PETUNJUK TEKNIS PENGELOLAAN KEUANGAN LKM - SEKRETARIAT

Transkripsi

1

2

3 PETUNJUK TEKNIS PENGELOLAAN KEUANGAN LKM - SEKRETARIAT ROGRAM NASIONAL PEMBERDAYAAN MASYARAKAT (PNPM) MANDIRI - PERKOTAAN Diterbitkan Oleh: Direktorat Jenderal Cipta Karya - Kementerian Pekerjaan Umum PEDOMAN TEKNIS Pengelolaan Keuangan LKM Sekretariat i

4 ii PETUNJUK TEKNIS Pengelolaan Keuangan LKM Sekretariat

5 DAFTAR ISI DAFTAR ISI i BAB I PENGELOLAAN KEUANGAN LEMBAGA KESWADAYAAN MASYARAKAT (LKM) 1.1. Pengantar Tujuan Peran dan Fungsi LKM Kebijakan Kebijakan Pengelolaan Keuangan Sistem Pembukuan LKM Penyusunan Anggaran Pelaporan dan Pemantauan Pelaporan Keuangan : Periode 10 BAB II PENCATATAN DAN PELAPORAN OLEH SEKRETARIAT LKM 2.1. Pengantar 14 BAB III PENGELOLAAN KEUANGAN KEGIATAN PLPBK 3.1. Pengantar Tujuan Peran dan Fungsi LKM Kebijakan Kebijakan Pengelolaan Keuangan Sistem Pembukuan PLPBK Pelaporan dan Pemantauan 58 PETUNJUK TEKNIS Pengelolaan Keuangan LKM Sekretariat i

6 BAB IV PENCATATAN PELAPORAN KEGAIATAN PLPBK 4.1. Pengantar 60 BAB V PENGELOLAAN KEUANGAN KEGIATAN PELATIHAN MASYARAKAT 5.1 Kebijakan Kebijakan Pengelolaan Dana Fixed Costs Prosedur Pengelolaan Fixed Costs Sistem Pembukuan Dana Fixed Costs 72 BAB VI PENCATATAN PELAPORAN KEGIATAN MASYARAKAT ( FIXED COST) 6.1 Pengantar 74 ii PETUNJUK TEKNIS Pengelolaan Keuangan LKM Sekretariat

7 BAB I PENGELOLAAN KEUANGAN LEMBAGA KESWADAYAAN MASYARAKAT (LKM) PETUNJUK TEKNIS Lembaga Keswadayaan Masyarakat (LKM) 1

8 1.1 PENGANTAR Penerapan seluruh kebijakan pengelolaan keuangan dalam lembaga menjadi bagian yang penting dalam menentukan kesuksesan mencapai tujuan organisasi. Petunjuk teknis pengelolaan keuangan untuk LKM ini memuat sejumlah aturan main dasar yang mengacu pada Pedoman Teknis Pengelolaan Keuangan. Meskipun demikian, dalam penerapannya diperlukan tambahan kebijakan yang disesuaikan dengan kondisi LKM. Secara runut penyajian dipisah menjadi dua bagian. Bagian pertama pembahasan umum yang meliputi; pengantar, tujuan, peran dan fungsi LKM, kebijakan kebijakan utama tentang pengelolaan keuangan, sistem pembukuan, penyusunan anggaran, pelaporan dan pematauan, dan pelaporan keuangan (periode). Bagian dua memuat formulir formulir yang digunakan untuk pencatatan dan pelaporan keuangan, dan cara pengisian formulir. Dengan adanya petunjukan teknis ini diharapkan pelaksanaan pengelolaan di level LKM memenuhi standar yang berlaku umum. Seluruh kegiatan pengelolaan keuangan terorganisasi sedemikian rupa sehingga dapat membantu proses pengambilan keputusan dan merealisasikan visi dan misi lembaga. 1.2 TUJUAN a. Anggota LKM mampu menunjukkan kepada pendana dan penerima manfaat bahwa aset organisasi terlindungi, karena adanya proses pengecekan dan pengendalian dalam pengelolaannya. b. Lembaga dan nama baik lembaga terlidungi dari kegiatan kesalahan pengelolaan keuangan yang dilakukan oleh anggota LKM, maupun unit operasionalnya (sekretariat dan UP UP) c. Melindungi kepentingan masyarakat, unit operasional, dan anggota LKM. d. Menjaga hubungan baik antara anggota LKM, Sekretariat dan UP UPnya dalam pengelolaan keuangan dan adanya penetapan peran dan tanggung jawab yang jelas. e. Adanya pemisahan tanggung jawab yang jelas dan tegas dalam proses persetujuan dan pengeluaran keuangan f. Keputusan keuangan didukung dengan pertimbangan yang cukup sebelum diputuskan g. Sesuai dengan standar, aturan, dan ketentuan yang berlaku umum. 1.3 PERAN DAN FUNGSI LKM Prinsip dasar yang sangat penting dalam pengelolaan keuangan adalah adanya kejelasan peran dan pemisahan tanggung jawab secara jelas dan tegas. Sehingga, setiap transaksi keuangan harus disiapkan oleh seseorang dan dilihat kembali oleh orang lain. Prinsip ini harus diterapkan, tidak tergantung pada jumlah sedikit atau banyaknya anggota LKM. Pada akhirnya tanggung jawab utama dalam pengelolaan keuangan berada di anggota LKM. Karena, anggota LKM berfungsi untuk menjamin bahwa semua aset dan keuangan LKM telah dikelola secara tepat. Disamping itu, menjamin bahwa Sekretariat dan UP UP sepenuhnya bertanggung jawab. Prinsip dasar ini harus sudah dimuat dalam klausul Anggaran Dasar (AD) LKM. 2 PETUNJUK TEKNIS Pengelolaan Keuangan LKM Sekretariat

9 a. Lembaga Keswadayaan Masyarakat (d.h. BKM) Peran Kunci LKM 1. LKM menjamin bahwa seluruh aset lembaga digunakan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan dan dipertanggungjawabkan kepada masyarakat sebagai penerima manfaat. 2. LKM menjamin bahwa catatan dan buku akuntasi digunakan dengan tepat, laporan dan catatan bulanan dan tahunan disajikan sesuai dengan ketentuan yang berlaku. 3. LKM dan semua unit operasionalnya menjamin bahwa sistem dan prosedur keuangan lembaga selalu ditaati, dan melaporkan segera setiap terjadi perbedaan atau penyimpangan. Kasus yang terjadi di level unit pengelola dilaporkan ke manajer UP kemudian diteruskan ke level LKM. Kasus di level anggota LKM dilaporkan ke Rapat LKM. Fungsi Koordinator LKM Mengamati dan memantau ketaatan seluruh pelaksana prosedur keuangan yang ditetapkan dalam dokumen kebijakan BKM Memberi saran dan dukungan kepada Sekretariat, UP UP dan LKM mengenai masalahmasalah manajemen keuangan Menyajikan atau memberikan gambaran masalah masalah yang berkaitan dengan manajemen keuangan LKM Bertanggung jawab atas auditor yang ditunjuk dan menyajikan laporan akuntansi tahunan yang teraudit pada saat Rembug Pertanggungjawaban Tahunan (RPJT) Fungsi Anggota LKM Menyetujui dan menetapkan sistem, prosedur, dan manajemen keuangan Menyetujui dan menetapkan rencana anggaran biaya (RAB) tahunan Memantau penerimaan dan pengeluaran keuangan Menyetujui semua honorarium/insentif, pos pos baru, dan perjanjijan perjanjian yang telah disepakati. Melakukan otorisasi dan menandatangani semua rekening bank b. Fungsi Sekretariat Mencatat semua penerimaan dan memastikan pengamanannya sampai dengan disetor ke bank Memelihara catatan semua aset selalu terbaharui dan melakukan pengecekan secara rutin untuk memastikan pengamanannya Menyiapkan dokumen pengeluaran (bukti kas keluar) untuk diotorisasi oleh koordinator atau anggota LKM yang ditetapkan Mengelola dana opeasional tunai, bertanggung jawab atas penghitungan dan pengecekannya apabila diperlukan. menyiapkan catatan semua kegiatan dan pengelolaan keuangan di LKM. PETUNJUK TEKNIS Pengelolaan Keuangan LKM Sekretariat 3

