Analisis Sistem KULIAH ANSIS 6

Transkripsi

1 Analisis Sistem KULIAH ANSIS 6

2 Definisi Analisis Sistem : Analisis Sistem adalah penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh kedalam bagian-bagian untuk mengidentifikasi dan mengevaluasi permasalahanpermasalahan, kesempatan-kesempatan, hambatanhambatan dan kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan. Analisis sistem adalah penelitian atas sistem yang telah ada dengan tujuan untuk merancang sistem yang baru atau diperbarui Mempelajari domain dari problem bisnis untuk merekomendasikan peningkatan dan kebutuhan bagi bisnis serta prioritas untuk solusi

3 Tujuan Memberikan pelayanan kebutuhan informasi kepada fungsi manajerial di dalam pengendalian pelaksanaan kegiatan operasional perusahaan Membantu para pemngambil keputusan Mengevaluasi sistem yang telah ada Merumuskan tujuan yang ingin dicapai berupa pengolahan data maupun pembuatan laporan baru Menyusun suatu tahap rencana pengembangan sistem

4 Tugas utama dari menganalisis sistem Menentukan lingkup sistem Mengumpulkan fakta Menganalisis fakta Mengkomunikasikan temuan-temuan tersebut melalui laporan analisis sistem

5 Persoalannya adalah : Bagaimana memodelkan Sistem Informasi jika dalam suatu organisasi belum ada aliran dokum ennya? Bagaimana memodelkan Sistem Informasi jika dalam suatu organisasi belum ada komputernya? Dari manakah sebaiknya memulai tahapan Anali sis Dan Perancangan Sistem Informasi (APSI)?

6 Untuk Menjawab hal tersebut : Perlu dibedakan, antara : 1. Sistem informasi dengan sistem organisasi. 2. Sistem informasi dengan sistem pengolahan data. 3. Sistem informasi dengan sistem perangkat lunak. Penjelasan: Sistem organisasi merupakan tempat beradanya beb erapa sistem informasi. Sistem organisasi merupakan supra sistem dari sistem informasi. Sistem pengolahan data merupakan elemen dari sist em informasi. Sistem pengolahan data merupakan sal ah satu sub sistem dari sistem informasi. Sistem perangkat lunak merupakan elemen dari sist em informasi. Sistem perangkat lunak merupakan sala h satu sub sistem dari sistem informasi.

7 Analisis Sistem organisasi Tujuannya : Mengidentifikasi Core business dari organisasi. Mengidentifikasi Aktivitas yang mengelola Core business. Mengidentifikasi Resources Utama dari Core business tersebut. Mengidentifikasi konteks dari Sistem informasi yang mendukung pengelolaan Aktivitas, Resources Utama maupun Core Business. Mengidentifikasi kebutuhan informasi bagi peran cangan Sistem informasi.

8 Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Tujuannya : Membangun arsitektur sistem informasi. Mengidentifikasi konteks Sistem Perangkat Luna k dan Sistem Basis Data (jika analisis dilakukan oleh ahli informatika). Mengidentifikasi konteks dan spesifikasi elemen lainnya (Sistem Perangkat Keras, Sistem Jaring an Komputer, dll). Mengidentifikasi functionalities dari calon aplikas i Perangkat Lunak. Mengidentifikasi entitas data yang relevan dari calon sistem basis data.

9 Analisis dan Perancangan Sistem Perangkat Lunak dan Sistem Basis Data Ikuti tahapan Software Engineering (RPL). Cont oh Waterfall, Prototyping, Incremental Iterative, Spiral, OOA/OOD/OOT, dll. Tujuannya adalah untuk membangun software ( sistem perangkat lunak). Analisis dan Perancangan Basis Data : Ikuti tahapan Perancangan Basis Data (Pemodel an Konseptual, Logika, dan Fisik dari Basis Data). Tujuannya adalah untuk membangun Sistem Ba sis Data yang terpusat ataupun yang tersebar.

10 Ruang Lingkup Aktifitas yang dilakukan dalam analisis sistem harus dapat menjawab pertanyaan umum, sbb: Sistem baru apakah yang akan dibangun? atau Sistem apakah yang akan ditambahkan atau dimodifikasi pada sistem lama yang sudah ada? Sebelum melakukan pengamatan, analis sebaiknya : Mengidentifikasi dan menentukan apa yg akan diamati Memperkirakan lama waktu pengamatan yang dibutuhkan Mendapat persetujuan manajemen Menjelaskan pada peserta apa yg akan dilakukan untuk diamati Melakukan pengamatan yang paling efektif Dokumentasi dan organisasi catatan pengamatan

11 Pertanyaan yang harus dijawab dalam analisis Informasi apakah yang dibutuhkan? Oleh siapa? Kapan? Dimana? Dalam bentuk apa? Bagaimana cara memperolehnya? Dari mana asalnya? Bagaimana cara mengumpulkannya?

