PROSEDUR OPERASI BAKU PENGELOLAAN PENGEMBANGAN KAPASITAS MASYARAKAT PROGRAM NASIONAL PEMBERDAYAAN MASYARAKAT MANDIRI PERKOTAAN

Transkripsi

1 PROSEDUR OPERASI BAKU PENGELOLAAN PENGEMBANGAN KAPASITAS MASYARAKAT PROGRAM NASIONAL PEMBERDAYAAN MASYARAKAT MANDIRI PERKOTAAN 1

2 I. MENGAPA POB DIPERLUKAN? a. Untuk Meningkatkan kemampuan personil konsultan (tim fasilitator, Korkot dan KMW) dalam memfasilitasi kegiatan sehingga pemahaman, keterampilan dan motivasi semakin meningkat dalam pelaksanaan kegiatan PNPM Mandiri Perkotaan. b. Sebagai pedoman bagi para pelaku agar mampu mengelola ditingkat lebih efektif dan efisien, mulai dari proses perencanaan, pelaksanaan, serta evaluasi sehingga dapat terlaksana dengan baik. c. Untuk memberikan pemahaman kepada pelaku bahwa Dana (fixed cost) merupakan stimulan untuk menunjang proses belajar dalam penanggulangan kemiskinan dan masih terbuka ruang untuk mengoptimalkan sumber pendanaan lain seperti dari swadaya maupun Pemerintah Daerah. d. Sebagai pedoman bagi pelaku baik ditingkat konsultan maupun mengenai mekanisme pengelolaan dana (fixed cost) yang telah disediakan oleh Pemerintah melalui DIPA SNVT PBL dimasing-masing Propinsi. II. UNTUK SIAPA DAN APA TUJUAN DARI POB INI DISUSUN? 1. Untuk Konsultan: a. Agar KMW dapat memastikan masing-masing Korkot/Askorkot telah mempunyai sistem yang kuat untuk melakukan pengendalian progres dan kualitas pelaksanaan. b. Korkot dan Askorkot mempunyai pemahaman dan keterampilan untuk menjalankan mekanisme pengelolaan kegiatan, sehingga bisa menjamin tercapainya target progres dan kualitas kegiatan. c. Tim Fasilitator mempunyai keterampilan untuk mengelola kegiatan sehingga dapat menyusun perencanaan, melaksanakan, serta mengevaluasi secara efektif dan efisien. d. Tim Fasilitator sadar dan patuh bahwa pemanfaatn dana (fixed cost) bukan untuk dana operasional fasilitator, tetapi diperuntukkan sepenuhnya untuk fasilitasi kegiatan (hak ). e. Tim Fasilitator mampu mendorong dan meningkatkan keswadayaan dalam melaksanakan kegiatan pengembangan kapasitas, sehingga stimulan dari program (dana ) dapat dimanfaatkan dengan baik serta dapat mengembangkan kegiatan pengembangan kapasitas lainnya. 2. Untuk Masyarakat: a. Masyarakat mengetahui dan memahami menu yang dapat dilakukan sehingga bisa sejak awal melakukan persiapan baik terkait materi, menggalang keswadayaan, membentuk kepanitian, termasuk inisiasi membangun kerjasama dengan pihak lain, dll. b. Masyarakat mengetahui peran dan fungsinya untuk terlibat dalam mengelola sebuah kegiatan di mulai dari tahap perencanaan, pelaksanaan, dan evaluasinya, sehingga mendapatkan pengalaman dan pembelajaran yang baik dalam hal pengelolaan kegiatan. c. Masyarakat mengetahui dan sadar akan alokasi, peruntukan, dan fungsi dana (fixed cost), sehingga dapat didayagunakan secara optimal, dikelola secara transparan dan akuntabel, serta menjadikan sebagai bagaian dari pemberdayaan yang berkelanjutan. 2

