MANUAL BOOK APLIKASI CUSTOMER COMPLAINT. Dipersiapkan Oleh : Divisi Teknik dan Manajemen Risiko PT PP (Persero) Tbk

Transkripsi

1 MANUAL BOOK APLIKASI CUSTOMER COMPLAINT Dipersiapkan Oleh : Divisi Teknik dan Manajemen Risiko PT PP (Persero) Tbk

2 Customer Complaint Halaman Login Halaman Login Aplikasi Customer complaint diakses melalui PP Online. Pada halaman ini pengguna harus memasukan User ID dan Password yang sudah diberikan oleh admin. Untuk masuk ke dalam aplikasi : 1. Masukan User ID dan Password 2. Klik tombol LOGIN untuk masuk ke dalam aplikasi 3. Saat pengguna salah memasukan User ID dan Password, maka pengguna tidak bisa masuk ke aplikasi dan kotak input User ID dan Password akan kembali kosong. 2 / 9

3 HALAMAN PP ONLINE Apabila pengguna berhasil login ke PP Online, maka akan muncul tampilan seperti di atas. 1. Pada Daftar menu di sebelah kiri, pilih menu Operasi 2. Kemudian pilih menu QSHE Management 3. Maka akan muncul menu-menu QSHE Management, Pilih menu CUSTOMER COMPLAINT. 3 / 9

4 Halaman Muka Customer Complaint Halaman Muka Customer Complaint Gambar di atas adalah halaman muka dari aplikasi Customer Complaint. Terdapat menu QSHE Management yang memiliki submenu Customer Complaint dan Customer Survey. Serta menu Administrator yang memberikan akses kepada pengguna untuk dapat mengubah passwordnya. Berikut ini yang dapat mengakses Customer Survey adalah : - Proyek oleh SEM. - Cabang oleh QCO. - UKP oleh Corsec /MAO/MAP. 4 / 9

5 Prosedur Memasukan Surat Complaint 1. Buka Form input customer complaint (QSHE Management Customer Complaint Form) 2. Untuk memasukan complaint baru, klik tombol input ( ), Maka akan muncul form new data seperti berikut ini : 5 / 9

6 No Surat : Masukan Nomor surat dari surat complaint yang ingin dimasukan Tanggal : Masukan tanggal dari surat complaint yang ingin dimasukan dengan klik icon kalender ( ) Icon bermaksud field tersebut WAJIB diisi Pengirim : Masukan nama pengirim dari surat complaint tersebut Proyek : Masukan proyek yang menjadi sasaran dari surat complaint tsb. Cara memasukan proyek bisa dengan ketik kode proyek atau ketik nama proyeknya pada kotak inputan, maka system akan mensortir sesuai dengan inputan yang dimasukan. Rincian Non Conformance o Kategori : Masukan kategori dari masing-masing complaint. Klik dropdown untuk memilih jenis kategori (Biaya, K3, Lingkungan, Mutu, Waktu dan Lain-lain). o Deskripsi : Masukan penjelasan complaint sesuai dengan kategori yang dipilih. Tersedia 5 kotak inputan untuk memasukan isi complaint. Apabila isi complaint di surat lebih dari 5 maka kotak inputan bisa ditambah denga klik tombol Apabila dalam memasukan complaint terjadi kesalahan, maka untuk menghapus klik tombol Klik Save untuk menyimpan data, atau klik CLOSE untuk membatalkan. 6 / 9

7 PROSEDUR MENGUBAH KETERANGAN DAN ISI COMPLAINT 1. Pada form customer complaint, pilih complaint yang akan diubah 2. Klik tombol UBAH 3. Maka akan muncul form Edit Data 4. Silahkan ubah data yang ingin dirubah, kemudian klik SAVE untuk menyimpan atau CLOSE untuk membatalkan. Note : Ubah data hanya bisa dilakukan oleh pengguna yang menginput complaint tersebut. PROSEDUR MENGHAPUS KETERANGAN DAN ISI COMPLAINT Pada aplikasi customer complaint, pengguna TIDAK BISA menghapus surat complaint yang telah dibuat. Pengguna hanya bisa menghapus isi complaint apabila terjadi kesalahan. Hal ini dimaksudkan agar tidak terjadi hal yang tidak diinginkan yaitu penghapusan complaint karena dinilai terlalu banyak. 7 / 9

8 PROSEDUR MELIHAT REPORT CUSTOMER COMPLAINT 1. Buka halaman report ( QSHE Management Customer Complaint Report) 2. Klik tombol SEARCH, apabila ingin menampilkan semua complaint. 3. Terdapat beberapa filterisasi yang berfungsi untuk mensortir complaint sesuai dengan yang diinginkan atau yang dibutuhkan. Pada report pengguna dapat mensortir report berdasarkan Lokasi, Kategori, Bulan, Tahun dan Status. Filterisasi ini juga dapat dikombinasikan. 8 / 9

9 Contoh 1 : Pengguna ingin mensortir surat complaint yang memiliki kategori WAKTU. Maka pengguna pilih filter status = WAKTU, klik SEARCH Contoh 2 : Pengguna ingin mensortir surat complaint yang memiliki kategori MUTU dibulan Mei Maka pengguna pilih filter Kategori = MUTU, Bulan = MEI, Tahun = / 9