KNOWLEDGE ACQUISITION PADA KNOWLEDGE BASED ECONOMY ERA

Transkripsi

1 KNOWLEDGE ACQUISITION PADA KNOWLEDGE BASED ECONOMY ERA oleh : Fitrasani, S.T a1_luv17@yahoo.com ABSTRAK Era ekonomi berbasiskan pengetahuan yang berawal pada tahun 1990 ketika kecenderungan usaha berubah dari industri manafaktur menjadi ekonomi layanan (service). Peran dari alat-alat produksi dan modal konvensional berkurang. Tenaga kerja yang dibutuhkan industri tidak hanya mempertimbangkan kuantitas tetapi juga kualitas sebagai faktor yang lebih penting. Kualitas dari tenaga kerja berupa pengetahuan dan keahlian yang memberikan nilai tambah dan dukungan dalam peningkatan produksi dari sebelumnya. Oleh karena itu, pengetahuan menjadi sebuah modal virtual dari organisasi pada era berbasis ekonomi. Organisasi yang dapat unggul dalam kompetisi era ini yaitu organisasi yang dapat mengelola dengan baik pengetahuan dari anggotanya. Proses awal dalam mengelola pengetahuan yang berupa usaha untuk memperoleh pengetahuan itu sendiri disebut dengan akuisisi pengetahuan. Pengetahuan yang diperoleh akan digunakan pada proses berikutnya. Akuisisi pengetahuan mencakup proses mengekstraksi, mengumpulkan, menganalisis, memodelkan, dan memvalidasi pengetahuan proyek rekayasa pengetahuan maupun manajemen pengetahuan. Oleh karena itu, akuisisi pengetahuan merupakan proses yang penting untuk dipertimbangkan dari organisasi. 1

2 Beberapa hal yang harus diperhatikan dalam proses akuisisi pengetahuan yaitu pertama keberagaman dan banyaknya pengetahuan yang dimiliki oleh seseorang, kedua setiap orang pasti memiliki pengetahuan yang masih tersimpan di kepala masing-masing (tacit knowledge). Kemudian, pengetahuan merupakan hal yang selalu dapat diperbarui sehingga perlu dikolaborasikan dengan pengetahuan lain. Oleh karena itu, dibutuhkan metode untuk mengakuisisi pengetahuan dengan mempertimbangkan hal-hal tersebut. 2

3 DAFTAR ISI ABSTRAK...1 DAFTAR ISI Pendahuluan Kemunculan Knowledge Based Economy Kebutuhan Knowledge Management pada Knowledge Based Economy Akuisisi Pengetahuan...Error! Bookmark not defined. 2.1 Hubungan antara Knowledge Management dan Knowledge Acquisition Model Knowledge Acquisition Kebutuhan Knowledge Acquisition pada Knowledge Based Economy Tantangan Knowledge Acquisition Isu Terbuka

4 1. Pendahuluan 1.1 Kemunculan Knowledge Based Economy Menurut Peter Drucker, di era pengetahuaan saat ini pengetahuan telah menjadi sumber daya ekonomis kunci yang dominan dan mungkin menjadi satu-satunya sumber daya dari comparative advantage perusahaan [TOB07]. Era pengetahuan telah menciptakan era persaingan global yang kompleks dan dinamis sehingga untuk dapat bersaing maka perusahaan harus dapat mengelola pengetahuan dengan baik. Menurut Organisation for Economic Co-operation and Development (OECD) perekonomian semakin meningkat berdasarkan pengetahuan dan informasi. Pengetahuan diakui sebagai penggerak dari produktivitas dan peningkatan ekonomi yang berfokus pada peran informasi, teknologi, dan pembelajaran dari performansi ekonomi. Negara-negara anggota OECD sejak tahun 1996 menitikberatkan kebijakan mengenai teknologi untuk memaksimalkan kinerja Knowledge Based Economy (KBE), yakni suatu sistem perekonomian yang langsung berbasiskan pada produksi, distribusi, dan pemanfaatan pengetahuan dan informasi. Kebutuhan informasi, kehebatan teknologi yang dimanfaatkan pada sistem produksi telah ada sejak revolusi industri tetapi integrasi teknologi, ICT, baru muncul selama 2-3 dasawarsa ini. Pengetahuan tidak dapat dipisahkan dari aktivitas ekonomi yang sudah mapan hingga kini dan dapat menjadi sumber bagi pertumbuhan dan produktivitas jangka panjang. Istilah KBE lahir dari pengakuan terhadap peranan pengetahuan dan teknologi dalam pertumbuhan ekonomi pada umumnya [ZEN08]. 1.2 Kebutuhan Knowledge Management pada Knowledge Based Economy Pada era ekonomi berbasiskan pengetahuan (Alvin Toffler) saat ini, setiap perusahaan bersaing untuk menunjukkan keunggulan kompetitifnya sehingga dapat 4

