SOP Pengukuran Kinerja Pembukuan

Transkripsi

1 SOP Pengukuran Kinerja Pembukuan Pendahuluan Salah satu factor kunci sukses dan keberlanjutan organisasi adalah adanya system pelaporan keuangan dan monitoring yang kuat. Tanpa hal tersebut sulit untuk diketahui bagaimana seluruh posisi keuangan organisasi, dan bagaimana sumber daya organisasi digunakan. Upaya yang dapat dilakukan untuk menjamin adanya proses pelaporan yang konsisten dan menerus, serta dapat digunakan sebagai fungsi monitoring pengelolaan keuangan adalah dengan melakukan pengukuran kinerja pembukuan. Pengukuran kinerja pembukuan merupakan suatu kegiatan yang menjadi tanggung jawab team fasilitator dengan coordinator fasilitator secara langsung dan pihak-pihak yang terkait untuk memastikan dan menjamin bahwa pengelolaan keuangan (manajemen keuangan) di tingkat LKM yang secara operasional dilakukan oleh bendahara. Kegiatan pengukuran kinerja ini selaras dengan tujuan umum dan tujuan khusus dalam manajemen keuangan LKM. Tata Laksana Pencatatan Keuangan Tujuan dari petunjuk pencatatan keuangan adalah (a) Meningkatkan tata cara pengelolaan keuangan dan pelaksanaan teknis di lapangan; (b) Mengetahui tata cara penggunaan dana; (c) Dalam tahap awal dapat diketahui tingkat efesiensi atau adanya penyimpangan dalam penggunaan dana; (d) Memudahkan dalam pembuatan laporan kepada pihah proyek; (e) Memudahkan pemeriksaan dalam penggunaan uang. Kegiatan ini dilakukan dengan beberapa pertimbangan yaitu ; 1. Merupakan wujud nyata adanya proses pendampingan yang benar-benar dilakukan secara langsung oleh fasilitator berkaitan dengan pengelolaan keuangan. Proses pendampingan ini secara nyata ditunjukkan adanya peningkatan kemampuan masyarakat dalam mengelola keuangan. Dimana setiap kebijakan yang berkaitan dengan pengelolaan keuangan didasarkan pada AD/ART LKM dan standar manajemen keuangan yang telah ditetapkan. 2. Pembelajaran kepada masyarakat berkaitan dengan proses pencatatan dan pelaporan keuangan yang baik dan benar untuk menjamin adanya akuntabilitas pengelolaan keuangan. Pembelajaran ini ditunjukkan dengan dilakukannya proses pencatatan seluruh transaksi keuangan dengan tepat waktu dan menyajikan laporan keuangan sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan. 3. Memastikan bahwa seluruh pelaksanaan kegiatan didasarkan atas rencana kegiatan yang telah disusun dan diputuskan oleh masyarakat setempat dan sesuai dengan tujuan yang tertuang dalam dokumen perencanaan jangka menengah (Proaksi). Tidak satu kegiatan pun yang dilakukan atas dasar keputusan sepihak atau sebagian orang atau anggota LKM. Seluruh kegiatan dijamin dan diputuskan secara bersama dalam musyawarah (rembug desa). 1

