CICO CICO / Supplier Supplier. Joint business plan. Create Demand Forecast. Create Demand Forecast

Transkripsi

1 Business Benefit CICO CICO / Supplier Supplier Business Benefit Consumer demand visibility Front end agreements Reduce supply risk More accurate forecast Joint business plan Improved in-stock levels Increased service to distributor Create Demand Forecast Create Demand Forecast Reduce inventories Reduce inventories Reduce planning / deployment costs Reduce replenishment cycle Project planning & Daily planning Exchange Project, Forecast and Collaboration on Review Exception project schedule, Review Project daily usage as part of and daily usage consensus forecast meeting Increased sales Increased transparency Create order forecast Create order forecast Simplified, exception-based process Collaboration Supply and Distribution Planning Simplified, exception-based process Gambar 3.3. Keuntungan CPFR Bagi CICO dan Pemasok Keuntungan bagi pemasok Reduce supply risk Improved in-stock levels Reduce inventories Increased sales Increased transparency Simplified, exception-based process Tabel 3.3. Mekanisme yang ada pada penerapan CPFR NO Koordinasi Kegiatan Mekanisme User dengan Inventory Control Pembuatan Usage Plan Pembuatan Forecast Review forecast Standarisasi dari pembagian informasi Standarisasi metode forecast yang digunakan Standarisasi koreksi forecast Standarisasi pembagian informasi yang dibutuhkan Hasil yang diharapkan Usage plan di submit 6 bulan sebelum proyek berjalan atau setiap awal tahun untuk perubahan kebutuhan suku cadang Penggunaan metode forecast time series, holt's model dan winter's model Disiplin dilakukan perkuartal Information Sharing berjalan lebih maksimal mengenai kebutuhan material, baik untuk proyek dan kegiatan rutin 80

2 Tabel 3.3. Mekanisme yang ada pada penerapan CPFR (lanjutan) NO Koordinasi Kegiatan Mekanisme Inventory Control dengan Buyer/Procurement specialist Buyer dengan Pemasok Inventory Control dengan Warehouse Pembuatan Forecast Pembuatan Kontrak Proses Procurement Proses Pengorderan barang Proses Procurement Pembuatan Kontrak Proses pengorderan barang Mengontrol Level Inventory Menyeleksi barang yang akan di writeoff Standarisasi metode forecast yang digunakan Standarisasi yang berhubungan dengan tipe kontrak, parameter koordinasi, pembagian keuntungan Standarisasi proses procurement Standarisasi pengelompokkan barang dan tingkat pemenuhan Standarisasi pembagian informasi yang dibutuhkan Standarisasi proses procurement Standarisasi yang berhubungan dengan tipe kontrak, parameter koordinasi, pembagian keuntungan Standarisasi proses pengorderan barang, penjadualan order Standarisasi pembagian informasi yang dibutuhkan Standarisasi kegiatan pengontrolan level inventory Standarisasi prosedure penyeleksian barang yang tidak terpakai di gudang Standarisasi pembagian informasi yang dibutuhkan Hasil yang diharapkan Penggunaan metode forecast time series, holt's model dan winter's model Kontrak jangka panjang yang dapat mengakomodasi kebutuhan dalam periodenya Proses procurement berjalan tepat waktu Pengorderan sesuai jadual Information Sharing berjalan dengan baik mengenai kemampuan pemasok, lead time dan jadual pemesanan barang Proses procurement berjalan tepat waktu Nilai kontrak jangka panjang yang lebih akurat Pengorderan sesuai jadual Information Sharing mengenai barang, leadtime dan monitoring order Level inventory selalu update dan semua pihak dapat mengetahuinya Barang yang tidak terpakai selama 5 tahun dapat segera di write-off Information Sharing mengenai level inventory, barangbarang yang tidak digunakan lagi (dihapus/diwriteoff) 8

3 Tabel 3.3. Mekanisme yang ada pada penerapan CPFR (lanjutan) NO Koordinasi Kegiatan Mekanisme 5 6 Warehouse dengan Pemasok Warehouse dengan User Pengiriman Barang Pengecekan barang Pengorderan barang Pengiriman Barang Standarisasi proses pengiriman barang dan dokumentasinya Standarisasi pembagian informasi yang dibutuhkan Standarisasi proses pengiriman barang dan dokumentasinya Standarisasi pembagian informasi yang dibutuhkan Hasil yang diharapkan Peningkatan kualitas pelayanan Pekerjaan lebih cepat dilaksanakan Information Sharing mengenai jumlah barang yang dikirim, kecocokan dengan order, Pengorderan sesuai jadual Peningkatan kualitas pelayanan Information Sharing mengenai waktu pengiriman, jumlah barang yang diorder dan meng update data di sistem b. Vendor Managed Inventory (VMI) Strategi berikutnya dari inventory management adalah Vendor Managed Inventory (VMI). Pada VMI ini pemasok diberi tanggungjawab untuk mengatur inventory dari perusahaan. Pemasok memiliki akses ke inventory CICO dan bertanggung jawab untuk mengeluarkan order permintaan. CICO akan memberikan atau menginformasikan seberapa banyak inventory digudang dan juga jumlah kebutuhan. Pada koordinasi dengan VMI ini, maka pemasok akan melakukan semua kegiatan forecast dan pengorderan (lihat Gambar 3.4). Inventory control hanya mengawasi aktivitas dari pemasok. Satu hal yang harus di perhatikan pemasok adalah level inventory di gudang yang ada di lokasi. Pemasok akan memperhitungkan berapa Apabila inventroy di gudang diperkirakan tidak mencukupi lagi memenuhi kebutuhan user yang akan datang, maka pemasok akan memproses order dan mengirimkan barang ke gudang user sesuai dengan kebutuhan. banyak barang yang harus di simpan di gudang user di lapangan. Kinerja pemasok akan diukur dari keberhasilannya mencapai target yang ditetapkan perusahaan (SAR, TOR, IPR dan SL). 82