10 c. Fungsi Unit Pengelola (UP) Fungsi UP adalah menjamin bahwa semua sistem keuangan dan prosedur prosedur khusus dalam kebijakan LKM ditaati dan dijalankan. Pada saat ditemukan/diketahui pelanggaran, segera melaporkan hal tersebut kepada Koordinator atau anggota LKM yang ditunjuk, dan LKM segera mengambil tindakan disiplin terhadap pihak yang diketahui melakukan pelanggaran. Manajer UP, terutama UPK dimungkinkan untuk melimpahkan kepercayaannya kepada petugas administrasi (pembuku) untuk menjamin terlaksananya operasional keuangan UPK setiap hari. 1.4 KEBIJAKAN KEBIJAKAN PENGELOLAAN KEUANGAN a. Pengamanan Rekening Bank Meskipun banyak lembaga masyarakat yang tidak memiliki rekening bank ketika memulai kegiatannya, namun sangat penting untuk memastikan bahwa rekening bank dibuka pada kesempatan yang paling awal (dimana hal itu memungkinkan). Seberapapun besarnya transaksi keuangan lembaga, hal yang realistis dan mudah dikendalikan adalah menangani transaksi tersebut melalui rekening bank, bukan transaksi kas (tunai). Karena, sangat jauh lebih mudah untuk memantau transaksi bank dari pada transaksi tunai, disamping bank merupakan tempat yang paling aman untuk menyimpan dana. 1) Aturan Pengamanan Rekening Bank a) Jumlah minimal transaksi bank adalah lebih atau sama dengan Rp , Pengaturan ini harus diinformasikan dengan pihak bank untuk menetapkan jumlah pembayaran yang melebihi batasan minimal sebelum rekening bank dibuka. b) Transfer bank hanya dilakukan dengan bukti kas keluar yang sudah ditandatangani oleh BKM dan disertai Berita Acara persetujuan pemanfaatan. c) Semua dokumen bank, seperti contoh tanda tangan dari penandatangan rekening bank disimpan dalam file yang aman bersama dengan catatan keuangan lainnya. d) Memastikan bahwa rekening bank BKM/LKM menggunakan nama organisasi bukan nama pribadi e) Pembukaan rekening bank BKM/LKM harus ditandatangani oleh tiga orang anggota LKM. f) Rekening bank untuk UPK harus ditandangani oleh dua orang anggota LKM dan satu orang UPK (Manajer). Jika rekening tersebut dianggap perlu dengan pertimbangan UPK telah mampu mengelola sendiri dan sudah diatur dalam AD/ART. g) Setiap ada penyetoran (deposit) ke dalam rekening bank harus diotorisasi oleh Koordinator LKM. 4 PETUNJUK TEKNIS Pengelolaan Keuangan LKM Sekretariat

11 2) Penandatanganan Penarikan Dana dari Rekening Bank a) Setiap penarikan dana dari rekening bank harus ditandatangani oleh tiga nama penandatangan yang didasarkan pada hasil rapat dan didukung atau dilampiri Berita Acara (BA) hasil rapat. b) Penarikan atau transfer dana lebih dari Rp , harus diketahui oleh Kordinator LKM. b. Prosedur Penandatangan Pengeluaran Dana dari LKM 1) Semua pembayaran dengan Bukti Kas Keluar (BKK) harus dirangkum per kuartal dan dilakukan inspeksi oleh Koordinator LKM. 2) BKK ditandatangani oleh penerima, penyetuju, dan pembuku. 3) Semua pengeluaran BKK dicatat dalam sistem pembukuan yang berlaku dan dilakukan uji silang dengan daftar pengeluaran (bukti kas keluar), sifat atau jenis pembayarannya harus teridentifikasi secara jelas. 4) Semua lembar copy BKK harus diselesaikan pada saat pembayaran dan disimpan sesuai dengan aturan penyimpanan (diodner dan urut tanggal transaksi). 5) Tidak ada BKK yang ditandatangani tanpa adanya dokumen pendukung yang membuktikan jenis dan sifat pembayaran. 6) Blanko BKK yang masih kosong tidak diperkenankan ditandatangani. 7) Anggota LKM yang ditunjuk menjadi penandatangan BKK harus anggota BKM yang tercantum dalam Akta Notaris. LKM membuat aturan yang terkait dengan tanggung jawab penandatanganan selama yang bersangkutan diberi tanggung jawab sebagai penandatangan. Catatan Penting: Pertimbangkan secara jelas masalah masalah praktis pada saat pertemuan (rapat rutin) untuk membahas persyaratan minimal penandatanganan BKK atau bukti penarikan dana dari bank (specimen Bank), seperti lokasi tempat tinggal orang orang yang akan dilibatkan dalam penandatanganan BKK. Namun, jika kondisinya memungkinkan diharapkan secara rutin hadir maka sudah seharusnyalah BKK atau bukti penarikan dana dari bank dalam jumlah besar tersebut ditandatangani oleh Koordinator BKM, dan setiap kali selesai rapat LKM disusun rencana atau jadwal kegiatan (penandatanganan) untuk waktu yang akan datang. c. Kebijakan Kas LKM harus memutuskan mengenai jumlah maksimal dana kas yang harus ada pada rentang waktu tertentu. Koordinator LKM bertanggung jawab untuk memastikan bahwa aturan main pengelolaan dana kas ditaati. Kisaran besarnya dana kas biasanya ditentukan untuk operasional dalam jangka waktu satu minggu. PETUNJUK TEKNIS Pengelolaan Keuangan LKM Sekretariat 5

12 1) Pedoman Pengelolaan Kas a) Jumlah dana (saldo) kas ditetapkan tidak lebih dari Rp , dalam 2x24 jam, yang disimpan di cash box terkunci. b) Kas dikelola oleh Sekretariat (nama orang yang harus tidak menandatangai BKK atau spesimen bank) c) Semua transaksi kas harus menggunakan BKK atau BKM (Bukti Kas Masuk) dan disetujui oleh anggota LKM 2) Pedoman Pengelolaan kas kecil (operasional) a) Dana kas kecil (operasional) dibentuk dari dana kas yang ada dan diperuntukkan transaksi transaksi operasional (selain insentif). b) Jumlah dana kas kecil/operasional maksimal Rp , c) Semua pembayaran kas yang dilakukan dari dana kas kecil, tidak langsung menerima penggantian uang d) Semua klaim dana kas kecil harus didukung dengan bukti dokumen pendukung, dan diotorisasi oleh selain yang melakukan klaim e) Kebutuhan pengisian kembali kas kecil harus dibuat oleh orang yang bertanggungjawab terhadap kas kecil, menunjukkan bahwa pengeluaranpengeluaran telah mencapai pada tingkat dimana dibutuhkan untuk dilakukan pengisian kembali senilai yang ditetapkan. f) Selain dengan kas kecil, pembayaran atas barang atau jasa senilai atau lebih dari Rp , harus dilakukan dengan menggunakan persetujuan LKM. g) Saldo dana kas kecil disimpan di sekretariat dan dimonitor secara periodik oleh anggota LKM. 3) Inspeksi mendadak Kas (Surprise Cash Count) Untuk memastikan bahwa dana kas dikelola dengan baik, cara pengendalian yang baik bagi LKM adalah dengan melakukan inspeksi mendadak secara periodik. Koordinator LKM, harus melakukan cara pengendalian ini dari waktu ke waktu. Kegiatan ini dapat dilakukan dengan menggunakan form inspeksi Kas (Form Kas Opname) lihat Lampiran 1, demikian juga untuk penghitungan tiap akhir bulan. Siapapun yang melakukan penghitungan hendaknya menanyakan saldo kas saat ini sesuai buku kas kepada penanggungjawab keuangan, selanjutnya mencatatnya di bagian atas form. Lakukan penghitungan phisik semua dana kas yang tersimpan di tempat penyimpan (cash box) dan catatlah semua pecahan uang kertas dan logam (coins) besarta jumlahnya ke dalam form. Jika saldo di buku kas tidak sesuai dengan hasil penghitungan, maka catatlah alasan alasan yang menyebabkan ketidakseimbangan tersebut pada form. 6 PETUNJUK TEKNIS Pengelolaan Keuangan LKM Sekretariat

