BAB III SOLUSI BISNIS

Transkripsi

1 BAB III SOLUSI BISNIS 3.1. Alternatif Solusi Bisnis Pada Bab Tiga ini, penulis mencoba mencari solusi dari permasalah yang telah dijabarkan pada Bab Dua. Tahap awal dari pembuatan solusi adalah pemetaan solusi permasalahan. Peta solusi masalah dapat dilihat pada Gambar 3.1. Dari pemetaan tersebut terlihat jelas bahwa setiap masalah memiliki solusinya masing-masing. Dari kolom gejala, kita bisa melihat keadaan yang dihadapi CICO saat ini. Penilaian keadaan tersebut seperti tingkat akurasi forecast kurang, jumlah inventory meningkat, dan stock out dapat dilihat dari laporan kinerja (KPI). Kolom berikutnya berisi masalah, dimana mencari sumber masalah dari gejala yang ada. Jumlah inventory yang meningkat merupakan akibat dari penggunaan metode forecast yang tidak tepat dan pengisian usage plan tidak selalu dilakukan. Gejala berikutnya adalah Tingkat akurasi forecast rendah dimana dari penggunaan metode yang tidak tepat dan tidak disiplinnya User dan Inventory Control melakukan Review Meeting Usage perkuartal seperti yang direncanakan. Gejala terakhir, yaitu stock out, bersumber dari faktor tidak semua barang-barang stok di cover oleh blanked order contract dan juga penggunaan metode forecast yang tidak tepat. Pada kolom berikutnya penulis mencoba memberikan solusi untuk setiap masalah yang dihadapi. Untuk metode forecast, penulis mencoba memberikan solusi dengan menggunakan tiga model forecast, yaitu time series, holt s model dan winter s model. Dari tiga model tersebut nantinya akan menghasilkan forecast baru dimana menjadi dasar perhitungan SS, ROP dan ROQ. Untuk masalah usage plan, diperlukan adanya kebijakan dan peraturan untuk meningkatkan kedisiplinan semua pihak dan review mekanisme koordinasi antara user, inventory control, buyer dan pemasok. Untuk memecahkan masalah Stock out, penulis menyarankan solusi review strategi inventory management. 65

2 Gejala Masalah Solusi Jumlah inventory meningkat Pengisian usage plan tidak selalu dilakukan Peningkatan tingkat kedisiplinan melalui kebijakan perusahaan Tidak disiplin melakukan review meeting Usage Plan Mekanisme koordinasi antara user, inventory control, buyer dan pemasok Tingkat akurasi forecast rendah Penggunaan metode forecast yang tidak tepat Metode forecast yang lebih akurat (Time series, Holt s model dan Winter s model) Perhitungan SS, ROP dan ROQ berdasarkan forecast yang lebih akurat Stock OUT Mekanisme Blanked Order Contract yang tidak tepat Pengkajian mekanisme Kontrak Jangka Panjang. Gambar 3.1 Peta Solusi masalah Untuk menjelaskan solusi tersebut, maka penulis terlebih dahulu mencoba memberikan alternatif untuk solusi-solusi yang ada, yaitu: Peningkatan tingkat kedisiplinan melalui kebijakan dan peraturan perusahaan. Tabel 3.1. Ruang lingkup kebijakan N o Kegiatan Aspek User Inventory Control Pemasok Procurement 1 Usage Plan Isi Usage plan harus dilengkapi dengan estimasi jumlah kebutuhan dan waktu pemakaian Forecast kebutuhan rutin harus lebih akurat dengan menggunakan metode Time series, Holt's model dan Winter Model Memberikan informasi leadtime dan jumlah pemesanan Informasi mekanisme bonus 2 Kolaborasi Forecast Waktu penyerahan Kegiatan Waktu pelaksanaan 6 bulan sebelum waktu pemakaian barang Konfirmasi forecast Awal triwulan terakhir setiap tahunnya Melakukan perhitungan forecast untuk periode akan datang dengan metode Time series, Holt's model dan Winter Model Akhir periode 66