4 Dengan adanya target yang telah ditetapkan perusahaan, maka diharapkan jumlah inventory akan berkurang. Pada akhirnya perusahaan dapat meningkatkan profit, dengan adanya penghematan uang, waktu dan tenaga kerja, dan peningkatan kualitas pelayanan dari penerapan VMI ini. Pemasok melakukan semua kegiatan forecasting dan pengorderan Tugas inventory control berkurang Vendor Managed Inventory (VMI) Pemasok mengirimkan langsung barang ke user Jumlah inventory berkurang Saving money, time and man power Pemasok harus memenuhi target Perusahan (SL, SAR, IPR, TOR) Kualitas pelayanan meningkat Gambar 3.4. Diagram Solusi VMI Untuk bisnis proses VMI dapa dilihat pada Gambar 3.5 Kegiatan berawal dari pemberian usage plan oleh user dan historical data dari inventory control. Datadata tersebut menjadi dasar bagi para pemasok untuk menentukan estimasi nilai kontrak VMI. Setelah para pemasok menentukan estimasi nilai kontrak, maka estimasi tersebut akan diberikan ke procurement untuk dilakukan penyeleksian (proses procurement). Hasil dari proses procurement adalah VMI kontrak. Pemasok yang memenangkan VMI kontrak akan melayani order langsung dari user. Jadi inventory control tidak lagi melayani orde dari user. Inventory control hanya menerima informasi dan juga mengawasi untuk setiap order yang dikeluarkan oleh user dan setiap barang yang dikirm oleh pemasok. Pemasok akan mengirimkan order selama nilai kontrak belum tercapai. Apabila nilai VMI kontrak sudah berakhir, maka procurement akan melakukan proses procurement yang baru untuk VMI kontrak. Pengiriman barang langsung ke user di lapangan. Apabila barang dikirim, maka proses pembayaranpun juga menyertai. Semua inventory berada dipemasok dan user. Kinerja pemasok akan dipantau dari service level dalam pemenuhan order. 83

5 Gambar 3.5. Bisnis Proses untuk VMI 84

6 Tabel 3.4. Mekanisme yang ada pada penerapan VMI NO Koordinasi Kegiatan Mekanisme 2 3 User dengan Pemasok Inventory Control dengan pemasok Procurement dan pemasok Pembuatan Usage Plan Pembuatan Forecast Review forecast Data Monitoring order and performance Proses Pembuatan kontrak Standarisasi dari pembagian informasi Standarisasi metode forecast yang digunakan Standarisasi koreksi forecast Standarisasi pembagian informasi yang dibutuhkan Standarisasi pembagian informasi yang dibutuhkan Standarisasi penilaian hasil kerja (service level) Standarisasi dalam hal tipe kontrak dan parameter kontrak, Hasil yang diharapkan Usage plan akan diberikan ke pemasok pada awal tahun dan 6 bulan sebelum proyek berjalan Pemasok membuat forecast berdasarkan kebutuhan user di lapangan Pemasok melakukan koreksi terhadap forecast Information Sharing berjalan lebih maksimal mengenai kebutuhan material, baik untuk proyek dan kegiatan rutin dari user Information Sharing berjalan lebih maksimal mengenai kebutuhan data periode sebelumnya Semua informasi berkaitan dengan order dan pengiriman barang harus diinformasikan ke inventory control Kontrak lebih jelas dan memberi keuntungan untuk kedua belah pihak Metode forecast yang lebih akurat (Time series, Holt s model dan Winter s model) Langkah-langkah dalam membuat forecast Gambar 3.6. Langkah-langkah pembuatan Forecast 85

