ADMINISTRASI PENGAJUAN IZIN BELAJAR PNS DI DINAS PENDIDIKAN PEMUDA DAN OLAHRAGA KABUPATEN KARANGANYAR

Transkripsi

1 ADMINISTRASI PENGAJUAN IZIN BELAJAR PNS DI DINAS PENDIDIKAN PEMUDA DAN OLAHRAGA KABUPATEN KARANGANYAR Tugas Akhir Diajukan Untuk Memenuhi Sebagian Persyaratan Dalam Memperoleh Sebutan Vokasi Ahli Madya ( A.Md ) Dalam Bidang Manajemen Administrasi Oleh : Novan Arendra Putera Perdana D PROGRAM DIPLOMA III MANAJEMEN ADMINISTRASI FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK UNIVERSITAS SEBELAS MARET SURAKARTA 2015

2 ADMINISTRASI PENGAJUAN IZIN BELAJAR PNS DI DINAS PENDIDIKAN PEMUDA DAN OLAHRAGA KABUPATEN KARANGANYAR Tugas Akhir Diajukan Untuk Memenuhi Sebagian Persyaratan Dalam Memperoleh Sebutan Vokasi Ahli Madya ( A.Md ) Dalam Bidang Manajemen Administrasi Oleh : Novan Arendra Putera Perdana D PROGRAM DIPLOMA III MANAJEMEN ADMINISTRASI FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK UNIVERSITAS SEBELAS MARET SURAKARTA 2015 i

3 PERSETUJUAN ADMINISTRASI PENGAJUAN IZIN BELAJAR PNS DI DINAS PENDIDIKAN PEMUDA DAN OLAHRAGA KABUPATENKARANGANYAR Disusun Oleh: Novan Arendra Putera Perdana D Disetujui Untuk Dipertahankan di hadapan Tim Penguji Pada Program Diploma III Manajemen Administrasi Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta Pembimbing Faizatul Ansoriyah S.Sos,M.Si NIP ii

4 PENGESAHAN ADMINISTRASI PENGAJUAN IZIN BELAJAR PNS DI DINAS PENDIDIKAN PEMUDA DAN OLAHRAGA KABUPATEN KARANGANYAR Disusun Oleh : Novan Arendra Putera Perdana D Disetujui Untuk Dipertahankan di hadapan Tim Penguji Pada Program Studi Diploma III Manajemen Administrasi Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta Pada hari : Jum at Tanggal : 29 Mei 2015 Tim Penguji Nama Tanda Tangan 1. Penguji 1 Herwan Parwiyanto, S.Sos.,M.Si 2. Penguji 2 Faizatul Ansoriyah S.Sos.,M.Si Mengetahui, Dekan, Ketua Program, Prof. Dr. Ismi Dwi Astuti Nurhaeni, M.Si Drs.Sudarto, M.Si NIP NIP iii

5 PERNYATAAN Nama : Novan Arendra Putera Perdana NIM : D Menyatakan dengan sesungguhnya bahwa tugas akhir dengan judul ADMINISTRASI PENGAJUAN IZIN BELAJAR PNS DI DINAS PENDIDIKAN PEMUDA DAN OLAHRAGA KABUPATEN KARANGANYAR adalah betul-betul karya sendiri. Hal-hal yang bukan karya saya, dalam tugas akhir tersebut diberi tanda citasi dan ditunjukkan daftar pustaka Apabila di kemudian hari terbukti pernyataan saya tidak benar, maka saya bersedia menerima sanksi akademik berupa pencabutan tugas akhir yang saya peroleh dari tugas akhir tersebut. Surakarta, Mei 2015 Yang Membuat Pernyataan, Novan Arendra P.P iv

6 MOTTO Hanya kepada Allah tempat kita meminta dan memohon, dimanapun kita dan kapanpun kita berada, karena Dia-lah Maha Pencipta di dunia ini. (Penulis) Harga kebaikan manusia adalah diukur menurut apa yang telah dilaksanakan atau diperbuatnya. (Ali Bin Abi Thalib) Jika hari ini engkau tak bisa menjadi seperti yang yang kau inginkan, maka yakinlah, bahwa engkau hanya berpindah dari satu takdir ke takdir yang lain. (Ustadz Aan Chandra Thalib) Resiko dari menyerah adalah kehilangan keberhasilan yang terletak dekat di tikungan di depan sana. Jangan menyerah. (Mario Teguh) Masa depan tergantung pada apa yang kita lakukan hari ini. (Mahatma Gandhi) v

