NO.KELUARAN 09 NO.PINDAAN 00 MUKA SURAT 1/15 01.06.2012 Disediakan oleh Diluluskan oleh Nama AIDAWATI BINTI MISDAR Nama Dr. LEE BOON HUA Jawatan PENGARAH Jawatan TIMBALAN REKTOR SEKTOR KHIDMAT PENGURUSAN INSTITUT PENDIDIKAN GURU MALAYSIA Tarikh 02 MEI 2012 Tarikh 02 MEI 2012 SALINAN TERKAWAL Dokumen ini ialah salinan digital dan tidak memerlukan tandatangan - Jawatankuasa Dokumentasi Induk
NO.KELUARAN 09 NO.PINDAAN 00 MUKA SURAT 2/15 01.06.2012 1.0 OBJEKTIF Prosedur ini bertujuan untuk memastikan semua rekod didaftar, diselenggara dan disimpan dengan teratur mengikut tatacara pengurusan rekod supaya mudah dibaca, dikenalpasti dan mudah dirujuk atau dikesan semula jika diperlukan. 2.0 SKOP Prosedur ini diguna pakai oleh IPGM/IPG bagi mengenalpasti kawalan, identifikasi, menyelenggara, mengawal dan melupuskan rekod. 3.0 DOKUMEN RUJUKAN 3.1 Manual Kualiti IPGM-PPK-MK-01 3.2 Arahan Perkhidmatan JPA ( Surat Menyurat ) - Bab 3 3.3 Arahan Perkhidmatan JPA ( Fail Memail ) - Bab 4 3.4 Surat Pekeliling Am Bil. 1 Tahun 1997 - Pemeliharaan Rekod-Rekod Kerajaan 3.5 Akta Rahsia Rasmi 1972 (Pindaan 1986) 3.6 Arahan Perbendaharaan, Seksyen 71 3.7 Akta Arkib Negara Malaysia 2003 (Akta 629) 3.8 Arahan Keselamatan Kerajaan Keselamatan Dokumen 3.9 Garis Panduan Sistem Pengurusan Fail Bagi Agensi-Agensi Kerajaan
NO.KELUARAN 09 NO.PINDAAN 00 MUKA SURAT 3/15 01.06.2012 4.0 DEFINISI 4.1 Istilah 4.1.1 Rekod merujuk kepada semua data-data dan maklumat yang dikumpulkan dan direkodkan secara sistematik, yang berkaitan dengan Sistem Kualiti sebagai bahan bukti dalam pelaksanaan Sistem Kualiti. 4.1.2 Pegawai Dokumen merujuk pegawai yang dilantik untuk mengurus, mengawal dan mengedar dokumen-dokumen dalam sistem Pengurusan Kualiti 4.1.3 Mengindeks merujuk kepada proses memberikan nombor-nombor rujukan tertentu kepada rekod-rekod kualiti yang dikenalpasti. 4.1.4 Melupus merujuk proses pemusnahan rekod-rekod kualiti mengikut prosedur pemusnahan yang ditetapkan 4.1.5 Fail merujuk kepada fail Kerajaan (putih/hijau/merah) yang digunakan di pejabat am, Sektor, Pusat dan Jabatan yang mengawal selia sendiri fail berkaitan secara langsung 4.1.6 Fail Aktif merujuk kepada fail yang masih digunapakai 4.1.7 Fail Tidak Aktif merujuk kepada fail yang telah ditutup
NO.KELUARAN 09 NO.PINDAAN 00 MUKA SURAT 4/15 01.06.2012 4.2 Singkatan WP TWP P KPP PB PP A PD PR PDJ/PDU PE KPT PT PAP IPGM IPG PK MK Wakil Pengurusan Timbalan Wakil Pengurusan Pengarah (SKP/IPG) Ketua Penolong Pengarah Pegawai Berkaitan Penolong Pengarah Pengurusan Pegawai Dokumen Majlis Kualiti IPGM/IPG Pegawai Rekod Pegawai Dokumen Jabatan / Unit Pegawai Eksekutif Tinggi/ Pegawai Eksekutif Kanan/Pegawai Eksekutif Ketua Pembantu Tadbir Pembantu Tadbir Pembantu Am Pejabat Institut Pendidikan Guru Malaysia Institut Pendidikan Guru Prosedur Kualiti Manual Kualiti
NO.KELUARAN 09 NO.PINDAAN 00 MUKA SURAT 5/15 01.06.2012 5.0 TANGGUNGJAWAB DAN TINDAKAN Tanggungjawab Tindakan WP/TWP 1. Melantik Pegawai Eksekutif sebagai Pegawai Rekod (PR) untuk mengurus PR 2. Mengadakan penerangan mengenai penyelarasan rekod kualiti kepada Pembantu Tadbir, Pegawai Dokumen, Pegawai Dokumen Jabatan dan pemegang Prosedur Kualiti MENGENALPASTI REKOD P/PB 3. Tentukan rekod kualiti yang perlu dikawal seperti dalam prosedur yang berkaitan 4. Arahkan Pengarah (SKP/IPG/PB) mengawal rekod kualiti sebagai langkah di bawah dan arahan-arahan perkhidmatan yang berkaitan. Mengumpulkan semua maklumat yang diperolehi dan memastikan ianya lengkap. PAP 5. Mengambil surat yang telah diminitkan dan menyerahkan kepada PT di Sektor/ Pusat/Jabatan di IPGM dan IPG PT /PAP 6. Mencatat butiran surat dalam Sistem Surat Menyurat IPGM
