ANALISIS MANAJEMEN PERSEDIAAN DI CHEVRON INDONESIA COMPANY (CICO) PROYEK AKHIR. Oleh: HERU NURMAN NIM:

Transkripsi

1 ANALISIS MANAJEMEN PERSEDIAAN DI CHEVRON INDONESIA COMPANY (CICO) PROYEK AKHIR Oleh: HERU NURMAN NIM: Program Magister Administrasi Bisnis Sekolah Bisnis dan Manajemen INSTITUT TEKNOLOGI BANDUNG 2007

2 ANALISIS MANAJEMEN PERSEDIAAN DI CHEVRON INDONESIA COMPANY (CICO) HERU NURMAN Tanggal Ujian Akhir: 3 Mei 2007 Tanggal Wisuda: 21 Juli 2007 Program Pasca Sarjana, Institut Teknologi Bandung, 2007 Pembimbing: Togar M. Simatupang, Ph.D ABSTRAK Chevron Indonesia Company (CICO) merupakan salah satu perusahaan minyak terbesar di dunia. Dengan wilayah operasional yang luas dan kebutuhan barang yang banyak, maka dibutuhkan manajemen persediaan yang efektif dan efisien. Peramalan kebutuhan yang akurat dan koordinasi yang baik antara pihak User, Procurement, Inventory Control dan pemasok merupakan salah satu faktor keberhasilan untuk mencapai tujuan tersebut. Masalah yang dihadapai CICO saat ini adalah jumlah persediaan yang meningkat tetapi kualitas pelayanan menurun. Data untuk periode Januari 2006 sampai dengan Januari 2007 memperlihatkan peningkatan jumlah persediaan sebesar 7% dan nilai Rasio Ketersediaan Stok (SAR) untuk barang kritikal turun 5%. Jumlah persediaan yang meningkat dapat terjadi karena penggunaan metode peramalan yang tidak tepat dan tidak dilakukannya koreksi terhadap peramalan tersebut. Dengan tingkat akurasi peramalan yang rendah, maka jumlah pemesanan barang tidak sesuai dengan kebutuhan aktual. Kualitas pelayanan yang menurun dapat terjadi karena keterlambatan pengiriman barang. Keterlambatan pengiriman barang tersebut disebabkan oleh perencanaan awal yang kurang matang dan informasi yang tidak cukup mengenai jumlah kebutuhan. Untuk itu diperlukan suatu mekanisme koordinasi yang dapat menjembatani pertukaran informasi yang lebih efektif dan efisien. Penggunaan teknologi informasi merupakan salah satu jalan keluarnya. CICO telah memiliki teknologi tersebut. Tetapi pemanfaatannya belum maksimal karena belum adanya model koordinasi. Collaborative Planning, Forecasting and Replenishment (CPFR) adalah model proses bisnis yang diusulkan rekanan untuk mengkoordinasikan rencana untuk mengurangi variasi antara suplai dengan permintaan. Selain itu dengan menerapkan metode peramalan yang tepat dapat meningkatkan tingkat akurasi peramalan tersebut. Penerapan CPFR dan metode peramalan yang tepat dapat mengurangi jumlah persediaan di gudang dan juga meningkatkan kualitas dari pelayanan departemen pengadaan. Kata kunci: Manajemen Persediaan, Koordinasi, Peramalan

3 INVENTORY MANAGEMENT ANALYSIS AT CHEVRON INDONESIA COMPANY (CICO) HERU NURMAN Date of Final Examination: May 3 th, 2007 Date of Graduation: July 21 st, 2007 Graduate Program, Institut Teknologi Bandung, 2007 Thesis Advisor: Togar M. Simatupang, Ph. D ABSTRACT Chevron Indonesia Company (CICO) is one of the biggest oil companies in the world. With vast range of operational locations and massive amount of materials required, CICO needs an efficient and effective Inventory Management. Accurate forecasting and excellent coordination between users, procurement, inventory control and suppliers is one of the factors to have an effective Inventory Management. At the present, CICO faces a problem of increasing amount of inventory, however, the quality of service is decreasing. Data during period January 2006 until January 2007 shows that total amount of inventory increase 7% and Stock Available Ratio (SAR) for Critical Items decrease 5%. This may happen because CICO is using an uneffective forecasting method and having no effort in correcting the forecasting method. With low accuracy of forecasting, materials ordered do not match the actual amount needed. Decreasing quality of service happens due to delays in materials delivery. Delays in materials delivery is due to incorrect procurement and insufficient information regarding the amount of materials needed. Therefore, a coordination mechanism is needed to support a more efficient and effective information exchange. The use of information technology is one of the answers to this problem. Fortunately, CICO already has the technology, however, it has not been used to its maximum capacity due to absence of coordination model. Collaborative Planning, Forecasting and Replenishment (CPFR) is a model of business process proposed by a partner to coordinate plan to reduce variations between supplies and demands. Besides that, applying a correct forecasting method can improve forecasting accuracy level. Applying both CPFR and correct forecasting method can reduce the amount of stocks in warehouse and at the same time improve the quality of supply department. Keyword: Inventory Management, Coordination, Forecast

