ANALISIS DAN DESAIN KNOWLEDGE MANAGEMENT SYSTEM STUDI KASUS : PEMBUATAN MATERI AJAR DI SEKOLAH TINGGI INFORMATIKA & KOMPUTER INDONESIA (STIKI) MALANG

Transkripsi

1 ANALISIS DAN DESAIN KNOWLEDGE MANAGEMENT SYSTEM STUDI KASUS : PEMBUATAN MATERI AJAR DI SEKOLAH TINGGI INFORMATIKA & KOMPUTER INDONESIA (STIKI) MALANG Eva Handriyantini dan Rully Soelaiman Program Studi Magister Manajemen Teknologi Institut Teknologi Sepuluh Nopember ABSTRAK Knowledge Management System merupakan suatu sistem yang mampu melakukan klasifikasi terhadap pengetahuan yang ada, bagaimana pengetahuan tersebut mudah digunakan ( Disseminate Knowledge), bagaimana menyimpan pengetahuan (Store Knowledge), bagaimana memelihara pengetahuan ( Manage Knowledge), bagaimana menciptakan pengetahuan ( Create Knowledge), bagaimana memperbaharui pengetahuan (Capture Knowledge) dan bagaimana pengetahuan yang ada disusun dalam suatu pohon pengetahuan ( Refine Knowledge). Pada kasus ini, materi ajar merupakan pengetahuan bagi suatu perguruan tinggi yang dapat diproses, diolah dan distribusikan dengan memanfaatkan prinsip knowledge management system. Penelitian ini akan melalui beberapa tahap yaitu analisa terhadap kebutuhan sistem knowledge management system yang sesuai dengan proses pembuatan materi ajar di STIKI dan membuat desain Knowledge Management System dengan menggunakan UML. Hasil dari penelitian yang dilakukan adalah desain fungsionalitas dari sistem Knowledge Management System pada kasus pembuatan materi ajar yang meliputi: KM Process, Create document, Search Document, Report Document serta penyusunan Knowledge Tree untuk memudahkan klasifikasi pengetahuan dalam suatu pohon ilmu atau kompetensi dasar program studi. Kata Kunci: Analisis & Desain, Knowledge Management System, Materi ajar PENDAHULUAN Sekolah Tinggi Informatika dan Komputer Indonesia (STIKI) merupakan perguruan tinggi swasta yang fokus pada bidang ilmu informatika dan komputer dan berlokasi di kota Malang, Jawa Timur. Program studi yang dimiliki saat ini adalah Manajemen Informatika (D3) dan Teknik Informatika (S1), dengan kegiatan pembelajaran meliputi pelaksanaan tatap muka di kelas, pembuatan bahan ajar, pemberian tugas mata kuliah, penyusunan modul pratikum, pelaksanaan praktikum, tugas mandiri serta kegiatan ujian tengah semester dan akhir semester. Sebagai perguruan tinggi swasta, kualitas dosen merupakan salah satu nilai tambah bagi perguruan tinggi untuk mampu bersaing dengan perguruan tinggi yang lain. Dosen sebagai salah satu sivitas akademika, memiliki peranan penting dalam terciptanya budaya belajar yang terampil, praktis serta mampu mengikuti perubahan kebutuhan pasar. Materi ajar merupakan salah satu alat bagi civitas akademika untuk melakukan proses belajar mengajar.

