Adopsi Sistem ERP Pada Aplikasi Pengadaan Aset Tetap Pada Sebuah Perusahaan Media Cetak

Transkripsi

1 Semina Nasional Teknologi Infomasi dan Komunikasi Teapan (SEMANTIK) Adopsi Sistem ERP Pada Aplikasi Pengadaan Aset Tetap Pada Sebuah Peusahaan Media Cetak Muhammad Faiq Nadhi *), Magdalena Kaismaiyanti **) Komputeisasi Akuntansi, Telkom Univesity * faiqnadhi@students.telkomunivesity.ac.id, ** magdalena@tass.telkomunivesity.ac.id 2 Abstak Aplikasi Pengadaan Aset Tetap adalah aplikasi pengelolaan kegiatan pengadaan dai poses pemintaan baang hingga baang tesebut diteima dengan mempetimbangkan pencatatan akuntansi. Dai delapan (8) siklus pengadaan (pocuement) di salah satu sistem ERP, yaitu SAP, diadopsi enam (6) poses bisnisnya menjadi sebuah aplikasi. Pendekatan pengembangan peangkat lunak menggunakan Softwae Development Life Cycle dengan metode watefall. Pemodelan aplikasi menggunakan Unified Modeling Language. Use Case dan Class Diagam digunakan pada tahap analisis. Peancangan basis data menggunakan Entity Relationship Diagam. Tahap implementasi kode pogam menggunakan bahasa pemogaman PHP dengan Famewok Codeignite dan DBMS MySQL. Pengujian dilakukan dengan caa membandingkan hasil manual dengan hasil dai aplikasi dengan tujuan pembuatan sistem tesusun secaa sistematis. Aplikasi ini telah diuji dengan menggunakan metode Black Bo Testing. Hasil fungsionalitas aplikasi yang ditawakan dapat bejalan baik sepeti mampu untuk mengelola kegiatan pocuement sepeti poses pemintaan baang, puchase ode, goods eceipt, invoice veification, payment pocessing dan mampu melakukan poses monitoing dan pesetujuan untuk kegiatan pocuement dan mampu menghasilkan lapoan kepemilikan aset dan junal akuntansi yang dihasilkan oleh kegiatan pocuement. Kata kunci: Siklus SAP, Pengadaan, Junal Umum, Codeignite, Web, Sistem Infomasi Akuntansi 1. PENDAHULUAN Integasi menjadi key success facto untuk peusahaan dalam menghadapi pesaingan bisnis. Dukungan sistem teintegasi dengan bebagai poses yang geneik dibeikan oleh bebagi vendo sistem Entepise Resouce Planning (ERP). ERP dapat mengintegasikan poses intenal [5] dalam skala peusahaan dengan cakupan luas [8]. Peusahaan ABC begeak di bidang media cetak sejak 2 Febuai Peusahaan yang belokasi di Kalimantan Baat ini meupakan salah satu media jaingan dai Jawa Pos Goup. Untuk mendukung pekejaan, masing-masing divisi dapat mengajukan kebutuhan baang maupun pealatan keja. Divisi Human Resouce Depatment (HRD) dan Umum sebagai salah satu divisi yang betanggung jawab untuk melakukan poses tesebut. Kebutuhan di tiap divisi disampaikan melalui telepon, dicatat secaa manual oleh bagian tesebut, dan divisi yang mengajukan baang pelu melakukan konfimasi pemenuhan baang melalui telepon. Poses pengadaan membutuhkan waktu satu minggu atau lebih, tegantung dai nilai nominal tansaksi. Baang dengan nilai di bawah Rp ,- pocuement diposes dalam satu minggu, sedangkan baang dengan nominal di atas Rp ,- membutuhkan waktu lebih dai satu minggu. Poses pengadaan membutuhkan pendokumentasian yang baku atas bukti tanskasi poses pemintaan, pembeliaan dan peneimaan baang. Komunikasi via telepon dengan fekuensi tinggi dai divisi yang membutuhkan baang dengan Divisi HRD dan Umum bedampak pada poduktifitas keja. Pendokumentasian dokumen dilakukan secaa fisik atas hasil poses intenal atau ekstenal, sehingga poses pencaian data maupun status pengadaan dan tidak dapat diketahui secaa waktu nyata. Ode