5 memiliki nilai lebih dari perusahaan lainnya. Dengan kata lain, untuk dapat unggul dalam kompetisi di era pengetahuan maka setiap perusahaan perlu memperhatikan pengelolaan pengetahuan perusahaan sehingga pengetahuan tersebut dapat menjadi nilai tambah dan sekaligus melahirkan inovasi pada perusahaan. Pengetahuan dapat juga menjadi aset intelektual yang merupakan sumber keunggulan dan longterm growth suatu perusahaan. Menurut penelitian KPMG&Conference Board (2000) bahwa 80% perusahaan terbesar di seluruh dunia mengimplementasikan knowledge management. Dari penelitian tersebut diperoleh informasi keberhasilan yang diperoleh perusahaan dalam implementasi KMS yaitu inventori yang baik dari pengetahuan yang dibutuhkan dan pelatihan yang luas pengetahuan yang dibutuhkan. Selain itu, sebuah lembaga pelatihan KM di Indonesia, Sharing Vision, melakukan penelitian kepada 42 perusahaan besar di Indonesia dan hasilnya yaitu 75% responden menyatakan telah memiliki Knowledge Management System (KMS). Hasil dari penelitian tersebut menunjukkan sebuah keberhasilan besar yang diperoleh perusahaan yaitu karyawan dapat menambah dan berbagi ilmu pengetahuan. Dengan demikian, keberhasilan implementasi KM pada perusahaan sangat berhubungan dengan pengembangan kompetensi dan pengetahuan karyawan. Melalui penelitian oleh KPMG s European Knowledge Management Survey (2002/2003) diperoleh informasi tentang keuntungan atas pemanfaatan KMS oleh perusahaan yaitu perusahaan mengalami perbaikan kualitas dan pembuatan keputusan menjadi menjadi lebih baik. Secara kebetulan pun hasil penelitian oleh Sharing Vision menghasilkan 72% perusahaan di Indonesia mengalami perbaikan kualitas. Adanya informasi tersebut menjelaskan bahwa implementasi KMS pada perusahaan memiliki 5

6 dampak besar umumnya pada kemajuan bisnis perusahaan dan khususnya pada proses pengambilan keputusan. 2. Knowledge Acquisition Beberapa tahun belakangan proses rekayasa pengetahuan menjadi perhatian besar dalam dunia penelitian. Hal tersebut mendorong akhirnya proses knowledge acquisition (akuisisi pengetahuan) sendiri menjadi sebuah bidang ilmu khusus untuk diteliti bersama dengan rekayasa pengetahuan. Proses pengambilan pengetahuan yang berkualitas merupakan bagian dari rekayasa pengetahuan. Proses pengambilan pengetahuan tersebut dinamakan akuisisi pengetahuan. Dalam memahami definisi dari akuisisi pengetahuan maka dijelaskan hubungannya terhadap knowledge management yaitu istilah yang terlebih dahulu familiar dalam KBE. Kemudian untuk memberi gambaran dari definisi tersebut maka dibuat sebuah model. 2.1 Hubungan antara Knowledge Management dan Knowledge Acquisition Menurut definisi dari American Productivity and Quality Centre (APQC), knowledge management adalah pendekatan-pendekatan sistemik yang membantu muncul dan mengalirnya informasi dan knowledge kepada orang yang tepat pada saat yang tepat untuk menciptakan nilai. Menurut Amrit Tiwana, knowledge management merupakan pengelolaan knowledge perusahaan dalam menciptakan nilai bisnis dan menghasilkan keunggulan kompetitif yang berkesinambungan. Secara umum, knowledge management (KM) merupakan proses yang mengkoordinasikan penggunaan pengetahuan dari sebuah organisasi. Sedangkan pengetahuan (knowledge) menurut Peter Drucker (1988) adalah informasi yang mengubah sesuatu atau seseorang, hal itu terjadi ketika informasi tersebut menjadi dasar untuk bertindak, atau ketika informasi 6