2 Ada beberapa permasalahan dalam pembuatan materi ajar saat ini yaitu: o Bahan ajar masih dimiliki oleh masing-masing dosen dan belum menjadi milik masing-masing program studi, sehingga sulit untuk memonitor kualitas bahan ajar apakah sudah sesuai dengan silabus mata kuliah yang telah ditentukan. o Modul mata kuliah praktikum seringkali tidak terupdate dengan baik karena dosen pengasuh mata kuliah praktikum seringkali berubah setiap semester. o Dosen sering kali tidak mengupdate bahan ajar yang akan dipergunakan, sehingga bahan ajar yang disampaikan tidak relevan dengan perkembangan teknologi yang ada. o Belum tersedianya sarana komunikasi yang mudah bagi kelompok dosen pengasuh mata kuliah untuk saling bertukar bahan ajar maupun saling menambahkan materi baru pada bahan ajar. Berdasarkan permasalahan diatas, maka pada tesis ini akan dibuat analisis dan desain Knowledge Management System (KMS) dalam pengelolaan dokumentasi bahan ajar pada program studi manajemen informatika METODA Tahapan metodologi penelitian yang digunakan adalah: tahap persiapan, tahap analisis, tahap desain, tahap verifikasi dan validasi Knowledge Management System. Tahap perencanaan Kegiatan yang dilakukan pada tahap ini adalah : Persiapan. Kegiatan persiapan yang dilakukan adalah menyiapkan hal-hal yang terkait dengan rencana penelitian, diantaranya adalah studi literatur mengenai Knowledge Management System, pengumpulan data awal (data existing) yang berkaitan dengan dokumentasi bahan ajar serta sistem yang telah berjalan saat ini melalui kegiatan survey dan quizener. Tahap analisis dan identifikasi kegiatan yang dimaksud meliputi : a) Identifikasi permasalahan pembuatan materi ajar Kegiatan yang dilakukan adalah mengumpulkan informasi mengenai permasalahan dari pembuatan materi ajar yang terdapat pada progam studi Manajemen Informatika. Hasil pada kegiatan ini berupa daftar permasalahan yang di hadapi b) Mempelajari dan menganalisa pembuatan materi ajar. Hasil kegiatan ini berupa daftar efiensi dan efektifitas dari pembuatan materi ajar. c) Mempelajari dan menganalisa proses pembuatan materi ajar. Hasilnya kegiatan ini berupa data kebutuhan yang harus dipenuhi oleh sistem serta identifikasi personil kunci yang dibutuhkan oleh sistem. d) Mempelajari dan menganalisa data yang terlibat dalam sistem. Hasil kegiatan ini berupa analisa kebutuhan dari Knowledge Management System. e) Mempelajari dan menganalisa kebutuhan sistem yang sesuai dengan proses bisnis. Hasil kegiatan ini berupa daftar kebutuhan Knowledge Management System. C-1-2

3 Tahap desain Kegiatan yang dilakukan meliputi : a) Desain Arsitektur Sistem Berdasarkan hasil survey, selanjutnya disusun kerangka desain arsitektur sistem Knowledge Management System berdasarkan urutan proses bisnis dan kebutuhan sistem. b) Desain Knowledge Management System Pada tahap ini akan dirancang bagaimana kebutuhan yang sudah dimodelkan akan di implementasikan yang digambarkan dalam Use Case diagram dan Activity Diagram. Desain Knowledge Management System ini, meliputi desain proses, desain data dan desain antar muka sistem. 1. Desain proses Objek-objek yang berurutan secara dinamis dalam urutan tertentu berinteraksi untuk mewujudkan fungsionalitas seperti yang telah digambarkan dalam Use Case diagram. Interaksi ini akan di representasikan dalam Sequence Diagram. Sequence Diagram menggambarkan hubungan antar objek dengan memberikan penjelasan tentang urutan waktu. 2. Desain basis data Desain data disajikan dalam bentuk Class Diagram, dengan pemodelan secara UML. Yang menjadi data masukan (input) dan data keluaran (output) pada basis data ini ialah : a) Data masukan adalah : materi ajar, data user serta hak akses, penyusunan pohon pengetahuan, penciptaan pengetahuan baru. b) Data keluaran adalah: informasi pengetahuan yang berkaitan dengan materi ajar yang telah tersusun dalam pohon pengetahuan sehingga memudahkan pengguna dalam proses temu kembali, riwayat pengetahuan serta data aktifitas pengguna sistem. Data ini dapat dipergunakan sebagai alat bantu pengambilan keputusan. 3. Desain antar muka sistem Pada desain antar muka sistem ini, meliputi: tampilan input data pengguna sistem, tampilan create pengetahuan, tampilan melihat pengetahuan, tampilan laporan pengetahuan serta tampilan toolbar yang berisi tomboltombol fungsionalitas. Verifikasi dan validasi Setelah menentukan desain Knowledge Management System, selanjutnya dilakukan verifikasi dan validasi terhadap kualitas desain Knowledge Management System, dimana pengujian atau verifikasi dan validasi tersebut dilakukan dengan metode Checklist. Hasil dari verifikasi dan validasi dalam desain Knowledge Management System diatas adalah analisa dari desain sistem tersebut HASIL DAN DISKUSI 1. Analisa & Identifikasi a) Analisa Pembuatan Materi Ajar Ada beberapa hal yang belum bisa dicapai dalam pembuatan materi ajar saat ini yaitu: C-1-3

