisi Perencanaan, membawahi : 1) Bagian Akuntansi Sub Bagian Verifikasi Sub Bagian Pembukuan Verifikasi Daerah 2) Bagian Perencanaan Sub Bagian Pengolahan Data & Informasi Sub Bagian Perencanaan & Laporan 9. Divisi Sumber Daya Manusia (SDM) & Asset, membawahi : 1) Bagian Sumber Daya Manusia (SDM) Sub Bagian Administrasi Sumber Daya Manusia (SDM) Sub Bagian Pembinaan Karir & Pelatihan 2) Bagian Asset V. Direksi (BOD), membawahi : 10. Sekretaris Perusahaan, membawahi : 1) Bagian Hukum 2) Bagian Hubungan Masyakarat 3) Bagian Rumah Tangga B. Kantor Daerah, terdiri dari : 1. Area Manager Pemasaran, membawahi : 1) Sekretaris Area Manager Pemasaran 2) Cabang Pemasaran Seksi Keuangan / Umum Seksi Operasional

9 83 Unit Pemasaran Unit Produksi Pupuk A. Tugas Pokok dan Fungsi Divisi Pengembangan 1. Tugas Pokok : Divisi Pengembangan membantu Direksi dalam perencanaan, pengkoordinasian dan pengendalian pengelolaan perusahaan, khususnya bidang teknologi informasi dan Pengembangan Perusahaan. Secara operasional, Divisi Pengembangan mempunyai fungsi staf yang secara teknis bertanggung jawab langsung kepada Direktur Utama untuk melakukan koordinasi dan pembinaan kegiatan dalam bidang teknologi informasi, memberikan bimbingan teknis pelaksanaan administrasi, pengembangan dan pengoperasian serta bantuan teknis operasional sistem informasi. 2. Fungsi : Untuk menyelenggarakan tugas tersebut, Divisi Pengembangan mempunyai fungsi : 1) Menyusun rencana kerja perusahaan secara keseluruhan dan program kerja di bidang Teknologi Informasi dan Penelitian & Pengembangan 2) Melaksanakan tugas koordinasi dan pembinaan atas rencana kegiatan pengembangan teknologi informasi untuk pengembangan, pengoperasian dan bantuan teknis operasional sistem informasi 3) Melakukan bimbingan teknis pelaksanaan administrasi dan operasional sistem informasi 4) Melakukan pembinaan dan pengembangan prosedur administrasi dan kebijakan akuntansi serta sistem informasi

10 84 5) Menjalin hubungan kerjasama antar satuan organisasi didalam perusahaan 6) Membina hubungan kerjasama dengan instansi pemerintah, perusahaan yang berhubungan dengan administrasi dan sistem informasi perusahaan 7) Mengadakan evaluasi dan melaporkan hasil evaluasi atas pelaksanaan administrasi dan sistem informasi perusahaan 8) Merumuskan konsep kebijakan direksi dibidang administrasi dan sistem informasi perusahaan 9) Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Direksi 1) Bagian Teknologi Informasi 1. Tugas Pokok : Bertanggungjawab kepada Kepala Divisi Pengembangan terhadap pelaksanaan Teknologi Informasi dan membantu merumuskan kebijakan dibidang teknologi informasi perusahaan. 2. Fungsi : Untuk menyelenggarakan tugas tersebut, Bagian Teknologi Informasi (TI) mempunyai fungsi sebagai berikut : 1) Melakukan Perencanaan Sistem Teknologi Informasi, yaitu membuat Rencana jangka pendek maupun jangka panjang PT. Pertani, sesuai dengan kebijakan Manajemen, dengan selalu mengikuti perkembangan dunia teknologi informasi serta perkembangan bisnis perusahaan 2) Melakukan pengembangan sistem teknologi informasi, yaitu pengembangan perangkat/sistem yang diperlukan perusahaan, maupun melakukan perubahan/penyempurnaan/modifikasi perangkat sistem yang sedang berjalan

11 85 3) Memberikan dukungan teknis, yaitu melakukan instalasi, implementasi serta pelatihan terhadap perangkat/sistem baru, serta memberikan dukungan/penyelesaian terhadap permasalahan yang ada pada pengguna, baik perangkat keras, perangkat lunak maupun jaringan komunikasi

12 Rincian Struktur Organisasi Berikut ini adalah bagan rincian struktur organisasi yang ada pada PT. Pertani : Rincian Struktur Organisasi DIREKTUR INDUSTRI AGRO DIVISI PERBENIHAN DIVISI PERGUDANGAN SBU PERBERASAN BAGIAN MONITORING & EVALUASI INDUSTRI AGRO BAGIAN BENIH JAGUNG & PALAWIJA BAGIAN BENIH PADI BAGIAN PENGELOLAAN SEWA GEDUNG BAGIAN PENGELOLAAN RESI GUDANG BAGIAN KEUANGAN BAGIAN OPERASIONAL CABANG PERBENIHAN UNIT PENGELOLAAN RESI GUDANG SUB BAGIAN KEUANGAN SUB BAGIAN UMUM SUB BAGIAN PRODUKSI SUB BAGIAN PEMASARAN Sumber Tahun : 2008 : PT. Pertani UNIT PRODUKSI CABANG PEMASARAN Gambar 3.2 Rincian Struktur Organisasi PT. Pertani UNIT PENGGILINGAN PADI

13 Uraian Tugas dan Tanggung Jawab A. Tugas Pokok dan Fungsi Strategic Bisnis Unit (SBU) Perberasan SBU Perberasan membantu pelaksanaan tugas Direksi dalam perencanaan, pengorganisasian, pengkoordinasian dan pengendalian pengelolaan Perusahaan dibidang perberasan dan berpedoman pada Rencana Kerja dan Anggaran Perusahaan (RKAP) yang ditetapkan. Secara operasional SBU Perberasan bertindak untuk dan atas nama Direksi, melaksanakan pengelolaan kegiatan Perusahaan dalam bidang perberasan dengan tugas pokok dan fungsi sebagai berikut : 1. Tugas Pokok : 1) Menyusun rencana kerja dan program kerja kegiatan Usaha Perberasan 2) Mengkoordinir pelaksanaan kegiatan Usaha Perberasan 3) Melakukan pengendalian atas pelaksanaan kegiatan Usaha Perberasan 4) Mengurus dan mengembangkan usaha dan kemampuan personil 5) Mengurus dan mencatat hak dan kewajiban yang timbul dalam pelaksanaan kegiatan 6) Mewakili dan bertindak atas nama Perusahaan untuk melakukan tindakan hokum sesuai dengan tanggung-jawabnya 7) Membuat laporan Keuangan / Manajemen sebagai pertanggung-jawaban 2. Fungsi : 1) Menyusun rencana kerja pengelolaan Usaha Perberasan 2) Melaksanakan kegiatan pengelolaan Usaha Perberasan dengan memanfaatkan sumber daya perusahaan sesuai rencana kerja yang sudah ditetapkan

