PERATURAN PEMBAYARAN YANG MEMERLUKAN KEBENARAN KHAS (AP58)

Transkripsi

1 No. Rujukan : UTeM /100-3/3/1 Jld.7 (1) PEKELILING KEWANGAN BILANGAN 1 TAHUN 2017 PERATURAN PEMBAYARAN YANG MEMERLUKAN KEBENARAN KHAS (AP58) Pejabat Bendahari 10 Mac 2017 Disalinkan kepada: Naib Canselor Timbalan Naib Canselor (Akademik & Antarabangsa) Timbalan Naib Canselor (Penyelidikan & Inovasi) Timbalan Naib Canselor (Hal Ehwal Pelajar) Penolong Naib Canselor (Jaringan Industri & Masyarakat) Penolong Naib Canselor (Pembangunan & Pengurusan Fasiliti) Pegawai-Pegawai Kanan

2 UNIVERSITI TEKNIKAL MALAYSIA MELAKA UTeM /100-3/3/1 Jld.7 (1) 10 Mac 2017 PEKELILING KEWANGAN BIL.1/2017 PERATURAN PEMBAYARAN YANG MEMERLUKAN KEBENARAN KHAS (AP58) 1.0 TUJUAN 1.1 Pekeliling ini disediakan bagi memaklumkan pelaksanaan Peraturan Pembayaran Yang Memerlukan Kebenaran Khas (AP58) di Universiti. 2.0 LATAR BELAKANG 2.1 Berdasarkan Arahan Perbendaharaan (AP) 58, peraturan mengenai pembayaran yang memerlukan Kebenaran Khas bagi tanggungantanggungan bukan tahun semasa yang kena dibayar menggunakan peruntukan tahun semasa. 2.2 Amalan di Universiti, mana-mana tanggungan melalui pengeluaran Pesanan Tempatan (PT) bukan tahun semasa dan tidak dapat diselesaikan pada tahun tersebut akan dikategorikan sebagai tanggungan belum selesai. Tanggungan ini akan dibayar dengan menggunakan peruntukan Rizab Universiti dan kelulusan daripada Jawatankuasa Tetap Kewangan. 2.3 Selain tanggungan ini, terdapat bayaran tuntutan bil/invois dan lain-lain bayaran yang tidak termasuk dalam kelulusan tanggungan belum selesai dibayar menggunakan peruntukan tahun semasa dengan sokongan Ketua Pusat Tanggungjawab (PTj). 2/6

3 2.4 Kaedah ini memberi kesan ke atas perancangan PTj kerana peruntukan tahun baru telah digunakan bagi pembayaran tanggungan tahun lepas. 3.0 PERATURAN PEMBAYARAN YANG MEMERLUKAN KEBENARAN KHAS (AP58) 3.1 Tafsiran Tanggungan adalah merujuk kepada mana-mana Pesanan Tempatan (PT), Bil, Invois atau apa-apa jenis pembayaran yang tidak dapat dibayar pada atau sebelum hujung tahun kewangan menggunakan peruntukan tahun tersebut. 3.2 Pihak Berkuasa Melulus Jumlah kelulusan tanggungan yang memerlukan kebenaran khas Jumlah Tanggungan >RM500, RM500, adalah seperti berikut: Pihak Berkuasa Melulus Lembaga Pengarah Universiti (LPU) Naib Canselor (NC) Sumber Peruntukan Rizab Universiti Peruntukan tahun semasa PTj 3.3 Pengecualian hanya dibenarkan bagi tanggungan seperti berikut: Tuntutan Perjalanan bagi bulan Disember Pendahuluan Diri atau Pelbagai di mana tarikh perjalanan atau tarikh akhir program pada bulan Disember Pembayaran berperingkat, sumber peruntukan penyelidikan dan tabung. 3/6

4 3.3.4 Pembayaran bil utiliti dan sewa atau bil yang mempunyai tempoh melebihi sebulan seperti bil IWK Pembelian dalam proses (Inden kerja/sst telah dikeluarkan atau mesyuarat kick-off telah diadakan). 3.4 Kaedah permohonan Ketua PTj hendaklah mengenal pasti pegawai yang bertanggungjawab ke atas kelewatan pembayaran bagi sesuatu tanggungan perlu membuat permohonan Pegawai yang bertanggungjawab hendaklah i) mengenal pasti Pihak Berkuasa Melulus bagi tanggungan yang belum selesai. ii) mengisi dengan lengkap Borang Permohonan Pembayaran Kebenaran Khas (Borang A - Rizab Universiti atau Borang B - Peruntukan tahun semasa PTj). iii) menyediakan semua dokumen sokongan pembayaran seperti PT, bil/invois, surat tuntutan, nota penghantaran (bekalan barang sahaja) dan dokumen lain yang boleh menyokong permohonan. iv) mendapatkan sokongan Ketua PTj. v) permohonan yang lengkap hendaklah dihantar ke Pejabat Bendahari selewat-lewatnya pada 15 Disember pada setiap tahun (tertakluk kepada Jadual Penutupan Akaun Universiti dan mana yang terawal). vi) Pemohon perlu mengemukakan permohonan kepada Pihak Berkuasa Melulus sekiranya melebihi tarikh yang dinyatakan (v). 4/6

