Yogyakarta, Wakil Rektor I, Drs. Wardan Suyanto, M.A., Ed.D. NIP

Transkripsi

1

2 KATA PENGANTAR Puji syukur kami panjatkan pada Allah Swt., yang telah melimpahkan nikmat dan karunia-nya, sehingga Buku Panduan Penggunaan Sistem Informasi Layanan Manajemen Rumah Tangga Universitas Negeri Yogyakarta ini dapat diselesaikan penyusunannya. Buku Panduan ini dimaksudkan untuk dapat digunakan sebagai acuan dan petunjuk teknis bagi petugas admin, operator, dan pengguna sistem lainnya, sehingga dapat memudahkan dalam implementasi dan pemanfaatannya. Pengembangan sistem informasi di Universitas Negeri Yogyakarta dilakukan secara bertahap dan berkesinambungan sesuai dengan kebutuhan manajemen dan tuntutan pengembangan di era keterbukaan informasi dan perkembangan teknologi yang semakin kompleks. Namun demikian Buku Panduan ini tentunya masih banyak kekurangannya, oleh karena itu, saran dan kritik yang membangun dari semua pihak sangat kami harapkan. Semoga Buku Panduan ini dapat memberikan manfaat sebagaimana mestinya dalam rangka meningkatkan kualitas layanan administrasi dan akademik di Universitas Negeri Yogyakarta. Yogyakarta, Wakil Rektor I, Drs. Wardan Suyanto, M.A., Ed.D. NIP

3 DAFTAR ISI KATA PENGANTAR... 1 DAFTAR ISI... 2 PANDUAN BAGI ADMIN(PETUGAS)... 3 PANDUAN BAGI PEMINJAM

4 PANDUAN PENGGUNAAN SISTEM INFORMASI LAYANAN MANAJEMEN RUMAH TANGGA BAGI ADMIN(PETUGAS) 1. Buka laman pada alamat 2. Pilih menu login kemudian masukkan username dan password SSO anda (Single Sign On). 3. Manajemen Data Pemesanan a. Manajemen Pemesanan Ruang Keterangan: 3

5 1) Menambah pemesanan ruang oleh petugas 2) Melihat jadwal aktif. Menampilkan jadwal pemakaian ruang yang menjelangatau sedang aktif. 3) Pencarian data pemesanan ruang. Pencarian berdasarkan nama ruang dan rentang tanggal pemesanan 4) Konfirmasi pemesanan ruang. Tanda Centang berarti telah disetujui, tanda silang belum disetujui. 5) Menu ubah pemesanan ruang dan hapus ruang. b. Manajemen Pemesanan Alat Keterangan: 1) Menambah pemesanan alat oleh petugas 2) Melihat jadwal aktif. Menampilkan jadwal pemakaian alat yang menjelang atau sedang aktif. 3) Pencarian data pemesanan alat. Pencarian berdasarkan nama alat dan rentang tanggal pemesanan 4) Konfirmasi pemesanan alat. Tanda Centang berarti telah disetujui, tanda silang belum disetujui. 5) Menu ubah pemesanan alat dan hapus pemesanan alat. 4

6 c. Manajemen Pemesanan Kendaraan Dinas Keterangan: 1) Menambah pemesanan kendaraan dinas oleh petugas 2) Melihat jadwal aktif. Menampilkan jadwal pemakaian kendaraan dinas menjelang atau sedang aktif. 3) Pencarian pemesanan kendaraan. Pencarian berdasarkan nomor polisi dan rentang tanggal pemesanan 4) Konfirmasi pemesanan kendaraan. Tanda Centang berarti telah disetujui, tanda silang belum disetujui. 5) Menu ubah pemesanan kendaraan dinaas dan hapus pemesanan. 2 d. Manajemen Penjadwalan Satpam dan Jaga Malam Keterangan: 1) Menambah jadwal petugas satpam dan jaga malam oleh komandan satpam. 2) Melihat jadwal aktif. Menampilkan jadwal petugas satpam dan jaga malam yang sedang aktif. 5

7 3) Pencarian jadwal. Pencarian berdasarkan lokasi, rentang tanggal dan shift jaga. 4) Menu ubah jadwal dan hapus jadwal. e. Manajemen Penjadwalan Petugas Portal dan Parkir Keterangan: 1) Menambah jadwal petugas portal dan parkir oleh komandan satpam. 2) Melihat jadwal aktif. Menampilkan jadwal petugas portal dan parkir yang sedang aktif. 3) Pencarian jadwal. Pencarian berdasarkan lokasi, bulan dan petugas monitoring. 4) Menu ubah jadwal dan hapus jadwal f. Manajemen Petugas Cleaning Service 6

8 Keterangan: 1) Menambah jadwal petugas cleaning service oleh komandan. 2) Melihat jadwal aktif. Menampilkan jadwal petugas cleaning service yang sedang aktif. 3) Pencarian jadwal. Pencarian berdasarkan lokasi, bulan dan petugas monitoring. 4) Menu ubah jadwal dan hapus jadwal. g. Manajemen e-layanan Keterangan: 1) Pencarian data layanan berdasarkan nama pengirim, dan status layanan. 2) Untuk membalas pertanyaan, kritik dan saran yang di ajukan oleh pengunjung. 3) Menghapus pesan layanan. 4) Warna biru menunjukkan pesan layanan baru dan belum dibalas. 7

