PETUNJUK TEKNIS PENGUKURAN KINERJA PEMBUKUAN SEKRETARIAT - UPK

Transkripsi

1

2

3 PETUNJUK TEKNIS PENGUKURAN KINERJA PEMBUKUAN SEKRETARIAT - UPK PROGRAM NASIONAL PEMBERDAYAAN MASYARAKAT (PNPM) MANDIRI - PERKOTAAN Diterbitkan Oleh: Direktorat Jenderal Cipta Karya - Kementerian Pekerjaan Umum i

4 ii

5 Daftar Isi Halaman Daftar Isi... BAB 1. PENDAHULUAN A. Pengukuran kinerja pembukuan... B. Siapa yang melakukan... C. Bagaimana melakukan pengukuran kinerja... i BAB 2. KINERJA PEMBUKUAN SEKRETARIAT 5 A. Tujuan B. Aspek dan Kategori BAB 3. KINERJA PEMBUKUAN UPK 7 A. Tujuan B. Aspek dan Kategori BAB 4. PENUTUP LAMPIRAN-LAMPIRAN Lampiran 1 : Instrumen pengukuran kinerja pembukuan sekretariat LKM/BKM 15 Lampiran 2 : Instrumen pengukuran kinerja pembukuan UPK 16 Lampiran 3a : Cara pengisian instrument pengukuran kinerja pembukuan sekretariat 17 Lampiran 3b : Cara pengisian instrument pengukuran kinerja pembukuan UPK 19 Lampiran 4 : Format berita acara dan notulensi rapat 21 Lampiran 5 : Template Pengukuran kinerja SIM MK 23 Gambar 1 : Tahapan Pelaksanaan Pengukuran Kinerja Pembukuan sekretariat 4 i

6 ii

7 I. Pendahuluan Pengukuran Kinerja pembukuan Sekretraiat-LKM/BKM dan Unit Pengelola Keuangan (UPK), dilakukan sebagai upaya peningkatan pelayanan, perencanaan dan pengelolaan program yang diharapkan berdampak pada peningkatan kepercayaan masyarakat terhadap LKM/BKM dan UPK. Salah satu faktor kunci sukses organsasi adalah adanya sistem pengelolaan dan pelaporan keuangan yang baik serta memastikan terlaksananya transparansi dan akuntabilitas. Tanpa dua hal tersebut sulit untuk diketahui bagaimana kelembagaan, kebijakan, pengelolaan keuangan, dan sumberdaya digunakan. Upaya yang dapat dilakukan adalah dengan melakukan pengukuran kinerja pembukuan secara konsisten dan menerus (bulanan setelah tutup buku), yang juga dapat digunakan sebagai fungsi pembinaan, monitoring dan pengawasan sekaligus sebagai pembelajaran bagi LKM/BKM maupun UPK dan masyarakat untuk membuktikan telah dijalankan prinsip transparansi dan akuntabilitas. A. Pengukuran Kinerja Pembukuan Pengukuran kinerja pembukuan sekretariat dan UPK merupakan suatu kegiatan yang menjadi tanggung jawab team fasilitator. Bertindak sebagai supervisor secara langsung dalam pelaksanaan kegiatan ini adalah korkot, sedangkan supervisor secara tidak langsung adalah pihak-pihak yang terkait untuk memastikan dan menjamin bahwa pengelolaan keuangan (manajemen keuangan) di tingkat LKM/BKM dan UPK benar-benar sesuai dengan ketentuan yang berlaku di PNPM Perkotaan. Kegiatan ini dilakukan dengan beberapa pertimbangan: Pertama, merupakan wujud adanya proses pendampingan yang benar-benar dilakukan secara langsung oleh fasilitator berkaitan dengan pengelolaan keuangan. Proses pendampingan ini secara nyata ditunjukkan adanya peningkatan kemampuan masyarakat dalam mengelola keuangan. Bentuk nyata kemampuan tersebut diantaranya setiap kebijakan yang berkaitan dengan pengelolaan keuangan didasarkan pada AD/ART BKM dan standar manajemen keuangan yang telah ditetapkan. Kedua, pembelajaran kepada masyarakat berkaitan dengan proses pencatatan dan pelaporan keuangan yang baik dan benar untuk manjamin adanya akuntabilitas pengelolaan keuangan. Pembelajaran ini ditunjukkan dengan dilakukannya proses pencatatan seluruh transaksi keuangan tepat waktu dan penyajian laporan keuangan sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan. 1