2 Tujuan Pengukuran Kinerja Tujuan dilakukannya Pengukuran Kinerja manajemen keuangan di LKM adalah : 1. Memastikan bahwa seluruh kebijakan keuangan di tingkat LKM (bendahara) telah ditetapkan sesuai dengan SOP 2. Memastikan seluruh transaksi keuangan telah dilakukan sesuai dengan prinsip dasar manajemen keuangan 3. Memastikan seluruh transaksi keuangan dicatat dan dilaporkan tepat waktu dan layak 4. Memastikan akuntabilitas pengelolaan keuangan sehingga dapat ditunjukkan kepada pihak pemberi dana dan penerima manfaat bahwa keuangan proyek telah digunakan sebagaimana mestinya. Tanggung jawab Pelaksanaan Pengukuran Kinerja Pengukuran Kinerja Pembukuan dilakukan oleh fasilitator. Pengukuran kinerja ini sebagai wujud pernyataan fasilitator bahwa proses pengelolaan keuangan yang dilakukan LKM benar-benar telah dilakukan sesuai dengan standar yang berlaku. Secara umum, pengukuran kinerja ini memastikan akuntabilitas pengelolaan keuangan LKM. Kelayakan dan keabsahan Pengukuran Kinerja sepenuhnya menjadi tanggungjawab fasilitator (pendamping lapangan). Sedangkan uji kebenaran dan keabsahan dilakukan oleh koordinator fasilitator, tim trainer, PMAC secara acak dan representatif dari sejumlah desa dampingan. Oleh sebab itu, pengukuran kinerja pembukuan ini secara langsung menjadi tanggung jawab fasilitator dan secara tanggung renteng menjadi tanggungjawab koordinator fasilitator, tim trainer dan konsultan pendamping. Laporan keuangan dan kemajuan Proyek Penanggungjawab laporan bulanan adalah ketua LKM. Ketua LKM dalam tugas pencatatan keuangan dibantu oleh Bendahara Keuangan, paling lambat setiap tanggal 5 bulan berikutnya LKM wajib memberikan laporan keuangan dan kemajuan fisik kepada DPMU sebagai dasar untuk menyusun laporan (Project Management Report). Laporan Bulanan LKM disusun berdasarkan Laporan mingguan. Sistem Dokumentasi Hal hal yang wajib diperhatikan dalam pendokumentasian LKM adalah sebagai berikut : 1. Dana tunai dan semua bukti transakasi sebaiknya disipan ditempat yang aman (lemari yang terkunci/ Brankas) 2. Semua bentuk arsip,laporan keuangan dan catatan lainnya disimpan minimal sampai dengan 5 tahun setelah berakhirnya Proyek. 3. Masyarakat berhak untuk meneliti serta melihat laporan yang dibuat oleh LKM 2

3 Indikator Keberhasilan Pencatatan Keuangan 1. Tidak terdapat penyimpangan dalam penggunaan dana 2. Laporan keuangan dan kemajuan proyek siap disampaikan setiap waktu dan ditempelkan di papan pengumuman 3. Setiap transaksi paling lambat dibukukan 1 hari setelah transaksi terjadi oleh bendahara LKM baik transaksi yang bersifat tunai maupun kredit. 4. Tanda bukti lengkap dan disusun rapi sesuai dengan urutannya. Bukti bukti asli harus dilampirkan. Dokumen Pendukung disusun berdasarkan tanggal transaksi dan ditempelkan pada kertas A4 kemudian dijilid. Dokumen Pendukung adalah berupa buktibukti pembelian dan pembayaran seperti bon, kwitansi, nota, slip pengambilan, bukti transfer dan bukti-bukti lain yang dapat dipertanggung jawabkan keabsahannya dengan selalu terdapat stempel penjual untuk bukti yang berasal dari pihak luar dan stempel LKM dan penerima untuk bukti yang berasal dari dalam/ dikeluarkan sendiri oleh LKM, dokumen ini disimpan sampai 5 tahun setelah berakhirnya proyek. Pastikan bahwa bukti yang ada merupakan bukti asli dan tanggal bukti sesuai dengan pengeluaran pembiayaan apakah bukti tersebut dibiayai dari kas atau bank. Bukti disajikan secara rinci dan jelas dan tidak bersifat global. 5. Setiap transaksi/pengambilan Tunai dari Rekening Bank harus di buat Rencana Penggunaan Dana (RPD), dan begitu juga harus membuat Laporan atas Penggunaan Dana tersebut (LPD). 6. Semua format formulir diisi dengan benar dan jelas serta tidak terdapat kesalahan didalamnya. 7. Pencatatan rapi dan siap dilakukan pemeriksaan setiap saat 8. Jumlah saldo buku kas sama dengan uang tunai yang terdapat dalam kas LKM 9. Saldo Buku Kas tidak diperbolehkan melebihi nilai Rp Setiap tanggal 25 laporan keuangan ditutup, dijumlahkan dan dibuat saldo akhirnya, saldo akhir bulan yang lalu menjadi saldo awal bulan berikutnya yang seterusnya akan berpengaruh pada jumlah bulan berikutnya, oleh sebab itu harus dilakukan penjumlahan secara teliti dan benar. 11. Laporan keuangan LKM harus ditandatangani oleh ketua dan bendahara setelah disertifikasi terlebih dahulu oleh fasilitator 12. Laporan keuangan ditempelkan dipapan informasi atau di tempat yang strategis sebagai bentuk pertanggungjawaban kepada masyarakat. Prosedur Pelaksanaan Pengukuran Kinerja 1. Proses Pengukuran Kinerja Pembukuan LKM dilakukan secara terus menerus dan periodik oleh fasilitator dengan menggunakan form Pengukuran Kinerja, untuk seluruh desa dampingan setiap bulan. 2. Fasilitator harus melakukan pengukuran kinerja pengelolaan keuangan di LKM berkisar antara tanggal 25 sampai dengan akhir bulan 3. Paling lambat pada akhir bulan, fasilitator wajib melaporkan hasil pengukurannya kepada DMAC/Coordinator Fasilitator dan memberikan copy kepada LKM untuk dijadikan sebagai dasar melakukan perbaikan. 3