7 Untuk penjelasan langkah-langkah pembuatan forecast Gambar 3.6 adalah sebagai berikut:. Tujuan dari Forecast Tahap awal dari pembuatan forecast adalah penentuan tujuan dari pembuatan forecast itu sendiri. Di Chevron Indonesia Company (CICO), Forecast yang dibuat adalah forecast kebutuhan untuk barang-barang stok. Barang-barang stok tersebut dapat berupa suku cadang mesin atau peralatan. Apabila ada kerusakan atau kegiatan perawatan pada mesin atau peralatan tersebut, maka diharapkan suku cadang selalu tersedia di gudang. Kerusakan pada mesin atau peralatan tidak dapat diprediksikan. Kecuali kegiatan perawatan yang sesuai dengan buku panduan dari pabrik. Ketidakpastian kebutuhan tersebut harus diantisipasi dengan menyediakan stok suku cadang di gudang. Maka didapatlah tujuan dari pembuatan forecast yaitu untuk memperkirakan kebutuhan suku cadang dikemudian hari agar nantinya kita bisa menentukan jumlah stok suku cadang yang harus disediakan di gudang. 2. Analisis data Apabila mesin tersebut baru, maka kebutuhan suku cadang berdasarkan perkiraan saja atau hanya untuk kepentingan perawatan yang terencana saja. Sedangkan untuk mesin lama, maka kita bisa menjadikan data penggunaan masa lalu sebagai acuan awal dalam pembuatan forecast kebutuhan. Dari data masa lalu akan terlihat apakah penggunaan suku cadang tersebut memiliki satu pola tertentu atau pola yang berubah ubah setiap tahun. Untuk perhitungan forecast di CICO, penulis menggunakan variabel Level (L), Trend (T) dan Seasonal. Level dan trend dapat telihat dari grafik penggunan suku cadang. Untuk lebih jelasnya mengenai langkah-langkah pembuatan forecast, dapat dilihat pada Gambar

8 Evaluate External Factors Evaluate Internal Factors Develop and Refine a Forecast Model Collect and Analyze Historical Data Define the purpose / reason for the Forecast Gambar 3.7. Langkah-langkah pembuatan Forecast 3. Setelah kita menentukan termasuk ke jenis apakah kebutuhan suku cadang ini, maka kita bisa melakukan forecast model. Untuk jenis pola kebutuhan tanpa ada level atau trend, maka kita menggunaakan metode time series saja, yaitu moving average dan simple exponential smoothing. Apabila pola kebutuhan terdapat level dan trend tapi tidak ada seasonal, 87

9 maka kita menggunakan Holt s model. Apabila semua faktor ada, Level, Trend, dan Seasonal, maka kita menggunakan Winter;s model. Setelah dilakukan perhitungan berdasarkan metode forecast yang sesuai, maka kita bisa menyusun forecast untuk periode yang akan datang. 4. Setelah forecast dibuat, maka kita akan mengkaji faktor-faktor internal yang tidak tercermin di data masa lalu. Seperti kegiatan proyek, jadual perawatan mesin, atau penambahan mesin baru. Semua kebutuhan kegiatan tersebut ditambahkan ke dalam forecast yang kita buat berdasarkan waktu kebutuhan yang telah ditentukan. 5. Faktor terakhir yang harus diperhitungkan juga adalah faktor ekternal. Faktor eksternal tersebut dapat berupa keadaan ekonomi negara secara umum, perubahan peraturan dan lain-lain yang akan mempengaruhi proses pengadaan suku cadang di masa datang. Untuk dapat membuat forecast dengan tingkat akurasi yang tinggi, maka terlebih dahulu kita harus mengetahui faktor apa saja yang diperlukan untuk membuatnya. Gambar 3.8. Forecasting model Dua faktor utama yang untuk membuat forecast adalah metode forecast dan data (lihat Gambar 3.8). Penjelasan lebih lanjut mengenai kedua faktor tersebut adalah sebagai berikut. 88

10 a. Data Data-data yang dimaksud disini adalah data pemakaian tahun atau periode sebelumnya, data rencana kerja rutin tahun atau periode kedepan yang membutuhkan barang-barang stok, kegiatan projek, data adanya perubahan jumlah mesin atau peralatan dan modifikasi mesin yang nantinya menentukan jumlah stok untuk suku cadang. Semua data tersebut harus memiliki kejelasan dalam hal jumlah barang yang dibutuhkan, waktu pemakaian, deskripsi barang, tempat pemakaian dan yang melakukan pengorderan. Untuk saat ini, usage plan hanya berisi nilai maksimum dan minimum. b. Metode Apabila metode forecast yang dipakai dapat mendeteksi penurunan kebutuhan, baik dari data-data tahun sebelumnya ditambah usage plan, kemudian membuat forecast kebutuhan lebih detail (baik itu dalam bulan atau perkuartal) sehingga inventory control dapat memperhitungkan standar deviasi dari forecast kebutuhan, maka akan didapat nilai parameter baru yang mungkin lebih akurat. Dengan adanya parameter yang lebih akurat, maka kemungkinan untuk kelebihan inventory juga dapat diperkecil. Metode yang digunakan dalam proyek akhir ini ada tiga, yaitu time series (moving average dan simple exponential smoothing) Holt s model dan Winter s model. Moving average Kita menggunakan metode ini ketika pola kebutuhan tidak menunjukkan adanya trend atau seasonality. Perhitungan awal Lt = ( Dt + Dt Dt N + ) / N F t = L t F = L + dan n t Perhitungan estimasi L = ( Dt + + Dt Dt N + 2 ) / N, Ft + 2 = Lt + Catatan: Systematic component of demand = Level (L) t = periode 89