4 ANALISIS MANAJEMEN PERSEDIAAN DI CHEVRON INDONESIA COMPANY (CICO) Oleh: HERU NURMAN NIM: Program Studi Magister Administrasi Bisnis Sekolah Bisnis dan Manajemen Institut Teknologi Bandung Menyetujui Pembimbing (Togar M. Simatupang, Ph.D)

5 KATA PENGANTAR Puji dan syukur senantiasa penulis panjatkan kehadirat Allah SWT, karena hanya dengan rakhmat dan hidayat-nyalah sehingga penulis dapat menyelesaikan Laporan Proyek Akhir ini tepat pada waktunya. Laporan Proyek Akhir ini merupakan salah satu syarat dalam meraih gelar Magister Administrasi Bisnis di Sekolah Bisnis dan Manajemen Institut Teknologi Bandung (ITB). Penyelesaian Laporan Proyek Akhir ini tidak terlepas dari bimbingan, dukungan, bantuan dan kerja sama berbagai pihak. Oleh karena itu penulis ingin menyampaikan penghargaan dan ucapan terima kasih kepada: Bapak Togar M. Simatupang, Ph.D, selaku pembimbing yang dengan sabar dan teliti memberikan bimbingan dan pengarahan dalam penulisan Laporan Proyek Akhir ini. Papa (Alm), Mama dan Adik Ayu yang telah memberikan do a dan dorongan semangat sehingga penulis bisa menyelesaikan pendidikan ini. Bapak Tuga Dewa, Pak Heru, Pak Begawan dan Pak Aria yang telah memberikan kesempatan pada penulis untuk melakukan penelitian di Chevron Indonesia Company (CICO). Bapak Suwandi, selaku pembimbing dari Chevron Indonesia Company (CICO) yang telah membimbing penulis selama di Balikpapan serta memberikan masukan dan pengarahan dalam penulisan Laporan Proyek Akhir ini. Bapak Achmad Sjachrani, Bapak Sofyan, Mas Donny, Mas Andi dan rekanrekan dari Procurement Chevron Indonesia Company (CICO) yang telah memberikan data lapangan dan masukan bagi penulis dalam menyelesaikan Laporan Proyek Akhir ini.

6 Bapak Yuli, Pak Suharso dan Pak Suparno dari Learning Departemen Chevron Indonesia Company (CICO) atas kerjasamanya selama penulis di Balikpapan. Teman teman dari 33 Eksekutif MBA-ITB dan para pengajar dari MBA-ITB atas do a dan dukunganya selama lebih kurang dua tahun bersama di Gelap Nyawang No.1 dan akhirnya penulis berhasil menyelesaikan pendidikan ini tepat waktu. Papa Elok sekeluarga yang telah memberikan do a dan dorongan semangat sehingga penulis bisa menyelesaikan proyek akhir ini. Teman-teman dari Venus dan Beka yang telah memberikan dukungan semangat dan do a nya demi kelancaran penulisan Laporan Proyek Akhir. Pihak-pihak lain yang sulit untuk penulis sebutkan satu persatu yang telah ikut berperan dalam menyusun Laporan Proyek Akhir ini. Bandung, Mei 2007 Penulis

