KATA PENGANTAR Puji syukur kami panjatkan kepada Allah Swt., yang telah melimpahkan nikmat dan karunia-nya, sehingga Buku Panduan Penggunaan Sistem Informasi Sarana dan Prasarana Universitas Negeri Yogyakarta ini dapat diselesaikan penyusunannya. Buku Panduan ini dimaksudkan untuk dapat digunakan sebagai acuan dan petunjuk teknis bagi petugas admin, operator, dan pengguna sistem lainnya, sehingga dapat memudahkan dalam implementasi dan pemanfaatannya. Pengembangan sistem informasi di Universitas Negeri Yogyakarta dilakukan secara bertahap dan berkesinambungan sesuai dengan kebutuhan manajemen dan tuntutan pengembangan di era keterbukaan informasi dan perkembangan teknologi yang semakin kompleks. Namun demikian Buku Panduan ini tentunya masih banyak kekurangannya, oleh karena itu, saran dan kritik yang membangun dari semua pihak sangat kami harapkan. Semoga Buku Panduan ini dapat memberikan manfaat sebagaimana mestinya dalam rangka meningkatkan kualitas layanan administrasi dan akademik di Universitas Negeri Yogyakarta. Yogyakarta, Wakil Rektor I, Drs. Wardan Suyanto, M.A., Ed.D. NIP 195408101978031001 ii
DAFTAR ISI KATA PENGANTAR...ii DAFTAR ISI...iii MODUL...1 SINAPRA UNTUK LEVEL SUPER ADMIN...1 1. Halaman Utama... 1 2. Proses Login... 2 3. Halaman Home... 2 4. Halaman Menu... 3 5. Halaman Fasilitas... 4 6. Halaman Gedung... 5 7. Halaman Kategori Ruang... 5 8. Halaman Laporan Ruang... 6 9. Halaman Lembaga/Unit... 7 10. Halaman Ruang... 9 11. Halaman Setting... 10 12. Log Out... 11 MODUL SINAPRA UNTUK LEVEL ADMIN... 12 1. Halaman Utama... 12 2. Proses Login... 12 3. Halaman Home... 14 4. Halaman Menu... 14 iii
5. Halaman Gedung... 15 6. Halaman Fasilitas... 16 7. Halaman Ruang... 18 8. Proses Log Out... 22 iv
MODUL SINAPRA UNTUK LEVEL SUPER ADMIN 1. Halaman Utama Untuk bisa mengakses halaman system informasi sarana dan prasana langkah langkah yang harus dilakukan adalah sebagai berikut: Buka browser internet, direkomendasikan agar aplikasi bisa berjalan dengan baik adalah browser mozila firefox. Arahkan kursor pada address bar dan ketikan sinapra.uny.ac.id. Setelah itu tekan tombol enter pada keyboard. Halaman utama dari aplikasi system informasi sarana dan prasana akan terlihat seperti berikut: b) Simpan digunakan untuk menyimpan perubahan kode simak. c) Cancel digunakan untuk membatalkan perubahan kode simak. 4. Ubah nama ruang. Klik pada tombol nama pada kolom nama ruang. Tampilan setelah tombol kode diklik klik a) Tulis kode yang akan dirubah pada kolom nama ruang. b) Simpan digunakan untuk menyimpan perubahan nama ruang. c) Cancel digunakan untuk membatalkan perubahan nama ruang. 8. Proses Log Out Arahkan kursor pada tombol log out pada window menu disebelah kiri. Kemudian klik tombol log out. 1 22
klik 2. Proses Login Pada form login Isikan username pada kolom username Isikan password pada kolom password Tampilan setelah tombol kode diklik a) Tulis kode yang akan dirubah pada kolom kode. b) Simpan digunakan untuk menyimpan perubahan kode. c) Cancel digunakan untuk membatalkan perubahan kode. 3. Ubah kode simak. Klik pada tombol kode simak pada kolom kode simak. Klik pada tombol login untuk melanjutkan. 3. Halaman Home Halaman awal setelah berhasil login adalah sebagai berikut: klik Tampilan setelah tombol kode simak diklik a) Tulis kode simak yang akan dirubah pada kolom kode simak. 21 2