11 Lt = estimasi dari level pada akhir periode t Tt = estimasi dari trend pada akhir periode t St = estimasi dari faktor seasonal untuk periode t Ft = Forecast kebutuhan untuk periode t (dibuat pada periode t- atau sebelumnya) Dt = aktual kebutuhan pada periode t Et = Forecast error pada periode t Simple exponential smoothing Estimasi awal dari Level n L0 = D t n i= Forecast untuk semua periode F t = L t F = L + dan n t Setelah melakukan observasi kebutuhan pada periode tertentu maka estimasi level menjadi L ) l L = αdt + + ( α t + n = α ( α ) n= 0 D t n Holt s model Systematic component of demand = level + trend D t = at + b Estimasi Level (Lt) dan Trend (Tt) untuk periode berikutnya F = L + T F = L + nt t t dan n t t Setelah melakukan observasi kebutuhan pada periode tertentu maka estimasi level dan tren menjadi L T = αd = β ( L + ( α)( L + T ) L ) + ( β ) T ) t α = smoothing constant untuk level, 0<α< β = smoothing constant untuk trend, 0<β< t t t 90

12 Winter s model Systematic component of demand = (Level + trend)x Seasonal factor Forecast untuk periode berikutnya F = ( Lt + Tt ) S dan F = ( Lt + ltt ) S l L T S p+ = α( D = β ( L = γ ( D / S L ) + ( β ) T t / L ) + ( α)( L ) + ( γ ) S t t + T ) α = smoothing constant untuk level, 0<α< β = smoothing constant untuk trend, 0<β< γ = smoothing constant untuk seasonal, 0<γ< t (Sumber: Chopra dan Meindl, 2004, p.79-99) Setelah kedua faktor tadi terpenuhi, dimana data cukup dan metode yang sesuai, maka inventory control akan mengolah data dengan metode tersebut dan menghasilkan satu forecast untuk periode kedepan. Dari forecast tersebut, inventory control akan mengeluarkan Purhcase Request (PR) dimana nanti akan diproses Buyer. Buyer kemudian mengadakan pembelian dari pemasok. Kemudian pemasok akan mengisi stok di gudang. Selain mengeluarkan PR, inventory control juga menetapkan parameter berupa ROP, ROQ dan SS yang menjadi alat kontrol untuk melakukan proses pengisian ulang. Semua kegiatan di atas secara terus menerus dilakukan. User akan mengeluarkan Warehouse Request (WR) ke warehouse.barang kemudian dikirimkan ke user apabila stok tersedia. Apabila level inventory mencapai ROP, maka inventory control akan mengeluarkan delivery order ke pemasok untuk mengisi kembali stok sebesar ROQ. Setiap adanya WR dari user akan di up date ke sistem. Inventory control akan selalu memonitoring apakah forecast sesuai dengan kebutuhan aktual. Apabila ada penyimpangan, maka inventory control harus menyesuaikan parameter yang ada. Contoh perhitungan pembuatan Forecast untuk 976 adalah sebagai berikut 9

13 Tabel 3.5. Data dua tahun kebutuhan barang 976 Periode Jan Feb Mar Apr May Jun Jul Aug Sep Oct Nov Dec Jan Feb Mar Apr May Jun Jul Aug Sep Oct Nov Dec Tabel 3.6. Rata-rata kebutuhan dalam periode 2 bulan Period Demand (Dt) Deseason aliszed Demand Deseason aliszed Demand (Dt") Seasonal Factor (St) Nilai Demand (Dt) Deseasonaliszed Demand (Dt") Periode Grafik 3.. Grafik kebutuhan 976 Dari Grafik terlihat bahwa tidak ada trend dan seasonality. Oleh karena itu pengolahan data menggunakan metode Four-Period Moving average dan simple exponential smoothing. Nilai Level dan trend L T

