SOP PENERIMAAN SURAT MASUK KESEKRETARIATAN

Transkripsi

1 SOP PENERIMAAN SURAT MASUK KESEKRETARIATAN No. Kegiatan Ketua/Wakil Sekretaris Wasek Kasubbag Output Waktu Keterangan 1. Menerima surat 2. Membuka surat (kecuali surat rahasia/pribadi) Mencatat asal, nomor, tanggal, perihal surat masuk dan memberikan nomor urut surat masuk di buku agenda surat masuk Mencatat asal nomor, tanggal, perihal, sifat, nomor urut, tanggal penyelesaian surat masuk di lembar disposisi Menerima barang jika surat masuk tersebut adalah surat pengantar pengiriman barang Mengecek jumlah dan keadaan barang jika surat masuk tersebut adalah surat pengantar pengiriman barang 5. Mendisposisi surat masuk kepada Panitera/Sekretaris 2

2 1 6. Mendisposisi surat masuk kepada Wakil Sekretaris 7. Mendisposisi surat masuk kepada Kasubbag 8. Mencatat isi disposisi, tanggal penyelesaian surat masuk dan sub bagian yang di tuju dalam disposisi di buku agenda surat masuk 9. Mencatat asal, nomor, nomor urut surat masuk dan sub bagian yang di tuju dalam disposisi di buku ekspedisi 10. Mendistribusikan lembar disposisi dan surat masuk yang sudah didisposisi ke sub bagian yang di tuju dalam disposisi serta meminta tanda tangan sebagai tanda terima kepada sub bagian yang di tuju dalam disposisi di buku ekspedisi Mendistribusikan barang jika surat masuk tersebut adalah surat pengantar pengiriman barang

3 SOP PENERIMAAN SURAT MASUK KEPANITERAAN No. Kegiatan Ketua/Wakil Sekretaris Wasek Kasubbag Output Waktu Keterangan 1. Menerima surat 2. Membuka surat (kecuali surat rahasia/pribadi) 3. Mencatat asal, nomor, tanggal, perihal surat masuk dan memberikan nomor urut surat masuk di buku agenda surat masuk Menerima berkas perkara jika surat masuk tersebut adalah surat pengantar pengiriman berkas perkara dan surat pemberitahuan putusan upaya hukum Mengecek berkas perkara jika surat masuk tersebut adalah surat pengantar pengiriman berkas perkara dan surat pemberitahuan putusan upaya hukum 2

4 1 4. Mencatat asal nomor, tanggal, perihal, sifat, nomor urut, tanggal penyelesaian surat masuk di lembar disposisi 5. Mendisposisi surat masuk kepada Panitera/Sekretaris 6. Mendisposisi surat masuk kepada Wakil Panitera 7. Mendisposisi surat masuk kepada Kasubbag 8. Mencatat isi disposisi, tanggal penyelesaian surat masuk dan sub bagian yang di tuju dalam disposisi di buku agenda surat masuk 3

5 Mencatat asal, nomor, nomor urut surat masuk dan sub bagian yang di tuju dalam disposisi di buku ekspedisi Mendistribusikan lembar disposisi dan surat masuk yang sudah didisposisi ke sub bagian yang di tuju dalam disposisi serta meminta tanda tangan sebagai tanda terima kepada sub bagian yang di tuju dalam disposisi di buku ekspedisi Mendistribusikan berkas perkara jika surat masuk tersebut adalah surat pengantar pengiriman berkas perkara dan surat pemberitahuan putusan upaya hukum

6 SOP PENGIRIMAN SURAT KELUAR KESEKRETARIATAN & KEPANITERAAN No. Kegiatan Ketua/Wakil Sekretaris Wasek Kasubbag Output Waktu Keterangan 1. Menerima surat keluar dari sub bagian atau kepaniteraan Memberikan nomor urut, tanggal pengiriman dan nomor surat keluar serta mencatat tanggal surat, tujuan, perihal surat keluar dan sub bagian yang membuat surat keluar di buku agenda surat keluar Mengirim surat keluar melalui kantor pos atau mengirim secara langsung jika alamat surat terjangkau 5 60 Menit Menerima berkas perkara jika surat keluar tersebut adalah surat pengantar pengiriman berkas perkara dan surat permohonan upaya hukum