13 d. Honor/Insentif Tenaga Unit Operasional Komponen paling penting (signifikan) atas pengeluaran setiap bulan kemungkinan besar untuk honorarium/insentif tenaga unit operasional. Oleh sebab itu, penting sekali transaksi ini dikelola dengan hati hati disesuaikan dengan prosedur praktik terbaik yang dimengerti oleh semua pihak. Pengelolaan Honorarium/Insentif (Sekretariat & UP UP) a) Catatan mengenai seluruh Sekretariat dan UP UP harus disimpan secara terpisah dari catatan pembayarannya dan pengecekan silang kedua catatan dari waktu ke waktu dilakukan oleh LKM untuk memastikan bahwa tidak ada data Sekretariat dan UP UP yang fiktif b) Besarnya honorarium/insentif ditetapkan oleh LKM. Setiap perubahan honorarium/insentif harus disetujui oleh LKM, termasuk kenaikan honorarium/ insentif tahunan di setiap awal tahun keuangan baru c) Jika memungkinkan pembayaran semua honorarium/insentif dilakukan melalui transfer bank. Tidak ada persekot honorarium/ insentif atau pinjaman lain yang dilakukan tanpa persetujuan khusus dari LKM. d) Pembayaran honorarium/insentif secara tunai mungkin diperlukan untuk beberapa lokasi, dan harus ditandatangani oleh penerima. e) Harus disiapkan daftar honorarium/insentif setiap bulan untuk menunjukkan berapa besar honorarium/insentif yang telah dihitung dan harus dibayar. f) Nilai honorarium/insentif bersih yang tercantum dalam daftar harus sesuai dengan jumlah uang yang diterimakan, sebagaimana yang ditunjukkan dalam buku kas atau buku bank. g) Setiap potongan atas honorarium/insentif dicatat pada daftar honorarium/insentif, termasuk pembayaran persekot honorarium/insentif yang dibayarkan selama bulan tersebut. Jumlah tersebut selanjutnya dikurangkan ketika penghitungan honorarium/insentif bersih. 1.5 SISTEM PEMBUKUAN LKM Sistem pencatatan yang digunakan mengacu pada ketentuan umum dalam Pedoman Teknis Pengelolaan Keuangan, yaitu sistem pembukuan berpasangan dengan cash dan accrual basis. Pembukuan berpasangan merupakan cara pencatatan yang lebih memungkinkan untuk mencatat penerimaan dan pengeluaran dengan mencatat di kedua akun tersebut. Sistem ini memudahkan untuk melakukan pengecekan seberapa besar perbedaannya jika dibandingkan dengan anggrannya masing masing. Sistem pembukuan LKM disusun sedemikian rupa, lengkap dengan dokumen dan aturan main pelaksanaannya. Dokumen dokumen bukti dan buku catatan, serta cara pengisiannya secara lengkap disajikan di Bagian 2, PENCATATAN DAN PELAPORAN Oleh SEKRETARIAT LKM. PETUNJUK TEKNIS Pengelolaan Keuangan LKM Sekretariat 7

14 1.6 PENYUSUNAN ANGGARAN Anggaran tahunan LKM disusun berdasarkan rencana tahunan (Renta) LKM yang sesuai dengan PJM Pronangkis. Disamping itu, LKM harus menyusun rencana anggaran biaya operasional. Setiap tahun akuntansi, LKM dibantu oleh Sekretariat dan UP UP harus menyusun anggaran yang tepat dan realistik dalam menaksir penerimaan dan pengeluaran lembaga dan disampaikan pada Rapat LKM. Beberapa kegiatan penyusunan anggaran dapat didelegasikan, tetapi persetujuan akhir dan otorisasinya menjadi kewenangan LKM. Catatan Penting: Bagi banyak lembaga, penyusunan draft anggaran tahunan pertama kali akan memunculkan celah (selisih) yang cukup tinggi (signifikan) antara pengeluaran yang direncanakan dengan penerimaan (pendapatan) yang diketahui atau diharapkan akan diperoleh (sebagai antisipasi). Hal penting yang perlu diketahui, pada penyusunan draft anggaran untuk kedua kalinya perbedaan antara pengeluaran dan penerimaan (pendapatan) hendaknya memiliki nilai nol (zero) atau yang disebut zero budgeting. Bentuk zero budgeting ini dimungkinkan dengan prinsip penghematan dalam melaksanakan pekerjaan, mungkin juga dengan mengeluarkan item item pengeluaran yang kurang penting dari anggaran, disamping adanya jaminan tambahan penerimaan (pendapatan). Jika penerimaan (pendapatan) lembaga kurang atau tidak aman, maka langkah terbaik yang harus diambil adalah dengan melakukan review dan up date anggaran tiap tiap kuartal, dengan persetujuan LKM, dan mulai saat itu semua penerimaan (pendapatan) dan pengeluaran baru harus dapat dipertemukan. Perbedaan yang terjadi antara penerimaan (pendapatan) dan pengeluaran harus selalu ditarik mundur ke titik zero (nol). Perhatikan dengan benar tips penyusunan anggaran di Lampiran 2. Proses Penyusunan Anggaran 1) Pendifinisian parameter, meliputi periode waktu anggaran yang digunakan (apakah misalnya, 1 April 31 Maret atau 1 Januari 31 Desember), dan apa mata uang yang digunakan (Rupiah atau yang lain). 2) Identifikasi semua jenis pengeluaran langsung, tidak langsung, dan sumber penerimaan (pendapatan) anggaran (tetapi belum sampai pada berapa jumlahnya). Selanjutnya kelompokkanlah ke dalam katagori dan subkatagori, misalnya sebagai berikut: Pengeluaran langsung (Honorarium/insentif tenaga operasional, biaya biaya kegiatan yang dikerjakan oleh KSM, dan alokasi dana untuk modal atau tambahan modal kegiatan pinjaman bergulir) Pengeluaran tidak langsung (Biaya transport, biaya kesekretariatan, dan lain lain) Penerimaan atau Pendapatan (semua sumber penerimaan baik dari BLM atau pemda setempat, donasi, pihak peduli, dan penerimaan dari pembagian sisa pendapatan UPK) 8 PETUNJUK TEKNIS Pengelolaan Keuangan LKM Sekretariat

15 3) Berilah Kode tiap tiap item pengelompokan pada tahap 2 di atas. Gunakanlah kode yang mudah dimengerti oleh semua pihak yang terlibat dalam penyusunan anggaran. 4) Pindahkan (Transfer) item item tersebut ke dalam struktur kertas kerja anggaran, lihat lampiran 3. Pastikan dalam struktur tersebut meliputi hal hal berikut: Pengeluaran meliputi seluruh jenis pengeluaran anggaran, yaitu: Kode dan item Pengeluaran langsung Kode dan Item Pengeluaran tidak langsung Baris total pengeluaran Penerimaan (Pendapatan) Item penerimaan (pendapatan) Baris total penerimaan (pendapatan) 5) Memperjelas gambaran pembiayaan melalui konsolidasi Penetapan pembiayaan tiap tiap item berdasarkan analisis dan estimasi anggaran Penghitungan jumlah nilai tiap kolom baik ke samping dan ke bawah untuk semua item pengeluaran Memindahkan gambaran perolehan penerimaan (pendapatan) pada kertas kerja anggaran Menghitung tingkat surplus atau defisit anggaran. Lakukanlah analisis terhadap hasilnya. 1.7 PELAPORAN DAN PEMANTAUAN Salah satu faktor kunci sukses dan keberlanjutan LKM adalah adanya sistem pelaporan keuangan dan monitoring yang kuat. Tanpa hal tersebut sulit untuk diketahui bagaimana seluruh posisi keuangan organisasi, atau bagaimana sumberdaya digunakan. Oleh sebab itu, kebanyakan stakeholder menjadikan sistem ini sebagai prasyarat. LKM kemungkinan akan mengalami kegagalan mendapatkan pendanaan, jika tidak memenuhi persyaratan sistem monitoring dan pelaporan keuangan yang disyaratkan. Laporan Pengelolaan Dana Bulanan Standar terbaik yang minimal adalah Sekretariat LKM harus menghasilkan laporan pengelolaan keuangan bulanan bagi LKM, yang menjelaskan secara rinci perubahan keuangan dalam satu periode bulanan. 1) Rekonsiliasi Kas Saldo buku kas periode berjalan harus tepat sesuai dengan jumlah tunai dalam kotak kas kecil. Saldo ini harus dicek dengan melakukan penghitungan uang tunai pada akhir bulan dengan mengisi Form Kas Opname. Setiap perbedaan yang terjadi harus dijelaskan, dan selanjutnya dilakukan penyesuaian (Lihat Inspeksi Mendadak Kas). 2) Monitoring Pengeluaran terhadap Anggaran Laporan ini disajikan minimal per kuartal untuk LKM dan harus dikompilasi untuk memantau pengeluaran terhadap anggaran. Hal terpenting yang harus diperhatikan: PETUNJUK TEKNIS Pengelolaan Keuangan LKM Sekretariat 9