2 458 Semina Nasional Teknologi Infomasi dan Komunikasi Teapan (SEMANTIK) 2015 monitoing via telepon dan pendokumentasian secaa fisik tesebut memang sudah lazim dalam peusahaan tesebut namun posesnya kuang efektif. Selama ini tahapan pocuement belum didukung dengan melibatkan teknologi secaa maksimal sehingga seing timbul indikasi tidak tanspaan poses. Manage HRD dan Umum juga sulit untuk melakukan monitoing dan pesetujuan atas pengadaan baang secaa cepat dan tepat. Dalam mencapai tujuan supaya poses pengadaan menjadi lebih efisien, lebih tanspaan dengan poses pengadaan tebuka, dipelukan sistem pengadaan teintegasi. Adopsi sistem ERP dapat meminimalkan biaya opeasional [5], namun dalam poses implementasinya dapat mengeluakan biaya yang mahal dan beesiko [8]. Untuk menekan esiko, dipelukan pemahaman dan kejelasan poses dan alian keja dai bebagai divisi [4]. 2. METODE PENELITIAN Penelitian ini dilakukan bedasakan satu lokasi studi kasus peusahaan yang belum menggunakan teknologi infomasi pada poses pengadaan baang. Obyek penelitian ini adlah peusahaan media cetak di Kalimantan Baat. Penelitian dilakukan dalam waktu ± enam bulan. Pendekatan pengembangan peangkat lunak Softwae Development Life Cycle (SDLC) menggunakan metode watefall dengan pemodelan object oiented. Unified Modeling Language digunakan untuk pemodelan object oiented. Tahapan Watefall yang digunakan meliputi analisis kebutuhan: Use Case dan Class Diagam, desain sistem: Diagam Relasi Entitas, Pengembangan Sistem dan Pengujian Siklus Pengadaan Aset Dan Dampak Pencatatan Akuntansi Adopsi sistem ERP, peusahaan dapat memenuhi bebagai kegiatan dalam poses pengadaan yang beasal dai bebagai divisi di peusahaan dan dapat meminimalisasi poses yang tidak dipelukan [5]. Dampak positif lainnya adalah meningkatnya poduktifitas peusahaan [4], meningkatkan tanspaansi dan akuntabilitas peusahaan, dan menekan biaya [6]. Gamba 1. Siklus Pengadaan di SAP A. Demand of Detemination Poses awal pengadaan, yaitu Demand of Detemination.Aktivitas menentukan kebutuhan baang untuk memenuhi kebutuhan pelanggan [11]. Kebutuhan beasal sistem otomatis dai poses peamalan penjualan maupun kebutuhan opeasional dimana aktivitas yang poses intenal peusahaan [2]. B. Souce Detemination Peusahaan mengiimkan pemintaan penawaan haga (Request Fo Quotation/RFQ) [2] kepada ekanan pemasok maupun pemasok bau yang potensial [11]. C. Supplie Selection Poses supplie selection memutuskan pemasok yang memenuhi spesifikasi kebutuhan pengadaan di peusahaan [11]. Simulasi dai RFQ dapat mempetimbangkan fakto: kualitas baang, kebelanjutan penyediaan baang, ketepatan waktu pengiiman, layanan puna jual dan kemudahan pembayaan [12]. Pemasok yang tidak dipilih, diinfomasikan penolakan atas RFQ, dan yang diteima ditindahlanjuti dengan Puchase Ode [2]. D. Puchase Ode Pocessing Poses ini bebentuk pembuatan kontak pembelian (Puchase Ode/PO) untuk menyediakan baang/jasa pada waktu yang telah disepakati. E. Ode Monitoing Ode Monitoing dimulai pada saat PO dibuat. Poses ini digunakan untuk menelusui kegiatan dan tanggal dai antai poses pocuement. Ketidaktepatan antaa kesepakatan PO dengan poses yang tejadi dapat segea ditindaklanjuti dengan peubahan tanggal, pembatalan an, melakukan PO ulang, maupuan meminta Goods ulang.

3 Semina Nasional Teknologi Infomasi dan Komunikasi Teapan (SEMANTIK) F. Goods Bebeapa dokumen yang diteima haus dipeiksa sepeti suat jalan, salinan esi pengiiman baang (Bills of Lading), Inspection Sheet atau Checklist dan salinan Puchase Ode. Secaa poses akuntansi pada saat poses Goodss diakui sebagai peneimaan aset dai poses Puchase Ode. [12] G. Invoice Veification Veifikasi faktu dilakukan oleh bagian pembelian dan bagian gudang. Pada umumnya poses Invoice Veification tejadi besamaan dengan poses Goods, dimana faktu dapat meepesentasikan pemenuhan kewajiban poemasok atas Puchase Ode. Secaa Poses akuntansi ketika peneimaan faktu diakui juga timbulnya sejumlah dengan nominal yang tetea pada faktu. [3] H. Payment Pocessing Hasil dai pencatatan ini akan diseahkan ke bagian keuangan untuk kemudian dilakukan pembayaan dengan sebelumnya membandingkan dengan menggunakan metode 2 way matching membandingkan Invoice dengan lapoan peneimaan baang yang beasal dai bagian pembelian dan gudang. Poses pembayaan Puchase Ode tegolong kepada pembayaan utang kepada pemasok. [12] Hasil dai pencatatan akuntansi dai poses Goods eceipt, Invoice Veification, dan Payment Pocessing dapat dilihat pada tabel I. Tabel 1. Pencatatan Akuntansi dai Poses Pengadaan Tans Junal aksi Goods Receip t Invoic e Veifi cation Payme nt Poces sing Tang gal dd/m m/yy Tang gal dd/m m/yy Tang gal dd/m m/yy Keteangan Ref Goodss D 102 C GR/IR 400 Keteangan Ref D GR/IR 400 Keteangan Ref C 200 D 200 C Cash 100 Gamba 2 Use Case Diagam Gamba 3 Diagam Relasi Anta Tabel

