BAB 3 ANALIS IS S IS TEM YANG BERJALAN

BAB 3 ANALIS IS S IS TEM YANG BERJALAN 3.1 Gambaran Umum Perusahaan 3.1.1 Latar Belakang Perusahaan PT. Ginsa Inti Pratama, merupakan Badan Usaha Milik Swasta yang bergerak di bidang manufaktur fastener pembuatan baut dan mur yang berlokasi di Jalan Raya Serang KM 19.3 No 33 Cikupa Tangerang 15710, Indonesia. Didirikan oleh Arifin Prase Tea pada tanggal 1 Desember 2004 dan tanggal operasional 1 Februari 2006. Dengan Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP) : 02.420.241.8-451.000 dan Akta Nomor 1, Tanggal 1 Desember 2004 dengan Notaris Daniel Parganda Marpaung, SH. PT. Ginsa Inti Pratama telah mampu memproduksi berbagai jenis fastener dengan standar produksi internasional yang juga sangat memperhatikan terjaminnya kualitas kesehatan dan lingkungan hidup. Dengan memiliki lebih dari 300 karyawan, PT. Ginsa Inti Pratama terus berusaha memenuhi kebutuhan pelanggan dengan mengutamakan pada kepuasan pelanggan. PT. Ginsa Inti Pratama secara konsisten menghasilkan produk berkualitas, memperoleh kepercayaan dari pelanggan, yang telah menjadikan PT. Ginsa Inti Pratama salah satu produsen fastener yang 36

37 terkemuka dalam pasar domestic dengan memiliki tujuan maju terus untuk mencapai kesuksesan dengan saling bahu membahu. Saat ini PT. Ginsa Inti Pratama memiliki kapasitas produksi sebesar 85.000.000 pcs per bulan yang sebanding dengan 315 ton, dengan berbagai jenis produk dengan ukuran diameter badan mulai dari 2mm sampai 16mm dan panjang badan 2mm sampai 200mm. Adapun jenis produk yang dihasilkan antara lain : Screw, Bolt, Rivet, PIN dan NUT yang merupakan salah satu produk andalan bagi kalangan industri. 3.1.2 Visi Perusahaan Menghimpun segenap sumber daya untuk menghasilkan produk dan jasa yang berkualitas dalam industri fastener serta meningkatkan nilai stakeholder. 3.1.3 Misi Perusahaan 1. Menjadi produsen fastener dengan mutu produk dan layanan terbaik. 2. Berorientasi pada kepuasan pelanggan. 3. Menerapkan teknologi fastener yang tepat guna dan manajemen yang professional. 4. Melakukan penyempurnaan secara berkesinambungan. 3.1.4 Kebijakan Mutu Perusahaan PT Ginsa Inti Pratama berkomitmen untuk mengutamakan kepuasan pelanggan dengan memprioritaskan : 1. Manajemen yang professional. 2. Kualitas produk dan layanan yang terbaik.

38 3. Pengiriman tepat waktu. 4. Harga yang kompetitif. 3.2 Struktur Organisasi 3.2.1 Struktur Organisasi Gambar 3.1 Struktur Organisasi yang Sedang Berjalan Sumber : PT. Ginsa Inti Pratama 3.2.2 Pembagian Tugas dan Tanggung Jawab Presiden direktur Pemimpin perusahaan dan pemilik perusahaan yang memiliki kewajiban untuk memajukan perusahaan dan memimpin perusahaan sesuai dengan visi dan misi perusahaan.

39 MR MR singkatan dari Manager Representative yang memiliki kewajiban untuk mengawasi dan mengatur manajemen dan mewakili manajemen dalam mengawasi sistem yang berjalan. DCC DCC singkatan dari Document Control Center yang memiliki tugas dan tanggung jawab mengendalikan semua dokumen-dokumen perusahaan. Manager Finance Manager Finance memimpin departemen keuangan dan akuntansi dalam perusahaan serta mengontrol dan memeriksa setiap laporan yang dihasilkan oleh bagian finance ( keuangan ) dan bagian accounting. Manager Businees Manager yang memimpin departemen penjualan dan pembelian yang memiliki tanggung jawab untuk mengendalikan semua penjualan dan pembelian yang dilakukan oleh perusahaan. Manager Strategis dan MIS ( Manager Information System ) Pada bagian ini bertugas untuk menentukan strategi yang tangguh untuk menjalankan setiap transaksi perusahaan agar berjalan dengan baik dan sesuai dengan tujuan yang telah ditentukan oleh perusahaan serta mengendalikan sistem informasi yang ada di perusahaan. Factory Manager Mengontrol dan mengawasi semua kegiatan produksi yang terjadi di dalam pabrik.

