UNIVERSITAS BINA NUSANTARA Program Ganda Akuntansi Sistem Informasi Skripsi Sarjana Program Ganda Semester Ganjil 2006/2007 ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENGGAJIAN PADA PT. TASAN MEGAH PRATAMA INTERNASIONAL Friesca 0600654823 Abstrak PT. Tasan Megah Pratama Internasional adalah agen distribusi utama dari kosmetik merk Revlon dan Ultima II. Masalah yang dihadapi perusahaan saat ini khususnya yang berkaitan dengan penggajian adalah kurangnya pengendalian internal terhadap sistem informasi akuntansi penggajian yang sedang berlangsung pada perusahaan tersebut, tidak efisien dalam pencatatan berbagai transaksi dan pembuatan berbagai laporan yang berkaitan dengan sistem penggajian, pendokumentasian secara manual juga menyebabkan sulitnya penyediaan informasi yang up to date dan andal. Tujuan penulisan skripsi ini adalah untuk menganalisa sistem penggajian yang sedang berjalan di perusahaan dan merancang sistem informasi akuntansi penggajian yang mampu menghubungkan semua fungsi yang terkait dan mengadakan pengendalian intern baik secara terkomputerisasi maupun secara manual sehingga mampu mengatasi masalah yang berkaitan dengan sistem penggajian pada perusahaan. Metode yang digunakan dalam penelitian ini adalah metode analisis dan perancangan. Metode analisis dilakukan dengan melakukan survei, mengidentifikasi permasalahan yang terjadi, dan menganalisis pengendalian intern dalam proses bisnis lama. Hasil analisis kemudian dituangkan dalam perancangan sistem yang diusulkan. Metode perancangan yang digunakan dengan pendekatan berorientasi objek. Hasil yang dicapai adalah rancangan sistem informasi akuntansi penggajian yang dapat digunakan oleh perusahaan dalam mencatat berbagai transaksi penggajian maupun transaksi kepegawaian yang berhubungan dengan pembayaran kepada karyawan. Sistem ini juga mendukung pengendalian internal atas prosedur penggajian dan dapat mengurangi masalah human error dalam perhitungan komponen gaji. Kata kunci : Sistem Informasi Akuntansi, Penggajian iv
KATA PENGANTAR Segala puji syukur serta hormat penulis panjatkan pada Tuhan Yang Maha Esa atas berkat yang telah dicurahkan kepada penulis sehingga skripsi yang berjudul Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Akuntansi Penggajian pada PT. Tasan Megah Pratama Internasional dapat diselesaikan dengan baik. Adapun tujuan dari penulisan skripsi ini adalah untuk memenuhi salah satu syarat menyelesaikan pendidikan Strata-1 pada jurusan Akuntansi dan Sistem Informasi di Universitas Bina Nusantara. Pada kesempatan ini, penulis hendak mengucapkan terima kasih kepada semua pihak yang telah membantu dan memberikan dukungan sehingga skripsi ini dapat selesai. Mohon maaf karena tidak dapat menyebutkan semua pihak yang telah banyak membantu baik secara langsung maupun tidak langsung satu persatu di sini. Ucapan terima kasih ini penulis tujukan kepada: 1. Bapak Prof. Dr. Gerardus Polla, M.App.Sc., selaku Rektor Universitas Bina Nusantara. 