14 Tabel 3.7. Perhitungan model Simple exponential smoothing Simple exponential Smoothing α = Period Demand Level (Lt) Forecast (Ft) Error (Et) Absolute Error (At) Mean Absolute Error (MSEt) MADt % Error MAPEt TSt Tabel 3.8. Perhitungan model Four-period Moving Average Period Demand Level (Lt) Forecast (Ft) Error (Et) Absolute Error (At) Mean Absolute Error (MSEt) MADt % Error MAPEt TSt Tabel 3.9. Kesimpulan metode Forecast Forecasting Method MAD MAPE(%) Four-period moving average Simple exponential smoothing TS Range Min Max Dari data perhitungan di atas terlihat bahwa Simple exponential Smoothing memiliki nilai MAD dan MAPE yang lebih kecil dibandingkan dengan Four-period Moving average. Standar deviasi untuk Simple exponential smoothing adalah.25 X MAD, yaitu 6,25. Sedangkan standar deviasi untuk Four-period moving average 20. Oleh karena itu, untuk 976 inventory control bisa menggunakan metode forecast simple exponential smoothing untuk penyusunan forecast periode berikutnya. Untuk forecast periode ke 3, 4, 5, 6 sama dengan level untuk periode 2 yaitu

15 Setelah penentuan forecast di atas, maka langkah selanjutnya adalah penentuan nilai parameter SS, ROP dan ROQ. Nilai parameter ini akan dievaluasi perkuartal. Untuk kuartal pertama (periode 3 s/d 6) perhitungan nya sebagai berikut: Tabel 3.0. Tabel forecast kuartal pertama Periode Forecast Lead Time 4 (hari)/ 0.47 (bulan) Service level 99.99% Z = 3.72 STD 3 d 65 D 706 Price Order cost 00 Holding cost 20%*price SS = STD * Z * SS = 3*3.72 * SS = 33 ROP = SS + ( d * lead _ time) ROP = 33 + (65*0,47) ROP = 63 ROQ = ROQ = ROQ = 207 Lead _ time 0,47 (2* D * Order _ cost) (20% * Pr ice) (2*706 *00) (20% *6,498) SS 33 ROP 63 ROQ 207 Catatan: Standar deviasi didapat dari data demand kuartal pertama tahun sebelumnya. Untuk standar deviasi kuartal kedua akan diambil dari standar deviasi data aktual demand kuartal pertama tahun yang sama. Begitu seterusnya. 94

16 Untuk forecast periode 7 s/d 20 (kuartal kedua), akan ditentukan dari Level data aktual demand kuartal pertama (sebelumnya). Rumusnya adalah sebagai berikut L ) l = αd + ( α t Setelah didapat Levelnya, maka level tersebut akan menjadi forecast untuk periode 7 s/d 20. Begitu seterusnya. Order cost dan setup cost tidak berubah. Dari hasil perhitungan di atas, terlihat bahwa nilai parameter yang baru jauh lebih kecil jika dibandingkan dengan nilai parameter sebelumnya. Tabel 3.. Perbandingan nilai parameter lama dan baru Parameter Lama Baru Selisih SS ROP ROQ Inventory level dengan metode forecast yang baru Jumlah Inventory level ROP Periode Grafik 3.2. Simulasi level inventory dengan metode Forecast yang baru Dari Grafik 3.2 di atas, maka dapat dilihat bahwa terjadinya penurunan level inventory tetapi tidak mengurangi kualitas pelayanan atau tidak terjadi stock out. Dengan kata lain, ketika kita menurunkan nilai-nilai parameter, kualitas pelayanan tetap terjaga. Hal ini dapat dilihat dari tidak adanya level inventory yang minus. 95

17 Hal lain yang dicapai dari nilai parameter yang baru adalah penurunan jumlah inventory dalam satu periode dibandingkan dengan jika kita tetap memakai nilai parameter yang lama Pengkajian pembuatan kontrak jangka panjang. Selama ini belum semua barang stok yang dicover oleh kontark jangka panjang. Ada beberapa alasan kenapa tidak dicover oleh kontrak jangka panjang, yaitu: Pemasok tidak bersedia melakukan kontrak jangka panjang karena mekanisme kontrak yang tidak menguntungkan bagi pemasok. Tidak adanya ikatan atau minimum pembelian dari Chevron dalam satu periode kontrak. Ketidakpastian kuantitas pembelian dari Chevron membuat pemasok menanggung lebih besar risiko. Pemasok harus menyetok barang di gudang apabila barang tersebut susah didapat. Apabila tidak ada pembelian terhadap barang tersebut, atau pembelian kurang dari perkiraan awal, maka kelebihan stok akan menjadi beban pemasok. Melihat alasan-alasan di atas, penulis mencoba memberikan solusi mengenai kontrak jangka panjang tersebut, yaitu: Adanya kepastian minimum pembelian dari Chevron. Kepastian itu didapat dari forecast yang dibuat besama antara inventory control dengan pemasok. Meningkatkan rasa saling percaya antara CICO dengan pemasok dengan cara berbagi informasi berkaitan dengan rencana kerja kedepan dari CICO. Adanya mekanisme pemberian diskon bagi CICO apabila pencapaian nilai target lebih dari 70% Analisis Solusi Bisnis Peningkatan tingkat kedisiplinan melalui kebijakan dan peraturan perusahaan. Setelah dilaksanakannya kebijakan-kebijakan yang menyangkut tingkat kedisiplinan dan juga mekanisme koordinasi, maka penulis mencoba untuk memberikan 96

