Proyek Pembangunan Sistem Informasi Kepegawaian PT. Multi Area Conindo

Transkripsi

1 OMG IT & Management Consultants Menara BRI Lantai 13 Jl. Asia Afrika, Bandung Proyek Pembangunan Sistem Informasi Kepegawaian PT. Multi Area Conindo Project Initiation Penulis : Dhema Yunautama Tanggal : 12 Mei 2008 Revisi Terakhir : - Referensi Dokumen : - Versi : 1.0 i

2 DAFTAR ISI Daftar Isi... Dokumen Kontrol... i ii Info Umum... 1 A. Permasalahan... 1 B. Deskripsi Produk... 1 C. Faktor Penentu Keberhasilan... 1 D. Keuntungan Yang Diharapkan... 2 E. Teknologi... 3 F. Deskripsi Proyek... 3 G. Perencanaan Aktivitas Secara Global... 4 H. Batasan... 5 I. Asumsi... 6 i

3 DOKUMEN KONTROL Daftar Perbaikan Dokumen Tanggal Penulis Versi Referensi Dhema Yunautama 1.0 Surat Penugasan dari Direktur Mengetahui Nama Jabatan Tanda Tangan Rudi Firman Pemilik Proyek ii

4 A. Permasalahan Berikut ini adalah deskripsi singkat mengenai permasalahan bisnis yang ada : Sesuai perkembangan teknologi dan kebutuhan proses bisnis perusahaan, maka dirasa sangat dibutuhkan untuk segera mewujudkan otomatisasi sistem penggajian dan sistem absensi di perusahaan. Hal ini disebabkan oleh banyak hal, utamanya adalah kinerja pegawai yang cenderung menurun, oleh karena pemantauan kinerja pegawai yang kurang bagus. Dengan otomatisasi sistem ini diharapkan permasalahan yang dihadapi perusahaan ini bisa segera teratasi. Hal lain yang menyebabkan perlunya otomatisasi sistem ini adalah karena tidak sedikit komplain dari para pegawai tentang transparansi sistem penggajian pegawai. Oleh karenanya, otomatisasi sistem ini perlu segera direalisasikan. Untuk selanjutnya proyek ini disebut dengan Proyek Pembangunan Sistem Informasi Kepegawaian. B. Deskripsi Produk Berikut ini adalah deskripsi singkat mengenai produk atau jasa : Mengeluarkan daftar gaji pegawai Mencetak slip gaji pegawai Mencetak Data Induk Pegawai Melakukan absensi karyawan secara otomatis (menggunakan finger print) Mengeluarkan daftar absensi pegawai beserta jumlah jam kerjanya Mencetak absensi tiap pegawai yang digunakan sebagai laporan ke bagian SDM C. Faktor Penentu Keberhasilan Berikut ini adalah faktor-faktor yang mendukung keberhasilan proyek dan faktor-faktor yang bisa menghambat proyek : Komitmen dan dukungan dari pihak manajemen Komitmen dan dukungan dari tim proyek 1

5 Ketersediaan sumber daya manusia yang sesuai dengan kompetensi masing masing. Kerjasama yang baik dari semua pihak yang sesuai dengan kompetensi masing-masing. Kontinuitas pelaksanaan proyek (tanpa adanya interupsi) Disiplin pelaksanaan sesuai dengan rencana kerja proyek. Dokumentasi proyek yang baik dan lengkap. Tersedianya semua fasilitas pendukung proyek yang sesuai dan memadai. D. Keuntungan yang Diharapkan Berikut ini adalah keuntungan-keuntungan yang diharapkan dari proyek yang akan dilaksanakan : Dari sisi perusahaan : Lebih mudah untuk melihat cash flow keuangan yang berkaitan dengan masalah penggajian. Lebih mudah untuk melakukan monitor/pengawasan terhadap kinerja pegawai. Dengan kinerja pegawai yang baik, maka secara otomatis akan meningkatkan produktivitas perusahaan. Pertanggungjawaban perusahaan terhadap karyawan (dalam hal penggajian) akan lebih mudah. Dari sisi pegawai : Lebih mudah untuk mengecek jumlah gaji yang diperolehnya. Lebih nyaman, karena sistem secara otomatis mencetak slip gaji dengan semua perhitungan yang telah ditentukan oleh perusahaan. Lebih mudah melakukan absensi (masuk/keluar) jam kerja, cukup dengan menempelkan jari, maka absensi sudah tercatat di sistem. Pembuatan laporan absensi bulanan ke pihak SDM akan lebih mudah, yaitu tinggal mencetak/menge-print laporan absensi pegawai yang bersangkutan. 2