3 III. APA KELUARAN YANG DIHARAPKAN? Keluaran yang diharapkan dari pengelolaan adalah sebagai berikut: 1. Pelaksanaan terencana, terorganisir, dan terkendali dengan baik sehingga dapat melakukan kegiatan sesuai dengan jadwal. 2. Pelaku faham mengenai mekanisme pengelolaan, termasuk mengenai penggunaan dana (fixed cost). 3. Meningkatnya kualitas fasilitasi Tim Fasilitator terhadap pelaksanaan sehingga tujuan tersebut dapat tercapai dengan baik 4. Meningkatnya partisipasi dan keswadayaan dalam mengelola kegiatan 5. Masyarakat mengetahui dan mengerti tentang tujuan, dan pesan penting dari materi serta faham langkah-langkah pelaksanaan program. IV. APA INDIKATOR PELATIHAN MASYARAKAT YANG BAIK? Kegiatan dapat dikatakan terlaksana dengan baik, apabila memenuhi indikator berikut ini : NO KELUARAN INDIKATOR I Pelaksanaan terencana, terorganisir, dan terkendali dengan baik sehingga dapat melakukan kegiatan sesuai dengan jadwal. 1. KMW menyiapkan KAK inti (proposal sederhana) untuk seluruh jenis dalam satu putaran siklus sesuai jenis lokasi. 2. Terbentuknya panitia yang terdiri dari panitia pengarah dan panitia pelaksana, minimal 2 minggu sebelum pelaksanaan kegiatan. 3. Tim Fasilitator memfasilitasi (BKM, UPS, KBK) untuk menyusun proposal sebagai syarat untuk mengajukan pencairan dana (Fixed cost) melalui Korkot. 4. Korkot/Askorkot memverifikasi proposal, memberikan rekomendasi, dan melakukan pengendalian dengan melakukan pengecekkan data hasil kegiatan/siklus sebelumnya (SIM, QS, Berita Acara, hasil belajar : plano, metaplan, dll) 5. Dana (fixed cost) sudah cair ke (disimpan direkening BKM), dan siap memfasilitasi pelaksanaan kegiatan sekurang-kurangnya 3 hari sebelumnya. 6. Korkot/Askorkot membuat rencana kegiatan monitoring, karena salah satu tugasnya adalah bertanggung jawab atas progres dan kualitas pelaksanaan kegiatan dilokasi dampingannya. 7. Hasil monitoring didiskusikan dengan Tim Fasilitator untuk bahan pembelajaran bersama, memberi rekomendasi penguatan, memproduksi best practice tentang pelaksanaan kegiatan. II Pelaku faham mengenai mekanisme pengelolaan, 1. Masyarakat: Relawan (KBK), BKM/UP, KSM, mengetahui menu yang akan dilakukan beserta alokasi dana (fixed cost) nya. 2. Masyarakat faham posisi dana (fixed cost) adalah dana stimulan kegiatan yang menjadi hak milik dan pemanfaatannya dibawah bimbingan Tim Fasilitator dan diketahui pula oleh BKM/LKM. 3

4 NO KELUARAN INDIKATOR termasuk mengenai penggunaan dana (fixed cost). 3. Untuk lokasi baru, apabila BKM belum terbentuk maka dana (fixed cost) penyampaiannya dititipkan melalui tim Fasilitator, sedangkan untuk kelurahan yang sudah ada BKM/LKM maka dana tersebut dicairkan kepada rekening BKM. 4. Panitia memasang pengumuman tentang rencana pelaksanaan, alokasi dana fixed cost, dan rencana dan bentuk swadaya di papan info, Seminggu sebelum pelaksanaan masingmasing kegiatan. 5. Panitia mempersiapkan Modul (bahan bacaan) dan media yang akan digunakan Seminggu sebelumnya. Jika modul dan media belum disiapkan oleh PNPM Mandiri Perkotaan, maka perlu didiskusikan dengan Tim Fasilitator tentang inovasi dan alternatif solusinya. III IV Meningkatnya kualitas fasilitasi konsultan terhadap pelaksanaan sehingga tujuan tercapai Meningkatnya partisipasi dan keswadayaan dalam mengelola kegiatan 1. Tim Fasilitator telah mengikuti (TOT), memahami materi, teknik dan metode fasilitasi yang akan diterapkan 2. Tim Fasilitator melakukan rapat teknis untuk menyusun rencana, membagi peran dalam di seluruh kelurahan dampingan. 3. Tim Fasilitator melakukan konsolidasi untuk melakukan penyegaran materi, teknik, metode yang akan digunakan, serta mendalami tujuan dan output dari. 4. Pemandu dalam terlaksana sesuai dengan proposal yang telah disetujui oleh KMW (Jml peserta, jml Jam pelajaran, biaya, jadwal, kelayakan tempat, kelengkapan alat dan bahan, dll) 5. Pelatihan mampu menyampaikan pesan penting, memotivasi peserta, dan bisa dilakukan secara partisipatif. 6. Tim Fasilitator bersama mengevaluasi setiap selesai melakukan, sehingga bisa didapatkan peta daya serap peserta terhadap materi. 7. Masyarakat mempunyai perencanaan (kegiatan, tujuan, jadwal, pelaku) penguatan pemahaman dengan beberapa jenis kegiatan pengembangan kapasitas (komunitas belajar, coaching, praktik lapang (OJT), akses media belajar jarak jauh (e-learning) 1. Masyarakat (BKM, UPS, KBK) bersama Tim fasilitator menyusun proposal, menentukan jadwal, tempat, susunan panitia, Rencana anggaran biaya, serta menu 2. Masyarakat mampu mengorganisir kegiatan termasuk menggalang swadaya untuk melaksanakan kegiatan. 3. Masyarakat terlibat dalam pemantauan terhadap proses dan hasil sehingga dapat menyusun rencana penguatan lanjutan dalam kegiatan KBK atau pelaksanaan program lainnya. 4. Masyarakat (panitia) dengan dampingan Tim Fasilitator mampu menyusun laporan pelaksanaan kegiatan (termasuk penggunaan dana fixed cost, Swadaya, serta dana dari sumber lain) yang dilakukan. 5. Menerapkan prinsip transparansi dan akuntabilitas dalam mengelola kegiatan, dengan mensosialisasikan dan atau menempelkan 4

