PEROLEHAN BAHAN SUMBER ELEKTRONIK

PEROLEHAN BAHAN SUMBER ELEKTRONIK P.UTeM (ISO)/PO/PK02 Tugas Nama Tandatangan Tarikh Disedia Mohd Mawardi bin Badruddin 21 JULAI 2017 Dilulus Siti Saluwa binti Jamal 21 JULAI 2017

UTeM(ISO)/SP/PK01/F3 Semakan 1/ 1/1 Nota: HELAIAN REKOD PINDAAN Helaian ini merekodkan setiap pindaan yang dibuat terhadap manual/ prosedur ini. Segala butir-butir pindaan perlu dinyatakan dengan jelas. Wakil Pengurusan bertanggungjawab mengendalikan rekod ini. No. Pindaan Muka surat No. Semakan Tarikh Semakan Butir-butir Pindaan Pengesahan 1/2017 2/2017 Muka depan 1-20 Muka depan 0 01.07.2017 Perubahan keseluruhan dari versi MS ISO 9001:2008 bagi mematuhi keperluan MS ISO 9001:2015 1 21.07.2017 No. Salinan tidak digunapakai WP WP 2/2017 1 1 21.07.2017 Pindaan klusa pada rujukan WP 2/2017 5 1 21.07.2017 Pindaan dan penambahan Terrminologi dan Glosari WP

1.0 OBJEKTIF, SKOP DAN RUJUKAN 1.1 OBJEKTIF 1/20 Prosedur kerja ini adalah bertujuan untuk menerangkan langkah-langkah yang perlu diambil untuk menguruskan permohonan pembelian pangkalan data atas talian yang telah dicadangkan oleh staf akademik untuk keperluan pengguna Perpustakaan. 1.2 SKOP Prosedur ini digunapakai oleh Perpustakaan UTeM yang menguruskan permohonan pembelian baru, pembaharuan sedia ada dan penamatan langganan pangkalan data atas talian. 1.3 RUJUKAN 1.3.01 M.K. Perpustakaan 01 : Manual MS ISO 9001:2015 8.4.1 : Am 8.4.2 : Jenis dan Takat Kawalan 8.4.3 : Maklumat Untuk Penyedia Luar 1.3.02 Dasar Seksyen Pembangunan Koleksi 1.3.03 Fail Meja 1.3.04 Manual Prosedur Kerja 1.3.05 Pekeliling Bendahari UTeM 1.3.06 Pekeliling Perbendaharaan Malaysia 1.3.07 Garis Panduan Bagi Melaksanakan ISO 9001:2008 Dalam Perkhidmatan Awam

2.0 DEFINISI 2/20 2.1 Perolehan Mendapatkan suatu bekalan/perkhidmatan/kerja dengan mengikuti tatacara yang telah ditetapkan oleh Perbendaharaan atau yang telah diluluskan oleh Universiti. Perolehan terbahagi kepada tiga jenis iaitu bekalan, perkhidmatan dan kerja. 2.2 Perolehan Information and Comunication Technology (ICT) Dan Rangkaian Internet Merangkumi skop perolehan seperti berikut; i) Perisian komputer, lesen pengguna termasuk naik taraf, pembaharuan lesen daripada pemilik atau tunggal/agen tunggal yang dilantik secara sah oleh pemilik perisian berkenaan samada berdaftar atau tidak berdaftar dengan Kementerian Kewangan. ii) Langganan pangkalan data, jurnal dan maklumat secara atas talian termasuk pelanjutan tempoh langganan daripada pemilik atau tunggal/agen tunggal yang dilantik secara sah oleh pemilik berkenaan sama ada berdaftar atau tidak berdaftar dengan Kementerian Kewangan. 2.3 Pembekal Orang dan lain-lain yang membekalkan sesuatu. 2.4 Pangkalan Data Atas Talian Pangkalan data merupakan himpunan data-data berkaitan yang dikongsi bersama oleh pelbagai kategori pengguna bagi memenuhi kehendak dan keperluan maklumat bidang perkara yang berbentuk khusus dan umum. Ianya diperoleh secara percuma atau langganan.

