MANUAL PROSEDUR TATA KELOLA

Transkripsi

1

2 MANUAL PROSEDUR TATA KELOLA FAKULTAS PERTANIAN UNIVERSITAS TRUNOJOYO MADURA 2016 i

3 DAFTAR ISI MP. Peminjaman LCD untuk Kegiatan Resmi.1 MP. Perbaikan Alat.3 MP. Masuk..5 MP. Keluar..7 MP. Pengajuan Peminjaman Ruang 9 ii

4 Manual Prosedur Peminjaman Barang (LCD) untuk Kegiatan Resmi Kode : MP.FP.UTM Revisi : Halaman : A. Tujuan Untuk mengetahui prosedur barang (LCD) untuk kegiatan resmi B. Ruang Lingkup Pekerjaan 1. Kegiatan persiapan dilakukan oleh pihak peminjam 2. Kegiatan pelaksanaan dilaksanakan oleh peminjam, sekretaris dekanat, PD II,,, dan C. Definisi LCD merupakan salah satu jenis proyektor yang digunakan untuk menampilkan video, gambar, atau data dari komputerpada sebuah layar atau sesuatu dengan permukaan datar seperti tembok, dan sebagainya. D. Uraian Prosedur No Sub Kegiatan Langkah-langkah pelaksanaan 1 Persiapan a. Membuat yang ditujukan kepada PD II 2 Pelaksanaan a. b. c. Mencatat & memberi memo kepada PD II d. kepada PD II e. f. g. untuk ditindaklanjuti h. i. Disposisi untuk diproses j. k. Penanggung jawab/ unit kerja Peminjaman Peminjam PD II PD II Bagaian Hasil Daftar Barang Daftar peminjam Waktu 1menit 5 menit 1

5 l. Memeriksa barang yang akan dipinjam m.mencatat kondisi barang n. barang yang akan dipinjam o. Memeriksa kembali kondisi barang yang sudah dikembalikan Barang Barang E. Bagan Alur Uraian Prosedur PEMINJAM SEKRETARIS PD II KABAG KASUBBAG UMUM BAGIAN UMUM Mulai Membuat yang ditujukan kepada PD II Menyerah kan peminjam an Memeriksa barang yang akan dipinjam Mencatat & memberi no s kepada PD II Menyerah kan kpd untuk ditindaklanju ti Mencatat kondisi barang barang yang akan dipinjam kepada untuk diproses Memeriksa kembali kondisi barang yang sudah dikembalikan Menyerah kan kepada Bag. Selesai 2

6 Manual Prosedur Perbaikan Alat Kode : MP.FP.UTM Revisi : Halaman : A. Tujuan Untuk mengetahui langkah-langkah prosedur perbaikan alat B. Ruang Lingkup Pekerjaan 1. Pada tahap persiapan sebagai penanggungjawab adalah,, / PD II 2. Pada tahap pelaksanaan sebagai penanggungjawab adalah BAUK dan Bagian C. Uraian Prosedur No Sub Kegiatan Langkah-langkah pelaksanaan 1 Persiapan a. Menginventarisasi barang yang akan diperbaiki b. Membuat permohonan perbaiakan alat c. permohonan perbaikan alat ke umum d. perbaikan alat e. Memberi paraf permohonan alat f. Menandatangani permohonan alat g. permohonan perbaikan alat yang sudah ditandatangani Penanggung jawab/ unit kerja / PD II Hasil Daftar Barang Waktu 1 hari 15 menit 3 menit 2 Pelaksanaan a. Mengirim permohonan perbaikan alat ke BAUK b. permohonan perbaikan alat c. Mengecek kerusakan barang d. Memperbaiki Barang e. Mengirim Barang yang sudah diperbaiki ke bagian umum f. barang yang BAUK BAUK BAUK BAUK Daftar Barang Barang Barang Barang Daftar Barang 15 menit 1 Jam 15 3

7 sudah diperbaiki g. Mencatat Barang yang telah diberikan menit D. Bagan Alur Uraian Prosedur BAGIAN UMUM KASUBBAG UMUM KABAG/ PD II BAUK Mulai Menginventarisasi barang yang akan diperbaiki Membuat permohonan perbaikan alat permohonan perbaikan alat ke permohonan perbaikan alat yang sudah ditandatangani permohonan perbaikan alat Memberi paraf permohonan alat Menandatangi permohonan perbaikan alat permohonan perbaikan alat Mengecek kerusakan barang Mengirim permohonan perbaikan alat ke BAUK Memperbaiki barang barang yang sudah diperbaiki Mengirim barang yang sudah diperbaiki ke bagian umum Mencatat Barang yang telah diberikan Selesai 4