5 NO KELUARAN INDIKATOR ringkasan; proposal dan laporan hasil pelaksanaan kegiatan termasuk keuangan pada papan informasi warga minimal di lima titik atau diinformasikan melalui media warga. 6. Melaporkan hasil seluruh pelaksanaan kegiatan termasuk pertanggungjawaban dana fixed cost. V Masyarakat tahu dan mengerti tentang tujuan, dan pesan penting dari materi serta faham langkah-langkah pelaksanaan program. 1. Peserta faham dan mengerti terhadap materi yang disampaikan pada saat. 2. Peserta mampu menjelaskan, membahasakan kembali pesan-pesan penting dari materi yang telah diikuti 3. Peserta dapat menjelaskan tahapan/ bentuk kegiatan riil yang merupakan implementasi dari materi yang telah diterimanya. 4. Peserta memahami kegunaan materi tersebut dalam implementasi kegiatan di 5. Aktifnya kegiatan dari komunitas belajar kelurahan (KBK) dalam memfasilitasi kegiatan belajar untuk melaksanakan kegiatan tertentu. V. JENIS LOKASI DAN ALOKASI DANA PELATIHAN MASYARAKAT (FIXED COST) 2011 a. Kategori lokasi Dengan mengacu kepada Pedoman Pelaksanaan PNPM Mandiri Perkotaan dan Roadmap PNPM Mandiri Perkotaan , maka kegiatan yang akan diterapkan dibagi menjadi tiga kategori, yaitu: 1. Lokasi Siklus Tahun 2 : Kelurahan/Desa yang telah di dampingi PNPM Mandiri Perkotaan memasuki siklus tahun ke 2 dari pelaksanaan siklus tahunan 2. Lokasi Siklus Tahun 3 : Kelurahan/Desa yang telah di dampingi PNPM Mandiri Perkotaan memasuki siklus tahun ke 3 dari pelaksanaan siklus tahunan 3. Lokasi Siklus Tahun 4: Kelurahan/Desa yang telah di dampingi PNPM Mandiri Perkotaan memasuki siklus tahun ke 4 dari pelaksanaan siklus tahunan b. Jenis dan alokasi 5

6 Jenis-Jenis dan Alokasi Dana Kegiatan Pelatihan Masyarakat PNPM Mandiri Perkotaan A. Pelatihan Lokasi Siklus Tahun 2 No Jenis Pelatihan Jumlah hari Frekuensi Jumlah Peserta Pengganti Transport narasumber Total Keterangan 1 Pelatihan Penguatan KSM Paket Kelurahan 2 Paket Pengembangan Media Warga 3 Pelatihan penguatan BKM (13), relawan (10), kelurahan (2), UP (6) 4 Pelatihan Khusus UPK, dewan pengawas dan sek Paket Kelurahan Paket Kelurahan Paket Kluster/Kec. 5 Pelatihan Khusus UPS Paket Kluster/Kec. 6 Pelatihan Khusus UPL Paket Kluster/Kec. 7 Pelatihan Dasar Relawan dan lurah Paket Kluster/Kec. Total dana setiap Kelurahan/Desa