8 Ketiga, memastikan bahwa seluruh pelaksanaan kegiatan didasarkan atas rencana kegiatan yang telah disusun dan diputuskan oleh masyarakat setempat. Disamping itu, pelaksanaan kegiatan dipastikan sesuai dengan tujuan yang tertuang dalam dokumen perencanaan jangka menengah program penanggulangan kemiskinan (PJM Pronangkis). Tidak satu kegiatan pun yang dilakukan atas dasar keputusan sepihak atau sebagian orang atau anggota LKM/BKM. Seluruh kegiatan dijamin diputuskan secara bersama dalam musyawarah dan mufakat (rembug) masyarakat. B. Siapa Yang Melakukan Sebagai fungsi pengawasan dan bentuk pertanggungjawaban hasil fasilitasi yang telah dilakukan, maka dalam pelaksanaan pengukuran kinerja pembukuan secretariat dan UPK dilakukan oleh Faskel Ekonomi. Pengukuran kinerja ini sebagai wujud pernyataan tim fasilitator bahwa proses pengelolaan keuangan yang dilakukan oleh Sekretariat dan UPK, benar-benar telah dilakukan sesuai dengan ketentuan yang berlaku. Secara umum, pengukuran kinerja ingin memastikan tercapainya akuntabilitas pengelolaan keuangan LKM/BKM dan UPK. Secara khusus proses fasilitasi pencapaiannya didampingi oleh Tim Fasilitator. Uji kebenaran dan keabsahan dilakukan oleh KMW, Korkot/Askorkot secara acak dan representatif dari sejumlah kelurahan/desa dampingan. Oleh sebab itu, Pengukuran Kinerja pembukuan ini secara langsung menjadi tanggung jawab konsultan pendamping secara berjenjang meliputi pendamping tingkat Kelurahan sampai Provinsi. C. Bagaimana Melakukan Pengukuran Kinerja Tahapan proses pengukuran kinerja pembukuan Sekretariat dan UPK secara ringkas disajikan didalam Gambar-1. Penjelasannya sebagai berikut: 1. Fasilitator ekonomi mempersiapkan format pengukuran kinerja pembukuan sekretariat (Lampiran-1) dan UPK (Lampiran-2). 2. Proses pengukuran kinerja pembukuan sekretariat dan UPK dilakukan secara menerus atau periodik, setelah sekretariat dan UPK melakukan tutup buku diakhir bulan. Pada saat melakukan pengukuran kinerja pembukuan, fasilitator ekonomi harus benar-benar memahami penjelasan cara pengisian (model skoring) di setiap aspek penilaian (Lampiran-3a : cara pengisian instrumen sekretariat) dan (Lampiran-3b : cara pengisian instrumen kinerja UPK). Setiap kedatangannya di sekretariat/ kantor LKM dalam melaksanakan kegiatan pengukuran kinerja, fasilitator ekonomi harus mengisi buku tamu BKM/LKM sebagai bukti kedatangan. Senior Fasilitator menjadi penanggung jawab pada kegiatan tersebut. 3. Setelah melakukan pengukuran kinerja pembukuan sekretariat-lkm/bkm dan UPK, fasilitator menyerahkan copy dokumen pengukuran kinerja kepada BKM/LKM. Berdasarkan dokumen tersebut, BKM/LKM menyusun agenda pembahasan dalam rapat rutin bulanan BKM/LKM bersama masyarakat atau dalam rapat khusus. Agenda pembahasan hendaknya termasuk juga penyusunan rencana tindak, jika hasil laporan pengukuran kinerja tersebut terdapat hal-hal yang dipandang serius seperti : adanya indikasi penyimpangan dana, ditemukan bukti transaksi yang tidak ada/ lengkap, uang kas terlampau besar, dll. 2

9 Sebagai referensi dalam pembahasan hasil pengukuran kinerja tersebut, dalam petunjuk teknis ini disertakan contoh berita acara dan notulensi rapat. (Lampiran-4: Berita Acara/Notulensi Rapat). Copy dokumen hasil pengukuran kinerja sekretariat dipastikan tersimpan/terarsip dengan baik oleh BKM/LKM. 4. Fasilitator ekonomi melakukan input hasil pengukuran kedalam template pengukuran kinerja sekretariat dan UPK (Lampiran-5: template SIM MK pengukuran kinerja) yang selanjutnya dilaporkan/ disampaikan kepada pendamping tingkat kota (Askot MK) untuk diverifikasi. Hasil isian template tersebut sebagai bahan unggahan data pengukuran kinerja melalui SIM MK di org/aplikasi/mk/. Pendamping tingkat Kota (Askot MK) berkewajiban memastikan kebenaran data isian sebelum dilakukan upload data. Selambat-lambatnya Askot MK melakukan unggahan data tanggal 20 bulan berikutnya. Kegiatan input data dalam template dan upload/unggah data melalui SIM MK tidak harus menunggu pembahasan hasil pengukuran kinerja dengan LKM/BKM seperti yang diuraikan pada poin 3. Senior fasilitator bertanggung jawab terhadap kegiatan pengisian data pada template SIM MK dan Korkot bertanggung jawab terhadap data hasil verifikasi. 5. Tim Faskel melakukan monitoring terhadap rencana tindak dan kesepakatan yang dihasilkan melalui rapat rutin/rapat khusus BKM dan memastikan telah ada langkah perbaikan yang telah dilakukan. 6. KMW dan Korkot/Askorkot harus mempunyai data rekapitulasi pengukuran kinerja pembukuan sekretariat dan UPK setiap bulan di seluruh kelurahan/desa wilayah dampingannya yang bersumber dari download data sim MK. Rekap data menjadi alat analisis terhadap pemenuhan indikator kinerja dan menjamin kualitas hasil dampingan juga sebagai bahan uji petik. 7. Setiap bulan KMW dan Korkot/Askorkot melakukan uji petik untuk menguji tingkat akurasi data pengukuran kinerja (membandingkan data hasil download di SIM MK dengan data sesungguhnya di Sekretariat BKM/LKM dan UPK), dengan cara berkunjung langsung ke kelurahan/desa. Hasil uji petik KMW (TA. MK) dan Korkot/Askot secara periodik (bulanan) dilaporkan secara berjenjang ke KMP. 3

