PENGEMBANGAN CETAK BIRU DENGAN METODE BUSINESS SYSTEM PLANNING STUDI KASUS PDAM

Transkripsi

1 PENGEMBANGAN CETAK BIRU DENGAN METODE BUSINESS SYSTEM PLANNING STUDI KASUS PDAM Mira Musrii 1, Suprapto, Falahah 2 Jurusa Tekik Iformatika, Istitut Tekologi Nasioal Badug 1 Jurusa Tekik Iformatika, Uiversitas Widyatama Badug 2 Sagkuriag26@yahoo.com 1 ABSTRAK Aalisa BSP dilakuka dega tujua agar dapat megidetifikasi proses bisis, masalah, da dukuga iformasi yag telah tersedia di sebuah perusahaa utuk kemudia diguaka sebagai ladasa usula arsitektur iformasi. Tujua akhir dari BSP ii agar dapat meyediaka pedoma pada pegembaga sistem iformasi di perusahaa secara keseluruha (eterprise) yag megacu pada dukuga terhadap strategi bisis perusahaa. Perusahaa yag dipilih sebagai obyek peelitia adalah Perusahaa Daerah Air Mium (PDAM) tigkat kabupate. Ruag ligkup peelitia dibatasi pada uit bisis produksi da layaa air bersih yag di melalui istalasi pipa ke kosume. Proses aalisa dilakuka secara top-dow, yaitu mulai dari megevaluasi visi, misi da strategi bisis perusahaa, memetaka proses bisis da orgaisasi, idetifikasi data da idetifikasi peluag masalah di pihak maajeme. Hasil aalisa adalah berupa usula arsitektur iformasi perusahaa, khususya yag medukug produk layaa air bersih, serta kriteria prioritas pegembaga. Kata Kuci : Bussiess System Plaig, Proses bisis, Cetak Biru 1. Pedahulua PDAM adalah suatu perusahaa daerah yag memiliki aktivitas bisis melayai pelagga terutama dalam meyediaka air mium, produksi. Dega berjalaya waktu PDAM Kabupate maki memperluas daerah air mium da maki memiliki bayak pelagga. Perusahaa ii belum terdapat suatu sistem apapu yag medukug semua aktivitas bisis. Utuk memperluas air mium secara optimal da efisie diperluka suatu data, pemrosesa data da pelapora stadard tetag, produksi da komersial. Masalah yag teridetifikasi adalah sulitya utuk megumpulka data yag akurat tetag air mium, produksi, da pemasara. Tidak adaya pelapora yag stadard utuk bagia pemasara, produksi da utuk maajerial yag dapat diguaka utuk pegambila keputusa. Tujua dari peulisa makalah ii adalah dapat meyediaka pedoma pada pegembaga sistem iformasi secara keseluruha yag teritegrasi yag sesuai da selaras dega kebutuha bisis dari perusahaa. 295