6 E. Teknologi Berikut ini adalah sekilas tentang teknologi yang diperlukan / digunakan untuk keperluan proyek : Teknologi yang digunakan untuk membangun sistem informasi kepegawaian ini secara garis besar dapat dibagi ke dalam beberapa bagian berikut ini : Komputer Server : Pentium 4 Komputer Client : Pentium 3 Sistem Operasi Komputer Server : MS Windows Server 2003 Sistem Operasi Komputer Client : MS Windows XP Software Development : Borland Delphi 5 Database : Oracle Database 8.05 Finger Print F. Deskripsi Proyek Berikut ini adalah deskripsi proyek secara umum (high-level) yang meliputi : a. Tujuan Proyek Tujuan proyek ini adalah membangun sistem yang dapat memberikan informasi yang berkaitan dengan permasalahan kepegawaian, khususnya permasalahan penggajian dan absensi pegawai perusahaan. Penyelesaian masalah gaji dan absensi pegawai dibuat secara otomatis oleh sistem. Dengan demikian akan memberikan kemudahan serta keuntungan, baik bagi perusahaan maupuan pegawainya. b. Hasil yang Diinginkan Sistem Informasi yang dihasilkan : Mengeluarkan daftar gaji pegawai Mencetak slip gaji pegawai Mencetak Data Induk Pegawai Melakukan absensi karyawan secara otomatis (menggunakan finger print) Mengeluarkan daftar absensi pegawai beserta jumlah jam kerjanya. 3

7 Mencetak absensi tiap pegawai yang digunakan sebagai laporan ke bagian SDM. c. Jadwal Proyek dikerjakan selama kurun waktu 115 hari, yaitu meliputi : Pekerjaan pembangunan (pembuatan sistem) dan segala kegiatan pendukung. Perawatan selama kurun waktu tertentu. Pertemuan (meeting awal, meeting reguler tim proyek dan meeting penutupan). d. Estimasi/Perkiraan Biaya Biaya yang dibutuhkan untuk membangun sistem ini adalah Rp ,- (tujuh puluh lima juta rupiah). e. Estimasi Sumber daya yang diperlukan Sumber daya secara global terdiri atas : Sumber daya manusia : 8 orang anggota tim proyek (1 orang bisa merangkap pekerjaan lain di waktu yang lain) + 1 orang manajer proyek. Material/Alat : finger print + infrastruktur pendukung proyek. Komputer server dan komputer client sudah tersedia (tidak termasuk dalam anggaran biaya). G. Perencanaan Aktivitas Secara Global No. Deskripsi Aktivitas Aktivitas 1 Analisis & Desain Sistem Jumlah Estimasi Hari Biaya 9 hari 3,6 juta 2 Desain Aplikasi 7 hari 2,1 juta 3 Pemrograman 55 hari 22 juta 4

8 No. Deskripsi Jumlah Estimasi Aktivitas Aktivitas Hari Biaya 4 Testing 5 hari 2 juta 5 Instalasi 2 hari 1,6 juta 6 Dokumentasi 70 hari 7 juta 7 Training 2 hari 1,2 juta 8 Administrasi 80 hari 6 juta 9 Pemeliharaan 20 hari 2 juta 10 Tambahan kerja + Meeting + Lain2 TOTAL 15 hari 27,5 juta 115 hari 75 juta Catatan : Ada beberapa kegiatan / aktivitas proyek yang memang harus menunggu aktivitas lain selesai lebih dahulu. Adapula aktivitas yang bisa dikerjakan secara simultan (bisa 2 atau lebih pekerjaan). Jadi jumlah total hari bukanlah dari jumlah total hari per aktivitas. H. Batasan Berikut ini adalah batasan-batasan proyek secara umum : Fokus proyek adalah pada pembangunan atau pembuatan sistem informasi sampai dengan pemeliharaan dalam kurun waktu tertentu. Tidak dibahas mengenai quality control & quality assurance secara khusus. Tidak dibahas mengenai risiko proyek, bahasan hanya pada risiko permintaan perubahan (akan ditangani secara khusus di manajemen perubahan). Biaya yang dimaksud adalah biaya untuk tim proyek (tidak termasuk manajer proyek) + biaya lain-lain (bahan, infrastruktur pendukung dll). 5

9 I. Asumsi Berikut ini adalah asumsi-asumsi proyek secara umum : Procurement atau pengadaan sudah tidak ada masalah, sumber daya non-personil sudah tersedia dan sesuai dengan spesifikasi proyek. Human resource atau sumber daya manusia sudah tersedia sesuai dengan spesifikasi proyek yang akan dikerjakan. Anggota tim proyek adalah SDM profesional yang disewa untuk keperluan proyek. Manajer proyek adalah personil dari dalam perusahaan itu sendiri. Struktur organisasi sudah ditetapkan. Pemilik proyek dan manajer proyek sudah ditunjuk/ditetapkan beserta anggota tim proyek. 6