A. Prosedur Usulan Peminjaman Ruangan ( Pihak Luar )

Transkripsi

1 DATA PENULIS Nama Lengkap : Otman Awih Alamat di Bandung : Jl. Babakan Sukaresik no Alamat Asal : Jl. Lingkungan II, RT 5, RW 6, Sukajadi, Talang Kelapa, Musi Banyu Asin, Sumatera Selatan No Telp Bandung : - No Telp Asal : (07) No Handphone : Alamat Otman_Awih 00@Yahoo.com Pendidikan : SMU Xaverius Palembang Jurusan Teknik Industri Universitas Kristen Maranatha Nilai TA : 3,6 (A) Tanggal USTA : 5 Maret 2005

2 BAB PENGUMPULAN DATA A. Prosedur Usulan Peminjaman Ruangan ( Pihak Luar ) 3 Pemohon, KaBPG 2, 5 6 Kabag. Kerumahtanggaan 7 Kabag. Kerumahtanggaan 2 Teknisi LIstrik Gambar E- Bagan Alir Informasi Usulan Prosedur Peminjaman Ruangan ( Pihak Dalam ) Keterangan : : Permintaan FPR 2 : FPR ( 3 rangkap ) 3 : Penandatanganan FPR : FPR yang sudah ditandatangani 5 : FPR rangkap ke- 6 : FPR rangkap ke-3 7 : Jadwal pemakaian ruang -

3 BAB PENGUMPULAN DATA -2 B. Prosedur Usulan Peminjaman Ruangan ( Pihak Luar ) Pemohon Sekretariat 3 3 (Bag.Agenda) Rektor, 6 2, 7, 9, 0 2 Koster 5 Kabag. ME Kabag. Kerumahtanggaan 2 KaBPG 8 Gambar E-2 Bagan Alir Informasi Prosedur Peminjaman Ruang (Pihak Luar) Keterangan : : Menanyakan ruangan 2 : Note kondisi ruangan 3 : Proposal & note kondisi ruangan : Surat & lampiran biaya 5 : Surat disposisi 6 : Meminta FPR 7 : FPR (3 rangkap) 8 : Meminta tandatangan FPR 9 : FPR yang sudah ditandatangan KaBPG 0: FPR rangkap ke- : FPR rangkap ke-3 2: Note jadwal pemakaian sound system

4 BAB PENGUMPULAN DATA -3 C. Prosedur Usulan Pemakaian Sound System Kabag. ME Teknisi Electrical Gambar E-3 Bagan Aliran Informasi Prosedur Pemakaian Sound System D. Prosedur Usulan Pemakaian Ruangan Pihak Pemohon Koster Keterangan : Gambar E- Bagan Alir Informasi Prosedur Pemakaian Ruangan : Formulir Peminjaman ruangan E. Prosedur Usulan Penambahan Titik Lampu 9 0 Pemohon KaBPG 3 Kabag. Pemeliharaan Fisik Gedung 2 5 Kabag. ME 7 6 8, 0 0 Kaur Administrasi 0 Kaur Gambar Teknisi Gambar E-5 Bagan Alir Informasi Usulan Prosedur Penambahan Titik Lampu

5 BAB PENGUMPULAN DATA - Keterangan : : Surat permohonan 2 : Meminta Kabag. ME untuk mengkoordinir 3 : Meminta Kabag. Pemeliharaan Fisik Gedung untuk membantu : meminta tandatangan I 5 : yang ditandatangani I 6 : Kabag. Pemeliharaan Fisik Gedung mengutus bawahannya 7 : Mengutus teknisi untuk membantu 8 : Meminta komponen 9 : Meminta tandatangan II 0: yang ditandatangani ke-2 F. Prosedur Usulan Gangguan Listrik 0 9 Pemohon KaBPG 3 Kabag. Pemeliharaan Fisik Gedung 2 5 Kabag. ME 7 6 8, 0 0 Kaur Administrasi 0 Kaur Gambar Teknisi Gambar E-6 Bagan Alir Informasi Usulan Prosedur Penambahan Titik Lampu Keterangan : : Surat permohonan 2 : Meminta Kabag. ME untuk mengkoordinir 3 : Meminta Kabag. Pemeliharaan Fisik Gedung untuk membantu : meminta tandatangan I

6 BAB PENGUMPULAN DATA -5 5 : yang ditandatangani I 6 : Kabag. Pemeliharaan Fisik Gedung mengutus bawahannya 7 : Mengutus teknisi untuk membantu 8 : Meminta komponen 9 : Meminta tandatangan II 0: yang ditandatangani ke-2 G. Usulan Prosedur Pemeliharaan Lift 3 2 Teknisi Subkontraktor 7 Pihak bagian Listrik, Genset, Telepon, dan Sound System 2, 3 Pihak Satpam GAP, 5 6 Kaur Administrasi Kabag. Kerumahtanggaan 0 Pihak Perusahaan 8 KaBAU 8 Gambar E-7 Bagan Alir Informasi Prosedur Pemeliharaan Lift Keterangan : : Melaporkan mau mengecek lift 2 : Meminta mematikan lift 3 : Meminta menghidupkan lift : FWOS rangkap ke-3 dan FCBR rangkap ke-3 5 : Memberitahu ada kerusakan lift 6 : Menginginkan perbaikan lift 7 : Melapor pada perusahaan 8 : PO 9 : Menelepon perusahaan untuk memperbaiki lift 0: Mengutus teknisi untuk memperbaiki lift : Membayar biaya perbaikan 2: Kwitansi

7 BAB PENGUMPULAN DATA -6 H. Usulan Prosedur Pengecekan Hidran, Springkle, Alarm Kebakaran Pihak Pemadam Kebakaran Kabag. ME 3, 5 Kaur Administrasi 2 Gambar E-8 Bagan Alir Informasi Usulan Prosedur Pengecekan Hidran, Springkle, Alarm Kebakaran Keterangan : : Surat Pemberitahuan 2 : Meminta membuat 3 : Struk Biaya : Membayar Pengecekan 5:Kwitansi I. Prosedur Pelatihan Pemadam Kebakaran Pihak Pelatihan Pemadam Kebakaran (PPPK) 2 KaBPG 3 Kaur Administrasi 7 5, 6 Pihak Kepala Tiap Biro dan TU Keterangan : Gambar E-9 Bagan Alir Informasi Usulan Prosedur Pelatihan Pemadam Kebakaran : Menelepon PPPK 2 : Proposal

8 BAB PENGUMPULAN DATA -7 3 : Meminta buat surat pelatihan pemadam kebakaran 5 : Mengutus orang untuk dilatih 6 : Membayar pelatihan : Surat pelatihan 7 : Kwitansi J. Usulan Prosedur Perawatan APAR Kabag. ME Kaur Administrasi 2 Gambar E-0 Bagan Alir Informasi Usulan Prosedur Perawatan APAR Keterangan : : Meminta Membuat 2 : Menyerahkan uang K. Usulan Prosedur Perawatan Genset Teknisi Mechanical Kabag. ME SPBU Kaur Administrasi Gambar E- Bagan Alir Informasi Usulan Prosedur Perawatan Genset Keterangan : : Meminta uang kepada Kabag ME 2 : Meminta membuat 3 : Memberi uang : Membeli oli 5 : Nota

9 BAB PENGUMPULAN DATA -8 L. Usulan Prosedur 2 Sekretariat Rektorat 3 KaBPG 8, 6 Kaur Gambar Bagian Keuangan 7 9 5, Bagian Kasir 0 Pembantu Rektor II Gambar E-2 Bagan Alir Informasi Usulan Prosedur Keterangan : : ( rangkap ) 2 : yang sudah ditandatangani oleh KaBAU 3 : Mengecek keuangan di Bag. Keuangan : yang sudah diisi bag. Keuangan 5 : rangkap ke- 6 : FIPU (rangkap 2) 7 : FIPU rangkap ke- yang sudah ditandatangani oleh KaBPG 8 : FIPU rangkap ke-2 yang sudah ditandatangani oleh KaBPG 9 : Menyerahkan uang 0: Kwitansi : (rangkap ) yang sudah diisi oleh bagian keuangan dan Surat Disposisi

10 BAB PENGUMPULAN DATA -9 M. Usulan Prosedur Perbaikan Air Mati KaBPG 3 8 Pemohon Kaur Administrasi 2 Kabag. ME Teknisi Teknisi Electrical Teknisi Mechanical Gambar E-3 Bagan Alir Informasi Usulan Prosedur Perbaikan Air Mati Keterangan : : Menghubungi BPG 2 : Menkonfirmasi masalah 3 : Melapor permasalahan : Bekerja sama dengan bawahan 5 : Melaporkan hasil perbaikan 6 : 7 : Meminta tandatangan 8 : yang sudah ditandatangani