5 3.4.3 Tanggungjawab Ketua PTj i) Menyemak dan menyokong permohonan yang telah lengkap; ii) Memastikan peruntukan semasa mencukupi; dan iii) Menyokong permohonan pembayaran Permohonan Pembayaran Semua permohonan pembayaran dan dokumen sokongan (kecuali bayaran berperingkat) hendaklah diselesaikan dan dihantar sebelum 31 Januari tahun berikutnya ke Pejabat Bendahari Sekiranya ia tidak dapat diselesaikan pada 31 Januari, PTj hendaklah mengemukakan surat lewat ke Pejabat Bendahari Kelulusan daripada Pihak Berkuasa Melulus (Borang) hendaklah dilampirkan sebagai dokumen sokongan LPU atau NC boleh membuat teguran secara pentadbiran atau mengenakan tindakan tatatertib kepada pegawai yang bertanggungjawab (jika perlu). 5/6

6 4.0 PEMAKAIAN 4.1 Peraturan ini adalah berkuat kuasa mulai dari tarikh ia dikeluarkan. Sekian, terima kasih. KOMPETENSI TERAS KEGEMILANGAN Saya yang menurut perintah, KHAIRUL BIN TAIB Bendahari Universiti Teknikal Malaysia Melaka MHU/SHARINGFOLDER/2017/PINDAANPERATURAN Lampiran 1) Borang A Rizab Universiti 2) Borang B Peruntukan Tahun Semasa PTj 6/6

7 UTeM//UP/KK58A/2016 UNIVERSITI TEKNIKAL MALAYSIA MELAKA Hang Tuah Jaya, Durian Tunggal, Melaka. Tel : /6189 Faks : /6101 E-mel : pejabatbendahari@utem.edu.my BORANG A - PERMOHONAN PEMBAYARAN KEBENARAN KHAS A. MAKLUMAT PEGAWAI Nama Jawatan PTj B. KETERANGAN TANGGUNGAN Nama Penerima/ Syarikat Tarikh Maklumat Invois No. Invois Jumlah (RM) Tarikh hantar bekalan Maklumat Perolehan No. PT No. Sebut Tarikh Harga/ akhir Tender bekalan C. SEBAB-SEBAB KELEWATAN (sila gunakan lampiran sekiranya ruang ini tidak mencukupi) Cap & Tandatangan: Tarikh : SULIT 1/2

8 UTeM//UP/KK58A/2016 D. SOKONGAN KETUA PTj Permohonan ini : Disokong Tidak disokong _ Cap & Tandatangan: Tarikh : SULIT 2/2

9 UTeM//UP/KK58B/2016 UNIVERSITI TEKNIKAL MALAYSIA MELAKA Hang Tuah Jaya, Durian Tunggal, Melaka. Tel : /6189 Faks : /6101 E-mel : pejabatbendahari@utem.edu.my BORANG B - PERMOHONAN PEMBAYARAN KEBENARAN KHAS A. KETERANGAN TANGGUNGAN i) Tuntutan Perjalanan dan Pendahuluan Nama Pegawai Nama program (Pendahuluan) Tarikh akhir Program/ Perjalanan Tarikh Akhir Penghantaran Jumlah (RM) ii) Pembayaran Berperingkat Nama Penerima/ Syarikat Tarikh Maklumat Invois No. Invois Jumlah (RM) Maklumat Perolehan No. PT No. Sebut Tarikh Harga/ akhir Tender bekalan iii) Pembayaran bil utiliti dan sewa Nama Penerima/ Syarikat Bil bulan Jumlah (RM) iv) Pembelian dalam proses Tarikh Inden kerja/sst atau mesyuarat kick-off Nama Penerima/ Syarikat Jumlah (RM) SULIT 1/2

10 UTeM//UP/KK58B/2016 v) Cek/Bank Draf yang tamat tempoh dan melangkau tahun semasa Nama Penerima/ Syarikat No. cek Tarikh cek Jumlah (RM) B. SOKONGAN KETUA PTj Permohonan ini : Disokong Tidak disokong _ Cap & Tandatangan: Tarikh : SULIT 2/2