4 1. Penyimpanan, pemuktahiran/ update pencarian serta penyebaran / sharing materi ajar masih membutuhkan waktu yang lama, karena materi ajar tidak tersimpan dalam suatu pohon pengetahuan dalam suatu sistem. Selain itu materi ajar, masih tersebar di berbagai tempat & tidak terintegrasi. 2. Riwayat materi ajar belum tercatat dengan baik, sehingga kapan terakhir materi ajar di perbaruhi tidak tercatat. Selain itu belum adanya hak akses terhadap materi ajar, sehingga kualitas materi ajar kurang terjaga. 3. Dosen yang ingin melakukan perubahan pada materi ajar, kesulitan dalam menemukan riwayat materi ajar, sehingga materi ajar menjadi tidak bertumbuh. 4. Sulitnya melakukan monitoring terhadap materi ajar karena letak materi ajar yang masih tersebar b) Analisa Kebutuhan Knowledge Management System Perancangan knowledge managemet system dalam pembuatan materi ajar harus dapat memenuhi kebutuhan dasar dalam : Create Knowledge, Capture Knowledge, Refine Knowledge, Store Knowledge, Manage Knowledge, Disseminate Knowledge. Kebutuhan dasar Knowledge Management System, jika disesuaikan dengan analisa pembuatan materi ajar pada program studi manajemen informatika dapat dilihat pada tabel 1 berikut: Tabel 1 Kebutuhan dasar Knowledge Mangement System dalam Pembuatan Materi ajar No Siklus Knowledge Kebutuhan Dasar Pembuatan Materi Ajar Management System 1 Create Knowledge User yang memiliki pengetahuan dapat membuat pengetahuan baru ( Create Document) sesuai dengan pohon pengetahuan yang telah ada. 2 Capture Knowledge Materi ajar yang telah ada, dapat diperbarui dengan materi ajar yang baru (Edit Document) dalam suatu pohon pengetahuan. 3 Refine Knowledge Semua materi ajar yang dibuat ( Create document), diatur didalam suatu pohon pengetahuan (KM Tree) sehingga materi ajar mudah untuk ditemukan kembali jika diperlukan. 4 Store Knowledge Semua materi ajar yang dibuat ( Create document), dapat disimpan dalam repository. 5 Manage Knowledge Proses pembuatan materi ajar diatur dalam suatu Knowledge Management System Process, supaya mudah dalam melakukan konfigurasi pohon pengetahuan dari materi ajar ( KM Tree), pencarian materi ajar (s earching) serta menampilkan materi ajar yang telah ada ( reporting) 6 Disseminate Knowledge Materi ajar akan disimpan dalam suatu format yang mudah digunakan semua user, selain itu dimungkinkan juga user untuk menambahkan attachment pada suatu materi ajar. Dari kebutuhan dasar diatas, dapat disusun kebutuhan knowledge management system sebagai sebagai berikut: 1. KM Process. Kebutuhan dasar yang harus dapat dipenuhi adalah i. Kajur dapat membuat atau menghapus user account yang meliputi: username, password serta hak akses. Kajur dapat melakukan konfigurasi terhadap proses knowledge management yang meliputi: document handling, document history, automatic document finishing, group rights. C-1-4