2 2. Profil perusahaa Struktur orgaisasi Direktur Utama kepada perusahaa, maka sebagia besar keutuga tersebut dapat diguaka utuk peigkata kualitas layaa kepada masyarakat. Direktur Air Buaga Bag. Pegolaha da Pelayaa Sub Bag. Pegolaha Air Buaga Sub Bag. Pelayaa Air Buaga Bag. Perawata da pemeliharaa Sub Bag. Pemeliharaa Istalasi Air Buaga Sub Bag. Peralata Air Buaga Direktur Air Bersih Bag. Laboratorium Bag. Perawata & Pemeliiharaa Sub Bag. Aalisa Kimia da fisika Elektrikal da mekaikal Sub bag. Lab Aalisa bakteriologi Meter air Bag. Eksploitasi Kedaraa Wilaya I Sub Bag. Eksploitasi Wilayah I Sub Bag. Distribusi Wilayah I Bag. Eksploitasi Wilaya II Direktur Umum Akutasi Hubuga Laggaa Umum da Logistik Bag. Perecaaa & Pegembaga Pegawasa & Pegedalia Perecaaa Meigkatka kompetesi perusahaa dalam megelola sumber daya air yag memeuhi syarat kesehata da ligkuga, dega memberika fasilitas pelatiha bagi para karyawa da pemeriksaa fasilitas pegolaha secara berkala. Memperluas area dega perecaaa pembagua jalur baru da peataa da optimalisasi jalur yag sudah ada Sub Bag. Eksploitasi Wilayah Ii Sub Bag. Distribusi Wilayah II Bag. Eksploitasi Wilaya III Sub Bag. Eksploitasi Wilayah III Sub Bag. Distribusi Wilayah III Bag. Satua Pegawas Iter Melakuka pemeliharaa sumber daya yag ada secara optimal, yag meliputi sumber daya produksi (fasilitas pegolaha air) da sumber daya mausia (teaga peeliti, teaga pegawas produksi, da teaga maajeme iti). Visi Terpeuhiya kebutuha masyarakat aka pelayaa air bersih da air kotor melalui pegelolaa yag berwawasa ligkuga, serta berorietasi pada peyempuraa pelayaa terhadap pelagga. Misi - Memberika pelayaa da kemafaata umum kepada seluruh masyarakat melalui pelayaa air bersih da pegelolaa air kotor yag berwawasa ligkuga. - Mewujudka pegelolaa keuaga perusahaa secara madiri melalui pedapata yag diperoleh dari masyarakat da dikembalika lagi kepada masyarakat gua peigkata pelayaa da peyediaa air bersih maupu pegelolaa saraa air kotor. - Meigkatka pegolaha kualitas air bersih da air kotor yag sesuai dega stadar kesehata da ligkuga. - Mewujudka peambaha cakupa pelayaa air bersih da pegelolaa air kotor yag disesuaika dega pertambaha peduduk kabupate. Strategi bisis Meigkatka kualitas produk baik dari segi kualitas material maupu kualitas Megelola alira keuaga dalam perusahaa sehigga selai dapat memberika keutug Melakuka kerjasama dega berbagai pihak yag terkait dalam hal peelitia da pegembaga kualitas pegolaha air, misalya kerjasama dega istitusi pedidika, istitusi peelitia milik pemeritah maupu lembaga yag bertugas megawasi pegelolaa ligkuga. 3. Aalisa as is Masalah-masalah tersebut adalah sebagai berikut: Pemafaata Sistem Komputer Dokume/arsip masih bersifat maual. Pemafaata da pegguaa peralata pegolaha data belum optimal. Peyebara da pemafaata komputer masih bersifat stad-aloe. Komuikasi Data Komuikasi data atara satu bagia dega bagi yag lai serig membutuhka waktu yag relatif lama (masih bersifat maual). Pegambila Keputusa Belum tersediaya paket-paket aplikasi bagi para Direksi yag secara cepat, tepat, da iformatif. Kelalaia Pekerjaa 296

3 Kemugkia terjadiya beberapa kelalaia terhadap pelaksaaa prosedur yag berlaku. Kemugkia kurag sempuraya dokume masuka. Kurag Traiig Adaya prosedur-prosedur baru yag belum dipahami masig-masig bagia /sub bagia/seksi. Kemugkia terjadi kesulita dalam pegisia formulir masuka (iput). Itegrasi Data Peyampaia data dalam arsip yag meyebar (belum terpusat). Belum adaya arsip iduk (bak data) yag berisi data PDAM Kabupate Dati II Badug secara legkap da rici. Akurasi Data Iformasi yag dihasilka kadag-kadag masih belum mecermika keadaa yag sebearya. Terjadiya peyimpaga iformasi. Kemugkia iformasi yag ada dalam tiap arsip kurag sesuai dega fugsiya. Kekiia Data Kemugkia terjadiya peudaa pegolaha data disebabka tidak hadirya persoil yag ditujuk/ditugaska. Kemugkia belum terdapatya data-data yag harus da perlu diremajaka. Redudasi Data Kemugkia adaya redudasi (keragkapa) data. Kemugkia belum terdapatya suatu formulir utuk keperlua peremajaa arsip iduk. 4. Aalisa to be Adaya suatu cetak biru dari arsitektur sistem iformasi yag dapat medukug seluruh aktivitas bisis dari operasioal higga ke maajerial. Diharapka sistem iformasi yag terwujud ati dapat mempermudah proses pegolaha, pegumpula da pelapora data. 5. Metodologi BSP Ricia Tugas: Bagia Hubuga Laggaa Mecatat/merekapitulasi pelaksaaa putussambug & perbaika Melakuka pemrosesa bea balik ama Melakuka proses peagiha ke pelagga Melakuka pemrosesa permohoa putussambug Mecatat da memproses pegadua pelagga Memproses pegajua pegaktifa Bagia Melakuka pemrosesa perhituga terhadap tagiha pelagga Meetapka aggara utuk setiap uti kerja PDAM Melakuka verifikasi terhadap biaya aggara Melakuka pemrosesa terhadap arus kas yag keluar da masuk Bagia Akutasi Melakuka proses perhituga terhadap gaji pegawai (termasuk piutag, bisis, da lai-lai) Melakuka pemrosesa terhadap piutag pelagga Melakuka pecatata da perhituga terhadap aset perusahaa Membuat lapora peyesuaia keuaga da G/L (Geeral Ledger) Bagia Meetapka da melakuka perecaaa rekruitme pegawai Meetapka da melakuka recaa pegembaga, evaluasi da kompesasi pegawai Melakuka pecatata da pemrosesa perhituga peggajia da lembur 297