2.5 Invois 3/20 Dokumen yang menyenaraikan barang-barang atau perkhidmatan yang dibekalkan kepada pelanggan dan menyatakan jumlah wang yang perlu dibayar oleh pelanggan. 2.6 Sebut harga Dokumen yang dimohon kepada untuk menyediakan harga yang ditawarkan bagi judul-judul yang disenaraikan. 2.7 Pesanan Tempatan Dokumen rasmi yang digunakan dalam perolehan Kerajaan. Pesanan rasmi yang dikeluarkan kepada berasaskan kepada syarat-syarat yang telah ditetapkan di dalam dokumen sebutharga atau tender, syarat-syarat yang telah dipersetujui di dalam surat niat dan syarat-syarat lain yang telah dipersetujui. 2.8 Pencadang Terdiri daripada staf akademik (Pensyarah, Tutor, Jurutera Pengajar, Guru Bahasa) dan Pegawai Kanan Universiti. 2.9 Tempoh Percubaan Satu tempoh percubaan yang diberikan secara percuma oleh penerbit/ pangkalan data atas talian bagi menilai keupayaan pangkalan data tersebut. 2.10 IP Address Satu nombor yang unik diberikan kepada setiap komputer yang disambung ke Internet dengan menggunakan protokol TCP/IP untuk menghantar data ke destinasinya. 2.11 LOA / SST Merupakan surat yang dikeluarkan oleh Pejabat Bendahari kepada pihak bagi menyatakan tawaran yang diberikan dan perlu ditandatangani oleh pihak

4/20 sebagai persetujuan untuk penerimaan dan an. LOA merupakan Letter of Acceptance manakala SST adalah Surat Setuju Terima. 3.0 DAFTAR KATA 3.1 Terminologi dan glosari NC TKP (K) TKP (PS) PK (SPeK) P (UM) P (UKUHP) PmPK (UM) PmPK (UKUHP) PmPK (USE) PmP (UM) PmP (USE) PmP (UKUHP) PmP UJ PmP UA PO PUU PnA BPS Naib Canselor Timbalan Ketua Pustakawan Kanan Timbalan Ketua Pustakawan Pembangunan Sumber Pustakawan Kanan Seksyen Pembangunan Koleksi Pustakawan Unit Monograf Pustakawan Unit Koleksi UTeM, Hadiah dan Pertukaran Pembantu Pustakawan Kanan Unit Monograf Pembantu Pustakawan Kanan Unit Koleksi UTeM, Hadiah dan Pertukaran Pembantu Pustakawan Kanan Unit Sumber Elektronik Pembantu Pustakawan Unit Monograf Pembantu Pustakawan Unit Sumber Elektronik Pembantu Pustakawan Unit Koleksi UTeM, Hadiah dan Pertukaran Pembantu Perpustakaan Unit Jurnal Pembantu Perpustakaan Unit Automasi Pembantu Operasi Pegawai Undang-undang Penolong Akauntan Bahagian Pembangunan Sumber

5/20 SPeK UM USE UKUHP SA SR UP UBP UK PB F/PTJ PT BRPIPDAT PD MPP JKP JKTSPI MSHBPKU / MLB Seksyen Pembangunan Koleksi Unit Monograf Unit Sumber Elektronik Unit Koleksi UTeM, Hadiah dan Pertukaran Seksyen Automasi Seksyen Rujukan Unit Promosi Unit Bantuan Penyelidikan Unit Kewangan Pejabat Bendahari Fakulti/Pusat Tanggungjawab Pesanan Tempatan Buku Rekod Penerimaan Invois Pangkalan Data Atas Talian Pangkalan Data Mesyuarat Pengurusan Perpustakaan Mesyuarat Jawatankuasa Perpustakaan Mesyuarat Jawatankuasa Tetap Senat Penyelidikan & Inovasi Mesyuarat Sebut Harga Bekalan, Perkhidmatan & Kerja Universiti / Mesyuarat Lemabaga B 4.0 TANGGUNGJAWAB DAN PENJELASAN TINDAKAN Prosedur ini merangkumi aktiviti menguruskan perolehan pangkalan data atas talian yang sepenuhnya dipertanggungjawabkan kepada Perpustakaan UTeM.