7 DAFTAR ISI Abstrak... i Abstract. ii Halaman Pengesahan... iii Kata Pengantar. iv Daftar Isi... vi Daftar Gambar. viii Daftar Grafik. x Daftar Tabel.. xi Daftar Lampiran.. xiii BAB I PENDAHULUAN Sejarah Perusahaan Struktur Organisasi dan Sumber Daya Visi, Nilai dan Strategi Visi Nilai-Nilai Strategi Lingkup Bidang Usaha Bidang Usaha Umum (Exploration, Production dan Distribution) Bidang Usaha Pendukung Isu-isu yang Dihadapi Perusahaan 17 BAB II EKSPLORASI ISU BISNIS Merumuskan Peta Pemikiran Konseptual Inventory Management Demand Forecast Koordinasi Kemampuan Supplier/ Pemasok Lead Time vi

8 Proses Procurement Key Performance Indicator (KPI) Penggunaan Teknologi ROP, ROQ dan SS Analisis Situasi Bisnis Pemetaan Permasalahan.. 56 BAB III SOLUSI BISNIS Alternatif Solusi Bisnis Peningkatan tingkat kedisiplinan melalui kebijakan dan peraturan Perusahaan Mekanisme koordinasi antara User, Inventory Control, Buyer dan pemasok Metode Forecast yang lebih akurat (Time series, Holt s model dan Winter s model) Pengkajian pembuatan kontrak jangka panjang Analisis Solusi Peningkatan tingkat kedisiplinan melalui kebijakan dan Peraturan Perusahaan Mekanisme koordinasi antara User, Inventory Control, Buyer dan Pemasok Metode Forecast yang lebih akurat (Time series, Holt s model dan Winter s model) Pengkajian pembuatan kontrak jangka panjang BAB IV RENCANA IMPLEMENTASI Rencana Implementasi Kebutuhan Sumber Daya Manajemen Risiko Usulan Untuk Riset Berikutnya..118 Daftar Pustaka..121 Lampiran..122 vii

9 DAFTAR GAMBAR Gambar 1.1. Peta daerah operasional Chevron Word Wide... 2 Gambar 1.2. Peta daerah operasional Chevron Indonesia.. 2 Gambar 1.3. Struktur Organisasi IBU Chevron. 4 Gambar 1.4. Konsep Kegiatan Perusahaan CICO. 9 Gambar 1.5. Proses Bisnis Utama.. 12 Gambar 1.6. Struktur Organisasi Shared Service Group (SSG) Chevron.. 13 Gambar 1.7. Stakeholder dari SCM 15 Gambar 1.8. Struktur Organisasi Supply Chain Management 16 Gambar 1.9. Struktur Organisasi Procurement Operation.. 17 Gambar 2.1. Peta Pemikiran Konseptual 21 Gambar 2.2. Posisi Inventory Management dalam perusahaan.. 22 Gambar 2.3. Proses Permbuatan Demand Forecast 27 Gambar 2.4. Koordinasi antar bagian 32 Gambar 2.5. Aliran barang dan informasi di Procurement Management Gambar 2.6. Lead time dalam Proses Procurement 38 Gambar 2.7. Proses Pembuatan Kontrak 40 Gambar 2.8 Kegiatan berdasarkan waktu.. 40 Gambar 2.9. Posisi Inventory Control 41 Gambar Posisi KPI dalam Inventory management. 42 Gambar Pengaruh SS, ROP dan ROQ terhadap jumlah inventory.. 51 Gambar Proses Pengorderan 51 Gambar Bisnis Proses Pengadaan Barang di Gudang. 54 Gambar Bisnis Untuk Pendistribusian barang ke User 56 Gambar Permasalahan Usage Plan.. 57 Gambar Permasalahan Demand forecasting, procurement process, delivery goods dan stock available 60 Gambar Peta akar masalah dan gejala. 61 Gambar 2.18 Kesimpulan masalah yang akan dipecahkan.. 62 Gambar 2.19 Diagram keterkaitan masalah. 64 viii

10 Gambar 3.1. Peta Solusi Masalah.. 66 Gambar 3.2. Kegiatan Develop a front-end agreement. 71 Gambar 3.3. Kegiatan Create a joint business plan 72 Gambar 3.4. Kegiatan Create a demand forecast.. 73 Gambar 3.5. Kegiatan Identify exception for demand 73 Gambar 3.6. Kegiatan Resolve/collaborate on exception Gambar 3.7. Kegiatan Create an order forecast.. 75 Gambar 3.8. Kegiatan Identify exception for order forecast.. 75 Gambar 3.9. Kegiatan Resolve/collaborate on exception item.. 76 Gambar Kegiatan Order generation. 77 Gambar Sembilan langkah CPFR 78 Gambar Diagram Solusi CPFR 79 Gambar Keuntungan CPFR bagi CICO dan Pemasok 80 Gambar Diagram Solusi VMI. 83 Gambar Bisnis Proses untuk VMI.. 84 Gambar Langkah-langkah pembuatan Forecast.. 85 Gambar Langkah-langkah pembuatan Forecast.. 87 Gambar Forecasting Model. 88 Gambar Hubungan PI dan KPI..103 Gambar 4.1. Waktu pelaksanaan kolaborasi..110 Gambar 4.2. Level Risiko 4 Tingkat ix

