KEMENTERIAN KESIHATAN MALAYSIA PEJABAT KESIHATAN KOTA TINGGI, JOHOR PROSEDUR KAWALAN DOKUMEN NO KELUARAN : 04 NO RUJUKAN : JOH-PKKT-PK-Q06 NO PINDAAN : 00 TARIKH KUATKUASA : 1 MAC 2014 PROSEDUR KAWALAN DOKUMEN NAMA TANDATANGAN DISEDIAKAN OLEH Dr Fazilahton Binti Rajulin Pegawai Perubatan & Kesihatan Cetakan komputer DISEMAK OLEH Dr Rahayu M.Yusof Pegawai Perubatan UD54 Ketua Cetakan komputer DILULUSKAN OLEH Dr Hjh Hanihaselah bt Mohd Salleh Pakar Perubatan Keluarga UD54 Wakil Pengurusan Cetakan komputer
1.0 OBJEKTIF Prosedur ini diwujudkan bagi mengawal dokumen-dokumen Sistem Pengurusan Kualiti Pejabat Kesihatan Kota Tinggi 2.0 SKOP Prosedur ini digunapakai bagi aktiviti-aktiviti berikut dalam mengawal dan mengekalkan dokumen Sistem Pengurusan Kualiti Pejabat Kesihatan Kota Tinggi 2.1 Mewujudkan dokumen baru dan menyemak dokumen sedia ada 2.2 Membuat pindaan 2.3 Meluluskan dokumen 2.4 Mengedarkan dokumen 2.5 Melupuskan dokumen using 3.0 RUJUKAN 3.1 Manual kualiti Pejabat Kesihatan Daerah Kota Tinggi 4.0 TERMINOLOGI 4.1 Pemilik prosedur : Anggota yang menulis prosedur 4.2 : Personel yang dilantik untuk menyelenggarakan sistem pindaan dan edaran dokumen yang berkaitan dengan sistem pengurusan kualiti. 4.3 Dokumen SPK : Manual, prosedur, arahan kerja, borang dan piawaian kualiti.dokumen luar dan garispanduan dalam apa jua jenis bentuk 4.4 Salinan Terkawal : a) Salinan yang terhad edarannya berdasarkan lampiran di dalam prosedur ini b) Salinan terkawal akan dihantar secara terhad berdasarkan keperluan 4.5 PKD : Pegawai Kesihatan Daerah Page 2
4.6 Ketua Unit Personel yang dilantik untuk mengetuai bahagian iaitu:- a) Klinik Kesihatan Pegawai Perubatan Yang Menjaga b) Unit Inspektorat c) Unit Kesihatan Ibu & Anak d) Unit Pesakit Luar e) Unit Farmasi f) Unit makmal g) Unit Xray h) Unit Pentadbiran 4.7 WP : Wakil Pengurusan 4.8 AJK Tertinggi ISO : Timbalan Wakil Pengurusan/Pengawal Dokumen/Ketua Juruaudit Page 3
5.0 TINDAKAN DAN TANGGUNGJAWAB TINDAKAN TANGGUNGJAWAB 5.1 MEWUJUDKAN DOKUMEN BARU 5.1.1 : Mewujudkan dokumen baru atas arahan, berdasarkan teguran audit dan hasil Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan. Tulis prosedur kualiti berdasarkan keperluan manual kualiti serta mengikut format yang disediakan. Hantar kepada Ketua Bahagian untuk disemak bagi memastikan keperluan peraturan dan perundangan yang berkaitan dipatuhi. 5.1.2 : Hantar dokumen yang telah siap kepada AJK tertinggi ISO untuk semakan 5.1.3 : Semak dokumen yang dibangunkan. Lakukan semakan dari segi kecukupan,lengkap,tepat dan menepati format. Jika tidak lengkap serahkan semula kepada pemilik prosedur untuk pembetulan 5.1.4 : Serahkan semula dokumen yang telah dibetulkan Pemilik Prosedur / Wakil Pengurusan / Wakil Pengurusan Pemilik Prosedur 5.2 MEMBUAT PINDAAN DOKUMEN 5.2.1 : Jika terdapat cadangan untuk pindaan dokumen,isikan borang cadangan pindaan(lampiran 3 PK-Q06) 5.2.2 : Hantar dokumen yang telah dipinda bersama Borang cadangan pindaan kepada Pengawal Dokumen 5.2.3 : Semak dokumen yang dipinda. Lakukan semakan dari segi kecukupan,lengkap,tepat dan menepati format.jika tidak lengkap serahkan semula kepada pemilik prosedur untuk pembetulan. 5.2.4 : Serahkan semula dokumen yang telah dibetulkan Pemilik Prosedur Pemilik Prosedur / / Pemilik Prosedur Page 4
