BAB III ANALISIS DAN PENGEMBANGAN MODEL

Transkripsi

1 BAB III ANALISIS DAN PENGEMBANGAN MODEL Pada bab ini dijelaskan mengenai analisis penerapan sistem pengukuran kinerja menggunakan Metode Prism dan pengembangan model pengukuran kinerja tersebut pada unit pertokoan koperasi sebagai bidang usaha berorientasi profit yang akan dijadikan sebagai kasus uji. III.1 Kerangka Kerja Metode Prism Tahapan pengukuran kinerja perusahaan menggunakan Metode Prism dapat dijabarkan sebagai berikut [AZM05]: 1. Identifikasi perspektif pada Metode Prism a. Identifikasi stakeholder dari perusahaan serta tuntutan dari masing masing stakeholder Pada tahapan ini, dilakukan identifikasi terhadap stakeholder umum dari unit usaha koperasi. Sebelum dilakukan identifikasi terhadap stakeholder, diperlukan suatu pemahaman mengenai lingkungan unit usaha koperasi itu sendiri dan sistem kerja yang terdapat di unit tersebut. Hal ini dilakukan untuk dapat mendalami bagaimana peran stakeholder di lingkungan usaha. Setelah identifikasi pihak-pihak yang menjadi stakeholder, identifikasi selanjutnya dilakukan pada tuntutan dari stakeholder yang terkait dengan unit pertokoan koperasi. Dengan memahami tuntutan stakeholder terhadap unit pertokoan koperasi, penilaian kinerja dapat dilakukan dengan mengukur sejauh mana unit pertokoan koperasi dapat memenuhi tuntutan stakeholder-nya. b. Identifikasi kontribusi dari stakeholder yang diharapkan oleh perusahaan Kontribusi stakeholder pada unit usaha pertokoan di koperasi akan dikelompokkan berdasarkan stakeholder terkait. Kontribusi ini merupakan salah satu tolak ukur pengukuran performansi yang berkaitan dengan tingkat kebutuhan unit pertokoan koperasi terhadap stakeholder-nya. III-1

2 III-2 c. Identifikasi strategi yang dibutuhkan guna memenuhi tuntutan dan mendapatkan kontribusi dari stakeholder. Strategi merupakan perspektif ketiga dari Metode Prism yang dianalisis setelah tuntutan dan kontribusi stakeholder diketahui. Strategi pada Metode Prism mengacu pada strategi yang diterapkan unit pertokoan koperasi untuk memenuhi tuntutan stakeholder dengan mempertimbangkan kontribusi stakeholder tersebut pada unit pertokoan koperasi itu sendiri. d. Identifikasi proses-proses yang dibutuhkan untuk dalam pelaksanaan strategi yang telah diidentifikasi Proses-proses yang diidentifikasi berkaitan dengan kegiatan-kegiatan yang dilakukan unit pertokoan koperasi untuk mengaplikasikan strategi yang telah disusun. e. Identifikasi kapabilitas-kapabilitas yang dibutuhkan untuk menjalankan proses yang telah diidentifikasi Kapabilitas dapat diartikan sebagai kemampuan atau kapasitas yang dimiliki oleh unit pertokoan koperasi untuk menggunakan sumber daya dalam menjalankan proses. Komponen kapabilitas yang terlibat dalam identifikasi ini meliputi sumber daya manusia, teknologi, praktek, dan infrastruktur. 2. Tetapkan tujuan (objective) dari hasil identifikasi perspektif Metode Prism. Penetapan objektif ditujukan untuk mempermudah penentuan indikator kinerja terutama untuk perspektif Tuntutan dan Kontribusi Stakeholder. 3. Definisikan key performance indicator (KPI) akan digunakan untuk mengukur pencapaian objective Pada tahapan ini, dilakukan pendefinisian ukuran kesuksesan kegiatan yang berkaitan dengan kinerja organisasi yang memfokuskan pada aspek-aspek yang berpengaruh pada kelangsungan unit pertokoan koperasi.

3 III-3 4. Validasi key performance indicator yang konflik Pada tahapan ini dilakukan validasi terhadap KPI yang ditujukan untuk mengenali KPI yang konflik antar stakeholder dan selanjutnya dilakukan kompromi antara KPI yang konflik tersebut. 5. Pembobotan key performance indicator. Pembobotan KPI dilakukan untuk menentukan besar pengaruh masing-masing KPI dalam performansi perusahaan. 6. Penyusunan alat pengukuran kinerja organisasi Di dalam tahapan ini diperoleh hasil perhitungan kinerja organisasi secara keseluruhan. Secara umum, tahapan pengukuran kinerja dengan Metode Prism dapat dilihat pada Gambar III-1 Tahapan Perancangan Sistem Pengukuran Kinerja Organisasi dengan Metode Prism Identifikasi tuntutan stakeholder, kontribusi stakeholder, strategi, proses, serta kapabilitas dari organisasi Tetapkan objektif dari hasil identifikasi Pendefinisian Key Performance Indicator Penyusunan Alat Pengukuran Kinerja Organisasi Pembobotan Key Performance Indicator Validasi Key Performance indicator Gambar III-1 Tahapan perancangan sistem pengukuran kinerja (Metode Prism) Secara lebih rinci, tahapan Metode Prism dijabarkan pada Gambar III-2. III.2 Identifikasi Lingkungan Perusahaan dan Stakeholder-nya Dalam suatu perusahaan berorientasi profit, terdapat hubungan antar berbagai pihak yang berkepentingan terhadap perusahaan (stakeholder) seperti investor, karyawan, pelanggan, pemasok (supplier), pemerintah dan sebagainya. Untuk dapat berhasil secara jangka panjang, perusahaan perlu membina hubungan yang baik dengan para