11 BAB PENGUMPULAN DATA -0 N. Usulan Prosedur Perbaikan Sarana Plumbing Pemohon Kaur Administrasi 2 Kabag. ME 6 5 3, Kaur Gambar 6 Teknisi Mechanical Gambar E- Bagan Alir Informasi Usulan Prosedur Perbaikan Sarana Plumbing Keterangan : : Menghubungi BPG 2 : Mengkonfirmasi masalah 3 : Mengkoordinir bawahan : 5 : Meminta tandatangan 6: yang sudah ditandatangan O. Usulan Prosedur Penerimaan Kaur Gambar KaBPG Kaur Administrasi Gambar E-5 Bagan Alir Usulan Prosedur Penerimaan Keterangan : :

12 BAB PENGUMPULAN DATA - P. Usulan Prosedur Pembuatan Laporan Debt Air Dinas Pertambangan 2 Kabag. ME Keterangan : : Meminta laporan debit air 2 : Memberikan laporan debit air Gambar E-6 Usulan Prosedur Pembuatan Laporan Debit Air Q. Usulan Prosedur Pembuatan Partisi / Ruangan 3 3, 7 Pemohon PR II Kaur Administrasi 2 20, 23 6,8 9, 2, 8, 22, 27 3, 7, 26 Sub-kontraktor 0 Kaur Gambar 7 9 Kabag. ME dan Pemeliharaan Fisik Gedung 5, 22 8 KaBPG Gambar E-7 Bagan Alir Informasi Usulan Prosedur Pembuatan Partisi/Ruangan Keterangann: : Surat permohonan (SP) 2 : LD & SP penolakan 3 : LD, SP pengerjaan : Koordinasi kunjungan 5 : LD & SP fotokopi 6 : Menanyakan spesifikasi pekerjaan 7 : Gambar 8 : Melaporkan hasil 9 : Meminta menghubungi subkontraktor 0: RAB : Copy RAB

13 BAB PENGUMPULAN DATA -2 2: Meminta mengajukan RAB 3: LD, SP, RAB : LD 5: Negoisasi ulang RAB 6: Melakukan kesepakatan dengan RAB 7 RAB & LD 8 Meminta membuat 9 RAB & LD fotokopi 20: Melakukan pengawasan 2: Laporan opname 22: Kwitansi & BAS 2 23: BAS 2: Menyerahkan kunci ruangan 25: Tanda terima dan berita Acara 26: Berita acara yang ditandatangan 27: Tanda terima dan berita acara yang sudah ditandatangan R. Usulan Prosedur Keadaan Darurat Pihak Keamanan Kabag. Kerumahtanggaan 2 Pihak yang bersangkutan Gambar E-8 Bagan Alir Informasi Usulan Prosedur Keadaan Darurat Keterangan : : Menelepon Koster 2 : Menelepon pihak yang bersangkutan

14 BAB PENGUMPULAN DATA -3 S. Usulan Prosedur Perawatan AC Teknisi AC Kabag. ME 6, Kaur Administrasi Teknisi Electrical Keterangan : : Melapor mau servis AC Gambar E-9 Bagan Alir Informasi Usulan Prosedur Perawatan AC 2 : Meminta Kasubag. Listrik, Genset, Telepon, dan Sound System 3 : Membayar servis : Membayar servis dan perbaikan 5 : Kwitansi T. Usulan Prosedur Penambahan Extention Pemohon PR II KaBPG 2 5 3, 6, 3 Teknisi Electrical, 7 Kabag. ME Keterangan : Gambar E-20 Bagan Alir Informasi Usulan Prosedur Penambahan Extention : Surat permohonan 2 : Surat penolakan

15 BAB PENGUMPULAN DATA - 3 : Meminta untuk mengecek line : Memberitahukan hasil pengecekan line 5 : Surat disposisi yang sudah diisi KaBPG 6 : Memberitahukan untuk mengerjakan line 7 : Melaporkan hasil pengerjaan line U. Usulan Prosedur Perawatan Penangkal Petir dan CCTV Kabag. ME 2 Pihak yang memperbaiki 3 Kaur Administrasi 5 Gambar 2-E Bagan Alir Informasi Usulan Prosedur Perbaikan Penangkal Petir & CCTV Keterangan : : Menghubungi pihak yang memperbaiki 2 :Nota biaya 3 : Membayar perbaikan : Kwitansi V. Usulan Prosedur Kehilangan Kunci W.

16 Kabag. ME Teknisi Electrical Mulai A- Daftar pemakaian sound system Memasukan data Hari yang ditentukan? Bukan Iya Memprint data Mengatur sound system Daftar pemakaian sound system Acara selesai? Belum Sudah Memberesk an sound system Gambar D- Flow Chart Prosedur Usulan Pemakaian Sound System

17 BPG Pemohon Kaur Administrasi Ka.BPG Kaur Gambar Kabag ME Kabag Pemeliharaan Fisik Gedung MULAI menemukan kerusakan fisik gedung mengisi Memeriksa, mengisi pendistribusian & mengkoordinasikan pekerjaan Input Mengisi perkiraan waktu pekerjaan di pada kolom bagian atas Hard disk Melakukan kunjungan ke pemohon dengan membawa M enganalisis kerusakan/ pergantian M embutuhkan bagian Listrik YA TIDAK M enghubungi Kabag Menyuruh pekerja M E untuk melakukan pekerjaan perbaikan harian untuk membantu Memberi instruksi perbaikan ke pekerja harian A Memerlukan permintaan barang? YA Prosedur Permintaan TIDAK Barang dan Pemesanan Barang ke Toko Teknisi Listrik mengkoordinasi pekerja harian untuk melaksanakan perbaikan dan memberikan ke pekerja harian A Melaksanakan pekerjaan perbaikan Mengawasi pekerjaan Pekerja harian Setelah pekerjaan selesai, melaporkan ke Kabag ME dan menyerahkan Memeriksa hasil akhir pekerjaan Pekerjaan ok? YA Mengisi w aktu penyelesaian, penggantian material dan menandatangani Menyerahkan pada pemohon untuk diisi dan ditandatangani Berita Acara M engisi & Tanda tangan berita acara Prosedur Penerimaan Keterangan : = Formulir Permohonan Perbaikan FKKU = Formulir Kunjungan Ke User Gambar D-5 Flowchart Usulan Prosedur Penambahan Titik Lampu

18 BPG Pemohon Kaur Administrasi Ka.BPG Kaur Gambar Kabag ME Kabag Pemeliharaan Fisik Gedung MULAI menemukan kerusakan fisik gedung mengisi Memeriksa, mengisi pendistribusian & mengkoordinasikan pekerjaan Input Mengisi perkiraan waktu pekerjaan di pada kolom bagian atas Hard disk Melakukan kunjungan ke pemohon dengan membawa M enganalisis kerusakan/ pergantian M embutuhkan bagian Listrik YA TIDAK M enghubungi Kabag Menyuruh pekerja M E untuk melakukan pekerjaan perbaikan harian untuk membantu Memberi instruksi perbaikan ke pekerja harian A Memerlukan permintaan barang? YA Prosedur Permintaan TIDAK Barang dan Pemesanan Barang ke Toko Teknisi Listrik mengkoordinasi pekerja harian untuk melaksanakan perbaikan dan memberikan ke pekerja harian A Melaksanakan pekerjaan perbaikan Mengawasi pekerjaan Pekerja harian Setelah pekerjaan selesai, melaporkan ke Kabag ME dan menyerahkan Memeriksa hasil akhir pekerjaan Pekerjaan ok? YA Mengisi w aktu penyelesaian, penggantian material dan menandatangani Menyerahkan pada pemohon untuk diisi dan ditandatangani Berita Acara M engisi & Tanda tangan berita acara Prosedur Penerimaan Keterangan : = Formulir Permohonan Perbaikan FKKU = Formulir Kunjungan Ke User Gambar D-6 Flowchart Usulan Prosedur Gangguan Listrik

19 Teknisi Sub-kontraktor Teknisi Electrical Pihak Satpam GAP Kabag. ME Pihak Perusahaan KaBPG Kaur Administrasi Mulai Meminta satpam GAP untuk mematikan salah satu lift yang tidak ada orang Mematikan salah satu lift yang tidak ada orangnya C H I K Melapor bahwa mau mengecek lift kepada kasubag. Listrik, Genset, Telepon, Sound System Meminta satpam GAP untuk menghidupkan A D FCBR 3 FWOS 3 Membuat PO PO Membuat A lift Menghidupkan lift PO J Prosedur E Melakukan pengecekan B F I Rp B Mau Tidak memperbaiki? M L Menuliskan hasil pengecekan di FCBR & FWOS G Ya Mengirim teknisi untuk O memperbaiki FCBR 3 J Membayar uang sejumlah yang ada di PO FCBR 2 FCBR PO N C FWOS 3 Rp FWOS 2 FWOS P Memfotokopi PO D Q Meminta Kaur Administrasi untuk membuat Kwitansi E K Ada kerusakan? Tidak Ya Memberitahu kepada Kabag. kerumahtanggaa ada kerusakan dan biaya yang diperlukan untuk memperbaiki L Menelepon perusahaan untuk melakukan perbaikan F M G Melapor kepada perusahaan H N Melakukan perbaikan O P Rp Membuat Kwitansi Kwitansi Q Gambar D-7 Flowchart Prosedur Usulan Pemeliharaan Lift Note : : Permohonan Penggunaan Dana FCBR : Formulir Call Back Report FWOS : Formulir Work Order Servis PO : Purchase Order