12 Langkah-langkah Analisis Sistem Kuliah ANSIS 7

13 Langkah-langkah Analisis Sistem 1. Identify, yaitu mengidentifikasi masalah 2. Understand, yaitu memahami kerja dari sistem yang ada 3. Analyze, yaitu menganalisis sistem 4. Report, yaitu membuat laporan hasil analisis.

14 Identify Masalah (problem) dapat didefinisikan sebagai suatu pertanyaan yang diinginkan untuk dipecahkan. Masalah inilah yang menyebabkan sasaran dari sistem tidak dapat dicapai. Tugas-tugas yang harus dilakukannya adalah sebagai berikut ini :

15 Tugas-Tugas dalam tahap identify mengidentifikasi penyebab masalah mengidentifikasi titik keputusan mengidentifikasi personil-personil kunci

16 Mengidentifikasi penyebab masalah Analis sistem harus mempunyai pengetahuan yang cukup tentang aplikasi yang sedang dianalisisnya Beberapa hal yang menyababkan sistem informasi mempunyai masalah, antara lain karena :a. Waktu (overtime).b. Lingkungan sistem yang berubah.c. Perubahan prosedur operasional.

17 Contoh Kasus Contoh kasus pada PT. XYZ adalah: Masalah : Pelanggan seringkali mengeluh Banyak piutang tidak tertagih Pengendalian manajemen kurang efektif Penyebab : Pelayanan yang kurang baik kepada pelanggan Barang yang dikirim sering tidak sesuai Evauasi pemberian kredit yang kurang benar Penagihan piutang yang tidak efektif Kurang tersedianya laporan yang berkualitas

18 Mengidentifikasi titik keputusan Setelah masalah diidentifikasi, selanjutnya harus diidentifikasi juga titik keputusan penyebab masalah tersebut Dasar identifikasi titik keputusan, dapat digunakan dokumen sistem bagan alir formulir yang dimiliki perusahaan atau untuk kasus permasalahan mobil dapat digunakan dokumen manual mobil tersebut

19 Contoh dokumen Bagan Alir Formulir Bagian Penjualan Customer Bagian Keuangan Bagian Persediaan Mulai Menawarkan Barang dan harga Order barang & registrasi Terima pembayaran & buat Faktur 1 Doc kirim 2 Harga barang Faktur Penjualan Siapkan Barang untuk pengiriman Cek data & buat nota order penjualan 1 Nota Order 1 2 Nota Order Nota Order Bayar Nota order Cek faktur, buat doc kirim & kirim barang Faktur Penjualan 1 Doc Doc kirim 1 2 kirim 1 Terima dan tanda terima barang Selesai

20 Contoh Contoh: Penyebab : Pelayanan yang kurang baik kepada langganan. Titik keputusan : penanganan order langganan dibagian order penjualan. Evauasi pemberian kredit yang kurang benar Titik keputusan : melakukan proses evaluasi kredit dibagian kredit. Kurang tersedianya laporan yang berkualitas Titik keputusan : melakukan proses pembuatan dokumen pengiriman dibagian pengiriman.

21 Mengidentifikasi personil-personil kunci Setelah titik-titik keputusan penyebab masalah dapat diidentifikasi beserta lokasi terjadinya, maka selanjutnya yang perlu diidentifikasi adalah personil-personil kunci baik yang langsung maupun yang tidak langsung dapat menyebabkan terjadinya masalah tersebut. Identifikasi personil-personil kunci ini dapat dilakukan dengan mengacu pada bagan alir dokumen yang ada di perusahaan serta dokumen deskripsi jabatan (job description)

22 Contoh Studi kasus PT. XYZ Pesonil kunci : Pelanggan, Bagian order penjualan, Pergudangan, dll.

23 Understand (Memahami Kerja dari Sistem yang ada) Langkah ini dapat dilakukan dengan mempelajari secara terinci bagaimana sistem yang ada beroperasi. Untuk mempelajari operasi diperlukan data yang dapat diperoleh dengan cara melakukan penelitian terinci (detailed survey) Sejumlah data perlu dikumpulkan menggunakan teknik pengumpulan data yang ada, yaitu wawancara, observasi, daftar pertanyaan dan pengambilan sampel.

24 Tugas yang perlu dilakukan Menentukan jenis penelitian Merencanakan jadwal penelitian Mengatur jadwal wawancara Mengatur jadwal observasi Mengatur jadwal pengambilan sampel Membuat penugasan penelitian Membuat agenda wawancara Mengumpulkan hasil penelitian

25 Menentukan jenis penelitian Jenis penelitian (wawancara, observasi, daftar pertanyaan, pengambilan sampel) tergantung dari jenis data yang ingin diperoleh Teknik wawancara dan observasi tepat digunakan untuk lokasi data yang menyebar dan mahal bila harus dikunjungi satu persatu. Teknik pengambilan sampel lebih tepat digunakan untuk mengumpulkan input atau output sistem yang mempunyai jumlah banyak.