14 88 3) Melakukan pengendalian terhadap seluruh kegiatan Usaha Perberasan 4) Menetapkan kebutuhan Sumber Daya Manusia, Sarana Usaha dan Sarana Kerja 5) Menyelenggarakan pembukuan dan administrasi atas seluruh kegiatan usaha perberasan 6) Memimpin, menggerakkan dan mengembangkan Sumber Daya Manusia dalam lingkup Satuan Organisasi SBU Perberasan 7) Membina dan mengembangkan hubugngan kerja dengan Mitra Usaha B. Susunan Organisasi Strategic Bisnis Unit (SBU) Perberasan 1) Bagian Keuangan/Umum Bagian Keuangan / Umum membantu pelaksanaan tugas SBU Perberasan perencanaan, pengorganisasian dan pengelolaan Perusahaan khususnya bidang Keuangan / Umum Perberasan. Secara operasional Bidang Keuangan / Umum mempunyai fungsi staf yang bertanggung-jawab melakukan kegiatan pengelolaan keuangan, fungsi kebendaharaan, penyusunan cash-flow, Rencana Kerja dan Anggaran Perusahaan (RKAP) dibidang Perberasan dan merumuskan kebijakan SBU Perberasan dengan pokok-pokok tugas dan fungsi sebagai berikut : 1. Tugas Pokok : Bagian Keuangan / Umum selaku pembantu Kepala Wilayah bertanggung jawab menyusun rencana dan melaksanakan kegiatan pengelolaan keuangan, fungsi kebendaharaan, penyusunan cash-flow, rencana kerja dan anggaran Perusahaan / RKAP, sumber daya manusia, sarana usaha dan sarana kerja, tata

15 89 usaha surat-menyurat dan kearsipan, pelayanan hokum, mengurus hak dan kewajiban yang timbul dari kegiatan tersebut. 2. Fungsi : Untuk menyelenggarakan tugas tersebut, Bagian Keuangan / Umum mempunyai fungsi: 1) Menyusun rencana kegiatan pengelolaan keuangan, sumber daya manusia, sarana usaha dan sarana kerja yang dijabarkan dari Rencana Kerja dan Anggaran Perusahaan (RKAP) SBU Perberasan 2) Menyiapkan rencana pengelolaan keuangan, sumber daya manusia, sarana usaha dan sarana kerja untuk bahan penyusunan Rencana Kerja dan Anggaran Perusahaan (RKAP) SBU Perberasan 3) Mengadakan penelitian dan pengkajian atas rencana pengelolaan keuangan, sumber daya manusia, sarana usaha dan sarana kerja yang diajukan Cabang Pemasaran Beras dan Unit Penggilingan Padi 4) Melaksanakan penyusunan Rencana Kerja dan Anggaran Perusahaan (RKAP) SBU Perberasan 5) Menyelenggarakan fungsi verifikasi, administrasi penerimaan dan pengeluaran uang 6) Melaksanakan penyusunan cash-flow, melakukan penjagaan anggaran pendapatan dan biaya yang telah ditetapkan 7) Melaksanakan pembinaan dan pengelolaan keuangan serta perhitungan modal dan perpajakan 8) Melaksanakan penelitian dan pengusulan pengadaan, alokasi penggunaan dan pengelolaan sumber daya manusia, sarana usaha dan sarana kerja

16 90 9) Menyelenggarakan Buku Induk sarana usaha dan sarana kerja serta memelihara dokumen-dokumen pendukungnya 10) Menyelenggarakan tata usaha surat menyurat dan kearsipan serta pengurusan rumah tangga SBU Perberasan 11) Mempersiapkan dan melaksanakan penagihan piutang, Klaim dan hak Perusahaan lainnya serta pengurusan perpajakan 12) Melaksanakan pencatatan dan pengurusan serta bertanggung jawab atas hak dan kewajiban yang timbul dari kegiatan pengelolaan keuangan, fungsi kebendaharaan, penyusunan cash-flow, Rencana Kerja dan Anggaran Perusahaan (RKAP), sumber daya manusia, sarana usaha dan sarana kerja, tata usaha surat-menyurat dan kearsipan dan pelayanan hukum dan menyajikan data bagi kepentingan akuntansi / pembukuan. 13) Menjalin hubungan kerjasama antar satuan organisasi dan Unit Kerja 14) Membina hubungan kerjasama dengan Instansi Pemerintah, Badan Usaha / Perusahaan yang berhubungan dengan kegiatan pengelolaan keuangan, sumber daya manusia, sarana usaha dan sarana kerja, tata usaha suratmenyurat dan kearsipan 15) Mengadakan monitoring dan evaluasi serta melaporkan hasil monitoring dan evaluasi atas pelaksanaan kegiatan pengelolaan keuangan termasuk penjagaan anggaran, sumber daya manusia, sarana usaha dan sarana kerja, tata usaha surat-menyurat dan kearsipan dan pelayanan hukum 16) Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Kepala SBU Perberasan

17 91 2) Sub Bagian Keuangan Sub Bagian Keuangan membantu pelaksanaan tugas Kepala Bagian Keuangan/Umum SBU Perberasan perencanaan, pengorganisasian dan pengelolaan. Perusahaan khususnya bidang keuangan/umum perberasan. Secara operasional Sub Bidang Keuangan mempunyai fungsi staf yang bertanggung-jawab melakukan kegiatan pengelolaan keuangan, fungsi kebendaharaan, penyusunan cash-flow, Rencana Kerja dan Anggaran Perusahaan (RKAP) dibidang Perberasan dan merumuskan kebijakan SBU Perberasan dengan pokok-pokok tugas dan fungsi sebagai berikut : 1. Tugas Pokok : Membantu Kepala Bagian Keuangan/Umum pada SBU Perberasan selain mengelola dan mengendalikan kegiatan bidang Keuangan dan penyelenggaraan Akuntansi serta bertanggung-jawab kepada Kepala Bagian Keuangan pada SBU Perberasan. 2. Fungsi : Untuk menyelenggarakan tugas pokok tersebut Kepala Sub Bagian Keuangan melaksanakan fungsi sebagai berikut : 1) Menyusun rencana kerja pengelolaan bidang Keuangan dan Akuntansi 2) Melakukan pengelolaan Keuangan dan Akuntansi SBU Perberasan 3) Mengkoordinir pengelolaan bidang Keuangan dan Akuntansi sesuai rencana kerja yang sudah ditetapkan 4) Membina, memotivasi dan mengembangkan Sumber Daya Manusia 5) Melakukan koordinasi kerja dengan Satuan Organisasi terkait

18 92 6) Mengurus dan mencatat hak dan kewajiban yang timbul dalam pelaksanaan kegiatan 7) Merekomendasikan pembiayaan dan pendapatan serta kebutuhan modal kerja 8) Menjalin hubungan dengan Instansi dan Badan Usaha terkait 9) Menyiapkan Rencana Kerja dan Anggaran Perusahaan 3) Sub Bagian Umum Sub Bagian Umum membantu pelaksanaan tugas Kepala Bagian Keuangan/Umum SBU Perberasan dalam perencanaan, pengorganisasian dan pengelolaan Perusahaan khususnya bidang Keuangan/Umum Perberasan. Secara operasional Sub Bagian Umum mempunyai fungsi staf yang bertanggungjawab melakukan kegiatan pengelolaan keuangan, fungsi kebendaharaan, penyusunan cash flow, Rencana Kerja dan Anggaran Perusahaan (RKAP) dibidang Perberasan dan merumuskan kebijakan SBU Perberasan dengan pokok-pokok tugas dan fungsi sebagai berikut : 1. Tugas Pokok : 1) Menyusun rencana kerja dan program kegiatan usaha operasional perberasan 2) Mengkoordinasikan kegiatan usaha operasional perberasan 3) Melakukan monitoring dan evaluasi atas pelaksana kegiatan 4) Membina perluasan pasar dan pengembangan pasar 5) Menjalin hubungan dengan Instansi Pemerintah dan Badan Usaha terkait 6) Mengurus dan mencatat hak dan kewajiban yang timbul dalam pelaksanaan kegiatan