2. Bapak Engkos Achmad Kuncoro, SE., MM., selaku Dekan Fakultas Ekonomi. 3. Bapak Ir. Sablin Yusuf, M.Sc., M.Comp.Sc., selaku Dekan Fakultas Ilmu Komputer. 4. Bapak Misbahul Munir, Ak., MBA., selaku Ketua Jurusan Akuntansi. 5. Bapak Siswono, S.Kom, MM., selaku Ketua Jurusan Sistem Informasi. 6. Ibu Rindang Widuri, S.Kom., MM., selaku Sekretaris Jurusan Akuntansi. 7. Bapak Johan, S.Kom., MM., selaku Sekretaris Jurusan Sistem Informasi. 8. Bapak Aryanto Mulyadi S.,Drs., Ak., MM., selaku dosen pembimbing akuntansi yang telah memberikan banyak waktu dan saran dalam penyusunan skripsi ini. 9. Bapak J. Sudirwan, SE., MM., selaku dosen pembimbing sistem informasi yang telah memberikan banyak waktu dan saran dalam penyusunan skripsi ini. 10. Seluruh Dosen Universitas Bina Nusantara yang telah mendidik dan memberikan bimbingan selama masa pendidikan. 11. Bapak Sutomo Tjandra, ST., selaku Director yang telah memberikan ijin untuk melakukan survei pada PT. Tasan Megah Pratama Internasional. v
12. Mama dan kakak yang telah memberikan dukungan moril, kasih sayang dan semangat sehingga penulis dapat menyelesaikan skripsi ini dengan baik. 13. Teman-teman kelas PAZ angkatan 2002 khususnya Metta, Maria, dan Yunita Sari yang sama-sama berjuang untuk menyelesaikan skripsi di semester ini dan untuk semuanya yang tidak dapat disebutkan satu persatu. Akhir kata, penulis berharap semoga skripsi ini berguna bagi PT. Tasan Megah Pratama Internasional khususnya, serta dapat memberikan manfaat bagi pembaca. Jakarta, Januari 2007 Penulis Friesca 0600654823 vi
DAFTAR ISI Halaman Halaman Judul Luar Halaman Judul Dalam Halaman Persetujuan Softcover Abstrak Kata Pengantar Daftar Isi Daftar Tabel Daftar Gambar Daftar Lampiran i ii iii iv v vii xiv xvii xx BAB 1 PENDAHULUAN 1 1.1 Latar Belakang Masalah 1 1.2 Ruang Lingkup 2 1.3 Tujuan dan Manfaat 3 1.4 Metodologi 4 1.5 Sistematika Penulisan 5 BAB 2 LANDASAN TEORI 7 2.1 Sistem Informasi Akuntansi 7 2.1.1 Pengertian Sistem Informasi Akuntansi 7 vii
2.1.2 Subsistem Sistem Informasi Akuntansi 8 2.1.3 Siklus Transaksi Sistem Informasi Akuntansi 9 2.2 Sistem Informasi Akuntansi Penggajian 9 2.2.1 Pengertian Gaji 9 2.2.2 Fungsi yang Terkait 10 2.2.3 Data Input 12 2.2.3.1 Sources 12 2.2.3.2 Forms of Input 12 2.2.4 Computer based Batch Processing System 13 2.2.5 Information Output 17 2.2.6 Manajemen Data 18 2.3 Sistem Pengendalian Intern 20 2.3.1 Pengertian Sistem Pengendalian Intern 20 2.3.2 Tujuan Sistem Pengendalian Intern 21 2.3.3 Sistem Pengendalian Intern Penggajian 22 2.3.3.1 Tujuan Sistem Pengendalian Intern 22 Penggajian 2.3.3.2 Struktur Sistem Pengendalian Intern 23 Penggajian 2.4 Pajak Penghasilan 31 2.4.1 Pajak Penghasilan Umum 31 2.4.1.1 Objek Pajak 32 2.4.1.2 Penghasilan Tidak Kena Pajak (PTKP) 32 viii