16 a) Lakukan pengecekan secara kumulatif terhadap jumlah pengeluaran yang dialokasikan dalam anggaran terhadap setiap katagori atau sub katagori pengeluaran. b) Analisis apakah ada selisih antara pengeluaran sesungguhnya dengan yang dianggarkan. c) Berapa besar persentase selisih tersebut. Meskipun semua pencatatan yang dilakukan berkaitan dengan program yang dijalankan LKM tercakup dalam satu sistem akuntansi, adalah merupakan keharusan dan kewajiban bagi LKM untuk membagi informasi tersebut kepada penerima manfaat langsung. Informasi dimaksud minimal berupa laporan keuangan yang dipasang di lima titik strategis. 3) Pengauditan laporan keuangan Elemen yang sangat penting dalam pelaporan keuangan adalah pengauditan. Di samping pemeriksaan eksternal yang harus dilakukan oleh auditor independen setiap tahun, LKM hendaknya memiliki sistem pemeriksaan internal yang setidaknya telah dilakukan secara rutin pada dua tahun terakhir (sebagaimana yang dilakukan pada siklus review partisipatif: review keuangan). Personal yang ditugasi untuk melakukan pemeriksaan internal haruslah yang mengenal kelembagaan LKM, tetapi independen terhadap kegiatan administrasi dan keuangan. Catatan Penting: Untuk melakukan pemeriksaan internal, pemeriksa harus mengetahui seluruh isi kebijakan keuangan. Setiap kesalahan yang ditemukan harus dijelaskan secara jelas dan bersama dengan itu disertakan pula rekomendasi untuk tindakan koreksi. Pemeriksaan internal yang dilakukan pertama kali (oleh Tim Review Keuangan) dapat memakan waktu yang cukup lama, namun untuk selanjutnya mungkin hanya memerlukan beberapa hari saja. Ketika pemeriksa internal selesai melakukan pemeriksaan, maka tim review harus meyajikan laporan atas temuannya kepada LKM disertai daftar rekomendasinya. Dengan dibantu oleh LKM, sekretaris dan UP UP bertanggung jawab penuh untuk menjamin bahwa rekomendasi tersebut diimplementasikan. 1.8 PELAPORAN KEUANGAN: PERIODE LKM menyajikan laporan keuangan dalam beberapa penyajian. Meliputi laporan khusus dan laporan periodik. 10 PETUNJUK TEKNIS Pengelolaan Keuangan LKM Sekretariat

17 a. Laporan laporan Periodik 1) Bulanan Rekonsiliasi Kas. BKM harus mengotorisasi saldo kas kecil BKM harus melakukan sidak (pemeriksaan mendadak) penghitungan kas Sekretariat harus menyajikan laporan keuangan (laporan pemasukan dan pengeluaran dana BKM) 2) Tahunan Setiap akhir tahun akuntansi(buku), Sekretariat dengan berdasar pada pedoman auditor, harus menyajikan laporan untuk periode tahun yang bersangkutan. Laporan ini akan dijadikan dasar pertimbangan oleh BKM sebelum dimulainya audit tahunan. Sekretariat, UP UP dan BKM akan berpartisipasi dalam setiap diskusi dengan auditor mengenai draft pembukuan yang diaudit. Hasil dari auditor dijadikan bahan masukan oleh BKM dalam rangka pelaksanaan RPJT. b. Laporan laporan Khusus Laporan kuartalan yang merupakan perbandingan anggaran dan realisasinya untuk periode kuartal yang sebelumnya dan perbandingan pengeluaran dengan kuartal yang sama pada tahun sebelumnya, jika tersedia. Catatan atas laporan perbandingan pengeluaran sesungguhnya dengan anggaran untuk kuartal sebelumnya. Catatan yang dimaksud dengan menjelaskan semua selisih yang signifikan PETUNJUK TEKNIS Pengelolaan Keuangan LKM Sekretariat 11

18 12 PETUNJUK TEKNIS Pengelolaan Keuangan LKM Sekretariat

19 BAB II PENCATATAN DAN PELAPORAN OLEH SEKRETARIAT LKM PETUNJUK TEKNIS Pengelolaan Keuangan LKM Sekretariat 13

20 PENCATATAN DAN PELAPORAN Oleh SEKRETARIAT LKM 2.1 PENGANTAR Bagian ini menyajikan secara rinci seluruh aspek pencatatan dan pelaporan yang menjadi tangung jawab Sekretariat LKM. Urut urutan penyajian dimulai dengan pengantar, formulirformulir yang digunakan, dan cara pengisian formulir beserta contoh singkat penggunaan formulir tersebut. Formulir dibedakan menjadi tiga bagian yaitu: bukti transaksi (Model A, B dan C), buku buku pencatatan (S1 S9), dan form laporan (LS 01). Bukti transaksi yang digunakan untuk merekam transaksi kas dan non kas meliputi; Bukti Kas Masuk (BKM), Bukti Kas Keluar (BKK), dan Bukti Pemindahbukuan (BP). Selanjutnya formulir buku buku catatan meliputi; Buku Bank (S1), Buku Kas (S2), Buku Lingkungan (S3), Buku Sosial (S4), Buku Ekonomi Bergulir (S5), Buku Biaya Operasional (S6), dan Buku Inventaris (S7). Formulir Laporan bulanan (LS 01). Cara pengisian formulir dan contoh singkat penggunaannya disajikan secara terpisah dibagian akhir bagian 2. Hal ini dimaksudkan untuk memudahkan Sekretariat LKM dalam menggunakan seluruh formulir sesuai kebutuhannya. 14 PETUNJUK TEKNIS Pengelolaan Keuangan LKM Sekretariat

21 IDENTITAS LKM Nama LKM :... Terbentuk (Tgl/Bulan/Tahun) :... Notaris :... Alamat kantor Sekretariat LKM :... No Telp :... Kelurahan :... Kecamatan :... Kota/ Kabupaten :... Propinsi :... Jumlah Anggota LKM :... orang Laki-laki :... orang Perempuan :... orang Nama Koordinator LKM :... Alamat Rumah :... No Telp/ Hp :... Nama Sekretariat LKM :... Alamat Rumah :... No Telp/ Hp :... PETUNJUK TEKNIS Pengelolaan Keuangan LKM Sekretariat 15

22 INFORMASI BANTUAN LANGSUNG MASYARAKAT (BLM) PNPM MP (P2KP) Mulai Tahun 1999 sd Sekarang 1. Pagu BLM Pertama : Rp No Rekening LKM (1) :... Bank... Status (Aktif/Tidak) No Rekening LKM (2) :... Bank... Status (Aktif/Tidak) No Rekening LKM (3) :... Bank... Status (Aktif/Tidak) 3. Pencairan Tahap I : (...%) a. Tanggal pencairan :... b. Jumlah yang dicairkan oleh : Rp... KPPN c. Digunakan untuk: Kegiatan Lingkungan : Rp... Kegiatan Sosial : Rp... Kegiatan Ekonomi : Rp... BOP : Rp Pencairan Tahap II (...%) a. Tanggal pencairan : b. Jumlah yang dicairkan oleh KPPN c. Digunakan untuk: : Rp... Kegiatan Lingkungan : Rp... Kegiatan Sosial : Rp... Kegiatan Ekonomi : Rp... BOP : Rp Pencairan Tahap III (...%) a. Tanggal pencairan : b. Jumlah yang dicairkan oleh KPPN c. Digunakan untuk: : Rp... Kegiatan Lingkungan : Rp... Kegiatan Sosial : Rp... Kegiatan Ekonomi : Rp... BOP : Rp... Jumlah Pencairan BLM Tahap I, II, III : Rp PETUNJUK TEKNIS Pengelolaan Keuangan LKM Sekretariat