NO.KELUARAN 09 NO.PINDAAN 00 MUKA SURAT 6/15 01.06.2012 Tanggungjawab Tindakan PENGHANTARAN SURAT P/TP/KUKP/PE/KPT/ PT/PAP Penghantaran dalaman 7. Menyampaikan surat kepada staff sama ada dengan serahan tangan atau memasukkanya ke tempat surat staff/ Sektor/Pusat/Jabatan/Unit Penghantaran Luaran PT/PAP 8. Menerima surat rasmi dari semua Sektor/Pusat/Jabatan/Unit untuk diposkan atau serahan tangan 9. Merekod butiran surat dalam Sistem/ Daftar Surat Menyurat. 10. Menghantar surat dengan cara 30.1 Serahan tangan 30.2 Serahan Mel 30.3 Pos laju PE/KPT 11. Memastikan semua surat keluar direkodkan dalam Sistem/ Daftar Surat Menyurat
NO.KELUARAN 09 NO.PINDAAN 00 MUKA SURAT 7/15 01.06.2012 Tanggungjawab Tindakan P(SKP/IPG) PR/KPT/PT/PAP PELUPUSAN REKOD 12. Mengeluarkan arahan untuk melaksanakan pelupusan rekod 13. Menyediakan JPR mengikut Arahan No. 13 Tahun 2006 14. Menyenaraikan fail yang perlu dilupus berpandukan kepada Akta Arkib Negara Malaysia 2003 (Akta 629) dan Surat Pekeliling Am Bil. 1 Tahun 1997 15. Asingkan mengikut pengkelasan fail yang hendak dilupus dan mengikut tahun 16. Senaraikan fail yang hendak dilupus menggunakan Borang Arkib Negara 2/2008. 17. Menyemak fail yang hendak dilupus dan dapatkan persetujuan Pengarah (SKP/IPG) 18. Hantar kepada Ketua Pengarah Arkib Negara Malaysia untuk kelulusan.
NO.KELUARAN 09 NO.PINDAAN 00 MUKA SURAT 8/15 01.06.2012 6.0 REKOD KUALITI Bil. Rekod Lokasi Tempoh Disimpan Lampiran 1. Indeks Fail/ Senarai Daftar Fail 2. Sistem Surat Menyurat IPGM dan IPG/ Buku Daftar Surat Bilik Fail/ Pejabat Am (SKP) Pejabat Am (SKP/ Pentadbiran IPG) 5 Tahun - 5 Tahun - 3. Daftar Pergerakan Fail Bilik Fail/Fail 5 Tahun - 4. Fail Pelupusan Bilik Fail 5 Tahun -
NO.KELUARAN 09 NO.PINDAAN 00 MUKA SURAT 9/15 01.06.2012 CARTA ALIRAN PENERIMAAN SURAT Terima surat dan asingkan mengikut keperluan Masukkan surat Individu/ Pelajar dalam pigeon hole Daftarkan surat/bungkusan pelajar dalam sistem/ Buku daftar Surat/ Bungkusan Pelajar IPG berkaitan Nama penerima direkodkan dalam sistem/buku Daftar Surat Buka surat rasmi, cop tarikh terima dan rekodkan dalam Sistem/menandatangani buku apabila menerima surat/bungkusan Serah surat kepada Rektor/Pengarah IPG /Wakil Rekod nama pegawai yang diminitkan Serah surat kepada pegawai berkenaan
NO.KELUARAN 09 NO.PINDAAN 00 01.06.2012 MUKA SURAT 10/15 CARTA ALIRAN PENDAFTARAN DAN MENYELENGGARA FAIL AM Tentukan keperluan fail Daftar dalam Doket/Buku Pendaftaran Fail Berikan Tajuk fail Masukkan Kertas Minit Rekodkan surat yang dimasukkan Simpan Fail
NO.KELUARAN 09 NO.PINDAAN 00 01.06.2012 MUKA SURAT 11/15 CARTA ALIRAN PENGURUSAN SURAT KELUAR Terima surat rasmi untuk hantar keluar atau edaran dalaman Rekodkan dalam sistem/buku Daftar Surat keluar Ya Hantar dengan tangan? Membuat salinan surat yang hendak didespatch untuk cop pengesahan terima Menghantar surat ke alamat berkenaan Tidak Merekod surat keluar ke dalam Sistem/Buku Daftar Surat Keluar Ya Melalui Mel Biasa? Timbang berat surat untuk Menetapkan harga setem frangki Rekod dalam buku Rekod Frangki Dan dimasukkan dalam kotak khas Yang disediakan Proses Frangki dilakukan Isi borang Doket Pengeposan Mel Frangki Tidak Melalui Poslaju Isi borang Kiriman Poslaju Serah surat dan salinan borang poslaju kepada PAP Isi borang Pengeposan Poslaju Berkontrak Simpan salinan borang poslaju Serah pada posmen/ pusat penyerahan pos dan rekod nombor rujukan ke dalam sistem/ Buku Daftar Surat Keluar
NO.KELUARAN 09 NO.PINDAAN 00 01.06.2012 MUKA SURAT 12/15 CARTA ALIRAN PELUPUSAN REKOD Semak dan senaraikan fail-fail yang perlu dilupuskan Kemukakan kepada Pengarah (SKP/IPG) Tidak Setuju? Ya PR Buat semakan Hubungi Arkib Negara untuk membuat pemeriksaan fai yang hendak dilupuskan Bertindak mengikut syor Arkib Negara Urus pelupusan fail mengikut Arahan Perkhidmatan