20 Pihak Pemadam Kebakaran Kabag. ME Kaur Administrasi Mulai Surat Pemberitahuan Surat Pemberitahuan Meminta Kaur Admin. untuk membuat Membuat A A Prosedur Rp Melakukan Pengecekan B Struk biaya Struk biaya B C Membayar biaya pengecekan Rp Rp Membuat Kwitansi pembayaran C D Kwitansi Kwitansi D Mulai Gambar D-8 Flowchart Prosedur Usulan Pengecekan Hidran, Springkle, Alarm Kebakaran

21 PIhak Pelatihan Pemadam Kebakaran (PPPK) KaBPG Pihak Kepala Biro-Biro & Kepala TU Tiap Jurusan Kaur Administrasi A Mulai D C Membuat proposal B Sudah 6 bulan? Ya Tidak Tidak memang gil PPPK Surat pelatihan Membuat surat pelatihan Proposal Meman ggil PPPK Mengutus orang yang mau dilatih Surat pelatihan Membuat E A D Prosdur Proposal E Rp Mengadakan pelatihan F Setuju? Tidak B Membayar Pelatihan F G Ya Meminta Kaur Admin. untuk membuat surat pelatihan dan membuat Rp G Rp C H Membuat kwitansi Kwitansi Kwitansi H Gambar D-9 Flowchart Prosedur Usulan Pelatihan Pemadam Kebakaran

22 Kabag. ME Kaur Admin Mulai A Pengece kan Membuat Prosedur Sudah saat pengisiaan? Rp Meminta Kaur Admin membuat A Rp Melakukan pengisian Gambar D-0 Flowchart Prosedur Usulan Perawatan APAR

23 Teknisi Mechanical Kabag. ME Kaur. Administrasi SPBU Mulai 3,5 hari? Belum A Meminta Kaur. Admin untuk membuat Membuat Prosedur C Rp Membuat nota tanda pembelian Ya Memanaskan mesin Rp Nota B D 6 Bulan? Belum Nota Ya Meminta uang kepada Kabag. Kerumahtanggaan E A B Rp Membeli oli di SPBU Rp C D Nota E Mengganti Oli Gambar D- Flowchart Prosedur Usulan Perawatan Genset

24 Teknisi Listrik Mulai Listrik padam? Tidak Ya Menghid upkan Genset Genset nyala Listrik menyala? Tidak Ya Mematik an genset Gambar D-2 Flowchart Prosedur Usulan Menghidupkan Genset

25 Kaur Administrasi Kepala BPG Sekretariat Rektor Bagian Keuangan Pembantu Rektor II Bagian Kasir Mulai A B C E L Mengisi FIPU Meminta tanda tangan KaBAU 3 2 J A Menandatang ani 3 2 K 2 FIPU FIPU B Mengecek apakah ada 3 dana dibag. 2 keuangan dgn membawa C D 3 2 Mengisi pos anggaran di 3 2 D Tidak F Penting? Ya G Mengecek Tidak Ada dana? Ya Tidak Sesuai RAB Kebijaksan? aan PR II Ya Ya 3 2 H Tidak Menyerahkan uang sebesar di Rp N O Kwitansi Menandatang ani FIPU E J Mengisi FIPU FIPU FIPU 2 L F G H FIPU FIPU 2 M Memuat surtat disposisi M FIPU K N 3 2 Surat disposisi Rp Membuat Kwitansi I I 3 2 Surat disposisi Kwitansi O Gambar D-3 Flowchart Prosedur Usulan Pengambilan

26 BPG Pem ohon Kaur Adm inistrasi Ka.BPG Kabag M E Menerima MULAI in fo rm a s i langsung Memeriksa pompa air, lsitrik, reservoar dan menghubungi Kabag ME plumbing Air Mati Kerusakan pompa air? Menghubungi BPG YA Mengganti pompa air yang rusak dengan pompa cadangan Mengisi laporan inventaris pompa dan mencatat kondisi sekarang A YA Pompa dapat diperbaiki? TID AK Melaporkan ke Ka.BPG mengenai spesifikasi kerusakan dan memberikan alternative perbaikan ke bengkel TIDAK D is e tu ju i? YA Membawa pompa untuk diperbaiki di Bengkel TIDAK SELESAI Pompa sudah diperbaiki kemudian disimpan menjadi pompa cadangan SELESAI Kerusakan Listrik? Teknisi Elektrical YA TIDAK Bersama-sama Teknisi Listrik Melakukan perbaikan Reservoar air kosong? Pekerjaan selesai YA A Memberitahu ke pemohon bahwa air tidak tersedia di reservoar dan harus menunggu sampai reservoar terisi kembali TIDAK SELESAI Kerusakan plumbing Teknisi M echanical A Bersama-sama dengan TKT bagian plumbing melakukan perbaikan Melaksanakan pekerjaan perbaikan Memeriksa pekerjaan Sete lah pekerjaan s e le s a i, melaporkan ke kabag Pek erja an ok? TIDAK B Keterangan : = Formulir Permohonan Perbaikan Gambar D- Flow Chart Prosedur Usulan Perbaikan Air M ati (A)

27

28 BPG Pemohon Kaur Gam bar Kabag M E Teknisi Mechanical / Electrical A B mengisi pada kolom bagian atas mengenai kerusakan yang telah terjadi & meminta pekerja harian untuk memberikan ke Kabag Kebersihan Memberikan ke pemohon untuk diis i & ditandatangani Mengisi dan menandatangai Berita Acara () Keterangan : = Formulir Permohonan Perbaikan Gambar D-5 Flow Chart Prosedur Usulan Perbaikan Air Mati (b)

29 Pemohon Kaur Administrasi MULAI menemukan kerusakan yang berhubungan dengan saluran air/pipanisasi (plumbing) Menerima informasi langsung menghubungi Kabag ME Menghubungi BPG

30 Kaur Gambar Menerima yang sudah dikerjakan dari Pekerja harian dan

31 Dinas Perta MUL Mem laporan air U setiap b

32 Pemohon PR II MULAI SP Mengajukan surat permohonan untuk pembuatan partisi ke Rektorat (PR II) Surat Permohonan dievaluasi SP Disetujui?

33 Pemohon PR II

34 Pemohon PR II B YA Mengisi LD bahwa RAB disetujui LD

35 Pemohon PR II

36

37 Pihak Pemohon Kabag. Koster KaBPG Kabag. ME Kabag. Kerumahtanggaan 2 A Mulai Menentukan jdwl & ruangan yg mau dipakai Meminta formulir peminjaman ruangan B Memeriksa jdwl pemakaian ruangan yg diminta Ada Pemakaian? Tidak Menyerahkan formulir pemakaian ruangan Ya Mau hari lain? Tidak Ya Tolak Tidak A FPR C Menanda tangani FPR 2 3 E Note A- FPR G 3 FPR 2 3 FPR 2 3 FPR 2 3 Mengisi FPR B D D FPR FPR 2 C Butuh sound system? Tidak Ya F Membuat note kepada Kabag. ME FPR Note E 3 2 FPR G Note : F FPR = Formulir Peminjaman Ruang Gambar D- Flow Chart Prosedur Usulan Peminjaman Ruangan ( Pihak Dalam )

38 Pihak Pemohon Koster Sekretariat ( Bag. Agenda ) Rektor KaBPG Kabag. Kerumahtanggaan II Kabag. ME Mulai Ada ruangan? Tidak Mau hari atau ruangan lain? Tidak A B G K I mendatangi Koster untuk menanyakan tentang ruangan Ya Membuat note Ya Proposal Note Proposal Note FPR 3 2 FPR 3 Note Note Note B Sesuai visi dan misi? Tidak Tolak Menandat angani FPR A- Membuat proposal Proposal D Surat disposisi Ya Menulis surat dan biaya FPR 3 2 Note H E Memberikan FPR Surati Lampiran Biaya A C FPR 3 2 C Surati Membuat surat disposisi Lampiran Biaya F H Surat disposisi Meminta FPR pada Koster FPR 3 2 D E F Butuh sound system? Tidak FPR 3 2 Ya Membuat note kepada Kabag. ME Mengisi FPR Note I Meminta tanda tangan FPR KaBPG 3 2 FPR 3 2 K J G J FPR Gambar D-2 Flow Chart Prosedur Usulan Peminjaman Ruang ( Pihak Luar ) NOTE : FPR = Formulir Peminjaman Ruang