19 93 7) Mengajukan saran dan pendapat kepada SBU Perberasan 2. Fungsi : Untuk menyelenggarakan tugas pokok tersebut Kepala Bagian Operasional Perberasan melaksanakan fungsi sebagai berikut : 1) Menyusun rencana kerja operasional pengadaan bahan baku, produksi dan pemasaran Usaha Perberasan 2) Mengkoordinir dan melaksanakan kegiatan pengadaan bahan baku, produksi dan pemasaran Usaha Perberasan sesuai rencana kerja yang sudah ditetapkan 3) Mengkoordinasikan penyelenggaraan administrasi operasional atas kegiatan pengadaan bahan baku, produksi dan pemasaran usaha perberasan 4) Membuat kalkulasi usaha atas kegiatan pengadaan bahan baku, produksi dan pemasaran Usaha Perberasan 5) Melakukan kajian atas perkembangan dunia usaha dan perkembangan teknologi serta pengaruhnya terhadap kegiatan usaha perberasan 6) Merekomendasikan kebutuhan sumber daya manusia, sarana usaha dan sarana kerja 7) Membina, memotivasi dan mengembangkan sumber daya manusia 8) Melakukan koordinasi kerja dengan satuan organisasi terkait 9) Membina dan mengembangkan hubungan kerja dengan mitra usaha 4) Sub Bagian Produksi Sub Bagian Produksi membantu pelaksanaan tugas Kepala Bagian Pemasaran SBU Perberasan dalam perencanaan, pengkoordinasian pengelolaan perusahaan khususnya di bidang produksi perberasan.

20 94 Secara operasional Sub Bagian Produksi mempunyai fungsi staf yang bertanggung-jawab melakukan produksi dibidang perberasan dan merumuskan kebijakan SBU perberasan dengan pokok-pokok tugas dan fungsi sebagai berikut : 1. Tugas Pokok : Membantu Kepala Bagian Operasional SBU Perberasan dalam kegiatan pengadaan bahan baku dan produksi perberasan serta bertanggung jawab kepada kepala Bagian Operasional SBU Perberasan 2. Fungsi : Untuk menyelenggarakan tugas pokok tersebut Sub Bagian Produksi melaksanakan fungsi sebagai berikut : 1) Menyusun rencana kerja kegiatan pengadaan bahan baku dan produksi usaha perberasan 2) Melaksanakan fungsi monitoring dan pengendalian terhadap kegiatan pengadaan bahan baku dan produksi usaha perberasan 3) Melaksanakan kontrol dan perbaikan atas kondisi mesin dan instalasi proses produksi perberasan 4) Melaksanakan kontrol dan peningkatan kemampuan/ketrampilan operator mesin dan instalasi proses produksi perberasan 5) Melakukan kajian atas perkembangan pasar teknologi perberasan 6) Menyelenggarakan administrasi operasional atas keinginan pengadaan bahan baku dan produksi perberasan 7) Melakukan koordinasi kerja dengan satuan organisasi terkait 8) Membina dan mengembangkan hubungan kerja dengan mitra usaha

21 95 5) Sub Bagian Pemasaran Sub Bagian Pemasaran membantu pelaksanaan tugas Kepala Bagian Pemasaran SBU Perberasan dalam perencanaan, pengkoordinasian pengelolaan perusahaan khususnya di bidang operasional perberasan. Secara operasional Sub Bagian Pemasaran mempunyai fungsi staf yang bertanggung-jawab melakukan operasional dibidang perberasan dan merumuskan kebijakan SBU perberasan dengan pokok-pokok tugas dan fungsi sebagai berikut : 1. Tugas Pokok : Membantu Kepala Bagian Operasional SBU Perberasan dalam kegiatan pemasaran usaha Perberasan dan melaksanakan fungsi pengawasan atas kualitas produk perberasan serta bertanggung jawab kepada Kepala Bagian Operasional SBU Perberasan. 2. Fungsi : Untuk menyelenggarakan tugas pokok tersebut Sub Bagian Pemasaran melaksanakan fungsi sebagai berikut : 1) Menyusun rencana kerja kegiatan pemasaran usaha perberasan 2) Mengkoordinir dan melaksanakan kegiatan pemasaran usaha perberasan sesuai rencana kerja yang sudah ditetapkan 3) Melaksanakan fungsi monitoring dan pengendalian terhadap kegiatan pemasaran usaha perberasan 4) Melaksanakan fungsi pengawasan atas kualitas produk perberasan 5) Melakukan kajian atas perkembangan pasar perberasan dan pengaruhnya terhadap kegiatan usaha perberasan

22 96 6) Menyelenggarakan administrasi operasional atas kegiatan pemasaran usaha perberasan 7) Membuat kalkulasi usaha atas kegiatan pemasaran usaha perberasan 8) Membina, memotivasi dan mengembangkan sumber daya manusia 9) Melakukan koordinasi kerja dengan satuan organisasi terkait 10) Membina dan mengembangkan hubungan kerja dengan mitra usaha 6) Cabang Pemasaran Beras Cabang Pemasaran Beras membantu pelaksanaan tugas SBU perberasan perencanaan, pengorganisasian dan pengelolaan perusahaan khususnya bidang pemasaran beras Secara operasional cabang pemasaran beras mempunyai fungsi staf yang bertanggung jawab melakukan kegiatan usaha penggilingan padi, penyusunan cash-flow, Rencana Kerja dan Anggaran Perusahaan (RKAP) dibidang perberasan dan merumuskan kebijakan SBU perberasan dengan pokok-pokok tugas dan fungsi sebagai berikut : 1. Tugas Pokok : Mengelola dan mengendalikan kegiatan pemasaran beras dan pengawasan terhadap kualitas produk serta bertanggung jawab kepada Kepala SBU Perberasan. 2. Fungsi : Untuk menyelenggarakan tugas pokok tersebut Kepala Cabang Pemasaran Beras melaksanakan fungsi sebagai berikut : 1) Menyusun rencana kerja operasional pemasaran perberasan sesuai area pemasaran yang ditetapkan