2.4.1.3 Cara Melunasi Pajak 33 2.4.2 Pajak Penghasilan Pasal 21 34 2.4.2.1 Wajib Pajak PPh Pasal 21 34 2.4.2.2 Objek Pajak PPh Pasal 21 35 2.4.2.3 Biaya Jabatan dan Biaya Pensiun 36 2.4.2.4 Hak dan Kewajiban Wajib Pajak Pemotong 37 PPh Pasal 21 2.4.2.5 Cara Menghitung PPh Pasal 21 40 2.5 Object Oriented Analysis and Design 44 2.5.1 Pengertian Object 44 2.5.2 System Definition 44 2.5.3 Pengertian Object Oriented Analysis and Design 44 2.5.4 Pengertian Object Oriented Analysis 45 2.5.4.1 Sistem Choice 45 2.5.4.2 Problem Domain Analysis 46 2.5.4.2.1 Class 49 2.5.4.2.2 Structure 50 2.5.4.2.3 Behavior 52 2.5.4.3 Application Domain Analysis 53 2.5.4.3.1 Usage 54 2.5.4.3.2 Function 56 2.5.4.3.3 User Interface 57 2.5.5 Pengertian Object Oriented Design 59 ix
2.5.5.1 Architecture Design 59 2.5.5.1.1 Component Architecture 63 2.5.5.1.2 Process Architecture 65 2.6 Kaitan Analisis dan Perancangan dengan Orientasi Objek 66 BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG SEDANG BERJALAN 68 3.1 Gambaran Umum Perusahaan 68 3.1.1 Sejarah Singkat Perusahaan 68 3.1.2 Visi dan Misi Perusahaan 69 3.1.3 Strukur Organisasi dan Uraian Tugas 69 3.1.3.1 Struktur Organisasi Perusahaan 69 3.1.3.2 Uraian Tugas dan Wewenang 70 3.2 Gambaran Sistem yang Sedang Berjalan 75 3.2.1 Kebijakan Umum Kepegawaian pada PT. Tasan Megah 75 Pratama Internasional 3.2.2 Kebijakan Penggajian pada PT. Tasan Megah Pratama 76 Internasional 3.2.3 Prosedur Sistem Berjalan 79 3.2.3.1 Prosedur Pencatatan Waktu Hadir Karyawan 79 3.2.3.2 Prosedur Perhitungan Gaji dan Prosedur 82 Pembuatan Daftar Gaji 3.2.3.3 Prosedur Pembayaran Gaji 83 3.2.4 Kelemahan Sistem Berjalan 85 x
3.3 Saran Perbaikan 86 3.4 Analysis Document 88 3.4.1 The Task 88 3.4.1.1 Purpose 88 3.4.1.2 System Definition 88 3.4.1.3 Context 90 3.4.2 The Problem Domain 94 3.4.2.1 Clusters 94 3.4.2.2 Structure 94 3.4.2.3 Classes and Behavior 98 3.4.2.4 Events 109 3.4.3 The Application Domain 111 3.4.3.1 Usage 111 3.3.3.1.1 Overview 111 3.3.3.1.2 Actors 113 3.3.3.1.3 Use Case Specification 114 3.4.3.2 Function 140 3.4.3.3 User Interface 140 3.4.3.3.1 Dialogue Style 141 3.4.3.3.2 Overview 142 3.4.3.4 The Technical Platform 144 3.4.3.5 Recommendation 144 3.4.3.5.1 The System Usefulness and 144 xi
Feasibilty 3.4.3.5.2 Strategy 144 3.4.3.5.3 Development Economy 145 BAB 4 PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENGGAJIAN PADA PT. TASAN MEGAH PRATAMA INTERNASIONAL 4.1 The Task 146 4.1.1 Purpose 146 4.1.2 Correction to The Analysis 146 4.1.3 Quality Goal 146 4.2 Technical Platform 147 4.2.1 Equipment 147 4.2.2 System Software 148 4.2.3 System Interfaces 148 4.2.4 Design Language 148 4.3 Architecture 149 4.3.1 Component Architecture 149 4.3.2 Process Architecture 150 4.4 Standard 152 4.5 Component 153 4.5.1 Model Component 153 4.5.1.1 Structure 154 xii