4. Halaman Menu Menu dapat terlihat pada sisi kiri aplikasi. Keterangan: tombol detail tombol edit tombol hapus Tampilan form edit Menu yang terdapat pada level super admin adalah sebagai berikut: Dashboard : halaman awal saat berhasil login. Fasilitas : Digunakan untuk melihat, menambah dan mengubah fasilitas ruang. Gedung : digunakan untuk melihat semua gedung yang ada dalam setiap lembaga atau unit. Kategori ruang : Digunakan untuk melihat, menambah dan mengubah kategori ruang. Laporan ruang: digunakan untuk melihat total dan mencetak data laporan semua ruang yang ada dalam setiap lembaga atau unit. Lembaga/Unit Ruang: digunakan untuk melihat data semua ruang yang ada dalam setiap gedung lembaga atau unit. Log Out: digunakan untuk keluar dari aplikasi. Ubah data sesuai kolom yang diinginkan. Klik update untuk menyimpan perubahan data ruang. 2. Ubah kode ruang. Klik pada tombol kode pada kolom kode ruang. 3 20
Klik tombol cari untuk memulai proses pencarian. c) Form tambah data ruang. Klik tombol tambah data ruang. Tampilan form tambah data ruang. 5. Halaman Fasilitas Fungsi ini digunakan untuk memudahkan pengguna melihat, menambahkan dan mengubah fasilitas yang ada dalam ruang. a) Data Fasilitas Isikan semua kolom yang bertanda ( * wajib diisi). Klik tombol simpan untuk menyimpan data ruang. b) Form tambah data fasilitas d) Form edit data ruang Ada 4 cara untuk mengubah data ruang. 1. Ubah semua data ruang tiap baris. Klik tombol edit pada kolom aksi. Isikan nama fasilitas pada kolom nama. Tekan tambah unutk menyimpan data fasilitas. c) Form mengubah data fasilitas 19 4
Ubah nama fasilitas pada kolom nama. Tekan update unutk menyimpan data fasilitas 6. Halaman Gedung Fungsi ini digunakan untuk melihat data gedung pada setiap lembaga/unit. 7. Halaman Ruang Fungsi ini digunakan untuk menudahkan pengguna dalam mencari, melihat, menambah dan mengubah data ruang. a) Form pencarian 7. Halaman Kategori Ruang Fungsi ini digunakan untuk memudahkan pengguna melihat, menambah dan mengubah data kategori ruang. a) Data Kategori Pilih kategori ruang pada dropdown kategori ruang. Pilih nama gedung pada dropdown pilih gedung(boleh dipilih boleh tidak). Tekan tombol cari. b) Form data ruang Keterangan: A. Tombol Detail: untuk melihat detail ruang klik tombol detail (A). B. Tombol Edit: untuk mengubah data ruang klik tombol ubah (B). C. Tombol Hapus: untuk menghapus data ruang klik tombol hapus (C). D. Tombol Cetak Excel: untuk export excel data ruang klik tombol cetak excel (D). E. Pencarian: untuk melakukan pencarian data ruang berdasarkan kode dan nama ruang (E). Isikan kode ruang pada kolom search kode. Isikan nama ruang pada kolom search nama. 5 18
a) Tampilan fungsi tambah data fasilitas b) Form Tambah Kategori Isikan nama kategori pada kolom nama kategori Tekan tombol tambah untuk menyimpan data kategori. c) Form Ubah Kategori Lengkapi field yang ada tanda bintang merah (*) Untuk menyimpan data fasilitas, silahkan tekan tombol tambah. b) Tampilan fungsi edit data fasilitas Ubah nama kategori pada kolom nama kategori Tekan tombol tambah untuk menyimpan data kategori. 8. Halaman Laporan Ruang Fungsi ini digunakan untuk memudahkan pengguna melihat dan mencetak data ruang. a) Laporan ruang Pilih field yang akan diganti (tidak boleh kosong *) Untuk menyimpan data fasilitas, silahkan tekan tombol update. 17 6