5.3 MELULUSKAN DOKUMEN 5.3.1 : Hantar Prosedur atau pindaan kepada WP untuk mendapatkan kelulusan untuk digunapakai 5.3.2 : Kelulusan prosedur atau pindaan dibuat oleh: i. Manual Kualiti diluluskan oleh PKD ii. Prosedur, Arahan Kerja, Garispanduan diluluskan oleh WP 5.3.3 : Kemaskini dokumen didalam fail dan maklumkan kepada pemilik prosedur berkenaan prosedur baru yang telah diluluskan / WP / WP / PKD 5.4 FORMAT DAN KANDUNGAN DOKUMEN 5.4.1 : Manual/Prosedur yang telah diluluskan hendaklah diberikan nombor dokumen mengikut turutan SPK. 5.4.2 : Manual/Prosedur SPK akan mempunyai muka hadapan yang mengandungi maklumat berikut :- No. Dokumen Tajuk Dokumen No. Keluaran No Pindaan Tarikh Kuatkuasa Nama pemilik prosedur Nama Penyemak Nama Pelulus 5.4.3 : Dokumen akan dikawal mengikut no keluaran dan pindaan yang terkini dan akan direkodkan di dalam rekod pindaan yang terdapat dalam Prosedur Kualiti 5.4.4 : Nombor pindaan akan bermula dari 0 dan akan bertambah setiap kali pindaan dilakukan. 5.4.5 : Semua pindaan terbaru hendaklah digariskan. Page 5
5.4.6 : Nombor keluaran akan bermula daripada 1 dan akan bertambah jika berlaku pindaan melebihi 50%, dan jika terdapat perubahan / anjakan dalam mukasurat. 5.4.7 : Setiap keluaran baru akan mempunyai nombor pindaan bermula dengan 0. 5.4.8 : WP/Ketua berhak untuk menentukan terbitan keluaran baru jika keseluruhan dokumen SPK terdapat pindaan lebih dari 10 prosedur yang berlainan. 5.4.9 : Semua pindaan hendaklah direkodkan ke dalam Senarai Rekod Pindaan ( Lampiran 4 PK-Q06 ) 5.4.10 : Sediakan senarai Induk dokumen ( Lampiran 1 PK-Q06 ) yang mengandungi maklumat berikut :- 5.5.1 No. Dokumen 5.5.2 Tajuk Dokumen 5.5.3 No. Keluaran 5.5.4 No Pindaan 5.5.5 Tarikh Kuatkuasa 5.4.11 : Kenyataan Salinan Terkawal hendaklah ditulis / Cop di muka surat pertama sahaja 5.5 EDARAN DOKUMEN 5.5.1 : Dokumen boleh diedarkan setelah mendapat kelulusan daripada WP / PKD. 5.5.2 : Dokumen diedarkan melalui softcopy didalam Laman Web www.pkdkt.com. Bagi salinan softcopy dokumen akan dikawal dalam bentuk PDF.Jika salinan dimuat turun dan dicetak ia dianggap sebagai dokumen tidak terkawal Ketua Unit 5.5.3 : Semua unit, bahagian, Klinik Kesihatan dan Klinik Desa yang mempunyai kemudahan internet boleh memuat turun dokumen tersebut untuk rujukan Page 6 Ketua Unit