23 97 2) Mengkoordinir dan melaksanakan kegiatan pemasaran perberasan sesuai rencana kerja yang sudah ditetapkan 3) Melaksanakan kegiatan pemasaran perberasan sesuai rencana yang ditetapkan 4) Merekomendasikan kebutuhan sumber daya manusia, sarana usaha dan sarana kerja 5) Menyelenggarakan administrasi operasional atas kegiatan pemasaran perberasan yang menjadi tanggung jawabnya 6) Membina, menggerakkan dan mengembangkan sumber daya manusia 7) Melakukan koordinasi kerja dengan satuan organisasi terkait 8) Mengurus dan mencatat hak dan kewajiban yang timbul dalam pelaksanaan kegiatan 9) Membina dan mengembangkan hubungan kerja dengan mitra usaha 7) Unit Penggilingan Padi Unit Penggilingan Padi membantu pelaksanaan tugas SBU perberasan dalam perencanaan, pengorganisasian dan pengelolaan perusahaan khususnya bidang usaha penggilingan padi. Secara operasional unit penggilingan padi mempunyai fungsi yang bertanggun g jawab melaksanakan kegiatan usaha penggilingan padi untuk atas nama perusahaan dengan pokok-pokok tugas dan fungsi sebagai berikut : 1. Tugas Pokok : 1) Menyusun rencana kerja dan program kerja kegiatan usaha penggilingan padi 2) Mengkoordinir pelaksanaan kegiatan usaha penggilingan padi

24 98 3) Melakukan pengendalian atas pelaksanaan kegiatan 4) Mengurus dan mengembangkan usaha dan kemampuan personil 5) Mengurus dan mencatat hak dan kewajiban yang timbul dalam pelaksanaan kegiatan 6) Mewakili dan bertindak atas nama perusahaan untuk melakukan tindakan hukum sesuai tanggung jawab 7) Membuat laporan keuangan/manajemen sebagai pertanggung jawaban 2. Fungsi : Untuk menyelenggarakan tugas pokok tersebut Kepala Unit Penggilingan Padi melaksanakan fungsi sebagai berikut : 1) Menyusun rencana kerja kegiatan pengadaan bahan baku dan produksi usaha unit penggilingan padi yang menjadi tanggung jawabnya 2) Melaksanakan kegiatan pengadaan bahan baku dan produksi usaha perberasan sesuai rencana kerja yang sudah ditetapkan 3) Melaksanakan pengendalian terhadap kegiatan pengadaan bahan baku dan produksi usaha perberasan 4) Menjaga kondisi dan kinerja mesin & instalasi proses produksi perberasan 5) Mengelola keuangan dan menyelenggarakan akuntansi seluruh kegiatan unit penggilingan padi 6) Membuat kalkulasi usaha atas kegiatan unit penggilingan padi 7) Membina, menggerakkan dan mengembangkan sumber daya manusia 8) Mengurus dan mencatat hak dan kewajiban yang timbul dalam pelaksanaan kegiatan 9) Melakukan koordinasi kerja dengan satuan organisasi terkait

25 99 10) Membina dan mengembangkan hubungan kerja dengan mitra usaha 8) Bagian Monitoring & Evaluasi Industri Agro Bagian Monitoring & Evaluasi Industri Agro membantu pelaksanaan tugas Direktur Industri Agro dalam pengorganisasian dan pengelolaan perusahaan khususnya dalam memonitor dan mengevaluasi kinerja industri agro. Secara operasional bagian monitoring & evaluasi industri agro mempunyai fungsi staf yang bertanggung jawab melakukan kegiatan pengelolaan monitoring dan evaluasi industri agro sesuai Rencana Kerja dan Anggaran Perusahaan (RKAP) dibidang industri agro dengan pokok-pokok tugas dan fungsi sebagai berikut : 1. Tugas Pokok : Bagian Monitoring & Evaluasi Industri Agro selaku pembantu Direktur Industri Agro bertanggung jawab menyusun rencana dan melaksanakan kegiatan pengelolaan Monitoring & Evaluasi Industri Agro. 2. Fungsi : Untuk menyelenggarakan tugas tersebut, Bagian Monitoring & Evaluasi Industri Agro mempunyai fungsi : 1) Menyusun rencana kegiatan pengelolaan monitoring dan evaluasi industri agro 2) Menyiapkan rencana pengelolaan sumber daya manusia, sarana usaha dan sarana kerja untuk bahan penyusunan Rencana Kerja dan Anggaran Perusahaan (RKAP) di bidang Monitoring dan Evaluasi Industri Agro 3) Mengadakan monitoring dan pengkajian atas pencapaian kinerja kantor cabang/unit produksi

26 100 4) Menyelenggarakan tata usaha surat-menyurat dan kearsipan terkait monitoring dan evaluasi industri agro 5) Menjalin hubungan kerjasama antar satuan organisasi dan unit kerja pelaksana 6) Membina hubungan kerjasama dengan instansi pemerintah, badan usaha/perusahaan yang berhubungan dengan kegiatan pengelolaan monitoring dan evaluasi industri agro 7) Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan Direktur Industri Agro 3.5 Gambaran Analisis Sistem Berjalan Prosedur Penjualan SBU Perberasan pada PT. Pertani merupakan badan usaha yang mengkhususkan pada memproduksi dan menjual beraneka jenis bahan pangan beras. SBU Perberasan memiliki kebijakan penjualan yang dapat dilakukan secara tunai dan kredit, penjualan kredit dapat dilakukan dengan persyaratan bahwa pembeli telah terdaftar menjadi pelanggan perusahaan. Pembeli dengan perusahaan akan membuat sebuah perjanjian terlebih dahulu dalam kontrak pembelian. Sedangkan penjualan secara tunai dapat langsung dilayani oleh bagian penjualan. Sistem informasi penjualan dimulai ketika bagian penjualan menerima PO (Purchase Order) dari pelanggan melalui telepon, fax, atau . Bagian penjualan akan melakukan pengecekan terlebih dahulu status pembeli apakah sudah terdaftar menjadi pelanggan atau belum. Proses selanjutnya adalah pemesanan barang, bagian penjualan akan mengecek terlebih dahulu ketersediaan barang yang dinginkan oleh pelanggan, untuk kemudian dilakukan pengecekan persediaan barang dalam sistem. Jika persediaan barang tidak tersedia maka pelanggan akan dikonfirmasi terlebih dahulu dan

27 101 bila persediaan barang tersedia, bagian penjualan akan membuat order penjualan 4 rangkap berdasarkan PO yang diterima dari pelanggan. Rangkap 1 diberikan ke bagian gudang, rangkap 2 diberikan ke bagian penagihan, rangkap 3 diberikan ke bagian akuntansi, dan mengarsip rangkap 4. Berdasarkan Order Penjualan rangkap 1 yang diterima, bagian gudang akan menyiapkan barang sesuai yang tertera pada order pernjualan. Kemudian bagian gudang akan membuat DO (Delivery Order) sebanyak 6 rangkap. Rangkap 1 sampai rangkap 3 akan diberikan ke bagian pengiriman sebagai dokumen pengecekan barang dari gudang dan dokumen pengiriman ke pelanggan, Rangkap 4 diberikan ke bagian akuntansi untuk dicatat dalam akun piutang perusahaan, rangkap 5 diberikan ke bagian penjualan sebagai bukti bahwa barang dalam proses pengiriman, dan mengarsip rangkap 6. Kemudian bagian gudang akan menyerahkan DO (Delivery Order) Rangkap 1 sampai rangkap 3 beserta barang ke bagian pengiriman untuk dikirim ke pelanggan. Berdasarkan order penjualan yang diarsip dan DO yang diterima dari bagian gudang, bagian penjualan akan memasukkan data tersebut ke dalam menu aplikasi penjualan tunai atau penjualan kredit. Jika pembelian yang dilakukan pelanggan dengan cara kredit, maka bagian penjualan akan menginput data pada menu penjualan kredit. Sedangkan jika pelanggan melakukan pembelian dengan cara tunai, maka bagian penjualan akan menginput data pada menu penjualan tunai. Penginputan ke dalam menu penjualan tunai dan kredit ini dilakukan untuk membuat laporan penjualan yang akan diserahkan kepada kantor pusat. Setelah bagian pengiriman menerima barang dan mencocokkan dengan delivery order yang telah diterima dari bagian gudang. bagian pengiriman akan membuat memo yang berisi jadwal kirim dan driver, kemudian driver akan melakukan pengiriman