4 Bagia Rumah Tagga Recaa Explorasi Melakuka proses pemeliharaa da pegelolaa terhadap pemakaia kedaraa dias Perecaaa Recaa Produksi Prediksi kapasitas da kebutuha Melakuka proses pemeliharaa da pegelolaa terhadap absesi karyawa Eksplorasi da produksi Explorasi Pegolaha Distribusi kosume Melakuka proses pemeliharaa da pegelolaa terhadap pemakaia ruag rapat Melakuka pegelolaa daa kerja Distribusi Layaa Pelagga Permitaa Pelagga Baru Peutupa salura Layaa Pelagga Pemeliharaa Istalasi Distribusi Pembayara Bagia Logistik Meyeleggaraka proses peerimaa da pegeluara serta pegirima barag Melakuka proses pegelolaa da pegedalia ivetory Evaluasi Permitaa Pidah Nama Permitaa Peghetia Laggaa Evaluasi efektivitas Istalasi Salura per area Peutupa salura Istalasi per area Pecatata Pemakaia Meyeleggaraka proses pembelia Bagia Eksploitasi Wilayah Melakuka pecatata pemakaia baha dari bagia sumber air da reservoir Melakuka pecatata produksi da bagia sumber air da reservoir Pegelompoka proses Bedasarka proses bisis di atas, kemudia dilakuka idetifikasi da pegelompokka proses utuk memudahka aalisa terhadap kelas data. Pegelompokka proses ii meliputi proses utama da proses pedukug 298 Melakuka pecatata servis dari bagia sumber air da reservoir Melakuka pecatata kosumsi / pegguaa air pelagga Melakuka pecatata kerusaka terhadap stad meter pelagga Meyeleggaraka peyusua recaa perawata / perbaika Melaksaaka kegiata putus sambug da perbaika Idetifikasi proses bisis utama Diagram Proses -Peerimaa -Peggajia -PHK -Pesiu Distribusi -Pemasaga -Pemeliharaa -Peghapusa Admiistrasi da -Akutasi umum -Akutasi Aggara -Akutasi biaya -Peggajia Produksi -Pegadaa baha -Eksplorasi -Produksi -Uji Kualitas Layaa Pelagga -Permohoa pelagga -Peagiha -Pegadua Logistik -Pegadaa -Pembelia -Pegeluara -Pegirima