39 Pihak Keamanan Koster Pihak Bersangkutan Mulai Ada masalah penting mengenai UKM Melihat keadaan yang terjadi Menyelesaikan masalah yang ada Menelepon Kabag. kerumahtanggaan Situasi bisa ditangani sendiri? Tidak Menelepon pihak yang bersangkutan Ya Menangani masalah Gambar D-23 Flowchart Prosedur Usulan Keadaan darurat ( diluar jam kerja )

40 Pemohon Koster Mulai Alasan? Meminjam kunci ke koster Mengisi daftar peminjaman kunci Meminta pemohon mengisi daftar peminjaman kunci Meminta ID ID ID Sesuai? Membukakan pintu Ruangan terbuka? Mengunci pintu Gambar D-2 Flow Chart Prosedur Usulan Peminjaman Kunci

41

42 Pihak Pemohon Koster Mulai Formulir Peminjaman ruang Formulir Peminjaman ruang Mengecek Formulir Formulir Peminjaman ruang A A Terima? Tidak Tolak membuka ruangan Ya Formulir Peminjaman ruang Membuka ruangan Perlu peralatan? Tidak Tidak menyedi akan Ya Menggunaka n peralatan Menyediaka n peralatan Tidak? Mengecek ruangan Ya Membereskan peralatan dan menggemboknya ada hilang/ rusak? Memanggil koster Ya Meminta Mengganti yang rusak atau yang hilag Tidak Mengganti barang yang rusak atau yang hilang Mengunci ruangan Gambar D-3 Flowchart Usulan Prosedur Pemakaian Ruangan (Pinjam)

43 Teknisi AC Kabag. ME Teknisi Listrik Kaur Administrasi Mulai Neminta Kasubag. untuk menemani Menemani teknisi B Melapor mau menyervis AC A Membayar uang servis A Rp Menyervis AC C Kwitansi Ada Kerusakan? Tidak B Ya Mau memperbaiki? Tidak D Memperbai ki AC D Ya C Rp Membu at Kwitansi Kwitansi Mengambil uang di kas kecil utk mencukupi pembayara n Membayar uang servis&perb aikan E Rp Rp E Membu at Kwitansi F Kwitansi Kwitansi F Gambar D-25 Flow Chart Usulan Prosedur Perawatan AC

44 Pemohon PR II KaBPG Kabag. ME Teknisi Listrik Mulai Membuat surat permohonan Surat Permohonan Surat Permohonan Urgensi? Ya Tidak Membuat surat penolakan B SD Menyuruh Kabag. untuk mengecek line Menyuruh Kasubag. untuk mengecek line Memberitahu hasilnya ke KaBAU Melakukan pemeriksaan Memberitahu hasilnya ke Kabag. A Membuat SD Surat Penolakan C C Mengerjakan penambahan extention Surat Penolakan SD A SD SD B D Mengisi SD Menyuruh Kasubag. untuk mengerjakan nya? Ya Tidak E SD Melaporkan hasil pekerjaan Surat Penolakan Ada line? Tidak Membuat surat penolakan SD Mencatata nomor extention yang baru Ya D Membuat Surat Disposisi Surat Penolakan E sudah thn? Tidak Ya SD E SD Meng-update nomor extention E Note : SD = Surat Disposisi Gambar D-26 Prosedur Usulan Prosedur Penambahan Extention

45 Kabag.ME Pihak yang memperbaiki Kaur Administrasi Mulai Melakukan perbaikan Nota biaya Ada kerusakan? Tidak Ya Membuat nota biaya biaya > Rp Tidak Memak ai kas kecil Menghubungi pihak yang memperbaiki Nota biaya Ya Membuat Prosedur A Rp Rp A Membuat kwitansi Kwitansi Kwitansi Note : = Permohonan Penggunaan Dana Gambar D-27 Flow Chart Usulan Prosedur Perbaikan Penangkal Petir & CCTV

46 Pihak Pemohon Kasubag. Listrik, Genset, Telepon, dan Sound System Mulai Formulir Peminjaman ruang Prosedur Peminjaman Ruang Mengecek Formulir Formulir Peminjaman ruang Formulir Peminjaman ruang Terima? Tidak A Tolak membuka ruangan Ya A Membuka ruangan Formulir Peminjaman ruang Perlu soundsystem? Tidak Tidak menyedi akan Ya Menyiapkan soundsystem Gambar A-3 Flowchart Prosedur Pemakaian Ruangan (Pinjam)

47 Unit Pemeliharaan Gedung Kabag. Kerumahtanggaan Kasubag. Listrik, Genset, Telepon dan Sound System Sub-kontraktor Mulai Prosedur Paritisi Ruangan (Jeffri) A SP LD 3 Menyuruh Kasubag. untuk menangani Menelepon subkontraktor Mengerjakan Penambahan jaringan listrik Membuat nota pembayaran SP LD 3 B nota pembayaran A nota pembayaran B Meminta uang dengan C Rp Prosedur Membuat kwitansi Rp Kwitansi C D D Kwitansi Note : LD = Lembar Disposisi SP = Surat Permohonan Gambar A- Flowchart Prosedur Penambahan Jaringan Listrik

48 Pihak Pemohon Kabag. Kerumahtanggaan Pihak Bagian Listrik, Telepon, Genset, Sound System Toko Elektronik Mulai Surat Permohonan perbaikan Meninjau lokasi dengan membawa Rp Membuat surat Permohonan Perbaikan Gangguan Listrik Surat Permohonan perbaikan Menyuruh Kabag. Listrik, Genset, Telepon dan Sound System untuk mengurusi Mengisi berdasarkan kerusakan yg terjadi Memberikan komponen dan membuat nota pembelian Nota pembelian A C Jml uang < Rp Ya Meminta tanda tangan kepada pemohon E Menandata ngani Tidak Memakai uang kas kecil Membuat A B B Prosedur H Rp Tidak Perlu pembelian komponen? Ya Menandata ngani D Meminta uang kepada Kabag. Kerumahtangg aan C I F Nota pembelian D Rp G Membeli komponen ditoko elekttonik Rp E Nota pembelian F G Melakukan perbaikan Meminta tanda tangan kepada pemohon sbg. bukti telah dikerjakan H I Menyerahkan kepada Kabag. Kerumahtanggaan Note : = Formulir Permohonan Perbaikan = Permohonan Penggunaan Dana Gambar A-5 Flowchart Prosedur Perbaikan Gangguan Listrik

49 Pihak Pemohon Kabag. Kerumahtanggaan Pihak bagian Listrik, Telepon, Genset, Sound System Toko Elektronik Mulai Surat Permohonan perbaikan Meninjau lokasi dengan membawa Rp Membuat surat Permohonan Perbaikan Gangguan Listrik Surat Permohonan perbaikan Menyuruh Kabag. Listrik, Genset, Telepon dan Sound System untuk mengurusi Mengisi berdasarkan perbaikan yang diinginkan Memberikan komponen dan membuat nota pembelian Nota pembelian A C Jml uang < Rp Ya Meminta tanda tangan kepada pemohon E Menandata ngani Tidak Memakai uang kas kecil A Membuat B B Prosedur Meminta uang kepada Kabag. H Rp Kerumahtangg aan D C Menandata ngani I F Nota pembelian D Rp G Membeli komponen ditoko elekttonik Rp E Nota pembelian F G Melakukan perbaikan Meminta tanda tangan kepada pemohon sbg. bukti telah dikerjakan H I Menyerahkan kepada Kabag. Kerumahtanggaan Note : = Formulir Permohonan Perbaikan = Permohonan Penggunaan Dana Gambar A-6 Flowchart Prosedur Penambahan Titik Lampu

50 Kasubag. Listrik, Genset, Telepon, dan Sound System Mulai Listrik padam? Tidak Ya Menghid upkan Genset Genset nyala Listrik menyala? Tidak Ya Mematik an genset Gambar A-7 Flowchart Prosedur Menghidupkan Genset

51 Kasubag. Listrik, Genset, Telepon, dan Sound System Kabag. Kerumahtanggaan SPBU Mulai A C Membuat Rp Seminggu? Ya Belum Prosedur Membuat nota tanda pembelian Memanaskan mesin Nota Rp D 6 Bulan? Belum B Ya Meminta uang kepada Kabag. Kerumahtanggaan Nota A B E Rp Membeli oli di SPBU Rp C D Nota E Mengganti Oli Note : = Permohonan Penggunaan Dana Gambar A-8 Flowchart Prosedur Perawatan Genset