26 Merencanakan Jadwal Penelitian Penelitian juga biasanya dilakukan oleh beberapa peneliti dan memakan waktu yang cukup lama Supaya penelitian dapat dilakukan secara efisien dan efektif, maka jadwal dari penelitian harus direncanakan terlebih dahulu yang meliputi : dimana penelitian akan dilakukan; apa dan siapa yang akan diteliti; siapa yang akan meneliti; kapan penelitian dilakukan.

27 Contoh : Untuk wawancara dapat diatur jadual yang terdiri dari : Tanggal wawancara akan dilakukan Jam wawancara untuk tiap-tiap harinya Yang melakukan wawancara Yang akan diwawancarai Lokasi wawancara akan dilakukan Topik wawancara yang akan dilakukan

28 Membuat penugasan penelitian Melakukan pembagian tugas untuk melakukan penelitian Pembuatan surat penugasan dengan menyertakan lampiran kegiatan penelitian yang dilakukan Membuat Agenda Wawancara Pembuatan rencana waktu dan materi wawancara Tujuan utama pembuatan agenda wawancara agar wawancara dapat diselesaikan tepat pada waktunya dan tidak ada materi yang terlewatkan

29 Mengumpulkan Hasil Penelitian Fakta atau data yang diperoleh dari hasil penelitian harus dikumpulkan sebagai dokumentasi sistem lama Dokumentasi hasil penelitian digunakan untuk : 1. Membantu Kelengkapan 2. Membantu Analisis 3. Membantu Komunikasi 4. Membantu pelatihan 5. Membantu Keamanan

30 Analyze KULIAH ANSIS 8

31 Analisa hasil penelitian Analisa dilakukan berdasarkan data yang diperoleh dari hasil penelitian Apa yang dianalisis? Kelemahan dan Kebutuhan Informasi pemakai / manajemen Dilakukan untuk menjawab pertanyaan : apa yang dikerjakan? bagaimana mengerjakannya? siapa yang mengerjakan? dimana dikerjakan?

32 Analisis Kelemahan Sistem Analisa kelemahan sistem dilakukan untuk menjawab pertanyaan : Mengapa dikerjakan? Perlukah dikerjakan? Apakah telah dikerjakan dengan baik? Selanjutnya analis sistem melakukan analisis untuk menemukan kelemahan dan permasalahan : Menganalisis Distribusi Pekerjaan Menganalisis Pengukuran Pekerjaan Menganalisis Keandalan Menganalisis Dokumen Menganalisis Laporan Menganalisis Teknologi

33 Analisa Distribusi pekerjaan Distribusi dari pekerjaan menunjukkan beban dari masing-masing personil atau unit dalam menangani kegiatan Untuk keperluan ini, dapat digunakan pertanyaan-pertanyaan : Apakah tugas dan tanggungjawab telah didefinisikan dan diterapkan dengan jelas? Apakah telah didistribusikan dengan efektif untuk masing-masing personil dan unit organisasi? Hasilnya dapat ditentukan personil mana yang masih dapat diberi tambahan beban dan personil mana yang harus dikurangi bebannya

34 Analisa Pengukuran Pekerjaan Pertanyaan yang digunakan dalam melakukan analisa pengukuran pekerjaan : Apakah kebijakan dan prosedur telah dipahami dan diikuti? Apakah produktivitas karyawan memuaskan? Apakah unit-unit organisasi telah bekerja sama dan terkoordinasi dengan baik menjadi arus data dengan lancar? Apakah terjadi operasi yang tumpah tindih? Seberapa perlu hasil dari tiap-tiap operasi? Apakah terdapat operasi yang menghambat arus data? Apakah volume puncak dari data dapat ditangani dengan baik? Apakah terdapat standar kinerja yang baik dan selalu mutakhir?

35 Analisa Keandalan Keandalan menunjukkan banyaknya kesalahankesalahan yang dilakukan dalam suatu kegiatan Sedikitnya kesalahan menunjukkan tingkat keandalan yang tinggi dalam melakukan suatu kegiatan : Apakah jumlah kesalahan yang terjadi di masingmasing operasi diminimumkan? Apakah operasi-operasi telah direncanakan dengan baik dan terkendali?

36 Analisa Dokumen Untuk menganalisis dokumen yang digunakan di sistem lama dapat dilakukan dengan menjawab pertanyaan-pertanyaan berikut : Seberapa perlu dokumen-dokumen yang ada? Apakah masing-masing dokumen telah dirancang untuk penggunaan yang efektif? Apakah tembusan-tembusan dari dokumen perlu?