4 III-4 Gambar III-2 Tahapan Detail Metode Prism stakeholder-nya dengan mengetahui keinginan dan kebutuhan setiap stakeholder dan berusaha memenuhi hal tersebut. Koperasi merupakan badan usaha yang beranggotakan orang-orang atau badan hukum koperasi dengan melandaskan kegiatannya berdasarkan prinsip koperasi sekaligus sebagai gerakan ekonomi rakyat yang berdasarkan asas kekeluargaan[wik07]. Unit usaha koperasi sendiri dapat meliputi unit usaha simpan pinjam dan unit usaha pertokoan

5 III-5 (koperasi pemasaran). Walaupun pada dasarnya pendirian koperasi bukanlah sebagai usaha yang murni berorientasi profit, namun unit usaha pertokoan pada koperasi tetap berupaya mencari keuntungan agar dapat digunakan untuk mengembangkan koperasi itu sendiri dan untuk dibagi kepada anggota. Dengan demikian, koperasi unit usaha pertokoan diasumsikan sebagai usaha berorientasi profit yang dapat dijadikan objek kajian pada tugas akhir ini. Unit usaha pertokoan pada koperasi memiliki stakeholder umum sebagai berikut: 1. Investor Investor atau penanam modal merupakan pihak di luar koperasi yang bekerja sama dengan koperasi. Seperti investor pada umumnya, investor pada koperasi berperan sebagai shareholder yang menanamkan modalnya pada koperasi unit usaha pertokoan. Menurut Peraturan Pemerintah No. 33 Tahun 1998 tentang Modal penyertaan koperasi, yang dikategorikan sebagai investor (penanam modal) pada koperasi adalah: pemerintah, anggota masyarakat, badan usaha dan badan lain. Selain itu, anggota juga dapat berperan langsung sebagai investor melalui simpanan yang diberikan pada koperasi. 2. Pemasok (supplier) Supplier merupakan pemasok segala kebutuhan barang yang akan dijual oleh koperasi. 3. Pelanggan Pelanggan dalam hal ini merupakan anggota koperasi atau masyarakat umum yang melakukan pembelian di unit pertokoan koperasi. 4. Anggota Anggota pada koperasi memiliki banyak peran yang dapat dijabarkan sebagai berikut: a. Anggota sebagai penanam modal (investor) Anggota koperasi dikenai kewajiban untuk membayar simpanan wajib tiap bulan. Simpanan wajib tersebut dijadikan sebagai salah satu modal untuk koperasi. Keuntungan yang diperoleh koperasi akan dikembalikan lagi pada anggota dalam bentuk sisa hasil usaha. Besarnya sisa hasil usaha yang diterima anggota dapat dihitung dari besarnya peran anggota tersebut pada koperasi baik ditinjau dari perannya sebagai investor maupun perannya sebagai pelanggan.

6 III-6 b. Anggota sebagai pelanggan Pada umumnya, suatu unit koperasi pertokoan melayani anggota yang akan melakukan pembelian barang. 5. Karyawan Seperti halnya karyawan pada pertokoan biasa, karyawan pada unit pertokoan koperasi merupakan orang yang ditunjuk untuk mengelola kegiatan operasional harian koperasi seperti melayani pelanggan, kasir, pengelolaan distribusi dan sebagainya. 6. Regulator Peran pemerintah pada koperasi secara umum berkaitan erat dengan fungsi pembinaan. Sedangkan secara lebih mendetail, peran pemerintah ini dijabarkan dalam Undang-undang No. 25 Tahun 1992 tentang perkoperasian. Sedangkan peran pemerintah untuk unit pertokoan sendiri, cenderung hampir sama dengan peran pemerintah pada koperasi secara umum. III.3 Identifikasi Perspektif Metode Prism III.3.1 Perspektif Tuntutan Stakeholder Di dalam perspektif ini tuntutan stakeholder, dilakukan identifikasi terhadap tuntutan stakeholder yang terkait dengan unit pertokoan koperasi. Hasil identifikasi ini dapat dilihat pada Tabel III-1 Tabel III-1 Identifikasi Perspektif Tuntutan Stakeholder No Stakeholder Tuntutan 1. Investor Target pendapatan yang dibebankan investor tercapai Kelancaran informasi yang berkaitan dengan kegiatan dan kinerja unit pertokoan koperasi baik secara lisan maupun tulisan. 2. Pemasok (supplier) Kelancaran proses pembayaran. Kelancaran informasi mengenai kebutuhan pasokan barang terhadap unit pertokoan koperasi. Umpan balik mengenai kinerja supplier terkait dengan proses pasokan barang. 3. Pelanggan Pelayanan yang baik. Ketersediaan barang yang dibutuhkan pelanggan. Penataan barang yang teratur di toko/waserba unit pertokoan koperasi (penempatan barang) 4. Anggota Pembagian sisa hasil usaha (SHU)

7 III-7 No Stakeholder Tuntutan Tersedianya fasilitas pembelian bersifat kredit 5. Karyawan Suasana kerja yang kondusif Manajemen kerja yang jelas Gaji/honor yang sesuai 6. Pemerintah (regulator) Koperasi dapat mematuhi segala aturan yang ditetapkan pemerintah (kepatuhan terhadap aturan) Dalam menentukan tuntutan stakeholder yang memiliki kriteria penting dan benar-benar terkait dengan unit usaha pertokoan koperasi, dilakukan penyaringan dengan metode cutoff point. Hal ini dilakukan agar tuntutan-tuntutan yang dihasilkan benar-benar dapat mewakili keinginan dari semua responden pada masing-masing stakeholder. Proses cut off point dengan menggunakan 3 skala yaitu penting, cukup penting, dan kurang penting. Skala penting bernilai 3, skala cukup penting bernilai 2 dan skala kurang penting bernilai satu. Dalam proses pengumpulan data yang dapat dilakukan melalui penyebaran kuesioner, masing-masing tuntutan akan memiliki score yang nilainya dapat ditentukan melaui persamaan berikut [AZM05] : Score = (3 x N 1 ) + (2 x N 2 ) + (1 x N 3 ) (III-1) N 1 = jumlah responden yang memilih skala penting N 2 = jumlah responden yang memilih skala cukup penting N 3 = jumlah responden yang memilih skala kurang penting Selanjutnya, dilakukan perhitungan untuk memperoleh nilai cut-off (cut-off point) sebagai berikut: cut-off point = ( Max Score + Min Score) / 2 (III-2) Tuntutan-tuntutan yang memiliki nilai di bawah cut-off point dapat dikategorikan sebagai tuntutan yang tidak cukup mewakili keinginan stakeholder sehingga dapat dihilangkan.

