PEROLEHAN BAHAN KOLEKSI UTeM, HADIAH DAN PERTUKARAN BAHAN KE INSTITUSI LUAR Tugas Nama Tandatangan Tarikh Disedia Harulrizam bin Mohamed 21 JULAI 2017 Dilulus Siti Saluwa binti Jamal 21 JULAI 2017
UTeM(ISO)/SP/PK01/F3 Semakan 1/ 1/1 Nota: HELAIAN REKOD PINDAAN Helaian ini merekodkan setiap pindaan yang dibuat terhadap manual/ prosedur ini. Segala butir-butir pindaan perlu dinyatakan dengan jelas. Wakil Pengurusan bertanggungjawab mengendalikan rekod ini. No. Pindaan Muka surat No. Semakan Tarikh Semakan Butir-butir Pindaan Pengesahan 1/2017 Muka depan, 1-12 0 01.07.2017 Perubahan keseluruhan dari versi MS ISO 9001:2008 bagi mematuhi keperluan MS ISO 9001:2015 WP 2/2017 Muka depan 1 21.07.2017 No. Salinan tidak digunapakai WP 2/2017 5 1 21.07.2017 Pindaan terminologi dan glosari WP
Tajuk: PEROLEHAN BAHAN KOLEKSI UTeM, HADIAH DAN 1.0 OBJEKTIF, SKOP, DAN RUJUKAN 1.1 OBJEKTIF 1/12 Prosedur ini menerangkan langkah-langkah untuk memperoleh bahan koleksi UTeM, hadiah dan pertukaran bahan Perpustakaan Universiti Teknikal Malaysia Melaka (UTeM) merangkumi proses permohonan dan penerimaan bahan bagi membangunkan koleksi serta pertukaran bahan dengan organisasi luar UTeM. 1.2 SKOP Mengurus permohonan dan penerimaan bahan untuk membangunkan koleksi UTeM serta pertukaran bahan dengan organisasi luar UTeM. Prosedur ini melibatkan Pustakawan Kanan Bahagian Pembangunan Koleksi, Pustakawan, Pembantu Perpustakaan Kanan, Pembantu Perpustakaan dan Pembantu Operasi. 1.3 RUJUKAN 1.3.1 Dasar Unit Koleksi UTeM, Hadiah & Pertukaran 1.3.2 Rekod Penerimaan Bahan Koleksi UTeM, Hadiah dan Pertukaran bahan 1.3.3 Fail Surat Sumbangan Bahan kepada Organisasi Luar 1.3.4 Fail Surat Permohonan Bahan 1.3.5 Fail Surat Pengesahan Penerimaan Bahan
Tajuk: PEROLEHAN BAHAN KOLEKSI UTeM, HADIAH DAN 2.0 DEFINISI 2.1 Koleksi UTeM PERPUSTAKAAN 2/12 Terdiri daripada semua koleksi yang merangkumi bahan yang dihasilkan oleh pelajarpelajar, staf, fakulti atau jabatan di UTeM dan juga penerbitan mengenai UTeM dari dalam dan sumber luar. 2.2 Koleksi Hadiah Bahan yang diberikan, disumbangkan atau diterbitkan diberikan secara percuma daripada institusi luar serta orang perseorangan bagi menyokong pembangunan koleksi bahan Perpustakaan UTeM 2.3 Koleksi Pertukaran Pertukaran bermakna memberi bahan-bahan yang ada atau lebihan cetakkan di Perpustakaan UTeM kepada perpustakaan lain atau institusi luar bagi mendapatkan bahan-bahan lain atau atas dasar perkongsian bahan. 2.3 Mailing list Senarai nama organisasi luar yang berpotensi mempunyai bahan yang boleh disumbangkan atau pertukaran bahan oleh Perpustakaan UTeM dengan organisasi tersebut. 2.4 Bahan Cetak Bahan yang dikeluarkan dalam bentuk cetak merangkumi semua bahan monograf yang terdiri daripada buku atau terbitan berkala dan tidak berkala, terbitan bersiri dan sumber media seperti peta, poster, carta, risalah, brosur, pamplet, gambar, lukisan dan kertas muzik. 2.5 Bahan Bukan Cetak Bahan bukan cetak iaitu gabungan bahan multimedia yang terdiri daripada transparensi, slaid, filem gelung, strip, cakera liut, cakera padat, pita, video, pita audio dan pangkalan data atas talian. Proses ini disokong oleh projektor, pemain cakera, pita, komputer dan perisian program semasa proses penggunaannya.