37 Analisis Laporan Untuk menganalisis laporan yang sudah dihasilkan oleh sistem lama dapat dilakukan dengan menjawab pertanyaan-pertanyaan berikut : Dapatkah laporan-laporan dipersiapkan dengan mudah dari file dan dokumen-dokumen yang ada? Apakah terdapat duplikasi di file, catatan-catatan dan laporan-laporan?

38 Analisa Teknologi Untuk menganalisis teknologi yang sudah digunakan di sistem lama dapat dilakukan dengan menjawab pertanyaan-pertanyaan berikut : Apakah fasilitas dari sistem informasi (dalam bentu personil, peralatan dan fasilitas lainnya) cukup untuk menangani volume rata-rata data tanpa terjadi penundaan yang berarti?

39 Analisa Kebutuhan Pemakai / Manajemen Tahap ini adalah tahap interaksi intensif antara analis sistem dengan komunitas pemakai sistem (end-user), Team pengembangan sistem menunjukkan keahliannya untuk mendapatkan tanggapan dan kepercayaan pemakai, sehingga mendapat partisipasi yang baik. Merupakan pekerjaan sulit untuk mendapatkan kesepakatan (skeptical) pemakai tentang kebutuhan mereka dari sebuah sistem informasi, karena mungkin pemakai mengalami kegagalan sistem informasi sebelumnya.

40 Keinginan Pengguna Tahap awal dalam requirement system adalah melakukan survey terhadap keinginan pemakai dan menjelaskan sistem informasi yang ideal. Ideal disini merupakan konsep daripada kenyataan, artinya bahwa tidak ada sistem yang ideal (tidak ada sistem informasi yang sempurna) tetapi bersifat subyektif saja. Kalau hal ini tidak dijelaskan secara mendalam dapat menimbulkan perbedaan pandangan atau akan mengecewakan end-user.

41 Metode Analisa Kebutuhan-Interviews Bagaimana metode itu digunakan. Pemilihan potential interviewees. Membuat perjanjian terhadap potential interviewees. Menyiapkan struktur pertanyaan yang lengkap dan jelas. Memilih person yang diinterview secara pribadi dan merekamnya Target dari metode. kunci pribadi dalam proses DFD. Kadangkala melibatkan orang luar, seperti pelanggan atau vendors. Keuntungan metode. Pewawancara dapat mengukur respon melalui pertanyaan dan menyesuaikannya sesuai situasi yang terjadi. Baik untuk permasalahan yang tidak terstruktur, seperti mengapa anda berpikir hal ini dapat terjadi? Menunjukkan kesan interviewer secara pribadi. Memunculkan respons yang tinggi sejak penyusunan pertemuan.

42 Metode Analisa Kebutuhan-Interviews Kerugian metode. Membutuhkan waktu dan biaya yang tidak sedikit. Membutuhkan pelatihan dan pengalaman khusus dari pewawancara. Sulit membandingkan laporan wawancara karena subyektivitas alamiah. Kapan metode tersebut baik digunakan. Mendapatkan penjelasan atau pandangan dari personel kunci. Test kredibilitas dari interviewees. Mencari interview yang unsureness atau contradictions. Memantapkan kredibilitas team Beberapa faktor penting dalam interview yang baik, yaitu objektives, audience, format, weighting dan combining responses, and docummentation.

43 Design Forces Design Forces merupakan penekanan yang harus dipertimbangkan dalam mendesain sistem informasi. Analis Sistem harus mempertimbangkan design forces yang ada dan bagaimana tekanan tersebut berpengaruh pada proyek sistem. Contoh : suatu desain mobil, memiliki blok komponen yang sama (bodi mobil, interior, roda, sumber energi, transmisi, dsb) Akan tetapi karena ada sejumlah tekanan, desain, bentuk dan isi bisa berubah. Misal : pengendali polusi, sistem keamanan, sistem penghemat bahan bakar dsb.

44 Desaign Force Integrasi Jalur Pemakai Tekanan-Tekanan Persaingan Kualitas dan kegunaan informasi Kebutuhan-kebutuhan sistem Kebutuhan-kebutuhan pengolahan data Faktor-faktor organisasi Kebutuhan-kebutuhan biaya efektivitas Faktor-faktor manusia Kebutuhan-kebutuhan kelayakan

45 Integrasi Semua informasi harus didesain terpadu di antara unit-unit di dalam organisasi Dan harus dapat saling berkomunikasi dengan baik Integrasi menggunakan teknologi komunikasi data Kunci pencapaian integrasi yang baik : tergantung pada database dan teknologi yang digunakan

46 Jalur Pemakai Sistem informasi berbasis komputer semakin melibatkan interaksi langsung dengan pemakai Elemen kritisnya adalah jalur pemakai : keyboard, alat-alat lain, bahasa komputer, tampilan, penanganan feedback (umpan balik), dsb.