I. STANDARD OPERATING PROCEDURES ( SOP ) SUB BAGIAN UMUM WAKTU PENYELESAIAN 1 2 3

Transkripsi

1 A. SURAT MASUK I. STANDARD OPERATING PROCEDURES ( SOP ) SUB BAGIAN UMUM Yang dimaksud surat masuk adalah semua surat surat dinas (termasuk surat permohonan perpanjangan penahanan / ijin penggeledahan, ijin penyitaan) yang ditujukan ke Pengadilan Negeri dan diterima melalui Bagian Umum. Pengelolaan surat masuk Surat yang diterima di Cap tanda terima kemudian ditulis dalam buku agenda surat masuk, diberikan nomor dan lembar disposisi, diteliti oleh Bagian Umum untuk diteruskan ke Ketua Pengadilan Negeri atau Wakil Ketua Pengadilan negeri. Ketua/Wakil Ketua Pengadilan Negeri mendisposisikan surat tersebut. Surat turun ke Panitera/Sekretaris untuk di disposisikan ke Wakil Panitera/ Wakil Sekretaris. Surat di distribusikan sesuai disposisi Wakil sekretaris atau Wakil panitera. Surat yang memerlukan jawaban / tanggapan, masingmasingharus sudah dijawab / ditanggapi. B. SURAT KELUAR Surat diagenda dalam buku agenda surat keluar, diberi nomor sesuai kode surat dan ditanggali, kemudian lembar surat ditinggal pada Bagian Umum sebagai arsip. Pengiriman surat dilakukan melalui pos dan dilaksanakan setiap hari, sedangkan surat-surat yang sangat mendesak/penting dikirim melalui kurir.

2 A. ADMINISTRASI PERLENGKAPAN Pencatatan aset/barang milik negara dan setiap ada kegiatan pengadaan barang dan jasa setelah adanya penyerahan/laporan dari KPA dan telah adanya SPD dan SPM dilakukan pencatatan/pengimputan kedalam Aplikasi SIMAK BMN. Pencatatan barang-barang persediaan ( ATK ). 3 Pemberian Nomor Urut Pendaftaran ( NUP ) BMN. 4 Pembuatan Daftar Barang Ruangan ( DBR ) diselesaikan. 5 Pembuatan Kartu Inventaris Barang ( KIB ). 6 Pembuatan Laporan Neraca ( SIMAK BMN ) ke Bagian Keuangan. 7 Membuat Laporan Barang Milik Negara setiap Semester ke Instansi terkait. 7 Hari 8 Melakukan rekonsiliasi ke KPKNL. 9 Melakukan Opname barang setiap Triwulan. 0 Pendataan Barang Inventaris yang telah rusak berat dan sudah tidak bisa dipakai untuk diusulkan penghapusan. 0 Hari Perpanjangan pajak kendaraan operasional roda (dua) dan roda 4 (empat). Perbaikan dan perawatan kendaraan operasional roda (dua) dan roda 4 (empat) yang masih bisa diperbaiki. 3 Perawatan dan pemeliharaan gedung kantor secara periodik setiap semester. 30 Hari 4 Perawatan AC dan Komputer setiap 3 ( tiga ) bulan. 0 Hari 5 Perbaikan dan perawatan meubelair yang masih bisa diperbaiki dilaksanakan. 5 Hari

3 B. ADMINISTRASI PERENCANAAN Menghimpun kebutuhan ATK, sarana dan prasarana penunjang kerja selama l tahun yang akan dating. 7 Hari 3 Menyusun rencana kerja tahunan yang berhubungan dengan sarana dan prasarana. Menyusun rencana kerja dan program kerja Bagian Umum setiap awal tahun. 0 Hari 7 Hari C. KEPERLUAN RUMAH TANGGA KANTOR PELAKSANAAN TUGAS Pelaksanaan tugas kerumahtanggaan dibedakan dalam 4 (empat) kegiatan yaitu pengelolaan perpustakaan, perawatan / pemeliharaan sarana gedung kantor, pengamanan dan kebersihan lingkungan kantor. PENGELOLAAN PERPUSTAKAAN Mencatat buku baru yang diterima ke dalam buku agenda, buku induk dan penomoran menurut klasifikasi. Membuat perencanaan dan mengusulkan pengadaan bukubuku Undang-undang, Peraturan Pemerintah, Peraturan Daerah dan buku tentang hukum serta buku-buku yang ada relevansinya dengan kedinasan dilaksanakan setiap akhir tahun. Membuat catatan peminjaman dan pengembalian buku dalam buku peminjaman. Melakukan pemeliharaan,perawatan koleksi buku-buku setiap minggu. a. Buku-Buku yang Masuk. Penerimaan Buku untuk Perpustakaan dicatat ke Buku Register Induk.. Penerimaan Buku untuk Perpustakaan dicatat ke Buku Register Induk. 3. Kemudian buku halaman pertama diberi nomor dan di cap Stempel Perpustakaan dan dimasukkan Nomor Register. 4. Pemberian label pada buku, kemudian buku disusun pada rak buku sesuai klasifikasi masing-masing. 0 Hari 5. Pembuatan katalog buku.