4.5.1.2 Classes 154 4.5.2 Function Component 156 4.5.3 Operation Specification 156 4.5.4 User Interface Component 159 4.6 Recommendations 161 4.6.1 System Usefulness 161 4.6.2 Plan for Initiating User 161 4.6.3 Implementation Plan 162 BAB 5 SIMPULAN DAN SARAN 163 5.1 Simpulan 163 5.2 Saran 164 DAFTAR PUSTAKA RIWAYAT HIDUP LAMPIRAN FOTOKOPI SURAT SURVAI xiii
DAFTAR TABEL Halaman Tabel 2.1 Tarif Pajak PPh Pasal 21 33 Tabel 2.2 Aktivitas pada Problem Domain Analysis 49 Tabel 2.3 Aktivitas pada Application Domain 53 Tabel 2.4 Kegiatan Architecture Design 60 Tabel 2.5 Criteria 61 Tabel 2.6 Kegiatan Component Design 63 Tabel 2.7 Jenis Arsitektur client-server 65 Tabel 3.1 Tarif Pembayaran lembur 78 Tabel 3.2 Penjelasan Behavioural Pattern Class Employee 99 Tabel 3.3 Penjelasan Behavioural Pattern Class Department 100 Tabel 3.4 Penjelasan Behavioural Pattern Class Position 100 Tabel 3.5 Penjelasan Behavioural Pattern Class Absence 101 Tabel 3.6 Penjelasan Behavioural Pattern Class Subsidy Transaction 102 Tabel 3.7 Penjelasan Behavioural Pattern Class Overtime Transaction 103 Tabel 3.8 Penjelasan Behavioural Pattern Class Salary Upgrade 104 Tabel 3.9 Penjelasan Behavioural Pattern Class Sales 105 Tabel 3.10 Penjelasan Behavioural Pattern Class Payment Transaction 105 Tabel 3.11 Penjelasan Behavioural Pattern Class Payment Detail 106 Tabel 3.12 Penjelasan Behavioural Pattern Class Mutation 107 Tabel 3.13 Penjelasan Behavioural Pattern Class Loan transaction 108 xiv
Tabel 3.14 Event Table 109 Tabel 3.15 Definisi aktor Employee 113 Tabel 3.16 Definisi aktor HRD Staff 113 Tabel 3.17 Definisi aktor Sales Staff 113 Tabel 3.18 Definisi aktor Finance (payroll) 114 Tabel 3.19 Spesifikasi use case Membuat Pendataan Karyawan Baru 114 Tabel 3.20 Spesifikasi use case Mencetak Surat Pengangkatan Karyawan 115 Tabel 3.21 Spesifikasi use case Membuat Pendataan Karyawan Mutasi 115 Tabel 3.22 Spesifikasi use case Membuat Transaksi Pinjaman Karyawan 116 Tabel 3.23 Spesifikasi use case Absensi 117 Tabel 3.24 Spesifikasi use case Membuat Surat Perintah Lembur 118 Tabel 3.25 Spesifikasi use case Membuat Transaksi Tunjangan 119 Tabel 3.26 Spesifikasi use case Membuat Transaksi Penjualan Salesman 119 Tabel 3.27 Tabel 3.28 Spesifikasi use case Membuat Transaksi Kenaikan Gaji Karyawan Spesifikasi use case Membuat Laporan Daftar Gaji dan Rekapitulasi Daftar Gaji 120 121 Tabel 3.29 Spesifikasi use case Mencetak Laporan Transfer Gaji 121 Tabel 3.30 Spesifikasi use case Mencetak Laporan Absensi 122 Tabel 3.31 Spesifikasi use case Mengakses Data Pribadi 122 Tabel 3.32 Spesifikasi use case Mengakses Data Kehadiran Karyawan 123 Tabel 3.33 Spesifikasi use case Mencetak Laporan dan Rekapitulasi Pajak 123 xv