28 102 barang ke pelanggan beserta membawa delivery order 3 rangkap. Dokumen tersebut setibanya di tempat pelanggan akan dilakukan serah terima barang dengan menandatangi delivery order 3 rangkap yang dibawa oleh driver, kemudian 2 rangkap sisa di diberikan ke pelanggan sebagai bukti telah diantarnya barang, dan delivery order rangkap 1 (asli) dibawa kembali oleh driver sebagai dokumen bahwa pembeli belum melakukan pelunasan pembayaran. Delivery order rangkap 1 (asli) yang telah ditanda tangani oleh pihak pelanggan akan diserahkan ke bagian penagihan sebagai bukti penagihan pembayaran pada saat jatuh tempo. Bila terdapat utang yang sudah mendekati jatuh tempo, maka bagian penagihan akan membuat faktur penjualan 3 rangkap, rangkap 3 diarsip, rangkap 2 diberikan ke bagian akuntansi, rangkap 1 dikirim ke pelanggan melalui fax atau kurir, dimaksudkan agar pelanggan melakukan pembayaran dan kemudian meminta konfirmasi dari pelanggan bila telah melakukan pembayaran. Setelah bagian penagihan menerima pemberitahuan telah dilakukan pembayaran oleh pelanggan. Maka bagian penagihan akan meminta bukti pembayaran (bukti transfer) dan kemudian memastikan ke bank dengan memeriksa rekening perusahaan. Bila jumlah pembayaran sudah sesuai maka bagian penagihan akan membuat kwitansi pembayaran atas utang pelanggan, yang selanjutnya kwitansi beserta delivery order asli yang diarsip bagian penagihan akan dikirim ke pelanggan sebagai tanda bahwa tagihan atas surat delivery order tersebut telah lunas. Berdasarkan order penjualan rangkap 3 dari bagian penjualan, delivery order rangkap 4 dari bagian gudang dan faktur tagih rangkap 2 dari bagian penagihan. Bagian akuntansi akan melakukan verifikasi ketiga dokumen tersebut dan bila sesuai akan

29 103 dicatat dalam jurnal penerimaan kas. Order penjualan, delivery order, dan faktur tagih yang sudah dicatat akan di arsip kembali oleh bagian akuntansi Prosedur Retur Penjualan Retur penjualan terjadi bila adanya cacat, kerusakan atau kesalahan pengiriman barang, maka akan dibuatnya catatan kecil pada delivery order yang berisi keterangan jumlah retur dan alasannya. Bagian gudang kemudian akan memeriksa kondisi barang tersebut, bila barang tersebut memenuhi persyaratan, Delivery order rangkap 1 akan diserahkan ke bagian penjualan untuk di input ke dalam surat pengembalian penjualan barang. Kemudian bagian penjualan akan membuatkan surat pengembalian penjualan barang yang di cetak 5 rangkap. Rangkap 5 di arsip, rangkap 4 diberikan ke bagian penagihan, rangkap 3 diberikan ke bagian gudang, rangkap 1 dan 2 diberikan ke bagian pengiriman. Delivery order diserahkan ke bagian penagihan. Berdasarkan surat pengembalian penjualan barang rangkap 3 yang diterima, bagian gudang akan menyiapkan barang pengganti dan diserahkan ke bagian pengiriman untuk kemudian dikirim ke pelanggan Rich Picture Prosedur Penjualan

30 104 Rich Picture Prosedur Penjualan Gambar 3.3 Rich Picture Prosedur Penjualan Prosedur Retur Penjualan Rich Picture Prosedur Retur Penjualan Gambar 3.4 Rich Picture Prosedur Retur Penjualan

31 Event Table Event Table Penjualan No. Event Internal Agent Assuming Responsibility Start When Activity 1. Membuat Perjanjian Bagian Penjualan Pelanggan yang belum terdaftar ingin melakukan pembelian Membuat kontrak pembelian, mendata pelanggan, menyepakati bila adanya perjanjian khusus 2. Melayani Pemesanan Bagian Penjualan Pelanggan memesan melalui telepon, fax, Menerima PO, mengecek pelanggan, mendaftar pelanggan, mengecek stok persediaan barang, membuat order penjualan 4 rangkap, menginput data penjualan ke dalam penjualan kredit atau tunai 3. Menyediakan barang Bagian Gudang Telah diterima order penjualan dari bagian penjualan Mengambil barang pesanan, membuat delivery order 6 rangkap, menyerahkan barang pesanan ke bag. Pengiriman 4. Melakukan pengiriman Bagian Pengiriman Telah menerima delivery order dan barang pesanan dari bag. gudang Mengecek kecocokan barang pesanan dengan Delivery Order, Mengirim barang ke pelanggan, menyerahkan surat delivery order yang telah ditanda tangani 5. Melakukan Penagihan Bagian Penagihan Surat delivery order telah jatuh tempo Mencetak faktur penjualan, menagih ke pelanggan 6. Menerima konfirmasi pembayaran Bagian Penagihan Mendapatkan konfirmasi pembayaran Meminta bukti pembayaran dari pelanggan, melakukan pengecekan transaksi bank, membuat kwitansi. 7. Menyerahkan bukti pembayaran Bagian Pengiriman Menerima kwitansi dan delivery order asli (rangkap 1) Mengirim kwitansi serta delivery order asli (rangkap 1) ke pelanggan 8. Mencatat jurnal Bagian Akuntansi Menerima order penjualan, delivery order, dan faktur tagih Membuat jurnal transaksi penjualan

32 106 No. Event Internal Agent Assuming Responsibility Start When Activity 9. Melakukan Pelaporan Penjualan Bagian Penjualan Memasuki akhir periode bulan/tahun Membuat laporan rekapitulasi faktur/do & SPA Penjualan, Mengirim data laporan ke kantor pusat melalui Tabel 3.1 Event Table Prosedur Penjualan Event Table Retur Penjualan No. Event Internal Agent Assuming Responsibility Start When 1. Melayani retur barang Bagian pengiriman Pelanggan merasa adanya barang yang tidak sesuai/rusak 2. Memeriksa barang retur Bagian gudang Menerima barang yang dikembalikan dari pengiriman Activity Memeriksa barang, memisahkan barang, membuat catatan pada delivery order, menyerahkan delivery order yang telah ditanda tangani Menerima barang, melaporkan adanya retur ke bagian penjualan 3. Menindaklanjuti retur barang 4. Menyediakan barang pengganti Bagian penjualan Bagian gudang Menerima delivery order beserta catatan retur dari bagian gudang Menerima surat pengiriman barang kembali dari bagian penjualan Menerima delivery order, membuat surat pengembalian penjualan barang 5 rangkap, menyerahkan delivery order ke bagian penagihan Mengambil barang pengganti, menyerahkan barang pengganti