5 Proses utama seperti produk da layaa dipetaka kedalam siklus hidup sebagai berikut Requirem et Perecaa a Eksplorasi Perecaa a produksi Perecaa a kapasitas Perecaa a Kebutuha material Iisialisasi kerjasama Accquisiti o Pelaksaa a eksplorasi Pegolaha sumberday a air Pemasag a/ Pemutusa air bersih Pembelia peralata Melaksaa ka kerjasama pegelolaa sumberday a air Stewardsh ip Maajeme ivetori Peerimaa da pegeluara material Pecatata pemakaia Pemelihara a istalasi pegolaha da Pegujia kualitas sumberday a, kualitas produksi da kualitas air yag di ka Retirem et Peutupa eksploras i suatu lokasi sumberda ya Peutupa ke suatu area Pemutusa ke pelagga. Peagiha da pembaya ra. Peutupa kerjasam a. Idetifikasi data Berdasarka proses bisis kemudia dilakuka idetifikasi sumber data beserta eleme data yag terkait dega sumber tersebut. Eleme-eleme ii dibagi mejadi 4 kategori yaitu data ivetory, trasactio, plas/model da statistical sumary. Utuk selajutya pada tahap metode BSP ii dikembagka sejumlah matriks yag dapat dilihat pada lampira sebagai berikut : - matriks orgaisasi vs strategi (lampira1 ) - Matriks orgaisasi vs proses bisis (lampira 2) - Matriks data class proses bisis (lampira 3) - Matriks problem berdasarka ekspektasi maajeme (lampira 4) - Arsitektur Iformasi (lampira 5) Arsitektur Iformasi Berdasarka matriks data-class vs proses bisis, kemudia dibuat salig keterkaita atar kelompok data yaitu dega meghubugka atara kelompok yag meghasilka data (create) dega yag megguaka data (use). Dega melakuka peataa terhadap sebara c da u serta melihat pola pegguaa data, beberapa kelompok data yag tadiya tersebar kemudia disatuka. Skala prioritas pegembaga sistem Sistem Subsistem Potetial Beefit Productio Berdasarka peskalaa prioritas seperti di atas, maka sub sistem iformasi yag medapatka prioritas sesuai uruta adalah sebagai berikut : Exploratio Processig Customer admiistratio Billig Complait Repair Cost accoutig Quality Cotrol Distributio maagemet Budgetig 6. Kesimpula Impact Success Demad Total Score Plaig Exploratio Processig Quality Cotrol Customer Customer Service ad Admiistratio Distributio Billig Complait Distributio maagemet Maiteace Scheduled maiteace Repair Periodic quality cotrol Procuremet Material Maagemet Supplier Maagemet Ivetory Cotrol Fiace Budgetig Cost Accoutig Cotrol ad Reportig maagemet Plaig ad Cotrol Risk Maagemet Executive Iformatio System Partership HRM Absece ad Payroll Assessmet Traiig Recruitig BSP dapar dijadika alteratif dalam megaalisa keadaa bisis yag sedag berlagsug pada sebuah perusahaa da dapat dijadika ladasa pemikira pada peracaga arsitektur iformasi perusahaa. Dalam melakuka BSP kita perlu memadag data, proses bisis da orgaisasi sebagai kompoe-kompoe yag salig terkait 299

6 da dapat digambarka dalam berbagai sudut padag. Dega BSP utuk studi kasus PDAM 1. Studi kasus BSP yag dilakuka pada PDAM Kabupate meujukka bahwa ada beberapa kelompok data yag dapat dibuat mejadi satu kelompok data karea adaya keterkaita da salig medukug dalam eleme tersebut. Hasil studi BSP berupa rekomedasi arsitektur iformasi da skala prioritas pegembaga sistem iformasi yag dibuat dega pertimbaga dukuga sistem tersebut terhadap strategi bisis perusahaa. 7. Referesi [1]. Baschap, Jo, The Executive s guide to iformatio techology, Joh willey ad sos, 1 st editio, 2003 [2]. Busiess System Plaig, Iformatio Systems Plaig Guide, 1981, IBM [3].Lapora Pedahulua SIM-PDAM, PDAM Kabubate X,