23 INFORMASI BANTUAN LANGSUNG MASYARAKAT (BLM) PNPM MP (P2KP) Mulai Tahun 1999 sd Sekarang 1. Pagu BLM Kedua : Rp No Rekening LKM (1) :... Bank... Status (Aktif/Tidak) No Rekening LKM (2) :... Bank... Status (Aktif/Tidak) No Rekening LKM (3) :... Bank... Status (Aktif/Tidak) 3. Pencairan Tahap I : (...%) a. Tanggal pencairan :... b. Jumlah yang dicairkan oleh : Rp... KPPN c. Digunakan untuk: Kegiatan Lingkungan : Rp... Kegiatan Sosial : Rp... Kegiatan Ekonomi : Rp... BOP : Rp Pencairan Tahap II (...%) a. Tanggal pencairan : b. Jumlah yang dicairkan oleh : Rp... KPPN c. Digunakan untuk: Kegiatan Lingkungan : Rp... Kegiatan Sosial : Rp... Kegiatan Ekonomi : Rp... BOP : Rp Pencairan Tahap III (...%) a. Tanggal pencairan : b. Jumlah yang dicairkan oleh KPPN c. Digunakan untuk: : Rp... Kegiatan Lingkungan : Rp... Kegiatan Sosial : Rp... Kegiatan Ekonomi : Rp... BOP : Rp... Jumlah Pencairan BLM Tahap I, II, III : Rp... PETUNJUK TEKNIS Pengelolaan Keuangan LKM Sekretariat 17

24 INFORMASI BANTUAN LANGSUNG MASYARAKAT (BLM) PNPM MP (P2KP) Mulai Tahun 1999 sd Sekarang 1. Pagu BLM Ketiga : Rp No Rekening LKM (1) :... Bank... Status (Aktif/Tidak) No Rekening LKM (2) :... Bank... Status (Aktif/Tidak) No Rekening LKM (3) :... Bank... Status (Aktif/Tidak) 3. Pencairan Tahap I : (...%) a. Tanggal pencairan :... b. Jumlah yang dicairkan oleh : Rp... KPPN c. Digunakan untuk: Kegiatan Lingkungan : Rp... Kegiatan Sosial : Rp... Kegiatan Ekonomi : Rp... BOP : Rp Pencairan Tahap II (...%) a. Tanggal pencairan : b. Jumlah yang dicairkan oleh : Rp... KPPN c. Digunakan untuk: Kegiatan Lingkungan : Rp... Kegiatan Sosial : Rp... Kegiatan Ekonomi : Rp... BOP : Rp Pencairan Tahap III (...%) a. Tanggal pencairan : b. Jumlah yang dicairkan oleh KPPN c. Digunakan untuk: : Rp... Kegiatan Lingkungan : Rp... Kegiatan Sosial : Rp... Kegiatan Ekonomi : Rp... BOP : Rp... Jumlah Pencairan BLM Tahap I, II, III : Rp PETUNJUK TEKNIS Pengelolaan Keuangan LKM Sekretariat

25 INFORMASI BANTUAN LANGSUNG MASYARAKAT (BLM) PNPM MP (P2KP) Mulai Tahun 1999 sd Sekarang 1. Pagu BLM Keempat : Rp No Rekening LKM (1) :... Bank... Status (Aktif/Tidak) No Rekening LKM (2) :... Bank... Status (Aktif/Tidak) No Rekening LKM (3) :... Bank... Status (Aktif/Tidak) 3. Pencairan Tahap I : (...%) a. Tanggal pencairan :... b. Jumlah yang dicairkan oleh : Rp... KPPN c. Digunakan untuk: Kegiatan Lingkungan : Rp... Kegiatan Sosial : Rp... Kegiatan Ekonomi : Rp... BOP : Rp Pencairan Tahap II (...%) a. Tanggal pencairan : b. Jumlah yang dicairkan oleh : Rp... KPPN c. Digunakan untuk: Kegiatan Lingkungan : Rp... Kegiatan Sosial : Rp... Kegiatan Ekonomi : Rp... BOP : Rp Pencairan Tahap III (...%) a. Tanggal pencairan : b. Jumlah yang dicairkan oleh KPPN c. Digunakan untuk: : Rp... Kegiatan Lingkungan : Rp... Kegiatan Sosial : Rp... Kegiatan Ekonomi : Rp... BOP : Rp... Jumlah Pencairan BLM Tahap I, II, III : Rp... PETUNJUK TEKNIS Pengelolaan Keuangan LKM Sekretariat 19

26 FLOW CHART PEMBUKUAN SEKRETARIAT LKM Transaksi Bukti Pemindahbukuan Bukti Kas Masuk Bukti Kas Keluar Buku Bank Buku Kas Buku Lingkungan Buku Sosial Buku Ekonomi Bergulir Buku BOP Buku Inventaris Laporan Pemasukan dan Pengeluaran LKM 20 PETUNJUK TEKNIS Pengelolaan Keuangan LKM Sekretariat

27 Nama LKM :.. Model: IA-L1 Kelurahan/Desa :..... Kecamatan :..... Kota/ Kabupaten :... BUKTI KAS MASUK No. Transaksi :.../um/.../... Terima dari Keterangan Jumlah yang diterima Terbilang : : : Rp, 20 Koordinator/ Anggota LKM Sekretariat Penyetor ( ) ( ) ( ) L1: Penyetor L2: Arsip Sekretariat LKM Nama LKM :.. Model: IA-L2 Kelurahan/Desa :..... Kecamatan :..... Kota/ Kabupaten :... BUKTI KAS MASUK No. Transaksi :.../um/.../... Terima dari Keterangan Jumlah yang diterima Terbilang : : : Rp, 20 Koordinator/ Anggota LKM Sekretariat Penyetor ( ) ( ) ( ) L1: Penyetor L2: Arsip Sekretariat LKM PETUNJUK TEKNIS Pengelolaan Keuangan LKM Sekretariat 21

28 Nama LKM :.. Model: IB-L1 Kelurahan/Desa :..... Kecamatan :..... Kota/ Kabupaten :... BUKTI KAS KELUAR No. Transaksi :.../uk/.../... Dibayarkan kepada, Nama penerima/ksm/toko*) : Untuk pembayaran :.. Jumlah pembayaran : Rp Terbilang, 20 Koordinator/ Anggota LKM Sekretariat Penerima ( ) ( ) ( ) *) Bukti/rincian/nota terlampir L1: Sekretariat LKM L2: Penerima Nama LKM :.. Model: IB-L2 Kelurahan/Desa :..... Kecamatan :..... Kota/ Kabupaten :... BUKTI KAS KELUAR No. Transaksi :.../uk/.../... Dibayarkan kepada, Nama penerima/ksm/toko*) : Untuk pembayaran :.. Jumlah pembayaran : Rp Terbilang, 20 Koordinator/ Anggota LKM Sekretariat Penerima ( ) ( ) ( ) *) Bukti/rincian/nota terlampir L1: Sekretariat LKM L2: Penerima 22 PETUNJUK TEKNIS Pengelolaan Keuangan LKM Sekretariat

29 Nama LKM :.. Model: IC Kelurahan/Desa :..... Kecamatan :..... Kota/Kabupaten :... BUKTI PEMINDAHBUKUAN No.Bukti:../bp/../20... Uraian Debet Kredit Keterangan transaksi: , Sekretariat (...) Nama LKM :.. Model: IC Kelurahan/Desa :..... Kecamatan :..... Kota/Kabupaten :... BUKTI PEMINDAHBUKUAN No.Bukti:../bp/../20... Uraian Debet Kredit Keterangan transaksi: , Sekretariat (...) PETUNJUK TEKNIS Pengelolaan Keuangan LKM Sekretariat 23

30 Nama LKM : Buku : S1 Kelurahan : Kecamatan : Kota/Kab : BUKU BANK Bulan : 20.. Transaksi Saldo Tanggal Uraian No.Bukti D K D (1) (2) (3) (4) (5) (6)..., Mengetahui Koordinator/Anggota LKM Sekretariat LKM (...) (...) 24 PETUNJUK TEKNIS Pengelolaan Keuangan LKM Sekretariat

