BAB III ANALISA SISTEM

Transkripsi

1 BAB III ANALISA SISTEM Analisa merupakan tahap awal dalam pengembangan sistem dan merupakan tahap fundamental yang sangat menentukan kualitas sistem informasi yang dikembangkan. Analisa sistem adalah sebuah istilah yang secara kolektif mendeskripsikan fase-fase awal pengembangan sistem. Analisis sitem adalah teknik pemechaan masalah yang menguraikan bagian-bagian komponen dengan mempelajari seberapa bagus bagian-bagian komponen tersebut bekerja dan berinteraksi untuk mencapai tujuan mereka 1. Analisa sistem informasi ini merupakan tahap penganalisaan terhadap sistem yang sedang berjalan di Bank UOB Indonesia Capem Bintan yaitu tentang Aplikasi Petty Cash (Kas Kecil). Penganalisaan terdiri atas analisis kelemahan sistem dan analisa kebutuhan sistem. 1 Hanif Al Fatta, Analisis dan Perancangan Sistem Informasi untuk Keunggulan Bersaing Perusahaan & Organisasi Modern, hal 44,

2 Analisis Prosedur Kas Kecil yang Sedang Berjalan Berikut adalah prosedur kas kecil yang sedang berjalan sebagai berikut : 1. Untuk jumlah tagihan biaya pembelian barang atau jasa yang tidak melewati Rp ,- (dua juta rupiah) dapat diproses di Kantor Capem sendiri dan apabila terdapat tagihan biaya yang melebih angka tersebut maka pembayaran tagihan hanya dapat diproses atau dilakukan oleh Kantor Cabang. 2. Untuk tagihan yang berupa jasa sewa (mesin atau gedung) dan jasa perbaikan (service) dikenakan pemotongan pajak 2% (PPh pasal 23, 26) dari nilai jasa tersebut. Sebagai contoh : jasa perbaikan Rp ,- dan penggantian alat baru Rp ,-, maka yang akan dipotong pajak 2% adalah jasa perbaikan saja sebesar Rp ,- sehingga jumlah tagihan yang diterima oleh Penagih adalah Rp ,-. Pada bulan berikutnya bagian Back Office akan membuat dan melaporkan pajak tersebut kepada Kantor Pajak dan bukti pemotongan pajak dikirimkan ke Penagih yang bersangkutan. 3. Untuk tagihan pembelian barang atau jasa dapat ditagih kembali oleh Penagih (baik pemasok atau suplier maupun karyawan sendiri) dengan diajukan ke bagian Back Office dalam bentuk nota asli dan kwitansi jika tagihan tidak dapat disertai dengan nota.

3 45 4. Oleh bagian Back Office nota atau kwitansi tersebut dilanjutkan ke Supervisor untuk dicek dan tanda tangan jika disetujui, jika ditolak maka nota atau kwitansi dikembalikan ke bagian Back Office untuk memperbaiki kesalahan yang ada. 5. Setelah disetujui oleh Supervisor, nota atau kwitansi tersebut diteruskan ke Pimpinan untuk ditanda tangani sebagai dasar bahwa nota atau kwitansi tersebut telah diketahui oleh Pimpinan. 6. Nota atau kwitansi yang sudah disetujui oleh Supervisor dan Pimpinan akan dibuatkan jurnal debet dan jurnal kredit oleh bagian Back Office yang kemudian diperiksa dan ditandan tangan oleh Supervisor serta Pimpinan. Supervisor dan Pimpinan akan mengecek jurnal yang sudah buat sesuai dengan jenis pembiayaannya masing-masing. 7. Jurnal debet dan jurnal kredit akan diproses lanjut oleh bagian Teller. Bila jurnal debet dan jurnal kredit sudah lengkap ditanda tangani oleh Supervisor dan Pimpinan, maka bagian Teller akan melakukan pembayaran sesuai dengan nilai yang tercantum dalam jurnal kredit. Oleh Bagian Back Office nota atau kwitansi yang ditagih kemudian dicatat ke dalam Buku Kas Kecil. 8. Pembayaran (baik berupa tunai maupun melalui rekening) akan diterima dan dicek kembali oleh bagian Back Office.