4 b. Peminjaman Buku. Buku yang dipinjam dicatat pada Register Buku peminjaman masing-masing anggota... Kartu diambil dan disimpan di laci khusus. 3. Penyerahan Buku kepada peminjam dan pengembaliannya paling lama minggu. 4. Membuat Surat Teguran/Surat Peringatan kepada Peminjam Buku yang belum mengembalikan sesuai dengan waktu yang telah ditentukan 5. Pembuatan katalog buku. 3 PERAWATAN DAN PEMELIHARAAN SARANA DAN PRASARANA GEDUNG Memanaskan genset setiap bulan. Perawatan dan pemeliharaan gedung sesuai dengan kebutuhan dilaksanakan oleh pihak ketiga. Perawatan dan pemeliharaan barang inventaris kantor setiap triwulan. Menguras dan mengisi kembali hidran sesuai kebutuhan. 0 Hari 5 Hari Pengisian ulang tabung pemadam kebakaran setiap tahun. 4 KEAMANAN Menyusun uraian tugas ( Job Description ) satuan pengamanan setiap awal bulan. Melakukan Pembinaan kepada Satuan Pengamanan setiap bulan. Melakukan pengontrolan lingkungan kantor setiap jam, dilaksanakan oleh petugas keamanan. Melakukan koordinasi dengan aparatur keamanan terkait ( POLRES,POLSEK, KODIM) setiap diperlukan. Mengarahkan semua tamu untuk melapor ke piket. Melakukan pengontrolan semua ruangan kerja setelah jam kerja,mematikan AC,listrik dan computer yang masih menyala dan mengunci pintu yang belum terkunci. Menyalakan / mematikan lampu di dalam dan diluar ruangan. Mencatat dalam buku piket bagi pegawai atau pihak luar yang melaksanakan kegiatan dilingkungan kantor diluar jam kerja.

5 Menyusun jadwal piket untuk Pegawai dan Satpam setiap akhir bulan. Pengamanan Tamu. Tamu wajib lapor ke Petugas Piket dan mengisi buku tamu dengan meninggalkan kartu identitas dan memakai tanda tamu.. Hubungi Pejabat apakah besedia menerima atau tidak. 3.Apabila bersedia, tamu diantar langsung oleh Petugas Piket. 4. Setelah selesai, kartu identitas bisa diserahkan kembali dengan terlebih dahulu menyerahkan tanda tamu. 5 KEBERSIHAN Menyusun uraian tugas (Job description) petugas kebersihan dan penanggung jawab petugas kebersihan. Mengontrol pelaksanaan tugas sesuai dengan uraian tugas (JobDescription), karena disamping tugas-tugas tersebut diatas Bagian Umum juga bertugas dan bertanggung jawab terhadap keamanan dan kenyamanan lingkungan kantor dalam rangka menunjang pelaksanaan tugas dan pelayanan kepada masyarakat pencari keadilan. Pelaksanaan Kebersihan dilakukan rutin setiap hari kerja, meliputi kebersihan dalam ruangan dan luar ruangan/ halaman kantor oleh petugas (cleaning service). Pelaksanaan kebersihan untuk kegiatan khusus misal : pelantikan dll dilaksanakan pada hari tersebut sebelum dan sesudah pelaksanaan. Pengangkutan sampah dilaksanakan oleh petugas kebersihan seminggu tiga kali. Kenyamanan : Untuk meningkatkan pelayanan kepada publik, diperlukan tersedianya ruangan-ruangan yang representatif, meliputi :. Ruang Sidang yang bersih dan sejuk.. Ruang Tunggu dengan kursi yang cukup. 3. Ruang Poliklinik/Kesehatan. 4. Ruang Kamar Mandi/WC yang bersih. 5. Pemeliharaan halaman/taman yang asri. 6. Penataan parkir dengan teratur dan tertib. 7. Ruang/tempat ibadah. 8. Tersedianya Kantin yang bersih. 9. Menyediakan tempat sampah yang cukup. 0. Media elektronik seperti TV dan Surat Kabar/Majalah.

6 D. PELAPORAN Menghimpun Bahan Laporan dari bagian-bagian dan Panmud-Panmud. Pengetikan data/resume/laporan. E. PELAPORAN SIMAK BMN SEMESTERAN Pelaporan SIMAK BMN Semesteran, terlebih dahulu Aplikasi Persediaan melakukan pengiriman ke SIMAK BMN. Lakukan Rekonsiliasi Internal dengan Bagian Keuangan dengan dibuatkan Berita Acara Hasil Rekonsiliasi Internal (per bulan dan per semesteran) dengan melakukan pengiriman data (SIMAK BMN ke SAKPA). 3 Lakukan Rekonsiliasi dengan KPKNL dengan melampirkan Berita Acara Rekonsiliasi Internal dan ADK serta persyaratan lainnya. 4 Pengiriman Hasil Rekonsiliasi dengan KPKNL ke Korwil beserta ADK dan laporan BMN Semesteran beserta lampiranlampiran lainnya. F. PENGHAPUSAN BARANG PADA PENGADILAN NEGERI Pembuatan SK Panitia Penghapusan Barang yang diajukan ke Pengadilan Tinggi. Setelah PN melengkapi Persyaratan Penghapusan BMN, Berkas Penghapusan diteruskan kepada KPKNL setempat untuk mendapatkan persetujuan penghapusan BMN. 3 Setelah terbit surat persetujuan dari KPKNL setempat, kemudian Pengadilan Tinggi membuat permohonan Penghapusan Barang Kepada KBUA cq. Bagian Perlengkapan MA-RI.