Manajemen Proyek. Bima Cahya Putra, M.Kom

Transkripsi

1 Modul ke: 07 Manajemen Proyek Sistem Informasi Di dalam feasibility plan, estimasi global terhadap waktu proyek sudah didefinisikan. Namun permasalahannya adalah terkadang, dibutuhkan estimasi yang lebih tepat untuk menjamin kelancaran proyek dari awal sampai dengan akhirnya. Estimasi waktu ini masuk ke dalam bagian Project Time Management Fakultas FASILKOM Program Studi Sistem Informasi Bima Cahya Putra, M.Kom

2 Bagian Isi Manajemen waktu PL Bantu pengelolaan proyek Anggaran Proyek Estimasi Anggaran Alokasi Sumber Daya)

3 Manajemen Waktu & Anggaran Proyek Template Modul Pembuatan Template Powerpoint untuk digunakan sebagai template standar modul-modul yang digunakan dalam perkuliahan

4 Manajemen waktu merupakan perencanaan, pengorganisasian, penggerakan, dan pengawasan produktivitas waktu. Waktu menjadi salah satu sumber daya unjuk kerja. Manajemen waktu adalah bagian esensi dari setiap aktivitas proyek. Potensi pemborosan dan kegagalan proyek akan semakin besar tanpa manajemen waktu yang optimal.

5 Activity Resource Estaming Menghitung setiap tipe sumber daya yang dibutuhkan. Jadi kita harus dapat menganalisis sumber daya apa yang di butuhkan untuk membangaun project agar sesuai dengan yang di inginkan

6 Activity Duration Estaming Menghitung waktu yang diperlukan untuk mentelesaikan setiap pekerjaan project yang harus di selesaikan setiap waktu. Harus di lakukan agar supaya waktu pengerjaan sesuai dengan perjanjian waktu project.

7 Schedule Development Menganalisis urutan aktuvitas, waktu,kebutuhan sumber saya dengan jadwal pekerjaan project yang dudah di tetapkan.

8 Schedule Control Mengontrol setiap pengubah jadwal project. Harus bertindak cepat dengan menyesuaikan jadwaljadwal lainya agar tidak terjadi lost time.

9 Banyak proyek teknologi informasi gagal dalam memenuhi proyeksi ruang lingkup, waktu dan biaya. Para manajer sering menyatakan bahwa menyampaikan proyek tepat waktu merupakan tantangan terbesar bagi mereka.

10 Menjamin proyek selesai tepat waktu Proyek yang tidak selesai tepat waktu mendapat penalti dari pemberi kerja

11 Mendefinisikan kegiatan Mengurutkan kegiatan KELOMPOK PROSES PERENCANAAN Mengestimasi sumberdaya kegiatan Mengestimasi durasi kegiatan Menyusun jadwal KELOMPOK PROSES PENGAWASAN Mengendalikan jadwal

12 MENDEFINISIKAN KEGIATAN Deskripsi: Mengidentifikasi kegiatan-kegiatan tertentu yang diperlukan untuk menghasilkan berbagai serahan (deliverables) proyek sesuai persyaratan

13 Masukan MENDEFINISIKAN KEGIATAN 1. Patokan cakupan 2. Faktor lingkungan perusahaan, misalnya ketersediaan piranti-piranti proyek 3. Kebijakan; prosedur; pedoman yang berlaku (aset proses organisasional)

14 Piranti & Teknik MENDEFINISIKAN KEGIATAN 1. Menerapkan dekomposisi 2. Menggunakan template bekas proyek lain 3. Pemikiran tenaga ahli 4. Perencanaan bertahap

15 Hasil MENDEFINISIKAN KEGIATAN 1. Daftar kegiatan 2. Atribut kegiatan, seperti: identitas, deskripsi, kendala, asumsi prasyarat, kegiatan selanjutnya, hubungan logikal, leads & lags, kebutuhan sumber daya, dll 3. Daftar milestone

16 MENGURUTKAN KEGIATAN Mengidentifikasi dan mendokumentasikan hubungan antar kegiatan proyek. Ketergantungan terjadi karena : Alami / mandatori. Misal: pemrograman dilakukan setelah rancangan jadi Ditetapkan oleh tim proyek. Misal: peran-cangan dilakukan setelah hasil analisis disetujui steering committee untuk mencegah rugi Ketergantungan pada pihak luar. Misal: instalasi setelah penerimaan barang

17 Masukan MENGURUTKAN KEGIATAN 1. Daftar kegiatan 2. Atribut kegiatan (lead dan lag, prasyarat, dll) 3. Daftar milestone (tonggak capaian) 4. Pernyataan cakupan proyek 5. Aset proses organisasional