7 tersebut memampukan seseorang atau institusi untuk mengambil tindakan yang berbeda atau tindakan yang lebih efektif. Tiga langkah dasar proses pengetahuan dan belajar [TIW06] seperti pada Gambar 1 antara lain: 1) Akuisisi pengetahuan (knowledge acquisition) Akuisisi Pengetahuan merupakan proses pengembangan dan pembangunan pandangan (insight), keahlian (skill), dan hubungan (relationship). 2) Berbagi pengetahuan (knowledge sharing) Berbagi pengetahuan merupakan proses yang mencakupi penyebaran pengetahuan. 3) Utilisasi pengetahuan (knowledge utilization) Penggunaan pengetahuan biasanya berguna bila proses pembelajaran telah terintegrasi dengan organisasi. Gambar 1 Proses Pengetahuan dan Jenis Teknologi yang Mendukung Tiap Tahap[TIW06] Dengan demikian knowledge acquisition merupakan salah satu rangkaian proses dalam knowledge management. Pengetahuan yang dibutuhkan perusahaan diperoleh dari knowledge acquisition. Proses sharing maupun utilization berawal dari proses 7

8 akuisisi terhadap pengetahuan yang ada baik itu berasal dari diri sendiri maupun orang lain. Proses akuisisi terjadi ketika para eksekutor proses bisnis utama perusahaan sadar bahwa mereka perlu mempelajari pengetahuan tertentu agar dapat mengeksekusi proses bisnis yang lebih efektif. Selanjutnya eksekutor ini dapat mengidentifikasikan knowledge source. Akuisisi pengetahuan terjadi ketika proses interaksi eksekutor (knowledge buyer) dengan knowledge source (knowledge seller) berlangsung dengan efektif yang ditandai dengan mengalirnya pengetahuan dari knowledge source ke knowledge buyer [TOB07]. 2.2 Model Knowledge Acquisition Menurut Christopher Brewster (2001), dalam bukunya knowledge acquisition for knowledge management, Akuisisi pengetahuan mencakupi proses ekstraksi pengetahuan (knowledge elicitation) dari pemilik pengetahuan dan merepresentasikan pengetahuan hasil ekstraksi ke suatu bentuk formal (knowledge representation) kepada pengguna pengetahuan. Dengan kata lain, akuisisi pengetahuan merupakan proses belajar dengan memanfaatkan pengetahuan tacit yang dieksplisitkan melalui konsep maupun diagram. Oleh karena itu, bila dihubungkan dengan cakupan proses di dalamnya maka proses akuisisi pengetahuan merupakan proses ekstraksi pengetahuan tacit dan merepresentasikan pengetahuan tersebut melalui konsep maupun diagram. Dalam memahami proses sebuah akuisisi pengetahuan maka dibuat sebuah model proses akuisisi pengetahuan secara umum seperti Gambar 2. 8