52 Teknisi Sub-kontraktor Pihak Bagian Listrik, Genset, Telepon, Sound System Pihak Satpam GAP Kabag. Kerumahtanggaan Pihak Perusahaan KaBAU Mulai Meminta satpam GAP untuk mematikan salah satu lift yang tidak ada orang Mematikan salah satu lift yang tidak ada orangnya C H I Melapor bahwa mau mengecek lift kepada kasubag. Listrik, Genset, Telepon, Sound System A Meminta satpam GAP untuk menghidupkan lift A Menghidupkan lift D FCBR 3 FWOS 3 Membuat PO PO PO J E Melakukan pengecekan B F I B Mau Tidak memperbaiki? K Menuliskan hasil pengecekan di FCBR & FWOS Ya G Mengirim teknisi untuk memperbaiki FCBR 3 J FCBR 2 FCBR PO L C FWOS 3 FWOS 2 FWOS Memfotokopi PO D Membuat dilampirin dengan fotokopi PO E Prosedur Ada kerusakan? Tidak Ya Memberitahu kepada Kabag. kerumahtanggaa ada kerusakan dan biaya yang diperlukan untuk memperbaiki F Rp Menelepon perusahaan untuk melakukan perbaikan G K Melapor kepada perusahaan M H Membayar uang sejumlah yang ada di PO L Rp Melakukan perbaikan N M O N Rp Kwitansi Membuat Kwitansi Kwitansi O Note : FCBR : Formulir Call Back Report FWOS : Formulir Work Order Servis PO : Purchase Order Gambar A-9 Flowchart Prosedur Pemeliharaan Lift

53 Pihak Pemadam Kebakaran Kabag. Kerumahtanggaan Mulai Surat Pemberitahuan Surat Pemberitahuan Membuat A A Prosedur Melakukan Pengecekan Hidran, Springkle, & alrm kebakrn Struk biaya Rp Struk biaya Membayar biaya pengecekan Rp Rp Membuat Kwitansi pembayaran Kwitansi Kwitansi Gambar A-0 Flowchart Prosedur Pengecekan Hidran, Springkle, Alarm Kebakaran

54 PIhak Pelatihan Pemadam Kebakaran (PPPK) Kabag. Kerumahtanggaan Pihak Kepala Biro-Biro & Kepala TU Tiap Jurusan A Mulai C Membuat proposal Sudah 6 bulan? Ya Tidak Tidak memang gil PPPK Surat pelatihan Proposal Meman ggil PPPK Mengutus orang yang mau dilatih A D Proposal D Mengadakan pelatihan Setuju? Tidak mencari PPPK yang lain E Ya Membuat surat pelatihan Membuat Rp Membuat kwitansi Surat pelatihan Prosedur Kwitansi C Rp E Membayar Pelatihan Rp Kwitansi Note : = Pemohona Penggunaan Dana Gambar A- Flowchart Prosedur Pelatihan Pemadam Kebakaran

55 Kabag. Kerumahtanggaan Mulai Pengece kan Sudah saat pengisiaan? Tidak Ya Membuat Prosedur Rp Melakukan pengisian ulang Gambar A-2 Flowchart Prosedur Perawatan APAR

56 Kabag. Kerumahtanggaan Kepala BAU Sekretariat Rektor Bagian Keuangan Pembantu Rektor II Bagian Kasir Mulai A B C E L Mengisi FIPU Meminta tanda tangan KaBAU 3 2 J A Menandatang ani 3 2 K 2 FIPU FIPU B Mengecek apakah ada 3 dana dibag. 2 keuangan dgn membawa C D 3 2 Mengisi pos anggaran di 3 2 D Tidak F Penting? Ya G Mengecek Tidak Ada dana? Ya Tidak Sesuai RAB Kebijaksan? aan PR II Ya Ya 3 2 H Tidak Menyerahkan uang sebesar di Rp N O Kwitansi Menandatang ani FIPU E J Mengisi FIPU FIPU FIPU 2 L F G H FIPU FIPU 2 M Memuat surtat disposisi M FIPU K 3 2 Surat disposisi N I I Rp Membuat Kwitansi 3 2 Surat disposisi Kwitansi O Gambar A-3 Flowchart Prosedur

57 Pihak Pemohon Unit Kerumahtanggaan KaBAU Unit Kerumahtanggaan 2 Kasubag. Listrik, Genset, Telepon, dan Sound System A Mulai Menentukan jdwl & ruangan yg mau dipakai Memeriksa jdwl pemakaian ruangan yg diminta C 3 FPR G Jadwal pemakaian ruang Meminta formulir peminjaman ruangan B Ada Pemakaian? Tidak Menyerahkan formulir pemakaian ruangan Ya Mau hari lain? Tidak Ya Tolak Tidak A FPR Menanda tangani FPR 2 Menginput FPR Menjadwalkan pemakaian ruangan Mempersiapkan ruangan sesuai dengan jadwal 3 FPR Mem-print hasil penjadwalan FPR FPR Mengisi FPR B D Jadwal pemakaian ruang D 3 F FPR G FPR C F E E Note : FPR = Formulir Peminjaman Ruang Gambar A- Flowchart Prosedur Peminjaman Ruangan ( Pihak Dalam )

58 Pihak Pemohon Sekretariat ( Bag. Agenda ) Kabag. Kerumahtangaan Pihak Rektor Kabau Kabag. Kerumahtanggaan II Kasubag. Listrik, Genset, Telepon, dan Sound System Mulai A Surat disposisi C G I Jadwal pemakaian ruang Membuat proposal & surat pengantar Surat Pengantar Proposal Surat Pengantar Proposal Membuat surat disposisi mengecek jadwal pemakaian ruangan yang diminta Menulis hasilnya di surat disposisi Surat Pengantar Proposal Surat disposisi Tidak Ada ruangan? Tolak FPR 3 2 Menandatangani FPR FPR Menginput data FPR Mempersiapka n ruangan sesuai dengan jadwal A D Surati Surat disposisi B Surat disposisi Surat disposisi E Rp B Ya Sesuai visi dan misi? Ya Tidak Tolak FPR 3 2 Menjadwalkan pemakaian ruangan Mem-print jaddwal pemakaiana ruang Lampiran Biaya Surat Pengantar Proposal Membuat kwitansi dan menyerahkan FPR Menulis surat dan biaya H Jadwal pemakaian ruang Surat Membayar uang Rp disposisi C FPR Kwitansi 3 2 Surati Lampiran Biaya J E F D F H FPR Kwitansi 3 2 FPR 3 2 I Mengisi FPR K J FPR 3 2 G K NOTE : FPR = Formulir Peminjaman Ruang Gambar A-2 Flowchart Prosedur Peminjaman Ruangan ( Pihak Luar )

59 Pihak Pemohon Kabag. Unit Kerumahtanggaan Mulai Menanyakan alasan Meminta kunci Alasan dapat diterima? Tidak A Memakai kunci Ya Meminjamkan kunci Menolak meminjamkan Belum memakai? A Sudah B Mengembalik an kunci Menyimpan kunci B Gambar A- Flowchart Prosedur Peminjaman Kunci

60 Unit Pemeliharaan Gedung Kabag. Kerumahtanggaan Mulai Menyerahkan kunci ke Kabag. Kerumahtang gaan Menerima kunci Menyimpan kunci Gambar A-5 Flow Chart Prosedur Penerimaan Kunci

61 Pihak Keamanan Kabag. Unit Kerumahtanggaan Pihak Bersangkutan Mulai Ada masalah penting mengenai UKM Melihat keadaan yang terjadi Menyelesaikan masalah yang ada Menelepon Kabag. kerumahtanggaan Situasi bisa ditangani sendiri? Tidak Menelepon pihak yang bersangkutan Ya Menangani masalah Gambar A-6 Flowchart Prosedur Keadaan darurat ( diluar jam kerja )

62 Kabag. Kerumahtanggaan Pihak yang memperbaiki Mulai Melakukan perbaikan Ada kerusakan? Tidak Ya Membuat nota biaya Menghubungi pihak yang memperbaiki Nota biaya Nota biaya biaya > Rp Tidak Memak ai kas kecil A Ya Rp Membuat Prosedur Membuat kwitansi Rp Kwitansi A Kwitansi Note : = Permohonan Penggunaan Dana Gambar A-7 Flow Chart Prosedur Perbaikan Penangkal Petir & CCTV

63 Pemohon PR II KaBAU Kabag. Kerumahtanggaan Kasubag. Listrik, Genset, Telepon, Sound System Mulai Membuat surat permohonan Surat Permohonan Surat Permohonan Urgensi? Ya Tidak Membuat surat penolakan B SD Menyuruh Kabag. untuk mengecek line Menyuruh Kasubag. untuk mengecek line Memberitahu hasilnya ke KaBAU Melakukan pemeriksaan Memberitahu hasilnya ke Kabag. A Membuat SD Surat Penolakan C C Mengerjakan penambahan extention Surat Penolakan SD A SD SD B D Mengisi SD Menyuruh Kasubag. untuk mengerjakan nya? Ya Tidak E SD Melaporkan hasil pekerjaan Surat Penolakan Ada line? Tidak Membuat surat penolakan SD Mencatata nomor extention yang baru Ya D Membuat Surat Disposisi Surat Penolakan F sudah thn? Tidak Ya SD E SD Meng-update nomor extention F Note : SD = Surat Disposisi Gambar A-8 Prosedur Penambahan Extention