5.0 CARTA ALIR PERPUSTAKAAN 5.1 PEMBELIAN BARU 6/20 Mula 6.1 Survey dan terima cadangan 6.2 6.3.2 Ada Semak cadangan 6.3 6.3.1 Tiada Maklum pada pencadang / 6.4 6.6.2 Tiada Dapatkan maklumat PD Semak bajet 6.6 6.5 6.6.1 Ada Buat demo PD 6.7 Akses trial 6.8 Maklum trial kepada warga UTeM 6.9 Dapatkan statistik pengguna 6.10 A C B

7/20 A C B Mohon agreement 6.11 Terima agreement 6.12 6.13 Serah agreement kepada PUU Sediakan kertas kerja 6.13.1 Setuju Kembalikan agreement kepada 6.13.2 Tidak setuju 6.16 6.17 Maklum pada Terima agreement baru 6.14 6.15 Bentang kertas kerja dalam MPP 6.18 Bentang kertas kerja dalam JKP 6.19 6.20.2 Tidak lulus 6.20 Bentang kertas kerja dalam JKTSPI 6.20.1 Lulus Mohon SH 6.21 A1 B1

8/20 A1 B1 Buat rundingan harga 6.22 Bentang kertas kerja dalam MSHBPKU / MLB 6.23 Terima SST daripada PB 6.24 Serah SST kepada 6.25 Terima kembali SST daripada 6.26 Serah kembali SST kepada PB 6.27 Mohon invoice 6.28 6.29.2 Luar negara 6.29 Terima PT daripada PB 6.29.1 Dalam negara Serah PT kepada 6.30 A2 D2 B2

9/20 A2 D2 B2 Terima PT dan invoice daripada 6.31 Tandatangan PT 6.32 Rekod PT dan invoice 6.33 Hantar PT dan invoice kepada UK 6.34 Maklum IP Address pada 6.35 Terima link dan kebenaran akses 6.36 Maklum pada SA 6.37 Maklum pada warga UTeM 6.38 Selesai 6.39

5.2 PEMBAHARUAN SEDIA ADA 10/20 Mula 6.1 Survey kepada Staf Akademik 6.2 Dapatkan statistik pengguna 6.3 Sediakan kertas kerja 6.4 Bentang kertas kerja dalam MPP 6.5 Bentang kertas kerja dalam JKP 6.6 Maklum pada 6.7.2 Tidak lulus 6.8 Bentang kertas kerja dalam JKTSPI Mohon sebut harga 6.7 6.7.1 Lulus 6.9 Buat rundingan harga 6.10 Bentang kertas kerja dalam MSHBPKU / MLB 6.11 A B

11/20 A B Terima SST daripada PB 6.12 Serah SST kepada 6.13 Terima kembali SST daripada 6.14 Serah SST kepada PB 6.15 Mohon agreement daripada 6.16 6.17.2 Tiada perubahan Semak agreement 6.17 6.17.1 Ada perubahan Serah agreement kepada PUU 6.18 6.18.1 Setuju 6.18.2 Tidak setuju Maklum pada 6.19 Serah kembali agreement kepada 6.21 Terima agreement baru 6.20 A1 B1

12/20 A1 B1 Mohon invoice 6.22 6.23.2 Luar negara Terima PT daripada PB 6.23 6.23.1 Dalam negara Serah PT kepada 6.24 Terima PT dan invoice daripada 6.25 Tandatangan PT 6.26 Rekod PT dan invoice 6.27 Hantar PT dan invoice kepada UK 6.28 Selesai 6.29

5.3 PENAMATAN LANGGANAN 13/20 Mula 6.1 Terima keputusan penamatan 6.2 Maklum pada 6.3 Maklum pada SA 6.4 Maklum pada Warga UTeM 6.5 Selesai

6.0 PROSEDUR KERJA 6.1 PEMBELIAN BARU 14/20 BIL. Tindakan Tanggungjawab 6.1 Mula. 6.2 Membuat survey kepada Staf Akademik dan terima cadangan daripada berkaitan judul pangkalan data baru. 6.3 Semak cadangan pangkalan data baru daripada Staf Akademik dan di portal Perpustakaan UTeM; 6.3.1 Jika tiada dalam langganan, ikut langkah 6.5. 6.3.2 Jika ada dalam langganan, ikut langkah 6.4. 6.4 Maklumkan kepada Staf Akademik bahawa judul pangkalan data yang dicadangkan sudah dilanggan, bajet tidak mencukupi atau tidak mendapat kelulusan dan proses tamat. 6.5 Dapatkan maklumat daripada pangkalan data dari aspek; a) Kandungan b) Harga 6.6 Semak bajet; c) Bidang perkara yang dicakupi bentuk (teks penuh atau abstrak) d) Pengaksesan mudah 6.6.1 Jika bajet mencukupi, ikut langkah 6.7. 6.6.2 Jika bajet tidak mencukupi, ikut langkah 6.4. 6.7 Hubungi untuk mengadakan demo pangkalan data. Sediakan surat jemputan demo pangkalan data dan buat tempahan bilik. 6.8 Hubungi untuk tempoh trial dan berikan IP address Perpustakaan UTeM kepada. PmP / PmPK (BPK) PmPK (USE) UK PmP (K) (USE) 6.9 Maklumkan trial pangkalan data kepada warga UTeM P (UP)