9 Gambar 2 Model Knowledge acquisition Berdasarkan Error! Reference source not found. maka proses akuisisi pengetahuan terdiri dari proses ekstraksi pengetahuan pada pemilik pengetahuan yang kemudian direpresentasikan pada proses berikutnya agar hasilnya dapat digunakan bagi pengguna pengetahuan. Masukan proses akuisisi pengetahuan berupa pengetahuan yang dimiliki oleh pemilik pengetahuan. Sedangkan, keluarannya berupa pengetahuan hasil ekstraksi pemilik pengetahuan dan telah direpresentasikan. Adanya perekayasa pengetahuan menunjukkan sebuah peran yang mengatur pelaksanaan proses akuisisi pengetahuan Proses Ekstraksi Pengetahuan Banyak teknik yang dikembangkan untuk membantu proses pengambilan pengetahuan dari seseorang. Teknik tersebut disebut dengan teknik akuisisi pengetahuan. Berbagai jenis teknik akuisisi muncul karena terdapat berbagai jenis pengetahuan berbeda-beda yang dimiliki oleh pakar. Hal ini berdasarkan pada berbagai hipotesis akses yang berbeda, dan ditunjukkan dengan bukti-bukti yang mendukung [EPI03]. Gambar 3 menunjukkan hubungan berbagai teknik yang disebutkan sebelumnya dengan jenis pengetahuan yang diekstrak/dikeluarkan. Garis vertikal pada 9

10 gambar menunjukkan dimensi dari concept knowledge ke process knowledge, dan garis horizontal merepresentasikan dimensi dari explicit knowledge ke tacit knowledge. Gambar 3 Teknik Akuisisi Pengetahuan dan Jenis Pengetahuan yang diekstrak [EPI03] Berikut beberapa jenis teknik yang digunakan untuk mengambil, menganalisis, dan memodelkan pengetahuan [EPI03]: a. Protocol-generation techniques mencakup berbagai jenis wawancara (unstructured, semi-structured, and structured), teknik laporan dan observasi b. Protocol analysis techniques digunakan dengan transkrip dari wawancara atau informasi berbasis teks lain untuk mengidentifikasikan berbagai jenis pengetahuan seperti tujuan, keputusan, hubungan, dan atribut. Teknik ini merupakan penghubung penggunaan protocol based techniques dan teknik pemodelan pengetahuan. c. Hierarchy-generation techniques seperti teknik laddering yaitu dimana proses pembuatan, review, dan modifikasi dari hirarki pengetahuan dibentuk dari penjenjangan (ladder) misalnya diagram pohon. Teknik ini digunakan untuk membangun taksonomi atau struktur hirarki lain seperti pohon. 10

11 d. Matrix-based techniques mencakup pembangunan grid yang mengindikasikan masalah dipertemukan dengan solusinya. e. Sorting techniques digunakan untuk memperoleh cara membandingkan dan mengurutkan konsep sehingga dapat menghasilkan pembukaan pengetahuan yang berhubungan dengan kelas, properti, dan prioritas. f. Limited-information and constrained-processing tasks merupakan teknik yang terbatas waktu dan/atau informasi tersedia pada ahli ketika task dilakukan. g. Diagram-based techniques mencakup generasi dan penggunaan dari concept maps, state transition networks, event diagrams dan process maps. Penggunaan diagram-diagram tersebut sangat berguna untuk memperoleh pengetahuan atas what, how, when, who, and why dari suatu tugas dan kegiatan Representasi Pengetahuan Terdapat berbagai cara untuk merepresentasikan pengetahuan setelah mengekstraksi pengetahuan dari seseorang. Dalam dunia rekayasa pengetahuan, representasi dapat berupa model pengetahuan [EPI03]. Model pengetahuan tersebut mempengaruhi munculnya beragam teknik akuisisi pengetahuan. Terdapat tiga tipe model pengetahuan antara lain: a. Penjenjangan (ladders): suatu diagram hirarki seperti pohon. Beberapa tipe diagram ini yaitu concept ladder, composition ladder, decision ladder dan attribute ladder. b. Network diagram: diagram yang menunjukkan node yang terhubungkan dengan garis. Berdasarkan pada tipe network diagram, sebuah node dapat merepresentasikan konsep, atribut, nilai, konteks dan garis antar node 11