40 Finance Pada bagian ini memiliki kewajiban untuk mengatur keuangan perusahaan berdasarkan standar yang telah ditentukan oleh perusahaan. Accounting Bagian ini memiliki tugas untuk membukukan (menjurnal) setiap transaksi yang dilakukan oleh perusahaan dan menghasilkan laporan keuangan yang akurat. Marketing Marketing memiliki kewajiban untuk melakukan pemasaran produk kepada konsumen serta pengenalan produk agar dapat diminati oleh masyarakat. PPIC PPIC singkatan dari Production Planning Inventory Control, pada bagian ini memiliki tugas untuk merencanakan strategi yang baik untuk produksi dan mengontrol semua inventory yang dimiliki oleh perusahaan. Engineering Bagian ini bertugas untuk maintenance mesin-mesin produksi yang dimiliki oleh perusahaan dan mengontrol dalam kegiatan produksi. QA QA singkatan dari Quality Insurance yang bertugas untuk mengurusi asuransi bagi setiap karyawan.

41 Purchases Bagian ini mengurusi semua pembelian yang dilakukan oleh perusahaan baik dari keperluan kantor dan keperluan produksi. HRD & Training Bagian ini mengurusi bagian penerimaan dan training karyawan baru dan mengontrol serta mengawasi setiap kinerja karyawan, selain itu bagian ini juga mengurusi penggajian karyawan. MIS ( Manager Information Sistem ) Pada bagian ini bertugas untuk mengontrol sistem informasi yang ada di perusahaan serta memelihara sistem agar tidak rusak atau mendapatkan serangan dari luar ( virus ). 3.3 Prosedur yang Sedang Berjalan 3.3.1 Proses Bisnis Proses bisnis yang sedang berjalan dalam PT. Ginsa Inti Pratama sebagai berikut: Bagian Membuat Sales Order (SO) Proses pada bagian ini dimulai setelah bagian marketing mendapatkan Purchase Order (PO) dari customer, kemudian bagian marketing membuat Sales Order (SO) berdasarkan PO dari customer sebanyak 3 rangkap, dimana rangkap 1 akan diarsip oleh bagian marketing, rangkap 2 diberikan ke bagian PPIC, rangkap 3 diberikan ke customer, lalu diinput ke Tr_SO. Setelah itu SO akan dikirim ke customer melalui fax

42 untuk meminta persetujuan atas pemesanan barang, setelah mendapat persetujuan dan menandatangani SO, customer akan menyerahkan kembali kepada bagian marketing untuk diproses. Bagian Membuat Work Order (WO) Bagian ini adalah bagian lanjutan dari adanya dokumen SO yang diberikan ke bagian PPIC. Setelah menerima SO, bagian PPIC akan membuat WO lalu mencetak sebanyak 3 rangkap, dimana rangkap 1 diberikan ke bagian produksi, rangkap 2 akan diarsip oleh bagian PPIC, rangkap 3 diberikan ke bagian engineering lalu diinput ke Tr_WO. Bagian Membuat Work Order Execution (WO E) Proses pada bagian ini merupakan proses lanjutan setelah menerima WO dari bagian PPIC, bagian produksi akan membuat WOE sebagai surat perintah dilakukannya proses produksi serta untuk menyiapkan bahan material apa saja yang dibutuhkan dengan melakukan pengecekan (subsidiary & raw material) dari Ms_Inventory, mempersiapkan spesifikasi produk, lalu mengkonfirmasikan WOE ke bagian engineering. Setelah itu bagian produksi melakukan proses produksi sesuai dengan permintaan customer (Work in process atau Finished good) kemudian diserahkan ke bagian gudang dan diinput ke Ms_Inventory. Bagian Membuat Delivery Order (DO) Proses ini adalah proses lanjutan setelah bagian gudang menerima barang dari bagian produksi, lalu bagian gudang memberitahukan ke bagian marketing atas penyelesaian barang hasil produksi. Setelah itu bagian marketing akan membuat DO sebagai surat perintah dilakukannya

43 pengiriman yang akan dicetak sebanyak 5 rangkap. Rangkap 1 sebagai arsip, rangkap 2 dan 3 diberikan ke customer, rangkap 4 diberikan ke gudang,dan rangkap 5 diberikan ke driver. 3.3.2 Activity Diagram 3.3.2.1 Overview Activity Diagram

Gambar 3.2 Overview Activity Diagram 44

45 3.3.2.2 Detailed Activity Diagram 3.3.2.2.1 Detailed Activity Diagram Membuat SO Membuat Sales Order (SO) Gambar 3.3 Detailed Activity Diagram Membuat SO

46 3.3.2.2.2 Detailed Activity Diagram Membuat WO Membuat Work Order (WO) Gambar 3.4 Detailed Activity Diagram Membuat WO

47 3.3.2.2.3Detailed Activity Diagram Membuat WOE Membuat Work Order Execution (WO E) Bag. Produksi Bag. Eng inee ring Komput er 8. Mengecek persediaan raw material & subsidiary material Ms_Inv entory 9. Membuat WOE 10. Mengkonfirmasi WOE Tr_WO WOE Tr_WOE 11. Melakukan proses produksi Gambar 3.5 Detailed Activity Diagram Membuat WOE