7 PERSEMBAHAN Tugas Akhir ini penulis persembahkan kepada : 1. Keluargaku tercinta, terutama Ibuku, Ayahku, Adikku yang selalu memberi dorongan lahir dan batin untuk keberhasilan masa depanku dan hidupku. 2. Fitria Wulandari yang selalu memberiku semangat disaat terpuruk sekalipun. 3. Kepala Bidang PTK beserta staf PTK yang telah memberikan informasi dan pengalaman yang berharga. 4. Ibu Faizatul Ansoriyah S.Sos,M.Si, yang sudah membimbing saya dalam pembuatan Tugas Akhir ini. 5. Teman-temanku Manajemen Administrasi angkatan tahun 2012 baik kelas B maupun kelas A. 6. Pembaca yang berhati mulia. vi

8 KATA PENGANTAR Puji syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT, telah melimpahkan berkah, rahmat, ridho, dan kemudahannya, sehingga Tugas Akhir ini dapat penulis selesaikan. Tugas Akhir merupakan salah satu syarat memperoleh gelar Ahli Madya. Atas terselesaikannya penulisan Tugas Akhir ini, penulis mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada : 1. Ibu Faizatul Ansoriyah S.Sos,M.Si selaku Dosen Pembimbing yang telah memberikan bimbingan selama penulisan Tugas Akhir. 2. Bapak Herwan Parwiyanto S.Sos, M.Si selaku Dosen Penguji yang telah memberikan pengarahan dalam penyelesaian Tugas Akhir ini. 3. Ibu Prof. Dr. Ismi Dwi Astuti Nurhaeni, M.Si selaku Dekan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta. 4. Bapak Drs. Sudarto, M.Si selaku ketua program studi D-III Manajemen AdministrasiFakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta. 5. Bapak Drs. Ali, M.Si selaku sekretaris program studi D-III Manajemen AdministrasiFakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta. 6. Bapak Drs. Marjono,MM selaku Kepala bidang PTK Dinas Pendidikan Pemuda dan Olahraga Kabupaten Karanganyar yang telah membantu memberikan data dan informasi yang diperlukan penulis selama pembuatan Tugas Akhir. 7. Ibu Gendro Pujaningsih S, S.Pd. MM selaku staf bidang PTK Dinas Pendidikan Pemuda dan Olahraga Kabupaten Karanganyar yang telah membantu memberikan data dan informasi yang diperlukan penulis selama pembuatan Tugas Akhir. vii

9 8. Ibukku, Ayahku, Adikku tersayang yang selalu senantiasa memberikan doa dan dukungan. 9. Seluruh teman-teman yang ada di D-III Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret, khususnya teman-teman D-III Manajemen Administrasi angkatan Semua pihak yang telah membantu dalam menyelesaikan Tugas akhir ini yang tidak dapat penulis sebutkan satu persatu. 11. Pembaca yang berhati mulia. Penulis menyadari bahwa dalam Penulisan Tugas Akhir ini masih banyak kekurangan, baik dalam penyajian, maupun penyusunan didalamnya. Saran dan kritik yang membangun dan berguna akan penulis terima dengan senang hati dan kerendahan hati, demi perbaikan yang lebih baik selanjutnya. Semoga bermanfaat. Surakarta, Mei 2015 Penulis viii

10 DAFTAR ISI HALAMAN JUDUL... i PERSETUJUAN... ii PENGESAHAN... iii PERNYATAAN... iv MOTTO... v PERSEMBAHAN... vi KATA PENGANTAR... vii DAFTAR ISI... ix DAFTAR TABEL... xi DAFTAR GAMBAR... xii ABSTRAK... xiii ABSTRACT... xiv BAB I PENDAHULUAN... 1 A. Latar Belakang Masalah... 1 B. Perumusan Masalah... 3 C. Tujuan Pengamatan... 3 D. Manfaat Pengamatan... 4 BAB II TINJAUAN PUSTAKA DAN METODE PENGAMATAN 5 A. Tinjauan Pustaka Pengertian Administrasi Unsur-unsur Admnistrasi Fungsi Primer Administrasi Fungsi Sekunderr Administrasi Izin Belajar Ketentuan Izin Belajar Persyaratan Izin Belajar Administrasi Izin Belajar ix