4 4. Seluruh Instrumen Pengukuran Kinerja, diarsipkan dan dijadikan sebagai lampiran dalam laporan bulanan Tim Fasilitator. 5. Setiap awal bulan Coordinator Fasilitator mengkompilasi seluruh hasil rekapitulasi Tim Fasilitator, dan kemudian memberikan laporan ke DMAC dengan tembusan ke DPMU. Selanjutnya DMAC mengirimkan ke Team Leader PMAC paling lambat tanggal 5 pada setiap bulan. Dan PMAC mengirimkan hasil uji petik yang dilakukan kepada CMAC paling lambat tanggal 10 setiap bulan, dengan tembusan ke PPMU. 6. Pelaksanaan Pengukuran Kinerja dengan komposisi : a. Fasilitator melakukan Pengukuran Kinerja sejumlah 100% dari seluruh LKM b. DMAC melakukan uji petik sejumlah 50% dari seluruh LKM. c. PMAC melakukan uji petik 10% dari seluruh LKM. d. CMAC melakukan uji petik 3% dari seluruh LKM di Provinsi 7. Paling lambat setiap tanggal 20 bulan berikutnya CMAC akan memuat (upload) hasil pengukuran kinerja pengelolaan keuangan ke dalam Wibesite, termasuk hasil uji petik yang dilakukan oleh DMAC/PMAC dan fasilitator. Sasaran Pemeriksaan Pengukuran Kinerja Pengukuran kinerja manajemen keuangan dilaksanakan dengan melakukan pemeriksaan terhadap pembukuan dan pencatatan transaksi lainnya terkait dengan pengelolaan keuangan Program Pamsimas di tingkat LKM melalui unit-unit yang ditunjuk. Dalam hal ini yang menjadi responden dalam pemeriksaan adalah pihak-pihak yang terlibat dalam pengelolaan keuangan proyek dan pelaporan dalam hal ini organisasi LKM Format Pengukuran Kinerja dan rekapitulasinya dapat dilihat di Lampiran - Instrumen Pengukuran Kinerja Ketentuan Penilaian Kinerja Pembukuan Untuk dapat menentukan nilai (skor) disetiap item, berikut ini diberikan ketentuan cara pengisian instrumen Pengukuran Kinerja Pembukuan; a. Semua item jika jawabannya Ya maka nilainya 1 dan jika jawabannya Tidak nilainya 0 b. Pengukuran Kinerja dinyatakan sangat baik jika total skor mencapai angka 13 c. Pengukuran Kinerja dinyatakan memadai jika total skor mencapai angka 9 s/d 12, d. Pengukuran Kinerja tidak memadai jika total skor mencapai angka < 9 atau total skor sama dengan 9. 4