48 3.3.2.2.4Detailed Activity Diagram Membuat DO Membuat Delivery Order (DO) Gambar 3.6 Detailed Activity Diagram Membuat DO

49 3.4 Spesifikasi Hardware dan Software PT. Ginsa Inti Pratama menggunakan sistem jaringan yang digunakan adalah LAN (Local Area Network). Software yang digunakan adalah Accruate 3.4 User System System OS : Microsoft Windows XP Professional version 2001 Service pack 2 Development : Power Builder & Java Hardware : Intel Pentium 4 E5200 (2.5GHz) 1GB of RAM 80GB HDD non-raid Monitor, Keyboard dan Mouse Server System System OS : Microsoft Windows 2003 ver 5.00.2195, Service Pack 2 Development : Power Builder & Java Hardware : Intel Dual Core 8200 2GB of RAM 160GB x 3 HDD non-raid Monitor, Keyboard dan Mouse Printer : HP Laserjet 1020 x 3

50 3.5 Analisis Penentuan Perspektive Dalam proses analisa sistem PT. Ginsa Inti Pratama, kami mengevaluasi sistem persediaan dengan menggunakan standar COBIT. Setelah mempelajari standar tersebut, perspektif yang paling sesuai dengan pembahasan skripsi ini adalah internal perspective. Dipilihnya internal perspective karena dalam skripsi ini kami mengevaluasi sistem apakah terdapat kecurangan, pelanggaran dan penyimpangan. Selain itu, kami juga ingin mengukur dan lebih menekankan pada pengendalian internal yang terdapat pada PT. Ginsa Inti Pratama khususnya pada sistem persediaan yang kami bahas dalam penulisan skripsi ini. Adapun pembahasan perspektive tersebut adalah sebagai berikut. Internal perspektive terdiri dari beberapa business goals yaitu: 1. Meningkatkan dan memelihara fungsi proses bisnis. 2. Menurunkan biaya-biaya proses. 3. Menyediakan pemenuhan akan hukum external, regulasi dan kontrak. 4. Menyediakan pemenuhan akan kebijakan perusahaan. 5. Mengatur perubahan bisnis. 6. Meningkatkan, memelihara operasional dan produktivitas para pekerja. Jadi dengan internal perspective kami dapat menilai dan mengukur apakah sistem persediaan dalam proses bisnis yang berjalan telah sesuai dengan standar dan prosedur yang telah ditetapkan serta memberi arahan dalam menghadapi perubahan ke tahap yang lebih baik lagi bagi internal perusahaan.

51 3.6 Matriks Hubungan antara IT Goals dan Business Goals pada Internal Perspective Business Goals IT Goals Processes Improve and maintain business process funcionality Lower process cost Provide compliance with external laws, regulations, and contracts Provide compliance with internal polices Manage Busi ness change Improve and Maintain Operational and staff Productivity 1 Respond to PO1, PO2, business PO4, PO10, requirements in AI1, AI6, alignment with AI7, DS1, the business DS3, ME1 strategy 2 Respond to PO1, PO4, governance PO10, ME1, requirements in ME4 line with board direction 5 Create IT agility 6 Define how business functional and control PO2, PO4, PO7, A13 AI1, AI2, AI6 51

52 requirements are translated in effective and efficient automated solutions 7 Acquire and PO3, AI2, mai ntain AI5 integrated and standaridised IT application systems 8 Acquire and AI3, AI5 mai ntain integrated and standaridised IT infrastructure 52

11 Ensure PO2, AI4, seamless AI7 integration of applications into business processes 13 Ensure proper PO6, AI4, use and AI7, DS7, performance of DS8 the applications and technology solutions 15 Optimize the IT PO3, AI3, infrastucture DS3, DS7 recources and DS9 capabilities 19 Ensure that PO6, DS5, critical and DS11, DS12 confidential information is with held from those who should not have access to it 20 Ensure that PO6, AI7, automated DS5 business transactions and information exchanges can be trusted. 36 53

54 21 Ensure that IT services and infrastructure can properly resist and recover from failures due to error, deliberate attract or disaster PO6, AI7, DS4, DS5, DS12, DS13 ME2 22 Ensure PO6, AI6, mi ni mu m DS4, DS12 business impact in the event of an IT service disruption or Change 24 Improve IT's PO5, DS6 cost-efficiency and its contribution to business profitability 26 Maintain the AI6, DS5 integrity of information and processing Infrastructure 54

55 27 Ensure IT DS11, ME2, compliance ME3, ME4 with laws, regulations, and contracts 28 Ensure that IT PO5, DS6, demonstrates ME1, ME4 cost-efficient service quality, continuos improvement and readiness for future change Tabel 3.1 Matriks Hubungan antara IT Goals dan Business Goals pada Internal Perspective 55