31 Nama LKM : Buku : S2 Kelurahan : Kecamatan : Kota/Kab : BUKU KAS Bulan : 20.. Tanggal Uraian No.Bukti Transaksi Saldo D K D (1) (2) (3) (4) (5) (6)..., Mengetahui Koordinator/Anggota LKM Sekretariat LKM (...) (...) PETUNJUK TEKNIS Pengelolaan Keuangan LKM Sekretariat 25

32 Nama LKM : Buku : S3 Kelurahan : Kecamatan : Kota/Kab : BUKU SARANA DAN PRASARANA (LINGKUNGAN) Bulan : 20.. Tanggal Uraian No.Bukti Transaksi Saldo D K K (1) (2) (3) (4) (5) (6)..., Mengetahui Koordinator/Anggota LKM Sekretariat LKM (...) (...) 26 PETUNJUK TEKNIS Pengelolaan Keuangan LKM Sekretariat

33 Nama LKM : Buku : S4 Kelurahan : Kecamatan : Kota/Kab : BUKU SOSIAL Bulan : 20.. Tanggal Uraian No.Bukti Transaksi Saldo D K K (1) (2) (3) (4) (5) (6)..., Mengetahui Koordinator/Anggota LKM Sekretariat LKM (...) (...) PETUNJUK TEKNIS Pengelolaan Keuangan LKM Sekretariat 27

34 Nama LKM : Buku : S5 Kelurahan : Kecamatan : Kota/Kab : BUKU EKONOMI BERGULIR Bulan : 20.. Tanggal Uraian No.Bukti Transaksi Saldo D K K (1) (2) (3) (4) (5) (6)..., Mengetahui Koordinator/Anggota LKM Sekretariat LKM (...) (...) 28 PETUNJUK TEKNIS Pengelolaan Keuangan LKM Sekretariat

35 Nama LKM : Buku : S6 Kelurahan : Kecamatan : Kota/Kab : BUKU BIAYA OPERASIONAL (BOP) Bulan : 20.. Tanggal Uraian No.Bukti Transaksi Saldo D K K (1) (2) (3) (4) (5) (6)..., Mengetahui Koordinator/Anggota LKM Sekretariat LKM (...) (...) PETUNJUK TEKNIS Pengelolaan Keuangan LKM Sekretariat 29

36 Nama LKM : Buku : S7 Kelurahan : Kecamatan : Kota/Kab : BUKU INVENTARIS Bulan : 20.. Tanggal Uraian No.Bukti Transaksi Saldo D K D (1) (2) (3) (4) (5) (6)..., Mengetahui Koordinator/Anggota LKM Sekretariat LKM (...) (...) 30 PETUNJUK TEKNIS Pengelolaan Keuangan LKM Sekretariat

37 PETUNJUK TEKNIS Pengelolaan Keuangan LKM Sekretariat 31

38 PENJELASAN PENGISIAN BUKU BANK SEKRETARIAT LKM (Buku S1) Buku Bank digunakan untuk mencatat transaksi pemasukan maupun pengeluaran yang terjadi di rekening Bank LKM seperti; Terima transfer dana dari KPPN, terima dana dari sumber lainnya, pencairan dana untuk prasarana, sosial, ekonomi dll serta mencatat Saldo uang yang ada di rekening Bank LKM. Penjelasan Pengisian: 1. Nama LKM : diisi dengan nama LKM 2. Kelurahan : diisi dengan nama Kelurahan 3. Kecamatan : diisi dengan nama Kecamatan 4. Kota/ Kabupaten : diisi dengan nama Kota/ Kab 5. Bulan dan Tahun : diisi bulan dan tahun pada saat buku dibuat 6. Tanggal (Kolom 1) : diisi dengan tanggal transaksi terjadi 7. Uraian (Kolom 2) : diisi dengan uraian yang jelas, lengkap, untuk apa, dengan siapa transaksi terjadi berikut penjelasannya 8. Nomor Bukti (Kolom 3) : diisi dengan no bukti pemindahbukuan (No/bp/bln/tahun) 9. Transaksi D (Kolom 4) : diisi apabila ada transfer atau penyetoran ke rekening LKM 10. Transaksi K (Kolom 5) : diisi apabila ada pengambilan tunai atau transfer dari rekening LKM 11. Saldo (Kolom 6) : diisi dengan cara mengurangkan kolom 4 dengan kolom 5 (untuk baris paling atas). Untuk saldo pada baris kedua dan seterusnya diisi dengan cara: saldo pada baris 1 ditambah kolom 4 pada baris kedua kemudian dikurangi dengan kolom 5 pada baris kedua, demikian seterusnya 12. Jumlah (paling bawah) : diisi setiap akhir bulan dengan cara menjumlahkan pada masing masing kolom Debet dan kolom Kredit. Selanjutnya jumlah kolom di Debet dikurangi dengan jumlah kolom di Kredit menjadi Saldo Bank (posisi saldo selalu di Debet). Saldo akhir ini menjadi saldo awal bulan berikutnya 32 PETUNJUK TEKNIS Pengelolaan Keuangan LKM Sekretariat

39 Contoh Kasus: Pada bulan Nopember 2008 di LKM Sumber Makmur Kelurahan Catakgayam Kecamatan Mojowarno Kabupaten Jombang telah terjadi transaksi keuangan sebagai berikut: Tanggal, 03 Nopember 2008 : LKM membuka rekening Bank dengan saldo awal sebesar Rp ,. Dana tersebut dari pihak ke 3 (Bapak Ihsan anggota LKM) Tanggal, 12 Nopember 2008 : KPPN mentransfer dana PNPM BLM termin I sebesar Rp , ke rekening LKM. Dana tersebut akan digunakan untuk: 1. Alokasi Lingkungan : Rp , 2. Alokasi Sosial: Rp , 3. BOP : Rp , Tanggal, 14 Nopember 2008 : LKM menarik dana ke Bank untuk keperluan BOP sebesar Rp , dan biaya transpot yang dikeluarkan ke Bank sebesar Rp , Tanggal, 15 Nopember 2008 : Biaya konsumsi rapat anggota BKM bersama Pengawas dan UP UP untuk persiapan pencairan BLM kepada KSM sebesar Rp , Tanggal, 16 Nopember 2008 : Beli ATK sebesar Rp ,, beli meja 1 unit sebesar Rp , dan 3 unit sebesar Rp , Tanggal, 17 Nopember 2008 : LKM menarik dana dari Bank sebesar Rp , dan ada pengeluaran untuk: 1. Pencairan kegiatan Lingkungan KSM Maju Bersama termin 1 (30%) sebesar Rp , 2. Pencairan kegiatan Lingkungan KSM Gotong Royong termin 1 (30%) sebesar Rp , 3. Pencairan kegiatan Lingkungan KSM Peduli termin 1 (30%) sebesar Rp , 4. Pencairan kegiatan Sosial KSM Mawar di RW II : Rp , Pencatatan transaksi dalam Buku Bank sebagai berikut: Nama LKM : Sumber Makmur Kelurahan : Catakgayam Kecamatan : Mojowarno Kota/ Kabupaten : Jombang BUKU BANK Bulan Nopember 2008 Tanggal Uraian Nomor Bukti Debet Kredit Saldo (D) 03 Setor awal untuk buka rekening 01/UK/XI/ , , 12 Terima transfer dana PNPM BLM 01/BP/XI/ , , termin I dari KPPN 14 LKM menarik dana untuk BOP 02/UM/XI/ , , 17 Penarikan tunai 03/UM/XI/ , , Jumlah , , PETUNJUK TEKNIS Pengelolaan Keuangan LKM Sekretariat 33