18 Piranti & Teknik MENGURUTKAN KEGIATAN 1. PDM (precedence diagramming method) 2. ADM (arrow diagramming method) 3. Penentuan sifat ketergantungan 4. Menerapkan lead (kegiatan dimulai sebelum prasyarat selesai) dan lag (kegiatan harus menunggu beberapa waktu setelah prasyaratnya selesai)

19 MENGESTIMASI SUMBERDAYA KEGIATAN Sumber daya proyek: personil peralatan material (langsung & tak langsung) Perlu estimasi kuantitas untuk menyusun & mengontrol anggaran biaya

20 MENGESTIMASI SUMBERDAYA KEGIATAN Pertanyaan penting dalam perencanaan: Seberapa tingkat kesulitan kegiatan dalam proyek? Apa ada hal yang unik dalam cakupan proyek yang akan mempengaruhi sumber daya? Apa pernah ada proyek sejenis? Ada kejadian historis apa? Bagaimana ditangani? Adakah & cukupkah: SDM, alat, material yg mampu? Apa perlu outsourcing sebagian pekerjaan? Ataukah ambil tenaga baru? Apa ada kebijakan yang bakal berpengaruh pada ketersediaan sumber daya?

21 Masukan MENGESTIMASI SUMBERDAYA KEGIATAN 1 Daftar kegiatan dan atributnya 2 Faktor-faktor lingkungan organisasional seperti budaya, prasarana, SDM, dll 3 Prosedur organisasi dan aturan-aturannya (aset proses organisasional) 4 Deskripsi ketersediaan sumberdaya Jumlah; jenis kekhususan; waktu Tersedianya. 5 Rencana manajemen proyek

22 Piranti & Teknik MENGESTIMASI SUMBERDAYA KEGIATAN 1 Menggunakan pendapat / kebijakan ahli (internal atau konsultan luar) 2 Teknik analisis alternatif, seperti: curah pendapat (brainstorming) 3 Mengambil data-data yang dipublikasi 4 Menggunakan P/L manajemen proyek 5 Estimasi dg pendekatan dari bawah ke atas Dekomposisikan kegiatan pada jadwal; Estimasikan kebutuhan masing-masing rincian; Agregasikan seluruh kebutuhan sumberdaya

23 Hasil MENGESTIMASI SUMBERDAYA KEGIATAN 1 Kebutuhan sumberdaya Penjelasan tentang jenis dan jumlah sumberdaya untuk setiap elemen dalam WBS Sumberdaya akan didapat dari akuisisi staf atau dari luar (sewa/kontrak) 2 Struktur rinci sumberdaya (RBS, resource breakdown structure) 3 Kalender sumber daya (kapan butuh apa) 4 Atribut / data tentang kegiatan4

24 MENGESTIMASI DURASI KEGIATAN Deskripsi: Mengestimasi waktu realistik untuk menyelesaikan suatu kegiatan, dengan sudah memperhitungkan semua faktor yang berdampak terhadap waktu proyek, seperti: Elapsed time Hari kerja dalam seminggu

25 Masukan MENGESTIMASI DURASI KEGIATAN 1. Faktor lingkungan organisasi 2. Prosedur organisasi dan aturan-aturannya 3. Pernyataan cakupan proyek 4. Daftar kegiatan dan atributnya 5. Kebutuhan dan waktu tersedianya sumber daya 6. Rencana manajemen proyek (resiko; estimasi biaya)

26 Piranti & Teknik MENGESTIMASI DURASI KEGIATAN 1. Pendapat / kebijakan ahli 2. Estimasi berdasarkan analogi (top-down). Ini hanya bila kegiatan benar-benar mirip dengan proyek terdahulu; dilakukan oleh personil yang menguasai persoalannya. 3. Simulasi, misalnya dengan menggunakan probabilitas 4. Analisa cadangan waktu

27 Hasil MENGESTIMASI DURASI KEGIATAN 1. Estimasi durasi kegiatan 2. Daftar kegiatan yang mutakhir beserta atributnya, seperti: identitas, kode, deskripsi, kendala, prasyarat, kegiatan selanjutnya, hubungan logikal, leads & lags, kebutuhan sumber daya, dll

28 MENYUSUN JADWAL Deskripsi: Menetapkan jadwal realistis proyek dengan melakukan analisa terhadap: urutan kegiatan, durasi kegiatan, kebutuhan sumberdaya kegiatan, dan kendala penjadwalan yang ada. Digunakan untuk memonitor kemajuan proyek dari aspek waktu

