1. PENDAHULUAN 1.1 LATAR BELAKANG

Transkripsi

1 1. PENDAHULUAN 1.1 LATAR BELAKANG Badan Tahsin Syamsul Ulum (BTS) IT Telkom adalah salah satu divisi dari Dewan Kesejahteraan Masjid (DKM) Syamsul Ulum yang memfasilitasi belajar membaca Al Qur an menggunakan metode tahsin untuk masyarakat pada umumnya dan mahasiswa pada khususnya. BTS ini dibentuk seperti kursus yang mempunyai peserta, kelas, pengajar, dan sebagainya yang berkegiatan di masjid Syamsul Ulum IT Telkom. Kegiatan-kegiatan akademik dan keuangan dari BTS akan dilaporkan pada Musyawarah Kerja Dewan Kesejahteraan Masjid (DKM) Syamsul Ulum IT Telkom. Ada beberapa kendala yang sering dialami berkaitan dengan pencatatan yang masih manual yaitu : 1. Adanya catatan-catatan yang hilang. 2. Relatif sukar untuk menemukan dan melihat data yang telah lalu karena harus mencari pada arsip. 3. Penyusunan laporan tidak dapat dilakukan secara otomatis sehingga menambah beban kerja orang yang membuat laporan terutama saat membuat laporan pertanggung jawaban diakhir periode masa kerja. Selain itu, karena ada beberapa data/catatan yang hilang, maka laporan yang dihasilkan cenderung tidak komprehensif. 4. Mempersulit bendahara untuk merekapitulasi data pembayaran ke jurnal transaksi karena saat transaksi pembayaran, pencatatan dilakukan oleh administrator bertepatan dengan penginputan data peserta saat registrasi. 5. Relatif sukar saat mengatur peserta yang tidak naik level karena harus mencari data kelas yang levelnya sama dengan level sebelumnya peserta. 6. Saat proses registrasi berlangsung, data peserta terpisah karena adanya pemisahan registrasi antara pria dan wanita yang seharusnya data itu harus terkelompokan menjadi satu meskipun prosesnya dipisahkan. 1

2 1.2 PERUMUSAN MASALAH Adapun perumusan masalah yang ada dalam proyek akhir ini berdasarkan latar belakang yang telah dikemukakan sebelumnya antara lain : 1. Bagaimana membuat Sistem Informasi Akademik dan Keuangan yang berhubungan dengan kegiatan akademik yang datanya masih tersebar di berbagai komputer agar terintegrasi dengan baik. 2. Bagaimana mempermudah administrator untuk melakukan pengelolaan buka angkatan, data kelas, data jadwal pertemuan, dan data level. 3. Bagaimana mempermudah administrator untuk melakukan pengelolaan registrasi mulai dari pemilihan kelas untuk peserta, penginputan data peserta hingga data pembayaran. 4. Bagaimana mempermudah administrator untuk mengelola Sumber Daya Manusia (SDM) yang terdiri dari wali kelas, pengajar dan pengguna sistem. 5. Bagaimana mempermudah wali kelas untuk melakukan pengelolaan data pertemuan dan data kehadiran setelah pertemuan dilaksanakan, data nilai, proses kenaikan level dan manajemen peserta yang tidak naik level, sesuai dengan kelas yang wali kelas tangani. 6. Bagaimana mempermudah bendahara untuk melakukan pengelolaan data tanggungan, data rincian tanggungan, data jurnal transaksi yang didapat dari data pembayaran peserta dan memungkinkan bendahara untuk dapat menginputkan pemasukan dan pengeluaran dari kegiatan di luar akademis. 7. Bagaimana mempermudah pimpinan BTS dalam melihat laporan peserta per angkatan dan per kelas, laporan kehadiran peserta. 1.3 TUJUAN Adapun tujuan yang ingin dicapai adalah untuk membangun sistem informasi yang memiliki fungsionalitas diantaranya: 1. Melakukan penanganan terhadap data yang masih tersebar di beberapa komputer sehingga data akan terintegrasi dengan baik dan tidak akan terjadi kehilangan data. 2. Mengelola buka angkatan, data kelas, data jadwal pertemuan, dan data level. 3. Mengelola proses registrasi mulai dari pemilihan kelas, penginputan data peserta dan data pembayaran. 2