64 Teknisi AC Kabag. kerumahtanggaan Kasubag. Listrtik, Telepon, Genset, dan Sound System Mulai Neminta Kasubag. untuk menemani Menemani teknisi Melapor mau menyervis AC B A A Membayar uang servis Menyervis AC Rp Ada Kerusakan? Tidak B C Ya Kwitansi Mau memperbaiki? Tidak C Ya Rp Memperbai ki AC D D Membu at Kwitansi Kwitansi Mengambil uang di kas kecil utk mencukupi pembayara n E Rp Membayar uang servis&perb aikan Membu at Kwitansi Rp Kwitansi E F F Kwitansi Gambar A-9 Flow Chart Perawatan AC

65 PROSEDUR PROSEDUR PEMAKAIAN RUANGAN TANGGAL REVISI : TANGGAL BERLAKU : KODE DOKUMEN : 03/ SOP /BPB/ UKM. TUJUAN : Pemohon mengetahui bagaimana memakai cara memakai ruangan yang dipinjam 2. RUANG LINGKUP : Biro Pemeliharaan Gedung di Universitas Kristen Maranatha 3. DEFINISI : -. REFERENSI : ISO 900:2000 klausul.2.3 : Pengendalian Dokumen. 5. DISTRIBUSI : Biro Pemeliharaan Gedung 6. PROSEDUR : 6. Pemohon membawa formulir peminjaman ruangan kepada koster untuk diperiksa. 6.2 Jika benar, maka ruangan yang dipinjam dijiinkan untuk dipakai, jika tidak benar maka ditolak. Setelah diperiksa formulir tersebut dikembalikan ke pemohon. 6.3 Kemudian koster membuka ruangan lalu menanyakan apakah butuh peralatan yang tersimpan di lemari ruangan tersebut, bila membutuhkan maka peralatan yang ada dilemari yang digembok dikeluarkan, bila tidak membutuhkan peralatan maka tidak dikeluarkan. 6. Lalu gembok lemari dibiarkan terbuka supaya bila sudah selesai pemohon dapat memasukan peralatan ke dalam lemari dan menggemboknya. 6.5 Lalu pemohon memanggil koster untuk mengecek dan mengunci ruangan. 6.6 Kemudian koster mengecek ruangan bersama pemohon, bila sesuai dengan kondisi peralatan seperti semula waktu minjam maka pemohon boleh pulang. Bila tidak maka pemohon mengganti alat tersebut. 7. FORMULIR : - 8. BUKU : - 9. SURAT : - Versi : Revisi : 0 Halaman dari

66 PROSEDUR PROSEDUR PEMAKAIAN RUANGAN TANGGAL REVISI : TANGGAL BERLAKU : KODE DOKUMEN : 03/ SOP /BPB/ UKM 0. KARTU : -. STRUK : - 2. KUITANSI : - Disiapkan oleh : Diperiksa oleh : Disahkan oleh : Otman Awih Kepala Biro Pemeliharaan Gedung Pembantu Rektor II Versi : Revisi : 0 Halaman 2 dari

67 PROSEDUR PROSEDUR PEMINJAMAN RUANGAN GAP, GSG, & GRHA WIDYA (PIHAK LUAR) TANGGAL REVISI : TANGGAL BERLAKU : KODE DOKUMEN : 038 / SOP / BPG / UKM. TUJUAN : Pemohon mengetahui cara peminjaman ruangan di GAP, GSG, & GRHA WIDYA 2. RUANG LINGKUP : Biro Pemeliharaan Gedung di Universitas Kristen Maranatha 3. DEFINISI : ME = Mechanical & Engineering. REFERENSI : ISO 900:2000 klausul.2.3 : Pengendalian Dokumen, Unit Kerumahtanggaan 5. DISTRIBUSI : Biro Pemeliharaan Gedung 6. PROSEDUR : 6. Pihak pemohon mendatangi Koster untuk menanyakan ada ruangan yang ingin dipinjam untuk jadwal yang diinginkan. 6.2 Bila ada ruangan maka Koster memberi note yang menyatakan ada ruangan, dimana note tersebut dilampirin dengan surat pengantar dan proposal yang oleh pemohon dikirimkan ke bagian agenda ( sekretariat ). Bila tidak ada ruangan pada jadwal yang diinginkan maka Kabag. Koster menawarkan ruangan lain atau jadwal lain, bila mau maka diberi note, dimana note tersebut dilampirin dengan surat pengantar dan proposal yang oleh pemohon dikirimkan ke bagian agenda ( sekretariat ). Bila tidak mau maka ditolak. 6.3 Kemudian pemohon membuat proposal, surat pengantar. Lalu surat pengantar dan proposal ditujukan kepada rector dengan diselipin note dari Kabag. Koster. 6. Kemudian oleh bagian sekretariat mengirimkan proposal, surat pengantar beserta note kepada rektor. 6.5 Lalu rektor melihat apakah sesuai dengan visi dan misi UKM. Kalau sesuai maka diterima lalu dibuat surat yang menyatakan bahwa permintaan pemohon diterima dan meminta untuk menghubungi Koster. Surat tersebut disertai dengan lampiran biaya yang harus dibayar. Lalu membuat surat disposisi bahwa telah diterima. Surat disposisi tersebut diberikan kepada koster Versi : Revisi : 0 Halaman dari

68 PROSEDUR PROSEDUR PEMINJAMAN RUANGAN GAP, GSG, & GRHA WIDYA (PIHAK LUAR) TANGGAL REVISI : TANGGAL BERLAKU : KODE DOKUMEN : 038 / SOP / BPG / UKM 6.6 Kemudian pihak pemohon mendatangi Koster untuk meminta FPR dan membayar biaya peminjaman ruangan yang telah ditentukan. 6.7 Setelah menerima uang pembayaran pinjaman ruangan maka Koster membuat kwitansi bukti pembayaran. Lalu menyerahkan kwitansi beserta FPR kepada pihak pemohon. 6.8 Pihak pemohon mengisi formulir permohonan pemakaian ruang. Dimana formulir tersebut terdiri dari tiga rangkap. + Rangkap ke- diserahkan ke pemohon + Rangkap ke-2 diserahkan ke Kabag. Koster + Rangkap ke-3 diserahkan ke unit Kerumahtanggaan Setelah diisi maka pemohon meminta tandatangan dari Kepala BPG dengan membawa kwitansi. 6.0 Sebelum ditanda tangani Kepala BPG mengecek kwitansi. Kalau kwitansi sesuai maka FPR ditanda tangani, kalau tidak sesuai maka ditolak. Setelah ditandatangani maka pemohon ditanya Koster apakah membutuhkan operator sound system, bila pemohon memerlukan operator maka Koster membuat suatu note kepada Kabag. ME yang mana isinya tentang adanya pemakaian ruangan yang membutuhkan operator sound sistem. Bila tidak membutuhkan operator sound sistem maka Kabag. Koster tidak membuat note. 6.Kemudian formulir FPR tersebut diserahkan kepada Koster lalu oleh Kabag. Koster rangkap ke- diserahkan kepada pemohon untuk disimpan, rangkap ke-2 diserahkan kepada Kabag. Koster untuk disimpan. Rangkap ke-3 diambil oleh Kabag. Kerumahtanggaan 2 untuk disimpan sebagai arsip. 7. FORMULIR : FPR 8. BUKU : - 9. SURAT : 0. KARTU : - Versi : Revisi : 0 Halaman 2 dari

69 PROSEDUR PROSEDUR PEMINJAMAN RUANGAN GAP, GSG, & GRHA WIDYA (PIHAK LUAR) TANGGAL REVISI : TANGGAL BERLAKU : KODE DOKUMEN : 038 / SOP / BPG / UKM. STRUK : - 2. KUITANSI : - Disiapkan oleh : Diperiksa oleh : Disahkan oleh : Otman Awih Kepala Biro Pemeliharaan Gedung Pembantu Rektor Ii Versi : Revisi : 0 Halaman 3 dari