12 menggambarkan berbagai macam hubungan. Contoh network diagram mencakupi concept map, process map, dan state transition network. c. Tabel dan grid: merepresentasi tabular (bentuk tabel). Tiga tipe yang penting yaitu dalam bentuk form, frame, timeline dan matriks. Bentuk lain dari representasi hasil akuisisi pengetahuan menurut amrit tiwana yaitu dokumentasi atau dengan kata lain tulisan. Hal ini menunjukkan adanya proses menulis merupakan sebuah bagian dari proses akuisisi pengetahuan. Tulisan akan bermanfaat sebagai modal untuk berbagi pengetahuan. 3. Kebutuhan Knowledge Acquisition pada Knowledge Based Economy Pengetahuan telah menjadi modal virtual (human capital) yang sangat menentukan perkembangan serta sekaligus pertumbuhan pada knowledge based economy. Pada konsep ini dinyatakan dengan tegas bahwa kunci sukses meningkatnya kesejahteraan serta kualitas kehidupan kerja individu maupun kelompok pada suatu organisasi, sangat ditentukan oleh penemuan dan pendalaman atas ilmu pengetahuan yang dimiliki oleh manusia, anggota dari organisasi tersebut [TJA06]. Pengetahuan adalah sesuatu yang tersimpan di dalam otak manusia, yang berasal dari pengetahuan maupun pengalaman masa lalu, berupa informasi yang direkam dan disimpan di dalam otak. Pengetahuan yang dimiliki oleh anggota organisasi dapat dikelola dengan berdasarkan pada proses pengetahuan dan belajar yang telah disebutkan sebelumnya. Dalam usaha untuk mencapai keberhasilan suatu organisasi yang salah satunya ditentukan oleh faktor pengalaman maupun pengetahuan, maka setiap anggota sewajarnya dapat melakukan proses pengetahuan dan belajar. Proses belajar dapat 12

13 membantu pengelolaan modal pengetahuan organisasi agar dapat bersaing di era pengetahuan ini. Pada kenyataannya, salah satu proses belajar yaitu akuisisi pengetahuan (knowledge acquisition), proses untuk memperoleh pengetahuan dari anggota organisasi yang berupa proses pengembangan dan pembangunan pandangan (insight), keahlian (skill), dan hubungan (relationship), merupakan suatu proses awal yang esensial dari proses pengelolaan pengetahuan dan bukanlah hal yang mudah. 4. Tantangan Knowledge Acquisition Tujuan dari proses akuisisi pengetahuan yaitu untuk membangun metode maupun perangkat yang memudahkan usaha memperoleh pengetahuan orang dapat berjalan seefisien dan efektif mungkin. Akuisisi pengetahuan yang efektif akan berdampak pada metode yang digunakan dapat menghasilkan pengetahuan esensial bukan sekedar informasi. Hal ini akan sangat berpengaruh ketika telah banyak pengetahuan yang dihasilkan membutuhkan tempat penyimpanan yang besar. Akuisisi pengetahuan yang efisien sangat berdampak pada efisiensi waktu yang menjadi keterbatasan bagi seseorang yang memiliki pengetahuan. Terdapat berbagai tantangan dalam mencapai tujuan tersebut. Dalam menjelaskan mengenai tantangan pada proses akuisisi pengetahuan maka telah dilakukan penelitian terhadap studi kasus sebuah forum knowledge sharing Tugas Akhir [FIT08] yang dilaksanakan di Laboratorium Sistem Informasi, Teknik Informatika ITB (forum TA). Proses akuisisi pengetahuan pada forum TA terkait dengan proses ekstraksi masingmasing anggota forum sehubungan dengan materi dan topik tugas akhir dan kemudian merepresentasikannya dalam bentuk formal yang akan dipresentasikan di forum TA. 13