33 107 No. Event Internal Agent Assuming Responsibility 5. Mengirim barang Bagian pengiriman pengganti 6. Mengkonfirmasi penyelesaian retur Bagian penagihan Start When Menerima surat pengiriman barang kembali dam Menerima barang pengganti dari bagian gudang Adanya pemberitahuan retur barang Tabel 3.2 Event Table Prosedur Retur Penjualan Activity Membuat jadwal pengiriman ulang, mengirim barang ke pelanggan, menyerahkan surat pengembalian penjualan barang yang telah ditandatangani Menerima delivery order, menerima surat pengembalian penjualan barang, memeriksa status retur barang Overview Activity Diagram Overview Activity Diagram Penjualan

34 Gambar 3.5 Overview Activity Diagram Prosedur Penjualan 108

35 Overview Activity Diagram Retur Penjualan Gambar 3.6 Overview Activity Diagram Prosedur Retur Penjualan Workflow Workflow Penjualan Actor Bagian Penjualan Komputer Bagian Penjualan Activities Membuat Perjanjian 1. Membuat kontrak perjanjian 2. Menyetujui perjanjian 3. Menandatangani perjanjian 4. Mengarsip perjanjian 5. Membuka menu master langganan 6. Menampilkan menu master langganan 7. Menginput data pelanggan

36 110 Komputer Bagian Penjualan Bagian Penjualan Komputer Bagian Penjualan Komputer Bagian Penjualan Komputer Bagian Penjualan Komputer Bagian Penjualan Komputer Bagian Penjualan Komputer Bagian Penjualan Komputer Bagian Penjualan Komputer Bagian Penjualan Bagian Gudang Komputer Bagian Gudang Komputer Bagian Gudang Komputer Bagian Gudang 8. Memilih tombol simpan 9. Menyimpan data ke master langganan 10. Memilih tombol close Melayani Pemesanan 11. Menerima PO dari pelanggan 12. Mengecek stok barang ke dalam sistem 13. Membuka menu order penjualan 14. Menampilkan order penjualan 15. Memilih nomor langganan 16. Menampilkan detil pelanggan 17. Memilih tipe penjualan 18. Memilih kode barang 19. Menampilkan detil barang 20. Menginput jumlah order yang diminta 21. Memilih tombol cetak 22. Mencetak order penjualan 4 rangkap 23. Mengotorisasi order penjualan 4 rangkap 24. Memberikan OP rangkap 1 ke bagian gudang 25. Memberikan OP rangkap 2 ke bagian penagihan 26. Memberikan OP rangkap 3 ke bagian akuntansi 27. Mengarsip OP rangkap Jika penjualan dilakukan dengan cara kredit, membuka menu penjualan kredit 29. Menampilkan menu penjualan kredit 30. Menginput data penjualan kredit 31. Memilih tombol simpan 32. Menyimpan transaksi penjualan kredit 33. Jika penjualan dilakukan dengan cara tunai, membuka menu penjualan tunai 34. Menampilkan menu penjualan tunai 35. Menginput data penjualan tunai 36. Memilih tombol simpan 37. Menyimpan transaksi penjualan tunai 38. Memilih tombol close Menyediakan barang 39. Menerima OP rangkap 1 dari bagian penjualan 40. Menyiapkan barang pesanan sesuai OP 41. Membuka menu delivery order 42. Menampilkan delivery order 43. Memilih nomor order penjualan 44. Memilih tipe penjualan 45. Memilih nomor SPA 46. Memilih nomor salesaman 47. Memilih nomor langganan 48. Menampilkan detil pelanggan 49. Menginput jumlah barang dikirim 50. Memilih tombol cetak DO 51. Mencetak DO 6 rangkap 52. Mengotorisasi DO 6 rangkap 53. Memberikan DO rangkap 1-3 dan barang pesanan ke bagian pengiriman 54. Memberikan DO rangkap 4 ke bagian akuntansi 55. Memberikan DO rangkap 5 ke bagian penjualan 56. Mengarsip DO rangkap 6 dan OP rangkap 1

37 111 Bagian Pengiriman Pelanggan Bagian Pengiriman Pelanggan Bagian Pengiriman Bagian Penagihan Komputer Bagian Penagihan Komputer Bagian Penagihan Bagian Penagihan Bagian Pengiriman Bagian Akuntansi Melakukan Pengiriman 57. Menerima DO rangkap 1-3 dan barang pesanan dari bagian gudang 58. Mengecek kecocokan barang pesanan dengan surat delivery order 59. Membuat jadwal pengiriman dan menentukan supir yang dicatat dalam memo 60. Mengirimkan barang beserta delivery order 3 rangkap ke pelanggan 61. Meminta tanda tangan penerimaan barang pada delivery order 62. Menandatangani DO 63. Menyerahkan delivery order rangkap 2 dan 3 kepada pelanggan 64. Menerima barang dan DO rangkap 2 dan Menyerahkan DO rangkap 1 (asli) ke bagian penagihan Melakukan Penagihan 66. Menerima OP rangkap 2 dari bagian penjualan 67. Menerima DO rangkap 1 (asli) dari bagian pengiriman 68. Membandingkan OP rangkap 2 dan DO rangkap Membuka menu cetak faktur penjualan 70. Menampilkan menu cetak faktur penjualan 71. Memeriksa catatan hutang yang akan mendekati waktu jatuh tempo dalam jangka waktu tertentu 72. Memilih tombol cetak 73. Mencetak faktur penjualan yang mendekati jatuh tempo sebanyak 3 rangkap 74. Mengotorisasi faktur penjualan 3 rangkap 75. Mengirim faktur penjualan rangkap 1 kepada pelanggan 76. Memberikan faktur penjualan rangkap 2 ke bagian akuntansi 77. Mengarsip faktur penjualan rangkap 3 Menerima Konfirmasi Pembayaran 78. Pelanggan mengkonfirmasi telah melakukan pembayaran 79. Meminta bukti pembayaran atau bukti transfer dari pelanggan 80. Melakukan pengecekan jumlah saldo uang pada akun perusahaan 81. Membuat kwitansi 82. Menandatangani kwitansi 83. Mengirim kwitansi dan delivery order rangkap 1 (asli) ke bagian pengiriman Menyerahkan Bukti Pembayaran 84. Menerima kwitansi dan delivery order rangkap 1 (asli) dari bagian penagihan 85. Mengirim kwitansi dan delivery order rangkap 1 (asli) ke pelanggan 86. Menerima kwitansi dan DO (asli) sebagai bukti pembayaran telah lunas Mencatat Jurnal 87. Menerima OP rangkap 3 dari bagian penjualan 88. Menerima DO rangkap 4 dari bagian gudang 89. Membandingkan OP rangkap 3 dan DO rangkap Membuat jurnal transaksi penjualan 91. Mengarsip OP rangkap 3 dan DO rangkap 4