15/20 6.10 Hubungi untuk mendapatkan statistik pengguna semasa tempoh trial diberikan. 6.11 Membuat permohonan kepada untuk menyediakan agreement pembelian / langganan baru. 6.12 Terima agreement daripada. 6.13 Serah agreement kepada Pejabat Undang-Undang (PUU) untuk semakan: 6.13.1 Jika PUU setuju, ikut langkah 6.16 6.13.2 Jika PUU tidak setuju, ikut langkah 6.14 6.14 Maklumkan pada dan mohon menyediakan agreement baru. PUU 6.15 Terima agreement baru daripada. 6.16 Kembalikan agreement yang telah ditandatangani oleh PUU kepada. 6.17 Sediakan kertas kerja cadangan pembelian pangkalan data untuk dibentangkan dalam mesyuarat. 6.18 Bentang kertas kerja dalam Mesyuarat Pengurusan Perpustakaan (MPP). 6.19 Bentang kertas kerja dalam Mesyuarat Jawatankuasa Perpustakaan (JKP) 6.20 Bentang dan mohon kelulusan kertas kerja melalui Mesyuarat Jawatankuasa Tetap Senat Penyelidikan & Inovasi (JKTSPI); 6.20.1 Jika diluluskan, ikut langkah 6.21 6.20.2 Jika tidak diluludkan, ikut langkah 6.4 PmPK (USE) TKP (PS) TKP (K) 6.21 Mohon sebut harga pangkalan data daripada. 6.22 Membuat proses rundingan harga dengan. Proses rundingan harga ini dibuat melalui Mesyuarat Rundingan Harga & Teknikal. 6.23 Bentang kertas kerja dalam Mesyuarat Sebut Harga Bekalan, Perkhidmatan dan Kerja Universiti (MSHBPKU) bagi harga bawah RM 500,000 atau Mesyuarat Lembaga B (MLB) bagi harga dari RM TKP (K) TKP (K)

500,001 hingga RM 2 juta. 16/20 6.24 Terima SST daripada Pejabat Bendahari. 6.25 Serah SST kepada untuk ditandatangan. PmPK (USE) 6.26 Terima kembali SST daripada. 6.27 Serah SST yang telah ditandatangani oleh kepada Pejabat Bendahari. PmPK (USE) 6.28 Mohon mengeluarkan inbois. 6.29 Terima Pesanan Tempatan (PT) daripada Pejabat Bendahari: 6.29.1 Jika PT kepada dalam negara, ikut langkah 6.30. 6.29.2 Jika PT kepada luar negara, ikut langkah 6.32 6.30 Serah PT kepada untuk ditandatangan. PmPK (USE) 6.31 Terima inbois dan PT yang telah ditandatangani oleh. 6.32 Tandatangan PT. 6.33 Rekodkan PT dan Inbois dalam buku Rekod Penerimaan Inbois daripada Pembekal. 6.34 Hantar PT dan inbois kepada Unit Kewangan, Perpustakaan untuk tujuan pembayaran. PmPK (USE) PmPK (USE) 6.35 Maklumkan IP Address kepada untuk pengaksesan. 6.36 Terima link dan kebenaran akses daripada. 6.37 Maklumkan kepada Seksyen Automasi untuk membuat link di portal Perpustakaan. 6.38 Maklumkan kepada warga UTeM mengenai pembelian / langganan pangkalan data baru. P (UP) 6.39 Tamat.

