Aplikasi Document Imaging untuk PT. XYZ dapat diakses melalui web browser

Transkripsi

1 4.3.4 Petunjuk Pemakaian Sistem Aplikasi Document Imaging untuk PT. XYZ dapat diakses melalui web browser yang terhubung dengan internet. Berikut ini adalah detail prosedur pemakaian dari aplikasi tersebut Petunjuk Pemakaian Sistem Admin Gambar 4.81 Halaman Login Halaman pertama yang akan muncul pada saat aplikasi dijalankan ialah halaman Login. Halaman ini akan meminta user untuk memasukkan username dan password-nya, dimana keduanya tidak boleh kosong. Jika salah satu field atau kedua field kosong dan user telah klik button Login, maka alert box yang meminta user untuk mengisi kedua field akan muncul.

2 Gambar 4.82 Alert Box pada Login Page jika user tidak mengisi field username dan atau field password atau keduanya Gambar 4.83 Error Message pada Login Page jika username dan atau password yang dimasukkan salah Selain untuk menjaga keamanan aplikasi, halaman Login akan menyaring user yang memiliki hak akses berbeda-beda, yaitu peran sebagai admin, peran sebagai super user, dan peran sebagai user. Setelah mengisi semua field dan klik tombol login, maka user akan dialihkan ke halaman utama (Home Page).

3 Gambar 4.84 Home Page (Admin) Tampilan di atas merupakan halaman utama aplikasi Document Imaging untuk admin. Ada empat menu utama di samping kiri yaitu User, Document Type, Role, dan Monitoring. Jika admin memilih menu User, maka admin akan pindah ke halaman User, dan seterusnya. Pada bagian atas halaman ini juga terdapat fitur searching, dimana user dapat memasukkan keyword yang ingin dicari dan atau memasukkan range tanggal dari dokumen yang pernah dimasukkan ke dalam aplikasi. Sebagai contoh, jika user memasukkan keyword : karyawan, dan klik icon search (gambar lup), maka akan tampil search result dari dokumen yang mengandung keyword karyawan.

4 Gambar 4.85 Search Result dengan input keyword Jika user hanya memasukkan range tanggal dari 1 Desember sampai 1 Januari, dan klik icon search, maka akan muncul semua dokumen yang dimasukkan dari tanggal 1 Desember sampai 1 Januari. Jika user hanya memasukkan tanggal 1 Desember pada input box From, maka akan muncul semua dokumen yang dimasukkan dari tanggal 1 Desember sampai saat ini. Begitu sebaliknya, jika user hanya memasukkan tanggal 1 Januari pada input box To, maka akan muncul semua dokumen yang dimasukkan sampai tanggal 1 Januari. User juga dapat memasukkan kedua field, keyword dari dokumen yang dicari dan range tanggal yang diinginkan untuk menghasilkan hasil pencarian yang lebih spesifik.

5 Gambar 4.86 Search Result dengan input tanggal sebagai dasar pencarian dokumen Gambar 4.87 Search Result dengan input keyword dan tanggal sebagai dasar pencarian dokumen

6 Jika dokumen yang dicari ditemukan, maka user dapat menekan nama file dokumen atau tombol View/Edit Details untuk melihat lebih lanjut detail dari dokumen tersebut. Khusus untuk admin, tersedia icon x berwarna merah pada setiap dokumen. Ini berarti admin dapat langsung menghapus dokumen dengan menekan icon tersebut. Gambar 4.88 Pilihan Delete Document yang dicari pada fitur searching Jika admin memilih nama dokumen PDF yang berwarna biru tersebut, maka tab baru yang berisi dokumen pdf tersebut akan muncul. Gambar 4.89 Open New Tab dokumen PDF yang dicari

7 User akan dialihkan ke halaman View/Edit Result dimana user dapat melakukan perubahan pada tipe dokumen, box, deskripsi, field, kelengkapan dokumen, bahkan mengganti dokumen itu sendiri melalui pilihan Browse. Gambar 4.90 Halaman View/Edit Result dokumen yang dicari Gambar 4.91 Halaman Success Response setelah melakukan Edit Result Jika user menekan tombol reset, maka edit yang dilakukan oleh user sebelum menekan tombol edit akan dihapus dan spesifikasi dokumen kembali ke semula. Jika dokumen yang dicari tidak ditemukan, atau tidak ada input keyword dan range tanggal yang dimasukkan, maka akan muncul tampilan sebagai berikut:

8 Gambar 4.92 Response Search Result jika keyword tidak ditemukan atau tidak ada input Fitur searching ini berlaku sama untuk admin dan super user, hanya saja admin dapat menemukan semua dokumen yang di-upload oleh semua user, tidak terbatas user di cabang manapun. Sedangkan super user hanya dapat menemukan dokumen yang diupload oleh semua user di cabang yang sama dengan super user tersebut. Hal yang sama berlaku untuk user, dimana user dapat menemukan dokumen yang diupload oleh super user atau user di cabang itu. Bedanya, user tidak dapat melakukan edit result dokumen yang dicari. User hanya diperbolehkan melihat dokumen tersebut di tab baru. Di menu utama admin, jika admin memilih menu User, maka akan tampil halaman User dimana admin dapat menambah, meng-edit, atau menghapus user. Gambar 4.93 Halaman User pada Admin Page

9 Admin dapat memilih salah satu menu (default-nya Add), lalu klik next untuk masuk ke halaman yang dituju. Jika Admin memilih menu Add, maka akan tampil halaman Add User sebagai berikut: Gambar 4.94 Halaman Add User pada Admin Page Di halaman User seperti tampilan di atas, admin dapat membuat user baru dengan mengisi field-field pada Form Register yaitu username, password, Re-password atau confirm password, nama, cabang, dan peran dari user tersebut (admin, super user, atau user). Semua field pada Form Register harus diisi, jika ada field yang kosong, dan admin telah klik submit, maka akan muncul pop-up box yang berisi alert agar admin mengisi semua field.

10 Gambar 4.95 Alert Box pada form Add User jika Admin tidak mengisi semua field Jika semua field diisi, dan admin menekan tombol Submit, maka admin akan melihat success response seperti tampilan di bawah: Gambar 4.96 Response Success di Home Page setelah menambah user Jika admin menekan tombol Cancel sebelum menekan tombol Submit, maka form akan kembali ke semula dengan field-field yang masih kosong. Selain menu Add User, Admin dapat melakukan perubahan atau edit User dengan memilih radio button Edit lalu klik button next.

11 Gambar 4.97 Halaman Edit User pada Admin Page Pada halaman Edit User, akan tampil semua list user yang pernah dibuat sebelumnya oleh admin, dengan pilihan edit pada Branch dan Role di 2 kolom paling kanan. Admin dapat mengganti branch atau role dengan menekan panah down pada combo box dan memilih perubahan yang diinginkan, seperti tampilan di bawah ini: Gambar 4.98 Perubahan Role user bernama lala dari User menjadi Super User

12 Setelah memilih Role baru: super user, admin dapat menekan button Update. Success Response di Home Page akan muncul dan peran dari user lala akan berubah menjadi super user. Pilihan terakhir pada menu User adalah Delete User, pilih radio button Delete lalu klik button next, maka akan tampil halaman Delete User sebagai berikut: Gambar 4.99 Halaman Delete User pada Admin Page Di halaman ini, admin dapat menandai check atau tanda centang di sebelah kiri list user jika ingin menghapus user tersebut. Misalnya, jika ingin menghapus user Budi, maka klik kotak di samping username budi2 lalu tekan button Delete.

13 Gambar Delete User Budi Setelah menekan button Delete, maka akan tampil pop up box yang meminta konfirmasi admin untuk menghapus user tersebut. Gambar Alert Box untuk konfirmasi delete user

14 Klik OK untuk confirm atau cancel untuk membatalkan delete user Budi. Jika klik OK, maka akan muncul success response di Home Page. Admin juga dapat menghapus semua user sekaligus dengan member tanda centang pada kotak atas kiri pojok. Semua user akan diberi tanda centang secara otomatis dan admin dapat menghapus semua user sekaligus dengan menekan button Delete. Gambar Delete All User Document Type merupakan menu kedua dari Admin Page. Pilih bullet Document Type di samping kiri maka akan muncul Document Page Gambar Document Type Menu di Admin Page

15 Seperti pada menu User, di menu Document Type admin dapat menambah, mengubah, atau menghapus dokumen. Default-nya adalah menu Add. Pilih radio button Add dan klik next untuk lanjut ke halaman Add New Document Type. Gambar Form Add New Document Type Pada Form Add New Document Type di halaman ini, ada 2 field yang harus diisi oleh Admin, yaitu nama dari tipe dokumen yang akan dibuat dan total field yang dibutuhkan untuk tipe dokumen tersebut. Jika salah satu field tidak diisi, dan admin telah klik button Generate New Document, maka akan muncul alert box yang meminta admin mengisi semua field. Gambar Alert Box pada menu Add Document Type jika Admin tidak mengisi semua field