11 B. Metode Pengamatan A. Jenis Pengamatan B. Lokasi Pengamatan C. Sumber Data D. Teknik Pengumpulan Data E. Teknik Analisis Data BAB III DISKRIPSI LEMBAGA / INSTANSI A. Nama Intansi Magang B. Alamat Instansi Magang C. Dasar Hukum D. Visi dan Misi Intansi Magang E. Tugas Pokok, dan Fungsi F. Struktur Organisasi G. Tugas Pokok Bidang Pendidik dan Tenaga Kependidikan 33 BAB IV PEMBAHASAN DAN PENGAMATAN A. Administrasi Pengajuan Izin Belajar B. Kendala yang dihadapi dalam pengadministrasian atau pengajuan izin belajar...66 BAB V PENUTUP A. Kesimpulan B. Saran DAFTAR PUSTAKA LAMPIRAN x

12 DAFTAR TABEL Tabel 1.1 Data PNS yang mengajukan izin belajar...2 Tabel 3.2 Keterangan Nama Pejabat yang Menjabat di Dinas Pendidikan Pemuda dan Olahraga Kabupaten Karanganyar xi

13 DAFTAR GAMBAR Gambar 3.1 Struktur Organisasi Dinas Pendidikan Pemuda dan Olahraga Kabupaten Karanganyar Gambar 3.2 Gambar Kode Registrasi / Identitas BMN Gambar4.3Alur Pengajuan Izin Belajar Gambar 4.4 Surat Permohonan Kepada Bupati Gambar 4.5 Rekomendasi Ijin Belajar dari UPT, PUD, NFI dan SD Gambar 4.6 Surat Keterangan Jarak Tempat Tinggal- tempat tinggal Gambar 4.7 Surat Keterangan Belajar Dari Universitas Gambar 4.8 Surat Keterangan Jam Mengajar dari Kepala Sekolah Gambar 4.9 Surat Keterangan Akreditasi dari BAN bahwa Prodi dengan nilai minimal B Gambar 4.10 Jadwal Mengajar Gambar 4.11 Jadwal Waktu Kuliah dan Dosen Pengampu Gambar 4.12 Fotocopy SK Pengangkatan Gambar 4.13 Fotocopy SK Terakhir Gambar 4.14 Fotocopy Karpeg Gambar 4.15 Fotocopy Ijazah Terakhir Gambar 4.16 Daftar Riwayat Hidup/pekerjaan Gambar 4.17 Surat Keterangan Dokter Gambar 4.18 Fotocopy Dp3 Terakhir... 6 xii