5 Instrumen Pengukuran Kinerja Sekretariat LKM Nama LKM : Kecamatan : Desa/Kel. : Kab/Kota : No Aspek Pengukuran Nilai Catatan Kebijakan Keuangan 1 Semua Kebijakan disusun LKM berdasarkan AD/ART 2 LKM menyusun dan menetapkan RKM I & II 3 Semua penerimaan dan pengeluaran keuangan diketahui oleh ketua LKM Sistem Akuntansi 4 Seluruh transaksi penerimaan dan pengeluaran dicatat dan diarsipkan sesuai tanggal transaksi 5 Pencatatan dilakukan tepat waktu dan laporan ditutup tanggal 25 setiap bulan 6 Rekening Bank menggunakan nama Lembaga bukan nama pribadi 7 Specimen Rekening Bank di tandatangani 3 orang dari LKM 8 Saldo buku kas sama dengan jumlah dana tunai ditangan bendahara Buku Kas : - Tanggal :... - Jumlah : Rp.... Uang Tunai Di Bendahara: - Tanggal :... - Jumlah : Rp Saldo buku bank sama dengan saldo di rekening bank 10 Dana Kas (tunai) di tangan Bendahara, tidak boleh lebih dari Rp. 2 juta Pelaporan dan Monitoring 11 Laporan keuangan & RKM di pasang di papan informasi pada tempat yang strategis 12 LKM melakukan pengeluaran dana berdasarkan RPD yang telah disetujui 13 LKM membuat pembukuan Laporan Pertanggung-jawaban Dana (LPD) berdasarkan atas RPD Total Skor (TS)..., Fasilitator 5

6 Instrumen Pengukuran Kinerja Manajemen Keuangan A. Petunjuk Umum 1. semua pertanyaan diberi nilai 1 untuk Ya dan 0 untuk Tidak 2. kolom catatan diisi sesuai dengan informasi tambahan sebagai klarifikasi keadaan yang sesungguhnya yang mungkin harus dijelaskan lebih rinci. Contoh : Jika nilainya 0 penjelasan catatan sebagai berikut ; Rekening Bank bukan atas nama lembaga Saldo Kas tidak sama dengan saldo tunai di tangan bendahara dan tidak dapat dijelaskan Tindak lanjut (rekomendasi) apa yang akan dilakukan oleh LKM sebagai follow up action fasilitator sehingga nilai berubah 1 dalam pengukuran mendatang. B. Penjelasan Rinci per Item Pertanyaan Aspek Pengukuran Semua Kebijakan disusun LKM berdasarkan AD/ART LKM menyusun dan menetapkan RKM Semua penerimaan dan pengeluaran keuangan diketahui oleh ketua LKM Seluruh transaksi penerimaan dan pengeluaran dicatat dan diarsipkan sesuai tanggal transaksi Pencatatan dilakukan tepat waktu dan laporan ditutup tanggal 25 setiap bulan Penjelasan Adalah kebijakan dalam pengelolaan keuangan yang ditetapkan dan harus diterapkan berdasarkan pada AD/ART RKM adalah Rencana Kerja Masyarakat Semua penerimaan dan pengeluaran dana di LKM menggunakan Bukti Kas Masuk dan Bukti Kas Keluar yang diketahui (ditandatangani) oleh LKM (ketua atau anggota yang ditetapkan). Jika terdapat satu saja bukti tidak ditandatangani oleh LKM, maka jawabnya TIDAK=0 Seluruh proses administrasi (notulensi, surat menyurat, pencatatan keuangan, penyajian laporan keuangan dan pengarsipan) dilakukan oleh sekretariat LKM Pencatatan transaksi menggunakan format-format baku standar Fasilitator melakukan cross-cek penjumlahan kebawah dan kesamping Seluruh transaksi keuangan harus memiliki bukti pendukung yang cukup (transaksi dengan pihak ketiga harus memiliki bukti pendukung dari pihak ke tiga (seperti; Bon, Kwitansi, Nota atau bukti lainnya) Jika terdapat satu transaksi saja tidak dicatat atau tidak memiliki bukti maka jawabnya TIDAK=0 Pencatatan transaksi keuangan (keluar atau masuk) dilakukan tepat waktu dan laporan keuangan pada bulan tersebut disajikan (ditutup) pada tanggal 25 setiap bulannya 6