7 B. Pelatihan Lokasi Siklus Tahun 3 No Jenis Pelatihan Jumlah hari Frekuensi Jumlah Peserta Pengganti Transport narasumber Total Keterangan 1 Pelatihan Penguatan KSM Paket Kelurahan 2 Paket Pengembangan Media Warga 3 Pelatihan penguatan BKM (13), relawan (10), kelurahan (2), UP (6) 4 Pelatihan Khusus UPK, dewan pengawas dan sek Paket Kelurahan Paket Kelurahan Paket Kluster/Kec. 5 Pelatihan Khusus UPS Paket Kluster/Kec. 6 Pelatihan Khusus UPL Paket Kluster/Kec. 7 Pelatihan Dasar Relawan dan lurah Paket Kluster/Kec. Total dana setiap Kelurahan/Desa

8 C. Pelatihan Lokasi Siklus Tahun 4 dan Penguatan No Jenis Pelatihan Jumlah hari Frekuensi Jumlah Peserta Pengganti Transport narasumber Total Keterangan 1 Pelatihan Penguatan KSM Paket Kelurahan 2 Paket Pengembangan Media Warga 3 Pelatihan penguatan BKM (13), relawan (10), kelurahan (2), UP (6) 4 Pelatihan Khusus UPK, dewan pengawas dan sek Paket Kelurahan Paket Kelurahan Paket Kluster/Kec. 5 Pelatihan Khusus UPS Paket Kluster/Kec. 6 Pelatihan Khusus UPL Paket Kluster/Kec. 7 Pelatihan Dasar Relawan dan lurah Paket Kluster/Kec. Total dana setiap Kelurahan/Desa

9 VI. PERUNTUKKAN DANA (FIXED COST) PELATIHAN MASYARAKAT Penyiapan Dana (fixed cost) oleh Pemerintah dalam pelaksanaan PNPM Mandiri Perkotaan, dimaksudkan untuk menstimulasi dan mendukung proses ditingkat. Sesuai dengan strategi pengembangan kapasitas di PNPM MP maka kegiatan menjadi bekal pengetahuan dan keterampilan untuk melaksanakan kegiatan seperti yang telah direncanakan. Peruntukkan dana tersebut untuk memfasilitasi kelancaran proses belajar dalam seperti: 1. biaya foto copy modul (bahan bacaan) bila tidak disiapkan oleh program, 2. bahan-bahan bacaan tambahan, 3. alat tulis menulis seperti spidol kertas plano, dll 4. administrasi kegiatan: absensi, lembar evaluasi, pelaporan, 5. minuman dan makanan ringan. 6. lainnya yang dianggap sangat menunjang proses belajar Untuk keperluan lainnya yang dirasakan penting dalam menunjang proses belajar maka bisa mengoptimalkan potensi yang ada dikomunitas dengan menggalang swadaya, atau melibatkan pihak lain seperti Pemerintah Daerah atau swasta. VII. PENCAIRAN DANA (FIXED COST) PELATIHAN MASYARAKAT Untuk proses pencairan dana (fixed cost) mengacu pada Surat Direktur PBL tentang Petunjuk Pemanfaatan Dana Pelatihan Dasar Fasilitator dan Pelatihan Masyarakat. Pengelolaan Dana (fixed cost) dan dana dari sumber lain dilakukan secara terbuka dan bisa dipertanggungjawabkan kepada setempat dan pihak lain yang terkait. Laporan pemanfaatan dana ini juga ditempelkan dipapan informasi minimal di 5 titik strategis atau diinformasikan melalui media warga yang ada di Desa/Kelurahan setempat, sehingga memungkinkan untuk mengetahuinya secara lebih detail terkait pemanfaatan dana tersebut. VIII. DIMANA KEGIATAN PELATIHAN MASYARAKAT DILAKUKAN Pelaksanaan kegiatan dapat dilakukan dimana saja yang disepakati oleh warga asalkan tempat tersebut dirasakan suasananya kondusif dan cukup nyaman untuk mendukung proses belajar. Beberapa alternatif tempat yang dapat dipergunakan antara lain: 1. Balai Desa/kelurahan, RW/RT, adat. 2. Ruang Pertemuan warga lainnya 3. Sekolah/madrasah 4. Rumah Penduduk yang cukup luas 5. Tempat Ibadah yang dilengkapi ruang yang memungkinkan. 6. dll Khusus untuk kegiatan yang dilaksanakan dengan strategi pengabungan antar Desa/Kelurahan (misalnya Khusus UP-UP), maka kegiatan tersebut dapat dilakukan di level kecamatan dan tempatnya dapat ditentukan bersama antara panitia dan fasilitator kelurahan. 9