10 Gambar 1: Tahapan Pelaksanaan Pengukuran Kinerja Pembukuan Sekretariat dan UPK 4

11 II. Kinerja Pembukuan Sekretariat Pengukuran kinerja sekretariat-lkm/bkm merupakan bagian terpenting dalam menjamin kualitas pembukuan sekretariat-lkm/bkm yang baik. Dalam praktiknya selalu mengedepankan pemenuhan aspek kebijakan keuangan sesuai dengan prinsip yang berlaku, dan menerapkan sistem akuntansi dan pelaporan yang ditetapkan. Oleh sebab itu peran dan fungsi pendamping (fasilitator) menjadi sangat diperlukan untuk membelajarkan dan mencapai kinerja pembukuan yang sangat baik. Selain melihat aspek kebijakan dan transparansi, dalam melakukan pengukuran kinerja sekretariat juga melihat keseluruhan bukti transaksi, pencatatan dan pelaporan keuangan dari seluruh sumber pendanaan, seperti : BLM PNPM, dana pelatihan masyarakat, dana PLPBK, PRB-BM/GFDRR, kemitraan dan sumber pendanaan lainnya. A. Tujuan Tujuan dilakukannya Pengukuran Kinerja pembukuan sekretariat-lkm/bkm adalah: 1. Memastikan seluruh kebijakan pengelolaan keuangan di tingkat LKM/BKM telah ditetapkan sesuai dengan anggaran dasar dan anggaran rumah tangga (AD/ART) LKM/BKM. 2. Memastikan seluruh transaksi keuangan telah dikelola sesuai dengan prinsip dasar pengelolaan keuangan. 3. Memastikan seluruh transaksi keuangan dicatat dan dilaporkan tepat waktu dan disajikan secara layak 4. Memastikan akuntabilitas pengelolaan keuangan sehingga dapat ditunjukkan kepada pemberi dana dan penerima manfaat bahwa aset organisasi digunakan sebagaimana harusnya. B. Aspek Dan Kategori Terdapat 11 aspek dalam pengukuran kinerja pembukuan sekretariat-lkm/bkm. Setiap aspek akan diberi nilai 1 jika jawaban atas aspek yang bersangkutan adalah ya dan akan diberikan nilai 0 jika jawaban atas aspek yang bersangkutan adalah tidak. Secara rinci aspek-aspek pengukuran kinerja Sekretariat-LKM/BKM disajikan di Tabel-1. 5

12 Tabel-1. Aspek Pengukuran Kinerja Sekretariat-LKM/BKM No ASPEK PENGUKURAN KINERJA 1 Semua kebijakan disusun BKM berdasarkan AD/ART 2 BKM Menyusun dan menetapkan RAPB tahunan 3 Semua penerimaan dan pengeluaran keuangan diketahui oleh BKM Seluruh transaksi penerimaan dan pengeluaran dicatat dan diarsipkan sesuai tanggal 4 transaksi. 5 Laporan disajikan sebelum tanggal 5 bulan berikutnya 6 Rekening bank menggunakan nama lembaga bukan nama probadi 7 Rekening bank ditandatangani 3 orang anggota BKM 8 Dana operasional tunai tidak lebih dari Rp ,- 9 Saldo buku bank sama dengan saldo rekening bank 10 Saldo buku kas sama dengan jumlah dana tunai Laporan bulanan dipasang di lima titik stategis selambat-lambatnya tanggal 5 bulan 11 berikutnya Berdasarkan nilai tiap-tiap aspek tersebut di atas, ditetapkan katagori penilaian sebagai berikut: Pengukuran Kinerja dinyatakan Sangat Baik, jika total skor mencapai angka 11. Pengukuran Kinerja dinyatakan Memadai, jika total skor mencapai angka 9, dan jawaban TIDAK adalah item No. 4, 5, atau no.11 atau maksimal dua nomor tersebut. Pengukuran Kinerja Tidak Memadai, jika total skore < 9 atau total skor =10 dengan jawaban TIDAK adalah salah satu dari item no. 1, 2, 3, 6, 7, 8, 9, atau 10. 6