8 III-8 III.3.2 Perspektif Kontribusi Stakeholder Kontribusi stakeholder yang diharapkan dapat diberikan kepada unit pertokoan koperasi dapat dilihat pada Tabel III-2 Tabel III-2 Identifikasi Perpsektif Kontribusi Stakeholder No Stakeholder Kontribusi 1. Investor Penanaman modal penyertaan di dalam unit usaha pertokoan koperasi Pertumbuhan modal Dukungan jangka panjang 2. Pemasok (supplier) Ketersediaan dan kelengkapan barang yang dipesan Waktu pengiriman barang sesuai dengan kesepakatan (tepat waktu) Keakuratan pemenuhan permintaan 3. Pelanggan Penambahan keuntungan Kesetiaan/loyalitas Feedback terhadap pelayanan 4. Anggota Pembayaran Simpanan Wajib dan Simpanan Pokok Sumbangan saran untuk kemajuan koperasi 5. Karyawan Pengerjaan tugas secara optimal Sumbangan saran untuk kemajuan koperasi terutama unit pertokoan Kedisiplinan kerja 6. Pemerintah (regulator) Pembinaan dan pengawasan terhadap koperasi Pemberdayaan lembaga koperasi untuk mendorong penguatan peran koperasi dalam kegiatan ekonomi nasional Pada perspektif ini, juga dilakukan proses cut-off point untuk memperoleh data kontribusi stakeholder yang benar-benar mempengaruhi kinerja perusahaan. III.3.3 Perspektif Strategi Dalam penentuan perspektif strategi, tuntutan dan kontribusi masing-masing stakeholder dapat dijadikan sebagai acuan. Strategi yang dikembangkan ditujukan untuk memenuhi tuntutan stakeholder dan merancang suatu cara medapatkan kontribusi stakeholder. Oleh karena itu, perlu diidentifikasi juga keterkaitan antara perspektif strategi dengan perspektif tuntutan dan kontribusi stakeholder. Penjabaran strategi untuk masing-masing stakeholder dapat dilihat pada Tabel III-3. Tabel III-3 Identifikasi Perspektif Strategi No Stakeholder Strategi 1. Investor Profitabilitas yang berkelanjutan Pengelolaan penyaluran informasi

9 III-9 No Stakeholder Strategi 2. Pemasok (supplier) Evaluasi kinerja supplier Manajemen supplier 3. Pelanggan Pemberlakuan aturan pelayanan konsumen bagi karyawan Pengadaan diskon di waktu-waktu tertentu Penyediaan sarana komunikasi antara unit pertokoan koperasi dengan pelanggan 4. Anggota Pengelolaan keuntungan usaha dengan baik Menyediakan catatan yang jelas dan akurat mengenai penggunaan simpanan anggota Penyediaan sarana penyaluran saran dan aspirasi anggota Penyediaan kebutuhan anggota dalam bentuk kredit barang tertentu. 5. Karyawan Penggunaan sistem reward and punishment Penyediaan fasilitas-fasilitas pendukung kerja karyawan Pelaksanaan kegiatan peningkatan kualitas pegawai 6. Pemerintah (regulator) III.3.4 Perspektif Proses Menjalankan aktivitas usaha berdasarkan regulasi yang telah ditetapkan pemerintah/dinas koperasi Mengembangkan kebijakan yang sesuai dengan aturan pemerintah Perspektif ini menekankan pada proses yang dilakukan sebagai pengimplementasian dari strategi yang telah disusun. Penjelasan mengenai proses yang mengacu pada strategi dapat dilihat pada Tabel III-4. Tabel III-4 Identifikasi Perspektif Proses No Stakeholder Strategi Proses 1. Investor Profitabilitas yang berkelanjutan 2. Pemasok (supplier) Pengelolaan penyaluran informasi Evaluasi kinerja supplier Manajemen supplier 3. Pelanggan Pemberlakuan aturan pelayanan konsumen bagi karyawan Melakukan evaluasi berjangka terhadap kinerja perusahaan terutama di bidang financial Membuat suatu sistem pengelolaan transfer informasi Melakukan evaluasi berjangka terhadap kinerja supplier Menjalin komunikasi yang baik dengan supplier Melakukan pengelolaan data supplier termasuk hasil evaluasi terhadap kinerja supplier Melakukan pengontrolan terhadap keakuratan pemenuhan pesanan yang dipasok supplier. Membuat ketentuan tata cara pelayanan konsumen termasuk kewajiban karyawan terhadap