10 IX. MODEL PELATIHAN MASYARAKAT Pelaksanaan kegiatan dibagi menjadi dua kategori yaitu : a. Pelatihan, yaitu peningkatan kapasitas yang dilakukan selama beberapa hari secara menerus, dapat dilakukan di dalam kelas atau praktek lapang. Kegiatan dilakukan sesuai kebutuhan di baik yang menyangkut pelaksanaan siklus maupun penguatan pengetahuan lainnya. Dalam pelaksanaan, perlu diperhatikan beberapa hal, diantaranya : Pelaksanaan yang berhubungan dengan siklus, maka pelaksanaannya harus bersinergi dengan siklus yang sedang dilakukan. Tim Fasilitator melalui korkot mendata lokasi-lokasi dampingannya, dan membuat kategori desa/kelurahan yang termasuk lokasi baru, lokasi Siklus Tahun 2, 3, 4 dan penguatan. Pelatihan berdasarkan sasarannya menjadi dua paket, yaitu : a. Paket Kelurahan/Desa, yaitu kegiatan yang pesertanya terdiri dari di 1 (satu) Kelurahan/Desa, seperti penguatan BKM, UP, Relawan, Pelatihan Penguatan KSM b. Paket Kluster/Kecamatan, yaitu kegiatan yang pesertanya terdiri dari di beberapa Kelurahan/Desa, Kluster ini dapat dilaksanakan ditingkat kecamatan atau gabungan beberapa desa/kelurahan, dengan ketentuan maksimal peserta dalam satu kelas sebanyak 30 orang. Apabila peserta melebihi dari 30 orang, maka harus dijadikan 2 kelas atau 2 kluster. Pada kluster ini, perlu dibentuk kepanitiaan bersama yang akan memfasilitasi, dalam rangka mengoptimalkan kegiatan forum kemunikasi BKM Kecamatan, maka sebaiknya kepanitaan di tingkat kluster difasilitasi oleh FK BKM kecamatan. Dalam hal pengelolaan dana, dana yang diserahkan untuk dikelola oleh panitia adalah dana untuk penyelenggaraan kegiatan dan konsumsi sesuai dengan RAB yang disetujui, sedangkan uang transport langsung diserahkan oleh BKM kepada peserta masing-masing desa/kelurahan. Sebagai bukti transparansi dan akuntabilitas, maka daftar absensi dan laporan realisasi penggunaan dana wajib diserahkan kepada masing-masing BKM pengutus peserta tingkat kluster, paling lambat 2 minggu. b. On The Job Training (Bimbingan), yaitu bimbingan yang dilakukan pada semua tingkatan untuk memulai kegiatan-kegiatan di lapangan yang dirancang dan dilakukan secara mandiri oleh. Tim Fasilitator dan setelah melaksanakan kegiatan sebaiknya membuat perencanaan pelaksanaan bimbingan menyangkut teknis pelaksanaan siklus di. X. SIAPA YANG MELAKSANAKAN DAN MEMFASILITASI Sejalan dengan konsep pembelajaran di, maka proses pembelajaran merupakan bagian penting dari pemberdayaan yang dilaksanakan dari, oleh dan untuk. Dengan demikian pelaksana dalam kegiatan adalah itu sendiri baik itu unsur dari Relawan (KBK), BKM, UP, KSM, dll. Sedangkan Fasilitator hanya penunjang untuk memfasilitasi kegiatan. Untuk pembentukan panitia dilakukan secara partisipatif oleh dan Tim Fasilitator. Sedangkan strukturnya tergantung kepada kebutuhan dan kesepakatan Panitia Pelatihan terbagi menjadi dan terdiri dari unsur: 10