3 Tabel 3.1. Ruang lingkup kebijakan (lanjutan) N o Kegiatan Aspek User Review meeting Key Performance Indicator (KPI) Reward and punishment Kegiatan Waktu Penetapan Target group Penetapan Target perusahaan Waktu penilaian Stock out karena tidak memberikan informasi perubahan kebutuhan Stock out karena tidak mengkonfirm asikan forecast ke user Kualitas barang tidak memenuhi spesifikasi permintaan Delivery terlambat Proses procurement tidak selesai sesuai jadual Jumlah inventory turun Target KPI tercapai Waktu Pelaksanaan Menginformasi kan perubahan kebutuhan akan barang stok Proses persetujuan forecast baru Pengisian usage plan = 100% Inventory Pemasok Control Review Review forecast forecast berdasarkan berdasarkan perubahan perubahan kebutuhan kebutuhan dari user dari user Konfirmasi forecast yang baru ke user Setiap awal triwulan Service level 95% SAR critical = Kualitas 99,99% barang SAR non sesuai Critical = 95% permintaan = 100% Procurement Mempersiapkan proses procurement jika dibutuhkan Kegiatan procurement berjalan tepat waktu = 80% Penurunan Jumlah Inventory 5% per periode dan terus meningkat Menerima surat peringatan Bonus tahun Bonus tahun akhir akhir Setiap akhir tahun Menerima surat peringatan Bonus akhir tahun Promosi jabatan Bonus akhir tahun Setiap akhir tahun Pemasok diberi peringatan, menukarkan barang, dan membayar denda keterlambatan Pemasok membayar denda keterlambatan Pemberian penghargaan /compliment Pemberian penghargaan /compliment Procurement menerima surat peringatan Bonus akhir tahun Bonus tahun akhir 67

4 Ruang lingkup kebijakan perusahaan adalah sebagai berikut 1. Usage plan User harus mengisi usage plan lengkap dengan estimasi total pemakaian dan juga jadual pemakaian. Usage plan harus diserahkan enam bulan sebelum masa pemakaian. Inventory control membuat daily usage plan dengan menggunakan metode forecast Times series, Holt s model dan Winter model. Untuk daily usage diserahkan pada awal triwulan terakhir setiap tahun. Pemasok juga memberikan informasi mengenai lead time dan jumlah maksimum dan minimum pemesanan. Selain itu apabila ada mekanisme diskon untuk jumlah tertentu akan diinformasikan oleh pemasok. 2. Kolaborasi forecast Kolaborasi forecast dilakukan oleh inventory control dan pemasok dengan menggunakan metode Time series, Holt s model dan Winter model. Kegiatan ini dilakukan pada akhir periode/tahun. Setelah forecast dibuat, inventory control akan meminta konfirmasi user. Apabila ada barang rutin dalam forecast tersebut tidak pergunakan lagi oleh user, maka user akan memberi tahu inventory control. Pemakaian barang untuk proyek dan kegiatan maintenance (yang tidak tiap tahun dilakukan) akan diberikan catatan di forecast sehingga untuk periode ke depan, apabila tidak ada pemberitahuan dari user, maka jumlah barang tersebut tidak diperhitungkan. 3. Review meeting Di dalam review meeting, user akan menginformasikan perubahan kebutuhan untuk periode kedepan. Apabila ada perubahan, maka inventory control dan pemasok akan menyesuaikan forecast yang telah ada. Setelah forecast di review, maka inventory control akan mengkonfirmasi forecast tersebut ke user. Apabila user setuju, maka forecast dapat digunakan untuk mencari nilai parameter baru. 68