10 III-10 No Stakeholder Strategi Proses Pengadaan diskon di waktu-waktu tertentu Penyediaan sarana komunikasi antara unit pertokoan koperasi dengan pelanggan 4. Anggota Pengelolaan keuntungan usaha dengan baik Menyediakan catatan yang jelas dan akurat mengenai penggunaan simpanan anggota Penyediaan sarana penyaluran saran dan aspirasi anggota Penyediaan kebutuhan anggota dalam bentuk kredit barang tertentu. 5. Karyawan Penggunaan sistem reward and punishment 6. Pemerintah (regulator) Penyediaan fasilitasfasilitas pendukung kerja karyawan Pelaksanaan kegiatan peningkatan kualitas pegawai Menjalankan aktivitas usaha berdasarkan regulasi yang telah ditetapkan pemerintah/dinas koperasi Mengembangkan kebijakan yang sesuai dengan aturan pemerintah konsumen Mengadakan diskon barang pada even-even tertentu Menyediakan kotak saran atau sarana penyampaian saran lain yang diperuntukkan bagi pelanggan Melakukan pencatatan harian secara teratur Evaluasi penjualan termasuk perhitungan selalu dilakukan pada akhir hari kerja Melakukan pencatatan terhadap pemasukan dan penggunaan simpanan anggota. Menyediakan fasilitas penyampaian saran untuk peningkatan kinerja dalam bentuk kotak saran atau media lain. Memfasilitasi anggota untuk melakukan pembelian barang yang harganya relatif mahal dengan kredit yang ringan. Memberikan penghargaan kepada karyawan dengan kinerja terbaik setiap bulannya Menegur karyawan yang tidak disiplin/tidak melakukan pekerjaan dengan benar langsung pada saat melakukan kesalahan Menyediakan seragam kerja khusus dan memberikannya secara gratis untuk karyawan Memberikan paket bonus untuk even tertentu Mengadakan training/pelatihan yang berkaitan dengan aktivitas proses bisnis perusahaan Mematuhi ketentuan pelaksanaan usaha dan perkoperasian yang telah ditetapkan di berbagai peraturan kenegaraan Mengimplementasikan kebijakan regulator Mengevaluasi dampak implementasi

11 III-11 No Stakeholder Strategi Proses kebijakan regulator Melakukan koordinasi dengan pemerintah dalam rangka pembinaan koperasi. III.3.5 Perspektif Kapabilitas Kapabilitas yag dimiliki unit usaha pertokoan koperasi untuk menjalankan proses yang telah identifikasi pada perpektif proses antara lain dapat dilihat pada Tabel III-5. Tabel III-5 Identifikasi Perspektif Kapabilitas No Stakeholder Kapabilitas Deskripsi Kapabilitas 1. Investor Manajemen keuangan Kemampuan mengelola dana yang diinvestasikan oleh penanam modal agar dapat memberikan keuntungan maksimal Manajemen relationship Kemampuan mengelola hubungan yang baik dengan 2. Pemasok (supplier) Manajemen Informasi Supplier Sistem informasi 3. Pelanggan Manajemen Customer Relationship 4. Anggota Manajemen/pengelolaan simpanan anggota Manajemen informasi Sistem informasi investor Kemampuan pengelolaan data dan informasi supplier termasuk evaluasi kinerja supplier Kapabilitas berbentuk infrastruktur yang digunakan dalam pengelolaan data dan informasi terkait supplier Kapabilitas untuk mengelola hubungan baik dengan customer dan sehingga pelanggan menjadi loyal pada perusahaan. Kapabilitas untuk mengelola simpanan anggota sebagai salah satu sumber modal koperasi Kapabilitas pengelolaan informasi terkait anggota, simpanan anggota dan penyaluran informasi yang dibutuhkan oleh anggota. Kapabilitas berbentuk infrastruktur yang digunakan dalam pengelolaan data dan informasi terkait anggota termasuk pemanfaatan simpanan anggota

12 III-12 No Stakeholder Kapabilitas Deskripsi Kapabilitas 5. Karyawan Manajemen positioning karyawan 6. Pemerintah (regulator) Manajemen Kinerja Tempat usaha dan perlengkapannya Manajemen kebijakan Manajemen relationship dengan regulator Kapabilitas untuk mengelola karyawan termasuk pengaturan tanggung jawab, waktu kerja dan sebagainya. Kapabilitas pengelolaan terkait informasi kinerja dan tindak lanjut dari peningkatan/ penurunan kinerja karyawan Kapabilitas berbentuk infrastruktur tempat menjalankan usaha Kapabilitas untuk melakukan pengembangan dan pengimplementasian kebijakan yang ditetapkan pemerintah Kemampuan untuk menjalin hubungan yang harmonis dengan pemerintah termasuk mengelolan penyaluran informasi dan memperoleh pembinaan dari pemerintah. III.4 Analisis Objektif Hasil Identifikasi Perspektif Metode Prism Pada tahapan ini dilakukan identifikasi objektif (tujuan) dari hasil identifikasi perspektif Metode Prism. Objektif ini akan digunakan dalam penentuan Key Performance Indicator (KPI). Penetapan tujuan ini dilakukan untuk perspektif tuntutan dan kontribusi stakeholder yang menjadi acuan untuk menentukan perspektif lainnya. Sedangkan untuk perspektif strategi, proses, dan kapabilitas, identifikasi KPI dapat dilakukan langsung berdasarkan penjabaran masing-masing perspektif. Objektif tersebut dijabarkan sebagai berikut: 1. Perspektif Tuntutan Stakeholder Objektif perspektif tuntutan stakeholder dapat dilihat padatabel III-6 Tabel III-6 Objektif Perspektif Tuntutan Stakeholder No Stakeholder Tuntutan Tujuan (Objective) 1. Investor Target pendapatan tercapai Kelancaran informasi Mengembalikan modal/pinjaman yang diberikan investor secara tepat waktu. Memberikan informasi kinerja unit usaha pertokoan koperasi kepada investor secara akurat secara berkala.

13 III-13 No Stakeholder Tuntutan Tujuan (Objective) 2. Pemasok (supplier) Kelancaran pembayaran Kelancaran informasi Umpan balik Melakukan pembayaran barang yang di-supply sesuai dengan kesepakatan Informasi kebutuhan supply barang dalam pemesanan barang dapat berjalan lancar Memberikan feedback atas kinerja supplier sehingga kinerja supplier tetap terjaga dengan baik. 3. Pelanggan Pelayanan yang baik Memberikan pelayanan terbaik kepada pelanggan sehingga pelanggan dapat merasa nyaman untuk berbelanja di unit pertokoan koperasi. Ketersediaan barang Penempatan barang dengan baik Mencukupi kebutuhan pelanggan sesuai core business dari unit pertokoan koperasi. Mengatur posisi penempatan barang sebaik mungkin untuk memudahkan pelanggan dalam berbelanja. 4. Anggota Pembagian SHU Membagikan keuntungan usaha dalam bentuk sisa hasil usaha (SHU) kepada anggota. Fasilitas pembelian kredit 5. Karyawan Suasana kerja yang kondusif 6. Pemerintah (regulator) Manajemen kerja yang jelas Gaji/honor yang sesuai Kepatuhan terhadap aturan Melayani kebutuhan anggota dalam pemenuhan kebutuhan barang yang dapat dibeli dengan fasilitas kredit. Mencipatakan suasana kerja yang menyenangkan untuk karyawan sehingga produktivitasnya dapat meningkat Melakukan pembagian kerja yang jelas dan sesuai dengan kemampuan masing-masing karyawan. Memberikan gaji/honor yang sesuai Menjalankan peraturanperaturan yang telah ditetapkan pemerintah. 2. Perspektif Kontribusi Stakeholder Perspektif kontribusi stakeholder dijabarkan pada Tabel III-7.