4 46 9. Nota atau kwitansi yang sudah dibayar oleh Teller, maka bagian Back Office membuat kwitansi pembayaran. Kwitansi pembayaran yang dibuat kemudian ditanda tangan oleh Penagih sebagai tanda bukti sudah menerima pembayaran atas tagihan tersebut. 10. Nota atau kwitansi yang sudah selesai diproses kemudian diarsip dan dicatat di buku Kas Kecil. 11. Laporan kas kecil diberikan kepada Pimpinan secara periodik.

5 47 Flowmap Berjalan Halaman 1/2 PENAGIH TELLER BACK OFFICE SUPERVISOR PIMPINAN Pengece kan Pengece kan T Lengkap Y Disetujui Y Tanda tangan T Tanda tangan Buat Jurnal Jurnal Kredit Jurnal Debet Jurnal Kredit Jurnal Debet Jurnal Kredit Jurnal Debet Pengece kan Jurnal Lengkap T Pengece kan Jurnal Lengkap T Y Y TTD Jurnal TTD Jurnal Jurnal Kredit Jurnal Debet Jurnal Kredit Jurnal Debet Jurnal Kredit Jurnal Debet Melakukan Pembayaran Catat Buku Kas kecil 1 Buku Kas kecil

6 48 Flowmap Berjalan Halaman 2/2 PENAGIH TELLER BACK OFFICE SUPERVISOR PIMPINAN 1 Pembayaran Pembayaran Buat Kwitansi Pembayaran Kwitansi Pembayaran Kwitansi Tanda tangan Kwitansi Kwitansi Pembayaran Kwitansi Catat Kas Kecil Kas Kecil Buat Laporan Laporan 2 Laporan 1 Laporan 1 Gambar 3.1 Flowmap Kas Kecil yang sedang berjalan

7 Analisis Dokumen 1. Dokumen Masukan (Input) 1. Nota Pembelian Fungsi : Untuk mengetahui harga, jumlah, jenis dan data baik barang atau jasa lainnya. Sumber Rangkap Ditujukan Item : Pemasok (suplier) atau karyawan sendiri. : 1 (satu). : Back Office, Supervisor dan Pimpinan. : Nomor Nota, Tanggal Nota, Nama Supplier, Nama 2. Kwitansi Pembelian Barang atau Jasa, Jenis Barang atau Jasa, Jumlah, Harga Satuan dan Total Nilai Nota. Fungsi : Untuk mengetahui harga, jumlah, jenis dan data baik barang atau jasa lainnnya. Sumber Rangkap Ditujukan Item : Karyawan sendiri. : 1(satu). : Back Office, Supervisor dan Pimpinan. : Tanggal Kwitansi, Nama Barang atau Jasa, Jenis Barang atau Jasa, Jumlah, Harga Satuan dan Total Nilai Kwitansi.

8 50 2. Dokumen Keluaran (Output) 1. Jurnal Debet Fungsi : Digunakan untuk mencatat transaksi keuangan perusahaan secara kronologis dengan menyebutkan akun yang di Debet. Sumber Rangkap Ditujukan Item : Back Office. : 1 (Satu). : Teller, Supervidor dan Pimpinan. l : Nomor Jurnal Debet, Tanggal, Keterangan, Jumlah dan Total Jumlah. 2. Jurnal Kredit Fungsi : Digunakan untuk mencatat transaksi keuangan perusahaan secara kronologis dengan menyebutkan akun yang di Kredit. Sumber Rangkap Ditujukan Item : Back Office. : 1 (Satu). : Teller, Supervidor dan Pimpinan. l : Nomor Jurnal Kredit, Tanggal, Keterangan, Jumlah dan Total Jumlah.