5 4. Key Performance Indicator (KPI) Untuk mengukur kinerja masing-masing pihak, maka diperlukan Key Performance Indicator (KPI). KPI akan mengukur kinerja user, inventory control, procurement dan pemasok. Perusahaan akan menetapkan nilai KPI yang harus dicapai. Penerapan target untuk masing-masing bagian tersebut adalah Tabel 3.2. Tabel target Pelaku Aktivitas Target User Pengisian usage plan oleh user 100% Inventory Control SAR untuk Critical 99,99% Inventory Control SAR untuk Non Critical 95% Inventory Control TOR 2% Inventory Control IPR 0,5% Inventory control Tingkat akurasi forecast 80% dan pemasok Pemasok Servicel Level 95% Pemasok Kualitas barang sesuai 100% spesifikasi permintaan Inventory control Jumlah inventory Penurunan 5% dalam satu periode Procurement Proses procurement tepat waktu (sesuai jadual) 80% 5. Reward and Punishment Punisment akan diberikan jika Stock out karena user tidak memberikan informasi mengenai perubahan kebutuhan. User akan menerima sanksi berupa surat peringatan. Stock out karena inventory control tidak mengkonfirmasikan forecast ke user. Inventory control akan menerima sanksi berupa surat peringatan. Pengiriman barang terlambat maka pemasok harus membayar denda. Proses procurement tidak selesai tepat waktu. Reward akan diberikan jika Jumlah inventory dalam periode tersebut turun. Reward berupa bonus atau kenaikan pangkat/promosi. 69

6 Targe KPI tercapai. Reward berupa bonus, kenaikan pangkat/promosi dan penghargaan/compliment. Pemberian reward dan punishment akan diberikan pada setiap akhir tahun Mekanisme koordinasi antara User, Inventory Control, Buyer dan pemasok. Koordinasi antara anggota Supply Chain dapat dicapai ketika mereka bekerjasama untuk mengoptimalisasi dan mengontrol kinerja bersama di dalam pembuatan, distribusi, dan mendukung untuk produk akhir. Ada dua parameter yang dibutuhkan untuk koordinasi ini adalah kolaborasi dan pembagian informasi dengan dukungan dari teknologi informasi. Dua parameter ini berada pada bidang yang berbeda, dimana kolaborasi (menggabungkan beberapa rencana dari kegiatan promosi dan bekerjasama dalam menyamakan perkiraan untuk menentukan proses produksi dan penggantian) adalah lebih kepada proses interaksi/sosial dan pembagian informasi adalah proses teknologi. Pada proyek akhir ini, penulis mengusulkan dua alternatif solusi, yaitu CPFR dan VMI. Kedua alternatif dijabarkan lebih lanjut pada bab ini. a. Collaborative Planning, Forecasting and Replenishment (CPFR) CPFR adalah model proses bisnis yang digunakan oleh mitra dari supply chain untuk mengkoordinasikan rencana dalam hal mengurangi variasi antara suplai dan permintaan. CPFR merupakan model bisnis dimana perusahaan dapat mengoptimalkan kegiatan supply chainnya, seperti VMI, dengan memanfaatkan internet dan EDI untuk mengurangi inventory dan biaya serta meningkatkan pelayanan ke konsumen. CPFR mengenal Nine-Step Mode dapat melihat Gambar 3.3. Penjelasannya adalah sebagai berikut: 1. Develop a front-end agreement Hal-hal yang dilakukan pada langkah awal ini adalah : Menentukan executive sponsor. Hal ini harus dilakukan untuk mengetahui pihak mana yang bertanggung jawab atas biaya yang dikeluarkan dalam 70

7 CPFR. Selain itu juga sebagai tempat untuk pelaporan dari penerapan CPFR nantinya. Kerahasiaan data dan mekanisme pemecahan masalah. Ada atau tidaknya financial incentive or penalties. Hasil akhir yang diharapkan dari perjanjian kerja sama ini adalah Kerahasiaan data Tujuan dan objektif Pengukuran keberhasilan Pembahasan mengenai kompetensi, sumber daya dan sistem yang dipakai Tanggung jawab dari pelaku dan departement Pembagian informasi Komitmen dalam pelayanan dan pengorderan Hal-hal yang tidak disepakati Untuk lebih jelas dapat melihat Gambar 3.2 di bawah ini: Gambar 3.2. Kegiatan Develop a front-end Agreement 2. Create a joint business plan Kegitan yang dilakukan pada langkah ini adalah menentukan siapa saja yang terlibat dalam proyek ini (project team). Pertukaran informasi mengenai strategi, objektif dan penentuan tujuan antar pihak. 71

