BAB I PENDAHULUAN. memenuhi permintaan pada periode tetentu. Pada level distributor manajemen

Transkripsi

1 BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Persediaan dapat di artikan sebagai stock produk yang digunakan untuk memenuhi permintaan konsumen dan digunakan sebagai cadangan produk untuk memenuhi permintaan pada periode tetentu. Pada level distributor manajemen persediaan merupakan hal yang sulit diterapakan, hal itu karena adanya faktorfaktor seperti modal, terbatasnya gudang dan masa kadaluarsa produk. Manajemen persediaan digunakan sebagai cara menemukan nilai persediaan yang tepat untuk memenuhi permintaan pasar namun dengan biaya yang minimum. Service level persediaan menurut Lutz (2001) adalah ukuran dalam bentuk presentase dari permintaan produk oleh konsumen yang dapat terpenuhi tepat waktu dalam periode waktu tertentu setelah menerima pesanan dari konsumen. Service level terhadap konsumen merupakan salah satu KPI yang harus dicapai distributor dalam pendistribusian produk dan kepuasan pelanggan. Menurut Kotler dan Keller (2008: 193) ada beberapa alasan perusahaan untuk mempertahankan pelanggan : a. Mendapatkan pelanggan baru bisa menghabiskan biaya lima kali lebih besar daripada biaya yang tercakup dalam memuaskan pelanggan yang ada. b. Rata-rata perusahaan kehilangan 10 persen dari pelanggannya setiap tahun. 1

2 c. Pengurangan 5 persen tingkat peralihan pelanggan dapat meningkatkan laba sebesar 25 persen sampai 85 persen, tergantung pada industrinya. d. Angka laba pelanggan cenderung meningkat selama masa hidup pelanggan yang bertahan Pencapaian Service level yang baik dilakukan dengan menentukan jumlah persediaan yang optimal untuk mencegah adanya stockout namun dengan level stock yang sehat tidak overstock. Konsumen dalam hal ini adalah end user memiliki eskpektasi tinggi supaya permintaan selalu dipenuhi, namun di sisi lain persediaan yang tinggi juga akan memberikan beban yang tinggi untuk distributor dan dapat mempengaruhi cash flow. Pada rantai pasok distributor terdapat di bagian akhir dari alur proses, permintaan yang tidak menentu dari distributor akan cukup signifikan berpengaruh terhadap produsen. Permintaan yang fluktuatif disebabkan distributor memiliki keterbatasan dalam hal manajemen stock dan fluktuasi permintaan produk dari konsumen. Distributor memiliki keterbatasan dalam hal menentukan level stock, permasalahan muncul ketika terlalu banyak stock akan terjadi overstock dan ketika stock kosong akan kehilangan pelanggan. Pengetahuan berapa jumlah stock yang ideal dibandingkan dengan permintaan pasar belum terlalu di perhatikan di level distributor, yang menjadi target distributor adalah bagaimana produk habis dan melakukan pembelian ke produsen tanpa pertimbangan lead time dan periode produksi. Distributor dalam proses bisnis PT. Tirta Investama tidak masuk dalam struktur organisasi perusahaan. Model bisnis yang berjalan adalah push model, sehingga distributor akan fokus 2

3 untuk mencapai target penjualan tanpa mempertimbangkan sisi operasional pendukung dan penjualan aktual. Pada saat stock kondisi penuh maka pihak distributor akan meminta trade promo dan kemudian stock berada di level 0. Pada model bisnis yang berjalan tidak adanya persamaan tujuan, masing-masing memiliki KPI berbeda, untuk menyamakan tujuan antara produsen dan distributor diperlukan stock policy sebagai bentuk partnership dan service level terhadap pelanggan dijadikan tujuan bersama. Permintaan yang naik turun akan berpengaruh terhadap seluruh proses yang terjadi di level produsen. Proses yang paling signifikan adalah naiknya ongkos transportasi frekuensi pengiriman ke distributor meningkat, biaya simpan material produksi tidak efisien karena jumlah inventory yang fluktuatif, efisiensi mesin naik turun, upah tenaga kerja akan signifikan naik untuk melakukan overtime saat permintaan tiba-tiba naik, kebutuhan akan gudang akan naik karena seringnya pengiriman membutuhkan jumlah sumber daya manusia untuk aktifitas bongkar muat. Produk-produk minuman kemasan dikategorikan menjadi dua jenis yaitu produk yang digunakan karena kebutuhan akan cairan, dan produk suplemen atau produk beverages. Contoh produk yang digunakan sehari hari adalah Air minum dalam kemasan (AMDK), susu, fresh juice, teh dan kopi siap saji. Produk tersebut memiliki frekuensi permintaan dari konsumen yang cenderung stabil. Tantangan dari produk tersebut adalah ketepatan kedatangan order dari produsen, pengantaran produk dari distributor ke end user, dan loyalitas konsumen karena produk ini price sensitive. Produk beverages dapat dikategorikan sebagai 3