7 Lampira 1 Matriks Orgaisasi vs Strategi Strategi Strategy *) Orgaisasi Direktur Utama Akutasi Pegawas Iter Hubuga Laggaa Laboratorium Eksploitasi Wilayah Rumah Tagga Logistik Perecaaa da Pegembaga Perawata da Pemeliharaa *) Keteraga : 1. Idetifikasi sumber daya air alteratif 6. Meyediaka paket kompesasi utuk karyawa 2. Idetifikasi Resiko Potesial da atisipasi resiko 7. Evaluasi efektifitas per area 3. Kerjasama atar Istasi 8. Peetapa atura admiistrasi pelagga 4. Peigkata Kualitas Produk 9. Perbaika admiistrasi pembayara 5. Mekaisme pelapora peyimpaga kualitas 10.Perecaaa utuk musim kemarau 11.Sosialisasi perubaha pola Keterlibata : Major resposibility ad decisio maker Major ivolvemet i the process Lampira 2 Matriks orgaisasi vs proses bisis Some ivolvemet i the process Proses Layaa Pelagga Litba g Produksi Material Fasilitas Admiistrasi Orgaisasi Direktur Utama Akutasi Pegawas Iter Hubuga Laggaa Laboratorium Eksploitasi Wilayah Rumah Tagga Logistik Perecaaa da Pegembaga Perawata dapemeliharaa Keteraga Major resposibility ad decisio maker Major ivolvemet i the process Some ivolvemet i the process Lampira 3 matrisk data type vs busiess resources 301

8 Lampira 3 matriks data class vs proses bisis Proses Layaa Pelagga Litb ag Produksi Material Fasilitas Admiistrasi Busiess Resource Data Class maajeme kebijaka perusahaa c u u u u u u u u u u u u u u u kerjasama atar istasi c c u u u u u recaa kerja c u u u u u u u u u u u prediksi aggara c u u u u u u u u Perecaaa Resiko c u u c u u u u u evaluasi kierja c u c u litbag peelitia u u u c u u u u stadar kualitas u u u c u u u u u u usula aggara u u c produk produk u u u u u u u u u operasi u u u u c u u u jadwal u u c u u u kapasitas u u u u c u u u u perecaaa u u u c u u u Sumber kapasitas u u u c u daya perecaaa eksplorasi u u u c u u u u air eksplorasi u u u u u u Pelagga data pelagga u u u u c u u sambug-putus u u c u pegadua u u u c u u mutasi u u c u data istalasi pipa u u c u u kapasitas u u u u c u u pecatata pemakaia c u u sambug-putus u u kerusaka istalasi u u u u u u c u u Pemeliharaa istalasi pegolaha da u u u u u c u u ivetarisasi peralata c u u perbaika u u c u u u pemeliharaa u u u c u u u pemakaia fasilitas u u u u u pejadwala u u u c data material u u u u c u u u u u u material pegadaa u u c u u u u u pegeluara u u u u c u u ivetory u u c c u u u supplier data supplier u c u u u u peagiha c u u u pembayara u c u keuaga aggara u u u u u u u c u pemasuka c u c pegeluara c u c realisasi aggara u c u c karyawa data karyawa u u u u u u u c c u peratura kerja da karir u u c u u u kehadira c c u prestasi u u u u c Lampira 4 Matriks problem berdasarka ekspektasi maajeme PROCESS GROUP PROBLEM Pemafaata Sistem Komputer Komuikasi Data Pegambila Keputusa 1 Kelalaia Pekerjaa 3 2 Kurag Traiig Itegrasi Data Akurasi Data Kekiia Data Redudasi Data Total

9 Lampira 5 Arsitektur Iformasi Proses Layaa Pelagga Litb ag Produksi Material Fasilitas Admiistrasi Busiess Resource Data Class maajeme kebijaka perusahaa kerjasama atar istasi recaa kerja 1 prediksi aggara Perecaaa Resiko evaluasi kierja litbag peelitia stadar kualitas usula aggara produk produk 2 operasi jadwal kapasitas perecaaa Sumber kapasitas daya perecaaa eksplorasi air eksplorasi Pelagga data pelagga sambug-putus pegadua mutasi data istalasi pipa 3 kapasitas pecatata pemakaia sambug-putus kerusaka istalasi 4 Pemeliharaa material supplier keuaga karyawa istalasi pegolaha da ivetarisasi peralata perbaika pemeliharaa pemakaia fasilitas pejadwala data material pegadaa pegeluara ivetory 5 data supplier peagiha pembayara aggara pemasuka 6 pegeluara realisasi aggara data karyawa peratura kerja da karir kehadira 7 prestasi Keteraga : 1 Maagemet 2 Productio 3 Customer Service ad Distributio 4 Maiteace 5 Procuremet 6 Fiace 7 HRM 303