4 460 Semina Nasional Teknologi Infomasi dan Komunikasi Teapan (SEMANTIK) PEMBAHASAN 3.1. Analisis Kebutuhan: Use Case dan Class Diagam Diagam UML pada tahap analisis ini: Use Case Diagam (Gamba 2) dan Class Diagam (Gamba 4) [9]. Use Case Diagam yang dibuat untuk aplikasi ini dideskipsikan sebuah inteaksi antaa satu atau lebih acto. Gamba 4 adalah Class Diagam yang dapat mendeskipsikan jenis-jenis objek dalam sistem dan bebagai macam hubungan statis yang tedapat diantaa meeka Desain Sistem: Diagam Relasi Entitas Entity Relationship Diagam yang digunakan dalam peancangan basis data [10]. ERD tesebut diimplementasikan menggunakan MySQL dan menghasilkan 14 tabel yang beasal dai entitas maupun kadinalitas elasi many-to-many. Diagam Relasi dai MySQL dapat dilihat pada gamba Pengembangan Sistem dan Pengujian Aplikasi bebasi web dikembangkan dengan Codeignite Vesion 2 dan teintegasi dengan DBMS MySQL. Codeignite memiliki konsep pola pemogaman Model View Contolle (MVC), [7]. Beikut ini adalah halaman dashboad Staff HRD dan Umum yang mengelola poses pengadaan yang dapat mengakses menu equest, puchase ode, goods eceipt, invoice veification dan payment pocessing. Gamba 5 Halaman Dashboad Aplikasi Halaman anta muka dashboad aplikasi yang telah dibangun dapat dilihat pada gamba 5. Menu utama pada halaman ini mengimplementasi hasil analisis fungsionalitas pada pembahasan analisis kebutuhan. Gamba 4 Class Diagam

5 Semina Nasional Teknologi Infomasi dan Komunikasi Teapan (SEMANTIK) Pengujian dibuktikan dengan membandingkan poses manual dengan poses yang ada pada aplikasi. Pengujian aplikasi hanya ditampilkan untuk poin 3, 5 dan Pengujian Poses Manual Untuk Request Pada tanggal 4 Mei 2015 Faiq melakukan Request untuk Dawme DS-201 sebanyak 2 unit untuk kebutuhan siaan langsung dan Muhammad melakukan Request Cabling set sebanyak 6 Unit untuk kegiatan maketing. Tabel 2 Pengujian Poses Manual Untuk Request Request Tgl Request Pengguna Nama Baang Jumlah R-01 04/05/2015 Faiq Dawme DS R-02 04/05/2015 Nadhi Cabling set 6 2. Pengujian Poses Manual Untuk Puchase Ode Pada Tanggal 5 Mei 2015 Request untuk Faiq dan Muhammad di poses Puchase Ode kepeda pihak pemasok yakni Toko Elektonik. Tabel 3. Pengujian Poses Manual untuk Puchase Ode Puchase Ode: Nama Supplie: Toko Elektonik Tgl Puchase Ode: 05/05/2015 Nama Baang Jumlah Dawme DS Cabling set 6 3. Pengujian Poses Manual Untuk Goods Pada Tanggal 11 Mei 2015 diteima 2 Unit Dawme dai pemasok atas Puchase Ode dan meneima 3 Unit Cabling set di tanggal 11 Mei Tabel 4. Pengujian Poses Manual untuk Goods Goodss Tanggal Teima Request Jumlah Baang Haga/ Baang Haga Baang GR-01 11/05/2015 R GR-02 11/05/2015 R Tabel 5. Junal Atas Tansaksi Goods Tanggal Keteangan Reff Debit Kedit 11/05/2015 Goodss GR/IR /05/2015 Goodss GR/IR Pengujian Poses Manual Untuk Invoice Veification Pada Tanggal 11 Mei 2015 Meneima Invoice untuk Puchase Ode dai sebesa dai pemasok. Tabel 6. Pengujian Poses Manual untuk Invoice Veification Tanggal Invoice Invoice Puchase Ode Invoice IN-01 11/05/ Tabel 7.Junal Atas Tansaksi Invoice Veification Tanggal Keteangan Reff Debit Kedit 11/05/2015 GR/IR Pengujian Poses Manual Untuk Pembayaan Pada tanggal 15 Mei 2015 dilakukan pembayaan untuk Invoice atas Invoice IN-01 dengan Tabel 8. Pengujian Poses Manual untuk Pembayaan Pembayaan Tanggal Pembayaan Invoice Pembayaan PY-01 15/05/2015 IN Tabel 9. Junal Atas Tansaksi Pembayaan Tanggal Keteangan Reff Debit Kedit 15/05/ Cash Pengujian manual Tabel IX menghasilkan junal sepeti gamba 6. Gamba 6 Pengujian Junal atas Tansaksi Pembayaan Pengujian fungsionalitas Payemnt Pocessing pada aplikasi behasil mengeluakan keluaan yang sama antaa manual dan aplikasi, seta menampilkan Junal Payemnt Pocessing. 6. Pengujian Poses Manual Untuk Ode Histoy Beikut adalah Histoy atas Request yang telah di Request oleh pemohon tedapat pada Gamba 7. Gamba 7. Halaman an Ode Histoy