4 pendukung dari produk diatas, kategori minuman ini bisa berupa juice dalam kemasan, minuman isotonik, minuman berenergi, dan minuman berkarbonasi. Tantangan untuk produk beverages adalah kedatangan permintaan yang tak menentu dan umur produk. Variasi produk yang meningkat di pasar dan permintaan konsumen yang tidak menentu membuat distributor dan produsen harus memiliki hubungan yang terintegrasi yang merupakan sebuah partnership. Model bisnis pull adalah model yang ideal dalam menentukan stock policy, dengan adanya kesepakatan tentang jumlah stock yang dijaga membuat hubungan partnership distributor dan produsen adalah sebuah kesatuan dalam supply chain. Bentuk win-win relationship ini juga biasa disebut dengan retailer supplier Relationship (RSP). RSP merupakan suatu strategi kolaborasi antara supplier dan buyer dimana dalam hubungan ini diperlukan kerjasama dan koordinasi yang baik antara kedua belah pihak untuk mendapatkan keuntungan yang dapat dirasakan bersama (Simchi- Levi, 2000). Tipe RSP dalam industri di kelompokan menjadi tiga yaitu quick response (QR), continuous replenishment (CR), advanced CR dan Vendor- Managed Inventory (VMI) (Simchi-Levi, 2000). VMI adalah sebuah hubungan sinergis yang bersifat inter-organisasi antara supplier dengan retailer sebagai partner diluar organisasi. Retailer atau distributor sebagai partner akan memberikan informasi mengenai jumlah stock dan permintaan, sehingga supplier atau produsen akan menggunakan informasi ini untuk melakukan pengaturan inventory retailer (semua tergantung dari bentuk kesepakatan). Waller, Johnson and Davis (1999) menjelaskan bahwa keuntungan dari VMI secara umum adalah 4

5 untuk meningkatkan service level, mengurangi supply chain cost, uncertainty demand, mengurangi kekosongan stock, frekuensi stock kosong dan bullwhip effect. Dong dan Xu (2002) membuktikan bahwa penerapan VMI ini dapat menurunkan biaya simpan keseluruhan sistem rantai pasok sehingga dalam waktu singkat pihak retailer akan merasakan peningkatkan keuntungan dan demikian juga pihak pemasok apabila memenuhi kondisi-kondisi tertentu. GÜNEg (2010) menjelaskan bahwa pada penerapan sistem VMI umumnya terdapat kesepakatan jumlah batas persediaan minimum dan maksimum yang diinginkan oleh retailer. Secara esensial VMI menyediakan hubungan partnership antara principal dan partner berdasarkan sharing informasi dengan tujuan akhirnya adalah antara supply dan Demand ditemukan kedekatan (Angulo, Natchtmann & Waller 2004). Penerapan VMI dengan distributor memiliki tujuan agar adanya kontrol antara rencana dan eksekusi serta aliran informasi yang menunjukan situasi yang sebenarnya. Lee & Whang (1998) Informasi yang dapat di bagikan antara partner dengan Supply Chain dalam VMI partnership adalah level inventory, data sales dan forecast, status order, produksi dan jadwal pengiriman, kapasitas dan performance metric PT Tirta Investama (TIV) sebagai salah satu produsen AMDK merek AQUA dan beverages merek Mizone, Levite, masing masing memiliki model bisnis yang berbeda dalam menghadapi pasar. Kategori AMDK adalah kategori yang sudah berjalan 46 tahun, model bisnis yang diterapkan dalam menghadapi tantangan bisnis adalah push model. Strategi bisnis yang dilakukan antara lain 5