38 112 Bagian Penjualan Komputer Bagian Penjualan Komputer Bagian Penjualan Komputer Bagian Penjualan Melakukan Pelaporan penjualan 92. Membuka menu my computer 93. Menampilkan my computer 94. Membuka folder penyimpanan data aplikasi sistem penjualan 95. Mengkompres data kedalam format.zip 96. Mengirim data ke kantor pusat melalui 97. Membuka menu Rekapitulasi faktur/do & SPA Penjualan 98. Menampilkan Rekapitulasi faktur/do & SPA Penjualan 99. Memilih kode komiditi dari dan sampai 100. Memilih periode bulan/tahun 101. Memilih tampilan detail kg atau Rp 102. Memilih pilihan printer 103. Memilih tombol cetak 104. Mencetak laporan Rekapitulasi faktur/do & SPA Penjualan 105. Menyerahkan laporan ke kepala cabang Tabel 3.3 WorkFlow Prosedur Penjualan Workflow Retur Penjualan Actor Bagian Pengiriman Pelanggan Bagian Pengiriman Pelanggan Bagian Pengiriman Bagian Gudang Bagian penjualan Komputer Bagian penjualan Komputer Bagian penjualan Komputer Bagian penjualan Komputer Bagian penjualan Activities Melayani retur barang 1. Melihat barang yang rusak atau tidak sesuai 2. Mengambil dan memisahkan barang rusak/tidak sesuai 3. Mencatat keterangan retur pada delivery order 4. Meminta tanda tangan penerimaan barang dan adanya retur dari pelanggan 5. Menandatangi delivery order 6. Menyerahkan delivery order rangkap 2 dan 3 ke pelanggan 7. Membawa barang yang dikembalikan dan menyerahkan barang beserta delivery order rangkap 1 (asli) ke bagian gudang Memeriksa barang retur 8. Menerima barang dan delivery order rangkap 1 dari sopir 9. Memeriksa kondisi barang dengan keterangan retur pada delivery order 10. Menyimpan sementara barang retur 11. Melaporkan adanya retur ke bagian penjualan beserta delivery order rangkap 1 (asli) Menindaklanjuti retur barang 12. Menerima delivery order rangkap 1 dari bagian gudang 13. Membuka menu surat pengembalian penjualan barang 14. Menampilkan surat pengembalian penjualan barang 15. Menginput nomor nomor faktur/delivery order 16. Menampilkan nomor langganan dan detail langganan 17. Memilih kode salesman 18. Menampilkan nama salesman 19. Menginput tanggal jatuh tempo 20. Menginput no barang 21. Menampilkan nama barang 22. Meninput kwantum barang 23. Menampilkan harga, jumlah, potongan, ppn, total 24. Menginput biaya kirim

39 113 Komputer Bagian penjualan Komputer Bagian penjualan Bagian gudang 25. Menampilkan jumlah pengembalian 26. Memilih tombol cetak 27. Mencetak surat pengembalian penjualan barang 5 rangkap 28. Mengotorisasi surat pengembalian penjualan barang 5 rangkap 29. Memberikan surat pengembalian penjualan barang rangkap 1 & 2 ke bag.pengiriman 30. Memberikan surat pengembalian penjualan barang rangkap 3 ke bag.gudang 31. Memberikan surat pengembalian penjualan barang rangkap 4 dan delivery order rangkap 1 (asli) ke bag. Penagihan 32. Mengarsip surat pengembalian penjualan barang rangkap 5 Menyediakan barang pengganti 33. Menerima surat pengembalian penjualan barang rangkap 3 dari bag. Penjualan 34. Menyiapkan barang pengganti sesuai surat pengembalian penjualan barang 35. Memberikan barang pengganti ke bag. Pengiriman Bagian pengiriman Pelanggan Bagian Pengiriman Pelanggan Bagian Pengiriman Bagian penagihan Mengirim barang pengganti 36. Menerima surat pengembalian penjualan barang rangkap 1 & 2 dari bag. Penjualan Menerima barang pengganti dari bag. Gudang 37. Membuat jadwal pengiriman ulang 38. Mengirim barang ke pelanggan beserta surat pengembalian penjualan barang rangkap 1 & Meminta tanda tangan penerima pada surat pengembalian penjualan barang 40. Menandatangani surat pengembalian penjualan barang 41. Menyerahkan surat pengembalian penjualan barang rangkap 2 ke pelanggan 42. Menerima barang pengganti dan surat pengembalian penjualan barang rangkap Menyerahkan surat pengembalian penjualan barang rangkap 1 ke bag. penagihan Mengkonfirmasi penyelesaian retur 44. Menerima delivery order rangkap 1 (asli) dari bag. Penjualan 45. Menerima surat pengembalian penjualan barang rangkap 4 dari bag. Penjualan 46. Menerima surat pengembalian penjualan barang rangkap 1 yang telah ditandatangani pelanggan dari driver 47. Memeriksa keabsahan surat pengembalian penjualan barang dari rangkap 4 dan rangkap Mengarsip delivery order rangkap Mengarsip surat pengembalian penjualan barang rangkap 4 & 1 Tabel 3.4 Workflow Prosedur Retur Penjualan

40 Detail Activity Diagram Detail activity Diagram Penjualan Detail Activity Diagram Membuat Perjanjian Gambar 3.7 Detail Activity Diagram Membuat Perjanjian

41 Detail Activity Diagram Melayani Pemesanan Gambar 3.8 Detail Activity Diagram Melayani Pemesanan

42 Detail Activity Diagram Menyediakan Barang Gambar 3.9 Detail Activity Diagram Menyediakan Barang

43 Detail Activity Diagram Melakukan Pengiriman Gambar 3.10 Detail Activity Diagram Melakukan Pengiriman

44 Detail Activity Diagram Melakukan Penagihan Gambar 3.11 Detail Activity Diagram Melakukan Penagihan

45 Detail Activity Diagram Menerima Konfirmasi Pembayaran Gambar 3.12 Detail Activity Diagram Menerima Konfirmasi Pembayaran

46 Detail Activity Diagram Menyerahkan Bukti Pembayaran Gambar 3.13 Detail Activity Diagram Menyerahkan Bukti Pembayaran

47 Detail Activity Diagram Mencatat Jurnal Gambar 3.14 Detail Activity Diagram Mencatat Jurnal

48 Detail Activity Diagram Melakukan Pelaporan Penjualan Gambar 3.15 Detail Activity Diagram Melakukan Pelaporan Penjualan

49 Detail Activity Diagram Retur Penjualan Detail Activity Diagram Melayani Retur Barang Gambar 3.16 Detail Activity Diagram Melayani Retur Barang