18 gambaran tentang hasil dari penerapan tersebut. Untuk lebih jelas dapat melihat Tabel 3.2. Pada Tabel 3.2 tersebut dapat dilihat perbandingan antara kondisi sebelum dan sesudah adanya kebijakan. Tingkat kedisiplinan dalam pengisian usage plan meningkat dari kondisi sebelumnya. Selain itu review meeting juga selalu dilakukan dan berjalan lebih efektif. Tingkat akurasi forecast meningkat karena information sharing yang telah berjalan lebih baik dan juga penggunaan metode forecast yang lebih akurat. Dukungan dari user juga akan lebih baik terutama dalam hal forecasting dan inventory control. Evaluasi kinerja juga dilakukan lebih baik dimana setiap pihak (user, inventory control, procurement dan pemasok) memiliki KPI dan targetnya masing-masing. Apabila target tercapai, maka akan ada reward bagi pihak yang melakukan. Begitu juga sebaliknya, apabila tidak tercapai maka akan ada punishment untuk pihak tersebut. Tabel 3.2. Perbandingan kondisi sebelum dan sesudah adanya Kebijakan Aspek Pengisian usage plan Review meeting Forecast Koordinasi Dukungan dari user Evaluasi nilai target Kondisi sebelum tidak selalu dilakukan Dilakukan apabila perlu Tingkat akurai rendah Informastion sharing belum berjalan maksimal Masih kurang dalam hal forecasting Hanya untuk internal departemen SCM Kondisi setelah adanya kebijakan Disiplin melakukan pengisian usage plan Lebih sering dilakukan dan lebih efektif Tingkat akurasi lebih baik Information sharing berjalan lebih baik User memiliki komitment yang kuat dalam hal forecasting dan inventory Disosialisasikan ke seluruh departemen dan menjadi target bersama Pemberian Reward and punishment Tidak ada Sudah dilakukan 97

19 Mekanisme koordinasi antara User, Inventory Control, Buyer dan pemasok. Penjelasan perbandingan antara koordinasi dalam bentuk CPFR dan VMI dapat dilihat pada Tabel 3.3. Tabel 3.3. Perbandingan antara CPFR, VMI dengan kondisi saat ini NO Kegiatan Kondisi saat ini Forecasting 2 Procurement Dilakukan oleh Inventory control Data usage plan tidak lengkap dengan waktu penggunaan User tidak selalu mengirimkan usage plan Kurangnya koordinasi dalam hal pembagian informasi keadaan dilapangan Jadual forecasting yang belum jelas Masih menggunakan metode forecast sederhana Kinerja pemasok yang belum jelas Internal lead time tidak dapat diprediksi Tidak semua barang stok dicover oleh blanked order contract Buyer harus mencari tahu harga barang setiap dilakukannya proses procurement Kondisi setelah penerapan CPFR Dilakukan secara bersama-sama dengan User, inventory control, dan pemasok Data usage plan lebih terperinci dalam hal waktu penggunaan dan jumlahnya Disiplin dalam mengirimkan usage plan Inventory control atau buyer mengunjungi user di lapangan sehingga mendapat informasi yang lebih akurat Forecasting diadakan setiap akhir tahun dan dievaluasi setiap kuartal Metode forecast lebih akurat Penyeleksian pemasok dengan syarat-syarat yang lebih rinci Internal lead time dapat dikurangi karena adanya blanked order contract Persentase barang stok yang dicover blanked order contract meningkat (target 00%) Harga barang tetap untuk satu periode kontrak Kondisi setelah penerapan VMI Dilakukan oleh vendor dan diawasi oleh inventory control Data usage plan akan diolah oleh vendor/pemasok Disiplin dalam mengirimkan usage plan Inventory control memberikan semua informasi yang didapat dari user ke pemasok Forecast merupakan tanggung jawab dari pemasok Pemasok akan memastikan forecast tidak akan jauh dari aktual kebutuhan Penyeleksian pemasok lebih ketat dan terperinci Internal lead time dapat dikontrol oleh pemasok sehingga kinerja pelayanan tetap memenuhi target Blanked order kontrak diganti dengan kontrak kerja sama (out sourching) Harus ada mekanisme penyesuai harga barang apabila harga yang telah ditetapkan melebihi atau kurang dari harga pasar yang berlaku 98

