BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang

Transkripsi

1 BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Menurut Yen, H.R. & Chewn, S., Enterprise Resource Planning (ERP) muncul ketika peningkatan proses dan keakuratan informasi menjadi isu strategis yang penting. Penekanan pada supply chain management dan kemajuan teknologi informasi menciptakan kebutuhan integrasi seluruh perusahaan (Amid, Bagheri, & Ghasrodashti, 2010, p77). Menurut Mashari, sistem ERP bermanfaat dalam memberikan dukungan untuk berbagai praktik bisnis terbaik, dalam memungkinkan implementasi dari praktik bisnis untuk peningkatan produktivitas. ERP menggabungkan proses bisnis organisasi dan keseluruhan organisasi teknologi informasi ke dalam satu sistem yang terintegrasi (Amid, Bagheri, & Ghasrodashti, 2010, p76). Proses bisnis telah berperan penting dalam memungkinkan integrasi aplikasi bisnis dan kolaborasi pada beberapa organisasi. Untuk tetap mampu bersaing, perusahaan harus gesit dalam menyesuaikan proses bisnis mereka dengan dinamika pasar yang selalu berubah (Leymann, 2008). Menurut Mahal, A.S. (2010, p46), blueprint proses bisnis harus mengarah ke depan dan selaras dengan visi, tujuan strategis dan tujuan dari organisasi. Hal ini harus menggambarkan arah jalannya organisasi, dengan tujuan untuk mengubah kondisi saat ini menuju kondisi masa depan, berdasarkan prioritas dan strategi. Perubahan proses bisnis melibatkan sejumlah analisis. Analisis-analisis tersebut berupa analisis bagaimana proses bisnis beroperasi saat ini, bagaimana merancang ulang proses tersebut untuk menghilangkan proses yang buruk, meningkatkan efisiensi, dan bagaimana menerapkan perubahan proses dalam rangka untuk mendapatkan keunggulan kompetitif. Hal ini karena perubahan proses bisnis telah menjanjikan keuntungan finansial yang besar (Asgarkhani, & Patterson, 2012, p13). PT. Sampoerna Agro Tbk. adalah sebuah perusahaan yang bergerak di bidang agribisnis di Indonesia, yang mempunyai sejumlah anak perusahaan yang tersebar di pulau Sumatera dan Kalimantan. Untuk mendukung proses bisnis di dalam perusahaan, PT. Sampoerna Agro Tbk. telah mengimplementasikan sistem Enterprise Resource Planning (ERP) berbasis Microsoft Dynamics GP, salah satunya adalah modul procurement untuk mendukung proses pembelian guna memenuhi kebutuhan bahan baku dan sumber daya perusahaan. 1

2 2 Perusahaan harus mengidentifikasi tugas-tugas yang tidak perlu, penyebab keterlambatan dan proses yang tidak efisien agar dapat memenuhi kebutuhan pelanggan dan mendapatkan keunggulan kompetitf (Habib, M.N., 2013, p1). PT. Sampoerna Agro Tbk. menyadari akan pentingnya manfaat yang diperoleh dalam pemanfaatan sistem ERP yang telah berjalan saat ini, maka guna meningkatkan prosesproses didalam perusahaan, dan serta mempertahankan reputasi yang telah dicapai selama ini, PT. Sampoerna Agro Tbk. sebagai salah satu perusahaan terkemuka dalam bidang agribisnis di Indonesia ingin melakukan sebuah evaluasi pada ERP Microsoft Dynamics yang telah berjalan saat ini khususnya pada modul Procurement, yang dilakukan sebagai salah satu langkah dalam mengetahui apakah adanya kendala atau kelemahan yang terjadi pada prosesproses tertentu. Hal tersebut dilakukan untuk mencapai keunggulan kompetitif perusahaan untuk pelanggan dalam menyediakan berbagai produk dalam bidang perkebunan dengan produk yang beragam, yaitu Kecambah Kelapa Sawit, Minyak Sawit (CPO), Inti Sawit (PK), Karet dan Sagu. Oleh sebab itu, sebagai salah satu perusahaan yang kompleks, PT. Sampoerna Agro Tbk. dapat melakukan analisis proses bisnis yang telah berjalan untuk mengidentifikasi adanya kelemahan atau permasalahan yang terjadi. Analisis tersebut dapat didukung dengan melakukan analisis value analysis serta Organizational Relationship Map (ORM), sehingga akan terlihat permasalahan yang sedang terjadi di dalam perusahaan. Untuk menangani kelemahan yang telah teridentifikasi, maka dapat dilakukan dengan memberikan solusi perancangan ERP blueprint. Hasil dari perancangan ERP blueprint tersebut diharapkan dapat memaksimalkan proses bisnis PT. Sampoerna Agro Tbk. dan meningkatkan efisiensi, baik dari segi biaya dan waktu. 1.2 Ruang Lingkup Ruang lingkup yang akan dibahas terbagi menjadi dua, yaitu mencakup tentang ruang lingkup yang dibahas dan yang tidak dibahas. a. Ruang lingkup yang dibahas Ruang lingkup yang dibahas mengacu pada proses bisnis dari modul procurement yang terdapat pada PT. Sampoerna Agro Tbk., proses tersebut meliputi Purchase Requisition, Request For Quotation, Purchase Order, Penerimaan Barang, Transfer Barang sesama gudang, Invoice, Payment, dan Stock Opname.