3 4. Mengelola data walikelas, pengajar dan pengguna sistem. 5. Mengelola data pertemuan dan data kehadiran setelah pertemuan dilaksanakan, data nilai, mengelola proses kenaikan level dan mengatur peserta yang tidak naik level. 6. Mengelola data tanggungan, data rincian tanggungan dan data jurnal transaksi. 7. Membuat laporan peserta per angkatan dan per kelas, laporan kehadiran peserta. 1.4 BATASAN MASALAH Batasan masalah dalam pembuatan Sistem Informasi Akademik dan Keuangan ini, yaitu : 1. Tidak menangani registrasi dan pembayaran secara online. 2. Tidak menangani pengelolaan penjadwalan sebelum dilaksanakannya pertemuan. 3. Tidak menangani peserta, pengajar, walikelas yang tidak aktif. 4. Tidak menangani transfer peserta dari yang level tinggi. 5. Tidak menangani penghapusan modul di setiap modul. 6. Tidak menangani history peserta. 7. Tidak menangani pembatalan transaksi keuangan. 1.5 METODOLOGI PENYELESAIAN MASALAH Dalam meyelesaikan Sistem Informasi ini metodologi yang digunakan adalah : 1. Mempelajari Literature Pada tahap ini akan dilakukan pencarian, pengumpulan data dari sumber yang terkait dan mempelajari buku buku referensi dan proses bisnis Badan Tahsin Syamsul Ulum itu sendiri. 2. Metode Pengembangan Perangkat Lunak Sistem ini akan dibuat dengan metode terstruktur, yaitu menggunakan metodologi Waterfall yang terdiri dari beberapa tahapan: a. Analisis Pada tahap analisis data-data diperoleh baik dari studi Literature, bimbingan dengan dosen pembimbing Proyek Akhir, maupun wawancara secara langsung dengan pihak Pengurus BTS yang kemudian dianalisa untuk lebih 3

4 memahami sistem yang akan dibuat dan untuk mengidentifikasi kebutuhan sistem BTS. b. Desain Pada tahap desain akan dibuat modul modul dari setiap bagian spesifikasi kebutuhan yang telah didefinisikan dalam bentuk rancangan database berupa diagram Entity Relationship (ER), struktur menu web, rancangan Input-Proses-Output sistem informasi BTS. c. Pengkodean Pengkodean merupakan hasil implementasi dari perancangan menjadi sebuah perangkat lunak dengan menggunakan Java, Jetty sebagai web server, Eclipse sebagai editor dan MySQL sebagai software databasenya yang akan dibuat menjadi sebuah sistem informasi berbasis web. d. Pengujian Melakukan pengujian terhadap sistem yang dibangun. Pengujian yang dilakukan menggunakan teknik Black-box testing yaitu pengujian yang telah dilakukan setelah proses development selesai (sudah dalam bentuk aplikasi) dan teknik White-box testing dengan melihat bagaimana sistem dibangun yaitu mulai dari perancangan sampai pengkodean. 3. Penyusunan dokumentasi Menyusun dokumentasi program agar dapat digunakan pada tahap pengembangan selanjutnya. Penyusunan dokumentasi dilakukan seiring dengan pembuatan sistem informasi akademik dan keuangan ini. Dokumentasi akan diimplementasikan dalam bentuk buku proyek akhir. 1.6 SISTEMATIKA PENULISAN LAPORAN Sistematika penulisan laporan dari Pembuatan Sistem Informasi Akademik dan Keuangan Badan Tahsin Syamsul Ulum berbasis Web adalah sebagai berikut: 1. Pendahuluan Berisi latar belakang, rumusan masalah, tujuan, batasan masalah, metode penyelesaian masalah dan sistematika penulisan laporan. 2. Landasan Teori 4

5 Berisi teori yang mendasari penyusunan dan pembuatan Proyek Akhir ini. Terdiri dari rekayasa perangkat lunak, unified modelling language, basis data relasional, konsep berorientasi objek, arsitektur client/server, java dan mysql. 3. Analisis dan Perancangan Sistem Berisi tentang analisis dari sistem lama dan sistem baru. Perancangan aplikasi meliputi perancangan use case diagram, class diagram, perancangan antarmuka pengguna, perancangan database, dan perancangan pengkodean serta perancangan menu. 4. Implementasi dan Pengujian Berisi implementasi dari perangkat lunak berdasarkan analisis dan perancangan yang telah dilakukan serta pengujian. Untuk pengujian difokuskan pada fungsionalitasnya saja atau belack box testing. Pengujian dilakukan oleh developer aplikasi. 5. Penutup Merupakan bab terakhir yang memuat kesimpulan dari sistem yang telah diimplementasikan serta saran yang diperlukan dalam pengembangan lebih lanjut. 5