11 1. Panitia Pengarah : a. Tim fasilitator b. Aparat pemerintahan desa/kecamatan c. Personil dari BKM/LKM d. Relawan (KBK) 2. Panitia Pelaksana : a. Ketua b. Bendahara c. Seksi administrasi dan pelaporan d. Seksi konsumsi e. Seksi dokumentasi f. Dan lain-lain sesuai kebutuhan Kepanitiaan ini bertanggung jawab sepenuhnya terhadap pelaksanaan kegiatan sejak tahap perencanaan, pelaksanaan sampai akhir yaitu sosialisasi laporan akhir kegiatan, termasuk pertanggungjawaban penggunaan dana fixed cost. XI. PEMANDU DAN NARASUMBER Pemandu adalah fasilitator yang mempunyai kemampuan teknik fasilitasi yang baik dan telah disepakati oleh Tim Fasilitator dan Koordinator Kota. KMW dan korkot berkewajiban untuk melakukan konsolidasi persiapan pelaksanaan, dengan terlebih dahulu membentuk Tim Pemandu tingkat Kota/Kabupaten yang terdiri dari Fasilitator yang dipilih dan dianggap mampu untuk menjadi pemandu, sehingga tidak menutup kemungkinan terdapat fasilitator yang tidak mempunyai kemampuan memandu akan berperan membantu hal-hal teknis penyelenggaraan dan tetap mendampingi pelaksanaan siklus di. Adapun kriteria pemandu adalah : a. mempunyai kemampuan teknik fasilitasi (kepemanduan) yang baik b. mempunyai kemampuan komunikasi yang baik c. mampu membangun motivasi Masyarakat dan Tim Fasilitator berhak untuk menentukan dan mengundang narasumber yang berkaitan dengan materi. XII. BAGAIMANA ALUR MENGELOLA KEGIATAN PELATIHAN MASYARAKAT Untuk menjamin terselenggaranya kegiatan yang lebih teratur dan terencana, maka perlu dilakukan langkah-langkah pelaksanaan kegiatan sebagaimana alur sebagai berikut: 11

12 ALUR PENGELOLAAN KEGIATAN PELATIHAN MASYARAKAT 5 Satker PBL Provinsi KPPN 6 disetujui 4 KMW dan Korkot menyusun Rekapitulasi Kegiatan Pelatihan Masyarakat Rekening BKM 7 Revisi 3 Panitia PENYUSUNAN PROPOSAL PELATIHAN MASYARAKAT Panitia Pelaksanaan 8 2 BKM dan Relawan PEMBENTUKAN PANITIA Monitoring oleh KMW & Korkot Pelaksanaan Pelatihan Masyarakat 9 1 BKM dan Relawan menyusun Rencana Kegiatan Pelatihan (Konsolidasi) Evaluasi Kegiatan Pelatihan Masyarakat Laporan Kegiatan Pelatihan 10 12

13 Bagan Pengelolaan Kegiatan Pelatihan Masyarakat NO KEGIATAN URAIAN KEGIATAN PELAKU OUTPUT I PERENCANAAN 1. Menyusun Rencana Kegiatan Pelatihan 2. Pembentukan Kepanitiaan 3. Penyusunan Proposal Pelatihan Masyarakat 4. Penyusunan Rekapitulasi Kegiatan Pelatihan Masyarakat proposal Tim Fasilitator memfasilitasi BKM, dan Relawan menyusun jadual pelaksanaan paket selama satu tahun Tim Fasilitator menjelaskan menu beserta alokasi dana (fixed cost) nya Persiapan Pembentukan Panitia Pelaksana Tim Fasilitator bersama BKM dan Relawan memfasilitasi pembentukan panitia minimal 2 minggu sebelum pelaksanaan kegiatan Tim Fasilitator memfasilitasi (panitia) untuk menyusun proposal (F-02) KMW (Korkot) menyusun rekapitulasi usulan per Kota / Kabupaten berdasarkan proposal yang diusulkan Tim Fasilitator BKM dan Relawan BKM dan Relawan Tim Faskel & pelaku Korkot Tenaga Ahli Pelatihan BKM dan relawan mengetahui menu kegiatan BKM dan relawan Faham alokasi dan posisi dana fixed costnya BKM dan relawan Faham maksud dan tujuan pengelolaan Rencana Kegiatan Terbentuk Panitia : pengarah (TF dan ), Pelaksana dari (F-01) Panitia dapat bekerja sesuai tugas dan perannya Ada komitmen dan strategi menggalang keswadayaan Ada rencana kerja panitia Masyarakat terlibat dalam menyusun proposal Proposal tersusun dengan baik Ada jadwal, rencana anggaran biaya (RAB) Daftar Rekapitulasi Usulan Kegiatan Pelatihan masyarakt dan RAB per Kota / Kabupaten 5. Proses pencairan Pengajuan dokumen Satker PBL Dokumen Pencairan Fixed FORM F-01 F-02 F-03 13