7 SOP PENGELOLAAN PERPUSTAKAAN KESEKRETARIATAN No. Kegiatan Sekretaris Wasek Kasubbag Petugas Perpustakaan Output Waktu Keterangan 1. Memerintahkan Wasek untuk menunjuk pengelola perpustakaan 2. Memerintahkan Kasubag untuk menunjuk pengelola perpustakaan 3. Menunjuk pengelola perpustakaan 5 60 Menit 4. Mencatat buku yang masuk di buku klasifikasi dan buku induk 2

8 1 5. Memberi nomor dan membuat katalog buku yang masuk 6. Menata buku yang masuk di rak sesuai dengan klasifikasinya 7. Mencatat buku yang dipinjam, diperpanjang kembali dan dikembalikan di buku peminjaman

9 SOP PEMELIHARAAN GEDUNG No. Kegiatan Sekretaris Wasek Kasubbag Rekanan Output Waktu Keterangan 1. Mengajukan anggaran untuk pemeliharaan gedung dalam DIPA 5 Menit 2. Menyusun anggaran untuk pemeliharaan gedung dalam DIPA 3. Memerintahkan Wasek untuk melakukan pemeliharaan gedung 4. Memerintahkan Kasubag untuk melakukan pemeliharaan gedung 5. Mendata bagian gedung yang memerlukan pemeliharaan 5 30 Menit 2

10 1 6. Menunjuk rekanan untuk melakukan pemeliharaan gedung 1 2 Hari 7. Melakukan pemeliharan gedung 1 30 Hari 8. Melaporkan pelaksanaan pemeliharaan gedung kepada Kasubag 30 Menit 9. Melaporkan pelaksanaan pemeliharaan gedung kepada Pansek, Wasek 30 Menit

11 SOP PERAWATAN KENDARAAN RODA 2 DAN 4 No. Kegiatan Sekretaris Wasek Kasubbag Pengguna Output Waktu Keterangan 1. Mengajukan usulan perawatan kendaraan roda 2 atau 4 2. Mengecek kondisi kendaraan roda 2 atau 4 yang akan dilakukan perawatan 30 Menit 3. Memberikan dana perawatan kendaraan roda 2 atau 4 4. Melakukan perawatan kendaraan roda 2 atau hari 5. Melaporkan hasil perawatan kendaraan roda 2 atau 4 kepada Kasubbag

12 SOP PERAWATAN ALAT PENGOLAH DATA No. Kegiatan Kasubbag 1. Mengajukan usulan, perawatan atau keluhan alat pengolah data Pranata Komputer Pengguna Output Waktu Keterangan 2. Memerintahkan pranata komputer untuk melakukan perawatan alat pengolah data 30 Menit 3. Melakukan perawatan alat pengolah data 4. Melaporkan hasil perawatan alat pengolah data kepada kasubag 1 7 hari 2

13 1 5. Melakukan perawatan lebih lanjut jika ditemukan kerusakan berat 6. Melaporkan hasil perawatan lebih lanjut kepada Kasubag

14 SOP PENGADAAN BARANG INVENTARIS/BMN No. Kegiatan Sekretaris Wasek Pejabat atau Panitia Pengadaan Kasubbag Petugas aplikasi SIMAK/BMN Output Waktu Keterangan 1. Mengajukan anggaran untuk pengadaan barang inventaris/bmn dalam DIPA 5 Menit 2. Menyusun anggaran untuk pengadaan barang inventaris/bmn dalam DIPA 3. Menunjuk pejabat pengadaan jika pengadaan barang inventaris/bmn =< Rp ,- atau panitia pengadaan jika pengadaan inventaris/bmn > Rp ,- 4. Melaksanaan pengadaan barang inventaris/bmn 1 6 Hari 2

15 1 5. Menyerahkan barang inventaris/bmn kepada Kasubag 5 Menit 6. Menyerahkan daftar barang inventaris/bmn dari pejabat pengadaan atau panitia pengadaan kepada petugas aplikasi SIMAK/BMN 7. Menginput daftar barang inventaris/bmn yang diberikan Kasubag di aplikasi SIMAK/BMN 15 Menit 8. Melakukan rekonsialisasi kepada petugas aplikasi SAKPA setiap bulannya 10 Menit 3

16 2 9. Melakukan rekonsialisasi dengan KPKNL minimal 2 (dua) kali setahun 10. Menyampaikan laporan barang milik negara kepada koordinator wilayah yakni Pengadilan Agama Semarang minimal 2 (dua) kali setahun 1 Hari 1 Hari