8 Hasil yang diharapkan adalah: Rencana bisnis bersama dalam hal kebijakan inventory, pengelompokan barang, dan lain-lain. Hal yang dilakukan CICO dengan pemasok di antaranya: o Corporate strategies o Partnership strategies o Exception criteria Untuk lebih jelas dapat melihat Gambar 3.3 di bawah ini: Gambar 3.3. Kegiatan Create a joint business plan 3. Create a demand forecast Kegiatan yang dilakukan diantaranya Inventory control membuat demand forecast (dengan menggunakan metode Time Series, Holt s model dan Winter model) dan mengkomunikasikannya dengan pemasok. Forecast ini digunakan untuk membuat order forecast. Data-data didapat dari Usage plan dan daily usaga plan Untuk lebih jelas dapat melihat Gambar

9 CICO Historical Demand Data Analysis Historical Sales Data Analysis Supplier Demand Data CICO Events Dates Create Demand Forecast Supplier Event Dates Demand Forecast Joint Business Plan Exception Resolution Data CPFR Data Warehouse Gambar 3.4. Kegiatan Create a demand forecast 4. Identify exceptions for demand forecast Mengidentifikasi hal-hal apa saja yang menjadi pengecualian sehingga demand forecast dapat berubah (forecast error). Demand forecast dapat berubah karena perubahan kondisi kerja dilapangan dan adanya permintaan proyek (usage plan). Untuk lebih jelas dapat melihat Gambar 3.5 di bawah ini: Gambar 3.5. Kegiatan Identify exceptions for demand forecast 73

10 5. Resolve/collaborate on exception items Perubahan jumlah kebutuhan barang disebabkan oleh Perubahan jumlah mesin yang dipakai Aktivitas kerja di lapangan meningkat atau menurun Kondisi lingkungan kerja berubah Perubahan jadual proyek Untuk menyesuaikan forecast denga perubahan jumlah kebutuhan di atas maka diadakan review meeting setiap triwulan. Pada review meeting akan dibahas: Perubahan jumlah kebutuhan kedepan Penyesuaian forecast karena ada perubahan kebutuhan Untuk lebih jelas dapat melihat Gambar 3.6 di bawah ini: Gambar 3.6. Kegiatan Resolve/collaborate on exception items 6. Create an order forecast Setelah forecast selesai dibuat, maka inventory control akan melakukan perhitungan nilai parameter (SS, ROP dan ROQ). Kemudian, semua parameter akan di input ke sistem JDE dan ARIBA. Untuk lebih jelas dapat melihat Gambar

11 Gambar 3.7. Kegiatan Create an order forecast 7. Identify exception for order forecast Pada tahap ini akan dibahas mengenai apa yang dilakukan jika Aktual order melebihi dari forecast order Aktual order kurang dari forecast order Untuk lebih jelas dapat melihat Gambar 3.8 di bawah ini: CICO Supplier Dynamic Exception Criteria Dynamic Exception Criteria Changes/ Updates Identify Order Forecast Exceptions Changes/ Updates Ability to supply Static Exception Criteria Order Forecast Exception Items CPFR Data Warehouse Gambar 3.8. Kegiatan Identify exception for order forecast 75

