/PP/01 Tanggungjawab Pengurusan Pengurusan Pegawai Yang Bertanggungjawab Pengurusan Prosedur terperinci 1. Kenal pasti pegawai yang berkelayakan untuk dilantik sebagai. MEWUJUDKAN DOKUMEN SPK ISO 9001:2008 dan RUJUKAN DALAMAN 2. Kenal pasti dokumen SPK ISO 9001:2008 yang perlu disediakan (proses utama yang merangkumi prosedur kerja, arahan kerja dan juga prosedur pengurusan). 3. Sedia dan semak draf dokumen bagi memastikan kandungan jelas, boleh dibaca dan mematuhi keperluan. Bagi memudahkan identifikasi dan kemudahkesanan dokumen (termasuk borang), identifikasi seperti di bawah digunakan (mengikut dokumen SPK): i) Nama ringkas Perpustakaan Sultanah Nur Zahirah; ii) Nama ringkas (kecuali borang); iii) Nama ringkas Bahagian; iv) Nombor rujukan (bagi borang sahaja); v) Nombor Turutan / Running Number; vi) Pind. jika ada pindaan. 4. rujukan dalaman hendaklah disediakan oleh Ketua Bahagian mengikut fungsi masing-masing. Setiap dokumen rujukan dalaman hendaklah menyatakan tajuk dokumen, bahagian, tarikh/tahun dan pindaan, jika ada. SEMAKAN DAN KELULUSAN DOKUMEN SPK ISO 9001:2008 5. Semakan dan kelulusan dokumen SPK ISO 9001:2008 hendaklah mengikut ketetapan berikut. -rekod yang digunakan Surat lantikan dokumen PDF processed with CutePDF evaluation edition www.cutepdf.com
/PP/01 Jenis dokumen Disediakan oleh Disemak oleh Diluluskan oleh Manual Kualiti Prosedur Kualiti Prosedur Kerja Arahan kerja,, / Pembantu Tadbir (kw) Timbalan Ketua / Ketua Timbalan Ketua / Ketua Penyelaras /, Penyelaras /, Naib Canselor Naib Canselor Ketua / Timbalan Ketua Ketua / Timbalan Ketua 6. rujukan dalaman hendaklah diluluskan pemakaiannya oleh Ketua / Timbalan Ketua Wakil Pengurusan 7. rujukan luaran hendaklah disahkan pemakaiannya oleh Ketua /Timbalan Ketua dengan cara mengeluarkan memo/surat sebelum diedarkan kepada kakitangan/bahagian untuk dirujuk. Kawalan Edaran SPK ISO 9001:2008 8. Sedia salinan dokumen yang mencukupi. 9. Cop SALINAN pada setiap dokumen yang terkawal dan SALINAN TIDAK pada dokumen tidak terkawal dengan dakwat merah. Salinan Tidak Terkawal dikeluarkan untuk tujuan makluman sahaja dan boleh dimohon oleh pihak lain dalaman atau luaran dengan kelulusan dari Wakil Pengurusan. Edaran
/PP/01 10. dokumen bertanggungjawab untuk mengedar dokumen menggunakan Borang Edaran dan mengemaskini senarai edaran dokumen dalam senarai edarannya. 11. Semua dokumen SPK ISO 9001:2008 hendaklah dicop DOKUMEN. asal hendaklah disimpan dengan PK dan dinyatakan DOKUMEN ASAL. Sebarang dokumen yang diedar kepada pihak luar hendaklah dicop dengan DOKUMEN TIDAK dengan diiringi surat rasmi. PINDAAN DOKUMEN KUALITI SPK ISO 9001:2008 12. Terima cadangan pindaan ke atas dokumen melalui Borang Cadangan. dilakukan melalui penemuan audit dan hasil semakan yang dilakukan sekurang-kurangnya sekali setahun. 13. Setiap perubahan dokumen SPK ISO 9001 mestilah direkodkan dalam bagi tujuan mengenalpasti latarbelakang pindaan dan maklumat berkaitan. ini melibatkan: a. Nombor keluaran b. c. Nombor keluaran baru d. Versi e. Tarikh kuat kuasa 14. Semak cadangan mengenai pindaan dokumen. 15. Lulus pindaan dokumen dan tetapkan tarikh kuat kuasa dan nombor keluaran terkini. 16. butir-butir pindaan pada Borang dan catatkan nombor keluaran dan versi mengikut: a. Nombor keluaran mengikut turutan sehingga lima (5) kali bagi pertukaran kecil sebelum diganti dengan versi berikutnya b. Perubahan keseluruhan dokumen akibat dari mana-mana pertukaran ISO, teknologi, struktur organisasi diganti Borang Cadangan