40 PENJELASAN PENGISIAN BUKU KAS SEKRETARIAT LKM (Buku S2) Buku Kas digunakan untuk mencatat penerimaan/ pengambilan uang Kas (tunai) dari Bank, mencatat pengeluaran uang kas (tunai) serta mencatat saldo kas (tunai). Penjelasan Pengisian: 1. Nama LKM : diisi dengan nama LKM 2. Kelurahan : diisi dengan nama Kelurahan 3. Kecamatan : diisi dengan nama Kecamatan 4. Kota/ Kabupaten : diisi dengan nama Kota/ Kab 5. Bulan dan Tahun : diisi bulan dan tahun pada saat buku dibuat 6. Tanggal (Kolom 1) : diisi dengan tanggal transaksi terjadi 7. Uraian (Kolom 2) : diisi dengan uraian yang jelas, lengkap, untuk apa, dengan siapa transaksi terjadi berikut penjelasannya 8. Nomor Bukti (Kolom 3) : diisi dengan no bukti transaksi meliputi No/um/uk/bln/tahun 9. Transaksi D (Kolom 4) : diisi apabila ada penerimaan uang kas 10. Transaksi K (Kolom 5) : diisi apabila ada pengeluaran uang kas 11. Saldo (Kolom 6) : diisi dengan cara mengurangkan kolom 4 dengan kolom 5 (untuk baris paling atas). Untuk saldo pada baris kedua dan seterusnya diisi dengan cara: saldo pada baris 1 ditambah kolom 4 pada baris kedua kemudian dikurangi dengan kolom 5 pada baris kedua, demikian seterusnya 12. Jumlah (paling bawah) : diisi setiap akhir bulan dengan cara menjumlahkan pada masing masing kolom Debet dan kolom Kredit. Selanjutnya jumlah kolom di Debet dikurangi dengan jumlah kolom di Kredit menjadi Saldo Kas (posisi saldo selalu di Debet). Saldo akhir ini menjadi saldo awal bulan berikutnya 34 PETUNJUK TEKNIS Pengelolaan Keuangan LKM Sekretariat

41 Contoh Kasus: Pada bulan Nopember 2008 di LKM Sumber Makmur Kelurahan Catakgayam Kecamatan Mojowarno Kabupaten Jombang telah terjadi transaksi keuangan sebagai berikut: Tanggal, 03 Nopember 2008 : LKM membuka rekening Bank dengan saldo awal sebesar Rp ,. Dana tersebut dari pihak ke 3 (Bapak Ihsan anggota LKM) Tanggal, 12 Nopember 2008 : KPPN mentransfer dana PNPM BLM termin I sebesar Rp , ke rekening LKM. Dana tersebut akan digunakan untuk: 4. Alokasi Lingkungan : Rp , 5. Alokasi Sosial: Rp , 6. BOP : Rp , Tanggal, 14 Nopember 2008 : LKM menarik dana ke Bank untuk keperluan BOP sebesar Rp , dan biaya transpot yang dikeluarkan ke Bank sebesar Rp , Tanggal, 15 Nopember 2008 : Biaya konsumsi rapat anggota BKM bersama Pengawas dan UP UP untuk persiapan pencairan BLM kepada KSM sebesar Rp , Tanggal, 16 Nopember 2008 : Membeli ATK sebesar Rp ,, membeli meja 1 unit sebesar Rp , dan 3 unit sebesar Rp , Tanggal, 17 Nopember 2008 : LKM menarik dana dari Bank sebesar Rp , dan ada pengeluaran untuk: 5. Pencairan kegiatan Lingkungan KSM Maju Bersama termin 1 (30%) sebesar Rp , 6. Pencairan kegiatan Lingkungan KSM Gotong Royong termin 1 (30%) sebesar Rp , 7. Pencairan kegiatan Lingkungan KSM Peduli termin 1 (30%) sebesar Rp , 8. Pencairan kegiatan Sosial KSM Mawar di RW II : Rp , PETUNJUK TEKNIS Pengelolaan Keuangan LKM Sekretariat 35

42 Pencatatan transaksi dalam Buku Kas sebagai berikut: Nama LKM : Sumber Makmur Kelurahan : Catakgayam Kecamatan : Mojowarno Kota/ Kabupaten : Jombang BUKU KAS Bulan Nopember 2008 Tanggal Uraian Nomor Bukti Debet Kredit Saldo (D) 03 Dana pihak ke 3 (Bapak 01/UM/XI/ , , Ihsan) Setoran awal untuk buka 01/UK/XI/ , rekening Bank 14 LKM menarik dana di Bank 02/UM/XI/ , , Biaya transpot ke Bank 02/UK/XI/ , , 15 Biaya konsumsi rapat 03/UK/XI/ , , persiapan pencairan dana BLM kepada KSM 16 Pembelian ATK 04/UK/XI/ , Pembelian 1 unit meja 05/UK/XI/ , Pembelian 3 unit , , Rp , 17 LKM menarik dana di Bank 03/UM/XI/ , , Pencairan ke KSM Maju Bersama termin 1 (30%) 06/UK/XI/ , 36 PETUNJUK TEKNIS Pengelolaan Keuangan LKM Sekretariat

43 PETUNJUK PENGISIAN BUKU LINGKUNGAN SEKRETARIAT LKM (Buku S3) Buku Lingkungan digunakan untuk mencatat alokasi dana untuk kegiatan lingkungan, pengambilan tunai maupun melalui transfer ke Panitia/ KSM untuk kegiatan lingkungan, serta mencatat sisa/ saldo dana lingkungan. Penjelasan Pengisian: 1. Nama LKM : diisi dengan nama LKM 2. Kelurahan : diisi dengan nama Kelurahan 3. Kecamatan : diisi dengan nama Kecamatan 4. Kota/ Kabupaten : diisi dengan nama Kota/ Kab 5. Bulan dan Tahun : diisi bulan dan tahun pada saat buku dibuat 6. Tanggal (Kolom 1) : diisi dengan tanggal transaksi terjadi 7. Uraian (Kolom 2) : diisi dengan uraian yang jelas, lengkap, untuk apa, dengan siapa transaksi terjadi berikut penjelasannya 8. Nomor Bukti (Kolom 3) : diisi dengan no bukti transaksi meliputi No/uk/bln/tahun 9. Transaksi D (Kolom 4) : diisi apabila ada pencairan dana untuk kegiatan lingkungan oleh Panitia/ KSM 10. Transaksi K (Kolom 5) : diisi apabila ada alokasi dana untuk kegiatan lingkungan 11. Saldo (Kolom 6) : diisi dengan cara mengurangkan kolom 5 dengan kolom 4 (untuk baris paling atas). Untuk saldo pada baris kedua dan seterusnya diisi dengan cara: saldo pada baris 1 ditambah kolom 5 pada baris kedua kemudian dikurangi dengan kolom 4 pada baris kedua, demikian seterusnya 12. Jumlah (paling bawah) : diisi setiap akhir bulan dengan cara menjumlahkan pada masing masing kolom Debet dan kolom Kredit. Selanjutnya jumlah kolom di Debet dikurangi dengan jumlah kolom di Kredit menjadi saldo dana lingkungan (posisi saldo selalu di Kredit). Saldo akhir ini menjadi saldo awal bulan berikutnya PETUNJUK TEKNIS Pengelolaan Keuangan LKM Sekretariat 37

44 Contoh Kasus: Pada bulan Nopember 2008 di LKM Sumber Makmur Kelurahan Catakgayam Kecamatan Mojowarno Kabupaten Jombang telah terjadi transaksi keuangan sebagai berikut: Tanggal, 03 Nopember 2008 : LKM membuka rekening Bank dengan saldo awal sebesar Rp ,. Dana tersebut dari pihak ke 3 (Bapak Ihsan anggota LKM) Tanggal, 12 Nopember 2008 : KPPN mentransfer dana PNPM BLM termin I sebesar Rp , ke rekening LKM. Dana tersebut akan digunakan untuk: 7. Alokasi Lingkungan : Rp , 8. Alokasi Sosial: Rp , 9. BOP : Rp , Tanggal, 14 Nopember 2008 : LKM menarik dana ke Bank untuk keperluan BOP sebesar Rp , dan biaya transpot yang dikeluarkan ke Bank sebesar Rp , Tanggal, 15 Nopember 2008 : Biaya konsumsi rapat anggota BKM bersama Pengawas dan UP UP untuk persiapan pencairan BLM kepada KSM sebesar Rp , Tanggal, 16 Nopember 2008 : Membeli ATK sebesar Rp ,, membeli meja 1 unit sebesar Rp , dan 3 unit sebesar Rp , Tanggal, 17 Nopember 2008 : LKM menarik dana dari Bank sebesar Rp , dan ada pengeluaran untuk: 9. Pencairan kegiatan Lingkungan KSM Maju Bersama termin 1 (30%) sebesar Rp , 10. Pencairan kegiatan Lingkungan KSM Gotong Royong termin 1 (30%) sebesar Rp , 11. Pencairan kegiatan Lingkungan KSM Peduli termin 1 (30%) sebesar Rp , 12. Pencairan kegiatan Sosial KSM Mawar di RW II:Rp , Pencatatan transaksi dalam Buku Lingkungan sebagai berikut: Nama LKM : Sumber Makmur Kelurahan : Catakgayam Kecamatan : Mojowarno Kota/ Kabupaten : Jombang BUKU LINGKUNGAN Bulan Nopember 2008 Tanggal Uraian Nomor Bukti Debet Kredit Saldo (K) 12 Alokasi dana lingkungan 01/BP/XI/ , , 17 Pencairan KSM Maju Bersama 06/UK/XI/ , termin 1 (30%) Pencairan KSM Gotong Royong 07/UK/XI/ , termin 1 (30%) Pencairan KSM Peduli termin 1 (30%) 08/UK/XI/ , , Jumlah , , 38 PETUNJUK TEKNIS Pengelolaan Keuangan LKM Sekretariat