5.5.4 : Untuk Klinik Desa yang tidak mempunyai capaian internet dokumen akan diedarkan secara hardcopy 5.5.5 Edarkan dokumen terkawal mengikut senarai penerima ( Lampiran 2 PK-Q06 ) dan catit dalam senarai edaran maklumat-maklumat berikut:- No. Dokumen No. Keluaran Tarikh Penerimaan No. Salinan Terkawal (boleh ditulis dengan pen hitam) Tarikh terima Tandatangan penerimaan 5.5.6 : Rekod ke dalam senarai edaran dokumen ( Lampiran 5 PK-Q06 ) 5.6 PELUPUSAN DOKUMEN 5.6.1 : Dokumen lama perlu dicop BATAL.Gantikan dengan dokumen baru yang telah dipinda. 5.6.2 : Kumpulkan semua dokumen lama hard copy yang dibatalkan. Hapuskan dokumen lama. Simpan sesalinan untuk rujukan.rekodkan ke dalam senarai rekod batal ( Lampiran 6 Q06 ) 5.7 DOKUMEN LUARAN 5.7.1 : Dokumen luaran yang dirujuk di dalam Manual Kualiti dan Prosedur kualiti adalah ditempatkan dan perlu dikawal oleh unit masing-masing 5.7.2 : Semua dokumen luaran dalam bentuk softcopy dan hardcopy mestilah disenaraikan di dalam senarai dokumen luaran. ( Lampiran 7 Q06 ) Pemilik Prosedur / Ketua Unit Page 7
5.7.3 : Sekiranya ia diedarkan maka ianya akan dikawal mengikut langkah 5.5 5.7.4 : Jika dokumen luaran dalam bentuk softcopy ia tidak tertakluk di dalam prosedur ini. 5.7.5 : Pengguna hendaklah memastikan mereka menggunakan dokumen yang terkini dengan menyemak senarai Page 8
6.0 CARTA ALIRAN KAWALAN REKOD ( TERIMAAN SURAT ) TINDAKAN Sediakan dokumen berkaitan WP/KetuaUnit/Penulis Prosedur Semak Tidak Betul Betul Luluskan dokumen Tindakan Pembetulan AJK Tertinggi ISO Serah kepada Pengawal Dokumen Penulis Prosedur Sediakan senarai induk dokumen Edarkan dokumen WP Majukan cadangan pindaan (jika ada) Buat pindaan setelah kelulusan diperolehi WP Kumpul dan hapuskan dokumen lama, edarkan dokumen pindaan Page 9
7.0 REKOD KUALITI BIL JENIS REKOD LOKASI 1 2 Senarai Induk Dokumen Lampiran 1 Senarai Penerima Dokumen Lampiran 2 TEMPOH PENYIMPANAN 3 Borang Cadangan Pindaan Lampiran 3 4 Senarai Rekod Pindaan Lampiran 4 5 Senarai Pengagihan Dokumen Lampiran 5 6 Senarai Dokumen Batal Lampiran 6 7 Senarai Dokumen Rujukan Luaran Lampiran 7 Page 10
8.0 INPUT 8.1 SUMBER MANUSIA 8.1.1 Pegawai Kesihatan Daerah 8.1.2 Wakil Pengurusan 8.1.3 8.1.4 Pemilik Prosedur 8.2 DATA / MAKLUMAT 8.2.1 Dokumen Kualiti 8.3 PERALATAN 8.3.1 Komputer 8.3.2 Alat Tulis 9.0 OBJEKTIF PROSES 9.1 OBJEKTIF KESELURUHAN Memastikan semua dokumen kualiti disenggara mengikut prosedur kawalan dokumen yang ditetapkan 10.0 KLAUSA YANG BERKAITAN 4.2.3 Kawalan Dokumen Page 11
REKOD PINDAAN Adalah menjadi tanggungjawab pemegang dokumen ini untuk memastikan salinan dokumen terkawal ini sentiasa dikemaskini dengan memasukkan semua pindaanpindaan yang dinyatakan di dalam Rekod Pindaan HALAMAN DIPINDAAN TARIKH NO KELUARAN NO PINDAAN M/S BUTIR-BUTIR PINDAAN DILULUSKAN 01.03.2012 03 00 Keseluruhan Terdapat perubahan dalam sistem penomboran didalam dokumen iso.setiap prosedur diberikan nombor bermula daripada isi kandungan prosedur tidak termasuk mukasurat hadapan dan rekod pindaan.setiap lampiran juga diberi sistem nombor yang berbeza daripada prosedur. 01.03.2014 04 00 Keseluruhan Perubahan / Penambahbaikan format Dokumen mengikut keperluan yang lebih mudah Terdapat 50% pemegang prosedur telah bertukar dan terdapat cadangan pindaan dilakukan Terdapat perubahan sasaran dan KPI yang ditetapkan oleh JKNJ / KKM. Page 12