14 fixed II PELAKSANAAN a. Pencairan dana 6. Pencairan dana fixed cost dari KPPN ke Rekening BKM cost dana fixed cost kepada Satker PBL Propinsi, Selanjutnya diajukan ke KPPN Dana Fixed Cost cair ke Rekening BKM Provinsi Tim Faskel dan BKM Cost Dana sudah masuk rekening BKM Buku dana pengembangan kapasitas (F-04) Buku kas (F-05) F-04 F Penyaluran dana ke Panitia Pelaksana BKM mencairkan dana Fixed Cost sesuai dengan Proposal yang direncanakan di ketahui oleh Fasilitator b. Pelaksanaan Pelatihan 8. Pelaksanaan Pelatihan kegiatan dilaksanakan sesuai dengan proposal yang sudah direkomendasi Pelatihan mampu menyampaikan pesan penting, memotivasi peserta, dan dilakukan secara partisipatif 9. Monitoring Pelaksanaan Pelatihan Masyarakat Pada saat pelaksanaan berlangsung, maka TA Pelatihan/ Korkot/ Askot wajib melaksanakan kegiatan monitoring sesuai dengan MSAP (F-06) Masyarakat (KBK) yang bertugas untuk melakukan pemantauan partisipatif juga melakukan Tim Fasilitator dan BKM Tim Fasiltator dan Panitia TA Pelatihan/ Askot/ Korkot Pemanfaatan dana Fixed Cost Bukti Penyaluran dana Fixed Cost.Peserta faham dan mengerti tujuan umum, tujuan tema-tema utama dari materi bersangkutan Peserta dapat menjelaskan bentuk kegiatan implementasi dari hasil yang diterimannya. Peserta mampu memfasilitasi belajar untuk melaksanakan kegiatan. Ada berita acara pelaksanaan kegiatan dan absensi Semua jenis disejumlah lokasi dimonitor dengan baik Peserta mampu menjelaskan, kembali substansi materi Hasil dari monitoring dibahas dengan Tim Fasilitator untuk bahan pembelajaran bersama, rekomendasi untuk penguatan, dan menemukan best practice kegiatan F-06 14

15 pemantauan (F-07) Ada hasil monitoring partisipatif dari unsur. Hasilnya dijadikan bahan diskusi di KBK II EVALUASI DAN PELAPORAN 10. Pelaksanaan Tim Fasilitator bersama Tim Hasil evaluasi dan rencana evaluasi kegiatan panitia dan BKM Fasilitator Kerja dan tindak lanjut mengevaluasi setiap Panitia selesai melakukan BKM, sehingga bisa diperoleh strategi perbaikan ke depan Penyusunan laporan pelaksanaan kegiatan Sosialisasi Laporan hasil pelaksanaan kegiatan Evaluasi Kegiatan Pelatihan Masyarakat Laporan hasil pelaksanaan kegiatan dan Panitia difasilitasi Tim Fasilitator menyusun laporan pertanggungjawaban pelaksanaan kegiatan dan pertanggungjawaban keuangan (F-08). Berserta lampiranlampiran lainnya Menyampaikan laporan pertanggungjawaban kepada BKM/LKM Laporan kegiatan, termasuk laporan keuangan dipasang di papan informasi warga. Laporan keuangan ditembuskan kepada Lurah Korkot/ Askot Mandiri memastikan sistem pengelolaan data terbangun Korkot/ askot mandiri memastikan hasil kerja di lokasi dampingan adalah performa terbaik dan ditulis menjadi best practice BKM menkonsolidasi laporan masingmasing kegiatan. Panitia Panitia dan Tim Fasilitator Korkot/ Askot Mandiri BKM/ Faskel/ Korkot Laporan Pertanggungjawaban kegiatan terususun Laporan pertanggungjawaban keuangan tersusun Berita acara penyerah an laporan pelaksanaan kegiatan Minimal 5 titik papan informasi terpasang laporan hasil Lurah mendapat tembusan laporan Laporan progres ter update dan rutin dikirimkan kepada TA Pelatihan KMW Ada best practice yang didokumentasikan ke dalam beberapa bentuk, sebagai bahan belajar (lihat POB best practice). Penggunaan fixed cost terlaporkan kepada pejabat terkait tepat waktu. 15