70 PROSEDUR PROSEDUR PENAMBAHAN TITIK LAMPU TANGGAL REVISI : TANGGAL BERLAKU : KODE DOKUMEN : 05 / SOP / BPG / UKM. TUJUAN : Pemohon mengetahui proses yang harus dilakukan untuk penambahan titik lampu 2. RUANG LINGKUP : Biro Pemeliharaan Gedung di Universitas Kristen Maranatha 3. DEFINISI : = Formulir Permohonan Perbaikan Pemohon = kepala unit / jurusan / biro yang membutuhkan penambahan dalam titik lampu. KaBPG = Kepala Biro Pemeliharaan Gedung ME = Mechanical & Electrical. REFERENSI : ISO 900:2000 klausul.2.3 : Pengendalian Dokumen, Unit Kerumahtanggaan 5. DISTRIBUSI : Biro Pemeliharaan Gedung 6. PROSEDUR : 6. Pihak pemohon mengisi, kemudian diserahkan ke Administrasi. 6.2 Lalu administrasi memberikan kepada KaBPG. 6.3 Kemudian KaBPG memeriksa, dan mengisi tersebut untuk memutuskan apakah bagian ME atau bagian pemeliharaan fisik gedung. Bila ME, KaBPG meminta Kabag. ME untuk menangani. 6. KaBPG memberikan kepada Kaur Gambar, lalu Kaur Gambar menginput data dan menyimpanya di hardisk. 6.5 diserahkan kepada Kabag. ME, kemudian Kabag. ME mengisi perkiraan waktu selesai di. Lalu Kabag. ME melakukan tinjauan ke lapangan dengan membawa. Setelah ditinjau jika memerlukan bantuan Bagian pemeliharaan gedung, maka Kabag. ME menghubungi Kabag. Pemeliharaan untuk membantu. 6.6 Kemudian Kabag. Pemeliharan mengutus teknisinya untuk membantu. 6.7 Setelah melakukan peninjauan Kabag. ME memberi instruksi kepada teknisinya untuk mengerjakan. Bila memerlukan permintaan barang maka meminta barang di gudang. Versi : Revisi : 0 Halaman dari

71 PROSEDUR PROSEDUR PENAMBAHAN TITIK LAMPU TANGGAL REVISI : TANGGAL BERLAKU : KODE DOKUMEN : 05 / SOP / BPG / UKM 6.8 Setelah diberi instruksi dan memberi kepada teknisi listrik, maka teknisi melaksanakan perbaikan dengan dibantu bawahan Kabag. Pemeliharaan (bila diperlukan). 6.9 Setelah mengerjakan maka teknisi listrik menyerahkan kepada Kabag. ME, bila pekerjaan beres maka Kabag. ME mengisi waktu penyelesaian, pergantian material dan menadatangani. Lalu diserahkan kepada teknisi listrik untuk meminta tandatangan pemohon pada sebagai tanda sudah selesai. 6.0 Pemohon menadatangani lalu menyerahkan kepada teknisi listrik. 6. Kemudian oleh teknisi electrical diserahkan kepada Kabag. ME untuk diperiksa lalu setelah diperiksa diserahkan ke Kaur gambar untuk diinput kedalam komputer dan disimpan dihardisk. Setelah diinput diserahkan ke Kaur administrasi untuk diarsip. 7. FORMULIR : dan BpeP 8. BUKU : - 9. SURAT : Surat Permohonan 0. KARTU : -. STRUK : - 2. KUITANSI : - Disiapkan oleh : Diperiksa oleh : Disahkan oleh : Otman Awih Kepala Biro Pemeliharaan Gedung Pembantu Rektor II Versi : Revisi : 0 Halaman 2 dari

72 PROSEDUR PROSEDUR PERAWATAN APAR TANGGAL REVISI : TANGGAL BERLAKU : KODE DOKUMEN : 027 / SOP /BPB/ UKM. TUJUAN : Pemohon mengetahui bagaimana melakukan perawatan APAR 2. RUANG LINGKUP : Biro Pemeliharaan Gedung di Universitas Kristen Maranatha 3. DEFINISI : -. REFERENSI : ISO 900:2000 klausul.2.3 : Pengendalian Dokumen. 5. DISTRIBUSI : Biro Pemeliharaan Gedung 6. PROSEDUR : 6. Kabag. ME melakukan pengecekan terhadap APAR. 6.2 Bila sudah saatnya pengisian maka Kabag. ME meminta administrasi untuk membuat. 6.3 Setelah uang ada maka bagian administrasi memberikan uang kepada Kabag. ME dilakukan pengisian ulang, dan bila belum saat untuk melakukan pengisian ulang maka tidak dilakukan pengisian ulang. Nb : Untuk perawatannya APAR cukup diisi ulang saja. Berdasarkan jenis bahan yang dipakai buat APAR terdapat beberapa tipe : + CO 2 : pengisiaanya 6-2 bulan sekali + Serbuk : pengisiaanya -2 tahun sekali + Alontron : selama tekanan masih kuat maka tidak perlu dilakukan pengisian ulang 7. FORMULIR :, FIPU 8. BUKU : - 9. SURAT : 0. KARTU : -. STRUK : - Versi : Revisi : 0 Halaman dari

73 PROSEDUR PROSEDUR PERAWATAN APAR TANGGAL REVISI : TANGGAL BERLAKU : KODE DOKUMEN : 027 / SOP /BPB/ UKM 2. KUITANSI : Disiapkan oleh : Diperiksa oleh : Disahkan oleh : Otman Awih Kepala Biro Pemeliharaan Gedung Pembantu Rektor II Versi : Revisi : 0 Halaman 2 dari

74 PROSEDUR PROSEDUR PEMBUATAN LAPORAN PENDEBITAN AIR SETIAP BULAN TANGGAL REVISI : TANGGAL BERLAKU : KODE DOKUMEN : 03 / SOP / BPG / UKM. TUJUAN : Pemohon mengetahui bagaimana cara membuat laporan pendebitan air setiap bulan 2. RUANG LINGKUP : Biro Pemeliharaan Gedung di Universitas Kristen Maranatha 3. DEFINISI : -. REFERENSI : ISO 900:2000 klausul.2.3 : Pengendalian Dokumen, UPG 5. DISTRIBUSI : Biro Pemeliharaan Gedung 6. PROSEDUR : 6. Dinas pertambangan meminta laporan debit air Universitas Kristen Maranatha (UKM). 6.2 Kabag ME setiap bulan mencatat meter air dan volume air, membuat laporan debit air a. Jika Dinas Pertambangan tidak datang ke UKM maka Kabag ME mengirimkan laporan debit air ke dinas pertambangan dengan menggunakan fax b. Jika Dinas Pertambangan datang ke UKM maka Kabag ME dapat langsung memberikan laporan debit air tanpa harus mengirimkan menggunakan fax 7. FORMULIR : - 8. BUKU : - 9. SURAT : - 0. KARTU : -. STRUK : - 2. KUITANSI : - Versi : Revisi : 0 Halaman dari

75 PROSEDUR PROSEDUR PEMBUATAN LAPORAN PENDEBITAN AIR SETIAP BULAN TANGGAL REVISI : TANGGAL BERLAKU : KODE DOKUMEN : 03 / SOP / BPG / UKM 3. Flowchart : Dinas Pertambangan Kabag ME MULA I Meminta laporan debit air UKM setiap bulan Setiap bulan m encatat m eter air dan volum e air yang digunakan oleh UKM Laporan Debit air Dinas Pertam bangan datang ke UKM? YA M em berikan langsung Laporan Debit Air Kepada Dinas Pertam bangan TIDAK Laporan Debit air SELESAI Mengirim laporan Debit air UKM dengan m enggunakan FAX Keterangan : UKM = Universitas Kristen M aranatha Gambar Flowchart Prose dur Usulan Pe mbuatan Laporan Debit Air Disiapkan oleh : Diperiksa oleh : Disahkan oleh : Otman Awih Kepala Biro Pemeliharaan Gedung Pembantu Rektor II Versi : Revisi : 0 Halaman 2 dari

76 PROSEDUR PROSEDUR PEMBUATAN LAPORAN PENDEBITAN AIR SETIAP BULAN TANGGAL REVISI : TANGGAL BERLAKU : KODE DOKUMEN : 03 / SOP / BPG / UKM Versi : Revisi : 0 Halaman 3 dari

77 PROSEDUR PROSEDUR PENERIMAAN TANGGAL REVISI : TANGGAL BERLAKU : KODE DOKUMEN : 033 / SOP / BPG / UKM. TUJUAN : Pemohon mengetahui bagaimana cara penerimaan 2. RUANG LINGKUP : Biro Pemeliharaan Gedung di Universitas Kristen Maranatha 3. DEFINISI : -. REFERENSI : ISO 900:2000 klausul.2.3 : Pengendalian Dokumen, UPG 5. DISTRIBUSI : Biro Pemeliharaan Gedung 6. PROSEDUR : 6. Formulir Permohonan Perbaikan () yang sudah selesai dikerjakan diterima oleh Kaur gambar 6.2 Kaur gambar menyerahkan ke Ka.BPG untuk diperiksa bahwa pekerjaan perbaikan telah selesai dikerjakan kemudian di acc 6.3 Kemudian diinput ke dalam komputer oleh Kaur gambar dan diserahkan ke Kaur administrasi untuk diarsip 7. FORMULIR : 8. BUKU : - 9. SURAT : - 0. KARTU : -. STRUK : - 2. KUITANSI : - Versi : Revisi : 0 Halaman dari

78 PROSEDUR PROSEDUR PENERIMAAN TANGGAL REVISI : TANGGAL BERLAKU : KODE DOKUMEN : 033 / SOP / BPG / UKM Disiapkan oleh : Diperiksa oleh : Disahkan oleh : Otman Awih Kepala Biro Pemeliharaan Gedung Pembantu Rektor II Versi : Revisi : 0 Halaman 2 dari