16 Perlu diingat bahwa total field requirement yang dimasukkan harus lebih dari 0, tidak boleh melebihi 10, dan harus berupa angka. Jika tidak, maka akan muncul alert box seperti berikut: Gambar Alert Box pada menu Add Document Type jika total field requirement yang dimasukkan = 0 Gambar Add New Document Type dengan nama Kredit dan total field 3 Setelah Add New Document Type dengan nama tipe dokumen Kredit dan total field 3 (contoh pada Gambar) lalu klik button Generate New Document, maka admin harus mengisi setidaknya field pertama serta memberi tanda centang apakah field tersebut boleh

17 kosong (nullable) atau harus diisi (mandatory), atau tidak dicentang jika tidak bersifat mandatory tapi tidak boleh dikosongkan (tidak nullable). Gambar Spesifikasi Field Requirement pada Add New Document Type Jika admin tidak mengisi apapun dan menekan button Next, maka akan muncul alert box yang meminta user untuk memasukkan setidaknya field pertama. Gambar Alert Box untuk mengisi setidaknya Field Requirement pertama

18 Jika admin ingin menambah field requirement, maka admin dapat klik icon + warna hijau, dan field baru akan secara otomatis ditambahkan di bawah field sebelumnya. Gambar Field 3 ditambahkan ketika admin klik icon + warna hijau Jika admin telah mengisi semua field beserta sifat nullable atau mandatory, maka user dapat menekan tombol next untuk lanjut ke tahap berikutnya: Gambar Add New Document Type Kredit dengan spesifikasi 3 Field Requirement yang telah diisi

19 Tahap berikutnya ialah mengisi field completeness atau field dari kelengkapan dokumen yang diinginkan, seperti gambar. Gambar Tahap pengisian Field Completeness pada Add New Document Type

20 Sama seperti pada field requirement, jika ingin menambahkan field completeness lagi, admin dapat mengklik icon + hijau untuk menambah field kedua, seperti berikut: Gambar Penambahan Field Completeness pada Add New Document Type

21 Jika belum mengisi Field pertama dan admin telah klik submit, maka akan muncul alert box: Gambar Alert Box untuk mengisi setidaknya 1 Field Completeness pertama Setelah mengisi setidaknya 1 Field Completeness pertama, dan klik button submit, maka akan keluar success response di Home page. Perlu diingat bahwa jika nama tipe dokumen yang disubmit sama dengan nama tipe dokumen yang telah ada, maka setelah klik submit, akan muncul error message sebagai berikut:

22 Gambar Error message ketika memasukkan nama tipe dokumen yang sama Selain menambah tipe dokumen, admin juga dapat mengubah detail dari tipe dokumen yang telah dibuat. Klik radio button Edit pada Document Type Page, lalu klik next. Maka akan muncul tampilan sebagai berikut: Gambar Tahap Pertama Edit Document Type pada Admin Page Pada form ini, admin dapat memilih tipe dokumen yang ingin diubah dari tipe-tipe dokumen yang sudah dibuat sebelumnya. Pada contoh di atas, admin memilih tipe dokumen Kredit lalu klik next, maka akan muncul tahap berikutnya :

23 Gambar Tahap Kedua Edit Document Type pada Admin Page Pada tahap ini, admin dapat mengubah nama dari tipe dokumen, spesifikasi field requirement dan spesifikasi field completeness. Selain mengubah detail sebelumnya, admin juga dapat menambah field dengan klik icon + warna hijau atau menghapus field dengan klik icon x warna merah. Perlu diperhatikan bahwa field requirement dengan sifat mandatory tidak dapat dihapus. Jika dihapus, maka akan muncul alert box seperti berikut:

24 Gambar Alert Box pada Edit Document Type ketika mandatory field dihapus Jika field requirement yang dihapus tidak bersifat mandatory, maka setelah klik icon x merah, akan muncul alert box yang meminta konfirmasi admin untuk menghapus field tersebut. Gambar Alert Box konfirmasi delete field pada Edit Document Type

25 Tekan OK untuk delete atau cancel untuk membatalkan penghapusan field. Perubahan akan diterapkan setelah admin menekan button Submit. Sebaliknya, jika admin ingin mengosongkan dan mengulangi perubahan, tekan button Reset. Untuk menghapus tipe dokumen yang telah dibuat, Admin dapat memilih radio button Delete pada Document Type Page seperti gambar berikut: Gambar Delete Menu pada Document Type di Admin Page Klik next lalu akan keluar tampilan list tipe dokumen pada database dan pilihan untuk mencentang tipe dokumen yang ingin dihapus. Pada contoh di bawah, admin akan menghapus tipe kredit.