6 462 Semina Nasional Teknologi Infomasi dan Komunikasi Teapan (SEMANTIK) 2015 Pengujian fungsionalitas Ode Histoy pada aplikasi behasil mengeluakan keluaan sesuai kebutuhan. 7. Pengujian Black Bo Testing Fungsionalitas pada aplikasi ini diujikan dengan menggunakan metode Black Bo Testing untuk semua fom yang memiliki poses input data, antaa lain : equest, puchase ode, goods eceipt, invoice veification dan payment pocessing. Beikut adalah salah satu Black Bo Testing untuk fungsionalitas Puchase Ode. Nama field Supplie/ Request Nama Baang Jumlah Baang/ Baang Tabel 10. Black Bo Testing Fungsionalitas Puchase Ode Tipe Masukkan Kosong Teisi Kosong Teisi Kosong Teisi Huuf Angka Simbol Keluaan yang Dihaapkan Hasil Keluaan Tesimpan Tesimpan Tesimpan Tesimpan Kesimpulan Pengujian fungsionalitas Puchase Ode dilakukan secaa black bo testing pada aplikasi bahwa pengujian behasil 100%. 4. KESIMPULAN Aplikasi ini mampu untuk mengelola kegiatan pengadaan baang dengan mengadopsi siklus pada ERP sistem, yaitu pengelolaan Request Pengadaan, Puchase Ode, Kelola Ode Monitoing, Goods, Invoice Veification, dan Pembayaan. Pencatatan akuntansi dilakukan secaa simultan dan dapat dilihat dalam Junal Umum. Poses pengadaan dapat dimonito oleh pemohon dan penanggung jawab poses. Poses pengadaan yang teintegasi multi-divisi dapat meningkatkan tanspaansi dan akuntabilitas peusahaan. 5. REFERENSI [1] SAP, SCM500 Pocesses in Pocuement. Gemany: SAP AG, [2] SAP, SAP01-SAP Fundamental:Paticipant Handbook.: SAP AG, [3] PK Agawal, SAP MM Invoice Veification : Technical Refeence And Leaning Guide. Dehli: PHI Leaning Pvt. Ltd., [4] Anoud I. Bani-Hani, Chis Hinde, and Thomas W. Jackson, "Economic Benefits of an ERP System to a Low Tech SME," in Intenational Confeence on Knowledge Management and Infomation Shaing, 2012, pp [5] Jeongwook Khang and Yungmok Yu, "A Case Study on the Pocuement Pocess Development in The Public Entepise Though ERP Adoption," in Intenational Public Pocuement Confeence, vol. 4th, Seoul, 2010, pp [6] C. McCue and A. V. Roman, "E- Pocuement: Myth O Reality?," in Jounal of Public Pocuement, 2012, pp [7] Adi Nugoho, Peancangan dan Implementasi Sistem Basis Data. Yogyakata: CV Andi Offset, [8] Pak-Lok Poon and Yuen Tak Yu, "Pocuement of Entepise Resouce Planning Systems: Epeiences with Some Hong Kong Companies," in Poceedings of the 28th Intenational Confeence on Softwae Engineeing, Shanghai, 2006, pp [9] Gay Shelly and Hay J. Rosenblatt, Systems Analysis and Design, 9th ed.: Cangage Leaning, [10] Ina Yunia and Magdalena Kaismaiyanti, Peancangan Basis Data. Bandung: Depublish, [11] Ina Yunia and Rini Handayani, "E- Pocuement Application Design fo Mico and Small Entepise in Indonesia," in The Intenational Confeence on Engineeing and Applied Science, [12] Ehap Sabi, Aun Gupta, and Michael Beitle, Puchase Ode Management Best Pactices.: J. Ross Publishing, 2007.