6 dengan melakukan penjadwalan transportasi, pabrik yang mendekat ke konsumen dan jaringan distribusi yang mendekat ke kosumen. Produk beverages masih tergolong baru dalam industri ini, Mizone isotonic sudah berjalan 10 tahun, Levite dan non isotonic baru berjalan 1 tahun, tantangan yang dihadapi pada model ini adalah pasar yang dinamik menyesuaikan dengan kekpektasi konsumen. Pada model bisnis beverages sebelumnya dilakukan model push model sama seperti AMDK, hal yang terjadi adalah produk expired dan gudang distributor penuh dengan produk beverages sementara permintaan naik turun. Kejadian loss sales karena produk tidak sesuai yang dibutuhkan. Metode vendor manage inventory dipilih karena untuk produk yang agile seperti beverages diperlukan sebuah model bisnis pull system PT Tirta Investama (TIV) pada tahun 2005 meluncurkan produk minuman isotonik dalam kemasan botol dengan merek Mizone. Supply produk Mizone di dapat dari tiga pabrik milik TIV yaitua pabrik Citereup, pabrik Klaten, dan pabrik Pandaan. Mizone yang dipasarkan di Indonesia terdiri dari enam SKU yaitu lychee lemon, orange lemon, apple guava, mangga kweni, crispy apple, dan juicy strawberry Dalam proses distribusi ke konsumen, Mizone memiliki dua model distribusi yaitu ke channel modern trade dan channel general trade. Area Jabodetabek channel modern trade disupport oleh 7 distribution centre dibawah manajemen TIV, sedangkan channel general trade di lakukan oleh dua distributor yaitu Tirta Varia Inti Pratama (TVIP) untuk area Jatabek 1 dan Balina Agung Perkasa (BAP) untuk area Jatabek 2. TVIP memiliki 13 distribution Centre (DC) 6

7 tersebar di area Jakarta barat, Jakarta Selatan, Tangerang dan Serang. BAP memiliki 8 distribution centre (DC) tersebar di daerah Jakarta pusat, timur dan bekasi Bisnis proses dari Mizone melibatkan tiga divisi yaitu sales and distribution, supply chain dan Industrial (produksi). Bisnis proses produk Mizone proses diawali oleh target per distributor dengan menambahkan faktor growth. Forecast sales tidak disesuaikan dengan kebutuhan pasar namun mengacu pada target. Proses selanjutnya dilakukan olah data kebutuhan oleh supply chain disesuaikan dengan kapastitas pabrik dan ketersedian material, proses analisa sales forecast ditentukan berdasarkan batasan diatas, sehingga muncul angka COT ( customer order total) per customer. Proses selanjutnya team Industrial akan melakukan produksi finished goods sesuai dengan rencana dari team supply chain di masing-masing pabrik. Proses distribusi produk Mizone dilakukan oleh TIV dengan dua cara yaitu ke external warehouse untuk keperluan other island dan langsung ke distributor. Seluruh proses diatas berjalan dalam weekly basis. Permasalahan muncul yaitu produk di push sehingga kapasitas gudang penuh, dan produk mengalami expired, pemerataan produk tidak tepat sehingga muncul overstock dan understock karena tidak ada alokasi space per kategori di gudang. Permasalahan lain adalah jumlah aktual permintaan tidak sesuai dengan target sehingga produk menumpuk di gudang. Dari masalah diatas maka perlu dilakukan perubahan terhadap proses alokasi distribusi produk. Proses perhitungan alokasi dilakukan oleh TIV sesuai 7

8 dengan stock policy VMI, sehingga proses distribusi disesuaikan dengan kebutuhan aktual, kapasitas gudang dan lead time pengiriman. Langkah awal adalah melakukan identifikasi terhadap kebutuhan pasar, lead time produk, dan perhitungan kapasitas gudang. Proses selanjutnya dilakukan penerapan VMI (vendor manage Inventory) dengan melakukan perhitungan stock policy yang terdiri dari tiga kriterea yaitu minimum stock, safety stock dan maksimum stock berdasarkan petimbangan diatas untuk selanjutnya di monitor level understock dan overstock setiap depo distributor. 1.2 Rumusan Masalah Kondisi Overstock dan understock pada produk Mizone di distributor menyebabkan kondisi yang tidak efisien dan berefek pada tingginya inventory dan kehilangan potensial penjualan. Berdasarkan data untuk kehilangan penjualan akibat dari alokasi produk yang tidak tepat, level stock dan kapasitas gudang di distributor yang belum dihitung sesuai aktual penjualan. Data tahun 2014 menunjukan sebelum penerapan VMI ditemukan days of inventory untuk sku mizone isotonic adalah rata-rata delapan hari, sedangkan untuk non isotonic adalah diatas 20 hari. Hal ini dapat menyebabkan kondisi understock dan overstock jika tidak ditentukan berapa jumlah stock policy dibandingkan dengan penjualan aktual Perbaikan untuk situasi ini dilakukan dengan penerapan sebuah partnership dalam bentuk penentuan stock policy sebagai acuan dan kesepakatan bersama. Kondisi saat ini alokasi produk dilakukan oleh distributor sedangkan 8