Tabel 3.34 Tabel 3.35 Tabel 4.1 Function List Sistem Informasi Akuntansi Penggajian pada PT. Tasan Megah Pratama Internasional Daftar Windows User Interface dan Printouts Sistem Informasi Akuntansi Penggajian pada PT. Tasan Megah Pratama Internasional Kriteria Sistem Informasi Akuntansi Penggajian pada PT. Tasan Megah Pratama Internasional 140 141 147 Tabel 4.2 Spesifikasi peralatan untuk sistem informasi akuntansi 147 penggajian pada PT. Tasan Megah Pratama Internasional Tabel 4.3 Operation Specification Compute Overtime Tariff 156 Tabel 4.4 Operation Specification Compute Income Tax 157 Tabel 4.5 Operation Specification Compute Transportation 158 Tabel 4.6 The System Usefulness 161 xvi
DAFTAR GAMBAR Halaman Gambar 2.1 Diagram Aliran Data computer-based Batch Processing System 16 Gambar 2.2 Struktur Pengendalian Intern 23 Gambar 2.3 Contoh Class Diagram 48 Gambar 2.4 Contoh Statechart Diagram 52 Gambar 2.6 Contoh Use Case 55 Gambar 2.7 Contoh Sequence Diagram 56 Gambar 3.1 Struktur Organisasi Perusahaan 70 Gambar 3.2 Rich Picture sistem yang sedang berjalan 84 Gambar 3.3 Cluster Model Sistem Informasi Penggajian 94 Gambar 3.4 Struktur dari Employee 94 Gambar 3.5 Struktur dari Payment 95 Gambar 3.6 Struktur dari Mutation 95 Gambar 3.7 Class Diagram Sistem Informasi Akuntansi Penggajian pada 97 PT. Tasan Megah Pratama Internasional Gambar 3.8 Class Employee 98 Gambar 3.9 Statechart Diagram Kelas Employee 98 Gambar 3.10 Class Department 99 Gambar 3.11 Statechart Diagram Kelas Department 99 Gambar 3.12 Class Position 100 Gambar 3.13 Statechart Diagram Kelas Position 100 Gambar 3.14 Class Absence 101 Gambar 3.15 Statechart Diagram Kelas Absence 101 Gambar 3.16 Class Subsidy Transaction 102 Gambar 3.17 Statechart Diagram Kelas Subsidy Transaction 102 Gambar 3.18 Class Overtime Transaction 102 Gambar 3.19 Statechart Diagram Kelas Overtime Transaction 103 Gambar 3.20 Class Salary Upgrade 103 xvii
Gambar 3.21 Statechart Diagram Kelas Salary Upgrade 104 Gambar 3.22 Class Sales 104 Gambar 3.23 Statechart Diagram Kelas Sales 104 Gambar 3.24 Class Payment Transaction 105 Gambar 3.25 Statechart Diagram Kelas Payment Transaction 105 Gambar 3.26 Class Payment Detail 106 Gambar 3.27 Statechart Diagram Kelas Payment Detail 106 Gambar 3.28 Class Mutation 106 Gambar 3.29 Statechart Diagram Kelas Mutation 107 Gambar 3.30 Class Loan transaction 107 Gambar 3.31 Statechart Diagram Kelas Loan transaction 107 Gambar 3.32 Use Case Diagram Sistem Informasi Akuntansi Penggajian 112 pada PT. Tasan Megah Pratama Internasional Gambar 3.33 Sequence Diagram untuk Use Case Membuat Pendataan Karyawan Baru 124 Gambar 3.34 Sequence Diagram untuk Use Case Mencetak Surat 125 Pengangkatan Karyawan Gambar 3.35 Sequence Diagram untuk Use Case Membuat Pendataan 126 Mutasi Karyawan Gambar 3.36 Sequence Diagram untuk Use Case Membuat Absensi 127 Gambar 3.37 Sequence Diagram untuk Use Case Membuat transaksi 128 lembur Gambar 3.38 Sequence Diagram untuk Use Case Membuat Transaksi 129 Tunjangan Gambar 3.39 Sequence Diagram untuk Use Case Transaksi Kenaikan Gaji 130 Gambar 3.40 Sequence Diagram untuk Use Case Mengakses Data Pribadi 131 Gambar 3.41 Sequence Diagram untuk Use Case Membuat Transaksi 132 Pinjaman Karyawan Gambar 3.42 Sequence Diagram untuk Use Case Membuat Transaksi Penjualan 133 xviii