13 III. Kinerja Pembukuan UPK UPK merupakan salah satu unit yang dibentuk LKM untuk mengelola kegiatan pinjaman bergulir. Karena fungsinya yang khusus, maka dalam pelaksaan kegiatan sehari-hari UPK juga menyelenggarakan proses pencatatan dan pelaporan keuangan. Secara khusus seluruh hasil catatan dan laporan disajikan sebagai wujud pertanggungjawaban kepada pimpinan kolektik LKM/BKM. Namun secara umum, catatan dan laporan menjadi sarana mewujudkan transparansi dan akuntabilitas pengelolaan keuangan di seluruh masyarakat setempat. Pengukuran kinerja UPK menjadi bagian penting dalam menjamin kualitas pembukuan UPK yang baik. Dalam praktiknya, UPK selalu mengedepankan pemenuhan aspek kebijakan keuangan sesuai dengan prinsip yang berlaku, dan menerapkan sistem akuntansi dan pelaporan yang ditetapkan. Oleh sebab itu peran dan fungsi pendamping (fasilitator) menjadi sangat diperlukan untuk membelajarkan dan mencapai kinerja pembukuan yang sangat baik. Disisi lain, pelaksanaan kegiatan pengukuran kinerja UPK merupakan tanggung jawab tim fasilitator. Bertindak sebagai penyelianya adalah Korkot/Korkab secara langsung melalui Askorkot manajemen keuangan. Pihak-pihak terkait yang secara tidak langsung mempunyai fungsi untuk memastikan dan menjamin bahwa pengelolaan pinjaman bergulir dan pembukuan UPK benar-benar sesuai dengan standar yang berlaku adalah tim konsultan di tingkat provinsi sampai dengan di tingkat pusat. A. Tujuan 1. Memastikan seluruh skim dan prosedur pemberian pinjaman bergulir sesuai dengan pedoman pelaksanaan yang berlaku 2. Memasti kan seluruh transaksi keuangan telah dilakukan sesuai dengan prinsip dasar akuntansi dan manajemen keuangan 3. Memasti kan seluruh transaksi keuangan dicatat dan dilaporkan tepat waktu dan layak 4. Memastikan akuntabilitas dan transparansi pengelolaan keuangan sehingga dapat ditunjukkan kepada pemberi dana dan penerima manfaat bahwa aset organisasi digunakan sebagaimana seharusnya 7

14 5. Memastikan bahwa indikator utama kinerja pengelolaan pinjaman bergulir dapat dipenuhi sesuai dengan target yang telah ditetapkan B. Aspek dan Katagori Terdapat 11 aspek (item no 12-22) dalam pengukuran kinerja pembukuan UPK. Aspek kinerja 12 sampai dengan 19 akan diberi nilai 1 jika jawaban atas aspek yang bersangkutan adalah ya, dan akan diberikan nilai 0 jika jawaban atas aspek yang bersangkutan adalah tidak. Kecuali aspek 20 (LAR) dan Aspek 21 (PAR) diisi dengan angka prosentase capaian pada bulan yang diukur. Secara rinci aspek-aspek pengukuran kinerja UPK disajikan di Tabel-2. Tabel-2. Aspek Pengukuran Kinerja UPK No ASPEK PENGUKURAN KINERJA 12 Skema pinjaman bergulir sesuai dengan PetunjukTeknis Pinjaman Bergulir. 13 Prosedur pemberian pinjaman bergulir sesuai dengan SOP. 14 Seluruh transaksi penerimaan dan pengeluaran dicatat dan diarsipkan sesuai tanggal transaksi. 15 Rekening bank menggunakan nama lembaga bkn nama pribadi. 16 Rekening bank ditandatangani 3 orang yang terdiri dari 2 orang ang. BKM & 1 org manajer UPK. 17 Dana operasional tunai tidak lebih dari Rp ,- 18 Saldo buku bank sama dengan saldo rekening bank 19 Saldo buku kas sama dengan jumlah dana tunai LAR 22 PAR Laporan bulanan dipasang di papan informasi di lima tempat stategis selambat-lambatnya tanggal 5 bulan berikutnya Berdasarkan nilai tiap-tiap aspek tersebut di atas, ditetapkan katagori penilaian sebagai berikut: Katagori Tanpa PAR 1. Pengukuran kinerja dinyatakan Sangat Baik, jika total skor mencapai Pengukuran kinerja dinyatakan Memadai, jika total skor mencapai angka 8, dan jawaban TIDAK adalah salah satu dari aspek 14 atau Pengukuran kinerja dinyatakan Tidak Memadai, jika total skor mencapai < 8 atau total skor = 9 dengan jawaban TIDAK selain aspek nomor 14 dan 20 (No: 12, 13, 15, 16, 17, 18, dan 19). 8