Tajuk: PEROLEHAN BAHAN KOLEKSI UTeM, HADIAH DAN 2.6 Institusi luar PERPUSTAKAAN 3/12 Institusi luar merupakan universiti dalam/luar negara, agensi kerajaan, badan berkanun, agensi swasta dan organisasi dalam/luar negara atau orang perseorangan. Sama ada institusi yang mempunyai kepentingan atau tidak dengan UTeM. 2.7 Warga UTeM Terdiri dari Staf UTeM sama ada akademik atau bukan akademik dan Pelajar UTeM. Kesemua perincian disenaraikan akan dikenali sebagai Warga UTeM. 2.8 Bahan lengkap Merangkumi bahan yang diperolehi fizikal secara lengkap tanpa ceraian muka surat, berjilid dan mempunyai kulit buku sama ada secara kulit keras atau kulit lembut di dalam 1 bahagian. 2.9 Bahan helaian Merangkumi bahan yang diperolehi fizikal tidak lengkap mempunyai ceraian muka surat, tidak berjilid dan tidak mempunyai kulit buku serta tidak berada dalam 1 bahagian. 2.10 Pengkatalogan deskriptif Proses menghurai, menyenarai dan menyusun maklumat mengenai bahan perpustakaan mengikut standard pengkatalogan dan format yang ditetapkan di dalam sistem perpustakaan 2.11 Nombor aksessan Nombor unik setiap bahan yang menentukan bilangan naskah pendaftaran bahan di Perpustakaan UTeM. 2.12 Bahan asal Bahan asal adalah bahan baharu yang masih belum mempunyai rekod di dalam pangkalan data sistem Perpustakaan UTeM atau mana-mana pangkalan data katalog lain.
Tajuk: PEROLEHAN BAHAN KOLEKSI UTeM, HADIAH DAN 2.13 Bahan salinan PERPUSTAKAAN 4/12 Bahan salinan adalah bahan yang telah ada rekod katalognya di dalam pangkalan data sistem Perpustakaan UTeM atau dari sumber-sumber yang dipercayai seperti pangkalan data katalog perpustakaan organisasi lain seperti Library of Congress (LC) atau WorldCat. 2.14 Bibliografik deskriptif Bibliografik adalah sebuah daftar perpustakaan yang merangkumi isi dan deskripsi sebuah bahan, seperti judul, pengarang, edisi, cetakan, penerbit, tempat penerbit, tahun terbit, jumlah halaman, ukuran tinggi buku, ISBN dan sebagainya. 2.15 Nombor panggilan Nombor panggilan adalah kod unik yang diberikan kepada setiap bahan di dalam perpustakaan. Ia mengenal pasti subjek dan lokasi setiap bahan.
Tajuk: PEROLEHAN BAHAN KOLEKSI UTeM, HADIAH DAN 3.0 DAFTAR KATA PERPUSTAKAAN 3.1 Terminologi dan glosari 5/12 UTeM - Universiti Teknikal Malaysia Melaka KI - Kampus Induk KT - Kampus Teknologi KB - Kampus Bandar SPeK - Seksyen Pembangunan Koleksi (Unit Monograf, Unit Koleksi UTeM, Hadiah dan Pertukaran) UDA - Unit Digital dan Aplikasi SS - Seksyen Sirkulasi UM - Unit Monograf USE - Unit Sumber Elektronik PTj - Pusat tanggungjawab TKP (K) - Timbalan Ketua Pustakawan Kanan TKP (PS) - Timbalan Ketua Pustakawan Pembangunan Sumber PK (SPeK) - Pustakawan Kanan Seksyen Pembangunan Koleksi P (UKUHP) - Pustakawan Unit Koleksi UTeM, Hadiah dan Pertukaran P (UM) - Pustakawan Unit Monograf P (SPeK) - Pustakawan Seksyen Pembangunan Koleksi - Pembantu Pustakawan Kanan Unit Koleksi UTeM, Hadiah dan Pertukaran PmPK (UM) - Pembantu Pustakawan Kanan Unit Monograf PmPK (USE) - Pembantu Pustakawan Kanan Unit Sumber Elektronik PmP (UM) - Pembantu Pustakawan Unit Monograf - Pembantu Pustakawan Unit Koleksi UTeM, Hadiah dan Pertukaran PmP (USE) - Pembantu Pustakawan Unit Sumber Elektronik PmPK (SPeK) - Pembantu Pustakawan Kanan Seksyen Pembangunan Koleksi PmP (SPeK) - Pembantu Pustakawan Seksyen Pembangunan Koleksi PO - Pembantu Operasi
Tajuk: PEROLEHAN BAHAN KOLEKSI UTeM, HADIAH DAN 6/12 4.0 TANGGUNGJAWAB DAN PENJELASAN TINDAKAN 4.1 Prosedur ini merangkumi proses mengurus permohonan dan penerimaan bahan untuk membangunkan koleksi UTeM dan hadiah sebagai koleksi perpustakaan serta pertukaran bahan dengan organisasi luar UTeM yang sepenuhnya dipertanggungjawabkan kepada Perpustakaan UTeM.