26 Gambar Delete Document Type Kredit di Admin Page Admin dapat mencentang salah satu, beberapa, atau semua tipe dokumen yang ingin dihapus lalu klik button Delete. Alert box yang meminta konfirmasi user akan muncul. Jika admin yakin ingin menghapus tipe dokumen tersebut, klik Delete. Gambar Alert Box Delete Document Type di Admin Page Jika admin klik OK, maka admin akan melihat success response di Admin Page. Perlu diperhatikan bahwa document type yang masih dipakai tidak dapat dihapus. Jika klik delete padahal masih ada dokumen dengan document type tersebut, maka akan muncul alert box seperti ini: Gambar Error Message saat delete document type yang masih dipakai

27 Pada sidebar kiri, menu ketiga yang dapat dipilih oleh Admin ialah Role, dimana Admin dapat menambah, meng-edit atau menghapus role atau peran dari user yang telah dibuat. Gambar Role Menu di Admin Page Menu default-nya ialah menu pertama yaitu Add. Klik next untuk lanjut ke tahap Add Role. Gambar Add Role di Admin Page Disini, admin dapat mengisi nama peran baru yang diinginkan beserta hak atau privilege dari role tersebut. Admin dapat mencentang satu, beberapa, atau semua privilege yang tersedia. Pada contoh berikut Admin membuat role baru bernama Newbie dengan privilege untuk mengakses Box

28 Gambar Add Role dengan nama role Newbie dan Privilege Box Klik Submit untuk menambah role atau reset untuk mengosongkan kembali semua pilihan. Jika klik submit, maka akan muncul success response di Admin Page. Untuk mengubah role yang telah dibuat, klik radio button Edit seperti berikut: Gambar Edit Role Menu di Admin Page Lalu klik button next maka akan muncul tampilan sebagai berikut:

29 Gambar Edit Role Menu di Admin Page Pada menu ini akan ditampilkan semua role yang telah dibuat dan admin dapat melihat privilege yang telah dicentang dari setiap role, sehingga dapat melakukan perubahan dengan check atau uncheck privilege dari setiap role tersebut. Setelah melakukan perubahan, admin dapat menekan button Submit untuk menerapkan perubahan. Success response akan muncul di Home Page setelah menekan tombol submit. Pilihan menu terakhir untuk Role ialah Delete Role, dimana admin dapat menghapus role yang telah dibuat sebelumnya. Gambar Delete Role di Admin Page

30 Disini, admin dapat mencentang salah satu role yang ingin dihapus dan klik button Delete untuk menghapus role tersebut. Gambar Delete Role Newbie Ketika admin menekan button Delete, maka akan muncul alert box yang meminta konfirmasi admin untuk menghapus role tersebut: Gambar Alert Box Delete Role di Admin Page

31 Jika admin klik OK, maka akan muncul success response di admin page. Klik cancel untuk membatalkan penghapusan. Perlu diperhatikan bahwa role yang masih memiliki user tidak dapat dihapus. Jika dihapus, maka akan muncul alert box seperti berikut: Gambar Alert Box ketika menghapus role yang masih memiliki user Menu paling bawah di Admin Page ialah Monitoring dimana admin dapat melihat dan me-monitor jumlah dokumen yang diupload oleh setiap cabang per bulan, beserta difference atau selisih dokumen antara bulan saat ini dan bulan sebelumnya. Gambar Monitoring Menu di Admin Page

32 Petunjuk Pemakaian Sistem Super User Pertama kali membuka browser, super user akan dialihkan ke halaman Login seperti layaknya admin. Disini, super user akan mengisi username dan password yang telah ditentukan oleh admin. Gambar Halaman Login Super User Sama seperti pada admin, semua user harus mengisi field username dan password dan tidak boleh hanya salah satu. Setelah klik button login, maka akan tampil Super User Page.