15 Katagori dengan PAR 1. Pengukuran kinerja dinyatakan Sangat Baik, jika total skor mencapai 9, dengan PAR>3 bulan sebesar <10% 2. Pengukuran kinerja dinyatakan Memadai, jika total skor mencapai angka 8, dan jawaban TIDAK adalah salah satu dari aspek 14 atau 20, dengan PAR>3 bulan sebesar <20% 3. Pengukuran kinerja dinyatakan Tidak Memadai, jika total skor mencapai < 8 atau total skor = 9 dengan jawaban TIDAK selain aspek nomor 14 dan 20 (No: 12, 13, 15, 16, 17, 18, dan 19), dengan PAR>3 bulan sebesar 20% 9

16 10

17 IV. Penutup Petunjuk Teknis Pengukuran Kinerja ini disusun untuk menjadi acuan pelaksanaan kegiatan pengukuran kinerja pembukuan sekretariat LKM dan UPK, dengan harapan menjadi alat pembelajaran dan pengendalian bagi pendaping dan masyarakat dalam memastikan sistem pengelolaan keuangan dilakukan dengan baik dan benar dan pelaporan keuangan yang transparan dan akuntabel. Dengan diterbitkannya Pedoman Teknis ini diharapkan pelaksana kegiatan mampu melaksanakan tugasnya dengan sebaik-baiknya. 11

18 12

19 Lampiran-lampiran 13

20 14

21 LAMPIRAN 1 INSTRUMEN PENGUKURAN KINERJA PEMBUKUAN SEKRETARIAT LKM/BKM Bulan :... Nama LKM/BKM :... Kecamatan :... Kelurahan :... Kota/Kab. :... No. Aspek Pengukuran Nilai/Skor Catatan KEBIJAKAN KEUANGAN 1 Semua kebijakan disusun BKM berdasarkan AD/ ART 2 BKM Menyusun dan menetapkan RAPB tahunan 3 Semua penerimaan dan pengeluaran keuangan diketahui oleh BKM SISTEM AKUNTANSI 4 Seluruh transaksi penerimaan dan pengeluaran dicatat dan diarsipkan sesuai tanggal transaksi. 5 6 Laporan disajikan sebelum tanggal 5 bulan berikutnya Rekening bank menggunakan nama lembaga bukan nama probadi Rekening bank ditandatangani 3 orang anggota BKM Dana operasional tunai tidak lebih dari Rp ,- Saldo buku bank sama dengan saldo rekening bank 10 Saldo buku kas sama dengan jumlah dana tunai PELAPORAN DAN MONITORING 11 Laporan bulanan dipasang di lima titik stategis selambat-lambatnya tanggal 5 bulan berikutnya Total Skor Kategori Kinerja Sangat Baik /Memadai /Tidak Memadai* Catatan * : Pilih sesuai kategori Koordinator LKM/BKM... Senior Fasilitator..., Fasilitator Ekonomi (...) (...) (...) 15

22 LAMPIRAN 2 INSTRUMEN PENGUKURAN KINERJA PEMBUKUAN UNIT PENGELOLA KEUANGAN Bulan :... Nama LKM/BKM :... Kecamatan :... Kelurahan :... Kota/Kab. :... No. Aspek Pengukuran Nilai/Skor Catatan PEDOMAN PELAKSANAAN PINJAMAN BERGULIR 12 Skema pinjaman bergulir sesuai dengan PetunjukTeknis Pinjaman Bergulir. 13 Prosedur pemberian pinjaman bergulir sesuai dengan SOP. SISTEM AKUNTANSI 14 Seluruh transaksi penerimaan dan pengeluaran dicatat dan diarsipkan sesuai tanggal transaksi Rekening bank menggunakan nama lembaga bkn nama pribadi. Rekening bank ditandatangani 3 orang yang terdiri dari 2 orang ang. BKM & 1 org manajer UPK. Dana operasional tunai tidak lebih dari Rp ,- Saldo buku bank sama dengan saldo rekening 18 bank PELAPORAN DAN MONITORING 19 Saldo buku kas sama dengan jumlah dana tunai 20 KINERJA RLF 21 LAR 22 PAR Laporan bulanan dipasang di lima titik stategis selambat-lambatnya tanggal 5 bulan berikutnya Total Skor Kategori Kinerja TANPA PAR Kategori Kinerja DENGAN PAR Sangat Baik /Memadai /Tidak Memadai* Sangat Baik /Memadai /Tidak Memadai* Catatan * : pilih sesuai kategori Koordinator LKM/BKM... Senior Fasilitator..., Fasilitator Ekonomi (...) (...) (...) 16