16 penggunaan fixed cost Tim Fasilitator memfasilitasi penyusunan laporan tahunan. Korkot menyerahkan laporan kepada KMW KMW menyerahkan laporan kepada Satker PBL. XIII. BAGAIMANA MENGENDALIKAN PELATIHAN MASYARAKAT Untuk menjamin terselenggaranya kegiatan yang lebih teratur dan mencapai tujuan belajar, maka perlu dilakukan pengendalian sebagai berikut : Korkot dan TA Pelatihan mempunyai wewenang untuk memberikan rekomendasi terhadap pelaksanaan. Pelatihan dapat diberhentikan apabila, menyangkut beberapa hal sebagai berikut : Pelatihan dilakukan dengan tidak ada perencanaan yang jelas dan tidak sesuai dengan koridor yang telah di tetapkan di surat Direktur PBL dan POB Pelatihan yang tidak di fasilitasi oleh pemandu yang telah di tetapkan oleh Korkot dan KMW Pelatihan harus diulang apabila : Waktu tidak sesuai dengan jumlah jam pelajaran (JPL), 1 JPL 45 menit. Pelatihan tidak menggunakan modul yang ditetapkan oleh KMP Tingkat kehadiran peserta minimum 75 %. setiap peserta minimum mengikuti 75 % dari jumlah jam pelajaran (JPL) Korkot bertanggungjawab terhadap kualitas pelaksanaan kegiatan dan capaian tujuan belajar. Korkot menugaskan Askot untuk memegang peranan dalam pengendalian pelaksanaan. Sebagai sarana pembelajaran, kegiatan perdana pada setiap jenis di wilayah kota/kabupaten wajib dihadiri oleh minimal senior fasilitator dan tim korkot bagi Kota/Kabupaten yang memiliki jumlah wilayah dampingan diatas 50 Desa/Kelurahan dan selanjutkan dilakukan pembelajaran di wilayah dampingan masing-masing. Sedangkan bagi Kota/Kabupaten yang memiliki jumlah dampingan di bawah 50 Desa/Kelurahan, kegiatan perdana pada setiap jenis wajib dihadiri oleh seluruh Tim Fasilitator. Korkot mempunyai kewajiban untuk melakukan uji petik terhadap pelaksanaan, dengan rincian jumlah uji petik sebagai berikut : a. jumlah wilayah dampingan 1 50 Desa/Kelurahan wajib melakukan uji petik minimal sebanyak 50 % dari jumlah desa/kelurahan wilayah dampingan b. Jumlah wilayah dampingan Desa/Kelurahan wajib melakukan uji petik minimal sebanyak 35 % dari jumlah wilayah dampingan c. jumlah wilayah damping 101 keatas wajib melakukan uji petik sebanyak 25 % dari jumlah wilayah dampingan KMW mempunyai kewajiban untuk melakukan uji petik pelaksanaan minimal 3 % dari jumlah Desa/kelurahan wilayah dampingan. Jenis yang menjadi prioritas uji petik adalah penguatan BKM, dan UP-UP 16

17 XIV. LAPORAN KEGIATAN Laporan kegiatan pengembangan kapasitas terdiri dari : a. Daftar Hadir b. Berita acara pelaksanaan kegiatan c. Laporan keuangan disertai dengan bukti pengeluaran yang sah Apabila setelah pelaksanaan kegiatan terdapat sisa dana, maka sisa dana tersebut dikembalikan kepada BKM/LKM untuk disimpan. Dana tersebut hanya boleh digunakan kembali untuk membiayai kegiatan pengembangan kapasitas. 17