33 Gambar Super User Page dengan username jeffry.tani Pada page super user, terdapat 3 menu utama di samping kiri, yaitu User, Document, dan Box. Pada bagian atas, super user juga dapat melakukan searching seperti layaknya admin. Jika admin dapat mencari, menemukan, melihat detail, dan menghapus dokumen yang diupload baik oleh admin, super user atau user, super user hanya dapat mencari dan menemukan dokumen yang di-upload oleh Super user atau user di cabang yang sama. Berikut merupakan menu pertama yaitu User, dimana super user dapat menambah atau mengubah user.

34 Gambar User Menu di Super User Page Di halaman ini, super user dapat memilih antara radio button Add dan Edit. Default-nya adalah Add. Untuk menambah user, klik add lalu klik next, maka akan muncul tampilan berikut: Gambar Form Register New User di Super User Page Pada form ini, super user dapat menambah user baru dengan mengisi username, password, confirm password, nama, dan role dari user tersebut, apakah super user atau user biasa. Semua field pada Form Register harus diisi, jika ada field yang kosong, dan

35 admin telah klik submit, maka akan muncul alert box yang meminta super user untuk mengisi semua field. Gambar Alert Box pada menu Add User jika Super User tidak mengisi semua field Jika semua field diisi, dan super user menekan tombol Submit, maka admin akan melihat success response di home page. Jika admin menekan tombol Cancel sebelum menekan tombol Submit, maka form akan kembali ke semula dengan field-field yang masih kosong. Selain menu Add User, Super User juga dapat melakukan perubahan atau edit user dengan memilih radio button Edit lalu klik button next, maka akan muncul semua list user yang pernah dibuat oleh super user jeffry.tani:

36 Gambar Edit User Menu di Super User Page Disini super user dapat mengubah role dari user-user yang ada dengan menekan menekan panah down pada combo box dan memilih perubahan yang diinginkan, seperti tampilan di bawah ini: Gambar Perubahan Role user bernama Ivandi dari User menjadi Super User Setelah memilih Role baru: super user, admin dapat menekan button Update. Success response akan muncul di home page dan peran dari user Ivandi akan berubah menjadi super user.

37 Menu kedua yang dapat diakses oleh Super User adalah Document. Pilih bullet Document di samping kiri maka akan muncul Document Page sebagai berikut : Gambar Document Menu di Super User Page Default-nya adalah menu Add. Pilih radio button Add dan klik next untuk lanjut ke halaman Add New Document Gambar Form Add Document di Super User Page

38 Pada form add document ini, super user dapat memilih kode box yang diinginkan untuk menampung dokumen tersebut. Super user juga harus memasukkan dokumen dengan menekan button Browse. File yang dipilih harus memiliki format PDF. Jika bukan PDF, maka pada saat super user klik button submit, akan muncul alert box seperti berikut: Gambar Alert Box di menu Add Document jika dokumen yang di-upload bukan PDF Super user dapat mengisi deskripsi dari dokumen tersebut, tapi tidak wajib. Selain itu, super user juga harus mengisi field requirement, field yang menjadi spesifikasi dari dokumen tersebut, misalnya Contract No. dan Address pada tampilan berikut. Field yang diberi tanda *required berarti tidak boleh dikosongkan. Jika dikosongkan, dan super user telah klik button submit, maka akan muncul alert box sebagai berikut:

39 Gambar Alert Box pada menu Add Document jika Super User tidak mengisi required field Di bagian paling akhir, super user dapat memberi tanda centang pada kelengkapan dokumen (check completeness) yang telah dibuat oleh admin, contohnya pada field sign, picture, atau keduanya. Field kelengkapan dokumen ini bersifat optional, jadi super user tidak harus mencentang atau dapat kembali mencentang kelengkapan dokumen pada waktu lain saat edit result di pencarian keyword PDF dokumen tersebut.

40 Gambar Add Document di Super User Page Klik submit jika telah mengisi dengan benar, maka akan muncul success response pada home page. Untuk mengubah spesifikasi dokumen yang telah di-upload tadi, super user dapat melakukan pencarian di searching box dengan keyword nama dokumen PDF yang dicari dan atau tanggal upload dokumen tersebut di bagian atas page.

