Quality Assurance Office PELAKSANAAN AUDIT

Transkripsi

1 PELAKSANAAN AUDIT

2 AMI adalah Audit (tentang) Sistem Merupakan pemeriksaan yang mendalam terhadap sistem mutu untuk menentukan efektivitas dan kesesuaian terhadap standar Pemeriksaan ini bertujuan untuk memastikan: Bahwa dokumentasi sistem mutu telah memenuhi kebutuhan proses layanan secara memadai Bahwa prosedur-prosedur yang terdokumentasi adalah mudah dimengerti dan diimplementasikan Bahwa sumber daya cukup dan SDM kompeten Quality Assurance Office

3 MENCARI BUKTI Bukti-Bukti penunjang dikumpulkan dari: Wawancara Pemeriksaan dokumen atau rekaman Pemeriksaan kinerja dan layanan Pengamatan terhadap aktivitas (observasi lapangan) Pengamatan terhadap kondisi Lakukan verifikasi terhadap bukti-bukti penunjang tersebut Quality Assurance Office

4 OBJEK PEMERIKSAAN i. Dokumentasi (prosedur, spesifikasi, gambar, dll) Apakah semua dokumen yang dibutuhkan tersedia? Apakah dokumen lengkap dan mengandung informasi yang dibutuhkan? Apakah dokumen diidentifikasi dan diberi status Apakah dokumen dikendalikan ii. Peralatan Apakah tepat? Apakah dikalibrasi? Apakah dipergunakan dengan benar? Apakah diidentifikasi dengan benar

5 iii. iv. Bahan Material Apakah tepat tipe, grade-nya? Apakah identifikasi/ dapat ditelusur? Apakah statusnya diketahui Apakah memenuhi persyaratan standar Orang Apakah kompeten untuk melaksanakan tugas? Apakah mendapatkan pelatihan dengan memadai? Apakah tanggung jawabnya jelas? Apakah sikapnya dapat diterima v. Proses Apakah dikendalikan dengan benar? Apakah didokumentasikan? Apakah dalam lingkungan yang tepat? Quality Assurance Office

6 KATA KUNCI DALAM WAWANCARA Mengapa Dimana Kapan Apa Siapa Bagaimana Contoh: Memeriksa Sistem Apa yang terjadi jika.? Bagaimana tanggapan bapak jika?

7 Beberapa kiat pada saat wawancara Lakukan wawancara terpisah antara kepala bagian dan bawahannya/ staf Hindari memverifikasi/ cross-check pernyataan para auditee yang berbeda Hindari kesan membaca checklist Hindari menyodorkan opini dan corrective action Buatlah pertanyaan yang spesifik/ tidak bermakna ganda

8 TEKNIK BERTANYA Mengembangkan pertanyaan dengan prinsip diagram pohon

9 TEKNIK AUDIT 1. Horisontal auditing Memeriksa setiap area fungsional dari organisasi untuk melihat kelayakan dan penerapan dari persyaratan sistem mutu RPKPS & SAP Kaprodi/ Kep. Sek Sub Bag Pendidikan Laboratorium

10 RPKPS & SAP Perencanaan 2. Vertical Auditing Memeriksa area-area fungsional dari organisasi yang berkontribusi secara aktif terhadap suatu kegiatan tertentu atau terhadap suatu persyaratan/peraturan Kaprodi Sub Bag Pendidikan Laboratorium Quality Assurance Office

11 3. Random Auditing Memeriksa secara acak aspek-aspek dari suatu proses/layanan karena alasan perlu menguji secara dekat suatu aktivitas tertentu INPUT DATA Kaprodi/ Kep. Sek Sub Bag Pendidikan Laboratorium

12 TEKNIK TELUSUR Tujuan Pengujian jaringan Mengungkap fakta-fakta Identifikasi perbaikan Dasar Sistem adalah input-proses-output Sistem adalah sebab-akibat Sistem adalah suatu jaringan

13 MENELUSURI JEJAK (TRAIL FOLLOWING) Berdasarkan suatu temuan tertentu auditor bergerak maju/forward trace (dari sisi input hingga rangkaianrangkaian kegiatan dan output) atau mundur/backward trace (dari sisi output mundur ke input) untuk mengumpulkan informasi dan menyelidiki lebih dalam suatu gejala atau pola tertentu Forward trace Komisi Pembelajaran Kaprodi/ Kep. Sek. Sub Bag Pendidikan Evaluasi Quality Assurance Office Backward trace

14 BAGAIMANA MENGAMBIL SAMPEL? Jangan meminta sampel kepada Auditee, tapi tentukan sendiri sampel yang diinginkan Ambil sampel dari daftar-daftar yang tersedia Ambil sampel dari file yang ditemukan, satu sampel dari depan dan satu lainnya dari belakang (minimal) Ambil sampel lokasi proses kerja