14 III-14 Tabel III-7 Objektif Perspektif Kontribusi Stakeholder No Stakeholder Kontribusi Tujuan (Objective) 1. Investor Penanaman modal Mendapatkan anggaran yang cukup untuk melaksanakan kegiatan unit usaha pertokoan koperasi. Pertumbuhan modal Meningkatkan alokasi anggaran untuk memacu pengembangan unit pertokoan koperasi Dukungan jangka panjang Menjamin keberlangsungan operasional unit pertokoan koperasi 2. Pemasok (supplier) Ketersediaan dan kelengkapan barang Ketepatan waktu Memenuhi kebutuhan pasokan barang Memperoleh barang yang dibutuhkan sesuai waktu yang disepakati Keakuratan pemenuhan permintaan Memperoleh barang yang diminta sesuai dengan permintaan yang diajukan 3. Pelanggan Penambahan keuntungan Memperoleh keuntungan dari Kesetiaan/loyalitas Feedback terhadap pelayanan 4. Anggota Pembayaran simpanan wajib dan pokok Saran Pengembangan penjulan di unit pertokoan Memiliki pelanggan setia yang senantiasa membeli barang dari unit pertokoan koperasi Menerima masukan dari pelanggan tentang layanan yang diberikan Menerima masukan anggaran sebagai salah satu modal usaha koperasi. Menerima masukan dari anggota untuk pengembangan unit pertokoan koperasi 5. Karyawan Pengerjaan tugas optimal Semua aktivitas dalam unit pertokoan koperasi dikerjakan seoptimal mungkin. 6. Pemerintah (regulator) Saran pengembangan Kedisiplinan kerja Pembinaan dan pengawasan Menerima masukan dari karyawan untuk pengembangan unit pertokoan koperasi Menegakkan kedisiplinan dan keseriusan dalam bekerja bagi karyawan Menerima arahan dan masukan dari pemerintah serta memastikan agar operasional koperasi tidak bertentangan dengan aturan yang ada.

15 III-15 No Stakeholder Kontribusi Tujuan (Objective) Pemberdayaan lembaga Meningkatkan peran serta koperasi dalam perekonomian III.5 Key Performance Indicator III.5.1 Pendefinisian Key Performance Indicator Pada dasarnya untuk kebutuhan pengukuran kinerja, identifikasi KPI hanya perlu dilakukan untuk perspektif utama. Namun demikian, pada sub bab ini, tetap dilakukan pendefinisian KPI untuk semua perspektif untuk memperoleh gambaran semua KPI yang diperoleh dari penjabaran perspektif. Di dalam pendefinisian Key Performance Indicator (KPI) untuk perspektif tuntutan dan kontribusi stakeholder yang dalam hal ini dapat dikategorikan sebagai perspektif utama, dapat mengacu pada objektif hasil identifikasi. Sedangkan identifikasi KPI untuk perspektif strategi, proses dan kapabilitas dapat langsung mengacu pada penjabaran masing-masing perspektif tersebut. 1. Perspektif Tuntutan dan Kontribusi Stakeholder KPI untuk perspektif tuntutan dan kontribusi stakeholder dapat dilihat pada Tabel III-8 Tabel III-8 KPI Perspektif Tuntutan dan Kontribusi Stakeholder No Stakeholder Tujuan (Objective) Key Performance Indicator 1. Investor Mencapai target pendapat yang dibebankan investor Memberikan informasi kinerja unit usaha pertokoan koperasi kepada investor secara akurat secara berkala. Mendapatkan anggaran yang cukup untuk melaksanakan kegiatan unit usaha pertokoan koperasi. Meningkatkan alokasi anggaran untuk memacu pengembangan unit pertokoan koperasi KPI-TK1 Hasil Perhitungan Pendapatan total KPI-TK2 Keakuratan dan ketepatan waktu penyerahan laporan KPI-TK3 Tingkat pemenuhan kebutuhan anggaran KPI-TK4 Rasio pertumbuhan anggaran dengan peningkatan keuntungan