23 LAMPIRAN 3A Cara Pengisian/Penjelasan INSTRUMEN PENGUKURAN KINERJA PEMBUKUAN SEKRETARIAT Aspek Pengukuran Penjelasan Kebijakan dan Implementasi pengelolaan keuangan sesuai AD/ART, seperti: SKIM dana pinjaman bergulir sesuai AD/ART. 1. Semua kebijakan disusun BKM berdasarkan AD/ART Pembagian laba UPK sesuai AD/ART. Audit keuangan dilakukan setiap tahun. Tinjauan Keuangan dilakukan setiap tahun oleh masyarakat. Bila tidak sesuai/tidak dilakukan sesuai AD/ART maka mendapat skor = 0, jika sesuai skor = 1. RAPB adalah Rencana Anggaran Penerimaan dan Biaya tahunan yang harus disusun oleh BKM (terutama dana BOP) berdasarkan rencana aktivitas BKM dan unit operasionalnya (sekretariat dan UP-UP). 2. BKM Menyusun dan menetapkan RAPB tahunan RAPB dibahas dalam RWT dan ditetapkan setelah tutup buku tahunan yang disertai pembuktian BA, paling lambat RAPB ditetapkan pada akhir bulan Januari setiap tahunnya. BKM menyusun rencana kerja dan RAB sesuai dengan pentahapan pencairan BLM PLPBK (Lokasi PLPBK) Bila RAPB, rencana kerja dan RAB (lokasi PLPBK) tidak disusun dan ditetapkan sesuai penjelasan diatas maka mendapat skor = 0, jika dokumen tersebut ada maka mendapat skor = 1 3. Semua penerimaan dan pengeluaran keuangan diketahui oleh BKM Semua penerimaan dan pengeluaran dana di BKM (BLM PNPM, Fixed cost, PLPBK, PMPK, Dana Kemitraan, dll) menggunakan Bukti Kas Masuk dan Bukti Kas Keluar yang diketahui (ditandatangani) oleh BKM (koordinator BKM) atau anggota BKM yang ditetapkan melalui rapat BKM. Jika terdapat satu saja bukti tidak ditandatangani, maka jawabnya TIDAK = 0 17

24 Pencatatan transaksi menggunakan format-format baku standar PNPM Perkotaan Pencatatan transaksi keuangan (keluar atau masuk) dilakukan tepat waktu 4. Seluruh transaksi penerimaan dan pengeluaran dicatat dan diarsipkan sesuai tanggal transaksi. Fasilitator melakukan cross-cek penjumlahan ke bawah dan kesamping Seluruh transaksi keuangan harus memiliki bukti pendukung yang cukup (transaksi dengan pihak ketiga harus memiliki bukti pendukung dari pihak ke tiga (seperti : Bon, Kwitansi, atau bukti lainnya) Seluruh proses adminstrasi (notulensi, penyiapan surat-menyurat, pencatatan keuangan, penyajian laporan keuangan, dan pengarsipan) dilakukan oleh sekretaris dan tersedia di kesekretariatan BKM/LKM. Jika terdapat satu transaksi saja tidak dicatat (paling lambat 5 hari) maka jawabnya TIDAK = Laporan disajikan sebelum tanggal 5 bulan berikutnya 6. Rekening bank menggunakan nama lembaga bukan nama probadi Laporan keuangan (Pemasukan dan pengeluaran) pada bulan berjalan disajikan sebelum tanggal 5 pada bulan berikutnya oleh Sekretaris. Jika laporan tidak disajikan maksimal sebelum tanggal 5 bulan berikutnya, maka jawabnya TIDAK = 0, jika YA=1 Rekening bank dengan nama: BKM/LKM... sebagaimana yang tertera dalam AD yang dicatatkan di Notaris. Kalau Rekening BKM bukan atas nama Lembaga, maka jawabnya Tidak = 0 7. Rekening bank ditandatangani 3 orang anggota BKM 8. Dana operasional tunai tidak lebih dari Rp ,- 9. Saldo buku bank sama dengan saldo rekening bank 10. Saldo buku kas sama dengan jumlah dana tunai 11. Laporan bulanan dipasang di lima titik stategis selambatlambatnya tanggal 5 bulan berikutnya Penandatanganan rekening bank (speciment) terdiri dari 3 (tiga) orang anggota BKM/sesuai pedoman PNPM perkotaan, termasuk saat penarikan. Bila rekening Bank tidak ditandatangani oleh 3 orang, jawabnya Tidak = 0 Dana operasional tunai maksimal ada di tangan (kas) BKM sebesar Rp ,- dalam 2 hari kerja, kecuali kelurahan kategori remote ada toleransi maksimum dalam 5 hari kerja. Jika terdapat dana tunai melebihi Rp ,- harus dapat dijelaskan keperuntukannya dan dibuktikan dengan dokumen pendukung. Jika tidak memenuhi kedua unsur di atas, maka jawabnya TIDAK = 0 Rekonsiliasi saldo buku bank catatan Sekretariat dan Rekening bank (rekening induk dan sub rekening) pada tanggal yang sama, bila Tidak = 0 Kas opname dana tunai yang ada di BKM dicocokkan dengan buku kas catatan sekretariat (gunakan lembar kas opname) pada tanggal yang sama bila Tidak = 0 Laporan keuangan (Pemasukan dan Pengeluaran Dana BKM) yang disajikan tiap bulan dipasang di 5 titik strategis, selambat-lambatnya tanggal 5 bulan berikutnya. (minimal 2 bulan laporan keuangan terakhir) Bila laporan keuangan tidak dipasang 5 titik strategis maka nilainya = 0 Kolom catatan pada form pengukuran kinerja diisi sesuai dengan kejadian/informasi lapang yang menjelaskan/menguatkan penilaian di setiap aspek pengukuran kinerja. 18