14 Dengan metode standar akuisisi pengetahuan yaitu mewawancara anggota forum yang akan presentasi maka sangat sulit untuk memperoleh pengetahuannya secara keseluruhan karena banyaknya pengetahuan yang dimiliki dan sangat beragam. Padahal waktu yang dimiliki terbatas. Kendala dalam mengakuisisi pengetahuan karena beberapa pengetahuannya telah berupa pengetahuan tacit. Berdasarkan pada observasi dan masukan dari pemilik pengetahuan pada studi kasus forum TA tersebut maka dilakukan analisis atas rumusan masalah dari akuisisi pengetahuan tersebut. Berikut hasil dari analisis tersebut yaitu: a. Keberagaman dan banyaknya pengetahuan namun waktu pembelajaran (memberi dan menerima) pengetahuan pun terbatas. b. Para ahli memiliki banyak pengetahuan tacit, pengetahuan yang masih terdapat di dalam kepala dan belum terdokumentasikan. c. Setiap orang tidak mengetahui segalanya, pengetahuan seseorang terbatas sehingga dibutuhkan kolaborasi antar pengetahuan. d. Pengetahuan memiliki siklus hidup sehingga setiap pengetahuan perlu adanya pembaruan. e. Perbedaan persepsi tentang pengetahuan yang dimiliki pemilik pengetahuan dengan yang diterima oleh perekayasa pengetahuan. Beberapa tantangan akuisisi pengetahuan di atas juga ditemukan di penelitian lain [EPI03]. Oleh karena itu, proses akuisisi pengetahuan merupakan sebuah proses yang mahal [FIT08] karena kesulitan untuk mengekstraksi pengetahuan dari orang tersebut. Metode akuisisi pengetahuan konvensional yang biasanya digunakan dalam akuisisi pengetahuan yaitu observasi dan interview. Kelemahan dari interview yaitu pengetahuan yang tergali sangat bergantung kepada pertanyaan si pewawancara dimana 14

15 pewawancara juga merupakan orang yang memiliki pemahaman terbatas [EPI03]. Sedangkan dalam observasi, langsung melihat pengalaman seseorang atau sumber pengetahuan, pengetahuan yang diperoleh terbatas pada bagian proses. Berdasarkan pada kesulitan yang dihadapi, pelaksanaan proses akuisisi pengetahuan sebaiknya dilakukan dengan metode yang berbeda dari cara konvensional. 5. Isu Terbuka Perkembangan kebutuhan akuisisi pengetahuan mendorong timbulnya banyak penelitian dalam mempelajari metode-metode yang beragam dalam akuisisi pengetahuan. Keberagaman pengetahuan dan pemilik pengetahuan juga membutuhkan pendekatan metode yang berbeda pula dalam mengakuisisinya. Oleh karena itu, penelitian berbagai metode diharapkan dapat memaksimalkan tercapainya tujuan knowledge acquisition yang efektif dan efisien. Berdasarkan kebutuhan knowledge acquisition dalam knowledge based economy ini perlu diperhatikan berbagai pihak bahwa usaha untuk memperoleh pengetahuan merupakan langkah awal bagi penguasaan pengetahuan. Hal sederhana yang dapat dilakukan oleh masing-masing individu yaitu dengan banyak membaca dan menuliskannya maka seseorang telah melakukan sebuah metode knowledge acquisition. Dengan demikian, ketika semua individu dalam sebuah organisasi maupun negara menerapkan kebiasaan knowledge acquisition tersebut maka organisasi maupun negara tersebut memiliki modal yang bagus dalam bersaing di knowledge based economy saat ini. 15

16 Daftar Pustaka [BRE01] Brewster, Christopher, Fabio Ciravegna, dan Yorick Wilks, Knowledge Acquisition for Knowledge Management: Position Paper, International Conference on Artificial Intelligence, [EPI03] Epistemics, provider of Knowledge Engineering and Knowledge Management services, methods, and tools, Knowledge Acquisition, 2003 (diakses di pada 15 September 2008) [FIT08] Fitrasani, Metode Context Mapping untuk Akuisisi Pengetahuan. Program Studi Teknik Informatika ITB [OEC96] OECD, Knowledge Based Economy, Paris, [TJA06] Tjakraatmadja, Jan H., Lantu, Donald C. Knowledge Management dalam Konteks Organisasi Pembelajaran. Bandung:SBM ITB, [TOB07] Tobing, Paul L. Knowledge Management : Konsep, Arsitektur, dan Implemetasi. Yogyakarta:Graha Ilmu, [ZEN08] Zen, M.T. Membangun Masyarakat dengan Sistem Perekonomian Berbasiskan Pengetahuan. ITB