Gambar 3.43 Sequence Diagram untuk Use Case Membuat Laporan 134 Absensi beserta Rekapitulasi Gambar 3.44 Sequence diagram untuk use case Membuat laporan gaji 135 beserta rekapitulasi Gambar 3.45 Lanjutan Sequence Diagram untuk Use Case Membuat 136 Laporan Gaji beserta Rekapitulasi Gambar 3.46 Sequence Diagram untuk Use Case Membuat Laporan Transfer Gaji 137 Gambar 3.47 Sequence Diagram untuk use case Mengakses Data 138 Kehadiran Gambar 3.48 Sequence Diagram untuk use case Membuat Laporan dan 139 Rekapitulasi Pajak Gambar 3.49 Navigation Diagram 143 Gambar 4.1 Component Diagram Sistem Informasi Akuntansi Penggajian 150 pada PT. Tasan Megah Pratama Internasional Gambar 4.2 Deployment Diagram Sistem Informasi Akuntansi Penggajian 151 pada PT. Tasan Megah Pratama Internasional Gambar 4.3 Architecture Diagram Sistem Informasi Akuntansi Penggajian 152 pada PT. Tasan Megah Pratama Internasional Gambar 4.4 Contoh standard button dalam sistem informasi penggajian 153 pada PT. Tasan Megah Pratama Internasional Gambar 4.5 Contoh warning message dalam sistem informasi penggajian 153 pada PT. Tasan Megah Pratama Internasional Gambar 4.6 Revised Class Diagram 155 Gambar 4.7 Class Placement 156 Gambar 4.8 Component User Interface 160 xix
DAFTAR LAMPIRAN Halaman Lampiran 1 Form Absence L.1 Lampiran 2 Form Login L.1 Lampiran 3 Form Menu Setting L.2 Lampiran 4 Form Change Password L.2 Lampiran 5 Form Menu Master L.3 Lampiran 6 Form Master New Employee L.3 Lampiran 7 Form Master Employee (Tab Control Personal Information) L.4 Lampiran 8 Form Master Employee (Tab Control Financial Information) L.5 Lampiran 9 Form Master Department L.6 Lampiran 10 Form Master Position L.6 Lampiran 11 Form Menu HRD Transactions L.7 Lampiran 12 Form Overtime L.7 Lampiran 13 Attendance List L.8 Lampiran 14 Form Mutation L.8 Lampiran 15 Form Menu Finance Transactions L.9 Lampiran 16 Form Salary Upgrade Transactions L.9 Lampiran 17 Form Subsidy Transaction L.10 Lampiran 18 Form Loan Transaction L.10 Lampiran 19 Form Menu Sales Transaction L.11 Lampiran 20 Form Sales Transaction L.11 Lampiran 21 Form Menu Reports L.12 Lampiran 22 Form Print Employment Letter L.12 Lampiran 23 Form Absence Report (Detail) L.13 Lampiran 24 Form Absence Report (Recapitulation) L.13 Lampiran 25 Form Payroll Register (Detail) L.13 Lampiran 26 Form Payroll Register (Recapitulation) L.14 Lampiran 27 Form Payroll Transfer Report L.14 xx
Lampiran 28 Form Income Tax Report (Detail) L.14 Lampiran 29 Form Income Tax Report (Recapitulation) L.15 Tabel L-1 Description based on textual Specification L.29 xxi