3 3 Selain itu, ruang lingkup juga meliputi beberapa hal, yaitu pembahasan mengenai PT. Sampoerna Agro Tbk., yang mencakup proses pembelian bahan baku dan analisis sistem ERP Microsoft Dynamics GP modul procurement yang sedang berjalan saat ini pada PT. Sampoerna Agro Tbk.. b. Ruang lingkup yang tidak dibahas Ruang lingkup yang tidak dibahas meliputi aktivitas perkebunan, pengolahan, finance, accounting, dan budget. 1.3 Tujuan dan Manfaat Tujuan yang ingin dicapai antara lain: a. Menganalisis kinerja proses bisnis modul procurement PT. Sampoerna Agro Tbk. yang telah berjalan berbasis ERP Microsoft Dynamics GP. b. Menganalisis rancangan solusi mengenai permasalahan yang sedang terjadi pada PT. Sampoerna Agro Tbk.. c. Menuangkan usulan terhadap permasalahan yang terjadi pada PT. Sampoerna Agro Tbk. ke dalam ERP blueprint. Manfaat yang diperoleh antara lain: a. Informasi mengenai kelemahan atau kekurangan kinerja proses bisnis modul Procurement yang telah berjalan pada PT. Sampoerna Agro Tbk.. b. Usulan ERP blueprint mendukung penyebaran informasi yang lebih terintegrasi sehingga memperlancar alur informasi dan memberikan data yang lebih akurat pada PT. Sampoerna Agro Tbk Metodologi Metodologi yang digunakan yaitu System Development Life Cycle (SDLC) dimana berbagai metode dimanfaatkan pada setiap bagian, yang dijabarkan sebagai berikut: 1. Metode Perencanaan Dalam metode perencanaan hal yang dilakukan yaitu menyusun langkahlangkah awal untuk rencana kerja yang matang sehingga dapat mendukung langkah selanjutnya. 2. Metode Analisis

4 4 Melakukan proses penilaian dan identifikasi terhadap standar organisasi dan proses bisnis yang telah berjalan menggunakan activity diagram. Dalam metode analisis, metodologi yang digunakan yaitu value analysis digunakan untuk menganalisis value yang ada, serta menggunakan Organizational Relationship Map (ORM) untuk menganalisis hubungan aliran proses seluruh departemen di dalam PT. Sampoerna Agro Tbk. Hasil analisis akan diturunkan dalam tabel rancangan solusi yang diusulkan. 3. Metode Desain Merancang dan menghasilkan sebuah usulan ERP blueprint berdasarkan identifikasi yang telah dilakukan pada fase analisis, dengan menggunakan Unified Modeling Language Diagram (UML). UML diagram digunakan untuk menggambarkan usulan perancangan ERP blueprint. UML diagram yang dirancang antara lain Activity Diagram, Use Case Diagram, Domain Model Class Diagram, dan Sequence Diagram. Serta usulan rancangan User Interface (UI). 1.5 Sistematika Penulisan Sistematika penulisan terdiri dari sebagai berikut: BAB 1 PENDAHULUAN Bab pertama berisi uraian mengenai Latar Belakang Penulisan, Batasan Penelitian atau Ruang Lingkup, Tujuan dan Manfaat, Metodologi serta Sistematika Penulisan. BAB 2 LANDASAN TEORI Pada bab kedua berisi uraian penjelasan mengenai teori-teori yang berkaitan dengan topik yang dibahas, seperti definisi Enterprise Resource Planning (ERP), Microsoft Dynamics GP, dan Unified Modeling Language (UML). Landasan teori diambil dari buku-buku atau sumber-sumber lainnya yang digunakan sebagai bahan referensi, serta kerangka pikir yang dijadikan landasan awal dalam melakukan penulisan.

5 5 BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN Bab ketiga berisi uraian gambaran umum perusahaan yang terdiri dari profil perusahaan, visi dan misi perusahaan, struktur organisasi, value analysis, Organizational Relationship Map (ORM), analisis activity diagram terhadap proses bisnis yang telah berjalan, sehingga diketahui permasalahan yang terjadi di PT. Sampoerna Agro setelah mengimplementasikan ERP Microsoft Dynamics GP, serta usulan pemecahan masalah. BAB 4 ERP BLUEPRINT Bab keempat berisi usulan perancangan proses bisnis untuk menangani kelemahan yang terjadi di dalam perusahaan, usulan tersebut dijabarkan dalam metode Process Selection Matrix (PSM), dan Unified Modeling Language Diagram. Serta usulan rancangan User Interface (UI). BAB 5 SIMPULAN DAN SARAN Pada bab ini memaparkan tentang kesimpulan yang berkenaan dengan hasil penelitian atau pembahasan serta saran untuk perusahaan ke depannya.