29 Masukan Dalam MENYUSUN JADWAL 1. Ketentuan dan aturan organisasi (aset proses organisasi) 2. Cakupan proyek 3. Daftar kegiatan dan atributnya 4. Diagram jaringan kegiatan proyek (ADM; PDM) 5. Kebutuhan & deskripsi tersedianya sumberdaya 6. Estimasi durasi kegiatan 7. Rencana manajemen proyek (resiko)

30 Piranti & Teknik MENYUSUN JADWAL 1. Analisis jaringan kegiatan 2. CPM 3. Pemampatan jadwal (percepatan): Crashing (meningkatkan biaya) Fast tracking (kegiatan serial dijadikan paralel sebagian) 4. Analisis skenario what-if 5. Pengaturan leads dan lags 6. Perangkat lunak manajemen proyek 7. Model-model penjadwalan

31 Piranti & Teknik MENYUSUN JADWAL Original schedule Shortened duration thru crashing Overlapped Tasks or fast tracking

32 Hasil MENYUSUN JADWAL 1. Jadwal proyek Diagram jaringan kegiatan Diagram batang (bar chart) Milestone chart 2. Kalender proyek 3. Rencana manajemen jadwal (ada dalam rencana manajemen proyek) 4. Data model jadwal (optimis; pesimis) 5. Permintaan perubahan 6. Kebutuhan sumberdaya yang mutakhir

33 Hasil MENYUSUN JADWAL RENCANA WAKTU KEGIATAN ANALISIS EVAL. TEKNOLOGI MENETAPKAN KEBUTUHAN PENGGUNA DESAIN WEB PAGE LAYOUT SET-UP SERVER

34 Hasil MENYUSUN JADWAL JADWAL (KALENDER) KEGIATAN ANALISIS EVAL. TEKNOLOGI MENETAPKAN KEBUTUHAN PENGGUNA DESAIN WEB PAGE LAYOUT SET-UP SERVER

35 Manajemen Biaya Proyek Biaya adalah semua sumber daya yang harus dikorbankan untuk mencapai tujuan spesifik atau untuk mendapat sesuatu sebagai gantinya. Biaya pada umumnya diukur dalam satuan keuangan seperti dollar, rupiah, dsb Manajemen biaya proyek mencakup prosesproses yang diperlukan untuk memastikan bahwa proyek diselesaikan dalam anggaran yang disetujui.

36 Manajemen Biaya Proyek

37 Manajemen Biaya Proyek Perencanaan Sumber Daya menentukan sumber daya apa (orang, peralatan, bahan) dan berapa jumlah masing-masing yang harus digunakan untuk melakukan kegiatan proyek. Pengestimasian Biaya mengembangkan perkiraan (estimasi) biaya sumber daya yang dibutuhkan untuk menyelesaikan kegiatan proyek. Penganggaran Biaya mengalokasikan keseluruhan estimasi biaya untuk aktivitas kerja individu. Pengendalian Biaya mengendalikan perubahan anggaran proyek.

38 Pengestimasian Biaya Pengestimasian biaya melibatkan pengembangan perkiraan (estimasi) biaya sumber daya yang diperlukan untuk menyelesaikan proyek kegiatan. Dalam menaksir biaya, penaksir mempertimbangkan penyebab variasi estimasi akhir untuk tujuan pengelolaan proyek yang lebih baik.

39 Pengestimasian Biaya Biaya langsung Biaya yang terkait langsung dengan suatu proyek sehingga dapat ditelusuri secara tepat Misal: gaji karyawan proyek; pembelian barang proyek; dll Biaya tak langsung Biaya yang terkait dengan suatu proyek, tetapi tidak dapat ditelusuri secara tepat Misal: tagihan listrik perusahaan; biaya sewa kantor untuk kegiatan perusahaan dan berbagai proyek

40 Pengestimasian Biaya

41 Alokasi Sumber Daya Alokasi sumber daya adalah proses keputusan atau pemilihan di mana organisasi mengidentifikasi sumber daya apa yang tersedia, dan untuk proses produksi dan distribusi apa mereka disediakan. Penganggaran adalah proses alokasi sumber daya penting bagi kebanyakan organisasi.

42 Alokasi Sumber Daya Sumber daya proyek meliputi : o o o o o Manusia : orang yang dilibatkan didalam proyek Mechine : perangkat yang digunakan didalam penyelesaian proyek Material : Bahan baku Pendukung selain perangkat Money : Modal untuk berlangsungnya proyek. Methode : Prosedur utk mengarahkan kesasaran

43 Terima Kasih Bima Cahya Putra, M.Kom