5 i Kajur dapat melakukan konfigurasi terdapat proses pencarian dokumen yaitu: minimal huruf yang dimasukkan dalam kolom pencarian, serta hasil pencarian yang ditampilkan. iv. Kajur dapat mengatur struktur dokumen, dimana dokumen dapat dibagi menjadi beberapa bagian misalnya: abstact, isi, Lampiran. 2. Search Document. Kebutuhan dasar yang harus dapat dipenuhi adalah: i. Kajur / Dosen / Ka. BAAK / Ka. Perpustakaan / Ka. Laboratorium dapat melakukan pencarian dokumen atau attachment yang telah tersimpan di database. Pencarian dilakukan dengan memasukkan keyword Kajur / Dosen / Ka. BAAK / Ka. Perpustakaan / Ka. Laboratorium dapat melakukan pencarian dokumen atau attachment yang telah tersimpan di database. Pencarian dilakukan berdasarkan dokumen yang telah tersimpan sesuai dengan pohon pengetahuannya. i Kajur / Dosen dapat melakukan editing terhadap dokumen yang dicari sesuai dengan hak akses yang diberikan 3. Report Document. Kebutuhan dasar yang harus dapat dipenuhi adalah: i. Kajur / Dosen / Ka. BAAK / Ka. Perpustakaan / Ka. Laboratorium dapat melihat semua dokumen atau attachment yang ada, tetapi belum di approved. Pencarian dapat dilakukan berdasarkan keyword atau pohon pengetahuan Kajur / Dosen / Ka. BAAK / Ka. Perpustakaan / Ka. Laboratorium dapat melihat semua dokumen atau attachment yang sedang di edit. Pencarian dapat dilakukan berdasarkan keyword atau pohon pengetahuan i Kajur / Dosen / Ka. BAAK / Ka. Perpustakaan / Ka. Laboratorium dapat melihat semua dokumen atau attachment yang telah di approved dalam 7 hari terakhir. Pencarian dapat dilakukan berdasarkan keyword atau pohon pengetahuan. 4. Create Document. Kebutuhan dasar yang harus dapat dipenuhi adalah: i. Kajur / Dosen dapat membuat dokumen pada struktur dokumen yang telah ditentukan. Kajur / Dosen dapat menambahkan attachment pada dokumen yang dibuat i Kajur / Dosen dapat mengatur keyword sesuai dengan pohon pengetahuan yang telah ada. iv. Kajur / Dosen dapat menentukan user siapa yang dapat melakukan editing pada dokumen yang dibuat. v. Kajur / Dosen dapat mengubah status dokumen (underconstruction atau completed). vi. Kajur / Dosen dapat menambahkan link dokumen berupa: link ftp, http. 5. Knowledge Tree. Kebutuhan dasar yang harus dapat dipenuhi adalah: i. Kajur dapat membuat pohon pengetahuan yang meliputi induk serta anak dari pengetahuan. Kajur dapat menghapus pohon pengetahuan yang meliputi induk serta anak dari pengetahuan. i Kajur dapat mengupdate pohon pengetahuan yang meliputi induk serta anak dari pengetahuan. C-1-5

6 2. Desain Knowledge Management System a) Desain Arsitektur Knowledge Management System Knowledge Management System dalam pembuatan materi ajar yang dirancang melingkupi beberapa proses yaitu : KM Process / Proses Knowledge Management, Search Document / Pencarian Dokumen, Report Document / pelaporan dokumen, Create Document / Pembuatan Dokumen, Knowledge Tree / Pohon Pengetahuan. Proses yang ada digambarkan pada Gambar 1 berikut : Gambar 1. Proses Knowledge Management System dalam pengelolaan dok. Ajar b) Desain Perangkat Lunak Knowledge Management System i. Use Case Desain Knowledge Management System Use Case menyediakan nilai hasil kepada actor. Setiap Use Case harus dideskripsikan dalam dokumen yang disebut dokumen flow of event. Dokumen ini mendefinisikan apa yang harus dilakukan oleh sistem ketika actor mengaktifkan Use Case. pada desain knowledge management system ini, dibuat beberapa Use Case yaitu : Use Case Diagram KM Process, Use Case Search Document, Use Case Diagram Report Document, Use Case Knowledge Tree. Gambar 2 Use Case Diagram KM Process C-1-6