11 DAFTAR GRAFIK Grafik 1.1. Net income dan produksi Chevron Corporation tahun Grafik 2.1. Kebutuhan aktual 976 tahun 2005 dan Grafik 2.2. Kebutuhan aktual tahun 2005 dan Grafik 2.3. Grafik kecepatan pemakaian Grafik 2.4. Grafik kecepatan pemakaian Grafik 2.5. Persentase forecast Grafik 2.6. Inventory Turn Over Ratio. 42 Grafik 2.7. SAR untuk Critical Items. 43 Grafik 2.8 SAR untuk Non Critical Items. 44 Grafik 2.9. Inventory to Production Ratio (IPR) 45 Grafik 2.10 Continuous Review Policy. 48 Grafik Pola pemesanan 49 Grafik Quality terhadap Cost.. 49 Grafik Simulasi ROP, Q untuk Grafik Simulasi Rop, Q untuk Grafik Persentase Aktual Pemakaian Blanked Order Contract 59 Grafik 3.1. Grafik Kebutuhan Grafik 3.2. Simulasi level Inventory dengan metode forecast yang baru x

12 DAFTAR TABEL Tabel 2.1. Kode barang berdasarakan KIMAP. 24 Tabel 2.2 Stock Classes berdasarkan JDE sistem 25 Tabel 2.3. Komposisi stok kritikal 26 Tabel 2.4. Estimasi Nilai Demand Forecasting untuk tahun Tabel 2.5. Data aktual 2006 dibandingkan tahun Tabel 2.6. Perbedaan Pemasok dengan agen tunggal 36 Tabel 2.7. Waktu proses Procurement.. 37 Tabel 2.8. Panduan Pemilihan Proses Procurement. 39 Tabel 3.1. Ruang lingkup Kebijakan 66 Tabel 3.2. Tabel Target. 69 Tabel 3.3. Mekanisme yang ada pada penerapan CPFR.. 80 Tabel 3.4. Mekanisme yang ada pada penerapan VMI 85 Tabel 3.5. Data dua tahun kebutuhan barang Tabel 3.6. Rata-rata kebutuhan dalam periode 12 bulan. 92 Tabel 3.7. Perhitungan model simple exponential smoothing. 93 Tabel 3.8. Perhitungan model Four-Periode Moving Average 93 Tabel 3.9. Kesimpulan Metode Forecast. 93 Tabel Tabel Forecast kuartal pertama 94 Tabel Perbandingan nilai parameter lama dan baru.. 95 Tabel Perbandingan kondisi sebelum dan sesudah adanya kebijakan Tabel Perbandingan antara CPFR, VMI dengan kondisi saat ini.. 98 Tabel Perbandingan metode forecast awal dengan metode forecast yang baru 100 Tabel 3.15 Perbandingan mekanisme kontrak lama dengan kontrak baru Tabel 4.1. Road Map Penerapan CPFR Tabel 4.2. Keadaan User, Procurement dan pemasok 109 Tabel 4.3. Langkah penerapan Tabel 4.4. Kebutuhan sumber daya 114 Tabel 4.5. Tabel Sasaran dan Risiko xi

13 Tabel 4.6. Kriteria Kuantitatif dan Kualitatif dari akibat Tabel 4.7. Kriteria Kuantitatif kemungkinan Tabel 4.8. Kriteria Kualitatif kemungkinan Tabel 4.9. Matriks Analisis Risiko dan Level Risiko Tabel Tabel Risiko dan Prioritas Tabel Opsi Keputusan dan Penanganan Risiko xii

14 DAFTAR LAMPIRAN LAMPIRAN 1 LANDASAN TEORI LAMPIRAN 2 PERJANJIAN HARGA (PRICE AGREEMENT) xiii