79 PROSEDUR PROSEDUR PENGECEKAN HIDRAN, SPRINGKLE, ALARM KEBAKARAN TANGGAL REVISI : TANGGAL BERLAKU : KODE DOKUMEN : 025 / SOP / BPG / UKM. TUJUAN : Pemohon mengetahui proses yang harus dilakukan untuk perawatan hidran, Springkle, dan alarm kebakaran 2. RUANG LINGKUP : Biro Pemeliharaan Gedung di Universitas Kristen Maranatha 3. DEFINISI : -. REFERENSI : ISO 900:2000 klausul.2.3 : Pengendalian Dokumen, Unit Kerumahtanggaan 5. DISTRIBUSI : Biro Pemeliharaan Gedung 6. PROSEDUR : 6. Pihak dinas pemadam kebakaran memberitahu Kabag. ME bahwa akan melakukan pengecekan melalui surat pemberitahuan seminggu sebelumnya. 6.2 Lalu Kabag. ME meminta bagian administrasi membuat untuk membayar biaya pengecekan. 6.3 Kemudian setelah hari yang ditentukan pihak dinas pemadam kebakaran melakukan pengecekan. 6. Setelah melakukan pengecekan maka pihak dinas pemadam kebakaran menyerahkan struk biaya pengecekan yang harus dibayar oleh bagian administrasi. 6.5 Uang dari oleh bagian administrasi diserahkan kepada pihak dinas pemadam kebakaran. 6.6 Lalu pihak dinas membuat kwitansi bukti pembayaran dan memberi kwitansi bukti pembayaran kepada bagian administrasi. 6.7 Lalu kwitansi tersebut disimpan untuk diarsip oleh bagian administarsi. 7. FORMULIR :, FIPU 8. BUKU : - 9. SURAT : Surat Pemberitahuan Versi : Revisi : 0 Halaman dari

80 PROSEDUR PROSEDUR PENGECEKAN HIDRAN, SPRINGKLE, ALARM KEBAKARAN TANGGAL REVISI : TANGGAL BERLAKU : KODE DOKUMEN : 025 / SOP / BPG / UKM 0. KARTU : -. STRUK : - 2. KUITANSI : kuitansi pembayaran Disiapkan oleh : Diperiksa oleh : Disahkan oleh : Otman Awih Kepala Biro Pemeliharaan Gedung Pembantu Rektor II Versi : Revisi : 0 Halaman 2 dari

81 PROSEDUR PROSEDUR KEADAAN DARURAT TANGGAL REVISI : TANGGAL BERLAKU : KODE DOKUMEN : 03 / SOP / BPG / UKM. TUJUAN : Pemohon mengetahui penanganan keadaan penting diluar jam kantor 2. RUANG LINGKUP : Biro Pemeliharaan Gedung di Universitas Kristen Maranatha 3. DEFINISI :. REFERENSI : ISO 900:2000 klausul.2.3 : Pengendalian Dokumen, Unit Kerumahtanggaan 5. DISTRIBUSI : Biro Pemeliharaan Gedung 6. PROSEDUR : 6. Pihak satpam yang dilaporkan akan suatu kejadian yang darurat mengenai masalah fisik gedung diluar jam kantor menghubungi Kabag. Kerumahtanggaan. 6.2 Kabag. Kerumahtanggaan datang melihat apakah masalah tersebut dapat ditanganinya, bila tidak dapat maka Kabag. Kerumahtanggaan memelepon pihak yang bersangkutan dengan masalah tersebut supaya datang. 6.3 Bila keadaan tersebut dapat ditangani sendiri maka masalah tersebut ditangani sendiri. 7. FORMULIR : - 8. BUKU : - 9. SURAT : 0. KARTU : -. STRUK : - 2. KUITANSI : - Versi : Revisi : 0 Halaman dari

82 PROSEDUR PROSEDUR KEADAAN DARURAT TANGGAL REVISI : TANGGAL BERLAKU : KODE DOKUMEN : 03 / SOP / BPG / UKM Disiapkan oleh : Diperiksa oleh : Disahkan oleh : Otman Awih Kepala Biro Pemeliharaan Gedung Pembantu Rektor II Versi : Revisi : 0 Halaman 2 dari

83 PROSEDUR PROSEDUR KEHILANGAN KUNCI TANGGAL REVISI : TANGGAL BERLAKU : KODE DOKUMEN : 038 / SOP / BPG / UKM. TUJUAN : Pemohon mengetahui tindakan yang harus dilakukan pada waktu kehilangan kunci 2. RUANG LINGKUP : Universitas Kristen Maranatha 3. DEFINISI :. REFERENSI : ISO 900:2000 klausul.2.3 : Pengendalian Dokumen, Unit Kerumahtanggaan 5. DISTRIBUSI : Biro Pemeliharaan Gedung 6. PROSEDUR : 6. Pemohon melapor kepada koster bahwa kuncinya hilang. 6.2 Kemudian koster menanyakan kejadiaannya, lalu memastikan pemohon sudah mencari dengan teliti. 6.3 Bila kunci tidak ketemu maka koster memberi formulir kehilangan kunci kepada pemohon lalu mengisi formulir kehilangan kunci. 6. Setelah diisi maka formulir tersebut diserahkan kepada KaBPG untuk ditandatangani, kemudian formulir diserahkan kembali pemohon lalu pemohon menyerahkan formulir tersebut kepada koster untuk disimpan. 6.5 Lalu koster mengisi Formulir Permohonan Perbaikan () lalu meminta pemohon untuk menyerahkan kepada bagian pemeliharaan fisik gedung untuk melakukan penggantian kunci. 6.6 Setelah dilakukan penggantian kunci, bagian pemeliharaan fisik gedung meminta tanda tangan yang kedua kali sebagai tanda sudah selesai, lalu menyerahkan kunci ke koster. 6.7 Formulir Permohonan Perbaikan () yang sudah selesai diserakan ke Kaur Gambar oleh bagian pemeliharaan fisik gedung. 6.8 Kaur gambar menyerahkan ke Ka.BPG untuk diperiksa bahwa pekerjaan perbaikan telah selesai dikerjakan kemudian di acc 6.9 Kemudian diinput ke dalam komputer oleh Kaur gambar dan diserahkan ke Kaur administrasi untuk diarsip Versi : Revisi : 0 Halaman dari

84 PROSEDUR PROSEDUR KEHILANGAN KUNCI TANGGAL REVISI : TANGGAL BERLAKU : KODE DOKUMEN : 038 / SOP / BPG / UKM Nb : memastikan pemohon sudah mencari dengan teliti bisa dilakukan dengan meminta pemohon untuk mencari lagi atau sudah memastikan pemohon telah mencari dengan teliti. 7. FORMULIR : - 8. BUKU : - 9. SURAT : 0. KARTU : -. STRUK : - 2. KUITANSI : - Disiapkan oleh : Diperiksa oleh : Disahkan oleh : Otman Awih Kepala Biro Pemeliharaan Gedung Pembantu Rektor II Versi : Revisi : 0 Halaman 2 dari

85 PROSEDUR PROSEDUR PERBAIKAN KERUSAKAN SARANA PLUMBING TANGGAL REVISI : TANGGAL BERLAKU : KODE DOKUMEN : 032 / SOP / BPG / UKM. TUJUAN : Pemohon mengetahui bagaimana penanggulangan kerusakan sarana plumbing 2. RUANG LINGKUP : Biro Pemeliharaan Gedung di Universitas Kristen Maranatha 3. DEFINISI : -. REFERENSI : ISO 900:2000 klausul.2.3 : Pengendalian Dokumen, UPG 5. DISTRIBUSI : Biro Pemeliharaan Gedung 6. PROSEDUR : 6. Prosedur 6.. Pemohon dapat melaporkan dengan menghubungi melalui telepon atau secara lisan ke BPG apabila menemukan kerusakan yang berhubungan dengan pipa, instalasi air bersih dan instalasi air kotor 6..2 Kaur Administrasi menerima informasi, langsung menghubungi dan memberitahu Kabag ME 6..3 Kabag ME langsung melakukan kunjungan sesuai dengan informasi dari Kaur Administrasi beserta teknisi Mechanical untuk memeriksa tempat kerusakan saluran plumbing 6.. Kabag ME menganalisis kerusakan/penggantian dan memberikan instruksi pekerjaan ke teknisi Mechanical 6..5 Jika memerlukan permintaan barang untuk pekerjaan perbaikan, maka Kabag ME melakukan permintaan barang, mengkoordinasi teknisi Mechanical untuk melaksanakan pekerjaan perbaikan dengan memberikan dan mengawasi pekerjaan teknisi mechanical teknisi mechanical melaksanakan pekerjaan perbaikan, setelah pekerjaan selesai, pekerja harian melaporkan ke Kabag ME 6..7 Kabag ME melakukan pemeriksaan hasil akhir pekerjaan Versi : Revisi : 0 Halaman dari