8 Manual Prosedur Masuk Kode : MP.FP.UTM Revisi : Halaman : A. Tujuan 1. Untuk penertiban administrasi masuk 2. Untuk penertipan masuk 3. Untuk penertiban pengarsipan B. Ruang Lingkup Pekerjaan Kegiatan ini dimulai dari proses penerimaan dari kuris pembawa hingga proses pengarsipan dan penyerahan pada pejabat berwenang yang menjadi tujuan di kalangan dekanat C. Definisi masuk didefinisikan sebagai semua kegiatan yang berkaitan dengan proses penerimaan baik berupa undangan, permohonan baik dari internal maupun eksternal Fakultas Pertanian yang ditujukan pada semua jajaran pimpinan dekanat melalui media menyurat D. Uraian Prosedur No Sub Kegiatan Langkah-langkah pelaksanaan 1. Pelaksanaan a. masuk b. Mencatat & memberi lembar sesuai identitas c. Memasukkan ke d. Membaca masuk e. Memberikan f. g. Men ke h. i. Mendelegasikan ke staf j. k. Menindaklanjuti sesuai l. Memaraf m. Menandatangani Penanggung jawab/ unit kerja Staf Staf Hasil masuk masuk masuk masuk masuk masuk masuk masuk masuk masuk masuk Waktu 5 menit 15 menit 5

9 E. Bagan Alur Uraian Prosedur SEKRETARIS DEKANAT DEKANAT KABAG KASUBBAG STAF UMUM & KEUANGAN /AKADEMIK Mulai masuk Mencatat & memberi lembar sesuai identitas Memasukkan ke Membaca masuk Memberkan Disposisi Disposisi Menandatangani Men ke Disposisi Suarat Memaraf Mendelegasikan ke Staf Disposisi Menindaklanjuti sesuai Disposisi Selesai 6

10 Manual Prosedur Keluar Kode : MP.FP.UTM Revisi : Halaman : A. Tujuan 1. Untuk menertipkan pencatatan keluar 2. Untuk penertiban penomoran B. Ruang Lingkup Pekerjaan Kegiatan dimulai sejak proses pembuatan memo/permintaan pembuatan, penomoran hingga proses pengiriman oleh kurir dan memperoleh tanda terima oleh penerima C. Definisi keluar merupakan permintaan resmi dari jajaran dekanat baik berupa undangan atau permintaan lain pada pihak internal maupun eksternal Fakultas Pertanian melalui media resmi. D. Uraian Prosedur No Sub Kegiatan Langkah-langkah pelaksanaan 1 Persiapan Menyiapkan pembuatan 2 Pelaksanaan a. Membuat keluar sesuai / data acuan rangkap 2 ( sesuai kebutuhan ) b. Memaraf lembar pertama c. Memberikan keluar ke d. keluar e. Menandatangani f. keluar g. Mencatat identitas keluar h. Memberikan keluar ke kasubbag i. keluar j. Mendelegasikan keluar se staf k. keluar l. Menyebarkan ke tujuan m. Mengarsip Penanggung jawab/ unit kerja / Staf Staf umum Hasil / data acuan Arsip Waktu 15 menit 5 menit 1 Menit 5 menit 5 menit 15 menit 7

11 E. Bagan Alur Uraian Prosedur SEKRETARIS DEKANAT DEKANAT KABAG KASUBBAG STAF UMUM Mulai Menyiapkan pembuatan Membuat keluar Memaraf lembar pertama Memberikan keluar ke keluar keluar Menandatangani Mencatat Identitas Keluar Memberikan keluar ke kasubbag Keluar Mengarsip Mendelegasikan ke Staf Keluar Selesai Menyebarkan ke Tujuan 8

12 Manual Prosedur Pengajuan Peminjaman Ruang Kode : MP.FP.UTM Revisi : Halaman : A. Tujuan 1. Untuk menertibkan pemakaian ruang di Fakultas Pertanian B. Ruang Lingkup Pekerjaan Kegiatan ini dimulai sejak pengguna/pihak yang berkepentingan mengajukan resmi hingga dari pihak Fakultas C. Definisi Peminjaman ruang didefinisikan sebagai atau pemakaian ruang yang terdapat di Fakultas Pertanian untuk kegiatan resmi baik kegiatan program studi maupun mahasiswa Fakultas Pertanian maupun Fakultas lain D. Uraian Prosedur No Sub Kegiatan Langkah-langkah pelaksanaan 1 Persiapan a. Membuat Peminjaman Ruang b. 2 Pelaksanaan a. b. Mencatat & memberi lembar c. kpd PD II d. e. kpd f. utk ditindaklanjuti g. kpd h. utk diproses i. ke bagian umum j. k. Mencatat &memproses ruangan l. Menandatangani m. Menandatangani n. yang telah ditt ke pemakai o. ijin menggunakan ruangan Penanggung jawab/ unit kerja Pemakai (mhs/dosen) Pemakai (mhs/dosen) PD II PD II Pemakai ( Mhs/Dosen) Hasil Waktu 5 menit 10 menit 3 menit 3 menit 9

13 E. Bagan Alur Uraian Prosedur PEMAKAI SEKRETARIS DEKANAT PD II KABAG KASUBBAG UMUM BAGIAN UMUM Mulai Membuat Ruang Mencatan dan memberi lembar ke PD II kepada utk ditindaklanju ti untuk diproses kepada ke bagian Menandata ngani Menandatang ani Mencatat dan memproses ruangan ijin menggunakan ruangan Menyerah kan yang telah dittd ke pemakai 10