/PP/01 Setiausaha dengan versi baru. 17. Edar dokumen yang terkini dan kumpul semula dokumen asal. 18. asal disimpan dan dicop USANG. Ia disimpan sebagai rujukan. Mana-mana dokumen yang perlu disimpan untuk tujuan ilmu dan perundangan akan direkod dalam senarai induk. 19. Semua dokumen di Pengurusan disemak sekurang-kurangnya setahun sekali dan diminitkan pada mukasurat verso untuk memastikan dokumen tersebut boleh dikenal pasti, dibaca dan masih sesuai digunakan sebagai garis panduan untuk memproses bahan dan menyampaikan perkhidmatan perpustakaan. 20. Senarai induk dokumen disediakan dan dikemaskini oleh pegawal dokumen untuk mengawal keseluruhan dokumen kualiti dan mengenal pasti status terkini. DOKUMEN RUJUKAN LUARAN 21. Pengurusan menggunakan dokumen rujukan luaran (diterima daripada pihak luar daripada UMT) sebagai panduan menguruskan proses bahan dan penyampaian perkhidmatan perpustakaan. 22. Antara dokumen rujukan luaran yang digunakan adalah : a. Pekeliling Kementerian Kewangan; b. Garis panduan Kementerian Pengajian Tinggi; c. Pekeliling Jabatan Perkhidmatan Awam (JPA); d. Lain-lain garis panduan seperti MS ISO 9001; e. Piawaian profesional; f. Alat-alat pengkatalogan; g. Garis panduan. 23. ini dikenal pasti dengan disenaraikan ke dalam dan dikawal pengedarannya oleh yang dipertanggungjawabkan oleh Wakil Pengurusan.
/PP/01 / Perkhidmatan Maya Kualiti dan Perkhidmatan Maya dan DOKUMEN RUJUKAN DALAMAN 24. Antara dokumen dalaman yang digunakan adalah: Polisi perpustakaan Garis panduan pengkatalogan 25. rujukan dalaman dikenal pasti dengan disenaraikan ke dalam dan dikawal pengedarannya oleh yang dipertanggungjawabkan oleh Wakil Pengurusan. KAWALAN DOKUMEN ELEKTRONIK 26. Pastikan rekod/dokumen elektronik (dalaman dan luaran) hanya dapat diakses untuk tujuan rujukan sahaja. Data dan rekod elektronik dikawal mengikut Prosedur Kawalan. 27. Isi borang cadangan pindaan untuk tujuan pindaan dan perubahan (rujukan dalaman).kemukakan kepada. 28. Kemaskini nombor pindaan dan tarikh kuat kuasa. 29. Isi Borang Dapatan Maklumat Portal. untuk permohonan muat naik semua dokumen ISO 9001:2008 dan dokumen rujukan dalaman yang telah diluluskan. 30. Kemukakan dokumen bersama borang Dapatan Maklumat Portal kepada Perkhidmatan Maya untuk dimuat naik ke dalam portal 31. Buat pengesahan aktiviti muat naik dokumen yang telah dilaksanakan. Borang Cadangan
/PP/01 32. Sedia/ kemaskini senarai induk dokumen dari semasa ke semasa mengikut dokumen pindaan yang diterima. elektronik ditandakan dengan (E). -rekod: Bil Lokasi Tempoh Simpanan 1 Borang Cadangan 3 Tahun 2 3 Tahun 3 Edaran 3 Tahun 4 1 Tahun - Kemaskini