45 PETUNJUK PENGISIAN BUKU SOSIAL SEKRETARIAT LKM (Buku S4) Buku Sosial digunakan untuk mencatat alokasi dana untuk kegiatan Sosial, pengambilan tunai maupun melalui transfer ke Panitia/ KSM untuk kegiatan sosial, serta mencatat sisa/ saldo dana sosial. Penjelasan Pengisian: 1. Nama LKM : diisi dengan nama LKM 2. Kelurahan : diisi dengan nama Kelurahan 3. Kecamatan : diisi dengan nama Kecamatan 4. Kota/ Kabupaten : diisi dengan nama Kota/ Kab 5. Bulan dan Tahun : diisi bulan dan tahun pada saat buku dibuat 6. Tanggal (Kolom 1) : diisi dengan tanggal transaksi terjadi 7. Uraian (Kolom 2) : diisi dengan uraian yang jelas, lengkap, untuk apa, dengan siapa transaksi terjadi berikut penjelasannya 8. Nomor Bukti (Kolom 3) : diisi dengan no bukti transaksi meliputi No/uk/bln/tahun. 9. Transaksi D (Kolom 4) : diisi apabila ada pencairan dana untuk kegiatan sosial oleh Panitia/ KSM 10. Transaksi K (Kolom 5) : diisi apabila ada alokasi dana untuk kegiatan sosial 11. Saldo (Kolom 6) : diisi dengan cara mengurangkan kolom 5 dengan kolom 4 (untuk baris paling atas). Untuk saldo pada baris kedua dan seterusnya diisi dengan cara: saldo pada baris 1 ditambah kolom 5 pada baris kedua kemudian dikurangi dengan kolom 4 pada baris kedua, demikian seterusnya 12. Jumlah (paling bawah) : diisi setiap akhir bulan dengan cara menjumlahkan pada masing masing kolom Debet dan kolom Kredit. Selanjutnya jumlah kolom di Debet dikurangi dengan jumlah kolom di Kredit menjadi saldo dana sosial (posisi saldo selalu di Kredit). Saldo akhir ini menjadi saldo awal bulan berikutnya PETUNJUK TEKNIS Pengelolaan Keuangan LKM Sekretariat 39

46 Contoh Kasus: Pada bulan Nopember 2008 di LKM Sumber Makmur Kelurahan Catakgayam Kecamatan Mojowarno Kabupaten Jombang telah terjadi transaksi keuangan sebagai berikut: Tanggal, 03 Nopember 2008 : LKM membuka rekening Bank dengan saldo awal sebesar Rp ,. Dana tersebut dari pihak ke 3 (Bapak Ihsan anggota LKM) Tanggal, 12 Nopember 2008 : KPPN mentransfer dana PNPM BLM termin I sebesar Rp , ke rekening LKM. Dana tersebut akan digunakan untuk: 10. Alokasi Lingkungan : Rp , 11. Alokasi Sosial: Rp , 12. BOP : Rp , Tanggal, 14 Nopember 2008 : LKM menarik dana ke Bank untuk keperluan BOP sebesar Rp , dan biaya transpot yang dikeluarkan ke Bank sebesar Rp , Tanggal, 15 Nopember 2008 : Biaya konsumsi rapat anggota BKM bersama Pengawas dan UP UP untuk persiapan pencairan BLM kepada KSM sebesar Rp , Tanggal, 16 Nopember 2008 : Membeli ATK sebesar Rp ,, membeli meja 1 unit sebesar Rp , dan 3 unit sebesar Rp , Tanggal, 17 Nopember 2008 : LKM menarik dana dari Bank sebesar Rp , dan ada pengeluaran untuk: 13. Pencairan kegiatan Lingkungan KSM Maju Bersama termin 1 (30%) sebesar Rp , 14. Pencairan kegiatan Lingkungan KSM Gotong Royong termin 1 (30%) sebesar Rp , 15. Pencairan kegiatan Lingkungan KSM Peduli termin 1 (30%) sebesar Rp , 16. Pencairan kegiatan Sosial KSM Mawar di RW II : Rp , Pencatatan transaksi dalam Buku Sosial sebagai berikut: Nama LKM : Sumber Makmur Kelurahan : Catakgayam Kecamatan : Mojowarno Kota/ Kabupaten : Jombang BUKU SOSIAL Bulan Nopember 2008 Tanggal Uraian Nomor Bukti Debet Kredit Saldo (K) 12 Alokasi dana sosial 01/BP/XI/ , , 17 Pencairan KSM Mawar RW II 09/UK/XI/ , Jumlah , , 40 PETUNJUK TEKNIS Pengelolaan Keuangan LKM Sekretariat

47 PETUNJUK PENGISIAN BUKU EKONOMI BERGULIR SEKRETARIAT LKM (Buku S5) Buku Ekonomi Bergulir digunakan untuk mencatat alokasi dana ekonomi/ pinjaman bergulir, serta mencatat saldo alokasi dana pinjaman bergulir sedangkan penyaluran pinjaman bergulir kepada KSM melalui UPK. Aturan main pencairan dana pinjaman bergulir dimulai pada pencairan BLM Tahap II (bagi lokasi baru PNPM MP). Penjelasan Pengisian: 1. Nama LKM : diisi dengan nama LKM 2. Kelurahan : diisi dengan nama Kelurahan 3. Kecamatan : diisi dengan nama Kecamatan 4. Kota/ Kabupaten : diisi dengan nama Kota/ Kab 5. Bulan dan Tahun : diisi bulan dan tahun pada saat buku dibuat 6. Tanggal (Kolom 1) : diisi dengan tanggal transaksi terjadi 7. Uraian (Kolom 2) : diisi dengan uraian yang jelas, lengkap, untuk apa, dengan siapa transaksi terjadi berikut penjelasannya 8. Nomor Bukti (Kolom 3) : diisi dengan no bukti transaksi meliputi No/uk/bln/tahun. 9. Transaksi D (Kolom 4) : diisi apabila ada pencairan dana pinjaman bergulir ke KSM melalui UPK 10. Transaksi K (Kolom 5) : diisi apabila ada alokasi dana untuk dana pinjaman bergulir 11. Saldo (Kolom 6) : diisi dengan cara mengurangkan kolom 5 dengan kolom 4 (untuk baris paling atas). Untuk saldo pada baris kedua dan seterusnya diisi dengan cara: saldo pada baris 1 ditambah kolom 5 pada baris kedua kemudian dikurangi dengan kolom 4 pada baris kedua, demikian seterusnya 12. Jumlah (paling bawah) : diisi setiap akhir bulan dengan cara menjumlahkan pada masing masing kolom Debet dan kolom Kredit. Selanjutnya jumlah kolom di Debet dikurangi dengan jumlah kolom di Kredit menjadi saldo dana pinjaman bergulir (posisi saldo selalu di Kredit). Saldo akhir ini menjadi saldo awal bulan berikutnya PETUNJUK TEKNIS Pengelolaan Keuangan LKM Sekretariat 41