41 Gambar Pencarian dengan keyword nama dokumen kmk untuk melakukan edit dokumen KMK yang telah diupload Klik button view/edit details, maka akan muncul tampilan Edit Result dimana super user dapat melakukan perubahan. Klik edit untuk menerapkan perubahan atau reset untuk mengosongkan kembali editan tersebut. Gambar Edit Result dokumen KMK dari hasil pencarian Setelah klik edit, maka super user akan melihat success response di home page. Menu kedua yang dapat diakses super user adalah Box, yaitu kardus atau tempat penyimpanan dokumen-dokumen fisik. Klik menu Box di samping kiri, maka akan muncul pilihan menu pada Box Page.

42 Gambar Box Page pada Home Page (Super User) Ada 7 pilihan submenu yang dapat dipilih. Submenu pertama ialah Request, dimana super user dapat meminta box baru kepada vendor yang menyediakan box. Klik next, maka akan muncul form Request Box: Gambar Form Request Box pada Box Page (Super User) Di form ini, super user harus mengisi tanggal pengiriman box yang diinginkan, serta jumlah box yang diinginkan untuk setiap tipe dokumen. Di sebelah kanan setiap tipe dokumen, ada box code dimana 3 digit pertama (di gambar 4.124: 416) merupakan kode vendor dan digit setelah tanda merupakan kode cabang yang harus diisi oleh super user

43 di cabang tersebut. Jika tanggal pengiriman tidak diisi, atau banyak box tidak diisi, atau kode cabang tidak diisi atau ketiganya, dan super user telah klik print, maka akan muncul alert box yang meminta super user memasukkan field tersebut. Gambar Alert box yang meminta super user memasukkan field Tanggal Kirim Box Jika semua field telah diisi, dan super user klik print, maka aplikasi akan secara otomatis membuka excel file yang mencatat request letter dari box tersebut. Klik save untuk menyimpan atau cancel untuk membatalkan. Gambar Open excel file dari Surat Pengadaan Box

44 Gambar Excel file dari Surat Pengadaan Box Submenu kedua dari menu Box ialah Received, dimana setelah super user mendapatkan box yang diminta dari vendor, super user akan mengisi atau mendaftarkan detail dari box tersebut di form ini. Gambar Form Received Box pada Box Page (Super User)

45 Pilih tipe penerimaan box, menambah box baru (add) atau pinjam box sementara dari vendor (borrow from vendor), lalu masukkan kode box tersebut, kode cabang disusul dengan kode unik yang diberikan oleh vendor. Jika format kode box yang dimasukkan tidak lengkap, dan super user telah klik submit, maka akan muncul alert box seperti berikut: Gambar Alert Box di Form Received Box jika format kode box yang dimasukkan tidak lengkap Jika kode box benar dan super user klik submit, maka kode dan status box tersebut akan disimpan di database dan akan muncul success response di Home Page Submenu ketiga dari menu Box ialah Edit Box, dimana super user dapat mengubah kode box yang telah didaftarkan sebelumnya di submenu Received Box.

46 Gambar Form Edit Box pada Home Page (Super User) Klik submit untuk menyimpan perubahan dan success response akan muncul di Home Page Super User. Issued Box merupakan submenu keempat dari menu Box, dimana super user dapat mengirimkan box yang telah terisi penuh dengan dokumen ke vendor atau memusnahkan box yang sudah berumur 8 tahun. Gambar Form Issued Box pada Box Page (Super User)

47 Pilih tipe issued yang diinginkan, Send to Vendor atau Destroy, lalu centang box yang diinginkan dari semua list box yang ada di cabang tersebut. Super User juga dapat memberi pesan kepada vendor di input box comment. Jika tidak ada box yang dicentang namun super user telah klik submit, maka akan muncul alert box yang meminta untuk memilih setidaknya 1 box. Gambar Alert Box untuk memilih setidaknya 1 box yang diinginkan di submenu Issued Box Jika minimal salah satu box dicentang dan super user klik submit, maka status box yang baru tersebut akan disimpan di database dan akan muncul success response di Home Page. Submenu kelima di menu Box ialah Print. Klik next, maka akan muncul 2 pilihan print, yaitu Print Register Arsip dan Print Peminjaman Box.