9 h. Manajemen File Panduan Keterangan: 1) Pencarian data panduan berdasarkan nama file. 2) Upload file area. 3) Tombol refresh yang digunakan setelah mengunggah file untuk memperbarui data yang masuk. 4) Tombol unduh file panduan. i. Menu hapus file panduanmanajemen Data Ruang, Alat, Kendaraan Dinas dan Petugas Keterangan: 1) Tambah ruang: Untuk menambah data ruang, baik ruang terbuka maupun ruang tertutup. 2) Tambah Alat: Untuk menambah data alat, baik alat mekanikal-elektrikal maupun alat kerumahtanggan. 8

10 3) Tambah Kendaraan: Untuk menambah kendaraan dinas. 4) Tambah Petugas: Untuk menambah petugas jaga satpam, jaga malam, portal, parkir dan cleaning service. 9

11 PANDUAN PENGGUNAAN SISTEM INFORMASI LAYANAN MANAJEMEN RUMAH TANGGA BAGI PEMINJAM 1. Buka laman pada alamat 2. Pada halaman ini terdapat 8 buah menu yang dapat anda gunakan, diantaranya: peminjaman ruang, peminjaman alat, peminjaman kendaraan, jadwal satpam dan jaga malam, jadwal portal dan parker, jadwal cleaning service, panduan dan e- layanan. Peminjaman Ruang: Menampilkan jadwal pemakaian ruang di Universitas Negeri Yogyakarta. Peminjaman Alat: Menampilkan jadwal peminjaman alat di Universitas Negeri Yogyakarta. Peminjaman Kendaraan: Menampilkan jadwal peminjaman kendaraan di Universitas Negeri Yogyakarta. Jadwal Satpam dan Jaga Malam: Menampilkan jadwal satuan pengamanan dan jaga malam di Universitas Negeri Yogyakarta. Jadwal Portal dan Parkir: Menampilkan jadwal petugas penjaga portal dan parkir di Universitas Negeri Yogyakarta. Jadwal Cleaning Service: Menampilkan jadwal petugas cleaning service di Universitas Negeri Yogyakarta. 10

12 Panduan: Terdapat file panduan dan informasi seputar Universitas Negeri Yogyakarta. E-Layanan: Menu untuk menerima kritik dan saran seputar pelayanan rumah tangga di Universitas Negeri Yogyakarta. 3. Proses Bisnis Pemesanan (Ruang, Alat dan Kendaraan) 4. Cara Meminjaman Ruang, Alat dan Kendaraan a. Peminjaman Ruang Tekan tombol Peminjaman Ruang / klik menu Peminjaman Ruang Klik tombol Pesan Ruang Pilih jenis Ruang (Ruang terbuka / Ruang tertutup) 11

13 Masukkan username dan password SSO anda (Single Sign On) Single-sign-on (sering disingkat menjadi SSO) adalah teknologi yang mengizinkan pengguna jaringanagar dapat mengakses sumber daya dalam jaringan hanya dengan menggunakan satu akun pengguna saja. Teknologi ini sangat diminati, khususnya dalam jaringan yang sangat besar dan bersifat heterogen (di saat sistem operasi serta aplikasi yang digunakan oleh komputer adalah berasal dari banyak vendor, dan pengguna dimintai untuk mengisi informasi dirinya ke dalam setiap platform yang berbeda tersebut yang hendak diakses oleh pengguna). Dengan menggunakan SSO, seorang pengguna hanya cukup melakukan proses autentikasi sekali saja untuk mendapatkan izin akses terhadap semua layanan yang terdapat di dalam jaringan. Isi data Pemesanan Ruang dengan sebenarnya. (NB: Data dan lokasi anda akan tercatat oleh sistem, oleh sebab itu pastikan anda melakukan pemesanan sesuai kebutuhan). Langkah selanjutnya silahkan tekan tombol Simpan. 12

14 Data pemesanan anda dinyatakan diterima apabila sudah muncul dalam list di bawah form pemesanan, seperti gambar berikut: Pemesanan ruang selesai. 5. Pemesanan Alat a. Tekan tombol Peminjaman Alat / klik menu Peminjaman Alat b. Klik tombol Pesan Alat c. Pilih jenis Alat (Mekanikal-Elektrikal / Kerumahtanggaan) 6. Isi data pemesanan alat dengan sebenarnya. (NB: Data dan lokasi anda akan tercatat oleh sistem, oleh sebab itu pastikan anda melakukan pemesanan sesuai kebutuhan). 13

15 Langkah selanjutnya silahkan tekan tombol Tambahkan. d. Data pemesanan anda dinyatakan diterima apabila sudah muncul dalam list di bawah form pemesanan, seperti gambar berikut: 14

16 e. Pemesanan alat selesai f. Klik Logout pada main menu untuk keluar. 7. Pemesanan Kendaran Dinas a. Tekan tombol Peminjaman Kendaraan / klik menu Peminjaman Kendaraan b. Klik tombol Pesan Kendaraan c. Isi data pemesanan kendaraan dinas dengan sebenarnya. (NB: Data dan lokasi anda akan tercatat oleh sistem, oleh sebab itu pastikan anda melakukan pemesanan sesuai kebutuhan). d. Langkah selanjutnya silahkan tekan tombol Simpan 15

17 e. Data pemesanan anda dinyatakan diterima apabila sudah muncul dalam list di bawah form pemesanan, seperti gambar berikut: f. Pemesanan kendaraan dinas selesai g. Klik Logout pada main menu untuk keluar. 16