25 LAMPIRAN 3B Cara Pengisian/Penjelasan INSTRUMEN PENGUKURAN KINERJA PEMBUKUAN UPK Aspek Pengukuran Penjelasan Adalah Skema Pinjaman Bergulir, meliputi: Peminjam Tabungan 12. Skema pinjaman bergulir sesuai dengan PetunjukTeknis Pinjaman Bergulir. Besar pinjaman Jasa pinjaman Jangka waktu pinjaman Angsuran pinjaman Maksimum pinjaman Jika tidak sesuai maka skor = 0, dan bila ada perbedaan harus ada penjelasan dan keputusan rapat BKM, Tahapan pemberian pinjaman, meliputi: a. Usulan KSM b. Verifikasi Usulan KSM c. Putusan pinjaman 13. Prosedur pemberian pinjaman bergulir sesuai dengan SOP. d. Pencairan Pinjaman e. Pembinaan setelah pencairan f. Pembayaran Kembali Surat akad kredit (perjanjian pinjaman) harus bermaterai dan diisi dengan lengkap dan benar. Bila ada yang tidak mengikuti prosedur = 0 19

26 Pencatatan transaksi keuangan (keluar atau masuk) dilakukan tepat waktu Pencatatan transaksi menggunakan format-format baku standar PNPM Perkotaan 14. Seluruh transaksi penerimaan dan pengeluaran dicatat dan diarsipkan sesuai tanggal transaksi. Proses penjumlahan ke samping dan ke bawah dilakukan dengan benar Seluruh transaksi keuangan harus memiliki bukti pendukung yang cukup (transaksi dengan pihak ketiga harus memiliki bukti pendukung dari pihak ke tiga {spt: Bon, Kwitansi, atau bukti lainnya}) Proposal tersedia di UPK dan diarsipkan secara tertib. 15. Rekening bank menggunakan nama lembaga bkn nama pribadi. 16. Rekening bank ditandatangani 3 orang yang terdiri dari 2 orang ang. BKM & 1 org manajer UPK. 17. Dana operasional tunai tidak lebih dari Rp ,- 18. Saldo buku bank sama dengan saldo rekening bank 19. Saldo buku kas sama dengan jumlah dana tunai 20. Laporan bulanan dipasang di papan informasi di lima tempat stategis selambat-lambatnya tanggal 5 bulan berikutnya Jika terdapat satu transaksi saja tidak dicatat atau tidak memiliki bukti maka jawabnya TIDAK = 0 Rekening bank UPK dengan nama: BKM... sebagaimana yang tertera dalam Akta Notaris Bila bukan atas nama lembaga nilai = 0 Penandatanganan rekening bank (spesimen) UPK adalah 3 (tiga) orang yang terdiri dari dua (2) orang anggota BKM dan satu (1) orang manajer UPK, termasuk saat penarikan. Bila kurang dari 3 nilai = 0 Dana operasional tunai maksimal ada di tangan (kas) UPK sebesar Rp ,- dalam 2 hari kerja, kecuali kelurahan kategori remote ada toleransi maksimum dalam 5 hari kerja. Jika terdapat dana tunai melebihi Rp ,- harus dapat dijelaskan keperuntukannya dan dibuktikan dengan dokumen pendukung. Bila dana operasional lebih dari Rp dan tidak ada penjelasan keperuntukannya maka skor = 0 Rekonsiliasi saldo buku bank catatan UPK dan Rekening bank, pada tanggal yang sama harus bernilai sama kecuali ada transaksi yang belum di catat (biaya bunga, biaya administrasi dan buku catatan UPK harus di perbaiki (adjustment), bila Tidak = 0 Kas opname dana tunai yang ada di UPK dicocokkan dengan buku kas catatan UPK (gunakan lembar kas opname), pada tanggal yang sama harus bernilai yang sama, jika ada perbedaan (contoh biaya / penerimaan yang belum dibukukan buku kas harus di perbaiki bila setelah adjustment angka tidak sama, nilai = 0. Bukti dokumen periksa : form cash opname Laporan keuangan bulanan, meliputi: Laporan Kolektibilitas, Laporan Tingkat Pengembalian dan Tunggakan,Laba-Rugi,Neraca UPK menyajikan laporan keuangan sebelum tanggal 5 pada bulan berikutnya. (paling atas) Selambat-lambatnya tanggal 5 bulan berikutnya Proposal dan laporan kegiatan (Kegiatan) tersedia di UPK dan tersaji secara transparan dan akuntabel. Bila laporan keuangan tidak dipasang dipapan informasi dan proposal serta laporan kegiatan tidak tersaji secara transparan dan akuntabel, maka nilainya = Berapa Prosentase LAR Cukup jelas (jumlah KSM menunggak 3 bulan dibagi jumlah KSM aktif) Cukup jelas (jumlah saldo pinjaman menunggak 3 bulan dibagi saldo 22. Berapa Prosentase PAR pinjaman) Kolom catatan pada form pengukuran kinerja diisi sesuai dengan kejadian/informasi lapang yang menjelaskan/menguatkan penilaian di setiap aspek pengukuran kinerja. 20