Tajuk: PEROLEHAN BAHAN KOLEKSI UTeM, HADIAH DAN 5.0 CARTA ALIR PERPUSTAKAAN 7/12 Selesai
Tajuk: PEROLEHAN BAHAN KOLEKSI UTeM, HADIAH DAN 6.0 PROSEDUR 8/12 6.1 Mula Tindakan Tanggungjawab 6.2 Hubungi fakulti / PTj di UTeM / institusi luar (mailing list) yang mempunyai bahan melalui surat permohonan bahan. P (UKUHP) 6.3 Terima bahan daripada fakulti / PTj di UTeM/ institusi luar. 6.4 Semak bahan. 6.4.1 Semak fizikal bahan yang diterima. Jika lengkap dan berkeadaan baik, ikut langkah 6.5 6.4.2 Jika fizikal tidak lengkap dan berkeadaan tidak baik, ikut langkah 6.2 untuk memaklumkan ke fakulti/ PTj di UTeM / institusi luar agar melengkapkan atau menggantikan bahan semula. 6.5 Hantar surat perakuan penerimaan bahan ke fakulti / PTj di UTeM / institusi luar. 6.6 Semak kesesuaian bahan 6.6.1 Semak duplikasi bahan dan kandungan bahan. Jika bersesuaian untuk dijadikan koleksi perpustakaan, ikut langkah 6.7 6.6.2 Jika bahan telah ada di koleksi atau kandungan bahan tidak bersesuaian, ikut langkah 6.8 6.7 Asing untuk proses mengikut jenis dan rekodkan bahan 6.7.1 Bahan untuk dibuat pertukaran dengan institusi luar, ikut langkah 6.9 6.7.2 Bahan untuk koleksi Perpustakaan UTeM, ikut langkah 6.12 6.8 Bahan yang tidak bersesuaian diasingkan Proses tamat di 6.34 P (UKUHP) PO P (UKUHP) P (UKUHP)
Tajuk: PEROLEHAN BAHAN KOLEKSI UTeM, HADIAH DAN 9/12 6.9 Mengenalpasti institusi luar yang bersesuaian bagi penghantaran bahan berdasarkan mailing list. P (UKUHP) 6.10 Membuat surat sumbangan kepada institusi luar terpilih P (UKUHP) 6.11 Serah bahan berserta surat salinan asal yang lengkap bersampul kepada Pembantu Operasi untuk di pos melalui Unit Mel UTeM. Proses tamat di 6.34 6.12 Mengasingkan bahan 6.12.1 Bahan yang lengkap akan terus ke proses 6.23 6.12.2 Bahan-bahan helaian yang perlu diimbas adalah : i. Kertas seminar/persidangan/bengkel/kursus dari warga UTeM ii. ikut langkah 6.13 Kertas peperiksaan fakulti 6.13 Membuat memo senarai bahan bagi serahan kepada Unit Digital dan Aplikasi 6.14 Bahan diserahkan kepada Unit Digital dan Aplikasi untuk tujuan imbasan. P (UKUHP) UDA 6.15 Terima bahan yang telah siap diimbas dari Unit Digital dan Aplikasi. UDA 6.16 Semak bahan yang diterima 6.16.1 Jika lengkap, ikut langkah 6.18 6.16.2 Jika tidak lengkap, ikut langkah 6.17 6.17 Maklum kepada Unit Digital dan Aplikasi dan terus ke proses 6.15 6.18 Membuat memo senarai bahan bagi serahan kepada penjilid P (UKUHP) UDA