48 Gambar Submenu Print Box pada Box Page (Super User) Defaultnya adalah Print Register Arsip. Klik next untuk masuk ke form print arsip. Maka akan muncul tampilan sebagai berikut: Gambar Print Register Arsip pada Submenu Print Box Maka semua box yang masih ada di cabang jeffry.tani (memiliki status Cabang ) akan ditampilkan dan super user dapat menekan button Print Register Arsip untuk mencetak isi dari box tersebut seperti jumlah dokumen dalam box dan nama dokumen-dokumennya. Setelah klik button tersebut, excel file akan otomatis terbuka, dan super user dapat membuka atau menyimpan file excel tersebut.

49 Gambar Open excel file dari Surat Register Arsip Gambar Excel File dari Surat Register Arsip Jika super user memilih Print Peminjaman Box dan klik next, maka form print peminjaman box akan ditampilkan, sebagai berikut:

50 Gambar Print Peminjaman Box pada Submenu Print Box List box yang ada di vendor akan ditampilkan dan Super user dapat mencentang box yang ingin dipinjam dari vendor. Super user juga dapat menulis deskripsi dari box yang ingin dipinjam lalu klik button print peminjaman box untuk membuka surat peminjaman box tersebut dalam bentuk excel. Perlu diingat bahwa harus ada minimal 1 box yang dicentang sebelum klik button print. Jika tidak, akan muncul alert box berikut : Gambar Alert Box untuk memilih setidaknya 1 box yang diinginkan di submenu Print Peminjaman Box

51 Jika super user memilih minimal 1 box dan klik button print peminjaman box, maka excel file akan otomatis terbuka, dan super user dapat membuka atau menyimpan file excel tersebut. Gambar Open excel file dari Surat Peminjaman Box

52 Gambar Excel File dari Surat Peminjaman Box Submenu keenam pada menu Box ialah Status, dimana super user dapat melihat semua status dari box yang ada pada cabangnya. Ada 4 status box saat ini: Cabang, jika box tersebut telah didaftarkan di submenu Received Box dan masih berada pada cabang, Sent To Vendor jika box telah dikirim ke vendor untuk disimpan atau dihancurkan (pada submenu Issued Box), Borrow From Vendor jika box tersebut sedang dipinjam dari vendor dan berada di cabang sementara, Destroyed jika box tersebut telah dihancurkan oleh vendor dan setelah statusnya diupdate di submenu Issued Box. Gambar Submenu Status Box pada Box Page (Super User)

53 Submenu terakhir yang dapat dipilih oleh Super User ialah Delete Box, dimana semua list box yang berada di cabang akan ditampilkan, dan super user dapat memilih box mana yang ingin dihapus. Gambar Submenu Delete Box pada Box Page (Super User) Minimal salah satu box harus dipilih sebelum menekan button submit. Jika tidak, akan muncul alert box yang meminta super user memilih minimal 1 box. Jika box yang ingin dihapus sudah dipilih dan button delete diklik, maka akan muncul alert box yang meminta konfirmasi super user. Klik ok untuk menghapus dan cancel untuk membatalkan.

54 Gambar Alert box yang meminta konfirmasi Super User pada submenu Delete Box Perlu diperhatikan bahwa box yang masih memiliki dokumen di dalamnya tidak dapat dihapus. Jika klik delete pada box tersebut, maka akan muncul error message seperti ini: Gambar Error message yang muncul saat akan melakukan Delete Box Petunjuk Pemakaian Sistem User Pada halaman login, login sebagai user, maka akan tampil user page dengan 3 menu di samping kiri sama seperti di Super User page. Namun, user tidak memiliki privilege untuk mengakses ketiga menu ini kecuali admin mengubah privilege dari role user.

55 Gambar Error message ketika user memilih salah satu dari menu User, Document, atau Box Jadi, user hanya memiliki privilege untuk mencari dan melihat detail dari dokumen yang berada pada cabangnya. Lakukan pencarian pada fitur searching di bagian atas, baik dengan memasukkan keyword dari dokumen atau range tanggal upload dokumen. Klik icon search untuk menampilkan search result. Gambar Search Result pada User Page Klik nama dokumen pdf yang diinginkan untuk membuka dokumen pdf tersebut atau klik button view detail untuk melihat tipe dokumen

56 Gambar View Detail Page dari dokumen yang dicari user Fitur searching pada user berbeda dengan super user dimana user tidak dapat mengedit atau melakukan perubahan pada dokumen. Hal ini ditandai dengan availability dari pengisian pada input box seperti gambar di atas. Semua user (admin, super user, dan user) dapat langsung memilih Log Out di atas kanan Home Page untuk kembali ke halaman Login.