16 III-16 No Stakeholder Tujuan (Objective) Key Performance Indicator 2. Pemasok (supplier) Menjamin keberlangsungan operasional unit pertokoan koperasi Melakukan pembayaran barang yang di-supply sesuai dengan kesepakatan Informasi kebutuhan supply barang dalam pemesanan barang dapat berjalan lancar Memberikan feedback atas kinerja supplier sehingga kinerja supplier tetap terjaga dengan baik. Memenuhi kebutuhan pasokan barang Memperoleh barang yang dibutuhkan sesuai waktu yang disepakati Memperoleh barang yang diminta sesuai dengan permintaan yang diajukan 3. Pelanggan Memberikan pelayanan terbaik kepada pelanggan sehingga pelanggan dapat merasa nyaman untuk berbelanja di unit pertokoan koperasi. Mencukupi kebutuhan pelanggan sesuai core business dari unit pertokoan koperasi. Mengatur posisi penempatan barang sebaik mungkin untuk memudahkan pelanggan dalam berbelanja. Memperoleh keuntungan dari penjulan di unit pertokoan Memiliki pelanggan setia yang senantiasa membeli barang dari unit pertokoan koperasi Menerima masukan dari pelanggan tentang layanan yang diberikan KPI-TK5 Total pemasukan harian KPI-TK6 Persentase keterlambatan pembayaran KPI-TK7 Persentase kesalahan informasi kebutuhan barang KPI-TK8 Jumlah feedback yang dikirimkan setiap jangka waktu KPI-TK9 Persentase jumlah supply barang yang tidak dipenuhi KPI-TK10 Persentase keterlambatan pengiriman barang KPI-TK11 Persentase kesalahan pengiriman barang KPI-TK12 Jumlah pelanggan yang berkunjung dan komplain yang masuk KPI-TK13 Persentase pelanggan yang menanyakan barang yang tidak tersedia KPI-TK14 Persentase pelanggan yang menanyakan posisi barang dari pelanggan yang berbelanja setiap hari KPI-TK15 Jumlah keuntungan bersih yang diterima dalam jangka waktu tertentu KPI-TK16 Tingkat kedatangan pelanggan ke toko dalam jangka waktu tertentu KPI-TK17 Jumlah kritik/saran yang diterima

17 III-17 No Stakeholder Tujuan (Objective) Key Performance Indicator 4. Anggota Membagikan keuntungan usaha dalam bentuk sisa hasil usaha (SHU) kepada anggota. Melayani kebutuhan anggota dalam pemenuhan kebutuhan barang yang dapat dibeli dengan fasilitas kredit. Menerima masukan anggaran sebagai salah satu modal usaha koperasi. Menerima masukan dari anggota untuk pengembangan unit pertokoan koperasi 5. Karyawan Menciptakan suasana kerja yang menyenangkan 6. Pemerintah (regulator) Melakukan pembagian kerja yang jelas dan sesuai Memberikan gaji/honor yang sesuai Semua aktivitas dalam unit pertokoan koperasi dikerjakan seoptimal mungkin. Menerima masukan dari karyawan untuk pengembangan unit pertokoan koperasi Menegakkan kedisiplinan dan keseriusan dalam bekerja bagi karyawan Menjalankan peraturan-peraturan yang telah ditetapkan pemerintah. Menerima arahan dan masukan dari pemerintah serta memastikan agar operasional koperasi tidak bertentangan dengan aturan yang ada. Meningkatkan peran serta koperasi dalam perekonomian KPI-TK18 Jumlah penerimaan SHU untuk tiap anggota KPI-TK19 Persentase jumlah anggota yang memanfaatkan layanan pembelian kredit KPI-TK20 Persentase pemenuhan kebutuhan anggaran dari simpanan anggota KPI-TK21 Jumlah saran yang diterima KPI-TK22 Jumlah komplain karyawan terkait suasana kerja KPI-TK23 Persentase ketumpangtindihan pekerjaan KPI-TK24 Persentase komplain terkait gaji KPI-TK25 Persentase kesalahan pelaksanaan tugas/kerja KPI-TK26 Jumlah masukan yang diterima KPI-TK27 Persentase keterlambatan pegawai KPI-TK29 Persentase kebijakan yang tidak sesuai dengan PP KPI-TK30 Frekuensi pengawasan operasional koperasi oleh pemerintah KPI-TK31 Volume kegiatan usaha koperasi

18 III Perspektif Strategi KPI untuk perspektif strategi dapat dilihat pada Tabel III-9 Tabel III-9 KPI Perspektif Strategi No Stakeholder Strategi Key Performance Indicator 1. Investor Profitabilitas yang berkelanjutan KPI-S1 Rasio hasil penjualan terhadap hasil perkiraan keuntungan Pengelolaan penyaluran informasi KPI-S2 Persentase kesalahan 2. Pemasok (supplier) Evaluasi kinerja supplier Manajemen relationship dengan supplier 3. Pelanggan Pemberlakuan aturan pelayanan konsumen bagi karyawan Pengadaan diskon di waktu-waktu tertentu Penyediaan sarana komunikasi antara unit pertokoan koperasi dengan pelanggan 4. Anggota Pengelolaan keuntungan usaha dengan baik Menyediakan catatan yang jelas dan akurat mengenai penggunaan simpanan anggota Penyediaan sarana penyaluran saran dan aspirasi anggota Penyediaan kebutuhan anggota dalam bentuk kredit barang tertentu. 5. Karyawan Penggunaan sistem reward and punishment Penyediaan fasilitas-fasilitas pendukung kerja karyawan penyaluran informasi KPI-S3 Hasil evaluasi kinerja supplier KPI-S4 Persentase kesalahan informasi yang terjadi KPI-S5 Jumlah komplain konsumen terkait pelayanan KPI-S6 Jumlah diskon yang feasible diadakan KPI-S7 Jumlah masukan yang diterima KPI-S8 Jumlah SHU yang diterima anggota KPI-S9 Ketersediaan catatan penggunaan simpanan anggota KPI-S10 Tingkat pemanfaatan sarana oleh anggota KPI-S11 Persentase anggota yang memanfaatkan jasa kredit barang KPI-S12 Jumlah karyawan yang menerima reward dan punishment dalam jangka waktu tertentu KPI-S13 Persentase peningkatan