50 Detail Activity Diagram Memeriksa Barang Retur Gambar 3.17 Detail Activity Diagram Memeriksa Barang Retur

51 Detail Activity Diagram Menindaklanjuti Retur Barang Gambar 3.18 Detail Activity Diagram Menindaklanjuti Retur Barang

52 Detail Activity Diagram Menyediakan Barang Pengganti Gambar 3.19 Detail Activity Diagram Menyediakan Barang Pengganti

53 Detail Activity Diagram Mengirim Barang Pengganti Gambar 3.20 Detail Activity Diagram Mengirim Barang Pengganti

54 Detail Activity Diagram Mengkonfirmasi Penyelesaian Retur Gambar 3.21 Detail Activity Diagram Mengkonfirmasi Penyelesaian Retur

55 Arsitektur Sistem Informasi Arsitektur software, hardware, operating system dan uraian aplikasi yang digunakan pada SBU Perberasan adalah sebagai berikut : Software Spesifikasi software yang digunakan dalam sistem berjalan adalah sebagai berikut: 1. Sistem operasi komputer menggunakan windows XP 2. Apliaksi / software yang digunakan adalah Microsoft OFFICE, SIM DKI 2010, WinZip, Foxpro Perlindungan sistem operasi menggunakan antivirus avast, AVG, Norton Antivirus Uraian aplikasi sistem informasi manajemen penjualan yang digunakan : A. Kategori Umum Gambar 3.22 Tampilan Login User yang ingin menggunakan sistem informasi manajemen - penjualan harus memilih user id dan mengisi password lalu login untuk dapat masuk ke dalam aplikasi.

56 130 Gambar 3.23 Tampilan Halaman Utama Aplikasi User yang berhasil login akan masuk ke halaman utama aplikasi dan dapat memilih menu aplikasi sesuai dengan prosedur penggunaan berdasarkan wewenang dan tanggung jawab tiap bagian. Dalam hal ini tiap user yang telah berhasil login dapat mengakses semua menu aplikasi, karena tidak adanya otomatisasi pembatasan dari aplikasi yang mengatur hak akses. Menu aplikasi yang digunakan dalam mendukung proses kegiatan penjualan adalah menu aplikasi penjualan, menu aplikasi penjualan terdiri dari beberapa kategori yaitu master file, pengiriman barang, transaksi, laporan. B. Kategori Master File Kategori master file berisi sub menu master salesman dan master langganan, kedua sub menu tersebut untuk memperbaharui database dari masing-masing master. Untuk penggunaan master langganan, dilakukan ketika adanya pembeli yang belum terdaftar menjadi pelanggan tetap perusahaan yang ingin melakukan pembelian secara kredit. Selain dibuatnya kontrak kerja, lalu data dari pelanggan akan di input ke master

57 131 langganan. Sedangkan master salesman digunakan untuk memasukan data pegawai baru yang berkerja di SBU Perberasan. Gambar 3.24 Tampilan Master File Salesman Submenu master salesman digunakan ketika akan menambahkan atau merubah data salesman dalam SBU Perberasan. Gambar 3.25 Tampilan Master Langganan

58 132 Sub menu master langganan ini digunakan pada saat pendaftaran pelanggan, setelah dibuatnya perjanjian kontrak pembelian yang dilakukan oleh pelanggan dengan SBU Perberasan. Prosedur ini dilakukan bila pelanggan akan menjadi pembeli tetap atau pembelian secara kredit. Gambar 3.26 Tampilan Data Pelanggan C. Kategori Pengirimanan Barang Pada submenu order barang, user membuat order penjualan sebagai surat pemesanan beras yang dilakukan oleh pelanggan. Gambar 3.27 Tampilan Submenu Order Penjualan

59 133 Pada submenu pengiriman barang, user akan membuat surat perintah pengiriman barang (delivery order) yang digunakan sebagai bukti pengiriman barang ke pelanggan. Gambar 3.28 Tampilan Submenu Pengiriman Barang (Delivery Order) Pada submenu pengembalian barang, user akan memasukan data retur barang dan surat ini akan dicetak sebagai surat perintah pengiriman ulang. Gambar 3.29 Tampilan Formulir Pengembalian Barang

60 134 D. Kategori Transaksi Pada kategori Transaksi terdapat 3 submenu yang digunakan, 2 submenu pertama adalah pilihan antara submenu penjualan tunai atau kredit dan terakhir cetak faktur penjualan. Submenu penjualan tunai dipilih ketika adanya pembelian secara tunai. Gambar 3.30 Tampilan Formulir Penjualan Tunai Submenu penjualan kredit bila pembelian dilakukan secara kredit atau utang. Gambar 3.31 Tampilan Formulir Penjualan Kredit

61 135 E. Kategori Laporan Kategori laporan merupakan submenu yang tidak rutin digunakan dalam tiap kegiatan transaksi penjualan, submenu pada laporan biasanya digunakan hanya pada periode tertentu atau keadaan tertentu. Seperti laporan per periode atau permintaan laporan keadaan penjualan oleh kepala cabang. Pada kategori ini memiliki beberapa submenu pilihan, diantaranya buku harian penjualan, order penjualan, pengembalian barang, pengiriman barang, penjualan/produk/transaksi, penjualan/pelanggan /produk, penjualan salesman, rekapitulasi faktur/do & SPA penjualan. Pada submenu buku harian penjualan, user dapat melihat catatan penjualan pada periode waktu tertentu sesuai kebutuhan yang diinginkan. Gambar 3.32 Tampilan Submenu Buku Harian Penjualan Pada submenu order penjualan, user dapat melihat rincian order barang atau penjualan berdasarkan kode pelanggan dan periode penjualan tertentu

62 136 Gambar 3.33 Tampilan Submenu Laporan Order Penjualan Pada submenu pengembalian barang, user dapat melihat rincian histori adanya pengembalian barang yang terjadi dalam kegiatan penjualan. Gambar 3.34 Tampilan Submenu Laporan Pengembalian Barang Pada submenu pengiriman barang, user dapat mengetahui rincian status pengiriman barang pada perusahaan.

63 137 Gambar 3.35 Tampilan Submenu Laporan Pengiriman Barang Pada submenu penjualan/produk/transaksi, user dapat melihat rincian penjualan berdasarkan produk. Gambar 3.36 Tampilan Submenu Laporan Penjualan/Produk/Transaksi Pada submenu penjualan per pelanggan, user dapat melihat rincina penjualan berdasarkan pelanggan.

64 138 Gambar 3.37 Tampilan Submenu Laporan Penjualan Per Pelanggan Pada submenu penjualan/pelanggan /produk, user dapat melihat rincian penjualan berdasarkan pelanggan dan produk. Gambar 3.38 Tampilan Submenu Laporan Penjualan/Pelanggan/Produk Pada submenu penjualan salesman, user dapat melihat rincian penjualan berdasarkan salesman. Gambar 3.39 Tampilan Submenu Penjualan per Salesman

65 139 Pada submenu rekapitulasi faktur/do & SPA penjualan, user dapat melihat rincian dari rekapitulasi seluruh faktur/do & SPA penjualan. Gambar 3.40 Tampilan Rekapitulasi Faktur/DO & SPA Penjualan F. Hasil Laporan Dalam periode tertentu akan dicetaknya laporan dari seluruh kegiatan penjualan, hasil laporan penjualan tersebut seperti berikut ini.