14 ABSTRAK Novan Arendra Putera Perdana, D , ADMINISTRASI PENGAJUAN IZIN BELAJAR PNS DI DINAS PENDIDIKAN PEMUDA DAN OLAHRAGA KABUPATEN KARANGANYAR, Tugas Akhir, Program Studi Manajemen Administrasi, Program Diploma III, Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik, Universitas Sebelas Maret Surakarta, Tahun 2015, 73 Halaman. Menurut Peraturan Bupati Karanganyar Nomor 21 Tahun 2011 Bab 1 Pasal 1, Izin Belajar adalah izin yang diberikan oleh Pejabat yang berwenang kepada PNS untuk mengikuti pendidikan formal pada suatu lembaga pendidikan formal tertentu dengan biaya sendiri yang proses perkuliahannya dilakukan diluar jam kerja, sedangkan menurut Peraturan Bupati Karanganyar Nomor 21 Tahun 2011 Bab IV Pasal 7 Ayat 1, izin belajar diberikan kepada Pegawai yang akan mengikuti pendidikan formal pada suatu lembaga pendidikan formal tertentu dengan biaya pendidikan bersumber sepenuhnya dari biaya sendiri. Pengamatan ini menggunakan metode deskriptif kualitatif, yaitu mendeskripsikan admnistrasi pengajuan izin belajar PNS di Dinas Pendidikan Pemuda dan Olahraga Kabupaten Karanganyar. Sumber data yang diperoleh berasal dari narasumber, aktivitas, dokumen, dan arsip terkait dengan administrasi izin belajar. Teknik pengumpulan data berasal dari wawancara, observasi, dan melalui dokumen yang berupa arsip ataupun berkas yang berhubungan dengan izin belajar. Berdasarkan hasil pengamatan dapat diketahui bahwa administrasi yang harus dipenuhi oleh pemohon izin belajar adalah pemohon mengumpulkan dokumen-dokumen yang berkaitan dengan izin belajar sesuai dengan ketentuan yang berlaku. Namun sebelum itu pemohon harus memenuhi beberapa syarat pemohon izin belajar. Setelah pemohon memenuhi syarat tersebut, pemohon harus memenuhi dokumen-dokumen yang berlaku sesuai ketentuan. Setelah itu pemohon menyerahkan dokumen kepada Dinas Pendidikan Pemuda dan Olahraga untuk diteliti, setelah lengkap, Dinas Dikpora mengirim berkas kepada Bupati melalui Setda Kabupaten Karanganyar, setelah lengkap kemudian Sekretaris Daerah mengirim ke Badan Kepegawaian Daerah bagian Pengembangan, setelah lengkap kemudian Badan Kepegawaian Daerah menerbitkan surat izin belajar kepada pemohon dan dikirim melalui Dinas Pendidikan Pemuda dan Olahraga Kabupaten Karanganyar. Kendala yang dihadapi adalah minimnya staf yang mengurusi izin belajar di Dinas Pendidikan Pemuda dan Olahraga Kabupaten Karanganyar, sedangkan banyak pemohon yang mengajukan izin belajar. Keyword : izin belajar, pemohon, Dinas Pendidikan Pemuda dan Olahraga, dokumen xiii

15 ABSTRACT NOVAN ARENDRA PUTERA PERDANA, D THE ADMINISTRATION OF LEARNING PERMISSION APPLICATION FOR CIVIL SERVANT IN EDUCATION, YOUTH AND SPORT OFFICE OF KARANGANYAR REGENCY Final Project, Administrative Management Undergraduate Program, Social and Political Sciences, Sebelas Maret University, 2015, 73 pages. Learning permission, according to Karanganyar Regent s Regulation Number 21 of 2011 in chapter 1, Article 1, is the permission (license) given by the authorized official to Civil Servant to attend formal education in a certain formal education institution with their own fund, the studying process of which is conducted beyond the work hour, while according to Karanganyar Regent s Regulation Number 21 of 2011 in chapter IV, Article 7 clause 1, learning permission is give to the servants who want to attend formal education in a certain formal education institution with tuition deriving completely from their own fund. The observation used a descriptive qualitative method, describing the administration of learning permission application for civil servant in Education, Youth and Sport Office of Karanganyar Regency. The data source derived from informant, activity, document, and archive related to learning permission administration. Techniques of collecting data used deriving from interview, observation, and document constituting archive and document related to learning permission. Considering the result of observation, it could be found that the administration the learning permission applicant should meet includes collecting the documents related to learning permission consistent with the enacted condition. However, the applicant should first meet several conditions of learning permission applicant. Then, the applicant should meet the documents consistent with the enacted requirement. Thereafter the applicant submitted the document to Education, Youth and Sport Office of Karanganyar Regency to be studied. Having these been completed, the Office would send the document to Regency through Karanganyar Regency s Local Secretariat, to be forwarded to Development Division of Local Personnel Agency later. Later the Local Personnel Office published the Learning Permission Letter for the applicant and sent through the Education, Youth and Sport Office of Karanganyar Regency. The constraints encountered included the limited number of staffs dealing with the learning permission in Education, Youth and Sport Office of Karanganyar Regency, while there were so many applicants applying for learning permission. Keywords: learning permission, applicant, Education, Youth and Sport Office of Karanganyar Regency xiv