19 III-19 No Stakeholder Strategi Key Performance Indicator 6. Pemerintah (regulator) Pelaksanaan kegiatan peningkatan kualitas pegawai Menjalankan aktivitas usaha berdasarkan regulasi yang telah ditetapkan pemerintah/dinas koperasi Mengembangkan kebijakan yang sesuai dengan aturan pemerintah kinerja karyawan dengan fasilitas pendukung KPI-S14 Persentase pegawai yang mencapai target kinerja KPI-S15 Persentase aktivitas yang tidak sesuai dengan aturan pemerintah KPI-S16 Persentase kebijakan yang tidak sesuai dengan peraturan pemerintah 3. Perspektif Proses KPI untuk perspektif proses dapat dilihat pada Tabel III-10 Tabel III-10 KPI Perspektif Proses No Stakeholder Proses Key Performance Indicator 1. Investor Evaluasi berjangka terhadap kinerja perusahaan terutama di bidang finansial Membuat suatu sistem 2. Pemasok (supplier) pengelolaan transfer informasi Evaluasi berjangka terhadap kinerja supplier Menjalin komunikasi yang baik dengan supplier Melakukan pengelolaan data supplier termasuk hasil evaluasi terhadap kinerja supplier Melakukan pengontrolan terhadap keakuratan pemenuhan pesanan yang dipasok supplier. 3. Pelanggan Membuat ketentuan tata cara pelayanan konsumen termasuk kewajiban karyawan terhadap konsumen Mengadakan diskon barang pada even-even tertentu Menyediakan kotak saran atau sarana penyampaian saran lain yang diperuntukkan bagi KPI-P1 Peningkatan kinerja finansial KPI-P2 Tingkat penggunaan sistem KPI-P3 Persentase perbaikan kinerja supplier KPI-P4 Persentase kesalahan informasi yang terjadi KPI-P5 Tingkat ketersediaan data KPI-P6 Tingkat kesalahan kontrol barang masuk KPI-P7 Persentase pelanggan yang komplain terhadap layanan KPI-P8 Persentase peningkatan jumlah pembelian KPI-P9 Jumlah masukan dari pelanggan yang diterima

20 III-20 No Stakeholder Proses Key Performance Indicator pelanggan 4. Anggota Melakukan pencatatan harian secara teratur Evaluasi penjualan termasuk perhitungan selalu dilakukan pada akhir hari kerja Melakukan pencatatan terhadap pemasukan dan penggunaan simpanan anggota. Menyediakan fasilitas penyampaian saran untuk peningkatan kinerja dalam bentuk kotak saran atau media lain. Memfasilitasi anggota untuk melakukan pembelian barang yang harganya relatif mahal dengan kredit yang ringan. 5. Karyawan Memberikan penghargaan kepada karyawan dengan kinerja terbaik setiap bulannya 6. Pemerintah (regulator) Menegur karyawan yang tidak disiplin/tidak melakukan pekerjaan dengan benar langsung pada saat melakukan kesalahan Menyediakan seragam kerja khusus dan memberikannya secara gratis untuk karyawan Memberikan paket sembako/parsel kecil pada saat lebaran Mengadakan training/pelatihan yang berkaitan dengan aktivitas proses bisnis perusahaan Mematuhi ketentuan pelaksanaan usaha dan perkoperasian yang telah ditetapkan di berbagai peraturan kenegaraan Mengimplementasikan kebijakan regulator Mengevaluasi dampak implementasi kebijakan regulator KPI-P10 Tingkat kesalahan pencatatan harian KPI-P11 Tingkat kesalahan pencatatan penjualan KPI-P12 Persentase ketidakjelasan penggunaan simpanan anggota KPI-P13 Jumlah masukan yang diterima dari anggota KPI-P14 Persentase anggota yang memanfaatkan pembelian barang secara kredit KPI-P15 Persentase peningkatan jumlah karyawan yang layak menerima penghargaan KPI-P16 Rata-rata jumlah kesalahan karyawan yang timbul setiap hari KPI-P17 Persentase peningkatan kinerja karyawan KPI-P18 Persentase peningkatan kinerja karyawan KPI-P19 Persentase peningkatan kinerja dan keahlian karyawan. KPI-P20 Persentase aturan pemerintah yang tidak terlaksana KPI-P21 Persentase kebijakan yang tidak sesuai dengan kebijakan regulator KPI-P22 Persentase komplain

21 III-21 No Stakeholder Proses Key Performance Indicator Melakukan koordinasi dengan pemerintah dalam rangka pembinaan koperasi. konsumen dan karyawan mengenai regulasi KPI-P23 Jumlah pembinaan yang dilakukan pemerintah setiap jangka waktu tertentu 4. Perspektif Kapabilitas KPI untuk perspektif kapabilitas dapat dilihat pada Tabel III-11 Tabel III-11 KPI Perspektif Kapabilitas No Stakeholder Kapabilitas Key Performance Indicator 1. Investor Manajemen pengelolaan dana KPI-K1 Rasio pengeluaran terhadap rencana pengeluaran Manajemen relationship KPI-K2 Persentase kesalahan 2. Pemasok (supplier) Manajemen Informasi Supplier Sistem informasi 3. Pelanggan Manajemen Customer Relationship 4. Anggota Manajemen pengelolaan simpanan anggota Manajemen informasi Sistem informasi komunikasi yang terjadi KPI-K3 Tingkat kesalahan pengiriman barang akibat kesalahan informasi KPI-K4 Tingkat kecepatan dan keakuratan pengolahan data KPI-K5 Persentase komplain pelanggan yang diperbaiki KPI-K6 Tingkat keakuratan alokasi dana KPI-K7 Tingkat kesalahan penyaluran informasi KPI-K8 Tingkat kemampuan pengolahan data. 5. Karyawan Manajemen positioning karyawan KPI-K9 Tingkat kesalahan penempatan karyawan Manajemen Kinerja Tempat usaha dan perlengkapannya KPI-K10 Persentase peningkatan kinerja pegawai KPI-K11 Tingkat keluhan yang muncul akibat kekurangan fasilitas