c) Form ubah data gedung. Ubah nama gedung pada kolom nama gedung. Ubah kode gedung pada kolom nama gedung. Ubah file gambar pada kolom upload file. Untuk menyimpan data gedung, silahkan tekan tombol update. b) Cetak Laporan 6. Halaman Fasilitas Fungsi ini digunakan untuk memudahkan user dalam melihat, menambah dan mengubah data fasilitas. a) Tampilan menu fasilitas Pilih save file. Tekan tombol ok untuk menyimpan file. 9. Halaman Lembaga/Unit Fungsi ini digunakan untuk melihat, menambah dan mengubah data lembaga/unit. a) Data Lembaga/Unit 7 16
5. Halaman Gedung Fungsi ini digunakan untuk memudahkan menambah dan mengubah data gedung. a) Data gedung user dalam melihat, b) Form tambah data gedung. b) Form Tambah Lembaga/Unit Isikan nama gedung pada kolom nama gedung. Isikan Kode gedung pada kolom nama gedung. Isikan file gambar pada kolom upload file. Untuk menyimpan data gedung, silahkan tekan tombol tambah. Isikan nama lembaga/unit pada kolom nama lembaga/unit Isikan kode lembaga/unit pada kolom kode unit Isikan foto/gambar pada kolom pilih foto/gambar 15 8
c) Form Ubah Data Lembaga/Unit 3. Halaman Home Ubah nama lembaga/unit pada kolom nama lembaga/unit Ubah kode lembaga/unit pada kolom kode unit Isikan foto/gambar pada kolom pilih foto/gambar 10. Halaman Ruang Fungsi ini digunakan untuk melihat data ruang yang ada dalam masing masing lembaga/unit. a) Filter Ruang Pilih lembaga Pilih kategori Tekan tombol cari 4. Halaman Menu Menu dapat terlihat pada sisi kiri aplikasi. Menu yang terdapat pada level kasubag adalah sebagai berikut: a) Dashboard: Halaman awal setelah berhasil login. b) Gedung: digunakan untuk melihat, menambahkan, dan mengubah data gedung. c) Fasilitas: digunakan untuk melihat dan menambah data fasilitas. d) Ruang: digunakan untuk melihat, menambah dan mengubah ruang. e) Log out: keluar dari aplikasi. 9 14
Isikan nama_email@uny.ac.id pada kolom UNY ID Isikan password email pada kolom password b) Data Ruang Untuk melakukan pencarian dalam kategori ruang berdasarkan kode dan nama gedung. Caranya masukan kode pada kolom kode atau masukan nama gedung pada kolom nama gedung. Kemudian tekan search. Tekan cetak untuk mencetak data ruang. Untuk melihat detail ruang tekan tombol pada kolom aksi 11. Halaman Setting Tampilan halaman profile Klik pada tombol login untuk melanjutkan. 13 10
Tampilan menu ubah password a) Isikan password yang baru pada kolom password b) Isikan password yang baru pada kolom konfirmasi password untu mengkonfirmasi password. c) Klik update untuk menyimpan password yang baru. MODUL SINAPRA UNTUK LEVEL ADMIN ( kasubag lembaga/unit ) 1. Halaman Utama Untuk bisa mengakses halaman system informasi sarana dan prasana langkah langkah yang harus dilakukan adalah sebagai berikut: Buka browser internet, direkomendasikan agar aplikasi bisa berjalan dengan baik adalah browser mozila firefox. Arahkan kursor pada address bar dan ketikan sinapra.uny.ac.id. Setelah itu tekan tombol enter pada keyboard. Halaman utama dari aplikasi system informasi sarana dan prasana akan terlihat seperti berikut: 12. Log Out Arahkan kursor pada tombol log out pada window menu disebelah kiri. Kemudian klik tombol log out. 2. Proses Login Pada form login 11 12