7 Activity Diagram Perancangan Knowledge Management System Untuk mewakili secara grafis aliran kejadian ( flow of event) dari business Use Case pada perancangan Knowledge Management System dalam pembuatan materi ajar digunakan diagram aktivitas ( Activity Diagram). Activity Diagram yang dibuat adalah : Activity Diagram KM Process, Activity Diagram Search Document, Activity Diagram Report Document, Activity Diagram Create Document, Activity Diagram Knowledge Tree. Gambar 3 Activity Diagram KM Process i Sequence Diagram Perancangan Knowledge Management System Integrasi dalam perancangan proses Knowledge Management System dalam pembuatan materi ajar dapat dilihat pada diagram Sequence Diagram yang terdiri dari : Proses login, Proses Create User account, Proses konfigurasi KM Process, Proses Search Document, Proses Report Document, Create Document, Proses Knowledge Tree. iv. Gambar 4.Sequence Diagram Konfigurasi KM Process Desain Antar Muka Knowledge Management System Desain antar muka pada form utama Knowledge Management System, dapat dilihat pada gambar berikut : C-1-7

8 Gambar 5 Desain Antar Muka untuk form Utama v. Verifikasi dan Validasi Hasil Desain Hasil Verifikasi dan validasi desain seperti pada tabel berikut : Tabel 2. Tabel Validasi Hasil Desain No Validasi Proses Status 1 KM User account, konfigurasi proses KM, konfigurasi Sesuai Process pencarian dokumen serta mengaturan struktur dokumen 2 Search pencarian dokumen berdasarkan keyword, pencarian Sesuai Document dokumen berdasarkan pohon pengetahuan 3 Report Document laporan semua dokumen tetapi belum di approved, laporan semua dokumen yang sedang di edit, laporan semua dokumen yang telah di approved dalam 7 hari Sesuai 4 Create Document 5 Knowledge Tree KESIMPULAN terakhir Create Document, attachment file, pengaturan user yang boleh melakukan editing dokumen, pengaturan terhadap status dokumen, serta menambahkan link dalam bentuk http, ftp. Penyusunan Knowledge yang meliputi Brother Root, Child, Dari desain Knowledge Management System dalam pembuatan materi ajar pada program studi manajemen informatika, dapat disimpulkan sebagai berikut: 1. Komponen-komponen yang membangun model-model diagram UML dalam desain Knowledge Management System, telah sesuai dengan spesifikasi dan kebutuhan dasar dalam pembuatan materi ajar 2. Pembuatan materi ajar yang dibuat telah menerapkan prinsip-prinsip dasar dari Knowledge Management System yaitu: Create, Capture, Refine, Store, Manage, Disseminate, Knowledge. Sesuai Sesuai C-1-8

9 DAFTAR PUSTAKA Boehm B, Kitapci H., 2006, The WinWin approach: using a requirements negotiation tool for rationale capture and use. In: Dutoit A, McCall R, Mistrík I, Paech B (eds) Rationale Management in Software Engineering, Springer Drucker, P., F., 1998, The Coming of The New Organozation, Harvard Business Review on Knowledge Management, Springer I, Nonaka., H, Takeuchi, 1995, The Knowledge Creating Company, Oxfort University Press, 1995 Liu, Liping., Roussev, Boris., 2006, Management of the object oriented development process, IDEA group publishing Tiwana, A., 2001, The Essential Guide to Knowledge Management, New Jersey : Prentice Hall PTR. Tjakraatmadja, J.H., 2006, Konwledge Management dalam konteks Organisasi pembelajar, SBM-ITB Turban., Aronson., Liang., 2005, Decision Support Systems and Intelligent Systems, Seventh Edition, The McGraw-Hill Companies, Inc Tobing, Paul, L., 2007, Knowedge Management Konsep, Arsitektur dan Implementasi, Graha Ilmu Whitten, Jeffery, L., etc, 2004, Systems Analysis and Design Methods, The McGraw- Hill Companies, Inc Quatrani, Terry.,1998, Visual Modelling with Rational Rose dan UML, Addison Wesley Longman, Inc C-1-9