6.2 PEMBAHARUAN SEDIA ADA 17/20 6.1 Mula. Tindakan Tanggungjawab 6.2 Membuat survey kepada Staf Akademik berkaitan judul pangkalan data yang dicadangkan untuk diperbaharui langganan. 6.3 Dapatkan statistik penggunaan pangkalan data daripada Unit Bantuan Penyelidikan. 6.4 Sediakan kertas kerja cadangan pembelian pangkalan data untuk dibentang dalam mesyuarat. 6.5 Bentangkan kertas kerja dalam Mesyuarat Pengurusan Perpustakaan (MPP). 6.6 Bentangkan kertas kerja dalam Mesyuarat Jawatankuasa Perpustakaan (JKP). 6.7 Bentang dan mohon kelulusan kertas kerja melalui Mesyuarat Jawatankuasa Tetap Senat Penyelidikan & Inovasi (JKTSPI): 6.7.1 Jika diluluskan, ikut langkah 6.8. 6.7.2 Jika tidak diluluskan, ikut langkah 6.8. 6.8 Maklumkan kepada lanngganan pangkalan data tidak diperbaharui dan proses tamat. 6.9 Mohon sebut harga pangkalan data dan surat tunggal daripada. 6.10 Membuat proses rundingan harga dengan. Proses rundingan harga ini dibuat melalui Mesyuarat Rundingan Harga & Teknikal. 6.11 Bentang kertas kerja dalam Mesyuarat Sebut Harga Bekalan, Perkhidmatan dan Kerja Universiti (MSHBPKU) bagi harga bawah RM 500,000 atau Mesyuarat Lembaga B (MLB) bagi harga dari RM 500,001 hingga RM 2 juta. PmP / PnmPK (BPK) TKP (PS) TKP (K) TKP (K) TKP (K) 6.12 Terima Surat Setuju Terima (SST) daripada Pejabat Bendahari. 6.13 Serah Surat Setuju Terima (SST) kepada untuk ditandatangan. PmPK (USE)

18/20 6.14 Terima kembali Surat Setuju Terima (SST) daripada. 6.15 Serah Surat Setuju Terima (SST) yang telah ditandatangani oleh kepada Pejabat Bendahari. 6.16 Membuat permohonan kepada untuk menyediakan agreement. 6.17 Semak agreement yang diterima daripada : 6.17.1 Jika terdapat perubahan pada agreement, ikut langkah 6.18 6.17.2 Jika tiada perubahan pada agreement, ikut langkag 6.20 6.18 Serah agreement kepada Pejabat Undang-Undang (PUU) untuk semakan: 6.18.1 Jika PUU setuju, ikut langkah 6.21. 6.24.2 Jika PUU tidak setuju, ikut langkah 6.19. 6.19 Maklumkan pada dan mohon menyediakan agreement baru. PmPK (USE) PUU 6.20 Terima agreement baru daripada. 6.21 Kembalikan agreement yang telah ditandatangani oleh PUU kepada. PmPK (USE) 6.22 Mohon mengeluarkan inbois. 6.23 Terima Pesanan Tempatan (PT) daripada Pejabat Bendahari: 6.23.1 Jika PT kepada dalam negara, ikut langkah 6.24. 6.23.2 Jika PT kepada luar negara, ikut langkah 6.26. 6.24 Serah PT kepada untuk ditandatangan. PmPK (USE) 6.25 Terima PT dan inbois yang telah ditandatangani oleh. 6.26 Tandatangan PT. 6.27 Rekodkan PT dan Inbois dalam buku Rekod Penerimaan Inbois PmPK (USE) 6.28 Hantar PT dan inbois kepada Unit Kewangan, Perpustakaan untuk tujuan pembayaran. PmPK (USE) 6.29 Tamat

6.3 PENAMATAN LANGGANAN 19/20 BIL. Tindakan Tanggungjawab 6.1 Mula. 6.2 Terima keputusan penamatan langganan melalui Mesyuarat Jawatankuasa Tetap Senat Penyelidikan & Inovasi 6.3 Maklumkan kepada mengenai penamatan langganan pangkalan data. 6.4 Maklumkan pada Seksyen Automasi untuk mengeluarkan link pangkalan data daripada portal Perpustakaan. 6.5 Maklumkan kepada warga UTeM mengenai penamatan langganan pangkalan data. P (UP) 6.6 Tamat 7.0 ISU LUARAN DAN ISU DALAMAN Rujuk Lampiran I - Daftar Isu Luaran/ Dalaman 8.0 KEPERLUAN DAN JANGKAAN PIHAK BERKEPENTINGAN Rujuk Manual Kualiti, P.UTeM(ISO)/MK - Lampiran II 9.0 RISIKO BERKAITAN PROSES KERJA Rujuk Lampiran II - Daftar Analisa Risiko

20/20 10.0 DOKUMEN SOKONGAN Nama Kod Tempoh Simpanan (Tahun) Lokasi Borang Permohonan Kelulusan Spesifikasi Alat BORANG BEN/UPE/001 5 SPeK Borang Keputusan Naib Canselor Borang Keputusan NC/nmn/pej.NC 5 SPeK