20 Tabel 3.3. Perbandingan antara CPFR, VMI dengan kondisi saat ini (lanjutan) NO Kegiatan Kondisi saat ini 2 Procurement 3 Kontrak 4 5 Pengisian Ulang Pengisian ulang Kebijakan dan peraturan 6 Biaya Tingkat kepercayaan buyer dengan pemasok masih rendah Kontrak jangka panjang yang tidak mengikat Adanya keterlambatan pengiriman Pemasok tidak siap dengan barang stok Pemasok tidak mengetahui kondisi inventory level Masih melibatkan buyer untuk menerbitkan PO Belum adanya kebijakan mengenai koordinasi langsung dengan pemasok Biaya pengorderan barang adalah 20% dari harga barang Kondisi setelah penerapan CPFR Tingkat kepercayaan buyer dengan pemasok lebih tinggi Kontrak jangka panjang yang mengikat dan saling menguntungkan Barang dikirim tepat waktu Pemasok harus siap setiap saat apabila ada order Pemasok dapat memonitor inventory level Pemasok langsung mengirimkan barang ketika sampai ROP dengan persetujuan inventory control (adanya DO) / tidak melibatkan buyer Adanya kebijakan dan peraturan yang mengatur pelaksanaan CPFR Perlu adanya pengkajian terhadap biaya yang harus dikeluarkan (apakah lebih besar dari cara sebelumnya atau lebih kecil) Kondisi setelah penerapan VMI Buyer percaya kepada pemasok untuk melakukan sebagian dari tugas mereka Kontrak jangka panjang yang mengikat dan saling menguntungkan Perusahaan menetapkan target KPI Pemasok dapat mengetahui kapan order akan tiba Pemasok dapat mengatur inventory level sesuai dengan kebutuhan user dan harus mencapai target perusahaan Keterlibatan procurement hanya di awal pembuatan kontrak kerja sama. Adanya kebijakan dan peraturan yang mengatur pelaksanaan VMI Perlu adanya pengkajian terhadap biaya yang harus dikeluarkan (apakah lebih besar dari cara sebelumnya atau lebih kecil) Kedua alternatif di atas apabila dilakukan oleh CICO akan membantu dalam melakukan aktifitas inventory management-nya. Satu hal yang menjadi perhatian CICO adalah seberapa besar biaya yang harus dikeluarkan dan bagaimana perbandingannya dengan biaya sistem saat ini. Tetapi biaya yang besar akan dirasakan pada awal penerapan (jangka pendek). Untuk jangka panjang, CICO akan dapat menghemat biaya dan meningkatakan profit perusahaannya lebih dari saat ini. 99

21 Untuk pemilihan alternatif, penulis mengusulkan untuk menerapkan CPFR untuk koordinasi inventory management di CICO. Dengan adanya CPFR, maka kita dapat memaksimalkan koordinasi antara user, inventory Control dan pemasok. Untuk VMI, penulis menilai metode ini bisa dilaksanakan. Tetapi ada beberapa persyaratan yang harus dipenuhi CICO, yaitu pemasok harus memiliki akses langsung ke user dan tersedianya gudang/ tempat penyimpanan barang di lokasi kerja (masing-masing wilayah operasi). Saat ini, pemasok tidak diizinkan untuk dapat langsung ke lokasi kerja dan juga tidak tersedianya gudang pada lokasi kerja. Hal-hal ini harus dipertimbangkan CICO apabila menerapkan VMI Metode forecast yang lebih akurat (Time series, Holt s model dan Winter s model) Keuntungan yang didapat apabila menerapkan metode forecast yang baru dapat dilihat pada Tabel 3.3.Dari tersebut terlihat jelas bahwa dengan menggunakan metode baru yaitu Time series atau Holt s model atau Winter model, dimana memperhitungkan adanya kecenderungan dari data sebelumnya dan juga memperkirakan kebutuhan akan datang, maka inventory control dan pemasok dapat membangun forecast yang lebih akurat atau tingkat kesalahan yang rendah. Sehingga kinerja pelayanan dari inventory management dapat meningkat. Berdasarkan analisa tesebut, penulis mengusulkan untuk penggunaan metode forecast yang baru. Tabel 3.4. Perbandingan metode forecast awal dengan metode forecast yang baru Aspek Tingak akurasi Waktu pengerjaan Nilai parameter (SS, ROP dan ROQ) Pihak yang terlibat Jumlah inventory Metode sebelumnya Rendah Tidak memerlukan waktu yang lama Tidak sesuai dengan aktual kebutuhan Inventory control Cenderung tidak terkontrol (ada kenaikan) Dengan metode baru (Time series, Holt's model dan Winter's model) Lebih baik dan cenderung meningkat Dengan bantuan software akan lebih cepat Sesuai dengan aktual kebutuhan Inventory control, User dan pemasok Bisa dikontrol dan cenderung turun Koreksi Forecast terkadang tidak dilakukan Selalu dilakukan 00