22 III-22 No Stakeholder Kapabilitas Key Performance Indicator 6. Pemerintah (regulator) Manajemen kebijakan Manajemen relationship dengan regulator KPI-K12 Persentase kebijakan yang diaplikasikan KPI-K13 Jumlah komunikasi dengan pemerintah dalam jangka waktu tertentu III.5.2 Validasi Key Performance Indicator Proses validasi key performance indicator dilakukan oleh pihak yang berwenang di dalam unit usaha pertokoan koperasi. Dalam hal ini pihak tersebut dapat diwakili oleh pengurus koperasi yang menjadi wakil dari anggota. Pengurus koperasi ini akan menentukan apakah KPI yang telah didefinisikan cocok untuk dijadikan indikator kinerja atau tidak. Proses validasi dilakukan oleh responden dengan memberikan persetujuan terhadap masing-masing KPI yang telah diidentifikasi yang meliputi KPI tuntutan dan kontribusi stakeholder, KPI strategi, KPI proses, serta KPI kapabilitas. Apabila ada KPI yang tidak disetujui, responden akan memberikan KPI usulan sebagai pengganti dari KPI tersebut. Selain persetujuan, validasi juga ditujukan untuk melakukan evaluasi dan pengecekan apakah ada KPI yang konflik atau tidak. III.5.3 Pembobotan Key Performance Indicator Tahapan selanjutnya dari perancangan sistem ini adalah pembobotan Key Performance Indicator (KPI) yang telah disusun. Pembobotan ini dilakukan agar unit pertokoan koperasi dapat menentukan prioritas-prioritas terhadap aspek-aspek kinerja yang dianggap penting untuk dicapai targetnya. Pembobotan KPI ini dilakukan dengan menggunakan Metode Borda. Untuk tahap awal, penerapan Metode Borda dimulai dengan pembuatan kuesioner pembobotan yang kemudian diisi oleh tiga responden yang merupakan pihak top management atau pihak pengambil keputusan pada unit pertokoan koperasi. Hasil pengisian dari kuesioner

23 III-23 tersebut kemudian diolah untuk menghasilkan bobot tiap KPI dengan tahapan sebagai berikut: 1. Hasil pengisian kuesioner Borda mengurutkan stakeholder unit pertokoan koperasi berdasarkan tingkat kepentingannya bagi unit pertokoan tersebut diolah hingga didapatkan bobot dari tiap stakeholder. 2. Bobot dari kriteria stakeholder kemudian diturunkan menjadi bobot KPI tuntutan dan kontribusi stakeholder. Dalam kuesioner Borda ini, KPI tuntutan & kontribusi stakeholder dikelompokkan dan di-ranking berdasarkan kriteria stakeholder yang menjadi asalnya. Kemudian hasil pengisian kuesioner diolah hingga didapatkan bobot dari KPI tuntutan dan kontribusi stakeholder. 3. Bobot ini diturunkan menjadi bobot KPI strategi, proses dan kapabilitas. Masingmasing bobot dikelompokkan berdasarkan kriteria KPI yang menjadi acuan sebelumnya. III.6 Penyusunan Alat Pengukuran Kinerja Setelah dilakukan pembobotan untuk masing-masing KPI, dilakukan perhitungan nilai kinerja dengan menggunakan metode OMAX. Untuk mendapatkan nilai indeks kinerja, pada dasarnya hanya diperlukan KPI perspektif tuntutan dan kontribusi stakeholder. Perspektif lain tidak menentukan indeks kinerja secara langsung dari unit pertokoan koperasi. Namun demikian, indeks kinerja untuk KPI perspektif strategi, proses dan kapabilitas dimanfaatkan dalam evaluasi kinerja untuk menelusuri kelemahan dari usaha pertokoan koperasi. Mekanisme kerja metode OMAX dijabarkan sebagai berikut: 1. Penentuan nilai parameter untuk skala 0 (nilai terendah), 3(nilai inisiasi/nilai standar) dan 10 (nilai tertinggi). 2. Penentuan nilai parameter untuk skala 1,2,4,5,6,7,8,9 dengan melakukan interpolasi antara nilai skala yang sudah ditentukan (0,3,10). 3. Pengukuran indeks kinerja masing-masing KPI. 4. Penentuan nilai skala KPI 5. Penentuan nilai dikali bobot untuk masing-masing KPI 6. Perhitungan indeks kinerja

24 III-24 Pengisian formulir OMAX dapat dilihat pada Tabel III-12. Tabel III-12 Formulir OMAX No KPI Skala OMAX Kinerja Nilai OMAX Bobot Score 1 Hasil perhitungan pendapatan total 2 Keakuratan dan ketepatan waktu penyerahan laporan 3 Tingkat pemenuhan kebutuhan anggaran 4 Rasio pertumbuhan anggaran dengan peningkatan keuntungan 5 Total pemasukan harian 6 Persentase keterlambatan pembayaran 7 Persentase kesalahan informasi kebutuhan barang 8 Jumlah feedback yang dikirimkan setiap jangka waktu 9 Persentase jumlah supply barang yang tidak dipenuhi 10 Persentase keterlambatan pengiriman barang 11 Persentase kesalahan pengiriman barang 12 Jumlah pelanggan yang berkunjung dan komplain yang masuk 13 Persentase pelanggan yang menanyakan barang yang tidak tersedia 14 Persentase pelanggan yang menanyakan posisi barang dari pelanggan yang berbelanja setiap hari 15 Jumlah keuntungan bersih yang diterima dalam jangka waktu tertentu 16 Tingkat kedatangan pelanggan ke toko dalam jangka waktu tertentu 17 Jumlah kritik/saran yang diterima dari pelanggan 18 Jumlah penerimaan SHU untuk tiap anggota

25 III-25 No KPI 19 Persentase jumlah anggota yang memanfaatkan layanan pembelian kredit 20 Persentase pemenuhan kebutuhan anggaran dari simpanan anggota 21 Jumlah saran yang diterima dari karyawan 22 Jumlah komplain karyawan terkait suasana kerja Skala OMAX Kinerja Nilai OMAX Bobot Score 23 Persentase ketumpangtindihan pekerjaan 24 Persentase komplain terkait gaji 25 Persentase kesalahan pelaksanaan tugas/kerja 26 Jumlah masukan yang diterima dari pegawai 27 Persentase keterlambatan pegawai 28 Persentase ketepatan waktu penyerahan laporan 29 Persentase kebijakan yang tidak sesuai dengan PP 30 Frekuensi pengawasan operasional koperasi oleh pemerintah 31 Volume kegiatan usaha koperasi Total