27 LAMPIRAN 4a BERITA ACARA/NOTULENSI BERITA RAPAT... Kelurahan :... Kecamatan:... Kota/Kab :... OC/OSP :... Pada hari... tanggal...bulan...tahun...telah dilakukan pembahasan...di kelurahan...yang dihadiri sejumlah... orang. Dari pembahasan tersebut telah disepakati beberapa langkah tindak lanjut sebagai berikut: Target selesai Penanggungjawab dst. Daftar hadir dan dokumen pendukung lainnya dilampirkan bersama Berita Acara/Notulensi ini. Demikian Berita Acara/Notulensi ini dibuat, untuk dipergunakan sebagaimana harusnya....,..., (...) (...) (...) UP...- BKM-... Sekretariat BKM BKM-... (...) (...) (...) Fasilitator Tokoh Masyarakat Pengawas 21

28 LAMPIRAN 4b NOTULENSI RAPAT... Kelurahan :... Kecamatan:... Kota/Kab :... OC/OSP :... Pemaparan oleh :...(bahan paparan terlampir) Peserta hadir :...(terlampir) Item Agenda Diskusi Tindakan/Rencana Kerja/Tindak lanjut Dokumen pendukung lainnya dilampirkan bersama Notulensi Rapat ini. Demikian Notulensi Rapat ini dibuat, untuk ditindaklanjuti sebagaimana hasil diskusi....,..., (...) Notula 22

29 LAMPIRAN 5 TEMPLATE PENGUKURAN KINERJA SIMMK No Description Lvl Value keterangan 1 Semua kebijakan disusun BKM berdasarkan AD/ART sekr 2 BKM menyusun dan menerapkan RAPB tahunan sekr Semua penerimaan dan pengeluaran keuangan diketahui 3 oleh BKM sekr 4 Seluruh transaksi penerimaan dan pengeluaran dicatat dan diarsipkan sesuai tanggal transaksi sekr 5 Laporan disajikan sebelum tanggal 5 bulan berikutnya sekr 6 Rekening bank menggunakan nama lembaga bukan nama pribadi sekr 7 Rekening bank ditandatangani 3 orang anggota BKM sekr 8 Dana operasional tunai tidak lebih dari Rp ,- sekr 9 Saldo buku bank sama dengan saldo rekening bank sekr 10 Saldo buku kas sama dengan jumlah dana tunai sekr 11 Laporan bulanan dipasang di papan informasi di lima tempat strategis selambat-lambatnya tanggal 5 bulan berikutnya sekr 12 Skema pinjaman bergulir sesuai dengan Petunjuk Teknis Pinjaman Bergulir upk 13 Prosedur pemberian pinjaman bergulir sesuai dengan SOP upk 14 Seluruh transaksi penerimaan dan pengeluaran dicatat dan diarsipkan sesuai tanggal transaksi upk 15 Rekening bank menggunakan nama lembaga bukan nama pribadi upk 16 Rekening bank ditandatangani 3 orang yang terdiri dari dua orang anggota BKM dan satu orang manager UPK upk 17 Dana operasional tunai tidak lebih dari Rp ,- upk 18 Saldo buku bank sama dengan saldo rekening bank upk 19 Saldo buku kas sama dengan jumlah dana tunai upk 20 Laporan bulanan dipasang di papan informasi di lima tempat strategis selambat-lambatnya tanggal 5 bulan berikutnya upk 21 LAR upk xxx 22 PAR upm xxx 23

30

31 KANTOR PUSAT JL. Pattimura No.20 Kabayoran Baru Jakarta Selatan, Indonesia KANTOR PROYEK Jl. Penjernihan 1 No. 19 F Pejompongan Jakarta Pusat Indonesia SEKRETARIAT TP PNPM MANDIRI PENGADUAN P.O. BOX 2222 JKPMT SMS ppm@pnpm-perkotaan.org