Tajuk: PEROLEHAN BAHAN KOLEKSI UTeM, HADIAH DAN 10/12 6.19 Bahan diserahkan kepada penjilid untuk tujuan penjilidan bahan Penjilid 6.20 Menerima bahan yang siap dijilid dari penjilid Penjilid 6.21 Semak bahan yang telah diterima 6.21.1 Jika lengkap, ikut langkah 6.23 6.21.2 Jika tidak lengkap, ikut langkah 6.22 6.22 Maklum kepada penjilid dan terus ke proses 6.19 Penjilid 6.23 Memasukkan pengkatalogan deskriptif asas bahan ke dalam sistem perpustakaan 6.24 Cop perolehan bahan kepada bahan dengan memasukkan nombor aksessan, tarikh proses bahan dan cop hak milik Perpustakaan 6.25 Semak bahan sama ada bahan asal atau bahan salinan: 6.25.1 Bahan asal akan diserahkan kepada Pustakawan 6.25.2 Bahan salinan akan dibuat oleh Pembantu Peustakawan/Pembantu Pustakawan Kanan 6.26 Melengkapkan bibliografik deskriptif penuh bahan di dalam sistem perpustakaan iaitu no panggilan, bidang perkara dan rekod pengkatalog PmPK (SPeK) PmP (SPeK) PmPK (SPeK) PmP (SPeK) PmPK (SPeK) PmP (SPeK) P (SPeK) 6.27 Cetak rekod bibligrafik penuh bahan P (SPeK) PmPK (SPeK) PmP (SPeK) 6.28 Semak rekod bibligrafik penuh bahan: i. Pustakawan menyemak rekod bibliografik bahan Pembantu Pustakawan/Pembantu Pustakawan Kanan ii. Pustakawan Kanan akan menyemak rekod bibliografik bahan Pustakawan P (SPeK) PK (SPeK)
Tajuk: PEROLEHAN BAHAN KOLEKSI UTeM, HADIAH DAN Muka 11/12 surat 6.28.1 Jika rekod bibligrafik betul, ikut langkah 6.30 6.28.2 Jika rekod bibliografik salah, ikut langkah 6.29 6.29 Membuat pembetulan rekod bibliografik bahan dan ikuti langkah 6.27 P (SPeK) PmPK (SPeK) PmP (SPeK) 6.30 Cetak dan tampal label bahan (nombor panggilan/pelekat barcode/aktifkan RFID) serta membuat memo release bahan. 6.31 Semak keseluruhan bahan sebelum bahan dikeluarkan 6.31.1 Jika betul, ikut langkah 6.33 6.31.2 Jika salah, ikut langkah 6.32 PmPK (SPeK) PmP (SPeK) P (SPeK) PK (SPeK) 6.32 Buat pembetulan bahan dan ikut langkah 6.30 PmPK (SPeK) PmP (SPeK) 6.33 Hantar bahan ke Seksyen Sirkulasi beserta memo penyerahan bahan PmP (SPeK) 6.34 Selesai 7.0 ISU LUARAN DAN ISU DALAMAN Rujuk Lampiran I - Daftar Isu Luaran/ Dalaman 8.0 KEPERLUAN DAN JANGKAAN PIHAK BERKEPENTINGAN Rujuk Manual Kualiti, P.UTeM(ISO)/MK -Lampiran II 9.0 RISIKO BERKAITAN PROSES KERJA Rujuk Lampiran II - Daftar Analisa Risiko
Tajuk: PEROLEHAN BAHAN KOLEKSI UTeM, HADIAH DAN 10.0 DOKUMEN SOKONGAN 12/12 Nama Kod Tempoh simpanan (Tahun) Lokasi Surat Permohonan Bahan Penerbitan 2 UKUHP Surat Sumbangan Bahan Kepada Institusi Luar 2 UKUHP Pengesahan Penerimaan Bahan 2 UKUHP