9 51 3. Kwitansi Pembayaran Fungsi : Sebagai bukti penerimaan pembayaran atas pembelian barang atau jasa. Sumber Rangkap Ditujukan Item : Back Office. : 1(satu). : Penagih. : Nama Pembayar, Tanggal Kwitansi, Keterangan, Nama Barang atau Jasa, Jenis Barang atau Jasa, Jumlah, Harga Satuan dan Total Nilai Kwitansi. 4. Laporan Kas Kecil Fungsi : Laporan tentang pengeluaran biaya-biaya yang dikeluarkan oleh Kas Kantor Capem. Sumber Rangkap Ditujukan Item : Back Office. : 1 (Satu). : Back Office, Pimpinan. : Nomor Nota, Kode Penagih, Nama Penagih, Kode Pembukuan, Nama Barang atau Jasa, Keterangan, Jumlah, Harga Satuan dan Total Harga.

10 Analisa Kelemahan Sistem Analisa sistem dalam laporan kerja praktek ini dimaksudkan untuk mengidentifikasi dan mengevaluasi permasalahan, hambatan yang terjadi, serta kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikannya. Tahap analisis sistem dilakukan sebelum tahap desain sistem. Pada tahap ini harus mengenal permasalahan yang dihadapi terlebih dahulu, terutama pada Bank UOB Indonesia Capem Bintan dilaksanakannya kerja praktek. Adapun permasalahan yang dihadapi oleh Bank UOB Indonesia Capem Bintan saat ini adalah: 1. Lambatnya pelayanan yang diberikan kepada Pimpinan sehingga pelayanan menjadi tidak maksimal dikarenakan masih bersifat manual 2. Tidak adanya kerapian dalam pencatatan kas kecil. 3. Susahnya mencari data biaya pengeluaran tertentu yang telah terjadi dikarenakan catatan masih bersifat manual. 4. Susah untuk mengetahuai perubahan-perubahan terhadap biaya yang telah dikeluarkan. 3.4 Analisa Kebutuhan Sistem Pada analisis kebutuhan sistem ini bersangkutan dengan pembahasan pada kebutuhan perangkat lunak, kebutuhan informasi, dan kebutuhan pengguna.

11 Kebutuhan Perangkat Lunak Perangkat lunak yang dibutuhkan pada pembuatan Aplikasi Petty Cash / Kas Kecil Bank UOB Indonesia Capem Bintan adalah dengan menggunakan Borland Delphi 7 sebagai tools pemrogramannya, Microsoft Access 2007 sebagai database dan Windows 7 sebagai Sistem Operasi Kebutuhan Informasi User membutuhkan sebuah aplikasi yang biasa menangani segala macam persoalan pelayanan khususnya tentang segala bentuk informasi secara lengkap dan jelas Kebutuhan Pengguna Aplikasi petty cash atau kas kecil yang dirancang ini khusus digunakan untuk mencatat, mengelolah dan menghitung setiap transaksi pembelian dan biaya-biaya lainnya yang dikeluarkan oleh Bank UOB Indonesia Capem Bintan. Aplikasi yang di gunakan oleh bagian Back Office untuk menginput transaksi pembelian dan biaya-biaya kantor lainnya dan mencetak laporan. Pada aplikasi petty cash atau kas kecil ini terdapat beberapa tingkatan-tingkatan atas hak akses pengguna atau user terhadap menu yang ada. Adapun tingkatan-tingkatan yang dimaksud adalah sebagai berikut :

12 54 1. Operator Untuk memasukan atau menginput data transaksi dan data pembukuan ke dalam aplikasi. 2. Supervisor Untuk menghapus data transaksi yang telah dimasukkan oleh Operator dan memasukan atau menginput data pengguna atau user baru. 3. Administrator Hak akses sebagai Operator dan Supervisor serta dapat mengubah data pengguna atau user yang telah terdaftar.