22 Tabel 3.4. Perbandingan metode forecast awal dengan metode forecast yang baru (lanjutan) Dengan metode baru (Time Aspek Metode sebelumnya series, Holt's model dan Winter's model) Pembagian jenis kebutuhan Kinerja pelayanan Kebutuhan barang proyek dan rutin dijadikan satu Adanya stock out Pemisahan antara kebutahan proyek dengan kebutuhan rutin Akan lebih baik (stok out dapat diminimalisasi) Pengkajian pembuatan kontrak jangka panjang Untuk memperlihatkan perbedaan mekanisme pembuatan kontrak jangka panjang sebelumnya dan mekanime baru, maka penulis merangkumnya dalam Tabel 3.5. Tabel 3.5. Perbandingan mekanisme kontrak lama dengan kontrak baru Aspek Risiko Pembelian minimum Target pemenuhan Jumlah barang yang dicover oleh blanked order kontrak Penentuan nilai kontrak Mekanisme kontrak sekarang Risiko dalam kegiatan inventory management masih belum teratasi dengan baik, seperti tidak tersedianya barang/suku cadang pada saat dibutuhkan. Tidak ada pembelian minimum Tidak adanya target pemenuhan nilai kontrak Tidak semua tercover Estimasi kasar dari inventory control dan user Mekanisme kontrak yang baru Berusaha mengurangi risiko dengan melakukan information sharing yang lebih efektif dan efisien. Mekanisme pembelian lebih baik karena tingkat akurasi forecast yang tinggi Apabila tercapai target nilai kontrak tercapai(misalnya 80%) maka akan ada pemotongan harga / diskon Akan meningkat Adanya koordinasi antara inventory control, user dan pemasok Dari tabel di atas, maka penulis mengusulkan agar CICO menggunakan mekanisme kontrak yang baru. Dengan mekanisme kontrak yang baru tersebut, hubungan bisnis 0

23 antara CICO dengan pemasok dapat lebih baik karena kontrak yang dibuat dapat saling menguntungkan Kajian Key Performance Indicator (KPI) Untuk dapat melihat kinerja masing-masing pihak, yaitu user, inventory control dan pemasok, maka performance indicator harus selalu dijaga. Performace indicator tersebut adalah: Order fulfiment, baik dari pemasok dan juga dari inventory control. Target dari pemenuhan order adalah 99,99%. Delivery On time, pengiriman barang oleh pemasok. Target pengiriman barang oleh pemasok adalah 00% tepat waktu. Stock Available at warehouse, dimana targetnya adalah barang tersedia pada saat waktu yang dibutuhkan. Average total inventory. Untuk PI ini, targetnya adalah terjadi penurunan jumlah inventory setiap tahunnya. Annual production. PI ini tergantung dari kondisi di lapang. Pihak inventory management tidak bisa mengontrol PI ini. Total usage, merupakan total pemakaian user selama satu periode. Semua pemakaian harus dicatat dan dievaluasi. Performance indicator sebagai faktor yang akan dipakai dalam perhitungan KPI. Apabila performace indicator terus berada pada level yang baik (sesuai target), maka perhitungan KPI akan memberikan hasil yang baik pula. Apabila order fullfilment dan delivery on time meningkat, maka service level dapat meningkat. Apabila stock available at warehouse dapat dijaga pada level optimum, dimana stok yang tersedia sesuai dengan kebutuhan user (total kebutuhan user), maka Stock Available Ratio juga dapat meningkat. Average total inventory berhubungan dengan annual production. Apabila produksi dalam satu tahun menurun, diharapkan total inventory tahun yang sama juga menurun. 02

24 Performance Indicator Order fulfillment Key Performance Indicator (KPI) Delivery On time Service Leve Stock available at warehouse Service Available Ratio Average Total Inventory Inventory to Production Ratio Annual production Turn Over Ratio Total Usage Gambar 3.9. Hubungan PI dan KPI Untuk melihat pengaruh solusi terhadap masalah yang dihadapi, maka penulis menggambarkan diagram hubungan solusi dan hasil yang dicapai pada Gambar Penjelasanya adalah sebagai berikut: Pemakaian metode forecast yang baru telah dilakukan, maka tingkat kesalahan dalam forecast dapat dikurangi. Apabila semua kebijakan telah diterapkan, maka user akan disiplin dalam mengisi usage plan dan melaksanaan review meeting. Dengan tingkat akurasi forecast yang meningkat maka pengorderan akan sesuai dengan kebutuhan. Pada akhirnya jumlah inventory dapat dikontrol pada level optimal. Koreksi level optimal pada inventory akan dapat menurunkan jumlah inventory. Penerapan CPFR telah dijalankan maka koordinasi antara user, inventory control, procurement dan pemasok akan berjalan lebih efektif dan efisien. Mekanisme kontrak yang telah diperbaharuhi, maka kerjasama antara CICO dengan pemasok dapat lebih ditingkatkan. Semua barang stok dapat dicover 03

25 oleh Blanked Order Contract dan kegiatan procurement dapat diminimalisasi sehingga internal lead time dapat di kurangi. Internal lead time yang berkurang akan mempercepat proses pengorderan dan pemasok juga dapat tepat waktu untuk mengirim barang. Kinerja dari semua akan terus dikontrol dari hasil yang dicapai, yaitu jumlah penurunan inventory dan kualitas pelayanan. 04

26 05