7 Aspek Pengukuran Penjelasan Jika terdapat penundaan pencatatan lebih dari 5 hari, maka jawabnya TIDAK=0 Rekening Bank menggunakan nama Lembaga bukan nama pribadi Specimen Rekening Bank di tandatangani 2 orang dari LKM dan 1 orang Fasilitator Saldo buku kas sama dengan jumlah dana tunai ditangan bendahara Saldo buku bank sama dengan saldo di rekening bank Dana Kas (tunai) di tangan Bendahara, tidak boleh lebih dari Rp. 2 juta Laporan keuangan & RKM di pasang di papan informasi pada tempat yang strategis LKM melakukan pengeluaran dana berdasarkan RPD yang telah disetujui LKM membuat pembukuan Laporan Pertanggungjawaban Dana (LPD) berdasarkan atas RPD Rekening Bank menggunakan nama ; LKM... sebagaimana yang tertera dalam akta notaris, kalau dengan nama pribadi jawabnya TIDAK=0 Penandatanganan rekening bank (spesimen) terdiri dari 2 orang anggota LKM dan 1 orang fasilitator. Termasuk pada saat penarikan dana dari bank, Bila kurang dari 3 orang jawabnya TIDAK=0 Kas opname dana tunai yang ada di bendahara dicocokkan dengan buku kas, pada tanggal yang sama harus bernilai sama, jika ada perbedaan (contoh biaya/penerimaan yang belum dibukukan, buku kas harus diperbaiki bila setelah adjusmen angka tidak sama, nilainya 0 Rekonsiliasi saldo pada buku kas (catatan sekretariat LKM) harus memasukkan nilai saldo akhir setiap bulan. Untuk itu buku rekening bank harus dicetak sebelum penutupan buku. Dana Kas (tunai) di tangan Bendahara, tidak boleh lebih dari Rp. 2 juta dan jangka waktu yang diperkenankan adalah selama 1 minggu, selebihnya harus dimasukkan ke dalam rekening LKM Laporan Keuangan (pemasukan dan pengeluaran dana LKM) yang disajikan setiap bulan harus dipasang dipapan informasi selambat-lambatnya tanggal 1 bulan berikutnya. Bila tidak ada, maka nilainya 0 Untuk melakukan pengendalian dalam penggunaan dana, maka untuk pengambilan dana dari rekening bank dilakukan secara bertahap, dimana setiap pengambilan dana harus berdasarkan Rencana Penggunaan Dana (RPD) dan disetujui ketua LKM dan diketahui kepala desa serta diperiksa oleh fasilitator. Apabila tidak berdasarkan RPD nilainya 0 LPD merupakan dokumen pertanggungjawaban Satlak Pamsimas untuk setiap dana yang telah dicairkan dari Bank melalui mekanisme pembuatan RPD yang disetujui sebelumnya. LPD dibuat oleh Ketua Satlak Pamsimas dan disetujui oleh Koordinator LKM dan diketahui oleh Kepala Desa / Lurah untuk diperiksa oleh Konsultan kabupaten/kota Jika LPD tidak ditandatangani oleh LKM, maka jawabnya TIDAK=0 7

8 Catatan ; Semua hasil pemeriksaan akan menjadi dasar Pengukuran Kinerja Pembukuan oleh fasilitator terhadap akuntabilitas pengelolaan keuangan LKM dan menjadi bukti sebenar-benarnya terhadap hal-hal yang berakibat atas validasi data tersebut.. 8

9 REKAP PENGUKURAN KINERJA MANAJEMEN KEUANGAN Status per Kabupaten : No Nama LKM Nama Desa Kecamatan Aspek Pengukuran TS Tingkat Kinerja TS = Total Skor Mengetahui Coordinator Fasilitator Fasilitator (... ) (... ) 9

10 RENCANA TINDAK LANJUT dan CAPAIAN TINDAK LANJUT PENGUKURAN KINERJA MANAJEMEN KEUANGAN LKM Periode :... s/d Kabupaten : Tingkat Rencana Tindak Lanjut Capaian tindak Tingkat No Nama LKM Nama Desa Kecamatan Kinerja (awal) Aktivitas P.Jawab lanjut Kinerja (Akhir) Tanggal Mengetahui Coordinator Fasilitator Fasilitator (... ) (... ) 10