9 pengiriman dilakukan oleh TIV, hal ini sering terjadi kekeliruan karena distributor sendiri tidak punya acuan alokasi pengiriman produk tersebut. VMI dibuat dengan tujuan alokasi produk yang sesuai stock policy, ketepatan pengiriman. 1.3 Pertanyaan Penelitian Pertanyaan yang menjadi dasar penelitian : 1. Apakah stock yang ada di depot Pluit, Daan mogot, Kedoya, Cinangka dan Bintaro sesuai dengan penjualannya dan kapasitas menggunakan Vendor Manage Inventory (VMI) 2. Faktor-faktor apa saja yang menyebabkan overstock dan understock di depo distributor TVIP 3. Upaya apa yang harus dilakukan untuk optimalisasi stock agar tidak over dan under 1.4 Tujuan Penelitian Penelitian ini dilaksanakan dengan melakukan evaluasi terhadap metode alokasi produk dan penentuan stock policy. Penentuan alokasi dan stock optimal berdasarkan historical penjualan di setiap depot distributor, lead time pengiriman dan pertimbangan kapasitas gudang. Proses perumusan stock policy dimulai dari data rata-rata penjualan, lead time pengiriman, dan kapasitas gudang. Ketepatan data penjualan akan berdampak pada penetuan alokasi dan penentuan stock policy. Hasil penelitian diharapkan dapat mengungkapkan berbagai permasalahan yang 9

10 ada berkaitan dengan level stock dan alokasi yang tepat di distributor, terutama menyangkut hal-hal sebagai berikut a. Melakukan analisis kebutuhan stock dan kapasitas depot dengan rencana penjualan di distributor TVIP b. Melakukan identifikasi terhadap faktor-faktor yang menyebabkan overstock dan understock di distributor TVIP c. Merumuskan apa yang dilakukan untuk optimalisasi stock agar tidak ditemukan understock dan overstock di distributor TVIP 1.5 Batasan Masalah Adapun batasan masalah dalam penelitan ini dilakukan agar penelitian lebih terarah dan tidak terlalu luas, a. Penelitian dilakukan di area gudang distributor TVIP untuk area inner yaitu Kedoya, Daan Mogot, Pluit dan area outer yaitu Cinangka dan Bintaro b. Penelitian hanya untuk 5 SKU Mizone dan 2 SKU Levite c. Penelitian dilakukan untuk membandingkan penerapan VMI di 5 depo TVIP berdasarkan area inner dan outer Jakarta d. Faktor yang diukur adalah Service level setelah VMI, manajemen FIFO gudang, overstock dan understock 1.6 Manfaat Penelitian Adapun manfaat penelitian ini adalah : 10

11 a. Menjadikan acuan dalam proses Sales dan Operation dalam proses bisnis beverages di Danone Aqua sehingga diperoleh informasi yang terstruktur. b. Membantu meningkatkan ketersediaan produk di pasar dengan efisien dalam penyedian produknya c. Dapat dijadikan sebagai referensi bagi mahasiswa ataupun pihak lain yang memerlukan untuk mempelajari dan mengembangkan lebih baik lagi 1.7 Sistematika Penulisan a. BAB I Pendahuluan Pada bab ini ditulis mengenai latar belakang penelitian, perumusan masalah, tujuan dan manfaat penelitian, batasan masalah, metode penelitian dan sistematika penulisan laporan tesis. b. BAB II Tinjauan Pustaka Pada bab ini diuraikan mengenai pengertian dan teori-teori yang bisa mendukung hasil penelitian yang telah dan akan dilakukan tentang vendor Managei Inventory, persediaan, service level dan manajemen gudang c. BAB III Metoda Penelitian dan profil perusahaan Pada bab ini ditulis mengenai metode penelitian yang digunakan, metoda pengumpulan data dan metoda analisis data, dan mengenai gambaran umum PT Tirta Investama dan profil produk Mizone yang dijadikan studi dalam penelitian 11

12 d. BAB IV Hasil dan Pembahasan Bab ini menguraikan tentang hasil pengolahan data dan analisis yang memaparkan hasil penelitian, rekomendasi stock level kepada masing-masing distributor, layout untuk gudang distributor dan analisa service level setelah VMI e. BAB V Kesimpulan dan Rekomendasi Merupakan bagian terakhir dari penelitian ini yang memaparkan mengenai simpulan yang diperoleh dari penelitian ini dan saran untuk perbaikan di masa datang 12