12 8. Resolve/collaborate on exception item Pada tahap ini akan dibahas permasalahan ynag timbul pada langkah ketujuh di atas dan dicari solusinya. Hal-hal yang dilakukan adalah Mencari tahu penyebab kenapa aktual order berbeda dengan forecastnya Menetapkan langkah yang harus dilakukan apabila terjadi perbedaan jumlah order, contoh o Apabila kelebihan aktual order dari forecast order karena kebutuhan yang mendadak (emergency) maka tidak akan ada perubahan parameter (ROQ) dan order dapat dipenuhi o Apabila kelebihan aktual order dari forecast order karena kegiatan proyek yang tiba-tiba, pemasok hanya melayani kelebihan order sampai dengan 20% saja. Apabila melebihi dari 20%, maka waktu pengiriman akan terlambat. o Apabila kekurangan aktual order dari forecast order karena kegiatan proyek yang tiba-tiba diberhentikan pengerjaannya, maka akan ada penalty bagi CICO sebesar 20% dari nilai kekurangan forecast. Untuk lebih jelas dapat melihat Gambar 3.9 di bawah ini: Gambar 3.9. Resolve/collaborate on exception item Apabila perbedaan order tadi bersifat permanen/tetap, maka perlu perhitungan ulang untuk parameter (SS, ROP dan ROQ) yang di set pada sistem JDE dan ARIBA. Untuk mengkolaborasikan semua hal yang berkaitan dengan perubahan order, maka perlu diadakan review meeting antara user, inventory control dan 76

13 pemasok. Review meeting forecast order ini dapat berjalan bersama dengan review meeting forecast demand pada langkah lima atau pada saat terjadinya perubahan order. 9. Order generation Pada langkah terakhir ini adalah menentukan kapan waktu pengorderan tiba. Semua pihak akan berpatokan dengan sistem JDE dan ARIBA. Order akan dikeluarkan oleh sistem JDE dan ARIBA apabila telah mencapai ROP. Inventory control dan pemasok akan memantau setiap kegiatan pengorderan. Mencari jalan keluar apabila terjadi understok dan overstock. Apabila blanked order contract telah mencapai nilai kontrak, maka procurement akan mempersiapkan kontrak baru. Selain itu dilihat masa kontrak CPFR, apakah sudah berakhir. Apabila sudah berakhir, maka akan ada review terhadap kinerja masing-masing pihak (KPI) dan memecahkan permasalah yang dihadapai selama menjalankan CPFR. Review dilakuakan secara bersama-sama oleh user, inventory control, procurement dan pemasok. Apabila kontrak belum habis, maka pemasok dapat langung mengirimkan barang ke warehouse untuk didistribusikan ke user. Untuk lebih jelas dapat melihat Gambar 3.3 di bawah ini: Gambar Kegiatan Order generation 77

14 Replenishment Forecasting Planning Exception Criteria Exception Criteria Gambar Sembilan langkah CPFR Pada Gambar 3.12 terlihat bahwa setelah penerapan CPFR maka kegiatan pengisian kembali stok di gudang dapat dilakukan secara kontiniu oleh pemasok sehingga menjamin ketersediaan barang stok. Dengan adanya jaminan tersebut, maka fleksibilitas dalam pengorderan dari user dapat lebih ditingkatkan. Order dalam jumlah besar atau kecil dapat dilayani dengan baik oleh pihak gudang. Selain itu dengan adanya kolaborasi dalam hal Forecasting antara user, inventory control dan pemasok dengan menggunakan metode forecast yang benar, maka dapat meningkatkan tingkat akurasi dari forecast itu sendiri. Apabila tingkat akurasi forecast sudah meningkat, maka secara perlahan kita dapat mengurangi jumlah inventory di gudang. Pengurangan jumlah inventory harus diikuti dengan 78

15 peningkatan kinerja pelayanan. Misalnya dengan perhitungan ROP, ROQ dan SS yang sesuai dengan forecast, maka barang yang diorder dan barang yang disimpan di gudang sesuai dengan kebutuhan user saja. Dampak lain yang dihasilkan dari penerapan CPFR adalah pemanfaatan IT yang lebih optimal dalam kegiatan pengorderan, proses procurement dan proses inventory control. Dengan adanya sistem IT yang terintegrasi ke seluruh bagian, maka pekerjaan dapat dilakukan lebih singkat, biaya rendah, dan tingkat kesalahan yang lebih kecil. Gambar 3.12.Diagram Solusi CPFR Keuntungan bagi CICO (lihat Gambar 3.13). Consumer demand visibility More accurate forecast Increased service to distribution Reduce inventories Reduce planning/deployment costs Reduce replenishment cycle Simplified, exception-based process 79