15 MENCATAT HASIL Yang Harus Dicatat Contoh-contoh ketidaksesuaian terhadap standar Contoh-contoh ketidaksesuaian terhadap dokumentasi Aspek dari proses yang cenderung mengarah kepada ketidaksesuaian

16 Catatlah yang perlu dicatat Bagian/seksi/area yang diaudit Orang yang diwawancarai Nomor dokumen dan issue status Identifikasi peralatan Kondisi organisasi/unit secara umum Identifikasi produk/layanan

17 Cara Mencatat Hasil Apa yang ditemukan Dimana ditemukan Mengapa dianggap sebagai ketidaksesuaian Siapa yang hadir/ ada pada saat ditemukan

18 TEMUAN (FINDINGS) Segala sesuatu yang menyimpang terhadap standar Segala sesuatu yang potensial untuk menyimpang terhadap standar Segala sesuatu yang potensial mempengaruhi mutu layanan/kinerja Quality Assurance Office

19 KLASIFIKASI TEMUAN 1. MINOR Ketidaksesuaian yang memiliki dampak terbatas terhadap sistem mutu Contoh: Ketidaksempurnaan Ketidakkonsistenan 2. MAJOR Ketidaksesuaian yang memiliki dampak luas terhadap sistem mutu Contoh: Pelanggaran terhadap sistem mutu Tidak dipenuhinya persyaratan

20 3. OBSERVASI Temuan bukan ketidaksesuaian yang dimaksudkan untuk penyempurnaan sistem mutu Dapat bersifat mengarah kepada ketidaksesuaian TEMUAN YANG DILAPORKAN Harus disetujui auditee Berdasarkan bukti

21 CONTOH TEMUAN MAJOR Contoh problem: Hampir semua perkuliahan berjalan : tidak sesuai jadwal/ RPKPS / SAP Jumlah tatap muka kurang 50 % (persyaratan, misal, 75 %) tidak ada rekaman daftar hadir perkuliahan tidak dilakukan evaluasi kompetensi dosen tidak sesuai Tidak dilakukan verifikasi soal Sehingga temuannya: kategori Major Perkuliahan di Prodi X tidak terkendali, contohnya Quality Assurance Office

22 CONTOH TEMUAN MINOR Contoh problem: Ditemukan 3 mata kuliah A, B, dan C: tidak sesuai jadwal/ RPKPS / SAP tidak ada rekaman daftar hadir perkuliahan tidak dilakukan evaluasi Tidak dilakukan verifikasi soal Sehingga temuannya: kategori Minor Pengendalian perkuliahan di Prodi X belum berjalan secara konsisten, contohnya...

23 CONTOH TEMUAN OBSERVASI Contoh problem: Semua perkuliahan berjalan dengan baik dan tercatat rapi, sesuai SAP, semua dosen datang 13 kali tatap muka, dan selalu dilakukan evaluasi baik terhadap soal maupun dosennya. Semua dikerjakan oleh karyawan yang sangat rajin dan penuh dedikasi, walaupun tidak ada prosedur yang mengaturnya. Sehingga temuannya : kategori Observasi Belum ditemukan prosedur yang mengatur perkuliahan di Prodi X.

24 PENULISAN TEMUAN 1. Spesifik 2. Jelas (dimana, mengapa) 3. Contoh bukti Sehingga dalam menulis temuan audit: Harus berdasarkan fakta Harus ringkas dan jelas Tidak memasukkan opini Tidak memasukkan sebab-sebab ketidaksesuaian

25 Pernyataan temuan mengikuti kaidah PLOR - Problem (masalah yang ( ditemukan - Location (lokasi ditemukan ( problem - Objective (bukti ( temuan - Reference (dokumen yang mendasari) Quality Assurance Office 25

26 TAHAPAN PENULISAN LAPORAN AUDIT Pertemuan tim auditor Dipimpin oleh Lead Auditor Melengkapi formulir ketidaksesuaian Meninjau semua ketidaksesuaian Tinjauan secara kolektif terhadap ketidaksesuaian untuk mengidentifikasi temuan major Mempersiapkan kesimpulan audit Mempersiapkan agenda closing meeting Pelajari semua temuan Kelompokkan temuan Adakah hal utama yang perlu diperhatikan (mengarah ke temuan major)

27 ISI LAPORAN AUDIT Identitas Unit yang diaudit Rincian program audit, auditor, tanggal dan area audit Tujuan dan ruang lingkup audit Identifikasi dokumen referensi (standar, quality, manual, prosedur, dll) Jadwal audit Ringkasan temuan Daftar pengecekan, catatan audit dan bukti pendukung Rekomendasi tindak lanjut dan tindakan perbaikan Tindak lanjut PTK audit sebelumnya Kesimpulan audit dll

28 LAPORAN AUDIT: Harus berdasarkan fakta Harus ringkas dan jelas Tidak memasukkan opini Tidak memasukkan sebab-sebab ketidaksesuaian Quality Assurance Office

29 Mutu, Mutu, Mutu GinÖng Prati Dino Continuous Quality Improvement